Preguntas frecuentes sobre cómo presentar una reclamación de subsidios por Incapacidad de Corto Plazo o una licencia de ausencia por la FMLA

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1 (Proveedor de beneficios para los empleados, que tienen derecho a participar, de las subsidiarias de The Schwan Food Company) Preguntas frecuentes sobre cómo presentar una reclamación de subsidios por Incapacidad de Corto Plazo o una licencia de ausencia por la FMLA El Departamento de Beneficios se ha asociado con Standard Insurance Company para administrar los subsidios de Incapacidad de Corto Plazo (STD, por sus siglas en inglés), los subsidios de Incapacidad de Largo Plazo (LTD, por sus siglas en inglés) y las licencias por la Ley de Ausencia Familiar y Médica (FMLA, por sus siglas en inglés) que no están relacionados con el trabajo. Los empleados pueden llamar a The Standard para dar aviso de ausencia debido a lesiones o enfermedades personales no relacionadas con el trabajo. También pueden comunicarse con The Standard para dar aviso de ausencia por motivos de vinculación emocional con un recién nacido, adoptivo o acogido; de brindar cuidados a un miembro de la familia que reúne las condiciones necesarias; o de satisfacer alguna necesidad relacionada con actividades militares, que reúna las condiciones necesarias, según la FMLA. Las siguientes preguntas y respuestas le guiarán para solicitar una licencia por la FMLA o subsidios por STD.

2 Cuándo debo dar aviso de una licencia por la FMLA o presentar una reclamación por STD debido a una enfermedad o lesión no relacionada con el trabajo? Dé aviso de ausencia tan pronto como usted crea que su ausencia del trabajo se debe a un estado médico grave que podría prolongarse a más de unos días, o desde el primer día si va a pedir licencia de forma intermitente debido a un trastorno médico grave continuo. También puede dar aviso de ausencia desde el primer día si cree que su estado de salud le impedirá presentarse a trabajar por más de tres días. Si la ausencia está programada, como en caso de hospitalización o de licencia por maternidad, debe dar aviso de ausencia al Departamento de Beneficios de su empresa y llamar a The Standard para empezar a tramitar la licencia por la FMLA cuando sepa cuál será el primer día en que no se presentará al trabajo. Cómo doy aviso de una ausencia intermitente? Cuando pierde tiempo asociado con una licencia de ausencia intermitente abierta y aprobada, usted puede dar aviso de ausencias de forma rápida y fácil a través del sistema telefónico autoservicio de The Standard. Cuando nos llame, diga report an absence (dar aviso de ausencia) cuando se le pregunte, y entonces podrá dar aviso de su ausencia sin tener que hablar con un representante. Este servicio está disponible a cualquier hora del día o la noche. Para usar el sistema necesitará proporcionar: Su número de ausencia. Su número de ausencia se encuentra en la correspondencia que le hemos enviado después de que aprobáramos su ausencia intermitente. Su fecha de nacimiento. La fecha de la ausencia. Usted puede dar aviso de múltiples ausencias durante una llamada. Las fechas de las mismas pueden ser para hoy, o en el pasado o el futuro, pero en cualquier caso, cada ausencia se tratará como una entrada por separado durante la misma llamada. El tipo de ausencia. Usted deberá comunicar al sistema si su ausencia está relacionada con un problema de salud o si es para asistir a una cita médica. El número de horas que usted tuviera programadas para trabajar, y el número de horas de ausencia tomadas, para cada día que usted esté dando aviso. Un número al que le podamos llamar. Se le solicitará que proporcione un número al que le podamos llamar, por si necesitamos ponernos en comunicación con usted para obtener más información. Una vez que el ingreso automático de la información se haya completado, usted recibirá un número de confirmación para dejarle saber que su aviso de ausencia se ha enviado con éxito. No olvide avisar a su supervisor/gerente y siga el proceso normal de avisos de ausencias de su empleador. 1

3 Cuándo debo dar aviso de ausencia por la FMLA debido a motivos que no sean mi propia lesión o enfermedad? Debe llamar a The Standard si está ausente del trabajo por cualquier espacio de tiempo para cuidar a su hijo recién nacido o recibir en su hogar un hijo adoptivo o acogido; para brindar cuidados a un miembro de la familia que se encuentre en un estado de salud grave y que reúne las condiciones necesarias; para cuidar a un miembro de las fuerzas armadas que resulte lesionado o enfermo durante su cumplimiento de servicio, o por una necesidad relacionada con actividades militares que reúnan las condiciones necesarias. Por favor comuníquese con nosotros tan pronto como sepa que necesita licencia o cuando crea que su ausencia podría prolongarse a más de unos días. Si su licencia está programada, debe dar aviso de ausencia al Departamento de Beneficios de su empresa y llamar a The Standard para empezar a tramitar la licencia por la FMLA cuando sepa cuál será el primer día en que no se presentará al trabajo. Qué debo hacer si mi trastorno médico está relacionado con el trabajo? Si su trastorno médico está relacionado con el trabajo, deberá comunicarse con el equipo de Compensación de Trabajadores de su empresa al El equipo de Compensación de Trabajadores le avisará a The Standard de su ausencia. The Standard, entonces, decidirá si su licencia se clasifica como una licencia por la FMLA. Specialty Risk Services (SRS) seguirá administrando todas las reclamaciones relacionadas con el trabajo. Cómo pongo en marcha el trámite de licencia? Para iniciar el trámite de una licencia puede llamar al Servicio de Avisos de Incapacidad o de licencia por la FMLA, de The Standard, al , o puede presentar su reclamación en línea. Para presentarla en línea, visite https://absence. standard.com/selfservice. Esta opción lo llevará a la página donde podrá ingresar al sistema. Si ésta es la primera vez que da un aviso de ausencia, deberá escribir su número de identificación de empleado de su compañía, la razón social (o nombre empresarial) de Schwans y la palabra 'password' como su contraseña. El sistema le solicitará que escoja una contraseña individual para que pueda poner en marcha el trámite de licencia por la FMLA o de reclamación por STD con The Standard. Cuál es el horario del Servicio para dar aviso de incapacidad o de licencia por la FMLA? Los especialistas de admisiones y de licencias de ausencia por la FMLA están disponibles de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 8:00 p.m., hora del Este. Si llama en horas diferentes, puede dejar un mensaje detallado, con su nombre y número de teléfono, y un representante de atención al cliente le devolverá la llamada el siguiente día hábil en horas de oficina. Por favor identifíquese como empleado de Schwans. 2

4 Qué preguntas se me harán cuando llame para dar aviso de ausencia o solicitar licencia? Además de otras preguntas sobre su solicitud de licencia de ausencia, le pedirán la siguiente información: Empleador: Schwans Su nombre y número de identificación de empleado Último día en que estuvo presente en el trabajo Motivo de la reclamación: por qué faltará al trabajo Datos del médico * (Debe incluir nombre, dirección, número de teléfono y número de fax) Quién se encarga de notificar de mi ausencia a mi supervisor o gerente? Es responsabilidad de usted notificar de su ausencia a su supervisor o gerente, así como aportar las notas del médico cuando sea necesario. Recibiré confirmación después de presentar una reclamación? Cuando usted presente una solicitud de licencia por la FMLA o una reclamación por STD, The Standard le enviará una carta para acusar recibo de su reclamación. Además, si está presentando una reclamación por STD por su propia lesión o enfermedad, The Standard le enviará por fax a su médico una Declaración del médico tratante para que la llene. Se le enviará a usted por correo un formulario de Autorización para obtener información, que usted deberá firmar y devolver. Si su ausencia es sólo por licencia por la FMLA, se le enviará por correo un formulario de Certificación de proveedor de servicios médicos. Estos formularios deberán ser devueltos a The Standard no más tarde que en la fecha de entrega indicada en su carta. A dónde envío los formularios llenos? Para cualquier licencia por la FMLA o reclamación por STD: Standard Insurance Company Departamento de beneficios para empleados PO Box 3877 Portland OR Si lo prefiere, puede enviar por fax los formularios llenos al Para los empleados de Nueva York que solicitan subsidios por la Ley de Subsidios por Incapacidad (DBL por sus siglas en inglés): The Standard Life Insurance Company of New York PO Box 4160 Portland OR Si lo prefiere, puede enviar por fax los formularios llenos al * Se le darán los formularios de atención médica que sean pertinentes para su tipo de ausencia. Es responsabilidad de usted reunir toda la información médica necesaria para tramitar su licencia de ausencia. 3

5 Cuánto tiempo suele tardar la decisión sobre una reclamación por STD? Una vez que hayamos recibido su solicitud de reclamación debidamente llenada, tardaremos aproximadamente una semana en llegar a una decisión. Si no hemos llegado a una decisión en una semana, le informaremos sobre los pormenores. Si se autoriza mi reclamación de subsidios por STD, cuánto tiempo pasará antes de que reciba mi primer cheque? Los pagos de subsidios los hace el departamento de nómina de Schwan's Shared Services, LLC. Los subsidios se pagan a plazo vencido siguiendo el calendario de pago normal. Los cheques estarán disponibles en su lugar de trabajo normal, se enviarán directamente a su domicilio, o se depositarán en su cuenta bancaria si usted usa el depósito directo. A quién debo llamar si tengo preguntas acerca de mi reclamación por STD o de mi licencia por la FMLA? Para preguntas generales sobre su licencia por la FMLA o su reclamación por STD, puede llamar al número gratuito de Subsidios por incapacidad, de The Standard, al Un eficiente representante tendrá el placer de ayudarle. Cómo presentar una solicitud de licencia de ausencia por la FMLA o una reclamación por Incapacidad de Corto Plazo Si está incapacitado o necesita solicitar una licencia de la FMLA, favor de llamar a The Standard entre la semana durante las 8:00 a. m. y 8:00 p. m., hora del Este al Deberá presentar la siguiente información: Schwans N.º de póliza colectiva: Nombre y número de Último día que estuvo identificación del empleado presente en el trabajo Motivo de la reclamación Datos del médico

6 De qué otros servicios dispongo? The Standard ofrece a los empleados un servicio de apoyo a la salud a través de una sociedad con Health Advocate*. Éste es un servicio sumamente personalizado que abarca desde el manejo de una multitud de cuestiones clínicas y de seguros hasta una ayuda personalizada para mejorar la salud y el bienestar. Entre estos numerosos servicios se incluyen: Ayuda clínica: Consiga los médicos y hospitales más adecuados; localice e investigue opciones de tratamiento para diversas enfermedades; tenga la seguridad de obtener segundas opiniones y ayuda para programar consultas con especialistas de difícil acceso. Ayuda administrativa: Ayuda para resolver reclamaciones de seguro, guía para moverse dentro de la estructura de una compañía de seguros, y ayuda para corregir errores de facturación. Ayuda de información y recursos: Ayuda con cuestiones de geriatría para sus padres o suegros; llenado de solicitudes que den derecho a participar en programas financiados por la comunidad, el estado o el gobierno federal; identificación de servicios de bienestar y ayuda para coordinarlos. Asesoría médica: Ayuda para que se prepare para las consultas con médicos y otros proveedores de servicios médicos; ayuda para entender mejor las enfermedades graves o crónicas, los términos médicos, análisis, medicamentos y tratamientos. Health Advocate está disponible para todos los empleados y sus familias, con cónyuges, hijos dependientes, padres y suegros inclusive. Los empleados que necesiten ayuda pueden llamar al o enviar un correo electrónico a para comunicarse con un asesor personal de Health Advocate. Tenga en cuenta que no tiene que estar en licencia de ausencia para poder usar estos servicios. Este servicio está a su disposición mientras siga usted siendo un empleado en trabajo activo de las subsidiarias de The Schwan Food Company, y cumpliendo con los requisitos. Dónde puedo obtener más información sobre la cobertura y los servicios que se ofrecen a través de The Standard? Puede visitar el sitio web: schwans, el cual tiene información específica de la cobertura y los servicios que se le ofrecen a través de The Standard. * Health Advocate, Inc. es una compañía independiente sin afiliación con ninguna aseguradora ni proveedores a terceros. Health Advocate no reemplaza la cobertura del seguro médico, ni ofrece servicios médicos, ni recomienda tratamientos. 5

7 Schwan s Shared Services LLC PO Box 100 Marshall MN SI SP (1/15) AVISO: Todos los programas y planes analizados en este folleto informativo están disponibles para todos los empleados, que cumplan con los requisitos, de las subsidiarias de The Schwan Food Company. Si tiene dudas, comuníquese con Schwan s Shared Services, LLC ( Shared Services o compañía ).

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