Checklist para la observación de inventarios físicos

Transcripción

1 Checklist para la observación de inventarios físicos Nombre de la compañía Subsidiaria o división Localización o departamento Fecha(s) de toma de inventario 28 y 29 de Agosto de 2010 Fecha(s) de observación 28 y 29 de Agosto de 2010 Representante(s) Representantes del cliente a cargo del inventario (o departamento) Patio de rollos fabrica de cajas Contacto para los asuntos surgidos durante la observación (nombre y teléfono) Descripción de consideraciones específicas sobre planificación (p.ej. diferencia tolerable para los ítems que se miden por peso, nivel de diferencias en los recuentos que podría no considerarse significativo vs. solicitud para que la compañía realice un nuevo recuento, etc.). Senior de Auditoría No hay diferencia tolerable para los ítems que se miden por peso. No hay nivel de diferencias para segundo conteo. Objetivos: La observación del inventario físico tiene como objetivo determinar que (1) el inventario eiste realmente, (2) los métodos de toma de inventario son efectivos para obtener conteos eactos y (3) el inventario está en condiciones de ser utilizado y vendido en el curso normal de los negocios (es decir, no está dañado ni es obsoleto). Aserciones: E/O (Eistencia/Ocurrencia), C (Integridad), V/A (Valuación/Imputación), CO (Corte) Instrucciones Este checklist se refiere a la información obtenida y las técnicas de auditoría habitualmente empleadas durante la observación del inventario físico, incluyendo pruebas de los registros de inventarios permanentes. El checklist no es una lista ehaustiva de consideraciones para todas las observaciones, sino que debe complementarse con procedimientos adicionales toda vez que sea apropiado. Algunas preguntas pueden no ser apropiadas para determinadas observaciones. Las preguntas no aplicables deberán designarse como N/A. Toda respuesta "no" deberá eplicarse en un documento adjunto referenciado a la pregunta respectiva. Este checklist deberá ser preparado por el representante responsable por una localización o departamento y ser completado antes de partir de la localización en la que se realiza el inventario.

2 Descripción general de los inventarios (marcar aquello que sea aplicable): Tipos de inventarios Materias primas Productos en proceso Productos terminados Mercadería mayorista y/o minorista Otros (p.ej. insumos, repuestos, etc.) Categorías especiales de inventarios (si la respuesta es "sí", obtener los detalles para el seguimiento de auditoría): En el establecimiento - Mercaderías facturadas y no despachadas Mercaderías recibidas y no facturadas Inventarios de propiedad de terceros Consignaciones Sí No Fuera del establecimiento - Mercaderías en tránsito a clientes Mercaderías en tránsito de proveedores Inventarios en poder de terceros Consignaciones Clases especiales de inventarios: Obsoletos Eceso de eistencias ( overstock ) Lento movimiento Pedidos especiales Dañados Discutir con el personal del cliente y describir los detalles para cualquiera de las clases mencionadas anteriormente: N/A 2

3 Instrucciones para la toma de inventario 1. Obtener lo siguiente: a. Nombres de las personas que prepararon y aprobaron las instrucciones. b. Fecha y hora de la toma de inventario. 28 y 29 de Agosto de Inicia a las 7:00am. c. Nombres de las personas responsables de supervisar la toma de inventario. 2. Se prepararon instrucciones escritas adecuadas para cada fase de los procedimientos de inventario físico? (describir los asuntos observados, si hubiera alguno.) Considerar lo siguiente al evaluar si fueron adecuadas: a. Planes para coordinar y segregar el inventario, incluyendo las precauciones adoptadas para liberar o despejar el inventario de productos en proceso a los puntos de corte. b. Disposiciones para el control de la recepción y despacho durante el período de toma de inventario y, si la planta no cierra, disposiciones para el manejo de los movimientos del inventario. c. Instrucciones para registrar la descripción de los ítems y la manera en que se determinarán las cantidades (p.ej. recuento, peso, grado de avance de los productos en proceso, u otra medida). d. Instrucciones para identificar los ítems obsoletos, dañados y de lento movimiento. e. Instrucciones para el uso de tarjetas de inventario o planillas de recuento (incluyendo su distribución, recolección y control). Véase programación del inventario en Lotus Notes f. Planes para determinar las cantidades en localizaciones eternas. Evaluado Satisfactoriamente g. Instrucciones para la revisión y aprobación de los recuentos de inventario por los jefes de departamento u otro personal de supervisión. h. Instrucciones para determinar que el contenido empaquetado coincide con la descripción del inventario. i. Instrucciones para que los ítems de inventario sean recontados por personas distintas de las que efectúan los conteos originales. Procedimientos de inventario físico Sí 3. El personal de la compañía siguió las instrucciones para el inventario? No N/A 4. Los ítems de inventario fueron dispuestos en forma ordenada antes del inventario para facilitar el recuento? 5. Se segregaron correctamente los tipos diferentes, categorías y clases especiales de inventarios a fin de facilitar la adecuada inclusión/eclusión del recuento físico? Observaciones: Procedimientos de conteo de inventarios Sí No * N/A 6. Fueron los equipos de conteo supervisados adecuadamente? Toda respuesta "no" deberá eplicarse en un documento adjunto referenciado a la pregunta respectiva. 3

4 7. a. Se asignaron equipos de conteo a ítems por los cuales son responsables normalmente? b. De no ser así, los equipos estaban familiarizados con el inventario? 8. Quienes realizaron el conteo actuaron de manera sistemática y ordenada? 9. Habrá alguna persona que compare posteriormente los conteos con los registros permanentes e investigue las diferencias? 10. a. Fueron los recuentos controlados o fueron los ítems de inventario recontados por personas distintas de las que efectuaron los conteos originales? b. Se les negó la referencia a los conteos originales? 11. Fueron todas las cantidades determinadas mediante conteos físicos reales? (De no ser así, describir el método utilizado para estimar las cantidades.) 12. Fue el grado de avance de los productos en proceso determinado y registrado de manera apropiada? Comentarios: 13. Si se realizó un conteo preliminar de parte del inventario, fueron las altas y bajas posteriores indicadas en las tarjetas, o fueron controladas de manera efectiva mediante otros procedimientos? 14. Se utilizaron y contabilizaron tarjetas de inventario o planillas de conteo prenumeradas? De no ser así, contactar inmediatamente a un miembro más eperimentado del equipo de trabajo (senior o gerente) para determinar cómo se obtendrá el control de la tarjeta o planilla de conteo el contenido empaquetado con la descripción del inventario? 15. Se cotejó el contenido empaquetado con la descripción del inventario? Procedimientos de corte 16. Incluyeron los procedimientos del cliente la acumulación de información de corte? 17. Se suspendió la producción durante la toma de inventario? (De no ser así, describir los procedimientos utilizados para controlar el movimiento de materiales.) Sí No * N/A 18. Se suspendieron las operaciones de despacho y recepción durante la toma de inventario? (De no ser así, describir los procedimientos empleados por la compañía para asegurar que haya un corte eacto.) 19. Se segregaron adecuadamente los ítems en las áreas de despacho y recepción entre aquellos que estarán sujetas al inventario y los que no lo estarán? 4

5 20. Si la compañía posee más de una localización de inventarios, describir los procedimientos para contabilizar la recepción y despacho entre los distintos sitios durante el período del inventario. Obsolescencia y salvaguarda Sí No * N/A 21. Fueron los ítems obsoletos, discontinuados, dañados, ecedentes o de lento movimiento designados en las tarjetas/planillas de conteo? Describir brevemente los procedimientos de la compañía para identificar dichos ítems 22. Se observó algún asunto en la salvaguarda física de los ítems de inventario por parte de la compañía? Describir brevemente cualquier asunto identificado (ver documento adjunto). Procedimientos de recuento Sí 23. Se observaron efectivamente los procedimientos de conteo y registro? 24. Se realizaron recuentos independientes y fueron enumerados en los papeles de trabajo? Referencia cruzada a los recuentos. 25. a. Se identificaron diferencias como resultado de nuestros recuentos? De ser así, debemos determinar y documentar la naturaleza y causa de cada diferencia y el efecto de dicha diferencia en la naturaleza, oportunidad y alcance de nuestros procedimientos de auditoría. No N/A b. Si se observaron diferencias considerables de recuento, o diferencias menores en una cantidad que es más que relativamente escasa, debemos determinar si será necesario que realicemos recuentos adicionales, o si el personal de la compañía deberá recontar las áreas involucradas. En estas situaciones, el miembro responsable por el inventario físico deberá considerar contactar al senior, gerente o líder del trabajo mientras se encuentre en la localización donde se efectúa el inventario físico a fin de acordar un curso de acción apropiado. c. De ser aplicable, revisamos posteriormente el o las áreas recontadas antes del cierre del inventario? 26. Se realizaron pruebas para determinar si se registraron correctamente la descripción del inventario, el grado de avance y la unidad de medida? Describir brevemente. 27. Se realizó una revisión para verificar que todos los ítems habían sido identificados con tarjetas o contabilizadas de otro modo? (Describir brevemente nuestros procedimientos si la compañía no utilizó tarjetas.) Toda respuesta "no" deberá eplicarse en un documento adjunto referenciado a la pregunta respectiva. 5

6 28. Si se utilizaron planillas de conteo de inventario, seleccionamos algunos de nuestros recuentos desde el piso y algunos desde las planillas de conteo? 29. Si había eistencias en cantidades considerables de materiales empaquetados y sellados, eran empaquetados por el proveedor? Comparamos el contenido con la descripción de algunos paquetes (por lo menos para los ítems más valiosos)? Contactar al gerente de auditoría inmediatamente si estamos limitados en nuestros procedimientos de prueba de los materiales empaquetados por el proveedor. 30. En caso de productos empaquetados por la compañía, comparamos el contenido con la descripción para algunos paquetes (por lo menos para los ítems más valiosos)? Contactar al gerente de auditoría inmediatamente si estamos limitados en nuestros procedimientos de prueba de los materiales empaquetados por la compañía. NOTA: Se identificaron dos referencias que no tenían visible la referencia. 31. Si toda o parte de nuestra observación representa una prueba de los registros permanentes de la compañía, describir brevemente los procedimientos y controles de la compañía que aseguran la eactitud e integridad de dichos registros y completar lo siguiente: a. Hemos seleccionado algunos de nuestros recuentos desde el piso y algunos desde los registros permanentes? b. Fueron todos nuestros recuentos conciliados con los registros permanentes? c. De no ser así, eiste suficiente información en nuestros papeles de trabajo para permitir que se realice dicha conciliación en una fecha posterior? d. Hemos revisado los registros permanentes e investigado los ajustes por cantidades importantes? 32. Se comparó la información de corte enumerada en este checklist con la registración correspondiente en los registros permanentes? Comprendió nuestra observación todos los inventarios de los cuales es responsable esta localización? (De no ser así, comentar acerca de los ítems mantenidas en otras localizaciones y los montos estimados, incluyendo las consignaciones.) 33. Describir nuestros procedimientos para determinar que no se agregan ítems de inventario con posterioridad a nuestros procedimientos de observación (p.ej. obtener un listado de los números de tarjetas de inventarios utilizadas, obtener una copia de las planillas de conteo de inventarios o indicar la cantidad de ítems en cada planilla de conteo). Realizar la referencia cruzada a nuestra documentación y pruebas de control de tarjetas (o de planillas de recuento). 34. Hemos discutido el tema de la obsolescencia, los ítems de lento movimiento o dañados y otros ítems invendibles con los empleados de producción de la compañía? 6

7 35. Hemos preparado una lista de todos los ítems significativos de inventarios obsoletos o de lento movimiento identificados durante nuestra observación (incluyendo los nombres o empleados con quienes se discutió acerca de esos ítems)? NOTA: Ver reporte aneo de los inventarios obsoletos Información de compilación 36. Si las cantidades recontadas se convertirán a una unidad de medida diferente en el listado final de inventarios, hemos obtenido suficiente información para probar la conversión? 37. Estarán disponibles los detalles de los conteos combinados de la compañía al momento de comparar nuestros recuentos con el listado final de inventarios? (De no ser así, describir cómo podemos conciliar nuestros recuentos con el listado final.) 38. Hemos obtenido o efectuado arreglos para obtener todos los informes necesarios para el seguimiento? Sí No * N/A Otros 39. Documentar cualquier asunto de control identificado relacionado con los procedimientos de inventario físico de la compañía (ver documento adjunto). 7

8 Conclusión Basado en los resultados de mis observaciones, pruebas e indagaciones, estoy satisfecho de que los métodos de toma de inventario de la compañía son efectivos y que podemos depositar confianza en las aserciones de la compañía sobre las cantidades y condición física de los inventarios. Firma /29 de Agosto de

9 Datos sobre el corte Nombre del proveedor o cliente Recepción 4 Fecha N de referencia o descripción 1 Se incluyó material en el inventario? 2 Monto de la factura (de estar disponible) La transacción de las mercaderías se registró en el período correcto? 3 1 Describir la fuente de referencia. 2 Para las recepciones, tratar de localizar el material enumerado en este checklist y verificar que haya sido adecuadamente identificado con tarjetas (o adecuadamente segregado, en caso de no estar sujeto al inventario) a fin de responder esta pregunta. Su respuesta no debe basarse eclusivamente en las fechas de recepción tal como aparecen en los informes de recepción. Para los despachos, eaminar los documentos de despacho, p.ej. conocimientos de embarque. 3 Con posterioridad a la observación del inventario, obtener la factura del proveedor (recepciones) o la copia de la factura de la compañía (despachos) y comparar los documentos con los registros de la compañía a fin de responder esta pregunta. 4 Cuando se utilizan tickets prenumerados de recepción o despacho, tomar nota del último número y de cualquier número anterior no utilizado. Cuando no se utilicen tickets prenumerados, obtener información acerca de los diversos despachos y recepciones inmediatamente antes de la fecha del inventario. Deberá hacerse una lista de los camiones en el establecimiento y los vehículos en las plataformas de flete que contienen materiales entrantes o salientes, indicando el número de camión o vehículo, si está lleno o vacío, y si su contenido está incluido o no en el inventario. Nota: Véase corte de documentos en la documentación del inventario en Lotus Notes. 9

10 Documentación de los recuentos realizados y la evaluación de las diferencias (Template básico: puede modificarse para agregar cualquier información que sea apropiada, p.ej. localización, tipo de inventario, información del recuento, etc.) Instrucciones: Hacer doble click en el archivo adjunto. Cargar la información y al finalizar, hacer click sobre el botón Save en la planilla. Hacer click sobre la roja para cerrar o sobre File y luego "Close & Return" en el archivo de trabajo. Cualquiera de estas opciones grabará toda la información del documento Ecel en el archivo Word. Hacer click en el botón Save en el archivo Word al finalizar. 10

11 Control de tarjetas o planillas