INFORMÁTICA (PROC-INF-10)

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1 INFORMÁTICA (PROC-INF-10)

2 Vigencia : Página 2 de Objetivo PROCESO DE INFORMÁTICA Dar soporte evolutivo preventivo y correctivo, Configuración de Equipamiento Informático y redes de datos Administración central de la Corporación Municipal de Lo Prado., con el fin de proporcionar y mantener el soporte, la configuración del equipamiento, redes computacionales y software administrativo. 2. Alcances Considera la determinación del equipo necesario hasta la solicitud de requerimiento de reparación, mantención, instalación, soporte de equipamiento computacional, redes s, software informáticos y los respaldos computacionales de la Administración Central de la Corporación Municipal de lo Prado. Además, incorpora la actualización de bases de datos contra virus informático, etc. 3. Términos y Definiciones CONCEPTO Soporte Correctivo Soporte Preventivo Evolutivo Requerimiento Reparación Mantención DEFINICIONES Resuelve problemas que se le dan a los usuarios finales que usan diferentes Recursos informáticos (Software, Hardware). En las entidades municipales de la corporación municipal de lo prado. Se hace un seguimiento del funcionamiento a nivel de Hardware y software. Se establecen decisiones reales y efectivas para evitar posibles fallas y a su vez también evitar posibles quiebres del funcionamiento diario de los usuarios finales. En las entidades municipales de la corporación municipal de lo prado. Su objetivo final es llevar a cabo medidas en contra de la obsolescencia tanto del equipamiento computacional como de los sistemas informáticos. Adaptándolos a las nuevas tecnologías y a las necesidades finales de los Usuarios. Necesidad o solicitud realizada en la administración central de la Corporación Municipal de Lo Prado, para el normal funcionamiento de esta. Corresponde a la acción correctiva dejar en uso el aparato o artefacto. Corresponde a la acción de prevenir la ocurrencia de falla de un aparato o artefacto.

3 Vigencia : Página 3 de 17 Instalación Respaldo Computacional Dícese de la acción que se realiza tanto, su reparación o uso del aparato o artefacto; como para la puesta en marcha de un aparato o artefacto. Registro en un medio magnético bajo determinada programación Tal información será a través de servidores de archivos y los servidores de Bases de Datos estos serán vaciados a dos discos duros Externos. 4. Funciones y Responsabilidades Responsable del Proceso: Jefe de Unidad de. Jefe de unidad de. Responsabilidad: Administrar los recursos informáticos corporativos, asegurando la continuidad del servicio. Revisar periódicamente el estado del equipamiento tecnológico de la institución, coordinar y supervisar a los encargados de enlace de cada uno de los establecimientos educacionales. Finalmente, instalar y mantener las redes computacionales de la institución en las dependencias de la administración central de la corporación municipal Lo Prado. Técnico de Informática. Responsabilidad: Realizar la mantención, soporte y configuración de equipamiento informático, redes computacionales; así como la confirmación de la capacidad de los software informáticos para verificar la configuración y mantener su idoneidad con el uso previsto en la administración central de la Corporación Municipal de Lo Prado. 5. Diagrama de Flujo de proceso Informática: solicitud de requerimiento y solicitud de materiales

4 Vigencia : Página 4 de 17 ENTRADAS ACTIVIDADES RESULTADOS / NOTAS RESPONSABLES INICIO El jefe de la unidad de recibe mediante , Verbalmente, Teléfono u Oficio, requerimientos informáticos de la administración central de la corporación municipal de lo prado. Jefe de uniddad de solictud de requerimientos Solicitud de requerimiento a SI Programación de la atención De lo contrario la solicitud es ingresada a la planilla de registro de demandas y este prioriza los requerimientos en las siguientes categorías: CRITICO: este estado es de alto impacto ya que de no dar asistencia inmediata generara graves daños a la organización. URGENTE: este estado es de alto impacto ya que de no dar solución pronta generara graves daños al usuario. MEDIO: este estado es de bajo impacto ya que de no dar solución a la brevedad los daños son bajos para la organización. BAJO: este estado es de bajo impacto ya que de no dar solución a la brevedad los daños son bajos para el usuario. Jefe de uniddad de Planilla Excel NO requiere compra de insumos? Pizarra oficina SI Solicitar compra de insumos informáticos el encargado de es el cual verifica si requiere de algún suministro informático para el requerimiento, si es así este envía un correo a DAF para solicitar la autorización de compra de insumos. Jefe de uniddad de Solicitud de compra de insumos Analizar solicitud de compra Solicitud de compra de insumos DAF SI Llegaron productos solicitados? El jefe de la unidad de en conjunto con el equipo técnico, cotizan los insumos a comprar para realizar los trabajos que lo requieran. El jefe de la unidad de genera la solicitud de compra al DAF para su autorización, y este la envía al departamento de adquisiciones. Jefe de uniddad de NO Esperar llegada de materiales El jefe de la unidad de cuando llegan los materiales hace la recepción de estos al departamento de adquisiciones. B Guia de entrega de materiales A 2

5 Vigencia : Página 5 de 17 Continuación: ENTRADAS ACTIVIDADES RESULTADOS / NOTAS RESPONSABLES A B 2 Atención del requerimiento Sse constituye en el lugar de la solicitud y realiza el trabajo, se verifica que no quede nada pendiente y/o si hay un requerimiento nuevo. Este debe llenar orden de trabajo indicando lo realizado y anotando si hay trabajos pendientes, es importante que el responsable del requerimiento reciba con su firma indicando conformidad al trabajo realizado. La copia original de la orden de trabajo queda en poder de este. tecnico de Informática Orden de trabajo Orden de trabajo Entregar orden de trabajo el técnico encargado del requerimiento hace entrega de la segunda copia de la orden de trabajo al jefe de la unidad de para el cierre de esta en la planilla de requerimientos y abre un nuevo requerimiento si esta orden v iene indicada con trabajo pendiente. tecnico de Informática Finalización del requerimiento El técnico encargado del requerimiento archiva la última copia en archivador de órdenes para cierre de esta. tecnico de Informática Planilla Excel FIN

6 Vigencia : Página 6 de 17 Diagrama de Flujo de proceso Informática: inventario ENTRADAS ACTIVIDADES RESULTADOS / NOTAS RESPONSABLES Recepción de los equipos INICIO Identificación de los equipos el proceso de inventario en la totalidad de los equipos trabajados en laboratorio es el siguiente: se toma el detalle de Marca, Modelo, Procesador, Memoria, Disco duro, Grabador de DVD, Sistema Operativo, etc. Son etiquetados con un folio único y sello de garantía, los datos tomados de cada equipo son ingresados a planilla de inventarios ubicada en el computador del jefe de la unidad de. Técnico de informatica Planilla de invetario FIN Diagrama de Flujo de proceso Informática: respaldo informático ENTRADAS ACTIVIDADES RESULTADOS / NOTAS RESPONSABLES Respaldo de la informacion computacional de los ussuarios CMLP INICIO Respaldo de la información de los equipos informaticos de la CMLP los respaldo se realizan mensualmente los últimos días de cada mes y primeros días del mes siguiente, dichos respaldos contendrán los documentos de trabajo, correos electrónicos y bases de datos de cada uno de los usuarios de la administración central de la corporación municipal de lo prado, los respaldos se guardaran los últimos tres meses, estos discos estarán en poder del encargado de y el otro estará en la bodega de la oficina de adquisiciones. Técnico de informatica FIN

7 Vigencia : Página 7 de Descripción de las Actividades del proceso: Solicitud de requerimientos Etapa Descripción Evidencia 1 Solicitud de requerimientos: El jefe de la unidad de recibe mediante , Verbalmente, Teléfono u Oficio, requerimientos informáticos de la administración central de la corporación municipal de lo prado. Solicitud Trabajo de 2 Recibo, tramitación e ingreso a planilla: el encargado de es el cual verifica si requiere de algún suministro informático para el requerimiento, si es así este envía un correo a DAF para solicitar la autorización de compra de insumos. De lo contrario la solicitud es ingresada a la planilla de registro de demandas y este prioriza los requerimientos en las siguientes categorías: CRITICO: este estado es de alto impacto ya que de no dar asistencia inmediata generara graves daños a la organización. URGENTE: este estado es de alto impacto ya que de no dar solución pronta generara graves daños al usuario. MEDIO: este estado es de bajo impacto ya que de no dar solución a la brevedad los daños son bajos para la organización. BAJO: este estado es de bajo impacto ya que de no dar solución a la brevedad los daños son bajos para el usuario. Planilla Excel de requerimientos 3 Programación de la atención: El jefe de la unidad de hace una planificación diaria de los requerimientos diarios que hay por hacer. Estas pueden ser realizadas por los técnicos o por el encargado de según la disponibilidad y conocimientos. Pizarra oficina de encargado de 4 Atención del requerimiento: El técnico se constituye en el lugar de la solicitud y realiza el trabajo, se verifica que no quede nada pendiente y/o si hay un requerimiento nuevo. Este debe llenar orden de trabajo indicando lo realizado y anotando si hay trabajos pendientes, es importante que el responsable del requerimiento reciba con su firma indicando conformidad al trabajo realizado. La copia original de la orden de trabajo queda en poder de este. 5 Entrega orden de trabajo: el técnico encargado del requerimiento hace entrega de la segunda copia de la orden de trabajo al jefe de la unidad de para el cierre de esta en la planilla de requerimientos y abre un nuevo requerimiento si esta orden viene indicada con trabajo pendiente. Orden De Trabajo original en poder de usuario. Segunda copia de Orden de Trabajo 6 Archivar orden de trabajo: El técnico encargado del requerimiento archiva la última copia en archivador de órdenes para cierre de esta. Tercera y última copia de orden de trabajo

8 Vigencia : Página 8 de 17 Descripción de las Actividades del proceso: Solicitud de Materiales Etapa Descripción Evidencia 1 Cotización de insumos: El jefe de la unidad de en conjunto con el equipo técnico, cotizan los insumos a comprar para realizar los trabajos que lo requieran. 2 Solicitud de compra: El jefe de la unidad de genera la solicitud de compra al DAF para su autorización, y este la envía al departamento de adquisiciones. 3 Recepción de Materiales: El jefe de la unidad de cuando llegan los materiales hace la recepción de estos al departamento de adquisiciones Solicitud de Cotización por correo Guía de entrega de materiales

9 Vigencia : Página 9 de 17 Descripción de las Actividades del proceso: Inventario Etapa Descripción Evidencia 1 Chequeo de Hardware y Software: el proceso de inventario en la totalidad de los equipos trabajados en laboratorio es el siguiente: se toma el detalle de Marca, Modelo, Procesador, Memoria, Disco duro, Grabador de DVD, Sistema Operativo, etc. Son etiquetados con un folio único y sello de garantía, los datos tomados de cada equipo son ingresados a planilla de inventarios ubicada en el computador del jefe de la unidad de. Planilla de inventarios

10 Vigencia : Página 10 de 17 Descripción de las Actividades del proceso: respaldo informáticos Etapa Descripción Evidencia 1 Ejecución de los respaldos de computadores y servidores de la administración central de la corporación municipal de lo prado: los respaldo se realizan mensualmente los últimos días de cada mes y primeros días del mes siguiente, dichos respaldos contendrán los documentos de trabajo, correos electrónicos y bases de datos de cada uno de los usuarios de la administración central de la corporación municipal de lo prado, los respaldos se guardaran los últimos tres meses, estos discos estarán en poder del encargado de y el otro estará en la bodega de la oficina de adquisiciones. Discos duros externos en poder del encargado de y bodega de adquisiciones.

11 Vigencia : Página 11 de Control de registros Identificación Lugar /responsables Medio de Soporte Almacenamiento Protección Recuperación Tiempo de Retención Disposición Solicitud de Trabajo ( institucional) Oficina/encarg ado de Digital Digital/ (E- institucional )respaldo Computador encargado de, Escritorio, Microsoft Outlook Mensual Discos de respaldo digital ( Institucional) institucional (detalle de insumos requeridos) Oficina/encarg ado de Digital Digital/ (E- institucional )respaldo Computador encargado de, Escritorio, Microsoft Outlook Mensual Discos de respaldo digital ( Institucional) Planilla Excel Registro Demandas Informática 20xx Computador encargado Digital Carpeta digital respaldo Carpeta digital (computador de encargado unidad de ) Escritorio/inf ormática/20x x/registro demandas 20xx Anual Carpeta digital (computador de Jefe de unidad

12 Vigencia : Página 12 de 17 Clave Ordenado por Fecha Orden De Trabajo 2da Copia Oficina/encarg ado de impreso Archivador Oficina encargado de requerimient os Anual Oficina del encargado de Orden de Trabajo 3ra Copia Oficina De Técnicos/Encar gado de unidad de impreso archivador Oficina de de técnicos Informática ordenes de trabajo Fecha Número Correlativo Anual Técnicos / encargado de Respaldo Oficina de adquisiciones/e ncargado unidad de Digital Carpeta digital 2 discos duros externos Oficina de adquisiciones /disco duro externo en computador de encargado de adquisiciones /respaldos corporación/á reas xx mensual Oficina de adquisiciones y Encargado de unidad de Disco duro externo en poder de encargado de unidad de

13 Vigencia : Página 13 de Indicadores de Cumplimiento DESCRIPCIÓN INDICADORES: FORMULA DE CALCULO META ÁMBITO DIMENSIÓN SEGUIMIENTO Mide la cantidad de respaldos informáticos disco duro Primario (N de respaldos informáticos en servidor efectuados mes de las unidades criticas / total de unidades críticas) * % Producto eficacia Mensual Mide la cantidad de respaldos informáticos en disco duro externo (N de respaldos informáticos en disco duro efectuados mes de las unidades criticas / total de unidades críticas)* % Producto eficacia Mensual Mide la cantidad de solicitudes de Mantención de soporte informático (N de solicitudes de mantenimiento informático ejecutadas / N total de solicitudes de Mantenimiento informático anual.)*100 90% Producto eficacia Trimestral Mide el cumplimiento de las acciones preventivas en la mantención de los equipo (N de acciones realizada del plan preventivo / Total de acciones preventivas del plan )* % Producto eficiencia Marzo 9. Referencia No Hay 10. Anexo Anexo 1: Solicitud de Trabajo ( institucional) Anexo 2: institucional (detalle de insumos requeridos) Anexo 3: Planilla Excel Registro Demandas Informática Anexo 4: Orden De Trabajo 2da Copia Anexo 5: Orden de Trabajo 3ra Copia Anexo 6: Respaldo Anexo 7: institucional (detalle de insumos requeridos)

14 Vigencia : Página 14 de Aprobación y Control de los Cambios Fecha Modificaciones Responsable Fecha de aprobación de la modificaciones Responsable Fecha de la implementación de la modificación Responsable Responsable del proceso Secretario General Representante de la Dirección Firmas de los responsables. Versión Fecha Principales Puntos Resumen de Modificaciones Modificados Versión inicial Estandarizada Modificaciones a manuales de proceso obligatorios e incorporaciones de documentos faltantes Modificaciones a manuales obligatorios Modificaciones al método de análisis de causa de la no conformidad, Incorporación de cargos y funciones de los responsables de SGC, Modificaciones al manual de escucha activa, Modificaciones al formato de instructivo, Incorporación de las interrelación entre los procesos Modificaciones a tratamiento de no conformidad Modificaciones al manual de procedimiento de documentos y registros los criterios. Modificaciones al manual de acciones preventivas no se evidencia el registro de Análisis de causa. Modificaciones en el procedimiento de Producto No Conforme, Modificación mapa de proceso Objetivos de calidad

15 Vigencia : Página 15 de Revisión y actualización completa del Manual de la Calidad Plan anual de la revisión por la dirección Política de calidad Modificaciones al manual de auditoria interna Modificaciones de manual de calidad Modificaciones de manual de Control de documento y registro. Modificaciones Manual de Control de producto No conforme Modificaciones acta de revisión por la Dirección Modificación al manual de Formulación presupuestaria Modificaciones a revisión por la dirección Modificaciones al manual de rendiciones de educación Modificaciones al manual de salud Modificaciones a manual de rendición municipal Modificaciones al manual de RRHH Modificaciones al manual de compras Modificaciones al manual de Modificaciones al manual de servicio generales Registro de Modificaciones - En Registro de Modificaciones, se incorpora tabla para la identificación de los cambios en los documentos. En responsables se elimina el nombre y se deja estandarizado, en función del cargo Revisión y actualización completa del Manual de la Calidad - Modificación del Objetivo y campo de aplicación - Modificación de las Exclusiones del alcance del SGC - Modificación de la Política de Calidad y los objetivos - Modificación de la descripción del servicio - Complementación de los términos

16 Vigencia : Página 16 de Capítulo 2: Descripción de la Corporación Municipal de Lo Prado Estandarización de la versión N 7 del SGC por cambio de procesos y por cambio de ley Fagem Estandarización de la versión N 8 debido al rediseño organizacional Estandarización de la versión N 9 de los manuales de proceso debido al rediseño organizacional y estandarización del formato de los documentos del SGC N Estandarización de la versión N 10 de los manuales de proceso del SGC debido a auditoria externa de recertificación y estandarización del formato de los documentos N 4 y definiciones - Actualización del sistema de Gestión de la calidad - Revisión y actualización de la responsabilidad de la dirección - Modificación de la descripción de la gestión de los recursos - Complementación del proceso realización del servicio - Actualización de la descripción del proceso medición, análisis y mejora - Modificación de la aprobación y Control de los cambios Objetivos de la calidad Estructura Organizacional- Organigrama Modificaciones en la versión del manual de RRHH, Formulación Presupuestaria y Rendiciones de Educación Fagem. Modificaciones el manual de calidad ingresar las exclusiones, Modificaciones a todos los manuales de proceso por rediseño organizacional del SGC excepto conciliación bancaria y rendiciones de salud. Se elimina el proceso de rendiciones Fagen por decreto ley Se aclara la forma y el registros de las modificaciones en el manual de Control de documento y registros Modificaciones a los indicadores de en los manuales de procesos del SGC y cambio a formato a todos los documentos del SGC. (logo institucional) Cambio del formato del acta e mejoramiento, acta de revisión por la dirección, formato de informe de dueño de proceso, cambio en el formato de los manuales de proceso, actualización de los

17 Vigencia : Página 17 de 17 registro en todos los manuales, revisión de los flujos y actividades, modificación del manual de control de documentos y registros, cambio de la política, objetivos e indicadores e incorporación del formato de plan de acción.