Manual de Tesorería. Documentación Intelisis. Derechos Reservados. Publicado en

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2 1 Introducción DEFINICIONES GENERALES Y APLICACIÓN CON EL ERP VERSIONES DISPONIBLES DIAGRAMA DE INTEGRACIÓN DIAGRAMA DE PROCESO 6 2 Cuentas PROVEEDORES CLIENTES 9 3 Funcionalidad CHEQUE / CHEQUE ELECTRÓNICO DEPÓSITO / DEPÓSITO ELECTRÓNICO / DEPÓSITO CORTE CAJA TRANSFERENCIA TRASPASO CARGO BANCARIO / ABONO BANCARIO DEPÓSITO EN FALSO / CHEQUE DEVUELTO INGRESO / ENGRESO 27 4 Exploradores, Reportes y Cubos EXPLORADORES REPORTES CUBOS 36 5 Errores Frecuentes ERRORES FRECUENTES 36 6 Temas Relacionados TEMA RELACIONADO 40 Manual de Tesorería - 3

3 1 Introducción 1.1 Definiciones generales y aplicación con el ERP El área de tesorería constituye un área importante en la empresa al financiar todo el ciclo productivo empresarial, entre sus funciones están la revisión y supervisión del efectivo en caja, negociación con proveedores, manejo de opciones crediticias, líneas de financiamiento y seguimiento (auditoría) a la documentación utilizando como elemento la información y control. El tesorero debe establecer una comunicación constante con la gerencia financiera con el fin de establecer políticas coherentes respecto a sus funciones administrativas y en pro de la rentabilidad esperada por la empresa. El módulo de tesorería es una herramienta indispensable para cumplir adecuadamente con las actividades anteriores, en este módulo se registra la información y actividades involucradas en los aspectos monetarios del producto y/o servicio que manufactura y comercializa una empresa. Entre las ventajas que proporciona el módulo de tesorería están: Realizar solicitudes de depósito. Solicitudes de cheque para pagos Brinda la oportunidad de realizar los registros de las transferencias, cargos y abonos bancarios. Permite la realización de manera eficiente y sencilla de reportes. Permite transportar datos a Excel y Acrobat. Aunque estos movimientos aparecen registrados en el módulo de tesorería son generados a través de los módulos de cuentas por cobrar y cuentas por pagar. 1.2 Versiones Disponibles 4600 v3 Manual de Tesorería - 4

4 1.3 Diagrama de Integración Contabilidad Tesorería CXP CXC Imagen 1.Diagrama de Integración Manual de Tesorería - 5

5 1.4 Diagrama de Proceso Imagen 2. Diagrama de Tesorería Manual de Tesorería - 6

6 Imagen 3. Diagrama de caja punto venta Manual de Tesorería - 7

7 2 Cuentas 2.1 Proveedores Se requiere tener registrado al proveedor para relacionarlo a las operaciones o registros que en el sistema se van a realizar. Ruta Cuentas Proveedores Proveedores Manual de Tesorería - 8

8 2.2 Clientes Se requiere tener registrado al cliente para relacionarlo a las operaciones o registros que en el sistema se van a realizar. Ruta Cuentas Clientes Clientes Manual de Tesorería - 9

9 3 Funcionalidad 3.1 Cheque / Cheque electrónico Este movimiento es generado para registrar los cheques para pagar de las cuentas de dinero, la diferencia entre los movimientos cheque y cheque electrónico radica en que este último corresponde a los pagos realizados mediante transferencia bancaria, mientras que los cheques son generados mediante el egreso de documentos (cheques). Ambos movimientos se generan a partir de la afectación del movimiento Solicitud de cheque en el módulo de tesorería. Ruta Financiero Tesoreria Manual de Tesorería - 10

10 3.1.1 Datos Generales Movimiento: Cheque / Cheque Electrónico Consecutivo: Folio del movimiento. Proyecto: N/A UEN: N/A Moneda: Lista las monedas en las que se podrá realizar el movimiento, editable de acuerdo a la configuración del usuario. Factor de Cambio: Factor del tipo de cambio correspondiente al movimiento. Fecha Emisión: Fecha en la que se crea el movimiento (fecha servidor). Prioridad: Indica la urgencia del egreso (Baja, Normal, Alta) Cuenta: Cuenta de dinero en la que se registrara el cheque Beneficiario: Intelisis automáticamente mostrara en este campo, descripción del proveedor registrado en el movimiento predecesor. Leyenda: N/A Importe: Corresponde al importe del movimiento Manual de Tesorería - 11

11 Concepto: Intelisis automáticamente mostrara en este campo, concepto registrado en el movimiento predecesor. Referencia: Intelisis automáticamente mostrara en este campo, referencia registrada en el movimiento predecesor. Observaciones: Intelisis automáticamente mostrara en este campo, observación registrada en el movimiento predecesor. Check con desglose: Campo habilitado Detalle Aplica: Movimiento antecesor y que será afectado mediante el movimiento actual Cheque o Cheque Electrónico. Consecutivo: Consecutivo del movimiento. Importe: Importe del movimiento cheque o cheque electrónico. Forma: Seleccionar forma de pago transferencia, cheque, etc., este campo es opcional Referencia: Intelisis automáticamente mostrara en este campo, referencia registrada en el movimiento predecesor. El movimiento cheque /cheque electrónico se deberá afectar para registrarlo en la cuenta de dinero elegida y cambiando su estatus a Concluido. Manual de Tesorería - 12

12 3.2 Depósito / Depósito Electrónico / Depósito Corte Caja Este movimiento es generado para registrar los depósitos recibidos en las cuentas de dinero, la diferencia entre los movimientos depósito y depósito electrónico radica en que este último corresponde a los depósitos recibidos mediante transferencia bancaria, mientras que los depósitos son generados mediante el ingreso de documentos (cheques). Ambos movimientos se generan a partir de la afectación del movimiento solicitud de depósito en el módulo de tesorería. Ruta Financiero Tesoreria Manual de Tesorería - 13

13 3.2.1 Datos Generales Movimiento: Depósito / Depósito Electrónico / Depósito Corte Caja Consecutivo: Folio del movimiento. Proyecto: N/A UEN: N/A Moneda: Lista las monedas en las que se podrá realizar el movimiento, editable de acuerdo a la configuración del usuario. Factor de Cambio: Factor del tipo de cambio correspondiente al movimiento. Fecha Emisión: Fecha en la que se crea el movimiento (fecha servidor). Prioridad: Indica la urgencia del ingreso (Baja, Normal, Alta) Cuenta: Cuenta de dinero en la que se registrará el depósito Manual de Tesorería - 14

14 Importe: Corresponde al importe del movimiento Concepto: Intelisis automáticamente mostrara en este campo, concepto registrado en el movimiento predecesor. Referencia: Intelisis automáticamente mostrara en este campo, referencia registrada en el movimiento predecesor. Observaciones: Intelisis automáticamente mostrara en este campo, observación registrada en el movimiento predecesor. Check con desglose: Campo habilitado Detalle Aplica: Movimiento antecesor y que será afectado mediante el movimiento actual Deposito o Deposito Electrónico. Consecutivo: Consecutivo del movimiento. Importe: Importe del movimiento Deposito o Deposito Electrónico. Forma: Seleccionar forma de pago transferencia, cheque, etc., este campo es opcional Referencia: Intelisis automáticamente mostrara en este campo, referencia registrada en el movimiento predecesor. Institución: Seleccionar institución financiera, este campo es opcional El movimiento deposito /deposito electrónico se deberá afectar para registrarlo en la cuenta de dinero elegida y cambiando su estatus a Concluido. Manual de Tesorería - 15

15 3.3 Transferencia Este movimiento es generado para registrar las transferencias electrónicas hechas entre cuentas propias de la empresa, generando de manera automática el ingreso en la cuenta destino y el egreso de dinero en la cuenta origen, el sistema no le permitirá afectar transferencias de una cuenta bancaria a una caja; para poder hacer eso, debe emitir un cheque de la cuenta bancaria y un ingreso en la caja, tampoco le permitirá efectuar transferencias de una caja a una cuenta bancaria; para poder hacer eso, debe registrar un movimiento de corte de caja Este movimiento se genera a partir de un movimiento nuevo desde el tablero de control del módulo de tesorería. Ruta Financiero Tesoreria Manual de Tesorería - 16

16 3.3.1 Datos Generales Movimiento: Transferencia Consecutivo: Folio del movimiento. Proyecto: N/A UEN: N/A Moneda: Lista las monedas en las que se podrá realizar el movimiento, editable de acuerdo a la configuración del usuario. Factor de Cambio: Factor del tipo de cambio correspondiente al movimiento. Fecha Emisión: Fecha en la que se crea el movimiento (fecha servidor). Prioridad: Indica la urgencia del ingreso (Baja, Normal, Alta) Cuenta: Cuenta de dinero origen en la que se registrará el egreso del movimiento Cuenta Destino: Cuenta de dinero destino en la que se registrará el ingreso del movimiento. Manual de Tesorería - 17

17 Tipo Cambio Destino: Factor del tipo de cambio correspondiente a la cuenta destino. Importe: Corresponde al importe del movimiento. Concepto: Seleccionar concepto, este campo es opcional. Referencia: Referencia, este campo es opcional. Forma: Seleccionar forma de pago transferencia, cheque, etc., este campo es opcional Observaciones: Observaciones, este campo es opcional. Check con desglose: Campo deshabilitado Detalle N/A El movimiento transferencia se deberá afectar para registrarlo en las cuentas de dinero elegidas y cambiando su estatus a Concluido. Manual de Tesorería - 18

18 3.4 Traspaso Este Movimiento le servirá para hacer transferencias entre dos cuentas bancarias o entre dos cajas registradas en el sistema, utilizando cheques y depósitos es decir que el importe resta al saldo de la cuenta origen a través de un cheque y suma al de la cuenta destino por medio de un depósito. El Sistema no le permitirá afectar transferencias de una cuenta bancaria a una caja; para poder hacer eso, debe registrar un cheque de la cuenta bancaria y un ingreso en la caja. Tampoco le permitirá afectar transferencias de una caja a una cuenta bancaria; para poder hacer eso, debe registrar un movimiento de corte de caja. Este movimiento se genera a partir de un movimiento nuevo desde el tablero de control del módulo de tesorería. Ruta Financiero Tesoreria Manual de Tesorería - 19

19 3.4.1 Datos Generales Movimiento: Traspaso Consecutivo: Folio del movimiento. Proyecto: N/A UEN: N/A Moneda: Lista las monedas en las que se podrá realizar el movimiento, editable de acuerdo a la configuración del usuario. Factor de Cambio: Factor del tipo de cambio correspondiente al movimiento. Fecha Emisión: Fecha en la que se crea el movimiento (fecha servidor). Prioridad: Indica la urgencia del ingreso (Baja, Normal, Alta) Cuenta: Cuenta de dinero origen en la que se registrará el egreso del movimiento Cuenta Destino: Cuenta de dinero destino en la que se registrará el ingreso del movimiento. Manual de Tesorería - 20

20 Tipo Cambio Destino: Factor del tipo de cambio correspondiente a la cuenta destino. Importe: Corresponde al importe del movimiento. Concepto: Seleccionar concepto, este campo es opcional. Referencia: Referencia, este campo es opcional. Forma: Seleccionar forma de pago transferencia, cheque, etc., este campo es opcional Observaciones: Observaciones, este campo es opcional. Check con desglose: Campo deshabilitado Detalle N/A Al afectar el movimiento traspaso queda en estatus Pendiente para su futura generación de Deposito Traspaso, genera movimiento Cheque Traspaso en estatus a Concluido, de la cuenta de dinero origen en la cual se registra el egreso del movimiento. El movimiento traspaso se deberá afectar cambiando su estatus a Pendiente para su futura generación de Depósito Traspaso, genera movimiento Cheque Traspaso en estatus Concluido, registrando en la cuenta de dinero origen el egreso del movimiento. Manual de Tesorería - 21

21 El movimiento traspaso se deberá afectar por segunda ocasión cambiando su estatus a Concluido, genera movimiento Depósito Traspaso, registrando en la cuenta de dinero destino el ingreso del movimiento. Manual de Tesorería - 22

22 3.5 Cargo Bancario / Abono Bancario Cargo Bancario, se refiere a importes que cobra el banco, como pueden ser las comisiones. Abono Bancario, se refiere a importes que realizan un abono a la empresa como pueden ser intereses del mes a favor u otros. Los movimientos se registran en el módulo de gastos, al afectarlo queda en estatus concluido, generando movimientos Cargo Bancario, Cargo Bancario IVA y Abono Bancario, en el módulo de tesorería en estatus concluido. Ruta Logística Financiero Tesoreria Manual de Tesorería - 23

23 Manual de Tesorería - 24

24 3.6 Depósito en Falso / Cheque Devuelto Estos movimientos se utiliza para los casos en los que por alguna razón el cheque no fue admitido por el banco, ya sea por falta de fondos, información incompleta o incorrecta o la firma no coincide, estos movimientos generan un cargo al saldo del proveedor o un abono al saldo del cliente, según corresponda, con un documento llamado Cheque Devuelto y genera un depósito en falso en la cuenta de dinero asignada en el movimiento, es decir que aumenta o disminuye el saldo bancario a la cuenta correspondiente. Los movimientos se registran en el módulo de cuentas por cobrar y cuentas por pagar respectivamente, al afectarlo queda en estatus concluido, generando movimiento Deposito en Falso o Cheque Devuelto en el módulo de tesorería en estatus concluido. Ruta Logística Financiero Tesoreria Manual de Tesorería - 25

26 3.7 Ingreso / Engreso Estos movimientos son generados para registrar los ingresos y egresos en las cuentas de dinero tipo caja Estos movimientos son generados a partir del proceso caja punto de venta (ver manual de ventas), generando movimiento Ingreso o Egreso en el módulo de tesorería en estatus concluido. Ruta Logística Financiero Tesoreria Manual de Tesorería - 27

28 4 Exploradores, Reportes y Cubos 4.1 Exploradores A continuación rutas para consulta de información mediante opción de exploradores; Ruta Exploradores Tesorería Saldos Manual de Tesorería - 29

29 Ruta Exploradores Tesorería Movimientos 4.2 Reportes A continuación ruta para consulta de información mediante opción de reportes; Ruta Reportes Tesorería Movimientos por Conciliar Manual de Tesorería - 30

30 Ruta Reportes Tesorería Acumulados Manual de Tesorería - 31

31 Ruta Reportes Tesorería Auxiliares Manual de Tesorería - 32

32 Ruta Reportes Tesorería Movimientos Manual de Tesorería - 33

33 Ruta Reportes Tesorería General de movimientos Manual de Tesorería - 34

34 Ruta Reportes Tesorería Diario de movimientos Manual de Tesorería - 35

35 4.3 Cubos Ver manual de Cubos 5 Errores Frecuentes 5.1 Errores Frecuentes Falta indicar la cuenta de dinero Al momento de afectar depósitos, cheques, transferencia y traspaso en módulo de tesorería. Manual de Tesorería - 36

36 Esto es originado porque al afectar movimiento en módulo de tesorería se omitió capturar la cuenta de dinero. Solución: Realizar captura de la cuenta de dinero La moneda del movimiento difiere con la moneda del movimiento a aplicar. Al momento de afectar depósitos y cheques en módulo de tesorería. Manual de Tesorería - 37

37 Esto es originado porque al afectar el movimiento en módulo de tesorería se seleccionó cuenta de dinero con diferente moneda al de la solicitud de cheque que se desea aplicar. Solución: Seleccionar cuenta de dinero con mismo tipo de moneda del movimiento predecesor Importe incorrecto Movimiento: transferencia o traspaso Manual de Tesorería - 38

38 Al momento de captura del movimiento transferencia o traspaso Esto es originado porque al capturar movimiento transferencia o traspaso se debe registrar importe. Solución: Realizar la captura del importe correspondiente No se puede realizar un cheque a diferentes contactos solicitud cheque 6 Al momento de generar un cheque, por más de una factura o documento pendiente de pago en el detalle del movimiento, se debe de seleccionar solicitudes de cheque correspondientes al mismo proveedor. Manual de Tesorería - 39

39 Esto es originado porque al capturar un movimiento en el detalle del módulo de tesorería, se colocan más de un documento con diferente proveedor. Solución: Seleccionar solicitudes de cheque correspondientes al mismo proveedor 6 Temas Relacionados 6.1 Tema relacionado Ninguno Manual de Tesorería - 40