UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

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1 UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE INGENIERÍA CIENCIAS FÍSICAS Y MATEMÁTICA MANUAL DE UTILIZACION DE LAS APLICACIONES DEL La siguiente información ha sido una recopilación de las ayudas proporcionadas por el Office 365, las cuales se encuentra en cada una de las aplicaciones dentro de la plataforma. Link relacionado: 1

2 OFFICE 365 En tu correo institucional puedes contar con variedades de aplicaciones para ingresar a ellos realizamos los siguientes pasos: 1. Dar un clic en la parte superior izquierda de nuestra pantalla como indicamos en la imagen: 2. Obtenemos el siguiente menú de aplicaciones: 3. Seleccionamos la aplicación deseada como por ejemplo correo: Los beneficios que nos brinda OFFICE 365: Almacenamiento de 50 GB en la nube. 2

3 Licenciamiento de Office 2010 y 2013 gratuito hasta tres equipos. Tecnología en la nube, con la cual se podrá acceder a sus aplicaciones y archivos desde cualquier dispositivo. Nos facilita trabajar online Office dentro de los cuales tenemos: o Word o Excel o PowerPoint o OneNote En el listado de aplicaciones que nos brinda Office 365 tenemos las siguientes características: CORREO: Cuando abra Outlook Web App, lo primero que verá será su bandeja de entrada. Aquí es donde llegan los mensajes que le envían y donde es probable que usted pase más tiempo leyendo mensajes y respondiendo a estos. Qué verá en correo 1. Para crear un mensaje, haga clic en Nuevo correo. 2. Lista de carpetas. La lista de carpetas incluye las carpetas de su buzón. Puede incluir otras carpetas, como Favoritos y carpetas para archivar. Puede contraer este panel haciendo clic en el icono de la parte superior. Puede expandir y contraer las carpetas de esta vista haciendo clic en los iconos de triángulo situados junto al nombre de las carpetas. 3

4 3. Ventana de búsqueda. Escriba aquí qué desea buscar, como el nombre de una persona cuyos mensajes desea encontrar o texto para encontrar un mensaje en particular. 4. La lista de mensajes muestra los mensajes de la carpeta actual. 5. El panel de lectura es donde se visualiza la conversación o el mensaje que ha seleccionado. Puede responder a cualquier mensaje de la conversación usando Responder, Responder a todos o Reenviar en la parte superior de un mensaje. 6. Para obtener más información sobre cómo responder a mensajes recibidos, vea responder a mensajes. Para obtener información sobre cómo cambiar la visualización de los mensajes, vea configuración de pantalla del correo. Crear un mensaje Para crear un mensaje 1. Haga clic en Nuevo correo encima de la lista de carpetas. Aparecerá un nuevo formulario de mensaje en el panel de lectura. 2. Para agregar destinatarios, puede escribir el nombre de cualquier persona que figure en su carpeta de contactos o en la lista de direcciones de su organización; también puede escribir la dirección de correo en los campos Para o CC. La primera vez que especifica el nombre de una persona en particular, Outlook Web App busca la dirección de dicha persona. En el futuro, el nombre estará almacenado en la caché, por lo que se resolverá rápidamente. 3. Agregue un asunto. 4. Escriba el mensaje que desee enviar. Para obtener más información sobre cómo dar formato al mensaje. 5. Para agregar datos adjuntos, haga clic en Insertar y en Datos adjuntos en la parte superior de la pantalla y, después, busque el archivo que desea adjuntar. Para obtener más información. 6. Para incrustar una imagen en el mensaje para que aparezca sin que tenga que abrirla el destinatario, haga clic en Insertar y en Imagen y, después, busque la imagen que desea agregar a su mensaje. 7. Para adjuntar un mensaje a un mensaje 4

5 1. En la vista de lista, seleccione el mensaje que desee adjuntar y pulse Ctrl+C para copiarlo. 2. Abra un mensaje nuevo o responda o reenvíe uno existente. 3. Con el mensaje nuevo abierto en el panel de lectura, pulse Ctrl+V para adjuntar el mensaje que ha copiado. 8. Puede crear una firma y agregarla automáticamente a todos los mensajes o bien agregarla a mensajes individuales. Cuando haya acabado y el mensaje pueda enviarse, haga clic en Enviar. Trabajar con borradores Si no puede terminar de escribir un mensaje de una vez o desea esperar un poco antes de enviarlo, puede hacer clic para salir de él y volver más adelante para terminarlo. Outlook Web App guarda automáticamente su mensaje mientras lo crea y lo agrega a su carpeta de borradores. Finalizar el borrador de un mensaje 1. Vaya a la carpeta Borradores en la lista de carpetas y haga clic en ella. 2. Haga clic en el mensaje en el que estaba trabajando para verlo en el panel de lectura. 3. Haga clic en Continuar la edición o, si ha decidido que no desea enviar el mensaje, haga clic en Descartar. 4. Si sigue queriendo enviar el mensaje, termine de editarlo y haga clic en Enviar. Panel de lectura El panel de lectura es donde se muestran los mensajes. Usted puede no solo leer mensajes en el panel de lectura, sino responderlos sin necesidad de abrir una nueva ventana. 5

6 Seleccione Responder, Responder a todos o Reenviar en la parte superior de un mensaje para responder al mismo. Aparecerá un mensaje en blanco en el panel de lectura, situado en la parte superior de la conversación. Use Marcar como leído y Marcar como no leído para cambiar el estado de lectura de un mensaje. Para ver un menú con más opciones, seleccione el icono del menú ampliado. Para cambiar la ubicación del panel de lectura 1. Seleccione el icono de engranaje en la parte superior de la ventana de Outlook Web App. 2. Seleccione Configuración de pantalla > Panel de lectura. 3. Realice su selección. 4. Haga clic en Aceptar para guardar la selección y cierre la ventana Configuración de pantalla. Abrir un mensaje en una ventana independiente De manera predeterminada, usted lee y crea mensajes en el panel de lectura, pero eso no es siempre lo que necesita. A veces, necesita poder ver un mensaje en una ventana independiente. Cuando esté redactando un nuevo mensaje o respondiendo a un mensaje que haya recibido, puede hacer que se abra en una nueva ventana haciendo clic en el icono de elemento emergente, situado en el vértice superior del mensaje. 6

7 Para abrir en una ventana independiente un mensaje que está leyendo, haga clic en el icono del menú ampliado y seleccione Abrir en otra ventana. Mensajes eliminados Al eliminar un mensaje, se envía a la carpeta Elementos eliminados. Los mensajes de la carpeta Elementos eliminados pueden eliminarse de forma permanente mediante una política automatizada establecida por el departamento, seleccionándolos en la carpeta y eliminándolos o bien vaciando la carpeta Elementos eliminados. Para obtener información sobre cómo recuperar los mensajes eliminados. Vaciar la carpeta Elementos eliminados 1. Haga clic con el botón derecho en la carpeta Elementos eliminados. 2. Haga clic en Vaciar. 3. Haga clic en Aceptar para confirmar que desea eliminar permanentemente los elementos de la carpeta Elementos eliminados. Lista de carpetas La lista de carpetas mostrará las carpetas predeterminadas creadas para todos los buzones de correo, además de las carpetas que usted cree. En función de la configuración de su organización, también puede ver Favoritos y Carpetas archivadas. Para cerrar la lista de carpetas, haga clic en el botón de contenido adicional situado en la parte superior de la lista. Haga clic en cualquier carpeta de la lista para ver el contenido. 7

8 Puede hacer clic con el botón derecho en cualquier elemento de la lista de carpetas para ver un menú de cosas que puede hacer que afectarán a las carpetas, como, por ejemplo, crear una carpeta, eliminar una carpeta existente o vaciar la carpeta. Crear una carpeta 1. Haga clic con el botón derecho en cualquier carpeta en la lista de carpetas y seleccione crear nueva carpeta. Se agregará una carpeta nueva sin nombre como una subcarpeta de la carpeta en la que hizo clic con el botón derecho. Para crear una carpeta que no sea una subcarpeta, haga clic con el botón derecho en su nombre, justo encima de la carpeta Bandeja de entrada. 2. Escriba un nombre para la nueva carpeta y presione Entrar. Lista de mensajes La lista de mensajes muestra los mensajes de la carpeta actual. Los mensajes mostrados pueden administrarse seleccionando un filtro o mediante una búsqueda. La lista de mensajes dispone de herramientas que le permiten administrar rápidamente algunas tareas. Seleccionando los iconos situados en la parte derecha de la lista de mensajes, puede eliminar un mensaje o una conversación, o agregar una marca. Otros iconos le mostrarán qué mensajes tienen datos adjuntos, su importancia (alta o baja) y cuántos elementos sin leer hay en una conversación. Haga clic con el botón secundario en un mensaje para ver un menú de opciones, como, por ejemplo, marcar un mensaje como leído o sin leer, moverlo a otra carpeta o crear una regla basada en dicho mensaje. Haciendo clic en el triángulo situado a la izquierda de un mensaje, puede expandir una conversación para ver todos los mensajes de la misma. Use la etiqueta situada en la parte superior de la lista de mensajes para cambiar entre las vistas Conversaciones por fecha y Elementos por fecha. 8

9 Búsqueda y filtros integrados Encontrará una ventana de búsqueda y filtros integrados en la parte superior de la lista de mensajes. Para realizar una búsqueda, haga clic en la ventana de búsqueda y empiece a escribir lo que desee buscar. Debajo aparecerá una lista de sugerencias, en las que puede hacer clic para buscar dicho elemento. También puede terminar de especificar su propia búsqueda y pulsar Entrar para iniciar la búsqueda. Para borrar la búsqueda, haga clic en el icono situado a la derecha de la ventana de búsqueda. Los filtros integrados, todos, sin leer, para mí y marcados, son una manera de elegir rápidamente qué visualizar en la lista de mensajes. Todos muestra todos los mensajes; sin leer muestra los mensajes que no se han marcado como leídos; para mí muestra todos los mensajes en los que su nombre aparece en las líneas Para o CC; y marcados muestra todos los mensajes que se han marcado. Usar Outlook Web App en un dispositivo móvil Si usa Outlook Web App en un dispositivo móvil, como una tableta o un teléfono inteligente, es posible que vea algo diferente en las imágenes anteriores. 9

10 La mayoría de las características funcionan de la misma manera que cuando está usando Outlook Web App en un equipo de escritorio o portátil, pero algunas cosas se hacen de forma algo diferente. Pulse el icono de navegación Contactos. en la esquina inferior para cambiar entre Correo, Calendario y Para realizar una búsqueda, pulse el icono de búsqueda. Para leer un mensaje en pantalla completa, pulse el icono de lectura. Si pulsa el icono más, se mostrarán más selecciones. En lugar de usar el botón derecho para ver un menú en pantalla, puntee y mantenga presionado el menú. Para seleccionar varios elementos de la lista de mensajes, deslice cada elemento que desea agregar. Para desmarcar un elemento, deslícelo nuevamente. Puede crear nuevos elementos pulsando el icono de elemento nuevo. Pulse los iconos de comillas angulares para expandir o contraer la parte de la pantalla en la que aparecen. Para ir a Opciones cuando está usando un dispositivo móvil, pulse el icono más Opciones. Para obtener más información. y luego CALENDARIO: Agregar reuniones, citas y otros eventos al calendario de Outlook Web App, realizar un seguimiento y compartirlo con otras personas. 10

11 Su calendario de Outlook Web App le permite crear y seguir citas y reuniones. Puede crear varios calendarios, establecer vínculos a calendarios de otras personas e incluso compartir su calendario con otros miembros de su organización. Qué verá en Calendario Después de la Bandeja de entrada, el calendario es probablemente el lugar donde pasará más tiempo al usar Outlook Web App. Puede ver su calendario de cuatro formas diferentes: por día, por semana laboral, por semana y por mes. Ver rápidamente detalles de eventos Puede seleccionar cualquier evento de su calendario para obtener una vista rápida del evento. Los eventos creados por usted lo muestran como creador y tienen un vínculo para editarlos o eliminarlos. Una reunión a la que se le ha invitado muestra el organizador y tiene vínculos para responder a la invitación. Si el organizador incluye una invitación a una reunión en línea, usted verá un vínculo para acceder a la reunión. 11

12 Vista de día La vista de día resulta más útil si tiene una agenda apretada, o si desea ver varios calendarios uno al lado del otro. Los controles siguen siendo los mismos; solo cambia la vista. Vista de semana La vista de semana es la vista predeterminada cuando se visita el calendario por primera vez en Outlook Web App. Puede cambiar la vista predeterminada a la de día, semana laboral o mes con las opciones de la esquina superior derecha. 1. Nuevo evento. Un evento puede ser una cita, una reunión o un evento de todo el día. Seleccione para crear un evento nuevo. 2. Calendario. Use el calendario en el panel de carpetas de la izquierda para ir de una fecha a otra. El periodo que está visualizando aparece con sombreado, mientras que la fecha en curso aparece con un sombreado más oscuro. Sugerencia Puede utilizar la flecha izquierda o derecha para contraer la lista de carpetas que se encuentra en el panel izquierdo. o expandir 3. Mis calendarios. Puede ver más de un calendario a la vez. Esta sección le permite crear otros calendarios, como, por ejemplo, un calendario para un proyecto específico o para seguir citas privadas. También puede agregar calendarios de otras personas y seleccionar cuáles visualizar. Si opta por mostrar varios calendarios, se combinarán en una sola vista, en la que a cada uno de ellos se le asignará un color diferente. 4. Barra de navegación por día. Esta es otra área que puede utilizar para ir de un día a otro. Seleccione cualquier fecha para ir directamente a esa fecha. O bien, use las flechas de cada extremo para ver las fechas anteriores y posteriores a la fecha que se muestra. 12

13 5. Panel principal. Los calendarios se muestran en el panel principal. Para crear una nueva cita, haga doble clic en una franja de tiempo abierta del día que desee. 6. Opciones de vista. Seleccione la vista deseada y comparta o imprima su calendario. Vista de mes La vista de mes puede contener demasiada información. Para hacerla más manejable, se visualiza una agenda para el día seleccionado: 1. Fecha actual. La fecha actual se muestra con sombreado oscuro. 2. Mes. El sombreado más claro muestra el mes seleccionado. 3. Día. El día seleccionado se muestra con un sombreado, mientras que el número de la esquina inferior derecha indica cuántos elementos no visualizados hay para cada día. Haga doble clic en un elemento para abrirlo. Para crear un evento en cualquier fecha, haga doble clic o pulse dos veces en la franja de tiempo abierta correspondiente. 4. Evento de todo el día. Un elemento sombreado resalta un evento de todo el día. 5. Agenda. La agenda del día seleccionado. Para crear un elemento en la fecha actual, haga doble clic o pulse dos veces en una franja de tiempo abierta de la agenda. Crear un elemento de calendario Para crear una nueva cita o solicitud de reunión en cualquier vista, elija doble clic (o pulse dos veces) en una franja de tiempo abierta del día que quiera. o haga Crear una cita 1. Elija y agregue el título y la ubicación. 13

14 2. Elija la hora de inicio y la duración, y ajuste la hora de la notificación de recordatorio si lo necesita. 3. En la lista Mostrar cómo, elija cómo desea que aparezca la cita en su calendario: Libre, Trabajando en otro sitio, Provisional, Ocupado, o Ausente. 4. (Opcional) Tiene las opciones de hacer que la cita sea periódica y de marcar la cita como privada. 5. Seleccione Guardar cuando haya terminado. Crear una convocatoria de reunión. Una reunión es un evento de calendario que usted envía a otras personas. Puede crear una reunión del mismo modo que una cita, pero debe invitar a los asistentes y puede agregar recursos como salas de reuniones. 1. Elija y agregue el título y la ubicación. Elija la hora de inicio y la duración, y ajuste la hora de la notificación de recordatorio si lo necesita. 14

15 2. Elija Agregar asistentes y elija las personas a las que desea invitar en la lista de contactos. Sugerencia: Puede usar el Asistente para programación si desea asegurarse de que todo el mundo está disponible a la hora que ha elegido. Si su organización lo permite, también puede usar el Asistente para programación para reservar una sala de conferencias u otro recurso. 3. (Opcional) Puede hacer que esta reunión sea periódica eligiendo una opción de la lista Repetir. 4. Si su organización tiene Lync, seleccione Reunión en línea para insertar el vínculo de la reunión y otros detalles en línea. 5. Agregue un mensaje para los participantes de la reunión y, a continuación, elija Enviar para enviar la invitación. Modificar o eliminar un evento del calendario Las reuniones y citas se modifican o eliminan de forma similar. Modificar un evento de calendario 1. Seleccione el evento del calendario para que aparezca el globo del evento y seleccione Editar. 15

16 Nota: Las solicitudes de reunión solo pueden ser modificadas por la persona que configuró la reunión. 2. Para modificar una cita, aplique cambios al evento en la página de detalles y elija Guardar. Para una convocatoria de reunión, elija Enviar. Eliminar un evento de calendario 1. Seleccione el evento del calendario para que aparezca el globo del evento y seleccione Eliminar. Para una cita, seleccione Eliminar en el mensaje de confirmación que aparece. Para una reunión usted haya configurado, haga clic con el botón secundario en el elemento y seleccione Cancelar. Si desea agregar una nota al mensaje de cancelación que se envía a los asistentes, seleccione Editar la cancelación antes de enviar. Para simplemente cancelar la reunión, seleccione Enviar cancelación ahora. 16

17 Para rechazar una reunión a la que le han invitado, haga clic con el botón secundario en el elemento, seleccione Eliminar y, a continuación, seleccione la opción adecuada según lo que desee: incluir un mensaje al rechazar la reunión, enviar la respuesta sin mensaje o no enviar ninguna respuesta. Compartir el calendario Puede compartir fácilmente su calendario con otras personas de su organización. Para empezar, elija Compartir en la parte superior de la ventana del calendario. Siga estos pasos para compartir la invitación: 1. Compartir con. Escriba el nombre de la persona con la que desea compartir su calendario en el campo Compartir con. Outlook Web App busca automáticamente en la libreta de direcciones el nombre que ha escrito. 17

18 2. Contacto. Cuando se encuentra esa persona, se agrega automáticamente a la lista de personas con las que se compartirá el calendario. Puede agregar tantas personas como desee. 3. Opciones de acceso compartido. Elija cuánta información desea compartir. Detalles completos permite a la otra persona ver toda la información sobre eventos de su calendario, excepto los que usted haya marcado como Privado. Detalles limitados muestra el asunto y la ubicación. Solo disponibilidad muestra únicamente que usted tiene un evento a una hora en concreta, pero ningún otro detalle. Los eventos privados siempre se muestran como ocupados. Puede dar permisos a personas de dentro de la organización para editar el calendario si selecciona Editor. Para dar permiso a alguien para enviar o responder a solicitudes de reunión en su nombre, seleccione Delegar. 4. Asunto. Si lo desea, puede modificar el asunto. 5. Calendario. Si tiene más de un calendario, elija el que desea compartir. La mayoría comparte su calendario predeterminado (denominado Calendario), pero puede compartir cualquier calendario que forme parte de su buzón. 6. Una vez agregadas todas las personas con las que desea compartir el calendario y definido el nivel de acceso que desea darles, elija Enviar para compartir la invitación o Descartar para cancelar. Uso de Outlook Web App en un dispositivo móvil Si está usando Outlook Web App en un dispositivo móvil como una tableta o smartphone, el buzón de correo, el calendario y otras funciones pueden tener un aspecto diferente del que tienen en un equipo de escritorio o portátil. 18

19 La mayoría de las características funcionan de la misma manera que cuando está usando Outlook Web App en un equipo de escritorio o portátil, pero algunas cosas se hacen de otra forma. Pulse Ir a en la esquina inferior para cambiar entre Correo, Calendario y Contactos. Para cambiar la vista Calendario, seleccione Día, Semana laboral, Semana o Mes. Para ir al día de hoy, pulse. Pulse Más para ver más opciones. Nota: Si usa un smartphone, sólo están disponibles las vistas Día y Mes. Puede crear nuevos elementos pulsando Nuevo para expandir o contraer la parte de la pantalla en la que aparecen.. Pulse los iconos de contenido adicional Para ir a Opciones cuando está usando un dispositivo móvil, pulse Más > Opciones. PERSONAS: Introducción a Personas Contactos es donde se almacenan los contactos personales y donde puede ver las libretas de direcciones que se han configurado para su organización. Para ver la página Contactos en Outlook Web App, realice lo siguiente: 1. Inicie sesión en Office 365 con su cuenta profesional o educativa. 2. En la parte superior de la página, seleccione Personas, o bien seleccione el iniciador de aplicaciones y, a continuación, Personas. 19

20 Qué verá en Personas 1. Cree un contacto seleccionado Nuevo. 2. Todos los lugares en los que puede encontrar información de contacto. 3. Búsqueda. Escriba aquí el nombre de una persona para buscarla en sus contactos y en la libreta de direcciones de su organización. 4. Lista de todos los contactos contenidos en la carpeta actual. 5. Tarjeta de contacto de la persona seleccionada. 6. Acciones que puede realizar directamente desde la tarjeta de contacto. Seleccione los iconos para enviar un mensaje, iniciar una conversación de mensajería instantánea o crear una solicitud de reunión. Crear un contacto Para crear un contacto, seleccione la carpeta situada debajo de Mis contactos en la que desea crear el contacto y elija Nuevo y Crear contacto. 20

21 Esta opción abrirá un formulario de contacto en blanco. Rellene los detalles que desee. Seleccione el icono para ver más opciones para ese tipo de información. Por ejemplo, si la persona que va a agregar a sus contactos tiene varios números de teléfono, seleccione el icono, situado junto a Teléfono, para agregar números de teléfono. Cuando haya acabado, elija Guardar para guardar los cambios o Descartar, para descartarlos. Nota: Si desea crear un nuevo contacto de Lync, abra Lync en el equipo o dispositivo donde lo instaló y, a continuación, agregue un contacto desde allí. Crear un grupo Puede crear dos tipos de grupos en Outlook Web App. El primero es un grupo personal, que se almacena en la carpeta Contactos y puede contener entradas de los Contactos personales y de la libreta de direcciones de su organización. Para crear un grupo personal, seleccione la carpeta situada debajo de Mis contactos en la que desee crear el grupo y elija Nuevo y Crear grupo. 21

22 Esta opción abrirá un formulario de grupo en blanco. Escriba el nombre del grupo que desee y cualquier nota. Para agregar miembros, escriba el nombre de la persona que desee agregar en Miembros. Outlook Web App buscará una coincidencia en los Contactos y en la libreta de direcciones de la organización. Si no se encuentra ninguna coincidencia, puede buscar a la persona en cuestión. También puede escribir una dirección de correo electrónico directamente en Miembros. Presione Entrar para agregar la selección al grupo. Cuando haya acabado, seleccione Guardar para guardar los cambios o en Descartar, para descartarlos. Crear un grupo compartido Según la configuración de su cuenta, puede crear grupos que aparecerán en la libreta de direcciones de su organización. Crear un contacto a partir de un mensaje Puede agregar cualquier contacto que vea en un mensaje a sus Contactos. Para agregar un contacto desde un mensaje: 1. Seleccione el nombre para ver la tarjeta de contacto. 2. Seleccione Agregar a Contactos. 22

23 3. Agregue la información adicional que desee. 4. Seleccione Guardar para agregar la tarjeta a los Contactos o Descartar para descartarla. Editar un contacto Busque el contacto que desea editar y selecciónelo. Solo puede editar contactos en las carpetas de Mis contactos. Cuando elija un contacto, verá sus detalles en el panel de lectura. Para editar la información, seleccione Editar. Realice los cambios deseados y elija Guardar para guardar los cambios o en Descartar, para descartarlos. Vincular y desvincular contactos Outlook Web App detecta contactos que tienen nombres para visualizar iguales o parecidos y los vincula en una sola vista. Para ver qué contactos se han vinculado, elija una tarjeta de contacto y elija Administrar en el panel de lectura, en Contactos vinculados. También puede elegir los contactos que desee vincular. 23

24 Esta opción mostrará los contactos vinculados de la tarjeta en caso de haberlos. 1. Vea todos los contactos vinculados a esta tarjeta. Si se ha agregado un vínculo que desea eliminar, selecciónelo para verlo o desvincularlo. 2. Vínculos sugeridos muestra los vínculos que pueden ajustarse a esta persona. 3. Puede encontrar contactos adicionales para vincular realizando una búsqueda. Los cambios se guardarán automáticamente a medida que los realice. Cuando haya terminado, seleccione para cerrar la ventana. 24

25 Usar Outlook Web App en un dispositivo móvil Si usa Outlook Web App en un dispositivo móvil, como una tableta o un teléfono inteligente, es posible que vea algo diferente en las imágenes anteriores. La mayoría de las características funcionan de la misma manera que cuando está usando Outlook Web App en un equipo de escritorio o portátil, pero algunas cosas se hacen de forma algo diferente. Puntee en el icono de navegación y Contactos. en la esquina inferior para cambiar entre Correo, Calendario Para realizar una búsqueda, puntee en el icono de búsqueda. Toque el icono agregar a Contactos para agregar la entrada seleccionada en la libreta de direcciones de su empresa a sus Contactos. Puntee en el icono más para mostrar más selecciones Puede crear nuevos elementos punteando en el icono de elemento nuevo. Busque los iconos de comillas angulares para expandir o contraer la parte de la pantalla en la que aparecen. Para ir a Opciones cuando está usando un dispositivo móvil, puntee en el icono más Opciones. y luego Puedo compartir una carpeta de contactos con otras personas desde Outlook Web App? La función para compartir o ver una carpeta compartida de contactos no es compatible con Outlook Web App. Si desea compartir contactos con personas dentro o fuera de la organización, le recomendamos que use la característica compartir contactos en Outlook

26 Otra manera para compartir contactos con personas de dentro de la organización es mediante un buzón de correo compartido. Un buzón de correo compartido es algo que sólo puede crear un administrador de su organización. Con un buzón de correo compartido, los usuarios que tienen permiso para el buzón de correo compartido pueden tener acceso a un buzón de correo compartido, el calendario y los contactos. NOTICIAS: Agregar características a una publicación de suministro de noticias Además de texto, en una publicación de suministro de noticias puede incluir imágenes, vídeos, vínculos, documentos, etiquetas y menciones. Incluir un vínculo a una página de sitio web en una publicación Puede incluir un vínculo a una página de sitio web en una publicación y mostrar la dirección web del sitio o reemplazarla con el texto que desee. 1. Copie la dirección web del vínculo que desee. 2. Haga clic en el lugar del cuadro de texto donde desee insertar el vínculo. Por ejemplo, en el texto de un mensaje normalmente se coloca un vínculo: 3. Pegue la dirección web que ha copiado, aparecerá en el texto del mensaje y se abrirá una ventana debajo con una opción para reemplazar la dirección URL con el texto que quiera que aparezca: 26

27 4. Si lo desea, escriba el texto que quiera que se muestre y luego haga clic en la marca de verificación. 5. Haga clic en Publicación para completar la entrada, con el vínculo con formato de texto para mostrar. Insertar un vídeo en una publicación En una publicación de suministro de noticias puede incrustar vídeos de YouTube y servicios similares. El proceso es similar al descrito anteriormente para la inclusión de vínculos en páginas web: pega un vínculo al vídeo en la publicación y tiene la opción de reemplazarlo con texto para mostrar. En la publicación aparece una miniatura del vídeo para que usted y otros usuarios puedan reproducirlo. Nota Algunos vídeos podrían contener restricciones de uso del código necesario para incrustar el vídeo en otras ubicaciones. 1. Vaya al vídeo del servicio y copie la dirección URL al portapapeles. 2. En el suministro de noticias, copie la dirección URL en una nueva publicación y presione Entrar. Verá una miniatura del vídeo y una opción para dar formato de texto para mostrar a la dirección URL del video. 27

28 3. Si lo desea, escriba el texto para mostrar de la dirección URL del vídeo y haga clic en la marca de verificación. 4. Haga clic en Publicación para completar la entrada de suministro de noticias. Incluir un vínculo a un documento de SharePoint en una publicación Los vínculos a documentos de SharePoint se incluyen de manera muy similar a como se incluyen los vínculos a páginas web. Se pega un vínculo a un documento en la publicación y luego se tiene la opción de reemplazarlo con texto para mostrar. 1. Vaya a la biblioteca de SharePoint que contiene el documento. 2. Haga clic en los puntos suspensivos (...) junto al documento para abrir el globo. 3. Copie la dirección URL al portapapeles. 28

29 4. En el suministro de noticias, haga clic en el cuadro de texto en el lugar donde desee insertar el vínculo al documento. 5. Haga clic en el icono de vínculo. 6. Pegue la dirección URL del documento y luego haga clic en la marca de verificación. La dirección URL del documento se muestra en el texto del mensaje: 7. Si desea mostrar texto para mostrar en lugar de la dirección URL del documento, escríbalo en el cuadro de texto Mostrar cómo y luego haga clic en la marca de verificación. 8. Haga clic en Publicación para completar la entrada y el texto para mostrar se mostrará como vínculo. Incluir menciones en una publicación 29

30 Si desea llamar la atención sobre alguna persona de su organización en una publicación de suministro de noticias, puede hacer una mención. Mencionar a alguien en una publicación tiene los siguientes resultados: Las personas a las que menciona reciben un mensaje de correo electrónico que les informa al respecto. Nota: Las notificaciones de correo electrónico han de estar habilitadas en el perfil de la persona mencionada. Si las personas a las que menciona le están siguiendo, obtienen una actualización a través del suministro de noticias. Si las personas a las que menciona no le están siguiendo, se anexa un número al vínculo Menciones del suministro de noticias para informarles sobre la mención. Otras personas de su organización ven a la persona que ha mencionado como vínculo y pueden ir a la página del sitio. Para incluir una mención en una publicación: 1. Haga clic en el cuadro de texto. 2. Escriba y luego comience a escribir el nombre de la persona que Cuando escribe el carácter ve una lista de todas las personas a las que sigue actualmente. A medida que continúa escribiendo, ve los nombres que se aproximan más a la entrada. Si no se encuentran resultados en la lista de personas a las que está siguiendo, ve los resultados (si los hay) del resto de personas de su organización. 3. Cuando vea el nombre de la persona que desea mencionar, haga clic en el nombre y agréguela. 30

31 Incluir etiquetas en una publicación Incluir etiquetas en una publicación para llamar la atención sobre un término o una idea en particular y facilitar la clasificación de información en publicaciones con etiquetas específicas. Nota: Las etiquetas deben consistir en una sola palabra. Si quiere usar etiquetas con varias palabras, puede unirlas usando letras mayúsculas para distinguirlas. Puede ver rápidamente todas las publicaciones asociadas con una etiqueta específica haciendo clic en ella. Además, cuando incluye una etiqueta en una publicación, las personas que estén siguiendo la etiqueta obtendrán una actualización a través del suministro de noticias, incluso si en ese momento no le están siguiendo. Para incluir una etiqueta en una publicación: 1. Haga clic en el cuadro de texto en el que desee insertar una etiqueta. 2. Escriba una # y luego comience a escribir el término que desea mencionar. A medida que escribe, es posible que reciba sugerencias si alguna otra persona ha usado ya la etiqueta o si su organización ha definido algunas etiquetas. Puede hacer clic en la etiqueta sugerida para aceptarla sin que sea necesario terminar de escribirla. Incluir una imagen en una publicación En una publicación puede incluir una imagen en formato.jpg,.bmp o.png. 1. Haga clic en el cuadro de texto en el que desee insertar una imagen. 2. Haga clic en el icono de cámara. 3. En el cuadro Seleccionar imagen, busque la imagen que desea agregar y, a continuación, haga clic en Abrir. 31

32 4. Haga clic en Cargar para agregar la imagen a la publicación. Qué elementos aparecen en el suministro de noticias? Importante: Este artículo se ha traducido con traducción automática. Visite el suministro de noticias público para mantenerse al día de las conversaciones con sus compañeros de trabajo y ver otras actualizaciones sobre sus actividades. Por lo general, la vista "Seguimiento" del suministro de noticias contiene los elementos que probablemente encontrará más relevantes e interesantes. Principalmente verá las publicaciones de las personas que sigue y también las que forman parte de otros contenidos que también sigue, como etiquetas y documentos. Buscar publicaciones en la vista Seguimiento del suministro de noticias La vista Seguimiento del suministro de noticias contiene publicaciones relacionadas con las personas y contenidos que sigue actualmente, tal y como se ha resumido en la siguiente tabla: Tipo de publicación Nueva conversación Responder a una entrada de publicación de conversación Actualizaciones sobre las actividades de las personas que sigue Características Las conversaciones que ve en la vista Seguimiento solo las inician las personas que sigue actualmente. Todo miembro de la organización que vea un subproceso de conversación (esté en la vista Seguimiento o en la vista Todas) puede publicar una respuesta a una publicación de conversación. Consecuentemente, puede que vea respuestas a publicaciones de conversaciones que crearon personas que no sigue actualmente. De este modo, podría descubrir a nuevas personas a las que les gustaría seguir. Debajo de cada respuesta que ha publicado alguien a quien no sigue actualmente, aparece un vínculo "Seguir". Verá actualizaciones sobre las personas que sigue si sus perfiles de usuario están configurados para compartir esta información con usted. Por ejemplo, ve actualizaciones cuando comenzar a seguir un 32

33 documento, un sitio, una etiqueta y a otras personas. También ve actualizaciones sobre eventos como cumpleaños y fechas de aniversario. Actualizaciones sobre documentos que sigue En este ejemplo, puede hacer clic en el vínculo al documento para abrirlo, ya que dispone de permiso para verlo. Podrá ver una actualización si alguien edita un documento que sigue. No es necesario que siga a la persona que lo actualizó. Mensajes que contienen una etiqueta que estás siguiendo Ve todas publicaciones del suministro de noticias que contienen una etiqueta que sigue, incluso si actualmente no sigue a la persona que creó la entrada. En este ejemplo, Sidney Higa ve la publicación de Molly Clark porque contiene una etiqueta que él sigue. Tiene la opción de hacer clic en el vínculo para comenzar a seguir a Molly Clark. Buscar publicaciones en la vista Todas del suministro de noticias La vista Todas del suministro de noticias contiene conversaciones iniciadas por cualquier miembro de su organización, los siga o no. Como tal, verá todas las conversaciones incluidas en la vista Seguimiento, más todas las conversaciones iniciadas por otras personas. Si desea obtener una vista más amplia de los comentarios que hacen los demás sobre su organización o si es nuevo en ella y desea encontrar a personas interesantes, puede realizar búsquedas en la vista Todas del suministro de noticias. 33

34 En la vista Todas solo ve conversaciones, no ve actualizaciones sobre las personas y el contenido que sigue. Nota Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática. Cambiar la configuración del suministro de noticias Su suministro de noticias de SharePoint es donde puede ver qué hacen sus compañeros de trabajo durante la jornada laboral y donde puede compartir ideas y observaciones a medida que se le ocurran. Dependiendo de la configuración del suministro de noticias, este también puede enviarle correos para notificarle eventos, como cuando alguien le menciona en una publicación, y también puede mostrar sus actividades, como cuando empieza a seguir a alguien. Puede controlar las notificaciones de correo y qué actividades desea compartir con los demás usuarios. Actualizar la configuración del suministro de noticias La página Configuración del suministro de noticias de su perfil le permite seleccionar las actividades sobre las que quiere recibir notificaciones por correo (como cuando alguien empieza a seguirle), le permite determinar si los demás pueden ver la lista de personas a las que sigue o su lista de seguidores y seleccionar qué actividades desea compartir con los demás. Para cambiar la configuración del suministro de noticias: 1. Haga clic en su nombre en la parte superior del sitio de SharePoint o Office 365 de su organización y luego haga clic en Acerca de mí. 2. Haga clic en editar su perfil para visualizar la página Editar detalles. 3. Haga clic en los puntos suspensivos ( ) y después en Configuración del suministro de noticias. 34

35 4. Edite la información de Hashtags seguidos, Notificaciones de correo electrónico, Personas a las que sigo y Actividades que deseo compartir en mi suministro de noticias como considere necesario. 5. Haga clic en Guardarlo todo y cerrar. Actualizar o revisar las etiquetas de seguimiento Las etiquetas que sigue reflejan los temas que le interesan. Estas aparecen en la lista Hashtags seguidos en su página Configuración del suministro de noticias. Cuando sigue una etiqueta, se agrega automáticamente un elemento a la lista. Para agregar un elemento directamente a la lista Hashtags seguidos, escriba # seguido de un tema. Por ejemplo, puede escribir #sharepoint para empezar a seguir #sharepoint y ver las entradas del suministro de noticias que hagan referencia a SharePoint. Para quitar un elemento de la lista, elimínelo del cuadro de texto o deje de seguir la etiqueta. Actualizar la configuración de notificaciones de correo para los anuncios del suministro de noticias Puede recibir notificaciones por correo electrónico cuando se produzcan eventos sociales que le afecten. Puede recibir notificaciones de correo de estos eventos cuando alguien empieza a seguirle o cuando alguien le menciona en una conversación de suministro de noticias. Para cambiar los eventos sobre los que recibe notificaciones de correo, puede hacer clic en Acerca de mí en la parte superior de la página y editar la configuración del perfil, como se describe en Obtener notificaciones de correo sobre elementos del suministro de noticias. Seleccionar las actividades que desea compartir Puede indicar a otras personas a quién está siguiendo y permitirles ver las personas que lo están siguiendo a usted. Otras personas verán esta información cuando visiten su perfil y seleccionen la pestaña Personas. 35

36 En la página Configuración del suministro de noticias, active Permitir que otras personas vean las personas a las que está siguiendo y las personas que le siguen al ver su perfil. Del mismo modo, la configuración de la privacidad del suministro de noticias determina cuáles de sus actividades y eventos notificará en las fuentes de otras personas. En la tabla siguiente se describe la configuración de la privacidad del suministro de noticias. Configuración para Descripción compartir u ocultar Seguir a una persona Comenzó a seguir a alguien. Seguir a un Comenzó a seguir a un documento o sitio. documento o sitio Seguir una etiqueta Comenzó a seguir una etiqueta. Etiquetar un elemento Etiquetó un documento o sitio. Celebración de Celebrará su cumpleaños. cumpleaños Ha cambiado de Cambió de puesto. puesto Actualizar los temas Se actualizó su contenido de Preguntarme sobre. de Preguntarme sobre 36

37 Publicar en un panel de notas Vincular o calificar algo Nueva entrada de blog Participar en comunidades Ha publicado una nota en un documento, usando la herramienta Etiquetas y Notas en su página Acerca de mí. Le gustó o calificó un elemento de un sitio de SharePoint. Publicó algo en su blog personal. Se unió o contribuyó con una comunidad. Por ejemplo, publicó un tema nuevo o se movió hacia arriba en las clasificaciones de comunidad o una de sus respuestas fue elegida como mejor respuesta en una discusión de una comunidad. Realizar una publicación en un pequeño grupo de personas Algunas publicaciones podrían no ser adecuadas para un suministro de noticias público, por ejemplo, conversaciones que quizá desee restringir a un pequeño grupo de personas, o también puede suceder que se trate un tema que no considera de interés para un público más amplio. Para esta clase de publicaciones puede crear un sitio de grupo para compartirlo con los usuarios seleccionados. Nota Debe tener permisos para crear sitios. Iniciar una conversación en un sitio nuevo 1. Cree un sitio de grupo. 2. Seleccione Compartir en la parte superior de la página para seleccionar las personas con las que le gustaría compartir el sitio y usar el suministro de noticias para una conversación. Todos los invitados reciben un correo electrónico sobre el sitio nuevo. Este correo contiene: Un mensaje, si incluyó uno en la invitación. Un vínculo que lleva a los invitados a la página de suministro de noticias del sitio. Una opción para comenzar automáticamente el seguimiento del nuevo sitio y obtener así actualizaciones en el suministro de noticias. Al seleccionar esta opción, se dirige a los invitados a la página de suministro de noticias del sitio. 37

38 Nota: Para recibir actualizaciones de las publicaciones del sitio en el suministro de noticias, los miembros del sitio deben seguirlo. Realizar una publicación en el suministro de noticias de un sitio de grupo Para realizar una publicación en el suministro de noticias de un sitio de grupo, comience a escribir en el cuadro Iniciar una conversación. Agregue características a la publicación, como etiquetas, vínculos, vídeos, documentos, menciones e imágenes, al igual que lo haría con cualquier conversación en el suministro de noticias público. En cualquier caso, en el caso de etiquetas y menciones tenga en cuenta las siguientes particularidades: Si incluye una etiqueta en una publicación, los miembros del sitio reciben una actualización de suministro de noticias sobre la etiqueta solo si están siguiendo el sitio. Puede mencionar a alguien que no es miembro del sitio. Esa persona recibirá un correo electrónico con el texto de la entrada en la que se le menciona, y un vínculo a "Ver la conversación completa". Si la persona sigue el vínculo, verá una petición de solicitud de acceso al sitio de grupo del administrador del sitio, que habitualmente es la persona que creó el sitio. Realizar una publicación en el suministro de noticias de un sitio de grupo al que siga Si está siguiendo un sitio que contiene un suministro de noticias, el nombre del sitio aparece en un menú desplegable de su suministro de noticias personal. De este modo, puede realizar publicaciones en el suministro de noticias de ese sitio directamente desde el suministro de noticias de su sitio personal. Si los usuarios que ha invitado le están siguiendo, estos verán igualmente las entradas que usted publique en sus suministros de noticias respectivos y en el suministro de noticias del sitio. 1. Haga clic en Suministro de noticias en la parte superior de la página. 2. Haga clic en la flecha desplegable que hay junto a Compartir con todos los usuarios y después seleccione el sitio que desee: 38

39 3. Cree la entrada del suministro de noticias en el cuadro Iniciar una conversación. 4. La entrada aparece en la vista "Siguiendo a", con el nombre del sitio de grupo en cuyo suministro de noticias aparece la entrada. Nota: Si se agrega un suministro de noticias a un sitio al que ya esté siguiendo, este no aparecerá inmediatamente en este menú desplegable del suministro de noticias público. Para ello, debe dejar de seguir al sitio e iniciar el seguimiento de nuevo. Responder a publicaciones de conversación en un sitio de grupo Puede realizar el mismo tipo de actividades con publicaciones de conversación en un sitio de grupo que con la conversación pública del suministro de noticias de su sitio personal. Por ejemplo, puede indicar me gusta una publicación y copiar un vínculo que le lleve a ella. Recomendaciones sobre los permisos del suministro de noticias de un sitio de grupo Al crear un sitio, se le conceden privilegios de administrador para ese sitio, como la posibilidad de dar, revocar o cambiar los permisos de las personas que invite a compartir el sitio con usted. Cuando invita a usuarios a un sitio, es mejor concederles el permiso predeterminado, que es el de colaboración. Con este permiso los usuarios pueden agregar contenido a determinadas áreas del sitio, como un suministro de noticias, sin darles control total sobre los permisos del sitio. Los invitados a compartir el sitio no podrán colaborar en un suministro de noticias, a menos que tengan el permiso Colaborar como mínimo. 39

40 ONEDRIVE: Sincronización de OneDrive para la empresa o bibliotecas de sitio en su equipo Sincronice OneDrive para la Empresa o las bibliotecas de sitio en su equipo y, luego, obtenga acceso a sus archivos desde el explorador de archivos o desde un explorador web. Todas las actualizaciones se sincronizan con OneDrive para la Empresa o con las bibliotecas de sitio siempre que esté en línea. Nota: Para usar esta característica, debe tener la aplicación de sincronización de OneDrive para la Empresa, disponible con Office 2013 (ediciones Professional Plus, Pro Plus o Standard), o una suscripción a Office 365 que incluya las aplicaciones de Office Si no dispone de Office 2013, puede descargar la aplicación de sincronización de OneDrive para la Empresa. Lea los pasos: Sincronizar OneDrive para la Empresa o una biblioteca de sitio Para sincronizar OneDrive para la Empresa o una biblioteca de sitio de grupo, le recomendamos abrir la biblioteca en un explorador y seleccionar la opción Sincronizar. 1. Inicie sesión en Office 365 con su cuenta profesional o educativa. 2. Vaya a la biblioteca que desee sincronizar. Si quiere sincronizar OneDrive para la Empresa, seleccione OneDrive en la parte superior de la página. O bien, seleccione el iniciador de aplicaciones seleccione OneDrive. y, luego, Si quiere sincronizar una biblioteca en un sitio de grupo, abra la biblioteca en Office

41 Sugerencias Puede encontrar rápidamente bibliotecas en sitios de grupo que esté siguiendo desde OneDrive para la Empresa. Seleccione Carpetas de lugares en la barra Acción rápida para ver una lista de los lugares que está siguiendo que contienen bibliotecas. 3. Seleccione el botón Sincronizar. Nota: Si no ve el botón Sincronizar, seleccione la pestaña Biblioteca y, a continuación, seleccione Sincronizar en el grupo Conectar y exportar. 4. Cuando se le solicite, haga clic en Sincronizar ahora para iniciar el asistente de la aplicación de sincronización. El asistente rellena automáticamente el nombre y la dirección web de la biblioteca. 5. Seleccione Sincronizar ahora en el asistente para que comience la sincronización. Puede hacer clic en Mostrar mis archivos... en el asistente para abrir la carpeta de biblioteca sincronizada en el Explorador de archivos. La carpeta se mostrará en sus Favoritos. 41

42 Si sincronizó OneDrive para la Empresa, la biblioteca se mostrará en el Explorador de archivos como OneDrive - NombreDeLaEmpresa o como NombreDeLaEmpresa. Es posible que vea esto en el Explorador de archivos... O esto... Al abrir o guardar un documento de Office, la pantalla tiene este aspecto: Si sincronizó una biblioteca de sitio de grupo, la biblioteca se mostrará en sus Favoritos en la carpeta de SharePoint y tendrá el nombre de la biblioteca de sitio. 42

43 OneDrive para la empresa bibliotecas de sitio y los límites de la sincronización Tenga en cuenta las siguientes limitaciones OneDrive para la Empresa y otras bibliotecas de sitios relacionados con la sincronización con el equipo: Puede sincronizar hasta elementos en OneDrive para la Empresa la biblioteca de, incluidas las carpetas y los archivos. Puede sincronizar hasta elementos en otras bibliotecas de SharePoint, incluidas las carpetas y lo archivos. En cualquier biblioteca, puede descargar hasta 2 GB en archivos. Compartir documentos o carpetas en Office 365 Los documentos y las carpetas que almacene en OneDrive para la Empresa son privados hasta que decida compartirlos. De la misma manera, en una biblioteca de un sitio de grupo, puede que desee compartir documentos o carpetas específicos con gente que, de otra forma, no tendría acceso al sitio. Al compartir documentos y carpetas, puede decidir si desea que los usuarios puedan editarlos o simplemente verlos. Nota: También puede compartir documentos con usuarios externos (personas que no forman parte de su red) invitándolos como "Invitados" o creando y publicando vínculos de invitado. Para obtener más información. Compartir un documento o carpeta 1. Vaya a OneDrive para la Empresa o a la biblioteca de sitio que tenga el documento o la carpeta que desea compartir. 43

44 2. Seleccione el archivo que desee compartir y, a continuación, seleccione Compartir. 3. En el cuadro de diálogo Compartir de la pestaña Invitar a personas, escriba los nombres o las direcciones de correo electrónico de las personas con las que quiere compartir el documento o carpeta. 4. Seleccione una configuración de permisos. 5. Si así lo desea, escriba un mensaje para incluirlo en un correo electrónico que se enviará a todos los invitados. El correo electrónico incluye un vínculo al documento compartido. 6. Si no desea enviar un correo electrónico, haga clic en Mostrar opciones y después desactive Enviar una invitación por correo electrónico. Cómo puedo compartir un documento con todos? En OneDrive para la Empresa, hay dos formas de compartir un documento con todos los usuarios: Coloque los documentos en la carpeta Compartido con todos los usuarios. 44

45 Utilice el cuadro de diálogo Compartir. Siga el mismo procedimiento descrito anteriormente para compartir un documento o carpeta, pero escriba Todos en el cuadro Invitar a personas. Nota: Si está compartiendo un documento en una biblioteca de sitio de grupo, esta es la única opción para compartir con todos los usuarios. Cuál es la diferencia? Utilizar la carpeta "Compartido con todos los usuarios" es rápido y sencillo. Solo debe arrastrar un documento a la carpeta "Compartido con todos los usuarios" o crear nuevos documentos en esta carpeta. La diferencia más importante es que el cuadro de diálogo Compartir le permite seleccionar "Todos los usuarios excepto los externos". Si su organización permite el uso compartido externo, compartir con "Todos los usuarios" incluye los usuarios externos, es decir, las personas de fuera de su organización que previamente hayan sido invitadas a compartir documentos como invitados, ya los haya invitado por usted u otras personas de la organización. Todos los usuarios tienen permiso para editar los documentos que coloque en la carpeta con el estado Compartido con todos los usuarios, a menos que cambie la configuración de permisos o salvo que su OneDrive para la Empresa se haya creado antes de junio de Si su OneDrive para la Empresa se creó antes de esa fecha, la carpeta con el estado Compartido con todos los usuarios se inició solo con permisos de vista. Puede cambiar la configuración de permisos en cualquier momento siguiendo las instrucciones para compartir una carpeta que aparecen anteriormente en este artículo. 45

46 Cómo pueden los usuarios encontrar documentos que compartí con todos? Los documentos que comparta con todos los usuarios no aparecen en su vista Compartido conmigo en OneDrive para la Empresa. Por qué no? Tenga en cuenta que, en función del tamaño de su organización, puede haber cientos, si no miles, de documentos compartidos con todos los usuarios. Además, puede que no desee enviar un correo electrónico a todas las personas de su organización con la invitación. En lugar de ello, los usuarios pueden encontrar estos documentos haciendo lo siguiente: Haciendo clic en el vínculo que les envió en un correo electrónico. Puede encontrar la dirección URL de cualquier documento en el globo contextual del mismo. Copie y pegue la dirección URL en un correo electrónico dirigido a las personas que desea notificar. Usando el cuadro de búsqueda de OneDrive para la Empresa. En este ejemplo, Jorge Díaz busca según la palabra clave "Casos judiciales" para encontrar todos los documentos pertinentes compartidos con él en su organización. 46

47 Cómo puedo ver que con quién estoy compartiendo un documento? 1. Seleccione el menú Más (...) junto al documento que le interesa para abrir su tarjeta contextual. Los nombres de las personas con las que comparte el documento aparecen en la tarjeta contextual. 2. Si está compartiendo con más personas de las que caben en la tarjeta, seleccione el vínculo más al final de la lista de nombre. Puede desplazarse por la lista para ver todos los nombres. Sugerencias Si la biblioteca en la que está trabajando tiene una columna Uso compartido, puede seleccionar el icono de personas para abrir el cuadro de diálogo Compartir. 47

48 Cómo puedo dejar de compartir un documento o una carpeta? Para hacer que un documento o carpeta sean privados de nuevo, puede dejar de compartirlos. 1. Seleccione el icono de personas del documento o la carpeta para abrir el cuadro d diálogo Compartir. 2. En el cuadro de diálogo Compartido con, seleccione las opciones Puede ver o Puede editar situadas junto a la persona con la que desee dejar de compartir y seleccione Dejar de compartir. Qué es OneDrive para la Empresa? En OneDrive para la Empresa puede almacenar, sincronizar y compartir sus archivos de trabajo. Como parte de Office 365 o de SharePoint Server 2013, OneDrive para la Empresa permite actualizar y compartir sus archivos desde cualquier lugar y trabajar en documentos de Office con otras personas al mismo tiempo. Nota: OneDrive para la Empresa es diferente de OneDrive, que está destinado al almacenamiento personal, independiente de su lugar de trabajo. OneDrive para la Empresa también es diferente 48

49 de su sitio de grupo, que está pensado para almacenar documentos relacionados con el grupo o el proyecto. Nota: SkyDrive es ahora OneDrive y SkyDrive Pro es ahora OneDrive para la Empresa. Almacenar sus documentos de trabajo y archivos relacionados Si usa Office 365, obtiene 1 TB de espacio en la nube para OneDrive para la Empresa. Si la biblioteca de OneDrive para la Empresa está hospedada en un servidor de SharePoint en su organización, los administradores de la organización determinan cuánto espacio de almacenamiento está disponible. Todos los archivos que almacena en OneDrive para la Empresa son privados, a menos que decida compartirlos. Puede compartir fácilmente un archivo con todos los miembros de su organización colocándolo en la carpeta Compartido con todos los usuarios, por ejemplo. También puede compartir archivos con compañeros específicos para poder colaborar en proyectos. Si ha iniciado sesión en Office 365, es posible que incluso pueda compartir archivos con los socios externos a la organización, dependiendo de lo que su empresa le permita. Sugerencia Cuando envíe mensajes de correo electrónico desde Outlook Web App, puede adjuntar un archivo de OneDrive para la Empresa como un vínculo, en lugar de enviar un archivo adjunto. Al adjuntar un archivo como vínculo, automáticamente concederá a las personas a las que envíe el mensaje permiso para editar el archivo. Además, tendrá espacio en el buzón de correo de todos los usuarios y animará a la gente a editar la misma copia en OneDrive para la Empresa. Para ir a OneDrive para la Empresa: Inicie sesión en Office 365 o en su sitio de SharePoint 2013 con su cuenta profesional o educativa. 49

50 1. En la parte superior de la página, seleccione OneDrive. O bien, seleccione el iniciador de aplicaciones y, a continuación, seleccione OneDrive. OneDrive para la Empresa se le proporciona por la suscripción de su organización a SharePoint Online en Office 365 o a través de una instalación local de SharePoint Server Sincronizar OneDrive para la Empresa con su equipo La aplicación de sincronización de OneDrive para la Empresa le permite sincronizar la biblioteca de OneDrive para la Empresa u otras bibliotecas del sitio de SharePoint con su equipo local. Esta aplicación de sincronización se encuentra disponible con Office 2013 o con las suscripciones a Office 365 que incluyen aplicaciones de Office Si no dispone de Office 2013, puede descargar de forma gratuita la aplicación de sincronización de OneDrive para la Empresa. Para sincronizar OneDrive para la Empresa, inicie sesión en Office 365 o SharePoint, seleccione OneDrive en la parte superior de la página y, a continuación, haga clic en Sincronizar. 50

51 Encontrará sus archivos sincronizados en el Explorador de archivos, en Favoritos. Si está sincronizando una biblioteca de OneDrive para la Empresa de Office 365, la archivos sincronizados aparecerán en la carpeta Si quiere, trabaje con ellos de forma local, y los cambios se sincronizarán automáticamente con la biblioteca de OneDrive para la Empresa cuando esté conectado. En qué se diferencia OneDrive para la Empresa de OneDrive? Microsoft ofrece otro servicio de almacenamiento denominado OneDrive. Puede que ya esté usando OneDrive para el almacenamiento de documentos y otros contenidos en la nube. Este servicio es diferente de OneDrive para la Empresa: OneDrive es almacenamiento personal en línea gratuito que se obtiene con una cuenta Microsoft o Outlook.com. Use OneDrive para guardar documentos, fotografías y otros archivos en la nube, compartirlos con amigos e incluso colaborar con contenido. Es libre de decidir cómo desea utilizarlo. OneDrive para la Empresa es almacenamiento en línea pensado para propósitos empresariales. Su biblioteca de OneDrive para la Empresa está administrada por su organización y le permite compartir y colaborar en documentos de trabajo con sus compañeros. Los administradores de la colección de sitios de la organización controlan lo que puede hacer en la biblioteca. Nota: En el encabezado o en cualquier otro lugar del sitio de SharePoint u Office 365, "OneDrive" aparece como una abreviación de OneDrive para la Empresa para mantener las cosas más simples. 51

52 Compartir archivos de una carpeta sincronizada de OneDrive para la Empresa u otras carpetas de bibliotecas de sitios sincronizadas Puede compartir archivos en una carpeta de su computadora que está sincronizando con una carpeta de OneDrive para la Empresa o con otras carpetas de bibliotecas de sitios. Para configurar el uso compartido de archivos, debe iniciar sesión en Office 365 o SharePoint Con los archivos abiertos en el Explorador de archivos de Windows, haga clic con el botón secundario en el archivo que desea compartir, luego en OneDrive para la Empresa y, después, en Compartir 2. Si se le solicita, inicie sesión en Office 365 o SharePoint Se abren la biblioteca asociada y el cuadro de diálogo Compartir en un explorador web. 3. Seleccione las opciones en el cuadro de diálogo Compartir y haga clic en Compartir. 52

53 Administrar versiones de documentos en OneDrive para la Empresa Si tiene el control de versiones de documentos activado en OneDrive para la Empresa, puede ver o restaurar versiones anteriores de los documentos. Si el control de versiones de documentos está desactivado, aún puede restaurar la versión anterior de un documento, aunque solo la versión editada más recientemente. Restaurar una versión anterior de un documento (Control de versiones de documentos activado) 1. Seleccione el documento cuya versión anterior desea restaurar. 2. En la cinta de opciones, seleccione Archivos > Historial de versiones. 3. En el cuadro de diálogo Historial de versiones, abra el menú desplegable de la versión del documento que desea restaurar. 4. Haga clic en Restaurar. 5. En el mensaje de confirmación, haga clic en Aceptar. La versión del documento que seleccionó se convierte en la versión actual. La versión anterior actual se convierte en la versión anterior de la lista. Ver una versión anterior de un documento: A veces, puede que simplemente desee ver una versión anterior de un documento. O es posible que desee ver y comparar una versión anterior de un documento antes de restaurarla como versión actual. 1. Seleccione el documento del que desea ver una versión anterior. 2. En la cinta de opciones, seleccione Archivos > Historial de versiones. 53

54 3. Seleccione el vínculo de la versión del documento que desea ver. El documento se abre en su aplicación. Dependiendo del tipo de documento, puede ver opciones para comparar las versiones de los documentos. Restaurar una versión anterior de un documento (Control de versiones de documentos desactivado) Si el control de versiones de documentos está desactivado en la biblioteca de OneDrive para la Empresa, aún puede restaurar la versión anterior de un documento. Nota: Esta función solo está disponible si está desactivado el control de versiones de documentos OneDrive para la Empresa. Además, esta característica se aplica solo a los documentos que compartió con otros usuarios; No se aplica a los documentos que otros usuarios compartieron con usted. 1. En OneDrive para la Empresa, seleccione los puntos suspensivos (...) que hay junto al documento del que quiere restaurar la versión anterior. La ventana de globo muestra el nombre de la persona que modificó por última vez el documento y la fecha de modificación. 54

55 2. Si desea ver la versión anterior del documento antes de restaurarla, haga clic en Mis últimas ediciones. 3. Seleccione Deshacer cambios para abrir el cuadro de diálogo Deshacer los cambios del documento. 4. Para restaurar la versión anterior del documento, haga clic en Restaurar. Tengo el control de versiones de documentos activado en OneDrive para la Empresa? Para ver si tiene el control de versiones de documentos activado en OneDrive para la Empresa, haga lo siguiente: 1. Seleccione cualquier archivo de la biblioteca. 2. Haga clic en Archivos > Historial de versiones. 55

56 Si el botón Historial de versiones está atenuado, el control de versiones no está activado. Activar el control de versiones de documentos En función de cómo su organización haya configurado los sitios personales, es posible que pueda activar el control de versiones de documentos. Para obtener información detallada. Crear un documento desde OneDrive para la Empresa Puede crear rápidamente nuevos documentos de Office cuando ha iniciado sesión en Office 365, ya sea que esté trabajando en OneDrive para la Empresa o en una biblioteca de sitio de grupo. Crear un documento en Office 365 No está seguro de dónde crearlo? 1. Inicie sesión en Office 365 con su cuenta profesional o educativa en Por ejemplo, elena@contoso.onmicrosoft.com, elena@contoso.edu o elena@contoso.com. Si no está seguro de cuál es su cuenta profesional o educativa, consulte el mensaje de correo electrónico de bienvenida en el que se le solicitó que iniciara sesión por primera vez. Sugerencia Si está teniendo problemas para iniciar sesión. 2. En la parte superior de la página, seleccione el lanzador de la aplicación y, a continuación, seleccione OneDrive o Sitios > Sitio de grupo. 3. Haga clic en Nuevo documento y, a continuación, elija el tipo de documento que desea crear. 56

57 El nuevo documento se abre en el programa de Office Online que seleccionó. Por ejemplo, Word en línea. No hay botón para guardar, porque el documento se guarda automáticamente. 4. Para cambiar el nombre del documento, haga clic en su nombre en la barra de título, escriba el nuevo nombre que desee y, a continuación, presione ENTRAR. 5. Cuando haya acabado y desee volver a donde está guardado el archivo, haga clic en la ruta que hay junto al nombre del archivo. En OneDrive para la Empresa, la ruta es su nombre. En una biblioteca de sitios, la ruta es el nombre del sitio. (También puede hacer clic en el botón Atrás del explorador para volver a donde está guardado el documento. Haga clic en actualizar para ver el nuevo documento en la lista de archivos). 57

58 Sugerencia: Si desea tener acceso a todas las características de aplicación, puede pasarse a la aplicación completa de Office. Por ejemplo, si está trabajando en Word Online, haga clic en Abrir en Word para continuar trabajando con el documento en Word. Crear un documento en una aplicación de escritorio de Office También puede iniciar en una aplicación de escritorio de Office, y crear y guardar un documento directamente en Office 365. En el equipo, abra la aplicación de Office que desee y haga clic en Archivo > Nuevo. Si ha iniciado sesión en Office 365 y la suscripción incluye Office, puede instalar la versión más reciente. En la parte superior de la página de Office 365, vaya a Configuración > Configuración de Office 365 > Software. Cuando termine, en el menú Archivo, haga clic en Guardar como; así podrá guardar el documento en el equipo o, si está usando Office 365, en el sitio de grupo o en OneDrive para la Empresa. Solución de problemas relacionados con la aplicación de sincronización OneDrive para la Empresa La aplicación de sincronización de OneDrive para la Empresa le permite sincronizar OneDrive para la Empresa o bibliotecas de sitio de SharePoint en su equipo para que pueda trabajar con sus archivos en el Explorador de archivos en un equipo local. Para obtener información general sobre OneDrive para la Empresa. Este artículo describe los problemas que puede tener con la aplicación de sincronización OneDrive para la Empresa y ofrece soluciones y alternativas. Tengo la aplicación de sincronización OneDrive para la Empresa en mi equipo? 58

59 La mayoría de las versiones de Office 2013 u Office 365 vienen con la aplicación de sincronización OneDrive para la Empresa. Si su versión de Office incluye la aplicación de sincronización OneDrive para la Empresa, la encontrará en el grupo de programas de Office, bajo el nombre de OneDrive para la Empresa En la tabla siguiente se muestra el aspecto que tiene en Windows 8 o Windows 7. En Windows 8 En Windows 7 Si no dispone de la aplicación de sincronización OneDrive para la Empresa, puede descargarla de forma gratuita. Cómo puedo solucionar los problemas de sincronización? 59

60 Es posible que la aplicación de sincronización de OneDrive para la Empresa ocasionalmente tenga problemas para cargar o descargar archivos o carpetas. Esto puede ocurrir, por ejemplo, si un archivo contiene caracteres no válidos o si el tipo de archivo no está permitido. De forma similar, puede obtener errores de sincronización si una biblioteca es demasiado grande o si no tiene permiso para descargar una biblioteca. Siempre que tenga un problema de sincronización, aparecerá una imagen de error de sincronización superpuesta en el icono de menú de OneDrive para la Empresa en el área de notificación de Windows. Seleccione el icono de menú de OneDrive para la Empresa y, a continuación, seleccione Ver problemas de sincronización. Se abre un cuadro de diálogo de error que describe los problemas de sincronización actuales y sugiere acciones que puede realizar para corregirlos. Si tiene una gran cantidad de problemas de sincronización, considere ejecutar Reparar para restablecer las conexiones. Reparar desconecta y, a continuación, vuelve a conectar todas las bibliotecas que estaba sincronizando anteriormente con la aplicación de sincronización de OneDrive para la Empresa. Por qué hay versiones similares del mismo archivo en la carpeta de biblioteca sincronizada? 60

61 Este problema se debe a conflictos de edición. Los conflictos de edición con los archivos de Office se registran como problemas de sincronización y puede solucionarlos como se describe arriba. Sin embargo, los conflictos de edición con otros tipos de archivo no se registran como problemas de sincronización. En su lugar, OneDrive para la Empresa crea una nueva versión del archivo, y anexa el nombre del dispositivo al nombre de archivo. Por ejemplo: Si ve que sucede esto, puede decidir qué hacer con estas versiones de archivo. Entre otras opciones, puede hacer lo siguiente: Si es posible, comparar las versiones del archivo abriéndolas en una aplicación, combinar los cambios en una versión consolidada y, a continuación, eliminar las demás versiones. Cambiar el nombre de las versiones del archivo para poder distinguirlas. Mantener ambas versiones del archivo. Nota: OneDrive para la Empresa creará hasta 10 versiones conflictivas de esos tipos de archivos. Cuáles son las limitaciones de la aplicación de sincronización OneDrive para la Empresa con las aplicaciones de Office 2010? La aplicación de sincronización OneDrive para la Empresa es una aplicación de Office 2013 y está optimizada para trabajar con archivos abiertos con otras aplicaciones de Office Puede abrir y actualizar archivos de Office en una carpeta de OneDrive para la Empresa sincronizada utilizando aplicaciones de Office 2010, pero hay algunas diferencias importantes en su comportamiento. La siguiente tabla describe cuáles son estas diferencias y cómo gestionarlas. Problema Las características de coedición y de protección y desprotección no están disponibles, de modo que no se le notificará Detalles y recomendaciones Si desea colaborar en la edición de archivos de Office que esté almacenado en OneDrive para la Empresa, le recomendamos abrir estos archivos en un explorador web, en lugar de en la carpeta sincronizada en los equipos locales. 61

62 cuando otra persona esté editando el mismo archivo. Esto puede producir un conflicto de edición. 1. Inicie sesión en Office 365 o en su cuenta de SharePoint Seleccione OneDrive en la parte superior de la página para abrir la biblioteca de OneDrive para la Empresa. 3. Seleccione el archivo deseado en el explorador web. Es posible que a veces necesite actualizar los documentos de la carpeta sincronizada para asegurarse de que tiene las últimas actualizaciones. Si otro usuario edita un documento almacenado en una carpeta local sincronizada, no recibirá los cambios hasta la siguiente sincronización programada. Para asegurarse de tener siempre el contenido más reciente, sincronice la carpeta de forma manual antes de abrir el documento. Para hacer una sincronización manual, haga clic en el icono de OneDrive para la Empresa de la barra de tareas y luego en Sincronizar ahora. Hay dos versiones del Centro de carga de Esto es normal. Una versión es para OneDrive para la Empresa, ya que es una aplicación de Office 2013, y la otra es para Office

63 Office en la bandeja del sistema. En una biblioteca de SharePoint 2010, los comandos para iniciar actividades de SharePoint Workspace están deshabilitados o producen mensajes de error. Para sincronizar una biblioteca de SharePoint 2010 la barra de inicio de SharePoint Workspace. Por qué aparecen actualizaciones de Office 2013 en Windows Update? Después de instalar OneDrive para la Empresa mediante la descarga gratuita, es posible que vea actualizaciones de software de Office 2013 en Windows Update que parecen no estar relacionadas con OneDrive para la Empresa. Recibirá estas actualizaciones porque OneDrive para la Empresa tiene varias dependencias de Office Le recomendamos instalar estas actualizaciones. Qué dirección web debo escribir para mi biblioteca de OneDrive para la Empresa en el asistente de la aplicación de sincronización? La primera vez que inicie la aplicación de sincronización OneDrive para la Empresa, el asistente de la aplicación de sincronización normalmente detectará la dirección web de su biblioteca de OneDrive para la Empresa. Sin embargo, en algunas configuraciones OneDrive para la Empresa no puede encontrar esta dirección y deja en blanco el campo de dirección web. 63

64 Si este es su caso, salga del asistente de la aplicación de sincronización y, a continuación, realice lo siguiente: 1. Abra un explorador web. 2. Inicie sesión en Office 365 o en su cuenta de SharePoint Seleccione OneDrive en la parte superior de la página para abrir la biblioteca de OneDrive para la Empresa. 4. Haga clic en Sincronizar en la parte superior de la página. Se iniciará el asistente de la aplicación de sincronización con la dirección de la biblioteca en el campo de direcciones web. Cómo puedo detener la sincronización de una biblioteca de OneDrive para la Empresa? 64

65 Si tiene problemas con una carpeta de biblioteca sincronizada, a veces lo más fácil es simplemente detener la sincronización de la biblioteca y volverla a sincronizar como la primera vez. Para más información sobre estas tareas. Por qué al pulsar el botón "Sincronizar" se abre el cuadro de diálogo "Crear un área de trabajo nueva" en lugar del asistente de OneDrive para la Empresa? Hice clic en Sincronizar en una biblioteca de SharePoint 2013 y esperaba ver el asistente de la aplicación de sincronización, pero en su lugar se abrió el cuadro de diálogo Crear un área de trabajo nueva de SharePoint Workspace. Este comportamiento puede deberse a una actualización de la instalación de Office 2010 que se produce después de haber instalado Office 2013 o la versión independiente del cliente de sincronización OneDrive para la Empresa. Cuando esto ocurre, SharePoint Workspace se convierte en el cliente de sincronización predeterminado para sincronizar las bibliotecas de SharePoint. Para corregir este comportamiento, "repare" la instalación de Office Para más información sobre cómo reparar una instalación de Office. SITIOS: Introducción a los sitios web públicos Si tiene Office 365 para pequeñas empresas o para empresas, su cuenta de Office 365 le ofrece automáticamente un sitio web público que está listo para que lo personalice. Dígale a la gente quién es usted, muéstrele qué ofrece y hágale saber cómo puede ponerse en contacto con usted. Cambie el sitio para reflejar su marca, incluidas imágenes, colores y logotipos. Puede personalizar el sitio web usted mismo o invitar a otros usuarios a que le ayuden. Nota: SkyDrive ahora es OneDrive y SkyDrive Pro ahora es OneDrive para la Empresa. Empezar a usar el sitio web público es muy sencillo. En el banner de Office 365, elija Sitios para abrir su página de sitios. 65

66 Office 365 le invita directamente a empezar a diseñar su sitio web. Solo tiene que seleccionar Sitio público. En tan solo unos minutos, puede abrir la página de ejemplo en su nuevo sitio web y empezar trabajar. En la parte superior de la página, puede ver tres pestañas: Examinar, Página y Sitio. Examinar le permite analizar lo que ya aparece. Para empezar a personalizar la página que ve, elija Página. Para empezar a trabajar con elementos que llevan por todas las páginas del sitio, elija Sitio. Continúe con la siguiente sección. 66

67 Cambiar el aspecto El aspecto del sitio web ofrece la primera impresión. Transmite su marca y proporciona a su empresa una imagen profesional, la imagen que quiere para su negocio. Puede cambiar el título del sitio, tema, el fondo, el logotipo y mucho más. Para cambiar el aspecto, elija la pestaña Sitio. Verá varias opciones directamente en la cinta de opciones. Editar el título y agregue un logotipo Para cambiar el título, haga clic en Editar título, agregue su propio título (y una descripción si quiere) y haga clic en Aceptar. Para agregar un logotipo, haga clic en Cambiar logotipo y, a continuación, navegue hasta una imagen que ya esté lista para usarse como logotipo. El archivo de imagen puede estar en el equipo o en un sitio compartido. Sugerencia: Asegúrese de agregar una descripción: Office 365 usará esta descripción para crear texto alternativo, el cual que ayuda a hacer que su sitio sea accesible para personas ciegas o con deficiencias visuales. Cambiar el aspecto Cambiar el aspecto tiene al instante un impacto notable. El aspecto engloba el diseño, la combinación de colores, las fuentes y el fondo (imagen o gráfico que aparece detrás del contenido de la página). 67

68 Tan solo tiene que hacer clic en Cambiar apariencia y elegir uno de los diseños de plantilla que aparecen. Una plantilla incluye elementos predeterminados de diseño como diseños de página, fuentes y combinaciones de color. Una vez que seleccione una plantilla, puede experimentar con fondos, combinaciones de colores, diseños, etc. Sugerencia: Para asegurarse de que su sitio web es accesible para el color y contraste, elija el tema de Office. Las personas que no distinguen los colores pueden ver todos los elementos en el tema de Office, y el contraste es lo suficientemente fuerte para aquellas con problemas de visión. Para ver cómo queda cada combinación en su sitio, haga clic en Probar. Cada vez, tendrá la opción de guardar las opciones (elija Sí, mantenlo) o volver atrás para elegir opciones diferentes (elija No, todavía queda un poco). Para buscar información sobre cómo personalizar elementos del sitio, consulte uno o varios de estos artículos: Personalizar más Puede hacer muchas otras cosas: cambiar la navegación del sitio, agregar páginas, agregar imágenes o vídeo, entre otras cosas. Edición de su sitio web público 68

69 Desea actualizar o editar rápidamente su sitio web público en Office 365? Hágalo ahora siguiendo estos pasos. Si no está familiarizado con Office 365 o ha actualizado su sitio web público a la versión más reciente y está editando su sitio nuevo, 1. Desde la página Sitios, haga clic en el mosaico Sitio público. Si se le indica que inicie sesión, introduzca su nombre de usuario y contraseña de Office 365. Nota: Tiene dos sitios web públicos? Si hace un tiempo que usa Office 365, es posible que tenga mosaicos para el Sitio público y el Sitio público (nuevo). El Sitio público es su sitio web existente o anterior a la actualización, el Sitio público (nuevo) es la nueva versión del sitio web disponible después de actualizar a la última versión de SharePoint Online y Office 365. Haga clic en la versión en la que quiera trabajar. 2. Haga clic en Sitios para cambiar el aspecto del sitio web, editar el título o realizar otros cambios en el sitio, o haga clic en Página para personalizar las páginas de su sitio web. 69

70 No ve las opciones Examinar, Página y Sitio? He aquí un truco práctico. Agregue \pages al final de la dirección del sitio web (URL). Por ejemplo, si su sitio es cámbielo a este: Otras formas de acceder a su sitio web público Estas opciones funcionan si es un cliente nuevo, ha actualizado su sitio web público o sigue usando el sitio web anterior a la actualización. Si dispone de un plan de Office 365 Pequeña Empresa u Office 365 Pequeña Empresa Premium: 1. Inicie sesión en Office 365 con una cuenta que tenga permisos de administrador. 2. Haga clic en Administrador. 3. Desplácese para ver Administrar su organización. 4. En Sitio web, haga clic en Administrar sitio web público. 5. Haga clic en el mosaico de sitio público en el que desee trabajar. Si se le indica que inicie sesión, introduzca su nombre de usuario y contraseña de Office 365. Nota: Tiene dos sitios web públicos? Si ha usado Office 365 algún tiempo, es posible que tenga mosaicos para el Sitio público (actual) y el Sitio público (nuevo).el Sitio público (actual) es su sitio web existente o anterior a la actualización. El Sitio público (nuevo) es la nueva versión 70

71 del sitio web disponible después de actualizar a la última versión de SharePoint Online y Office 365. Si tiene otro plan de Office 365: 1. Inicie sesión en Office 365 con una cuenta que tenga permisos de administrador global. 2. Haga clic en Administrador>SharePoint. 3. En Colecciones de sitios, haga clic en el vínculo del sitio web público en el que desee trabajar. 4. Haga clic en el vínculo Dirección del sitio web. Si se le indica que inicie sesión, introduzca su nombre de usuario y contraseña de Office No ve las opciones Examinar, Página y Sitio? 71

72 Agregue \páginas al final de la dirección del sitio web (URL). Por ejemplo, si su sitio es cámbielo a este: Trabajar con los dos sitios web públicos de Office 365 Nota: La información del sitio web público de SharePoint Online incluida en este artículo solo se aplica si su organización ha adquirido Office 365 antes del 9 de marzo de Si adquirió Office 365 después del 9 de marzo de 2015, utilice un socio de hospedaje de sitios web de Office 365. Si ha estado utilizando Office 365 durante un tiempo, su cuenta se actualizó a la última versión de Office 365. Como resultado, ahora tiene dos sitios web públicos: su sitio web existente o anterior a la actualización y el sitio web nuevo introducido con la actualización. Puede conservar y usar ambos sitios y compartirlos públicamente. Pero solo un sitio web público puede estar asociado con su dominio personalizado. Hay muchas nuevas características en el nuevo sitio web público que facilitan el diseño de un sitio web profesional, así que le animamos a darle una oportunidad. O también puede continuar usando su sitio web original sin necesidad de actualizarlo. Cuando esté listo para aprovechar las nuevas características del sitio web nuevo, incluidas las herramientas de diseño actualizadas y nuevas plantillas, puede actualizar su sitio web público. Si no le gusta el resultado, siempre podrá quedarse con su sitio web existente. Con ambos sitios web disponibles, puede tomarse su tiempo para la actualización. 72

73 Si aparecen dos sitios públicos en la página Administrar sitio web público en Office 365, podrá decidir qué sitio web (solamente uno) va a usar con un dominio personalizado. Haga clic en Cambiar dirección junto al sitio web que desee usar con el dominio. En la lista desplegable, seleccione el nombre de dominio que desea asociar con el sitio y luego haga clic en Guardar. Nota: Si ve solamente un sitio web público en la página Administrar sitio web público, es correcto e indica que no ha usado una versión anterior de Office 365. Puede usar solamente un sitio web con el dominio personalizado. Cuál de ellos? Si ya se encuentra en proceso de diseñar un sitio web o tiene un sitio web terminado, puede mantener el sitio antiguo, el cual aparece en la parte superior de la página Administrar sitio web público. Si aún no ha terminado de diseñar su sitio web, le recomendamos que use el sitio web y las herramientas nuevos. Crear el aspecto que desea es más rápido y más fácil. Elija lo que elija, para diseñar el sitio web con las características y el aspecto que desee, haga clic en Diseñar este sitio junto al sitio web que desee actualizar. Cambiar la dirección de un sitio web público Una vez que haya creado el aspecto que desea y esté preparado para usar el sitio web como sitio web público, cambie la dirección para que los clientes puedan llegar al sitio web al escribir el nombre de dominio. En la página Administrar sitio web público, junto al sitio web que ha actualizado, haga clic en Cambiar dirección. En la lista desplegable, seleccione el nombre de dominio, como por ejemplo, y luego haga clic en Guardar. Nota: Es posible que vea mensajes en la lista desplegable que indiquen que ya se está usando alguno de los dominios. Hay pasos para solucionar esta situación. Lleva algo de tiempo actualizar la dirección URL para el dominio. Hay dos cosas que se deben tener en cuenta: 73

74 Mientras no se haya completado el cambio, se verá un mensaje en la página que le indica que la actualización sigue en curso. Cuando vea que la Dirección actual del sitio web se actualizó, se habrá completado el cambio. La opción Cambiar dirección no estará disponible hasta que se complete el cambio de dirección. No podrá volver a usar la opción Cambiar dirección para cualquiera de los sitios web hasta que se haya completado el cambio en curso. Cuándo se podrá ver la página en Internet? Otras personas podrán ver uno o ambos sitios web públicos en Internet, pero depende del sitio web. Para el sitio web más antiguo: Los usuarios podrán ver en Internet el sitio web en todo momento en la dirección que aparece en Dirección actual. Si ha configurado el sitio web con el dominio personalizado, pero posteriormente decide que no quiere usar ese sitio web para su negocio, puede volver a cambiar la dirección al nombre de dominio inicial de forma que el sitio web no se pueda identificar con facilidad. Haga clic en Cambiar dirección junto al sitio web y luego seleccione la dirección inicial, como por ejemplo, contoso.sharepoint.com. Los usuarios seguirán viendo el sitio web cuando escriban contoso.sharepoint.com. Para el sitio web nuevo: Puede decidir cuándo hacer que el sitio web sea público en Internet para que todos los usuarios lo vean, en la dirección que aparece en Dirección actual. En la parte superior de la página, haga clic en Sitios para ir al sitio web y, a continuación, haga clic en Sitio web sin conexión para cambiar el valor de configuración y hacer que el sitio web sea público (en línea). El nuevo sitio web, en principio, no se puede ver en Internet. De forma alternativa, puede determinar si un pequeño grupo de usuarios que usted elija puede ver o cambiar el sitio web. Haga clic en Sitios > Compartir y, a continuación, escriba una o más direcciones de correo electrónico. 74

75 Trabajar con errores comunes y mensajes Esta sección describe diversos errores comunes y mensajes que pueden originarse al cambiar la dirección de los sitios públicos. Use un dominio que muestre este mensaje: El nombre de dominio ya existe u Otro nombre de dominio que ya existe. Cuando elige Cambiar dirección, es posible que uno de los nombres de dominio en la lista desplegable contenga una nota que indique (el nombre de dominio ya existe). Si tiene más de un dominio personalizado en Office 365, verá asimismo otra nota: (otro nombre de dominio que ya existe). Estos mensajes indican que ya está usando un dominio personalizado para el otro sitio web público. No podrá cambiar la dirección de este sitio web para usar un dominio personalizado hasta que quite el dominio del sitio web público de Office 365 que lo usa en esos momentos. Aquí se describe cómo usar un dominio público con el otro sitio web público. 1. En la página Administrar sitio web público, junto al sitio web de Office 365 con una dirección URL de dominio personalizado, como por ejemplo haga clic en Cambiar dirección. 2. En la lista desplegable, seleccione el nombre de dominio inicial, como por ejemplo, contoso-public.sharepoint.com o contoso.sharepoint.com. 3. Haga clic en Guardar. Cuando se haya completado el cambio, podrá usar el dominio personalizado para la dirección del sitio web en el que estaba trabajando inicialmente. Comprender el mensaje: Sobrescribir registro de DNS? Aparecerá el mensaje Sobrescribir registro de DNS? cuando establezca un dominio personalizado para un sitio web público. A continuación, quitará el dominio y lo agregará al otro sitio web público. Cuando vea este mensaje, haga clic en Actualizar para proseguir y completar el cambio. 75

76 Con este mensaje sabrá que Office 365 realiza en segundo plano un cambio en los registros de DNS y así podrá asegurarse de que el cambio de dirección va a funcionar correctamente. Si ha configurado un dominio personalizado con estos registros de DNS, el mensaje le advertirá de que los registros se van a cambiar con el fin de asegurarse de que desea continuar. Promover sitios en la página Sitios Todas las organizaciones tienen sitios internos que son particularmente importantes para los empleados y la administración. Entre ellos se pueden mencionar: sitios de grupo, donde se comparten documentos de proyectos y ayudas de trabajos; comunidades, donde los empleados debaten temas de interés común; o el sitio web público, donde los autores del sitio pueden poner en cola las actualizaciones para publicarlas. SharePoint Online permite darles a estos sitios una exposición destacada para que los usuarios puedan encontrarlos y obtener acceso a ellos rápidamente cada vez que hagan clic en Sitios en la navegación. Los administradores de SharePoint administran los sitios promovidos mediante el vínculo Administrar en la página Sitios. Aquí mostramos un ejemplo de la página Sitios donde se promueven tres sitios: Comunidades, Sitio de grupo y Sitio público. Si bien es posible promover varios sitios, el beneficio de la promoción de sitios comienza a disminuir después de cuatro o cinco sitios porque las ventanas de los sitios se desbordan en páginas adicionales. Cuando esto ocurre, aparece una barra de desplazamiento y los usuarios deben desplazarse por todos los sitios promovidos para encontrar el que quieren. Aquí te mostramos una página con más de seis sitios promovidos: 76

77 Dado que demasiados sitios promovidos pueden disminuir la eficiencia del usuario, recomendamos limitar el número de sitios promovidos a la cantidad que caben en una página. Promover un sitio El sitio web público y el sitio de grupo se promueven de forma predeterminada. Todos los demás sitios deben agregarse manualmente. Cuando esté listo para promover uno o varios sitios, siga estos pasos. Nota Debe ser administrador de SharePoint o tener derechos de administración globales para poder promover sitios. 1. Haga clic en Sitios en la barra de menús superior. 2. Haga clic en el vínculo Administrar. 3. Haga clic en Agregar un sitio promovido. 4. En el cuadro de diálogo, escriba un título y la dirección URL del sitio. El título aparece en la banda que se encuentra en la parte inferior de la ventana y en el texto de activación. Si quiere promover más información y una imagen de fondo personalizada, escriba una 77

78 descripción y una dirección URL de la imagen. La imagen debe estar disponible en la biblioteca de imágenes. 5. Haga clic en Guardar cambios. Modificar el sitio público La ventana del sitio público está pre-configurada para que apunte al sitio activo. Si prefiere que el vínculo apunte a una versión modificable del sitio, haga clic en la ventana, reemplace la dirección URL en Ubicación de vínculos con una dirección similar a esta: Guarde los cambios y la ventana lo llevará a una versión modificable del sitio público. Tenga en cuenta que solo los usuarios con permisos para modificar el sitio activo podrán seguir el vínculo. Si quiere modificar un sitio web público creado en una versión anterior de SharePoint Online, vea las instrucciones detalladas en el tema Modificar el sitio web público existente en Office 365. Administrar sitios promovidos Una vez que se promueven los sitios, puede agregar, quitar o actualizar las ventanas en cualquier momento. Nota: Debe ser administrador de SharePoint o tener derechos de administración globales para poder administrar los sitios promovidos. Quitar una ventana de sitio promovido 1. Haga clic en Sitios en la barra de menús superior. 2. Haga clic en el vínculo Administrar. 3. Haga clic en la ventana que quiere quitar. 4. En el cuadro de diálogo, haga clic en Quitar vínculo. 5. Haga clic en Aceptar para confirmar. Si se quita la ventana, dejará de promoverse el sitio. El sitio en sí permanece intacto. Modificar una ventana de sitio promovido 1. Haga clic en Sitios en la barra de menús superior. 2. Haga clic en el vínculo Administrar. 78

79 3. Haga clic en la ventana que quiere modificar. 4. En el cuadro de diálogo, actualice el título, la ubicación del vínculo, la descripción o la ubicación de la imagen de fondo. 5. Haga clic en Guardar cambios. TAREAS: Ver tareas en Outlook Web App 1. Inicie sesión en Office 365 con su cuenta profesional o educativa. 2. En la parte superior de la página, seleccione el iniciador de aplicaciones y, a continuación, seleccione Tareas. Qué verá en Tareas Además de las tareas que cree, la carpeta Tareas incluirá cualquier mensaje que marque. 1. Cree una tarea haciendo clic en Nueva tarea. 2. Use esta columna para ver Elementos y tareas marcadas o únicamente Tareas. 3. Filtros. Seleccione el filtro en función de los elementos que desee ver. Las tareas y los elementos marcados que no tengan una fecha asociada y no estén completos solo aparecerán cuando seleccione todo. 4. Lista de elementos que cumplen los criterios del filtro actual. Haga clic en cualquier elemento para verlo en el panel de lectura. Puede usar los controles de la vista de lista 79

80 para realizar cambios en el estado de un elemento. Por ejemplo, puede marcar una tarea como completada, o eliminar una marca de un mensaje. 5. Panel de lectura, en el que se muestra el contenido de los elementos seleccionados. Puede usar los controles situados en el vértice superior para realizar cambios en el elemento si se trata de una tarea. Si se trata de un mensaje, los controles serán los mismos que ve al leer su correo. Nota: Puede que haya tareas que no estén disponibles en función de la configuración de su organización. Abrir una tarea en una ventana independiente De manera predeterminada, lee y crea tareas en el panel de lectura, pero eso no es siempre lo que necesita. A veces, necesita poder ver o editar una tarea en una ventana independiente. Cuando vaya a crear una tarea o a editar una tarea existente, puede abrirla en una nueva ventana haciendo clic en el icono de elemento emergente situado en el vértice superior del mensaje. Para abrir en una ventana independiente la tarea que está viendo, haga clic en el icono del menú ampliado y seleccione abrir en otra ventana. Lista de tareas Tareas incluye las tareas que ha creado y los mensajes que se han marcado. Puede alternar entre ver Elementos y tareas marcadas o únicamente Tareas mediante la lista de carpetas. Puede elegir de forma más precisa qué elementos desea ver usando los filtros situados en la parte superior de la lista de tareas: todas, activas, vencidas y completadas. Puede usar los iconos de la lista de tareas para completar algunas tareas rápidas. Haga clic en para eliminar una tarea. Haga clic en o para marcar una tarea como completada. Para marcar una tarea completada como no completada, haga clic en. Para cambiar la fecha asociada a una marca o marcar el elemento como completado, haga clic en él con el botón secundario. 80

81 Crear tareas Para crear una tarea, haga clic en panel de lectura. nueva tarea. Se abrirá un formulario de tarea simple en el Si desea ver más detalles, haga clic en Mostrar más detalles. Cuando haya acabado, haga clic en Guardar para guardar los cambios o en Descartar, para descartarlos. Editar tareas Para editar una tarea, selecciónela en la vista de lista y haga clic en Editar en el panel de lectura. Cuando haya acabado, haga clic en Guardar para guardar los cambios o en Descartar, para descartarlos. 81

82 Los mensajes marcados aparecerán exactamente igual que si los viera en Correo. Puede responder a los mensajes desde Tareas. También puede cambiar el estado de la marca haciendo clic con el botón secundario en la marca de la lista de tareas y haciendo clic en el valor que desee. Cuando edita una tarea, puede hacer clic en el menú Más para ver más cosas que puede hacer. Haga clic allí para ver opciones para eliminar, agregar una categoría o marcar la tarea como completa. DELVE: Qué es office Delve? Delve le ayuda a descubrir qué información puede resultarle más interesante en este momento en todo Office 365. Cuanto más trabaje conjuntamente con sus colegas viendo, editando y compartiendo documentos los unos con los otros, más útil les va a resultar Delve a todos. Delve se fija en cómo trabajan usted y sus colegas, y adapta la información a cada caso en particular. Lo que usted ve en la vistas de Delve es distinto a lo que sus colegas ven en las suyas. Delve nunca cambia ningún permiso, por lo que solo verá los documentos a los cuales ya tiene acceso. Los demás usuarios no podrán ver sus documentos privados, como los documentos que tenga almacenados en carpetas privadas en OneDrive para la Empresa. Para abrir Delve, utilice el iniciador de la aplicación Office

83 No tiene por qué recordar el título de un documento ni dónde está almacenado. Delve le muestra los documentos, independientemente de dónde estén almacenados en OneDrive para la Empresa o en Sitios de Office 365. VIDEOS: Videos nos brinda la capacidad de publicación en cuanto también los podemos compartir a una persona o en grupo, además de poder guardarlos. WORD, EXCEL, POWERPOINT, ONENOTE ONLINE: 83

84 Office en línea brinda las mismas funcionalidades y utilidades como si tuviésemos instalados Office en una PC, lo que nos ayuda a realizar y trabajar desde nos encontremos, cada una de estas independientemente con las plantillas que están a continuación: WORD EXCEL 84