Sistema de Gestión Ética. 1.GRP0.NV/03_V6 (Sept./2015)

Transcripción

1 Sistema de Gestión Ética 1.GRP0.NV/03_V6 (Sept./2015) 1

2 índice Índice Principios del sistema de gestión ética en DKV Seguros... 3 Elementos operativos del sistema de gestión ética en DKV seguros Canales de comunicación Responsable directo Asesor ético Canales externos Canal de comunicación externa Portal de denuncias Munich Re Preguntas y respuestas sobre el papel del canal de Comunicación Externa y el Asesor Ético Responsable de cumplimiento Elementos de gestión del sistema Responsable de implantación del código y del estatuto de compromisos éticos con nuestros grupos de interés Comisión interna de Gestión Ética Foro de Diálogo Abierto Auditoría Interna/Externa del Sistema

3 Principios del Sistema de Gestión Ética en DKV Seguros El Sistema de Gestión Ética en DKV Seguros (en lo sucesivo el Sistema ) se basa en los siguientes principios: La ética en DKV Seguros no tiene un carácter limitador, sino impulsor de la excelencia profesional y corporativa Los dos textos de referencia ética, el Código de Conducta para Empleados (en lo sucesivo el Código ) y el Estatuto de Compromisos Éticos con nuestros grupos de interés, son instrumentos de orientación del comportamiento y marcan un mínimo desde el cual queremos actuar. Antes que prohibiciones, ambos instrumentos definen la ética que la Compañía debe tener así, como la especial relevancia de la ejemplaridad en el caso de sus directivos. Los dos documentos pretenden ser el motor de la excelencia profesional y corporativa. La ética descansa en el comportamiento de las personas y en su responsabilidad personal La ética empresarial se hace cada día en el trabajo que cada uno desempeña que es dónde surgen las dudas no sólo sobre el carácter ético, o no, de un determinado comportamiento sino, también, sobre qué actuación sería la mejor y más acorde a nuestros valores corporativos: emprendedora (sincera y abierta, emprendedora y viva), corresponsable (confiable y cercana, responsable y comprometida), excelente (ejemplar y atractiva, trabajo en equipo, orientada a resultados). Por tal motivo, el Sistema de Gestión de la Ética de DKV Seguros se basa fundamentalmente en la actuación de las personas y en la confianza que la Compañía pone en ellas como responsables capaces de actuar de modo ético discerniendo sobre cada acción a realizar y su adecuación a nuestros valores, al Código de Conducta para Empleados y al Estatuto de Compromisos Éticos con nuestros grupos de interés. Las personas son el pilar fundamental de la gestión de la ética de la Compañía, no los documentos orientadores ni tampoco el resto de elementos operativos del Sistema de Gestión que tienen, siempre, un carácter secundario al comportamiento libre y responsable de cada empleado. 3

4 La ética forma parte de la evaluación del desempeño en DKV Seguros DKV Seguros incluye la ética, a través de un conjunto de indicadores simples relacionados con los valores dentro de la evaluación de desempeño que anualmente se realiza y que se extenderá a todos los empleados. Esto supone que la ética pasa a ser un elemento que oficialmente es considerado cuando se valora nuestro trabajo. La ética define un marco de cooperación interna y externa de DKV Seguros para generar beneficio compartido y sostenible Para DKV Seguros, la ética empresarial debe verse bajo el enfoque de la cooperación entre personas y públicos al que sacrificamos beneficios inmediatos y personales por otros más amplios, duraderos y compartidos. DKV Seguros considera que la ética es un elemento eficaz para su actividad como Empresa en el marco del libre mercado donde precisamente la cooperación se revela como una mejor estrategia de sostenibilidad frente al propio interés entendido en un sentido económico y a corto plazo. Además, nuestro objetivo es también prevenir o reducir la posibilidad de que los directivos, los responsables, los empleados y el personal externo cometan actividades fraudulentas mediante un sistema de prevención y de investigación del fraude apropiado y, en los casos de fraude, minimizar el coste financiero y el perjuicio a la reputación de la Empresa mediante acciones rápidas y firmes. La prevención del fraude concierne a todos: directivos, responsables y empleados. Sin embargo, los directivos y responsables tienen una responsabilidad particular respecto a la prevención del fraude y deben asegurarse de que cualquier actividad sospechosa de ser fraudulenta sea comunicada de forma interna inmediatamente como corresponda. 4

5 Elementos operativos del Sistema de Gestión Ética en DKV Seguros El Sistema de Gestión Ética en DKV Seguros se asienta en un conjunto de elementos. 1. Canales de comunicación DKV Seguros pone a disposición de todos los empleados varios canales de comunicación a través de los cuales podrán plantear cuestiones y dudas sobre la interpretación y aplicación del Código de Conducta, como la comunicación de posibles infracciones. En todos ellos está garantizada la privacidad y confidencialidad de las cuestiones que se planteen Responsable directo de los empleados Los responsables directos deberán asegurarse de que sus empleados estén familiarizados con el Código y respeten las reglas y principios de conducta aplicables. Con el fin de facilitar a los empleados de DKV Seguros la comunicación de todas las cuestiones, dudas, incidencias, etc. que puedan surgir en la interpretación y aplicación tanto del Código de Conducta como del Estatuto de Compromisos Éticos con nuestros grupos de interés, éstos podrán dirigirse, también, a sus responsables directos. En el caso de conflictos de intereses personales inevitables, los empleados deben ponerlos en conocimiento de sus responsables directos. Los obsequios, invitaciones a eventos sociales o lúdicos, etc., que superen el valor especificado de 100 euros, deberán ponerse en conocimiento de Departamento de Auditoría Interna qué decidirá sobre la adecuación o no de su aceptación. Los empleados deben informar a su responsable directo si asumen actividades profesionales secundarias que puedan afectar a los intereses de la Empresa. Cuando los responsables directos tengan alguna duda sobre la aplicación del Código, deberán comentarla con el Asesor Ético. 5

6 En ningún caso los responsables directos de empleados podrán ser condescendientes con situaciones irregulares de las que tengan conocimiento, siendo encubridores de las mismas. En ese caso, el responsable directo está obligado a dar cuenta del asunto al Asesor Ético o al Canal de comunicación externa Asesor Ético DKV Seguros confía en que sus empleados son los mejores intérpretes de los dos documentos de orientación ética de la Compañía y que tienen capacidad de discernir en cada caso qué actuación puede no ser ética y cuál cumple mejor con los valores de la Compañía y sus compromisos. Sin embargo, la práctica diaria puede plantear tanto dudas como incidencias que deben ser resueltas de modo rápido, confidencial y claro por un experto que tenga la potestad y la independencia suficiente para ello. En este sentido el Sistema de Gestión de la Ética de DKV Seguros se apoya en la figura del denominado Asesor Ético que tendrá las siguientes funciones: Resolver las dudas sobre la aplicación del Código de Conducta para empleados y del Estatuto de Compromisos Éticos. Se consideran dudas, las preguntas sobre qué comportamiento sería el adecuado o el mejor tanto individual como colectivo, tanto respecto a un caso real como a uno hipotético en previsión de futuras actuaciones. Son también dudas la resolución de conflictos de intereses tanto reales como hipotéticos que en algún caso puedan plantearse al aplicar el Código de Conducta para Empleados, el Estatuto de Compromisos Éticos y, sobre todo, equilibrar los diversos compromisos con los diferentes públicos con los que operamos. En todas las actuaciones deben prevalecer los intereses de DKV Seguros y sus filiales frente a los ajenos y frente a cualquier interés particular. La identificación de áreas problemáticas, y la realización de recomendaciones para cambios en las políticas o procedimientos. El Responsable de Auditoría Interna tiene asignadas las funciones de Asesor Ético de la Compañía y reportará anualmente al Consejero Delegado y semestralmente a la Comisión Interna. Para la resolución de dudas y conflictos de intereses, el Asesor Ético cuenta con una línea telefónica específica , un correo electrónico a su nombre asesor.etico@dkvseguros.es, así como una dirección de valija que garantizan en todo momento la privacidad de los interesados. El Asesor Ético contestará a todas las cuestiones que se le planteen acusando recibo en el plazo de 24 horas y resolviendo éstas en 10 días laborables salvo aquellos casos en los que por su dificultad o complejidad necesite un plazo más amplio, lo cual comunicará a los interesados. La comunicación entre los empleados y el Asesor Ético tendrá siempre un carácter confidencial. El Asesor Ético contará con el apoyo directo del Consejero Delegado, de manera que en caso de discrepancia con la resolución adoptada por el Asesor Ético, la decisión final será tomada por el Consejero Delegado que analizará toda la información referente a la incidencia presentada. 6

7 Si la investigación encuentra que la información recibida es cierta, la persona afectada será entrevistada para que aporte su versión de los hechos y cualquier medida será adoptada caso por caso, teniendo en cuenta los procedimientos de auditoría interna, las leyes o los reglamentos laborales. Si la información fuese falsa o no pudiera ser probada, la investigación será tratada de acuerdo con las leyes de protección de datos personales, procediéndose a la eliminación de cualquier dato personal. Cualquier persona que proporcione información de buena fe, no sufrirá ningún perjuicio, aunque la información fuera falsa. Si se demuestra que la información no es correcta, la investigación se suspenderá inmediatamente Canales externos Para reforzar la confianza, preservar la identidad de las fuentes de información y asegurar la independencia en la tramitación de incidencias sobre el comportamiento ético de los empleados de la Compañía, DKV Seguros ha decidido establecer unos canales externos independientes, de comunicación de quejas, reclamaciones o incidencias en relación con el cumplimiento del Código de Conducta y el Estatuto de Compromisos Éticos. Se consideran incidencias los incumplimientos individuales y/o colectivos de los compromisos especificados en el Código de Conducta para Empleados o en el Estatuto de Compromisos Éticos con cada uno de los públicos o de los valores de la Compañía, así como cualquier posible acto que infrinja las leyes o reglamentos, en particular aquellas que tienen que ver con casos de corrupción, fraude, abuso de información privilegiada, la libre competencia o protección de datos Canal de comunicación externa El canal dispone de la dirección de correo electrónico pmarin@icam.es y del número de teléfono Las informaciones que lleguen a este canal serán gestionadas, con absoluta discreción y manteniendo siempre el anonimato, por parte del abogado Pablo Marín Larrinaga. El abogado facilitará la información a DKV Seguros para que proceda a investigar internamente. La información será facilitada a DKV Seguros sin revelar la identidad de las fuentes. El abogado responsable del canal no facilitará asesoría legal a ningún empleado ni tampoco a terceras partes, ya que actúa para DKV Seguros Portal de denuncias Munich Re En el caso de que no sea factible efectuar la comunicación de la posible infracción a través de cualquiera de los canales anteriores, los empleados, clientes y resto de grupos de interés de la Compañía pueden acceder al portal de denuncias de nuestra matriz, Munich Re, gestionado por Group Compliance en Munich, a través del enlace Portal de denuncias Munich Re. 7

8 1.4. Preguntas y respuestas sobre el papel de los Canales de Comunicación Externa y del Asesor Ético Qué tipo de información deben recibir? Como ya se ha indicado, deben recibir información sobre actividades que puedan constituir un delito, malversación, soborno, corrupción, manipulación de informes financieros, blanqueo de capitales, publicación de información confidencial, fraude e incumplimientos de lo establecido en el Código y en los Estatutos, así como de todas aquellas dudas sobre la interpretación y aplicación tanto del Código como de los Estatutos. No se encargan de quejas sobre irregularidades o deficiencias en las actividades del grupo. Se encarga sólo de casos a partir de un determinado importe? No, no tiene un mínimo. Es más importante que la información sea objetivamente correcta. Incluso si un informante considera que el daño potencial puede ser pequeño, en el fondo puede llevar acarreado un daño mayor. Quién se puede dirigir? Estos canales de comunicación están a disposición de los empleados de DKV Seguros y del resto de los grupos de interés externos de la Compañía. El objetivo es facilitar que se puedan detectar comportamientos que vayan contra la ética o las leyes, incluso si ellos mismos están involucrados o afectados. Está asegurada la confidencialidad? Están obligados a tratar la información que reciben con la máxima confidencialidad. La protección de la identidad del informante está garantizada y sólo se podrá comunicar a la Compañía si se autoriza expresamente por el informante Responsable de cumplimiento Su función es la verificación del cumplimiento normativo, una de las cuatro funciones esenciales de gobernanza según Solvencia II y se encarga de: El asesoramiento al órgano de administración acerca del cumplimiento tanto de las disposiciones legales y reglamentarias de la empresa como de la propia normativa interna. La supervisión del cumplimiento de la normativa vigente. La evaluación de las posibles repercusiones de cualquier modificación del entorno legal en las operaciones de la empresa. La determinación y evaluación de los riesgos de incumplimiento. 8

9 2. Elementos de Gestión del Sistema 2.1. Responsable de implantación del Código de Conducta para Empleados y del Estatuto de Compromisos Éticos con nuestros grupos de interés Todos los empleados tienen la responsabilidad de conocer el Código de Conducta para Empleados y el Estatuto de Compromisos Éticos con nuestros grupos de interés como marco de orientación de su actuación. DKV Seguros debe facilitar dicho conocimiento por lo que asigna al Responsable de Implantación del Código de Conducta para Empleados y del Estatuto de Compromisos Éticos con nuestros grupos de interés las siguientes funciones: La comunicación interna y externa sobre ambos instrumentos y el Sistema de Gestión Ética de la Compañía, tanto en su lanzamiento como en su vida posterior así como en las sucesivas actualizaciones. La facilitación de instrumentos de formación y sensibilización interna y externa sobre ambos instrumentos y el Sistema de Gestión Ética de la Compañía tanto en su lanzamiento como en su desarrollo así como en las sucesivas actualizaciones. La Dirección del Departamento de Comunicación y Responsabilidad Empresarial es responsable del desarrollo e implantación tanto del Código de Conducta para Empleados como del Estatuto de Compromisos Éticos con nuestros grupos de interés Comisión Interna de Gestión Ética Existe una Comisión Interna de Gestión Ética integrada por los directores de Recursos Humanos, Comunicación y Responsabilidad Empresarial, Auditoría Interna y Legal que se encarga de la actualización y mantenimiento del Código de Conducta para Empleados y del Estatuto de Compromisos Éticos. Tareas y responsabilidades del personal de Recursos Humanos El director de Recursos Humanos es responsable, dentro de su área de competencia, de todas las acciones que se deban emprender en caso de fraude según el derecho laboral. Tareas y responsabilidades del personal de Comunicación El responsable de la comunicación corporativa realiza recomendaciones para la comunicación externa, coordina las acciones resultantes y constituye, como principio, el punto de contacto oficial para la prensa y otros medios de comunicación. 9

10 Tareas y responsabilidades del personal de Legal El director de Legal es responsable, dentro de su área de competencia, de proporcionar la asesoría legal necesaria a las unidades que puedan verse afectadas por un caso de fraude y de coordinar las acciones para recuperar las pérdidas en las que se haya incurrido y la cooperación con las autoridades. Tareas y responsabilidades del personal de Auditoría Interna El responsable de Auditoría Interna contribuye a lograr una gestión antifraude adecuada y basada en el riesgo mediante sus tareas de consultoría y de auditoría. Durante los procesos de auditoría y pruebas detalladas, estos profesionales valoran específicamente los riesgos de fraude y la efectividad de las medidas antifraude existentes, y realizan sugerencias para su mejora. Tareas y responsabilidades del secretario El responsable de la unidad de Responsabilidad Empresaria convoca las reuniones, prepara el orden del día y elabora las actas. Hace seguimiento, con los responsables, de la realización de las acciones acordadas Foro de Diálogo Abierto El Foro de Diálogo Abierto nace con el objetivo de convertirse en un lugar permanente de encuentro y debate con los representantes de los diferentes grupos de interés de la compañía. La compañía quiere sistematizar la cultura de diálogo y la escucha activa en nuestros niveles estratégicos y en los operativos, con todos nuestros stakeholders. Es así como la misión de este foro se centra en la valoración y el debate acerca de los diversos dilemas estratégicos que vayan surgiendo en el seno de la empresa así como contribuir a la innovación en la búsqueda de soluciones en los retos de gestión del día a día, y para avanzar en la construcción de una empresa abierta. Anualmente se realiza una sesión de debate con este grupo de expertos que consta de 9 representantes de los distintos grupos de interés y 2 representantes internos (el consejero delegado y el director de comunicación y responsabilidad empresarial). 10

11 3. Auditoría Interna/ Externa del Sistema De conformidad con la Norma de Gestión Ética aplicable SGE21 se realiza una auditoría interna anual del Sistema de Gestión Ética de DKV Seguros, que será coordinada entre los departamentos de Gestión de Calidad y Comunicación y comprobará la correcta aplicación del sistema y su adecuación a los requisitos de la norma, de manera que las posibles desviaciones detectadas serán subsanadas mediante las acciones de mejora que se consideren oportunas. Así mismo, DKV Seguros se somete anualmente a una auditoría externa que acredite mediante certificación, el cumplimiento de la norma anteriormente citada. Josep Santacreu, Consejero Delegado 11

12 DKV Seguros ha calculado y compensado las emisiones de gases de efecto invernadero (GEI) generadas por su actividad durante el año También ha adquirido un compromiso de seguir reduciendo sus emisiones de GEI. La obtención del sello acredita un estatus CeroCO 2 para DKV Seguros. FSC España, desde su trabajo por la gestión forestal responsable, ha puesto en marcha el proyecto Gestión Forestal Responsable: Conservación de los Bosques y Desarrollo Rural, enmarcado dentro del Programa Empleaverde de la Fundación Biodiversidad. Todas sus acciones son gratuitas y están cofinanciadas por el Fondo Social Europeo. Este impreso está realizado sobre papel reciclado. DKV Seguros colabora en la conservación del medio ambiente, uno de los factores determinantes para el mantenimiento de la salud de la población. Tercera posición en el ranking de las mejores empresas para trabajar de entre 500 y empleados.