Gobierno Social con Desarrollo Industrial Calle 6 No 2-10 Teléfonos (091) (Municipios)

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1 ESTUDIO PREVIO CORRESPONDIENTE AL ARRENDAMIENTO DE EQUIPOS DE FOTOCOPIADO CON DESTINO A LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS DEL NIVEL CENTRAL DEL MUNICIPIO DE GACHANCIPA DE NECESIDAD, DE OPORTUNIDAD Y CONVENIENCIA LEY 80 DE 1993, LEY 1150 DE 2007, DECRETO REGLAMENTARIO 2474 DE 2008, DECRETO 3576 DE FECHA: Octubre de 2009 De conformidad con lo previsto en el Decreto 2474 de 2008 y el artículo 2 del Decreto 3576 de 2009, se procede a presentar al Señor Alcalde Municipal y por ende el ordenador del gasto, de conformidad con la facultad para contratar según Acuerdo no. 033 de 2008, el análisis de conveniencia, necesidad y oportunidad de realización del proceso contractual para el ARRENDAMIENTO DE EQUIPOS DE FOTOCOPIADO CON DESTINO A LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS DEL NIVEL CENTRAL DEL MUNICIPIO DE GACHANCIPA, que se plasman a continuación: 1) EL MUNICIPIO DE GACHANCIPA a través del Programa de Gobierno Gobierno Social con Desarrollo Industrial busca cubrir y garantizar al mayor número de personas de toda la comunidad en especial al área rural la prestación de servicios a nivel interno y externo. Es importante señalar que cada acción del Ejecutivo Municipal va encaminada con relación a la parte administrativa al cumplimiento de las funciones que sirva a los fines estatales, a la adecuada, continua y eficiente prestación de los servicios públicos, ordenar los gastos y celebrar los contratos y ordenes municipales de acuerdo con el plan de desarrollo económico, social y con el presupuesto, observando las normas jurídicas aplicables y a la protección y garantía de los derechos de los administrados, como también a la ejecución y cumplimiento del Plan de Desarrollo del Municipio; en este sentido, debe suministrar los elementos requeridos por el personal para realizar las tareas correspondientes a la ejecución del objeto esencial del Municipio. 2) Teniendo en cuenta lo anterior, en el Municipio de Gachancipá existen maquinas de fotocopiado en los inventarios de la Entidad, de difícil mantenimiento y arreglo por los modelos a los cuales corresponde y lo que conlleva el valor de los insumos para su uso, independientemente del valor del tonner. 3) Que coexiste la necesidad diaria de copiado de la diferente documentación que se tiene que manejar para cumplir con el normal desarrollo de las funciones constitucionales y legales asignadas al Municipio, por ello, se requiere contratar el arrendamiento de dos (2) equipos de fotocopiado con el fin de cubrir esta necesidad en las diferentes dependencias y para dar cumplimiento a las necesidades internas de la administración de Gachancipá Cundinamarca; las cuales deben permitir fotocopiado e impresión, calidad de la copia (control de exposición, foto, calidad de texto, libro, control automático y manual), reducción, ampliación, unidad dúplex, compaginador, alimentador automático, bandeja alimentadora para papel carta y oficio. 1. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN: Para la presente contratación se dará aplicación a la modalidad de selección contemplada en el Artículo 2 numeral 2 de la Ley 1150 de 2007 que reza: La selección abreviada corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual. El Gobierno Nacional reglamentará la materia. Serán causales de selección abreviada las siguientes: a. La adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las entidades, que corresponden a aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos. Para la adquisición de estos bienes y servicios las entidades deberán, siempre que el reglamento así lo señale, hacer uso de procedimientos de subasta inversa o de instrumentos de compra por catálogo derivados de la celebración de acuerdos marco de precios o de procedimientos de adquisición en bolsas de productos. Que verificados los CUBS en el Sistema de información de Contratación Estatal SICE, se comprobó que no hacen parte de la base de datos, el alquiler, servicios de fotocopiado, lo cual figura en el certificado de consulta del precio indicativo soporte que forma parte integrante del presente estudio y por lo tanto, no son bienes de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las entidades. Por lo tanto, nos encontramos inmersos dentro de las excepciones aplicables al SICE y contempladas en el Decreto 3512 de 2003 que en su artículo 18 literal a, establece: Los procesos contractuales para la adquisición de los siguientes bienes y servicios se encuentran temporalmente exentos del cumplimiento de las normas del SICE: a) La adquisición de servicios y obra pública que no estén codificados en el CUBS y lo cual también está regulado en el Acuerdo del SICE 11 de El artículo 2 del Decreto 3576 de 2009, a su texto dice: El parágrafo 1 del artículo 9 del Decreto 2025 de 2009, quedará así: "Parágrafo 1. El procedimiento de selección para la celebración de contratos a los que se refiere el presente artículo y cuyo valor no exceda el 10% de la menor cuantía de la entidad, se realizará, con el fin de garantizar la publicidad del procedimiento, mediante una invitación pública formulada a través de la página web de la entidad o, en su defecto, en un lugar de su sede de fácil acceso al público, una vez hecha la justificación previa a que se refiere el parágrafo 1 del artículo 2 de la Ley 1150 de La Entidad establecerá en la invitación los requisitos mínimos habilitantes, así como los criterios de selección que aplicará para definir el proceso, ponderando factores técnicos y económicos. Realizada la evaluación de la oferta u ofertas presentadas, la entidad dará traslado de la misma por un día en la secretaría de la dependencia que tramita el proceso. Si sólo se presenta una oferta, esta se aceptará siempre que satisfaga las necesidades de la entidad y provenga de un oferente habilitado.

2 Los requisitos mínimos habilitantes serán verificados únicamente en el oferente que haya obtenido el mayor puntaje en la evaluación. En caso que éste no cumpla con los requisitos habilitantes exigidos, se podrá contratar con el oferente que se ubique en el segundo lugar en la evaluación realizada, previa verificación de sus calidades habilitantes. En caso de que éste tampoco cumpla se repetirá el proceso de selección. No se exigirá a los oferentes estar inscritos en el RUP ni aportar garantía de seriedad de la oferta. Para efectos de la garantía única de cumplimiento, se dará aplicación a lo señalado en el inciso primero del artículo 8 del Decreto 4828 de El contrato constará por escrito, bien sea en un documento firmado por las partes, o mediante intercambio de documentos escritos entre la entidad y el contratista, o mediante la factura presentada por el proveedor de bienes o servicios aceptada por la entidad, o en órdenes de trabajo, compra o de servicio, o en cualquier otro instrumento siempre que el mismo reúna las condiciones de existencia y validez del negocio jurídico. En relación con las adquisiciones a que se refiere el presente parágrafo, la entidad dejará constancia escrita del trámite realizado y de la publicidad de la invitación surtida. Para el efecto tomará las medidas que se requieran para la conservación de la información, teniendo en cuenta las normas de archivo aplicables." En consecuencia, para el efecto se aplicará lo establecido en el Titulo II, capítulo II SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTIA artículo 44 del decreto 2474 de 2008 y artículo 2 del Decreto 3576 DE 2009 y no se exigirá a los oferentes estar inscritos en el RUP ni aportar garantía de seriedad de la oferta. 2. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD: Teniendo en cuenta la inexistencia de maquinas de fotocopiado en los inventarios de la Entidad y la necesidad diaria de copiado de la diferente documentación que se tiene que manejar para cumplir con el normal desarrollo de las funciones constitucionales y legales asignadas al Municipio, se requiere contratar el arrendamiento de estos equipos de fotocopiado con el fin de cubrir esta necesidad en las diferentes dependencias del nivel central del Municipio de Gachancipá. De igual forma se observa que aunque la entidad tiene en la actualidad en ejecución un contrato por el mismo objeto, dado el valor del mismo, este se encuentra próximo a terminar, razón por la cual se requiere adelantar una nueva contratación con tal fin. 3. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO: Seleccionar el oferente que en calidad de arrendamiento, le entregue al Municipio de Gachancipá, dos equipos de fotocopiado, con destino a las diferentes dependencias de la misma, ubicadas en el Palacio Municipal, calle 6 No. 2-10, ciudad Gachancipá ASPECTOS TÉCNICOS Requerimientos técnicos mínimos obligatorios exigidos para el arrendamiento de dos equipos de fotocopiado: Digitales, con capacidad de fotocopiado mínimo de a copias por mes. Velocidad mínima de 30 copias por minuto. Calidad de la copia (control de exposición, foto, calidad de texto, libro, control automático y manual). Reducción, ampliación, unidad dúplex, compaginador, alimentador automático, bandeja alimentadora para papel carta y oficio. Nota: El proponente puede presentar en su oferta máquinas que excedan la capacidad de trabajo establecida, pero respetando el presupuesto oficial. Durante la ejecución del contrato, de acuerdo con las necesidades del servicio, la Entidad podrá aumentar o disminuir la cantidad de las máquinas adjudicadas, y de igual forma, podrá cambiar la ubicación de las máquinas en la ciudad de Gachancipá. El plazo para la entrega e instalación de los equipos adicionales de fotocopiado requeridos después de las 2 máquinas solicitadas inicialmente, será como máximo de cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de legalización de la solicitud. 3.2 MANTENIMIENTO PREVENTIVO: Este tipo de Mantenimiento se requiere para inspeccionar los equipos de fotocopiado y detectar las fallas en su fase inicial y corregirlas en el momento oportuno, cuyo propósito es prever los daños manteniendo los sistemas de infraestructura, equipos e instalaciones en completa operación a los niveles y eficiencia óptimos. El contratista deberá presentar al interventor del contrato dentro de los primeros quince días de iniciada la ejecución del mismo la programación de inspecciones, tanto de funcionamiento como de seguridad, ajustes, reparaciones, análisis, limpieza, lubricación, calibración, que deben llevarse a cabo en forma periódica con base a un plan establecido y no a una demanda del operario o usuario. En todo caso, este mantenimiento deberá efectuarse mensualmente a cada uno de los dos (2) equipos arrendados 3.3. MANTENIMIENTO CORRECTIVO: El mantenimiento correctivo se efectuará a más tardar dentro de la jornada siguiente al reporte de la falla o avería, vale decir, si la falla se presenta en el horario de la mañana, deberá ser corregido en las horas de la tarde, o si se reporta en la tarde deberá efectuarse a la mañana siguiente; según la indicación del interventor o del usuario. Para este servicio, que equivale a un servicio inmediato, el contratista debe especificar los parámetros a seguir y la logística disponible para efectuar el mantenimiento, así como disponer del personal, repuestos y documentos técnicos necesarios para efectuarlo. El mantenimiento correctivo incluirá el suministro e instalación de repuestos y demás elementos que se requieran en el sitio donde estén ubicados los equipos, sin que conlleve costo adicional para el Municipio de Gachancipá. Se exceptúa el suministro del papel el cual estará a cargo del Municipio de Gachancipá. Si se requiere el cambio de un repuesto en cualquiera de las máquinas y este no se encuentra en existencia, la firma contratante deberá reemplazar la máquina con una de iguales o mejores especificaciones técnicas, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la solicitud. Para la salida de los equipos que se van a cambiar por la presentación de fallas continuas se debe coordinar con el interventor del Contrato el día anterior del retiro, con el propósito de realizar los trámites necesarios con la Secretaria General y de Gobierno para identificación y autorización respectiva.

3 3.4. SUMINISTRO DE TONER: Cada máquina fotocopiadora debe entregarse con su respectivo cartucho de toner y durante la ejecución del contrato, el contratista debe suministrar dicho elemento como máximo en un tiempo de respuesta no superior a doce horas, después de haber sido reportada la necesidad por el usuario o el supervisor del contrato. De igual forma el contratista debe garantizar como mínimo la disponibilidad permanente para casos de urgencia dentro de las instalaciones del Municipio, de dos (2) tóneres (de acuerdo con los modelos de las fotocopiadoras) como soporte para no interrumpir el servicio mientras es suministrado por la empresa. Estos estarán a cargo del técnico asignado por el contratista y serán instalados por este y supervisadas las entregas por el Interventor del Contrato. La Entidad dispondrá de un espacio físico para que el técnico asignado por el contratista pueda tener a disposición los tóneres, repuestos y herramientas y demás elementos necesarios para el correcto funcionamiento de los equipos de fotocopiado, bajo la única responsabilidad del contratista LUGAR DE ENTREGA E INSTALACIÒN DE LOS EQUIPOS: Los equipos de fotocopiado deben entregarse e instalarse en el Palacio Municipal, calle 6 No. 2-10, ciudad Gachancipá. 4. PROPUESTA: La propuesta deberá presentarse de forma total y no se aceptarán propuestas parciales. En el evento de que la propuesta se presente por un consorcio o unión temporal, cada uno de los miembros debe estar inscrito en la actividad, especialidad y grupo exigidos por la entidad para este proceso de selección de acuerdo con la información anterior EXPERIENCIA Y CUMPLIMIENTO Los proponentes deben acreditar con las certificaciones respectivas expedidas por el contratante, la celebración, ejecución y terminación de un (1) contrato celebrado con entidades públicas o privadas, u otros clientes relacionados con el objeto del proceso contractual. Las constancias a través de las cuales se certifique los contratos, deben contener como mínimo la siguiente información: - Empresa o entidad contratante, dirección, teléfono y nombre de la persona que expide la certificación. - Objeto del contrato: Similar al objeto del presente proceso contractual, es decir arrendamiento de equipos de fotocopiado, servicio de fotocopiado, servicio de outsorcing de fotocopiado, servicio integral de fotocopiado, alquiler, arriendo de equipos de fotocopiado. - Fecha de celebración o ejecución del contrato: A partir del 1 de enero de 2005 hasta la fecha de cierre de la convocatoria. No se considerarán aquellos que hayan sido suscritos con fechas anteriores. - Valor del contrato: La sumatoria de las un (1) certificación debe ser igual o superior al 100% del valor del presupuesto estimado para el presente proceso. - Valoración del Cumplimiento del contrato. El contrato debe haberse terminado y su ejecución calificarse como buena, satisfactoria, excelente o con otra expresión que demuestre el cumplimiento del mismo. En el caso de certificaciones correspondientes a uniones temporales o consorcios, cada uno de los integrantes debe acreditar el cumplimiento de por lo menos un (1) contrato con el lleno de requisitos establecidos en este numeral. Cuando el contrato que se somete a calificación corresponda a un consorcio o unión temporal, el oferente deberá acreditar el cumplimiento de todos los requisitos señalados en el presente numeral. No se tendrán en cuenta las certificaciones que acrediten contratos que se encuentran en ejecución, los que no se relacionen con el objeto del proceso de la presente convocatoria, ni las relaciones de contratos, copia de los contratos por sí solos, copia de facturas, actas de recibo, de liquidación o aquellas certificaciones cuyo cumplimiento está por debajo del presupuesto oficial. La Entidad se reserva el derecho de verificar la información suministrada por los oferentes. Si se advierten discrepancias entre la información suministrada y lo establecido por la Entidad, la propuesta será rechazada. La Entidad tendrá en cuenta como factor de escogencia y será objeto de verificación de cumplimiento como requisito habilitante para la participación en el proceso de selección, las condiciones de experiencia y cumplimiento de los proponentes, las cuales no otorgan puntaje y solo se verifican como CUMPLE o NO CUMPLE. 5. ANÁLISIS Y ASIGNACIÓN DE RIESGOS: Para la presente contratación, la entidad estima que no se tipifican riesgos previsibles diferentes a los cubiertos por los amparos de la garantía de cumplimiento. En consecuencia, para dar cumplimiento a lo dispuesto en el numeral 6 del artículo 3 del decreto 2474 de 2008, al no encontrar riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato, no se hace necesario estimar su incidencia económica ni asignar a cargo de quien estarán. No obstante lo anterior, en la audiencia de análisis de los riesgos asociados al contrato, o en su defecto hasta la fecha límite prevista en el cronograma del proceso para la solicitud de aclaraciones, los posibles oferentes o interesados en participar en el proceso deberán manifestar a la entidad, teniendo en cuenta el conocimiento que tienen como expertos en su actividad ordinaria, la existencia de posibles riesgos asociados a la ejecución del contrato que puedan afectar el equilibrio económico del mismo de conformidad con lo expresado por el artículo 863 del código de comercio, según el cual, las partes deberán proceder de buena fe exenta de culpa en el periodo precontractual, so pena de indemnizar los perjuicios que se causen. En consecuencia, la entidad no aceptará reclamaciones relacionadas con circunstancias previsibles por el contratista que afecten dicho equilibrio económico y que no hayan sido manifestadas por el mismo en dicha audiencia o en tal plazo. NOTA: Debe entenderse que mecanismos contenidos en el contrato, permiten mantener las condiciones económicas y financieras existentes al momento de la presentación de la Propuesta por parte del Contratista y

4 consecuentemente, están diseñados para restablecer y mantener la ecuación de equilibrio contractual en los términos señalados en la Ley 80 de GARANTÍA ÚNICA DEL CONTRATO: Conforme lo establecido por el artículo 7 de la ley 1150 de 2007 y el Decreto 2493 de 2009 se exigirá: Cumplimiento, por un valor asegurado equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del mismo y por una vigencia igual a la del plazo de ejecución del contrato y cuatro meses más para la liquidación, contados a partir del perfeccionamiento del contrato, a favor del Municipio de Gachancipá. 6. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: Las siguientes son obligaciones del contratista que serán verificadas durante la ejecución del contrato por el interventor del mismo, así: Transportar las máquinas a las sedes del Palacio Municipal dispuestas por la Entidad ubicada en el Municipio de Gachancipá. Instalarlas y a ponerlas en funcionamiento. A suministrar el tóner y los repuestos para los equipos de fotocopiado por el termino de ejecución del Contrato de arrendamiento. A Efectuar mensualmente el Mantenimiento preventivo y a efectuar el mantenimiento correctivo según la necesidad que presenten los equipos. A capacitar a los funcionarios de la dependencia donde se instalen las máquinas fotocopiadoras. 7. OBLIGACIONES DEL MUNICIPIO: El Municipio tiene como obligaciones para con el oferente las siguientes: Ejercer la supervisión e interventoría del objeto contractual. Cancelar el valor pactado 8. CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR: Plazo ejecución estimado: Dos (2) meses o hasta agotar el presupuesto. La entrega, instalación y puesta en marcha de las máquinas fotocopiadoras deberá hacerse en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles a partir de la legalización del contrato. presupuesto oficial y fuente de financiación: El presupuesto oficial estimado es de CINCO MILLONES QUINIENTOS MIL PESOS MCTE ($ oo), incluido IVA, a razón de xxx centavos ($xx) por fotocopia y/o impresión. el cual se imputará al rubro , cuya denominación es Impresos y publicaciones, según certificado de disponibilidad presupuestal expedido por la Secretaria de Hacienda. El valor total de la propuesta (incluyendo IVA si a ello hubiere lugar) no puede exceder del anteriormente establecido como presupuesto oficial. Las propuestas que sobrepasen este valor incurrirán en causal rechazo. VIGENCIA Y PLAZO DE EJECUCION DEL CONTRATO: La vigencia del contrato será la del plazo de ejecución y cuatro (4) meses más para la liquidación, contados a partir de la firma del contrato. El plazo de ejecución será de un (1) mes y diecinueve (19) días contados a partir de la legalización del Contrato, o hasta agotar el presupuesto. FORMA DE PAGO: El MUNICIPIO DE GACHANCIPA, cancelará la suma resultante del contrato a celebrar de la siguiente forma: Mediante pago mensual, previa aprobación de la póliza de garantía, presentación del original de la certificación de cumplimiento a satisfacción expedida por el supervisor del contrato, la factura y/o cuenta de cobro correspondiente y la liquidación de fotocopias registradas en el mes respectivo y presentación de la certificación de pago a los sistemas de seguridad social en salud y pensiones y parafiscales. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES: Los proponentes no podrán encontrarse incursos dentro de alguna de las causales de inhabilidad, incompatibilidad, prohibición o conflicto de intereses para contratar a que se refiere la Constitución Política, el artículo 8 de la Ley 80 de 1993 y normas concordantes. El proponente declarará en la carta de presentación de la propuesta que no se encuentra incurso dentro de las causales. 9. REQUISITOS HABILITANTES O DOCUMENTOS NECESARIOS QUE DEBE ACOMPAÑAR LAS OFERTAS El oferente requiere adjuntar a la propuesta los siguientes documentos, en caso de: PERSONA NATURAL: Fotocopia de la cédula de ciudadanía. Fotocopia del certificado Judicial. Antecedentes disciplinarios / Procuraduría. Antecedentes Fiscales / Contraloría. Fotocopia RUT. Hoja de función pública, con soportes de Declaración de bienes y alimentos. Propuesta PERSONA JURIDICA: Fotocopia del certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio. Fotocopia del Registro Único Tributario. Certificado aportes parafiscales, salud y pensión expedido por el revisor fiscal. Fotocopia cédula de ciudadanía del representante legal. Fotocopia del certificado judicial. Fotocopia del certificado de antecedentes fiscales del representante legal. Fotocopia del certificado de antecedentes disciplinarios del representante legal. Propuesta. MARIA CONSUELO FIGUEROA OLANO

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