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2 00 sumario Qualiteasy EDU nuestra aportación a la Excelencia Educativa

3 / Rosselló n 4a Barcelona. Tel / Fax edu 3 01_Introducción. Qualiteasy EDU 1.1 Funcionalidades Estructura Aplicaciones prácticas Qualiteasy EDU en el sector educativo Software adicional Qualiteasy Monitoring Aplicaciones prácticas Qualiteasy Monitoring en el sector educativo Software adicional CUADRO DE MANDO INTEGRAL Qualiteasy EDU Aplicaciones prácticas CUADRO DE MANDO INTEGRAL Qualiteasy EDU 19 02_Qualiteasy Internet Solutions S.L. 2.1 El software Qualiteasy y su relación con el Sector Educativo Qué tipo de Instituciones educativas han instalado Qualiteasy EDU Clientes que han instalado Qualiteasy EDU 22

4 03_Por qué Qualiteasy EDU y a quién va dirigido 3.1 Qué tipo de Competencias son necesarias para el uso de Qualiteasy EDU? Qué hace Qualiteasy EDU para ayudar a los Coordinadores de Calidad y Responsables de los sistemas de Gestión? Integración de Qualiteasy EDU con otros sistemas de Información de las Centros Educativos Servicios asociados a Qualiteasy EDU. El VALOR que aportamos a nuestros clientes Apoyo permanente a los partners e Implantadores sobre Qualiteasy EDU Organizaciones que recomiendany Qualiteasy EDU Merchandising Bodega Qualiteasy en Vimbodí Conclusiones 28 04_Anexo precios 4.1 Precios Servicios Precios Monitoring Precios Cuadro de Mando indicadores EDU 34 05_Qualiteasy Internet Solutions S.L. 5.1 Quiénes somos Cómo actuamos Algunos acuerdos de colaboración Algunos partners e implantadores con los que colaboramos en el Sector Educativo 38

5 01 introducción Qualiteasy EDU empieza a utilizarlo totalmente GRATIS

6 6 01_introducción. Qualiteasy EDU Qualiteasy EDU es la solución tecnológica para la gestión de las políticas de excelencia de mayor éxito en el sector Educativo: ISO 9001:2000, ISO 14000, EFQM... Qualiteasy EDU nace gracias al conocimiento adquirido a través de la relación con nuestros 130 clientes en el sector Educativo, entre los que hay Universidades, Departamentos de Educación de Gobiernos, Centros de Formación Profesional, Congregaciones de colegios y Escuelas privadas distribuidos en 7 países. Qualiteasy EDU se ha adaptado a la nueva era en los modelos de uso y comercialización del software. En Qualiteasy S.L. damos un paso adelante y queremos poner al alcance de todas y cada una de las instituciones educativas que lo deseen, el software líder en gestión documental para políticas de excelencia en el sector educativo con presencia en 14 países. Qualiteasy EDU estará a disposición de todas aquellas organizaciones educativas y totalmente GRATIS en la modalidad ASP de la versión Small. Sin límites de tiempo de uso por parte del centro educativo. El centro podrá contratar otros servicios como hosting para más de 5 usuarios, espacio en disco o trafico adicional, o módulos adicionales a Qualiteasy EDU como Ágora, Medio Ambiente, Boletines, Key Indicators, Monitoring, Gestión de Equipos* y Mantenimiento de Instalaciones* (*Disponibles comercialmente durante el 2009). Estos 2 últimos módulos se han desarrollado teniendo en cuenta las necesidades específicas de los centros educativos. Qualiteasy EDU recoge el interés por la gestión de CUADROS DE MANDO INTEGRALES en centros educativos y por ello hemos desarrollado una solución de gestión de indicadores para procesos de Business Intelligence en organizaciones educativas, que estará disponible para grupos de centros educativos, Congregaciones, o Departamentos de Educación de Gobiernos. Esta solución permitirá disponer de información en tiempo real a los gestores de los centros sobre la evolución de los principales indicadores (Disponible comercialmente en 2009). Qualiteasy EDU es el fruto de más de 5 años de trabajo conjunto con 300 responsables de la implantación de políticas de excelencia en centros educativos, lo que nos ha permitido conocer e identificar las necesidades específicas del sector. Además de disponer de las herramientas necesarias para los responsables de calidad, también ofrece potentes instrumentos para profesores, alumnos y padres. Qualiteasy EDU apuesta por la especialización de la excelencia educativa. Porque los responsables de los centros se merecen una solución tecnológica adaptada y realmente adecuada a sus necesidades como Qualiteasy EDU. Qualiteasy EDU ha crecido gracias a las necesidades específicas de nuestros clientes del sector. Y en el futuro seguirá adaptándose para conseguir la EXCELENCIA en la gestión Educativa. Qualiteasy EDU está disponible en modalidad ASP y Licencia. Qualiteasy EDU está disponible en castellano, catalán, ingles y alemán (más idiomas sobre demanda). Qualiteasy EDU la Revolución de la excelencia para clientes de centros educativos! Si quieres Qualiteasy EDU, ahora es tu oportunidad.

7 / Rosselló n 4a Barcelona. Tel / Fax edu 7 01_introducción. Qualiteasy EDU 1.1_Funcionalidades Qualiteasy mantiene sus principales características de usabilidad y un conjunto de Funciones básicas para la gestión de las Normativas basadas en ISO. MÓDULO GESTIÓN DE EQUIPOS MÓDULO DE ENTRADA DE INCIDENCIAS A TRAVÉS DE PDA MÓDULO DE GESTIÓN DE RESIDUOS MODULOS INCLUIDOS Módulo de Gestión documental y comunicación Módulo de Auditorías Módulo de Gestión de la Formación Módulo de Estadísticas Módulode Cuestionarios MÓDULO GESTIÓN DE INSTALACIONES MÓDULO DE BOLETINES MÓDULO KEY INDICATORS MÓDULO DE E-LEARNING (AGORA) Módulos incluídos Módulos opcionales

8 8 Módulos Incluidos USABILIDAD MÓDULO BÁSICO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y COMUNICACIÓN Amplias posibilidades de segmentación de los perfiles de usuarios Creación de familias de documentos por cada departamento Desbloqueo de documentos Buscadores potentes Grandes posibilidades de consulta de las estadísticas Posibilidad de indexación de los submenús Interface gráfico de consulta de la información Posibiliades de restricción de acceso a la información Encuestas de valor único de satisfacción del cliente Visualización de encuestas directamente desde el interface de usuario Publicar los principios, la política y los objetivos de calidad de la Organización (y ligarlos con los indicadores establecidos para cada proceso). Establecer la pirámide documental (manual, mapa de procesos, diagramas de flujo, formularios, registros, instrucciones de trabajo, ). Establecer el sistema organizativo derivado (permisos de uso del sistema, establecer las variables directamente relacionadas con la organización de la empresa como departamentos y puestos de trabajo). Introducir la información necesaria para la correcta comunicación entre las personas implicadas (direcciones de , funciones por cargos, firmas electrónicas,...). Establecer el sistema de validación electrónica de documentos. Establecer el circuito relacionado con la introducción y curso de No-conformidades y Acciones Correctivas Gestionar la comunicación interna (por medio de comunicados globales o específicos que pueden crearse por grupos de usuarios). MÓDULO DE FORMACIÓN MÓDULO DE AUDITORÍAS Poner en marcha, aprobar, comunicar y dar seguimiento al Plan Anual de Formación (correspondiente a los profesionales de la organización y a los usuarios relacionados con la misma). Gestionar, por parte del Responsable de Formación, las peticiones y el seguimiento de las acciones de formación que se realizan en la organización. Valorar y registrar la efectividad de la formación (por puesto de trabajo implicado y por acción formativa realizada) Gestionar los expedientes personales de todos los profesionales (currículums, formación recibida, formación pendiente, impacto sobre el puesto de trabajo, ). Permite poner a disposición del personal el Plan anual de Auditorías (con el objetivo de que se conozca cómo, cuándo y qué procesos o departamentos van a ser auditados). l proceso de comunicación y distribución de esta información queda simplificado al máximo y se activa por fechas (a voluntad de los responsables de la auditorías) Permite reportar los resultados de la auditoría (Informe de Auditoría) Permite abrir no conformidades o acciones correctivas (también a partir de los informes de auditoría).

9 / Rosselló n 4a Barcelona. Tel / Fax edu 9 MÓDULO DE ESTADÍSTICAS MÓDULO DE CUESTIONARIOS Permite controlar cuantitativamente el número de incidencias, reclamaciones, no conformidades, acciones correctivas, que se producen en la organización (dando respuesta a los indicadores cuantitativos establecidos para cada proceso). Permite realizar el seguimiento de la implicación de una determinada persona en las diferentes actividades relacionadas con la gestión de la calidad y la excelencia (por medio del Historial Personal). Permite la realización de Encuestas de Satisfacción (para los clientes así como sondeos en tiempo real. Las estadísticas pueden ser parciales, para determinado departamento o globales). Permite realizar un informe de los indicadores asociados a cada proceso y sus seguimientos. Tanto a nivel global como a nivel de proceso. Permite la realización de Cuestionarios online, por categorías de preguntas o de cuestionarios. Permite enviar vía los cuestionarios, a los usuarios del propio Qualiteasy o haciendo una exportación de s de clientes o usuarios externos. Permite realizar cuestionarios privados (esto significa que la autoidentifación es automática, sabemos quien responde el cuestionario) o públicos (no tenemos rastro del usuario que ha respondido) Permite estadísticas en tiempo real mediante gráficas Módulos Opcionales MÓDULO DE RESIDUOS MÓDULO DE E-LEARNING Permite que el Administrador y/o el Equipo de Residuos lleve el control de los mismos (con el objetivo de que únicamente unos usuarios entren a gestionar este módulo). Permite, mediante una Ficha de Residuos, gestionar el tipo, origen y transportista del residuo. Permite, mediante listados analíticos, hacer un cálculo de los residuos generados, envasados y entregados Este módulo permite la creación de recursos pedagógicos, la creación de cursos, la impartición de los cursos creados y la realización de la gestión que se deriva de la impartición de los cursos. También en este módulo está incluido un curso online completo sobre el funcionamiento de Qualiteasy, el cual cuenta con ejercicios, video demos y demás recursos pedagógicos. MÓDULO DE ENTRADA DE INCIDENCIAS A TRAVÉS DE PDA MÓDULO DE BOLETINES Permite saber (en tiempo real) qué incidencias ocurren, cuando ocurren, dónde ocurren y dejarlas documentadas con la finalidad de poder mejorar acciones futuras Permite entrar información desde cualquier punto del territorio con cobertura GPRS. Permite organizar los recursos de los que la empresa dispone, de la manera más eficiente posible al permitir acceder a la información en tiempo real. Permite, gracias a la información entrada al sistema Qualiteasy, analizarla y llevar a cabo reuniones para explicar cómo se han resuelto los problemas que se han presentado y documentado. Generación de boletines electrónicos multimedia. Publicación de los mismos en la parte externa de Qualiteasy. Posibilidad de envío por correo electrónico de los boletines creados en este módulo. Permite la reutilización de los contenidos que se creen.

10 10 MÓDULO KEY INDICATORS Actuar sobre el Qualiteasy de su organización para obtener indicadores del SGC Permite, en tiempo real, monitorizar la evolución del sistema de e-calidad y excelencia La forma de actuar del Modulo Key Indicators es no-invasiva, es decir, lanza unas consultas específicas a Qualiteasy y obtiene las respuestas pertinentes, pero sin que nadie deba entrar en Qualiteasy y revisarlo para obtener la información deseada. Del mismo modo, nadie debe realizar ningún tipo de trabajo extra ( al normal de un Director de e- Calidad) para poder obtener los indicadores que el Modulo muestra Es decir, sólo se obtienen los resultados de unas consultas específicas, previamente definidas La filosofía de este aplicativo se basa en obtener la mínima información posible de Qualiteasy que sirva para tomar decisiones a directivos, consultores,..del proceso de evolución del sistema de calidad y excelencia que se monitoriza Permite predefinir unos días de lanzamiento de las consultas. Key Indicators guarda la información obtenida de estos lanzamientos de consultas y los representa gráficamente cuando se le solicita Permite configurar un informe de evolución mensual de un sistema de calidad en base a los indicadores críticos del SGC MÓDULO Gestión de Equipos MÓDULO Gestión de Instalaciones En los centros educativos la gestión de los equipos informáticos en las aulas es clave para ofrecer una formación de calidad a los alumnos. Por ello en la nueva versión de Qualiteasy EDU hemos puesto especial atención en este nuevo módulo que permite: La gestión del inventario informático de la escuela Comunicación y gestión de las incidencias propias de los equipos y periféricos. Clasificación de las incidencias por tipos, vandálicas o por efecto del propio uso. Gestión del conocimiento para los propios responsables de la organización. Con el objeto de mejorar y reducir los tiempos de resolución de las incidencias. Integración de las incidencias y Acciones correctivas con el sistema de calidad gestionado con Qualiteasy Otro de los aspectos que inciden en la calidad educativa es la gestión de las instalaciones del centro. Este módulo permite dar de alta incidencias, identificar el usuario que las comunica, el piso, el lugar exacto de la avería...asignación del encargado, asignación de documentación asociada, presupuestos, albaranes y explicación del cierre de la incidencia. El sistema ofrece la posibilidad de definir niveles de urgencia para la solución de la incidencia y evita el 90 % de duplicidades gracias al sistema de consulta previa. El cierre de incidencias se ha diseñado expresamente para que coincida con el fin del año escolar. El nuevo módulo permite discriminar acciones y workflows diferentes para las incidencias y las actuaciones, actuaciones de mantenimiento, las actuaciones de mejora y actuaciones de soporte a las actividades de la escuela. Así mismo permite asignar centros de coste a cada actuación. Todo ello es posible visualizarlo en un planning en formato calendario que controla el responsable de mantenimiento. edu

11 / Rosselló n 4a Barcelona. Tel / Fax edu 11 01_introducción. Qualiteasy EDU 1.2_Estructura Es un software con tecnología Internet/intranet, por tanto aporta una total flexibilidad y autonomía en la gestión independientemente de la dispersión geográfica de la organización. Se ha hecho por INTERNET para añadir el concepto COMUNICACIÓN (distribución, notificaciones, modificaciones,...) al de ALMACENAJE de información (documentos obsoletos, incidencias cerradas,...). Es decir, disponemos de un ARCHIVO ÚNICO. Se ha hecho con tecnología INTERNET para poder conectarse desde cualquier ordenador. La web de usuario La web de usuario: es la web a la que acceden todos los usuarios del sistema de calidad que deben consultar documentación vigente, transmitir incidencias, colaborar en la elaboración de documentación o simplemente dejar registro de ciertas actividades en las que están implicados. Los usuarios, a criterio de la organización que utiliza Qualiteasy, pueden ser tanto el personal de la organización, como personas externas a la misma como clientes, proveedores, colaboradores, etc. Un sistema de identificación de usuario permite restringir el acceso de estas personas a las diferentes áreas del sistema. Se ha hecho por INTERNET porque de esta manera el personal que ya está acostumbrado a utilizar un navegador, no tiene que aprender ningún otro programa (software) diferente. Se ha hecho a través de INTERNET porqué nuestra concepción de la gestión y comunicación de los Sistemas de Calidad es absolutamente distribuida. Se ha hecho a través de INTERNET para poder implicar también si se quiere a los proveedores (consultores y auditores externos) y clientes, y poder hacer extensible los procedimientos, instrucciones... que les atañen. Se ha hecho por INTERNET porqué nos permite medir la Satisfacción de nuestros clientes mediante cuestionarios que se envían por correo electrónico y poder analizar las respuestas con estadísticas. Es un sistema de doble web, una destinada a usuarios y otra destinada a administradores. Este sistema facilita el mantenimiento de la información y todas las tareas relacionadas con la actualización de la misma. La web de administración o mantenimiento La web de administración o mantenimiento: es aquella que utiliza el Responsable de Calidad (RC) o cualquier persona designada por este, para crear nuevos documentos, notificar su estado a los implicados, administrar el sistema (dar de alta a usuarios, otorgar permisos de acceso...), etc. También pueden usarla otros usuarios externos a la organización, como los consultores de calidad (en el caso que haya) que son los encargados de acompañar a la empresa en el proceso de certificación si la empresa así lo decide, para hacer seguimiento, mejoras, cambios,... También un sistema de identificación de usuarios permitirá el acceso restringido de estas personas al sistema. Esta segunda web sirve también de base de datos para el Responsable de Calidad, ya que es la herramienta que se usará para tener todas las versiones (vigentes, obsoletas.) de los documentos (procedimientos, instrucciones de trabajo, etc.) y también para generar borradores de nueva documentación y trabajarla hasta que esté aprobada. Desde esta web podrá tener también un registro histórico de la documentación generada, pasándola a este estado por fechas, por tipo de información,

12 12 Sirve también como herramienta de trabajo y coordinación entre la empresa consultora de calidad y el RC o la dirección de la empresa. Les permite a los consultores hacer su trabajo de asesoramiento y seguimiento a distancia, prestando un servicio de valor añadido a la empresa cliente e incluso ofrecer servicios que hasta ahora no ofrecían. A modo de resumen, podemos decir que esta segunda web es la web maestra desde la que se establece la estructura documental y organizativa del sistema de calidad y que permite nutrir de contenidos la web que van a utilizar los usuarios. Instalación Qualiteasy El programa de instalación de Qualiteasy EDU se llama Qualiteasy Installer, esta es una herramienta que se creó durante 2007 para facilitar el proceso de instalación. Permite seleccionar el idioma en que se quiere hacer la instalación (independientemente del idioma que tenga el Qualiteasy que va a instalar) Comprueba si el servidor donde se va a hacer la instalación tiene todos los requerimientos de software y de no ser así, lo informa al usuario. Descarga en el momento de la instalación, la última versión de Qualiteasy disponible desde nuestro servidor. Cuenta con un agente que permite hacer actualizaciones automáticas periódicas de la aplicación, este agente se llama Qualiteasy Updater Actualización Qualiteasy Qualiteasy Updater es una herramienta que sirve para actualizar periódicamente Qualiteasy EDU. Una vez instalada la aplicación con el Qualiteasy Installer, se recomienda instalar el Qualiteasy Updater para beneficiarse de las últimas actualizaciones disponibles para su aplicación de manera totalmente automática. Esta herramienta se conecta periódicamente a nuestros servidores en busca de actualizaciones, si encuentra alguna actualización disponible la descarga e instala sin necesitad de intervención por parte del usuario.

13 / Rosselló n 4a Barcelona. Tel / Fax edu 13 01_introducción. Qualiteasy EDU 1.3_Aplicaciones prácticas Qualiteasy EDU en el sector educativo Imaginemos el caso de un Colegio que imparte Educación Infantil, Primaria, Secundaria y Bachillerato. Este colegio cuenta con un total de alumnos y 150 profesores. Es además un Colegio que forma parte de un grupo de 10 Escuelas ubicadas en diferentes puntos geográficos. Qué uso puede darle un Colegio de esta tipología a Qualiteasy EDU? Cómo el software y sus diferentes módulos pueden ayudarles en una mejor gestión de la calidad y la comunicación en la organización? De qué manera este software puede ser complementario con otros que ya se estén utilizando en el Colegio? Vamos a intentar responder estas preguntas con ejemplos concretos de aplicación del software. Módulo Básico Este colegio dispone de muchos documentos, que necesitan estar controlados. Por ejemplo documentos estratégicos del centro, formulario/plantillas de documentos, programaciones y por tanto Qualiteasy les va a facilitar el tener esta gestión documental, según la tipología de documentos que ellos creen e incluso hacer el flujo de elaboración de documentos y que los responsables de firmar el documento hagan la validación electrónica de los mismos. También es importante, que este colegio disponga de sus fichas de procesos y en cada ficha tener introducidos sus indicadores. Cada responsable o responsables de los indicadores podrán realizar un seguimiento de los mismos, según la periodicidad que se haya pactado. En este colegio, uno de los puntos fuertes es que todo el personal del centro (profesores, tutores, jefes de departamentos, equipo directivo, etc ) disponen de correo electrónico y por tanto gran parte de la comunicación entre ellos, se hace por este medio. Por tanto, desde Qualiteasy EDU, las notificaciones de revisiones de documentos las pueden generar automáticamente. Otro punto importante son las actas que realizan los jefes de departamento. Estas actas desde Qualiteasy EDU quedan como registros y también se comunican vía correo electrónico. Módulo Gestión Formación En este colegio realizan actividades de formación internas, por tanto toda la formación queda registrada en el plan de formación que genera Qualiteasy EDU. Además las fichas del perfil profesional del personal del centro pueden ser registradas y anexadas, de forma que se va constituyendo un archivo histórico. Módulo Auditorías Este colegio se ha certificado por ISO 9001:2000 y por tanto ha tenido que realizar una auditoría interna y otra externa. Además cada año deberán pasar la auditoria para la renovación de su certificado. Desde el software, en el módulo de auditorías tienen registrados por departamentos los días en los que se ha realizado la auditoría y asociado a cada departamento las desviaciones o acciones que han surgido como resultado de la auditoría. También hacen un pequeño informe de las auditorías individuales. En la auditoría externa, el auditor externo deja un informe general de todos los puntos a tratar según la norma y qué desviaciones han surgido indicando además el nivel de gravedad de las mismas. Este informe también se puede registrar. De esta manera tienen guardadas por años, todas las auditorías y los registros que se derivan de ellas. Módulo Cuestionarios Este colegio elabora muchas encuestas a los alumnos, padres y personal del centro. Desde Qualiteasy EDU, el hecho de poder hacer los cuestionarios por categorías y que se vayan acumulando las respuestas en las estadísticas de este módulo, es un ahorro de trabajo además de un beneficio importante porque se puedan comprobar los resultados en tiempo real. Los cuestionarios los realizan de diferentes maneras: a) A los alumnos los reúnen en un aula de informática y por tanto todos los alumnos del centro, por grupos, se conectan a un ordenador y van respondiendo el cuestionario. Esto lo hace el centro 1 día cada trimestre.

14 14 b) Al personal del centro (que son usuarios de Qualiteasy EDU), se les envía desde el propio software un . Este contiene un link con el cuestionario que quieren que el destinatario del mail responda. Se les da un periodo determinado para hacerlo y así asegurar que el personal lo responde. c) A los padres, de los que se dispone correo electrónico, también se les envía por correo electrónico. También hay unos cuestionarios que se dejan en papel en Conserjería y que cualquier padre puede responder en cualquier momento. Después estos datos se introducen directamente en Qualiteasy EDU. Módulo Estadísticas El Módulo de Estadísticas permite tener una visión general de su sistema. Informes de No Conformidades, Acciones correctivas/preventivas, de Mejora. Estos informes se pueden hacer por departamento, por origen, por responsable, etc La ventaja de estos listados es ver de forma gráfica y rápida todo lo relacionado con las No Conformidades, Acciones correctivas/preventivas o de Mejora. Ellos aprovechan las reuniones de la Comisión de Calidad, o incluso las reuniones de Claustro, para proyectar este informe que les da Qualiteasy. De esta manera los asistentes pueden ver, que son datos reales. El Administrador de Qualiteasy, periódicamente, envía un personal a cada usuario de Qualiteasy con su situación. Si ha hecho No conformidades, Acciones correctivas/preventivas o de Mejora, si ha hecho alguna acta, si ha firmado algún documento pendiente, etc... Esto es una manera de motivar al personal para el uso de la herramienta. Módulo Gestión Residuos Este centro también gestiona sus residuos, como son papel y toners. Estos residuos se los recoge una empresa de reciclaje y por tanto al centro le interesa tener registro de estos residuos. El sistema les permite registrar y responder estas preguntas: En qué fecha entraron y salieron del centro? Quién ha sido el gestor?, Cuándo ha venido a recogerlos, la empresa de reciclaje?, etc. También pueden hacer informes más analíticos de los mismos, es una ventaja de tener estos registros en el software. Módulo Boletines La escuela tiene necesidad de comunicación, tanto interna como externa a los miembros de la comunicad educativa, especialmente los padres. Imaginemos que nuestra Escuela realiza dos tipos de circulares: Una interna para personal docente, interno y externo Una externa, con periodicidad mensual, a los padres de los alumnos El Módulo Boletines permite la realización de una versión electrónica de estas circulares, puesto que permite crear un Newsletter con la periodicidad que la Escuela desee y mandarla por correo electrónico a los destinatarios que decida. Además el módulo de Boletines permite publicar este Newletter en el propio Qualiteasy EDU y darle accesibilidad por departamentos a las personas que se desee. En el caso del personal docente o administrativo, estos recibirían el Newsletter por correo electrónico y también tendrían el histórico de todas las newsletter en el propio Qualiteasy. En el caso de la circular para los padres, al no ser estos usuarios del software Qualiteasy EDU, la recibirían solo a través de correo electrónico. Los boletines pueden maquetarse con fotografías, gráficos y contener además links a otras web s o a ficheros para que los lectores los puedan descargar. Módulo Ágora Con este Módulo, el Colegio puede crear cursos on-line para formar internamente al personal de su organización. Los creadores y los alumnos de los cursos deben ser usuarios del software Qualiteasy, por esa razón el Módulo Ágora se define como un módulo de e-learning cuyos usuarios son los mismos usuarios del software Qualiteasy. Imaginemos que el Colegio quiere crear un curso de acogida para el nuevo personal. En este curso quiere transmitir la normativa del colegio, el espíritu y la filosofía sobre la que se sustenta esta normativa y muy importante la cultura organizativa imperante. A través del Módulo Ágora este curso se va a poder crear y es más, se va a poder evaluar y hacer un seguimiento de si las personas que deben hacerlo lo han hecho, le han dedicado tiempo, etc Imaginemos también que el Coordinador de Calidad del Colegio quiere transmitir a todo el personal los conceptos de calidad ligados a la normativa ISO según la cual se va a certificar la Escuela. A través de este módulo puede crear un curso para que todo el personal de la organización pueda formarse en estos conceptos, evaluarse, etc sin necesidad de crear cursos presenciales que obligan a la creación de grupos, que deben realizarse en tiempo real, etc Estamos hablando pues, de unas prestaciones e-learning que van a permitir que la formación interna pueda dar un paso hacia la semi-presencialidad o la no presencialidad.

15 / Rosselló n 4a Barcelona. Tel / Fax edu 15 01_introducción. Qualiteasy EDU Módulo Gestión Equipos El colegio dispone de 5 aulas específicas de informática además de los ordenadores ubicados en las propias aulas de los cursos de Educación Infantil. Cada una de las aulas está equipada con 20 ordenadores con sus correspondientes periféricos, mouse, lectores de dvd, impresoras, etc Además todas las personas que ocupan un puesto de trabajo de tipo administrativo en la escuela y las salas de profesores disponen de ordenadores que son usados por una o más personas de la organización. Módulo PDA En este colegio el profesorado utiliza PDA s. Estas PDA s están conectadas con su Qualiteasy EDU y por tanto, cualquier incidencia que el profesor tiene puede introducirla directamente desde su PDA s y este registro llega automáticamente al Qualiteasy del centro. Es una manera de tener registradas las incidencias y que el profesorado que esté en una aula pueda introducir esta información sin necesidad de conectarse a un ordenador. Todos estos dispositivos pueden ser inventariados e identificados en el Módulo de Gestión de equipos, indicando sus características y su ubicación. Todas las personas que tienen acceso a estos dispositivos pueden tener acceso al módulo indicando cualquier incidencia en los mismos: mouses que no funcionan, pantallas que no se encienden, cpu s que no arrancan, etc Estas incidencias se comunican a través de un formulario, que en función de la gravedad o necesidad inmediata de solución, son recibidos en el departamento de informática o asistencia técnica. Es este departamento realizan las acciones pertinentes para solucionar las incidencias y registrarlas en el mismo sistema. Deterioros repetitivos, acciones vandálicas, aulas con más rotación de componentes, periodos con más cargas de trabajo, etc todo son consultas que se van a poder realizar con este sistema, elevando y pasando a no conformidades o a acciones correctivas aquellas incidencias que por tiempo de resolución, complejidad, novedad, etc se considere necesario. Módulo Gestión de Instalaciones En nuestro Colegio existen diferentes dependencias: edificios separados, diferentes plantas en cada edificio, zonas comunes y aulas en cada edificio. Existen también comedores, aulas de música, laboratorios, instalaciones deportivas interiores y exteriores, piscina, vestuarios en cada una de estas instalaciones deportivas, lavabos para alumnos y para profesores, etc Este módulo permite inventariar todo el material que se tiene en el centro de formación y controlarlo en función de los espacios en los que están ubicados. Todo el personal con acceso a Qualiteasy y a este módulo, va a poder comunicar incidencias, ver el estado de resolución de las mismas y muy importante, ver en un calendario las previsiones de actuación en aspectos que van mas allá de las acciones para solucionar deterioros o incidencias, podrán visualizar las previsiones de acciones de mejora, por ejemplo cambiar el mobiliario del laboratorio o las obras, por ejemplo cambiar el suelo de los vestuarios del polideportivo.

16 16 1.4_Software adicional. Qualiteasy Monitoring Aplicación que permite monitorizar la evolución d elos sistemas de calidad y excelencia de diferentes organizaciones que poseen Qualiteasy. Actúa sobre N Qualiteasys ubicados en N empresas u organizaciones geográficamente dispersas, pero cuyos Qualiteasys están en un único servidor de Internet. Qualiteasy Monitoring lanzando consultas a N Qualiteasys y obteniendo las respuestas correspondientes Qualiteasy 1 CENTRO 1 Qualiteasy 2 CENTRO 2... /... Qualiteasy 75 CENTRO 75 Qualiteasy N CENTRO N

17 / Rosselló n 4a Barcelona. Tel / Fax edu 17 01_introducción. Qualiteasy EDU La forma de actuar de QMonitoring es no-invasiva, es decir, Qualiteasy Monitoring lanza unas consultas específicas a cada uno de los Qualiteasys y obtiene las respuestas pertinentes, pero sin que nadie deba entrar en cada Qualiteasy particular y revisarlo para obtener la información deseada. Es decir sólo se obtienen los resultados de unas consultas específicas, sin más. La filosofía de este aplicativo se basa en obtener la mínima información posible de cada Qualiteasy y que esta sirva para tomar decisiones a directivos, consultores,..del proceso de evolución de un sistema de calidad y excelencia de un conjunto de organizaciones especificas. Las consultas las lanza a nivel individual ( a cada empresa u organización) y a nivel grupal ( estas últimas a efectos estadísticos). Pantalla Monitoring. Web pública Pantalla Monitoring. Web mantenimiento

18 18 1.5_Aplicaciones prácticas Qualiteasy Monitoring en el sector educativo Vamos a seguir con el ejemplo que hemos puesto antes en relación al Colegio. Hemos dicho que esta Escuela formaba parte de un grupo de escuelas ubicadas en diferentes puntos geográficos. Aunque cada Escuela gestiona su propio sistema de calidad e indicadores, existe la necesidad de extraer datos de todas las escuelas con el objetivo de totalizar o con el objetivo de comparar. Para dar respuesta a este objetivo se ha creado el Software Adicional Qualiteasy Monitoring. Este software, conectado a las escuelas del Grupo, permite obtener una serie de parámetros de gestión: de cada una de las escuelas, por ejemplo, número de acciones de mejora puestas en marcha en el último trimestre, número de no conformidades ligadas a una área del colegio determinada, etc.; de la totalidad de las escuelas, por ejemplo número de incidencias abiertas en el último mes, número de acciones correctivas puestas en marcha en el último año, etc Diríamos que es el software necesario para aquellos colectivos que necesitan obtener información de todas y cada una de sus unidades de forma centralizada, sin tener que entrar a cada uno de los sistemas individuales de las escuelas. En este grupo de colectivos se incluyen asociaciones de escuelas, congregaciones religiosas, escuelas públicas dependientes de un organismo del Gobierno, escuelas públicas dependientes de administraciones locales, agrupaciones universitarias, etc. de las escuelas agrupadas por diferentes criterios, por ejemplo cercanía geográfica, número de alumnos, etc

19 / Rosselló n 4a Barcelona. Tel / Fax edu 19 01_introducción. Qualiteasy EDU 1.6_Software adicional cuadro de mando integral Qualiteasy EDU El Cuadro de Mando EDU está pensado para responsables de los centros educativos que necesitan información en tiempo real sobre la gestión global de un centro. Ofrece información visual de los indicadores del centro. Económicos, operativos, gestión de la calidad, incidencias, satisfacción de alumnos, fracaso escolar, gestión educativa, indicadores pastorales, etc. Toda la información se puede trabajar y modificar, analizando diferentes escenarios, que facilitan la toma de decisiones. Cuadro de mando integral (indicadores de gestión) Base de datos 1: Qualiteasy Base de datos 2: Intranet centro educativo Base de datos 3: Gestión académica Base de datos 4: Hojas de Cálculo Base de datos n: Otras bases de datos Datos Hojas de cálculo Integración al sistema y elaboración del cuadro de datos Base de datos

20 20 Se conecta con las BBDD del propio centro, y de otras fuentes de información internas o externas al centro. Soportando los principales estándares de BBDD actuales. Access, SQL... El Cuadro de Mando Qualiteasy EDU se ha desarrollado utilizando herramientas tecnológicas de última generación. De acuerdo con las necesidades de los centros, la gestión de los principales indicadores,se puede realizar mediante la entrada manual de los principales parámetros y delimitar los perfiles de los contribidores o en caso que sea necesario se puede conectar con las BBDD del propio centro, y de otras fuentes de información internas o externas al centro. Soportando los principales estándares de BBDD actuales. Access, SQL... El Cuadro de Mando Qualiteasy EDU se ha desarrollado utilizando herramientas tecnológicas de última generación. Por una reducida cuota mensual, su centro puede disponer de una herramienta que en el mercado de las aplicaciones de Business Intelligence no encontrará por menos de y sin ningún tipo de inversión inicial por su parte. Además con el cuadro de mando Qualiteasy EDU ya estará configurado desde el inicio con los Indicadores clave necesarios para la gestión educativa. 1.7_Aplicaciones prácticas cuadro de mando integral Qualiteasy EDU Imaginemos otra vez nuestro grupo de escuelas. Evidentemente cada una de ellas usa para su gestión administrativa y pedagógica otras herramientas además de Qualiteasy. Cada una de las ecuelas puede obtener indicadores de su propio sistema de gestión de calidad a través del software Qualiteasy EDU y desde el punto de vista del grupo de Escuelas, a través de Qualiteasy Monitoring se pueden extraer indicadores totales de las escuelas o de una parte de ellas. Ahora bien tanto Qualiteasy EDU como Qualiteasy Monitoring trabajan única y exclusivamente con los datos introducidos en Qualiteasy, es decir, datos relacionados con el sistema de calidad. Por tanto, los indicadores que manejan estas dos aplicaciones son siempre indicadores del propio sistema de calidad implantado en una o varias escuelas. Los centros educativos, tienen además, necesidad de obtener indicadores sobre otros aspectos de la gestión educativa, tanto administrativa como pedagógica. Nos estamos refiriendo a datos como calificaciones, datos de absentismo, datos sobre dedicaciones en horas, etc en definitiva datos que se manejan en otros aplicativos que no son Qualiteasy EDU, pero que también son indicadores y parámetros necesarios para conocer el funcionamiento de los centros. Cuadro de Mando Integral Qualiteasy EDU es un software adicional que conectado a los diferentes aplicativos de un centro educativo, permite extraer de estos, indicadores de gestión, visualizarlos en forma de gráficos, etc siendo en este caso Qualiteasy EDU, una fuente más de datos sobre los que trabajar. Los centros que dispongan de Qualiteasy EDU podrán poner esta solución a disposición de las personas que deban ser usuarias de la misma, a través de una opción de Menú que aparecerá dentro de Qualiteasy EDU, teniendo así perfectamente integradas las dos operaciones. El software Qualiteasy EDU actual en este caso, como entrada a la aplicación de Cuadro de Mando Integral y a la vez como fuente de datos para que esta aplicación pueda calcular indicadores que dependan de datos que Qualiteasy maneja. La opción de entrada manual de datos via web de los valores base para la elaboración de los indicadores siempre está disponible desde Qualiteasy.

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