RESERVACIONES ONLINE MANUAL DE REFERENCIA

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2 MÓDULO RESERVACIONES ONLINE Versión 3.0 MANUAL DE REFERENCIA National Soft de México

3 INDICE GENERAL 1. INTRODUCCIÓN ANTES DE COMENZAR REGISTRO AL SERVICIO CREACIÓN DE SU CUENTA DE RESERVACIONES ONLINE CREACIÓN DE SU CUENTA DE PAGOS EN LÍNEA CONFIGURACIÓN Y ACTIVACIÓN CAMBIAR SU CONTRASEÑA INFORMACIÓN DE SU HOTEL ESTABLECER MONTO A COBRAR EN GARANTÍA SUBIR INFORMACIÓN AL SITIO INDICAR AFILIACIÓN BANCARIA ACTIVAR EL SERVICIO EL SITIO DE RESERVACIONES ONLINE RESERVACIONES CATÁLOGOS EL PROCESO DE RESERVACIÓN PERSONALIZACIÓN DE LA PÁGINA E INTEGRACIÓN INFORMACIÓN DE SU HOTEL (ACERCA DE Y GALERÍA) FONDO DE LA PÁGINA COMBINACIÓN DE COLORES WIDGET PARA SU SITIO WEB... 34

4 1. INTRODUCCIÓN El módulo de Reservaciones Online ofrece un servicio para controlar y ofrecer reservaciones a través de Internet para mejorar la atención a sus huéspedes. Con el módulo de Reservaciones Online sus clientes podrán especificar las fechas de reservación, el tipo de habitación a reservar, el número de habitaciones, de adultos y niños por cada reservación desde un sitio web personalizado. El módulo de Reservaciones Online también permite controlar la actualización de información del servicio Web por medio de un monitor que conecta al servicio cada determinado tiempo con la finalidad de mantener la información actualizada en el sitio web. El servicio de Reservaciones Online tiene la capacidad de establecer una conexión web con el sistema de National Soft Hoteles a través de internet, permitiendo el intercambio de información entre el servicio de Reservaciones Online y National Soft Hoteles. La creación de una cuenta de usuario es necesaria para el acceso y administración del servicio. National Soft Hoteles debe configurarse para establecer la comunicación con el servicio de Reservaciones Online y efectuar el envío de información necesaria para el servicio de Reservaciones Online. En el sitio de Reservaciones Online, de igual manera que en National Soft Hoteles, se tiene que realizar la configuración del servicio, esta configuración es muy importante. La configuración del servicio consiste en almacenar información del hotel, configurar una cuenta para el pago en línea, configurar la zona horaria que será tomada para las actualizaciones de información y para brindar el servicio de Reservaciones Online ANTES DE COMENZAR Para poder activar el servicio de Reservaciones Online debe tener completamente configurado su sistema National Soft Hoteles. Asegúrese de tener su sistema National Soft Hoteles registrado, si no es así, registre su sistema antes de continuar. De igual manera verifique que tenga configurado correctamente sus temporadas y los días que corresponden a cada temporada, así como las tarifas por cada temporada. Más adelante podrá modificar, si así lo requiere, los precios de las habitaciones en los servicios destinados a Reservaciones Online. Alta de temporadas

5 Defina las temporadas que maneja su hotel o indique los precios en base a una sola temporada 2. REGISTRO AL SERVICIO 2.1. CREACIÓN DE SU CUENTA DE RESERVACIONES ONLINE El primer paso para habilitar el servicio de Reservaciones Online es crear una cuenta. Para ello debe ingresar al sitio oficial de Reservaciones Online y presionar el botón Regístrese. Se desplegará un formulario para darle de alta. Capture sus datos junto con el código de seguridad y finalmente presione el botón Registrar. Formulario de registro de Reservaciones Online

6 Una vez creada la cuenta, un mensaje de correo electrónico será enviado a la dirección que proporcionó en el registro, con una contraseña creada automáticamente por el sistema. Diríjase a la página principal, capture su correo electrónico y la contraseña que le fue proporcionada. Ingrese al sistema con su cuenta de correo y su contraseña En caso de perder su contraseña, puede recuperarla presionando el botón Olvidó su contraseña?. Recuperar su contraseña Un correo electrónico será enviado a su dirección de correo electrónico con los datos solicitados.

7 2.2. CREACIÓN DE SU CUENTA DE PAGOS EN LÍNEA El módulo de Reservaciones Online acepta pagos por PayPal, por lo que será necesario tener una cuenta activa o crear una cuenta nueva desde la página de PayPal i. 3. CONFIGURACIÓN Y ACTIVACIÓN Para ayudarle con el proceso de configuración del servicio de Reservaciones Online, al momento de ingresar al sitio se le proporcionará una serie de instrucciones. Usted deberá terminar cada paso del proceso de configuración antes de continuar con el siguiente CAMBIAR SU CONTRASEÑA Es importante, por motivos de seguridad, que cambie su contraseña antes de continuar con la configuración de Reservaciones Online. Al momento de ingresar por primera vez al sitio de Reservaciones Online se mostrará una ventana solicitando el cambio de contraseña. Ingrese una contraseña segura, confirme dicha contraseña y presione el botón Cambiar contraseña. Capture una nueva contraseña, antes de continuar Conserve su contraseña en un lugar seguro y tenga cuidado de no revelarla a personas no autorizadas.

8 3.2. INFORMACIÓN DE SU HOTEL Después de cambiar su contraseña se mostrará una página con información importante sobre el servicio de Reservaciones Online. Lea detenidamente esta información y presione el botón Estoy enterado y cumplo con los requisitos para continuar. Para continuar con la configuración lea y confirme la información acerca del sistema Seguidamente se mostrará un formulario solicitando información básica de su hotel. Capture la información y seleccione una imagen con el logotipo de su hotel. Nombre del hotel, dirección, teléfono y logotipo. Estos datos servirán para identificar a su hotel en la página que visualizará el cliente, así como en los comprobantes de las reservaciones. También servirán como un medio alternativo de contacto para sus clientes. de reservaciones. Es la dirección de correo electrónico en la cual se enviarán las notificaciones del sistema, principalmente cuando se efectúa una reservación desde la página. Zona horaria. Indica su zona horaria.

9 Acerca del hotel, políticas de reservación, términos y condiciones del servicio de reservaciones. Es información importante que los futuros huéspedes necesitan conocer al momento de reservar en su hotel, o para atraer la atención del huésped. Esta información se visualizará en la página del cliente. CODE. Un identificador único que será necesario para vincular el servicio de reservaciones con National Soft Hoteles. Deberá copiar este código más adelante y pegarlo en sus sistema National Soft Hoteles para subir información al sitio. Acceso a reservar. Desplegará la dirección de la página de reservaciones una vez que termine con el proceso de configuración. Al terminar, presione el botón Actualizar datos. Más adelante podrá modificar esto datos si lo requiere. Capture la información de su hotel al final presione el botón Actualizar datos

10 3.3. ESTABLECER MONTO A COBRAR EN GARANTÍA En el siguiente paso debe indicar el monto a cobrar en garantía para una reservación. Puede especificar un porcentaje del total del importe de la reservación (antes de impuestos) que pagará el cliente al momento de reservar y también si se cobrarán los impuestos o no. Porcentaje. El porcentaje del importe de la reservación antes de impuestos que se cobrará. Impuesto. Indica si se cobrarán los impuestos al reservar en línea ( Con impuesto ) o si únicamente se cobrará el porcentaje del importe sin impuestos ( Sin impuesto ). Por una noche de la reservación o el total de la reservación. Puede especificar si se cobrará un porcentaje de una noche de la reservación o por todas las noches reservadas. Elija la cantidad a cobrar en cada reservación 3.4. SUBIR INFORMACIÓN AL SITIO En este punto sincronizará la información de su sistema National Soft Hoteles con el sitio de Reservaciones Online. Inicie sesión en National Soft Hoteles como administrador si no lo ha hecho y revise su conexión a Internet en la computadora donde esté instalado el sistema. Seguidamente copie el CODE que se le ha proporcionado, desde la página de Reservaciones Online.

11 Copie el CODE para sincronizar con el sistema National Soft Hoteles Una vez hecho esto, en National Soft Hoteles seleccione el menú Configuración y elija la opción Configuración Reservaciones Online. Se mostrará el Asistente de Reservaciones Online. En esta ventana deberá pegar el Código de Acceso Web (CODE). Acto seguido, presione el botón Validar CODE. Si todo sale bien deberá mostrarse un mensaje indicando que el CODE es válido.

12 Seleccione Configuración Reservaciones Online desde el menú Configuración

13 Después de validar el CODE deberá subir la información necesaria al sitio de Reservaciones Online. En primer lugar se subirán los diferentes catálogos: temporadas, días por temporada y reservaciones actuales. Para ello presione el botón Subir. Presione Subir para sincronizar los catálogos necesarios para el servicio de Reservaciones Online Podrá observar el estado de la sincronización en el sitio web de Reservaciones Online, el cual se estará actualizando frecuentemente. Cuando un catálogo haya terminado de sincronizarse se mostrará un icono verde a un costado. Si desea, puede presionar el botón Verificar última actualización para refrescar la página y verificar la sincronización de los catálogos.

14 Verifique el estado de la sincronización desde el sitio web de Reservaciones Online A continuación, presione Abrir servicios para visualizar la ventana de servicios de National Soft Hoteles. Se recomienda crear nuevos servicios para Reservaciones Online para manejar diferentes precios de las reservaciones directas en el hotel, sin embargo puede utilizar los servicios existentes. Asegúrese de definir los precios por cada temporada y si lo requiere, indique los servicios de Reservaciones Online como No visibles en el sistema para evitar que se desplieguen en la lista de servicios desde National Soft Hoteles. Después de configurar los servicios guarde los cambios.

15 Presione el botón Abrir servicios para abrir la ventana Servicios Presione el botón Abrir Tipo Habitaciones para abrir el catálogo de tipo de habitación. Para que se visualicen las habitaciones disponibles para Reservaciones Online debe indicar el servicio correspondiente de la habitación para la página web y, de manera opcional, los PAX extras. En el campo No reservar puede especificar el número de habitaciones que permanecerán disponibles, es decir, un total de habitaciones que no podrán reservarse desde la página de reservaciones Online. Guarde los cambios al finalizar. Después de guardar se intentará enviar la información al sitio web de Reservaciones Online, si tiene problemas de conexión, inténtelo de nuevo.

16 Agregue los servicios para el sitio de Reservaciones Online en caso de manejar precios diferentes por internet Edite los tipos de habitación indicando el servicio para Reservaciones Online

17 Continúe sincronizando los catálogos desde National Soft Hoteles Para finalizar con el proceso de sincronización presione el botón Subir de la sección Bloqueadas y Ocupadas. El sistema sincronizará las habitaciones bloqueadas y las habitaciones con estatus ocupada. Al terminar, el sitio web de Reservaciones Online cargará la página para configurar la afiliación bancaria.

18 Presione Subir al final para sincronizar habitaciones bloqueadas y ocupadas 3.5. INDICAR AFILIACIÓN BANCARIA Desde el sitio de Reservaciones Online seleccione la forma de pago PayPal ii, e indique el correo electrónico de su cuenta de PayPal. Indique el tipo de cambio que utilizará en la página de reservaciones (pesos mexicanos, dólares o ambos) y Productivo como modo de operación de la afiliación. Si desea realizar pruebas de reservaciones sin cargo a su cuenta puede seleccionar el modo de operación Sandbox y definir cuentas de prueba en PayPal.

19 Especifique la afiliación bancaria para cobros en línea Después de agregar la afiliación, indique Activo como estado del servicio. Puede tener configurado varias afiliaciones pero sólo una puede estar en estado Activo.

20 3.6. ACTIVAR EL SERVICIO El último paso en la configuración es activar el servicio. Para ello debe contar con su número de control y contraseña del módulo de Reservaciones Online. En la página de activación del módulo capture su número de control y contraseña y seleccione la fecha correspondiente a su renta. Seguidamente presione el botón Registro. El sistema validará e intentará descargar su licencia. Si todo está correcto aparecerá su licencia en la tabla de licencias activas. Si ocurre un error de conexión, presione nuevamente el botón Registro. Capture su número de control y contraseña para registrar el módulo Una vez registrado el módulo de Reservaciones Online, ya podrá activar el servicio. Para hacerlo, ejecute el Monitor de Reservaciones Online. El Monitor de Reservaciones Online es un ejecutable independiente que se permitirá descargar las reservaciones realizadas desde la página de Reservaciones Online y subir el estatus de las habitaciones del sistema National Soft Hoteles.

21 Es importante que el Monitor de Reservaciones Online siempre esté en ejecución para actualizar la información, tanto en National Soft Hoteles como en el sitio de Reservaciones Online. Para que sus clientes puedan realizar reservaciones desde la página de cliente necesariamente tiene que cumplirse dos cosas: tener actualizada la licencia del módulo de Reservaciones Online y tener en ejecución el Monitor de Reservaciones Online. En caso de no cumplir con estas condiciones se mostrará un mensaje en la página del cliente y no se podrán realizar reservaciones desde la página. Inicie el Monitor de Reservaciones Online que descargará información de manera automática Al intentar cerrar el Monitor de Reservaciones Online se le solicitará su contraseña 4. EL SITIO DE RESERVACIONES ONLINE El sitio de Reservaciones Online ofrece diversos servicios para el manejo de reservaciones en línea. En este apartado se describirá brevemente la funcionalidad del sitio web.

22 4.1. RESERVACIONES Después de activar el servicio e ingresar al sitio de Reservaciones Online podrá observar una lista de las reservaciones que se han efectuado por internet. Esta sección muestra una tabla con los datos generales de las reservaciones (nombre del huésped, fecha de reservación, fechas de entrada y salida ). Podrá tener acceso a los datos de las reservaciones de primera mano. Listado de reservaciones del módulo de Reservaciones Online También podrá consultar, desde esta sección, el comprobante de reservación de cada una de las reservaciones del listado. Este reporte contiene los datos de la reservación y del pago efectuado.

23 Acceda al comprobante de reservación dando click al nombre del huésped de la reservación 4.2. CATÁLOGOS Desde el sitio de Reservaciones Online podrá consultar diferentes catálogos. Acceda a ellos presionando el botón Catálogos del menú lateral izquierdo y seguidamente seleccionando el catálogo de su interés. Por ejemplo, si desea consultar las temporadas configuradas en el hotel elija la opción Temporadas en el submenú del menú lateral izquierdo. Y si desea consultar el total de habitaciones agrupadas por tipo de habitación elija la opción Habitaciones desde el submenú lateral.

24 Consulte los diferentes catálogos en el apartado Catálogos de la parte izquierda de la página Catálogo de servicios. Muestra un listado de los servicios configurados para Reservaciones Online. Con los precios, los impuestos y el importe total por servicio. Catálogo Not-allotment. Muestra la cantidad de habitaciones que no pueden ser reservadas desde la página de Reservaciones Online por cada tipo de habitación. Catálogo de temporadas. Muestra un calendario con todas las temporadas según el color que haya sido asignado desde National Soft Hoteles para cada día del año. Catálogo de huéspedes. Muestra un listado con los datos generales que los huéspedes capturan al momento de realizar una reservación en la página. Catálogo de habitaciones. Muestra un listado de los diferentes tipos de habitación configurados en el servicio, junto con el servicio ligado a cada uno de ellos y la cantidad de habitaciones no reservables.

25 Catálogo de temporadas: muestra un calendario con las diferentes temporadas configuradas Catálogo de habitaciones: muestra un listado de las habitaciones agrupadas por tipo

26 5. EL PROCESO DE RESERVACIÓN En breve se describe el proceso que seguirán sus clientes para efectuar una reservación en línea: 1. El cliente selecciona las fechas de entrada y salida, el número de huéspedes por habitación y el número de habitaciones. Si está disponible podrá elegir el tipo de moneda para efectuar el pago (pesos mexicanos o dólares estadounidenses). Seguidamente presione Ver disponibilidad. 2. El sistema consulta y valida las habitaciones disponibles según los datos que haya proporcionado el cliente y muestra una lista con las habitaciones de acuerdo al criterio. El cliente puede consultar los detalles de la habitación, las políticas de reservación y las tarifas actuales según las fechas seleccionadas y el tipo de habitación. 3. El cliente presiona el botón Reservar y la página muestra los detalles de la reservación: la fecha de entrada y la fecha de salida, el total de noches de hospedaje, el número de habitaciones, el número de adultos y de niños. Así como la tarifa promedio, el total de impuestos y el total de la reservación. El cliente puede presionar el botón Regresar y seleccionar otra opción. O puede aceptar los términos y las condiciones del servicio y continuar con la reservación tras presionar el botón Siguiente.

27 4. El cliente captura sus datos personales y de contacto, requeridos para la reservación, y presiona el botón Siguiente.

28 5. La página de Reservaciones Online redirige al cliente a la página oficial de PayPal, para que realice el pago con el saldo de su cuenta de PayPal o mediante una transacción directa. El cliente confirma su pago y puede regresar a la página de reservaciones si así lo desea. La reservación se registra en el sistema y, posteriormente, el Monitor de Reservaciones Online descargará la reservación en National Soft Hoteles y un correo de confirmación será enviado al cliente y a su cuenta de correo electrónico indicada en Reservaciones Online.

29 6. PERSONALIZACIÓN DE LA PÁGINA E INTEGRACIÓN El sitio de Reservaciones Online le permite personalizar la página que verán sus clientes y puede agregar un widget al sitio de su hotel. Para ello seleccione Mi página en el menú lateral izquierdo del sitio y Página personalizada en el submenú INFORMACIÓN DE SU HOTEL (ACERCA DE Y GALERÍA) En la sección Acerca del hotel podrá capturar información importante sobre las características de su hotel. Esta información aparecerá en la portada de la página de Reservaciones Online. Podrá observar que la información actual es la que capturó durante el proceso de configuración del servicio. En la sección Cargar imagen para la galería podrá subir imágenes que se visualizaran en la portada de la página de Reservaciones Online.

30 Información acerca del hotel Cargar imágenes para la galería

31 Administre las imágenes de la galería en la sección Galería de imágenes del hotel. Podrá subir imágenes de las diferentes vistas de su hotel para atraer la atención de los clientes. Imágenes de la galería de la página de reservaciones 6.2. FONDO DE LA PÁGINA Puede especificar un color plano para el fondo de la página de Reservaciones Online y adicionalmente mostrar una imagen de fondo. La imagen de fondo puede mostrarse como un mosaico o expandirse por toda la página. Habilite o deshabilite estas opciones y visualice la página previamente presionando el botón Ir al sitio.

32 Configurar el fondo de la página Adicionalmente deberá subir una imagen para usar como banner superior del sitio. Este banner generalmente muestra el logo de su hotel. Este banner también aparecerá en los correos electrónicos que recibirán los huéspedes. Puede cambiar la configuración de la página de Reservaciones Online siempre que quiera. Ir probando combinaciones antes de decidirse por el resultado final.

33 Seleccionar banner de la página 6.3. COMBINACIÓN DE COLORES Un aspecto muy importante a tener en cuenta durante la personalización de su sitio son los colores de textos, contenedores y componentes. Configure los colores de los textos, hipervínculos y el tipo de letra a utilizar en la página de reservaciones. También puede indicar el color de los contenedores e indicar una transparencia en el contenedor principal. Asegúrese de seleccionar colores que contrasten y que faciliten la lectura. También puede cambiar el color de los bordes y de los botones. Al finalizar consulte el sitio para revisar los cambios.

34 Indique los colores que utilizará para la página de reservaciones 6.4. WIDGET PARA SU SITIO WEB En la sección Widgets encontrará dos opciones para agregar a su sitio web oficial. Únicamente deberá copiar el código HTML en el lugar que desee en su sitio web. Estos widgets redirigirán a su cliente a la página de reservaciones con los datos que capture.

35 Widgets para reservaciones que puede agregar al sitio de su hotel i PayPal ii Actualmente el módulo de Reservciones Online sólo acepta pagos por PayPal, si requiere más información contacte a su distribuidor o ejecutivo de National Soft.

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