Cómo elaborar una memoria sostenible en 5 PASOS

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1 Cómo elaborar una memoria sostenible en 5 PASOS 64 Estrategia Financiera Nº 231 Septiembre 2006

2 [ ] Dirección Financiera La elaboración de informes sobre sostenibilidad empieza a ser una constante en las compañías. Sin embargo, la creación de memorias pertinentes y creíbles sobre cuestiones relacionadas con los resultados ambientales y sociales, además de los financieros, no es siempre sencillo para las pymes, Cristina García-Orcoyen Tormo Directora de la Fundación Entorno-BCSD España E l comportamiento ambiental y social es parte del valor de la compañía, y éste se ve incrementado con las políticas de Responsabilidad Social Corporativa. Uno de los grandes retos que se plantea es saber cómo comunicar esos logros. Desde 1997, Naciones Unidas, a través de su socio Global Reporting Initiative (GRI), tiene establecido un estándar para que las empresas puedan dar a conocer los indicadores de su gestión sostenible, incluyendo el aspecto económico, ambiental y social en el llamado informe o memoria de sostenibilidad. Hasta el momento, un total de ochocientas diecisiete empresas en todo el mundo han publicado un informe de sostenibilidad siguiendo estas directrices. Estas empresas pertenecen a sectores tan diversos como automóvil, farmacéutico, financiero, telecomunicaciones, transporte, energía o químico. En España son ya sesenta y dos empresas las que han elaborado sus memorias siguiendo este estándar. El uso de indicadores ayuda a la empresa a evaluar su comportamiento, identificar mejoras y poder contar con datos esenciales para la confección de informes enfocados a la comunicación, tanto externa como interna. Los resultados ambientales y sociales son parte del valor de la compañía; las empresas lo saben y por eso muchas optan por comunicarlos. Asimismo, las memorias se utilizan como herramientas de diagnóstico para la toma de decisiones o la evaluación de las demandas de los grupos de interés para redirigir sus estrategias. Por otra parte, disponer de un modelo consensuado permite que los informes sean comparables y que la sociedad en su conjunto pueda evaluar los esfuerzos de las organizaciones en informar de sus actuaciones económicas, ambientales y sociales de una forma integrada. LA RSC EN LA PYME El enfoque de gestión empresarial basado en la responsabilidad social corporativa y, con ello, la elaboración de memorias de sostenibilidad, ha ido introduciéndose en las empresas en la última década, pero principalmente y casi de forma exclusiva, lo ha hecho entre las grandes empresas. Microempresas y pymes encuentran importantes barreras para avanzar hacia el desarrollo sostenible, tales como la falta de recursos económicos y humanos y la carencia de conocimientos técnicos y herramientas, y la falta de beneficios tangibles. La pyme representa el 99,98% de los 19,3 millones de empresas de la Unión Europea; y en ellas trabajan casi 100 millones de europeos, esto es, dos tercios del empleo privado en Europa (66%). En España, las cifras para la pyme son igual de relevantes. En enero de 2004, el Directorio Central de Empresas (DIRCE) registraba empresas; de ellas, un 50,99% eran empresas sin asalariados; el 93,99% tenían entre 0 a 9 asalariados (microempresas); el 99,87% entre 0 a 249 (pyme) y sólo el 0,13% tenía 250 o más asalariados (grandes empresas). Asimismo, la pyme juega un papel importante como flexibilizador del mercado, porque, en temporadas de recesión, la destrucción de empleo es mucho menor gracias a su mayor flexibilidad. Y, en países desarrollados, las pymes son sinónimo de innovación, ya que a menudo deben seguir estrategias innovadoras y de mejora en la calidad en sus productos de cara a competir con las grandes compañías. Las pyme son semilleros de espíritu emprendedor, innovación y asunción de riesgos. Por ello, la pyme no puede dejar de lado la asunción de políticas de sostenibilidad y responsabilidad con su entorno ambiental y social. Es un reto para ella, y un plus para su negocio. Ficha Técnica AUTORA: García-Orcoyen Tormo, Cristina TÍTULO: FUENTE: Estrategia Financiera, nº 231. Septiembre 2006 LOCALIZADOR: 82 / 2006 RESUMEN: La correcta elaboración de una memoria de sostenibilidad puede ayudar a mejorar la gestión de la empresa. Siguiendo cinco sencillos pasos, las pymes de cualquier país o sector podrán manejar e identificar los riesgos y oportunidades actuales para su negocio, así como adquirir conocimientos básicos de las ideas y términos claves de la elaboración de esos informes. Este artículo ayuda a la pyme a identificar sobre qué informar, cuáles son los mejores canales para comunicar y qué significa alcanzar la sostenibilidad. El uso de indicadores ayuda a la empresa a evaluar su comportamiento, identificar mejoras y poder contar con datos esenciales para la confección de informes enfocados a la comunicación, tanto externa como interna. Asimismo, las memorias se utilizan como herramientas de diagnóstico para la toma de decisiones o la evaluación de las demandas de los grupos de interés para redirigir sus estrategias. DESCRIPTORES: Dirección financiera, Responsabilidad Social Corporativa (RSC), memorias de sostenibilidad, gestión sostenible, beneficios tangibles. Nº 231 Septiembre 2006 Estrategia Financiera 65 w

3 w QUÉ ES? Memoria de Sostenibilidad es el término utilizado para designar cualquier tipo de informe publicado por una empresa relacionado con sus resultados económicos, ambientales y sociales. Muchas empresas consideran que la mera publicación de informes financieros ya no es suficiente para satisfacer las diversas necesidades de información de los accionistas, clientes, las comunidades en las que se asientan y de otros grupos de interesados en el comportamiento de la empresa. Existen muchas fórmulas para informar sobre el grado de sostenibilidad de las actividades empresariales: mediante hojas informativas, comunicados de prensa, en reuniones y eventos, o utilizando informes clásicos impresos o publicados en la web. Las memorias se utilizan como herramientas de diagnóstico para la toma de decisiones o la evaluación de las demandas de los grupos de interés para redirigir sus estrategias Beneficios La elaboración de memorias de sostenibilidad ofrece una serie de ventajas de las que se benefician distintas áreas de negocio. Algunos beneficios son de carácter exclusivamente financiero, mientras que otros se relacionan con la satisfacción de los clientes o empleados. Su elaboración ayuda a las organizaciones a identificar sus riesgos actuales y potenciales y a actuar sobre ellos, consiguiendo ahorros de tiempo y dinero tanto a corto como a largo plazo. A medida que el público vaya conociendo los esfuerzos de una compañía, la fidelidad de los clientes y la credibilidad de esa empresa se van a incrementar sustancialmente. Además, la empresa podrá descubrir nuevas oportunidades al analizar en profundidad la operativa diaria para elaborar una memoria de sostenibilidad. El objetivo constante de las empresas es generar ingresos y adquirir o consolidar su ventaja competitiva, identificando nuevas oportunidades de mercado y anticipando los riesgos actuales y potenciales. Cuando una organización asume una perspectiva de sostenibilidad tomando en consideración cuestiones sociales, ambientales y económicas, puede beneficiarse también de ahorros y mejoras en términos de calidad del producto o rendimiento de los empleados. Al estudiar la mejora de los resultados económicos muchas organizaciones se fijan sólo en los aspectos financieros, tales como los costes de adquisición de bienes y servicios, gastos de personal o costes fiscales. Sin embargo, también es posible mejorar los resultados financieros actuando sobre cuestiones ambientales y sociales. La elaboración de memorias de sostenibilidad es una forma de identificar estos beneficios potenciales y traducirlos en resultados económicos. Contribuye al alcance de los objetivos empresariales estableciendo un proceso de mejora continua, basado en la fijación de objetivos y la medición del proceso. En definitiva, la elaboración de memorias de sostenibilidad le ayudará a adquirir ventaja competitiva. Las interacciones entre su organización y las empresas o los principales grupos de interés con los que se relaciona influyen en la forma en la que se procesan los riesgos y las oportunidades, por lo que juegan un papel importante en el éxito de su empresa. Así pues, la organización deberá centrase en elaborar memorias que sintonicen con los intereses sociales, ambientales y económicos de los grupos de interés. Esto ayuda a crear credibilidad, a establecer buenas relaciones y canales de comunicación sólidos, y a construir una imagen positiva de la organización. La elaboración de una memoria de sostenibilidad puede ser un elemento innovador y complementario de las actividades de comunicación que ya se hayan desplegado. Se debería realizar aprovechando la estructura de comunicación existente y mejorando las interacciones con los grupos de interés en la empresa. Alcanzar la sostenibilidad supone encontrar el equilibrio entre las necesidades económicas, ambientales y sociales actuales, sin comprometer los objetivos y proyectos futuros. En términos prácticos, todos los esfuerzos que se realicen contribuyen a la sostenibilidad de la empresa: mantener satisfechos a los empleados, contribuir al desarrollo socioeconómico de la comunidad, ofrecer productos y servicios de calidad a los clientes, mantener limpio el medio ambiente o tener un balance saneado. Ventajas La elaboración de memorias de sostenibilidad supone: Mejor acceso al capital, gracias a unas relaciones más estrechas y transparentes con su banco de referencia y con otros proveedores financieros. Conocimiento más claro de las necesidades de los clientes y mayor fidelidad hacia sus productos. Ideas para innovar en los productos o servicios, debido a que se observan las necesidades del cliente desde un ángulo diferente. Motivación para los empleados comprometidos con la obtención de los objetivos de la empresa. Ahorro de costes, gracias a un mejor rendimiento derivado del estudio detallado de los consumos de agua, energía y materias primas. 66 Estrategia Financiera Nº 231 Septiembre 2006

4 Menores costes de ajuste a nuevas normativas laborales o ambientales. Predicar con el ejemplo en relación con los compromisos adquiridos. Por ejemplo, sentir el orgullo de ser una empresa que demuestra su responsabilidad hacia sus empleados y la comunidad. Un sistema de alerta temprana para identificar los posibles riesgos ambientales, sociales o económicos a los que se puede ver expuesta la empresa o una herramienta de autodiagnóstico para los procesos internos. La empresa puede pensar que ya tiene en cuenta muchas cuestiones sociales y ambientales en su operativa cotidiana. Sin embargo, la elaboración de memorias de sostenibilidad puede ser de gran ayuda para hacer que esos esfuerzos sean mucho más visibles para los grupos de interés en una empresa. Sin duda alguna, iniciar este proceso va a suponer un coste en términos de tiempo y de dinero, pero a largo plazo acaba resultando una inversión rentable para la empresa. CINCO PASOS Una vez comentadas las razones por las que cualquier organización debería tener en cuenta la elaboración de memorias de sostenibilidad, ha llegado el momento de profundizar un poco más en qué y cómo informar. Paso 1. Prepárese El primer paso consiste en prepararse. La pyme debe conseguir apoyo, designar un coordinador del proyecto y establecer un plan y un calendario de trabajo. Sin duda, el proceso de elaboración de la memoria de sostenibilidad debe iniciarse designando a un coordinador y obteniendo el apoyo de otras personas dentro de la organización. A continuación, es necesario conocer el punto de partida. Aunque sea la primera vez que se elabora una memoria, es muy probable que no haya que empezar de cero. En cierta medida, la elaboración de memorias de sostenibilidad consiste en comunicar las actividades cotidianas de la empresa. Por ejemplo, la mayoría de las empresas: recogen datos sobre parámetros ambientales o sociales (volumen de emisiones, bajas por enfermedad, etcétera), contribuyen al desarrollo profesional de sus empleados mediante formación y educación, apoyan a organizaciones locales, tales como equipos deportivos o asociaciones, entre otros. Para la elaboración de una memoria de sostenibilidad, al igual que otros proyectos que afectan a la totalidad de la empresa, es necesario el apoyo de la dirección y/o de los propietarios, con el fin de garantizar la disponibilidad de tiempo, personal y los recursos económicos necesarios. Nº 231 Septiembre 2006 Estrategia Financiera 67 En esta primera etapa habrá que debatir el planteamiento general de la memoria. Los principios de elaboración juegan un importante papel en la tradición de la contabilidad financiera, guiando la elaboración de los estados financieros. De forma similar existe un conjunto de principios que ayudarán a la empresa en la elaboración de una memoria de sostenibilidad equilibrada y razonable. Estos principios se resumen en: transparencia y globalidad; exhaustividad, relevancia y contexto de sostenibilidad; y junto a ellos, neutralidad, comparabilidad y precisión, sobre los que se basan la calidad y la fiabilidad de la memoria. A estos se añaden los principios de claridad y periodicidad que rigen el acceso y la disponibilidad de las memorias. Y, finalmente, el principio de auditabilidad, que anima a que las organizaciones demuestren la fiabilidad del proceso de preparación de la memoria y de la información que contiene. Finalmente, en esta primera etapa, será oportuno establer un plan y un calendario de trabajo. Facilitará el seguimiento de todos los objetivos, taw

5 w El uso de indicadores ayuda a la empresa a evaluar su comportamiento, identificar mejoras y poder contar con datos esenciales para la confección de informes reas y fechas límite a lo largo del proceso. Un calendario puede proporcionar al equipo una orientación y una estructura, pero debe ser diseñado de forma flexible ya que es muy probable que posteriormente tenga que ser modificado. Paso 2. Planifique En segundo lugar, se establece la planificación. En esta etapa la organización tendrá que identificar los temas que incluirá en la memoria. Para ello, en primer lugar deberá revisar las actividades esenciales y las metas de su empresa. En este apartado, además de reflejar lo que ya está haciendo la compañía, deben considerarse las ideas y metas empresariales futuras. Se deben determinar los objetivos futuros, teniendo en cuenta los retos económicos, ambientales y sociales asociados con su desempeño empresarial. Y es el momento también de identificar los grupos de interés en la empresa y sus expectativas e iniciar el diálogo con ellos. Esto es, quién se ve afectado por mi empresa?, quién influye en mis actividades? Estas son las personas y entidades que tienen interés en la empresa y expectativas sobre su comportamiento. Conocer quiénes son y qué cuestiones les interesan ayudará a establecer la estructura de la memoria. A continuación, se recomienda identificar los temas a incluir en la memoria. Los indicadores están estructurados de acuerdo con una jerarquía de niveles establecida para ayudar a identificar rápidamente las cuestiones más importantes. De este modo, las dimensiones económica, ambiental y social forman el nivel superior de la estructura organizacional. La empresa podrá decidir los aspectos sobre los que informar en cualquiera de las tres dimensiones de la sostenibilidad. Tras haber identificado los aspectos a incluir en la memoria, el paso siguiente es establecer prioridades. En algunos casos puede resultar difícil satisfacer todas las necesidades de una vez. El objetivo debería ser equilibrar los deseos de información de los grupos de interés con lo que resulte práctico y viable incluir. También se puede alcanzar un compromiso entre lo que se necesita comunicar al día de hoy y lo que se puede intentar en el futuro. Finalmente, en este fase debe quedar fijado el ámbito temporal memoria anual, bienal, trimestral - y los límites de la memoria, de acuerdo a los objetivos de sostenibilidad de la empresa. Se deberían especificar los límites de la memoria en términos de la naturaleza de la información y de los datos que se vayan a incluir (divisiones, establecimientos, uniones temporales y filiales; productos y servicios; y países y regiones, cuando proceda). Paso 3. Evalúe Este tercer paso y el siguiente están relacionados con la evaluación y la comunicación. Dentro de estos dos apartados, se establece la necesidad de que la pyme mida sus esfuerzos con la ayuda de indicadores para tal efecto y que todo ello lo comunique, bien con una memoria o con una página web o trípticos, dependiendo de las posibilidades de cada una. En primer lugar, habrá que pasar de los aspectos a los indicadores cuantificables. Los indicadores de desempeño se dividen en dos grupos, indicadores centrales e indicadores adicionales, para facilitar el establecimiento de prioridades. a) Los indicadores centrales son empleados por la mayoría de las organizaciones que elaboran memorias de sostenibilidad. Son también aquellos relevantes para la mayoría de los grupos de interés. Por ejemplo, el indicador social LA7: Tasas de absentismo, accidentes laborales, días perdidos y número de víctimas mortales relacionadas con el trabajo (incluidos los trabajadores subcontratados). b) Los indicadores adicionales, desarrollados últimamente pero todavía no demasiado utilizados, suministran información a un reducido número de grupos de interés pero que son particularmente importantes para la organización que elabora la memoria. También son aquellos que se consideran susceptibles de pruebas adicionales para su posible consideración futura como indicadores centrales (por ejemplo, sobre prestaciones sociales a los empleados no exigidas por ley). En esta fase se llevará a cabo la recogida de información y datos, que luego aportarán respuestas a la empresa. Una vez recogida toda la información necesaria, habrá que pensar en cómo convertirla en una respuesta significativa para el indicador. Como principio general, se debe presentar la información en cifras absolutas y utilizar cifras relativas como información adicional para establecer el contexto o proporcionar una medida de la magnitud. Ofrecer únicamente cifras relativas puede enmascarar las cifras absolutas, lo que puede llevar a los lectores a confusión. Además de informar sobre el desempeño de la empresa, esta parte debería analizar los resultados, con el fin de identificar áreas susceptibles de mejora. 68 Estrategia Financiera Nº 231 Septiembre 2006

6 Identificar aquellos campos donde no satisface las expectativas de los grupos de interés es el primer paso para que pueda modificar sus actividades y mejorar su desempeño. De esta forma, quedarán también establecidos los objetivos de desempeño para el próximo año. La empresa debe ser realista, pero también ambiciosa. Paso 4. Elabore la memoria En función de la calidad de los resultados de los indicadores la empresa puede decidir cómo divulgarlos de la manera que mejor se ajuste al público objetivo. En esta fase, en primer lugar habrá que comprobar la calidad de los resultados de los indicadores. Si no resulta posible o adecuada la divulgación sobre algún indicador concreto, debería limitarse a explicar por qué se ha decidido no incluirlo en la memoria. Por ejemplo, debe explicar si carece de los procedimientos necesarios para recoger adecuadamente los datos, e indicar si prevé adoptarlo en el futuro. A continuación, han de elegirse los métodos de comunicación que se consideren más apropiados, teniendo en cuenta el público objetivo y los grupos de interés clave. Para llegar a los grupos de interés internos pueden ser suficientes algunos de los siguientes métodos: hoja informativa u octavilla, tablón de anuncios, reuniones (formales e informales), memorandos o correo electrónico. Para llegar a los grupos de interés externos puede optar por métodos de carácter más formal. Con frecuencia se utilizan publicaciones impresas o disponibles en Internet, pero además existen otros posibles canales, entre ellos: comunicados de prensa, hojas informativas o folletos, añadir una sección de sostenibilidad a la memoria anual, informes descargables desde Internet; o conferencias y charlas en ferias comerciales, congresos o eventos sociales. Una vez seleccionado el método o métodos de comunicación, habrá que decidir el contenido de la memoria, redactar los capítulos y trabajar en la estructura. En la redacción de la memoria ha de utilizarse un lenguaje simple y claro, ciñéndose a los hechos. La información debe ser consistente y los gráficos, tablas e imágenes pueden ayudar a transmitir mejor el mensaje. Los pasos siguientes serían ya la Nota: La Fundación Entorno (Consejo Empresarial Español para el Desarrollo Sostenible), trabaja desde 1999 en la promoción de la iniciativa GRI en nuestro país a través de diferentes proyectos. Entre ellos, destaca la elaboración de las versiones para España y Latinoamérica de la Guía para elaboración de Memorias de Sostenibilidad (ediciones 2000 y 2002); el desarrollo, junto con AENOR, de los protocolos de validación necesarios para la verificación de estas memorias, así como diversas acciones gratuitas de sensibilización y formación a más de 300 empresas sobre la materia. * Textos extraídos parcialmente del manual En cinco pasos!. Guía para comunicar políticas de responsabilidad social corporativa en las pymes ; una publicación presentado en España por BBVA e Iberdrola, con la colaboración de la Fundación Entorno y Deva Comunicación. revisión interna previa a la publicación, maquetación y publicación. Finalmente, se procederá a la difusión de la memoria. Paso 5. Mejore, siga avanzando Se insta a las empresas a presentarse a premios para obtener reconocimiento y que ésto redunde en la motivación de los empleados y que ayude en definitiva a seguir mejorando en materia de RSC. Una vez difundida la memoria, el trabajo aún no ha terminado. Deben recogerse los comentarios de los grupos de interés internos y externos para saber qué es lo que está bien y qué puede ser mejorado la próxima vez. Además, la empresa debe asegurarse de realizar una evaluación interna del proceso de elaboración desde el principio hasta el final. Pensando ya en la próxima memoria, deberían anotarse los aspectos e indicadores que a la empresa le gustaría incluir y las acciones necesarias. Además, durante el proceso de preparación de la memoria ha adquirido una valiosa experiencia que será de gran ayuda en años sucesivos. Es una buena práctica documentar brevemente algunos procedimientos clave para que se conviertan en procesos estandarizados y se integren en la rutina de funcionamiento de la empresa, con el fin de que la elaboración de la memoria requiera, año tras año, la menor cantidad posible de recursos. Otras cuestiones a considerar para posteriores memorias pueden ser el ampliar el ámbito de la memoria, y su verificación o aseguramiento. Como consejo final, se recomienda que el fin de un proceso de elaboración de la memoria se convierta en el inicio del siguiente. Mantener un ciclo de elaboración de memoria fluido garantiza, sin duda, la continuidad de los sistemas y de los canales de comunicación que se han establecido. 9 Nº 231 Septiembre 2006 Estrategia Financiera 69

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