Gestión Edificios Noviembre 2000

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1 Gestión Edificios Noviembre 2000

2 ÍNDICE INTRODUCCIÓN Objeto del mantenimiento. CONSIDERACIONES BÁSICAS Funciones técnicas. Sistema de Mantenimiento Integral. La documentación de final de obra y planos as built. ALCANCE Y METODOLOGÍA DE TRABAJO a) Manual de procedimientos para la Gestión Técnica y de Servicios. b) Libro del edificio. c) Programa informático. d) Colaboración Técnica Delegada. FUNCIONES Y ORGANIZACIÓN DEL ÁREA DE MANTENIMIENTO Modelos de organización en el área de explotación y mantenimiento. Nuestra propuesta. Funciones básicas, entre otras. 1

3 GESTIÓN AVANZADA DEL MANTENIMIENTO INTEGRAL EN LOS EDIFICIOS DE AGBAR Objeto del mantenimiento La finalidad básica de la unidad de Gestión de Edificios de Aguas de Barcelona, en lo sucesivo GE de AB, es garantizar que las diversas actividades que se realicen en los edificios se desarrollen a plena satisfacción, optimizando las prestaciones de uso, confort, seguridad e imagen para las que fueron concebidas y de optimización de consumos energéticos y gastos. Desde GE de AB, se considera que las características del parque inmobiliario de Aguas de Barcelona que han de gestionar y las prestaciones que deben ofrecer, justifica contar con el equipamiento necesario para obtener el fin descrito, ya sea directamente o con una colaboración técnica delegada cualificada y de confianza. El objeto del mantenimiento de los edificios es conseguir el buen estado de conservación de los elementos constructivos y el funcionamiento fiable y correcto de las instalaciones, asegurando al máximo su disponibilidad permanente y alargar su vida útil. Para alcanzar este objetivo, es necesario desarrollar un mantenimiento preventivo adaptado a las características de cada edificio y sus instalaciones, que comprenda los siguientes aspectos fundamentales: - Conducción o manejo correcto de equipos, efectuando los controles pertinentes y cumpliendo las normas básicas para su correcta conservación (limpieza, lubricación, etc.). - Inspección periódica de los elementos constructivos fundamentales y de instalación, para asegurar la detección precoz que pueda ser causa de desgaste o avería y su corrección, antes de que ésta llegue a producirse, así como para evitar roturas de servicio y anticipar situaciones potencialmente peligrosas. - Pruebas periódicas de funcionamiento de las instalaciones en general y específicamente las relacionadas con la seguridad, tales como los equipos de detección, alarma y extinción de incendios, para garantizar su disponibilidad real en caso emergencia. 2

4 También se debe considerar la abundante normativa de obligado cumplimiento que hay que respetar, así como la referente a la prevención de riesgos laborales y de consideración con el medio ambiente. Una adecuada actuación en el campo del mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones, contribuye significativamente a la rentabilidad de la inversión inicial efectuada. CONSIDERACIONES BÁSICAS Funciones técnicas En la actualidad, las instalaciones de los edificios deben estar comandadas, dentro de toda la gama de servicios con ella relacionados, por sistemas de gestión de mantenimiento y servicios integrales y de colaboración técnica delegada si es necesario, o directamente, con un minucioso sistema de control con información directa del mencionado sistema de gestión. En caso necesario es interesante contratar una serie de funciones delegadas para la colaboración técnica de gestión de edificios, que aporte conocimientos polivalentes en varias disciplinas necesarias y con participación, contando con el apoyo tecnológico e informático. Este tipo de colaboraciones con una finalidad técnica, es imprescindible basarlo desde la óptica de la flexibilidad, pero con un detallado y minucioso proceso que aporte todo tipo de procedimientos para que cada uno de los agentes intervinientes esté perfectamente informado de dónde está situado y cuál es su actividad concreta dentro del procedimiento. Todo ello evidentemente para lograr resultados óptimos. Esta flexibilidad permite acometer determinados objetivos puntuales como si se tratara de proyectos o inversiones, aportando los recursos necesarios para cada oportunidad. En el plan de actuaciones con GE de AB, los citados objetivos son especialmente intensos en la primera fase con mayor trabajo de desarrollo y puesta a punto, una vez consolidado el sistema, adaptado a las necesidades que los responsables de la unidad de Gestión de Edificios de Aguas de Barcelona facilitarán en gran medida, el conocimiento del edificio de información, tanto para gestores como para usuarios. Sistema de mantenimiento integral El estudio de las necesidades de mantenimiento por parte de los técnicos de GE de AB, contando con la colaboración de algunos especialistas como ya comentábamos, permite definirlas objetivamente en función del uso y características de cada tipología de edificio, obteniendo así un manual de mantenimiento básico adaptado a las necesidades reales, 3

5 que deberá ser conocido por mantenedores y usuarios. Estos últimos también y desde su implantación conocerán en detalle la actitud que generará el sistema. Destacamos la importancia de dedicar el esfuerzo necesario a la ejecución de un buen manual de mantenimiento básico, ya que es pieza fundamental para lograr una gestión homogénea y eficaz. Es donde se apoya un buen sistema de Mantenimiento Integral que equivale al patrimonio intangible de la propiedad. La funcionalidad del sistema de Mantenimiento Integral que se pone en marcha, permite las cuestiones siguientes: - Flexibilidad y adaptabilidad a diferentes tipos de edificios de Agbar. - Capacidad de centralizar la gestión de mantenimiento. - Facilidad de seguimiento por parte del responsable de operaciones de cada edificio. - Acceso para control central de GE de AB, emitiendo las directrices técnicas que sean necesarias. - Desglose de costes por partidas de mantenimiento preventivo, correctivo y otros. - Seguimiento histórico de las inversiones y su amortización. - Conexión con los sistemas de gestión de instalaciones y su control. - Control y optimización de los consumos en todos los servicios. - Conocimiento de otros trabajos ajenos a las instalaciones y su coste, etc. - Coordinar y definir la organización asignando las cargas de trabajo. - Elaborar un completo pliego de condiciones. - Seguimiento y control técnico-económico, etc. Es importante remarcar la utilidad que tiene para la propiedad el manual mantenimiento de implantación informática, flexible y capaz de centralizar homogéneamente esta gestión de en el conjunto del patrimonio inmobiliario, ejecutado en sus mantenimientos por GE de AB y que se puede aplicar a la totalidad de los edificios. 4

6 La documentación de final de obra y planos as built La documentación de final de obra y planos as built que constituye el "Libro del edificio", es fundamental para considerar una obra acabada y para hacer un exhaustivo trabajo de contenido e implantación del programa de mantenimiento definitivo. En los edificios antiguos, es necesario un mayor esfuerzo técnico-económico en cuanto a la recogida de información final y planos as built o su reconstrucción, para una completa y eficaz implantación informática. En los edificios recién construidos de próxima inauguración, la toma de datos es más asequible y su implantación informática no es fácil por falta de cultura técnica, pero también vale la pena el esfuerzo ya que se realiza una vez para siempre, cuidando de su actualización constante. En los nuevos proyectos de construcción, las características técnicas que deben constar en la ficha de cada elemento, pueden quedar determinadas desde los proyectos y la instalación, incluso con identificaciones individuales que facilitan el control del inventario y otras aplicaciones. La obtención de documentación de final de obra y planos as built es prácticamente automática y requiere menos esfuerzo. ALCANCE Y METODOLOGÍA DE TRABAJO La colaboración con la unidad de Gestión de Edificios de Aguas de Barcelona con la Ingeniería de Mantenimiento y los últimos usuarios, se ha centrado en las siguientes áreas: a) Manual de procedimientos para la gestión técnica y de servicios. b) Libro del edificio. c) Programa informático. d) Colaboración técnica delegada. a) Manual de procedimientos para la Gestión Técnica y de Servicios. Es conveniente establecer un proyecto para la aplicación del manual de procedimiento, para la Gestión Técnica y de Servicios de carácter genérico para la organización del servicio de mantenimiento y criterios de explotación de las diferentes infraestructuras de los edificios de Agbar. Se trata de constituir un método homogéneo de conservación particular de Agbar que permitirá obtener fácilmente los análisis necesarios para la toma de decisiones y de conclusiones encaminadas a la optimización y fiabilidad de la actividad de mantenimiento. 5

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10 b) Libro del edificio Los trabajos ya se han iniciado con la contratación de los servicios de ingeniería para gestionar la recogida de toda la información de la obra civil e instalaciones, que debe entregar la empresa constructora y las empresas instaladoras que han realizado la obra y su validación, para los edificios de Gavà, Cornellà Can Serra en Barcelona y Príncipe de Vergara en Madrid. Las fases de estos trabajos son: a) Consensuar con GE de AB el nivel de detalle y formato del "dossier final de obra". b) Preparación del guión de solicitud de documentación a contratistas. c) Seguimiento y obtención de documentación. d) Revisión de la documentación existente. e) Organización y "montaje" de la documentación. Por tratarse de un trabajo de recopilación fundamental, del que depende la bondad de los trabajos posteriores que han de soportarse en la información completa y fiable obtenida, y al no existir ni la costumbre, ni la cultura y a veces ni la capacidad para preparar la documentación referente a la obra civil, elementos constructivos, equipos e instalaciones, se ha estimado, para cada edificio antiguo o de reciente construcción, una dedicación de tiempo y presupuesto importante. c) Programa informático El objetivo es disponer de una herramienta capaz de organizar técnica y administrativamente la actividad de mantenimiento. Implantación del sistema informático MANTTEST 5.0 para su explotación. Esta herramienta contendrá los elementos e indicadores necesarios para establecer un procedimiento adecuado de control de la gestión del mantenimiento, programas compatibles con las nuevas aplicaciones de gestión que se han previsto instalar en Aguas de Barcelona en un futuro próximo, fundamentalmente en el volcado de datos. Esta herramienta está orientada en torno a los equipos existentes en el edificio, sobre los cuales se puede generar un planning de mantenimiento preventivo, así como llevar un control de los diferentes trabajos también en el correctivo que se efectúen durante la vida útil del equipo. El planning de mantenimiento preventivo lo genera automáticamente la aplicación a partir de las operaciones y los recursos humanos o materiales asignados a cada uno de los equipos. Este planning se genera para todo un año, aunque es posible la creación de órdenes de forma manual una vez iniciado. Veamos ejemplos gráficos al respecto. 9

11 RECURSOS EQUIPOS ÓRDENES DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO PERIODICIDADES 10

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13 También existe la posibilidad de dividir el edificio en las zonas que se crean oportunas. Una vez definidas, se puede especificar el número de equipos que hay en cada una, facilitando de esta forma su localización. Estas zonas pueden identificarse mediante un plano creado en una aplicación CAD. La instalación se efectuará en las oficinas designadas como control central para la gestión y permitirá la sucesiva incorporación de los edificios de la organización, donde se requiera el conocimiento de la información. Es necesario, para su completa efectividad, que la aplicación informática que sirva de soporte al manual y a la gestión homogénea del mantenimiento, sea patrimonio de la propiedad y se adapten a ella las empresas terceras, dirección técnica, mantenedores o empresas subcontratadas. d) Colaboración técnica delegada Se trata de establecer, en los casos necesarios, un servicio de colaboración técnica delegada, para que de forma homogénea y bajo una sola dirección técnica de GE de AB, se garantice la explotación del sistema de gestión y su actualización, mantenimiento, control del estado de atención, correcto funcionamiento, rendimiento y consumos de todos los equipos, instalaciones, elementos constructivos de la infraestructura y otros servicios de los edificios y su optimización. IMSI asume, por delegación de GE de AB, las funciones de la gestión que se le asignen, proponiendo para su selección, por cuenta de GE de AB, a las empresas externas que ejecutarán las operaciones y los servicios necesarios en los edificios e instalaciones de los inmuebles en que actúe, previo detallado estudio técnico-económico para que resulte de la relación precio-calidad la más conveniente. Para la colaboración con la dirección delegada que IMSI pretende establecer con GE de AB, es importante que exista una relación de confianza, ya que la intervención se realizará desde la óptica de la propiedad en todas aquellas tareas y controles que optimizarán los resultados. 12

14 FUNCIONES Y ORGANIZACIÓN DEL ÁREA DE MANTENIMIENTO La posibilidad de colaboración con GE de AB de una cooperación técnica delegada, al disponer ésta de un equipo de técnicos especializados que asuma las funciones delegadas de gestión para velar por los intereses de la propiedad, es efectiva su subcontratación para obtener resultados adecuados. En la estructura funcional del área de actuación de mantenimiento y gestión de instalaciones, intervienen: FUNCIONES DE DIRECCIÓN FUNCIONES DE GESTIÓN FUNCIONES DE EJECUCIÓN FUNCIONES DE USO Y COORDINACIÓN Para los modelos de organización de estas funciones, definiremos nuestra propuesta y se descubrirán las funciones básicas a título enunciativo para centrar conceptos. Modelos de organización en el área de explotación y mantenimiento. Las tres funciones necesarias de dirección, gestión y ejecución en el área de actuación de la explotación y mantenimiento de activos inmobiliarios, pueden articularse de muchas formas. Se detallan a continuación las siguientes: FUNCIÓN DIRECCIÓN GESTIÓN EJECUCIÓN A) ACTORES Propiedad G E Propiedad G E Contratista B) ACTORES Propiedad G E Contratista Contratista C) ACTORES Propiedad G E Ingeniería de Mantenimiento Contratista D) ACTORES Propiedad Usuario Propiedad Usuario Contratista 13

15 Las funciones de dirección deben recaer en la propiedad o sus representantes y en caso de delegarse la gestión total o parcialmente, no tiene que tener nada que ver con las empresas ejecutoras. La organización La ingeniería de mantenimiento debe dar el apoyo tecnológico necesario y actuar con absoluta independencia con respecto a los contratistas, defendiendo los intereses de la propiedad, proponiendo las mejores soluciones técnico-económicas y actuando con un interés fundamentalmente profesional, para conseguir los mejores resultados a corto y largo plazo en beneficio de la propiedad. La unidad de Gestión de Edificios de Aguas de Barcelona debe dirigir, organizar, coordinar y controlar todas las funciones y trabajos de mantenimiento que ejecuten empresas externas especializadas, garantizando la aplicación rigurosa del Plan de Mantenimiento desarrollado, manteniéndolo al día, dentro del marco de normativas de obligado cumplimiento. El establecimiento de los pliegos de condiciones con criterios objetivos de selección, comportará adjudicaciones, intervendrá en el control económico y optimización de consumos energéticos y atenderá las cuestiones que encomienden los representantes de la propiedad de la unidad de Gestión de Edificios de Aguas de Barcelona. Dentro de la aplicación como elemento nuevo se producen las siguientes funciones: Dirección Unidad de Gestión de Edificios de Aguas de Barcelona. - Elaborar el presupuesto general. - Señalar y elegir los objetivos cuantitativos, los objetivos cualitativos y estándar de calidad que le propone el colaborador técnico delegado. - Decidir las inversiones y aprobar los presupuestos de mantenimiento, reparaciones, sustituciones y de control de calidad. - Analizar los informes de trabajos y estado de las instalaciones. - Controlar la labor del colaborador técnico delegado. 14

16 Gestión Ingeniería de mantenimiento. - Representación técnica delegada en la propiedad cuando se requiera. - Preparar pliegos de condiciones, concursos, proponer adjudicatarios, organizar, coordinar y controlar a las empresas contratistas. - Coordinar la ejecución de los trabajos de mantenimiento preventivo, correctivo y otros servicios asociados a los inmuebles. - Actuar en la gestión de las infraestructuras e instalaciones de acuerdo con el marco legal vigente y velar por el cumplimiento de prevención de riesgos laborales. - Explotación del Programa de Mantenimiento Preventivo de cada infraestructura. - Informar periódicamente a la Propiedad del estado de las infraestructuras. - Optimizar los sistemas actuales de explotación, consumo y contratación de suministros en las mejores condiciones que permita la legislación actual. Ejecución Industriales Contratistas. Funciones: Llevar a cabo los trabajos contratados bajo la coordinación de la dirección técnica y control por parte del gestor técnico delegado. Coordinación Usuario del edificio. - Comunicación de anomalías. - Creación de partes de trabajo de mantenimiento (cíclico) a través de la aplicación. - Contestación de partes realizados. - Creación de partes de trabajo de mantenimiento correctivo. - Aceptación de pagos (albaranes) respecto a informes de GE de AB. - Coordinación estadística con GE de AB de resultados de información de la aplicación, confección plan de obras próximo ejercicio. - Estudio de gastos extraordinarios de imprevistos. - Comunicación cíclica de resultados comentados con GE de AB respecto de la bondad de los mantenimientos. 15

17 BIBLIOGRAFÍA Escola Sert. El manteniment dels edificis. Vol 1. 1ª ed. Barcelona, GRAUS, Ramon; CARTAÑÁ, Carles. "El Manteniment d'edifcis a l'ensenyament universitari". El noticiari. Barcelona, núm. 1ª quinzena de juliol 2000, p.12. IMSI, Ingeniería de Mantenimiento y Servicios Integrales. Colaboración Técnica Delegada para la Gestión de Mantenimiento. Barcelona, Jornadas Internacionales de Mantenimiento y Gestión de los Edificios: Les diagnostics d'immeubles. Association Apogée. Barcelona, MODREGO, Miquel. "El Manteniment dels edificis". El noticiari. Barcelona, núm. 1ª quinzena de maig 2000, p

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