El software M4R (Monitoring for results)

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1 Innovación aplicada para la nueva gobernanza El software M4R (Monitoring for results) de la suite IDEA-Solutions Una red internacional que opera en tres idiomas Un enfoque integral de formación, apoyo técnico y herramientas para la toma de decisiones Una experiencia de trabajo en 63 países con productos innovadores

2 Suite de Aplicaciones IDEA-Solutions QUÉ ES LA SUITE IDEA-SOLUTIONS? Es una suite de programas informáticos que facilita la implementación de la Gestión para Resultados (GpR) en el sector público. El software M4R (MONITORING FOR RESULTS) QUÉ ES M4R? Es una aplicación Web que proporciona información acerca del desempeño e implementación de estrategias, programas y proyectos. QUIÉNES SON LOS USUARIOS DE LA M4R? Los tomadores de decisión en el sector público y en proyectos. Profesionales involucrados en la gerencia y en el monitoreo y evaluación de programas y proyectos. idea-solutions y m4r son marcas registradas del Instituto Idea Internacional, Canadá

3 POSICIÓN DE M4R EN SU CICLO DE GESTIÓN PARA RESULTADOS Diagnóstico (Análisis de la situación) Planificación estratégica (5 años) Monitoreo de indicadores clave de desempeño de alto nivel Evaluación de la implementación del plan estratégico Análisis ex ante de programas et proyectos Programación y presupuestación plurianuales (3 años- móvil) Planificación y presupuestación de programas Y proyectos Marco de Medición del Desempeño Monitoreo de programas et proyectos Evaluación des programas et proyectos Elaboración del POA y presupuesto Anual (PA) Implementación del POA y PA Monitoreo del POA y PA El Ciclo de Gestión para Resultados se inicia en la parte superior izquierda con el diagnóstico. Las fases de planificación y presupuesto (flechas negras continuas) finaliza con la implementación del Plan Operativo Anual (POA) y del Presupuesto Anual (PA) (inferior central). Las fases de monitoreo y evaluación se muestran en las dos columnas a mano derecha y conducen a ciclos de retroalimentación hacia el diagnóstico, planificación y presupuesto (flechas negras en cursiva). El M4R comienza con la especificación del Marco de Medición de Desempeño (MMD) (flecha en azul clara) y la articulación de los niveles de estrategia, programa y proyecto, el POA y la PA. El M4R continua con el monitoreo del desempeño en términos del grado de consecución de las metas del MMD en diferentes niveles.

4 ARTICULACIÓN DEL MARCO DE MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO El M4R le ayuda a definir un Marco de Medición del Desempeño (MMD) que está articulado en diversos niveles: estratégico, institucional, programa, sub-programa y proyecto. Este marco está articulado en términos de arquitectura del programa, indicadores y metas. SISTEMA DE ALERTA TEMPRANA El M4R identifica en tiempo real los indicadores de desempeño que se desvían significativamente de sus metas. Usted puede determinar los umbrales de alerta. El M4R le ofrece la opción de recibir esta información en su teléfono inteligente (con Interfaz compatible) o si lo prefiere, puede recibirlo en un correo electrónico.

5 TABLERO DE CONTROL El M4R ofrece una variedad de gráficos y tablas sobre la evolución de los indicadores de desempeño y de resultados. Los valores de los datos e indicadores pueden ser exportados en Excel para realizar análisis más específicos.

6 e-satisfacción El módulo e-satisfacción del M4R es un sistema de seguimiento en línea sobre los niveles de satisfacción de beneficiarios y otros actores interesados involucrados en programas y proyectos. Permite identificar rápidamente los grupos insatisfechos y tomar medidas que deberían facilitar el aumento de sus niveles de satisfacción. También permite hacer análisis de cruce de datos estadísticos para comparar niveles de satisfacción, según las características de los beneficiarios (por ejemplo, sexo, grupo de edad, ubicación), así como a través de proyectos y programas. Finalmente, permite hacer análisis de series de tiempo sobre la evolución de los niveles de satisfacción.

7 ANÁLISIS DEL VALOR GANADO El M4R permite elaborar un análisis de valor ganado por programa o proyecto, y analizar el desempeño en términos de cumplimiento de presupuesto y tiempo. Usted puede detectar retrasos y sobrecostos para tomar medidas correctivas de forma oportuna utilizando el Índice de Desempeño del Calendario (IDC) y el Índice de Desempeño del Costo (IDC). MONITOREO DE LOS CONTRATOS DE DESEMPEÑO DEL PERSONAL EJECUTIVO Y PROFESIONAL El M4R permite rastrear el nivel de logro de los objetivos establecidos en el desempeño del personal ejecutivo y profesional de su institución. Lo alerta en el caso de que existan brechas importantes entre las metas y los niveles actuales, y le permite ajustarlos mediante reuniones con las personas involucradas y la discusión sobre medidas correctivas a implementar. Finalmente, se utiliza para determinar el nivel final del cumplimiento de metas al final del año, lo que es una información relevante para evaluar el desempeño del personal y determinar eventualmente la cantidad del bono de desempeño.

8 MONITOREO DE LA GESTIÓN DE CONTRATACIÓN PÚBLICA Y DE CONTRATOS El M4R permite monitorear el proceso de contrataciones públicas, detecta retrasos y alerta a los tomadores de decisiones. Una vez que el contrato es adjudicado, facilita el monitoreo de la implementación del contrato en términos del progreso físico de la actividad y la ejecución del presupuesto. GENERACION DE REPORTES ESTÁNDAR El M4R genera con un solo clic una serie de informes en versión preliminar con una tabla de contenidos predefinida, así como todas las tablas y gráficos especificados por usted desde el inicio. Usted puede guardar una versión preliminar como un archivo de Word en su computadora y luego completar el texto, insertar otros elementos, o quitar información para obtener la versión definitiva. Esta característica facilita la rápida producción de informes homogéneos, como los informes de avances inter-anuales, informes de ejecución de presupuesto, o informes de desempeño anual. FUNCIONALIDADES HECHAS A LA MEDIDA Otras funcionalidades a la medida pueden ser desarrolladas para satisfacer sus necesidades específicas. El M4R siempre puede ser adaptado a sus características y necesidades específicas.

9 PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DEL SOFTWARE M4R El modulo central incluye las siguientes funcionalidades: Árbol de planificación Marco de medición y desempeño Plan Operativo Anual Presupuesto Anual Sistema de Alerta Temprana Generación automática de reportes Los módulos especializados tienen funcionalidades específicas: Análisis de valor ganado Monitoreo del desempeño del personal Monitoreo del proceso de contrataciones públicas y de gestión de contratos Monitoreo en línea de la satisfacción de los beneficiarios El software M4R software se ejecuta en una plataforma Microsoft.NET y sigue una arquitectura de 3 capas: ASP.NET para la la capa de presentación, C# para la capa de negocio y SQL para la capa de datos. Las interfaces están desarrolladas con sistemas de información existentes, si se consideran pertinentes. Los derechos de acceso y los estándares de seguridad pueden ser configurados y están definidos por defecto, según las normas del Gobierno Federal de Canadá Su equipo de Tecnologías de la Información administrará la aplicación con la base de datos de su servidor. Luego de la instalación del M4R, usted tendrá acceso a las versiones actualizadas y a la documentación del M4R, así como el servicio de soporte y entrenamiento (a distancia/o en su lugar de trabajo) dependiendo del Plan de Aseguramiento de Software que eligió. POSIBLES ETAPAS DEL PROCESO M4R Y SU DURACIÓN Actividad Tipo Duración estimada Dirigir un diagnóstico de sus sistemas de monitoreo, informes e información adicional y elaborar un Plan de Acción para su mejora, incluyendo la implementación del M4R Opcional 3 meses Entrenamiento sobre monitoreo y evaluación con dos opciones: Opción 1: Entrenamiento básico Opción 2: Masters Certification (Certificación universitaria) en Monitoreo y Evaluación Opcional 2 semanas 3 meses Instalación del M4R Obligatoria 5 meses Implementación del Plan de Aseguramiento de Software Opcional 1 a 5 años COSTO DEL PROCESO del M4R El precio de compra del M4R y de la instalación varían de acuerdo con: La complejidad del sistema que va a ser monitoreado, que se refleja en el número de elementos dentro de la planificación Los módulos especializados elegidos a partir del módulo central El apoyo adicional que usted requiera en términos de diagnóstico, entrenamiento y el Plan de Aseguramiento Informático Le enviaremos con todo gusto una cotización basada en sus necesidades.

10 TESTIMONIOS «IDEA nos proporcionó servicios con miras a mejorar nuestro sistema de medida del rendimiento; así como nuestro sistema de monitoreo, evaluación e informes. En el marco de esta misión, utilizaron su software M4R que permitió a nuestra organización alcanzar un nivel alto de desarrollo organizacional. Permitió una mejor articulación de los marcos de medición de rendimiento de nuestra estrategia regional en Gestión Global de catástrofes, nuestro plan de desarrollo institucional y nuestros programas y proyectos. El sistema, con cuadros de mando, sistemas de alerta temprana y la generación automática de informes, esto permite que mi trabajo y el de mis directores sea mucho más fácil....permitió a nuestra organización alcanzar un nivel alto de desarrollo organizacional. Los expertos de IDEA me impresionaron con su combinación de marcos rigurosos de análisis, un enfoque práctico y claro, todo bajo un ambiente de diálogo respetuoso,» velando por los intereses de CDEMA M. Ronald H. Jackson Director Ejecutivo CDEMA (Barbados) «Estoy impresionado por el software M4R desarrollado por IDEA que considero a la vanguardia en innovación en términos de articular la planificación y monitoreo en los niveles estratégicos, de programa y proyectos. Representa un verdadero valor agregado» a los sistemas de información existentes para los gobiernos y las instituciones públicas Dr. Ray Rist Co-director del IPDET (International program for Development Evaluation training)...un verdadero valor agregado a los sistemas de información existentes...

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