Circuitos por los que se podrán ingresar gastos de Fondos Rotatorios: Datos Iniciales para comenzar a usar Fondos Rotatorios

Transcripción

1 Fondos Rotatorios El Fondo Rotatorio implica dinero que rectorado (por ejemplo fondos del tesoro) o una facultad (en muchos casos su propia recaudación) depositan en una cuenta corriente desde la cual la facultad realiza gastos que luego rinde a rectorado. Esto implica que el verdadero saldo del fondo rotatorio se obtiene a través del saldo de la cuenta bancaria. Ventaja de Utilizar Fondos Rotatorios en SIU - Pilagá: 1. Posibilidad de cargar las liquidaciones de fondos rotarios con los mismos datos de las liquidaciones generales, Becas, etc. 2. Posibilidad de ver las liquidaciones de fondos rotatorios por separado de las comunes para autorizarlas. 3. Se podrán listar las liquidaciones pendientes o pagadas filtradas por fondo rotatorio. 4. Se obtendrá un listado de los pagos hechos a proveedores incluidos los pagos por fondos rotatorios. 5. Posibilidad de ver las cuentas corrientes de proveedores incluyendo las liquidaciones de fondos rotatorios. 6. Consultando los movimientos de resumen de cuenta tesorería se podrán ver los movimientos tanto de recaudación como de gastos contra la misma cuenta que representa el fondo rotatorio. Circuitos por los que se podrán ingresar gastos de Fondos Rotatorios: o Gestión Básica. o Compras. o Becas. Operaciones para el manejo del Fondo Rotatorio: Datos Iniciales para comenzar a usar Fondos Rotatorios Agregar Tipos de Documento principal a Operaciones Cargar Dependencias de Fondos Rotatorios Cargar Cuentas Bancarias y de Tesorería Asignar cuenta de tesorería a fondo rotatorio (Dependencia) Cargar saldos iniciales de Fondos Rotatorios (Cuentas de tesoreria) Operaciones a realizar en el sistema

2 Recaudación (Consideraciones Generales) Transferencia de Fondos a las Facultades Gastos Circuito de Gestión Básica (Gastos Comunes de Fondos Rotatorios) Circuito de Compras Circuito de Becas Listados de comprobación Fondos Rotatorios Listados y Consultas Listado de Saldos Gastos Listados y Consultas Listado de liquidaciones (Fitrar por Orden de Pago de Fondo Rotatorio) Tesorería Consultas y Listados Resumen de Cuenta de Tesorería. (Seleccionar Cada Cuenta de tesorería correspondientes a los fondos rotatorios) Tesorería Consultas y Listados Resumen de Cuentas Bancarias. (Seleccionar Cada Cuenta bancaria correspondientes a los fondos rotatorios) Explicación: Datos iniciales necesarios para comenzar a operar con fondos rotatorios: Ustedes deberán cargar estos datos antes de comenzar a utilizar el módulo Agregar Tipos de Documento principal: NUPR: Preventivo Rotatorio. (esto es opcional, solo si se necesita identificar los preventivos de fondo rotario) NUIR: Compromiso Rotatorio (esto es opcional, solo si se necesita identificar los compromisos de fondo rotario) OPR: Orden de Pago Rotatorio. Asignar el documento principal a las operaciones: Se deben ingresar a la opción Maestros Documentos Asociar Operaciones a tipos de documentos, y realizar lo siguiente: - Documento Preventivo Rotatorio a las operaciones:

3 Preventivo Preventivo compras - Documento Compromiso Rotatorio a las operaciones: Compromiso Definitivo Compromiso Definitivo Becas Compromiso Definitivo Compras - Documento Orden de Pago Rotatorio a las operaciones: Devengado de Compras por fondos rotatorios Devengado de Becas por fondos rotatorios Devengado gestión básica fondos rotatorios - Asignar a cada uno de los tipos de expedientes dados de alta los siguientes operaciones: Devengado de Compras por fondos rotatorios Devengado de Becas por fondos rotatorios Devengado gestión básica fondos rotatorios Cargar Dependencias de Fondos Rotatorios Se deben dar de alta las dependencias que van a tener fondos rotatorios. Opción: Maestros Tablas Anexas ABM Dependencias Cargar Cuentas Bancarias y de Tesorería Se deben dar de alta las cuentas bancarias y de tesorería que poseen las facultades para manejar los fondos rotatorios. Maestros Elementos de Tesorería ABM de Bancos Maestros Elementos de Tesorería ABM de Sucursales Bancarias Maestros Elementos de Tesorería ABM de Cuentas Bancarias Maestros Elementos de Tesorería ABM de Cuentas de Tesorería Asignar cuentas de tesorería a Fondos Rotatorios (Dependencia) Se debe ejecutar la opción: Pilagá Gastos Asignar Cuenta a Fondos Rotatorios. En esta opción se debe agregar para cada dependencia y Circuito de Gastos, que cuenta de tesorería le corresponde (está dividido por circuito, con la idea de que

4 cuando se agregue el circuito de viáticos, se pueda tener una cuenta de tesorería por la que se pueda hacer un seguimiento de la caja de viáticos). En general la cuenta de tesorería será la misma para todos los circuitos de la misma dependencia. Esta es la cuenta de tesorería que el sistema utilizará para genera el pago automático en el momento de autorizar las liquidaciones de fondo rotatorio. Cargar Saldos Iniciales de Fondos Rotatorios Los saldos iniciales del fondo rotatorio serán los que tienen las cuentas de tesorería asociadas a las cuentas bancarias que corresponden a las facultades. Se darán de alta por la operación: Tesorería Operaciones Bancarias Alta de Saldo inicial en cuenta de tesorería. Operaciones a realizar en el sistema Recaudación (Consideraciones Generales) Para que puedan consultarse los movimientos del fondo rotatorio y se actualicen los saldos de las cuentas de tesorería que corresponden a los mismos, la recaudación de recursos correspondiente a cada dependencia, se debe ingresar directamente a la cuenta de tesorería del fondo rotatorio que corresponda. Se realizará por la siguiente opción: Tesorería Cobros Devengado y Cobrado de Ingresos Corrientes. Si primero se recauda en la cuenta de Rectorado y luego se transfiere a las Dependencias, se recaudará por la cuenta de Rectorado y luego se realizará una Transferencia de fondos a las Facultades. Transferencia de Fondos a las Facultades Cuando se transfieran fondos desde la cuenta bancaria de rectorado a las correspondientes cuentas bancarias de las dependencias. Se deberá colocar como cuenta de destino en la transferencia bancaria, la cuenta de tesorería que corresponde con el fondo rotatorio. Se realizará por la siguiente operación: Tesorería Operaciones Bancarias Transferencia de Banco a Banco Gastos Básicamente el circuito de Gastos es similar a los circuitos existentes de Compras, Gestión Básica (o Liquidación General) y Becas a Personas.

5 La diferencia fundamental, es que al hacer el devengado o liquidación, se debe ir al menú de Gastos Fondos Rotatorios, y seleccionar el tipo de liquidación que corresponda para cada caso. En dicho proceso, al seleccionar las partidas de gasto de una determinada unidad presupuestaria (unidad, sub-unidad y sub-sub-unidad), el sistema buscará si existe alguna dependencia asociada a esa unidad presupuestaria, y si la misma tiene una cuenta de tesorería asociada (desde la opción asignar cuentas a fondos rotatorios). Si es así entonces permitirá confirmar la liquidación. Estas liquidaciones no pasarán por la operación asignar retenciones, sino que irán directamente a la opción Gastos Autorizaciones. Para autorizar o pagar las liquidaciones, recordar aplicar filtro de tipo de documento = orden de pago de Fondo Rotatorio, para ver únicamente las liquidaciones de Fondo Rotatorio. Una vez autorizada la liquidación, el sistema registrará automáticamente el pago de la liquidación contra la cuenta de tesorería asociada a la dependencia a la que corresponde la liquidación y contra la cuenta de tesorería del fondo rotatorio. Los pasos a seguir para cada uno de los circuitos son los siguientes: Circuito de Gestión Básica (Gastos Comunes de Fondos Rotatorios) Operaciones de Menú en Secuencia: Gastos - Gestión Básica Preventivo General Alta Gastos - Gestión Básica Compromiso Definitivo Alta Gastos - Fondos Rotatorios - Devengado de Gestión Básica - FR - Alta Gastos - Autorizar Liquidaciones Tesorería Pagos Pagar Liquidaciones Circuito de Compras Operaciones de Menú en Secuencia: Gastos - Compras Preventivo General Alta Gastos - Compras Compromiso Definitivo Alta Gastos - Fondos Rotatorios - Devengado de Compras - FR - Alta Gastos - Autorizar Liquidaciones Tesorería Pagos Pagar Liquidaciones Circuito de Becas Operaciones de Menú en Secuencia:

6 Gastos - Becas Preventivo y Compromiso Becas Alta Gastos - Fondos Rotatorios - Devengado de Becas - FR Liquidación a un Beneficiario - Alta Gastos - Autorizar Liquidaciones Tesorería Pagos Pagar Liquidaciones