Los mapas conceptuales como herramienta para la gestión del conocimiento en las organizaciones

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1 Serie Científica de la Universidad de las Ciencias Informáticas No. 11, Vol. 4, Año: 2011 ISSN: RNPS: Tipo de artículo: Artículo original Temática: Gestión del conocimiento Recibido: 18/10/2011 Aceptado: 7/11/2011 Publicado: 14/11/2011 Los mapas conceptuales como herramienta para la gestión del conocimiento en las organizaciones Models, administration of the knowledge intelligent organization Lisbeth O. López Verdecie 1*, Yadier Pascual Riverón 1 1 Geysed. Departamento de Geoinformática. Universidad de las Ciencias Informáticas, carretera a San Antonio de los Baños, km 2 ½, Torrens, Boyeros, La Habana, Cuba, CP Vicerrectoría de Producción. Universidad de las Ciencias Informáticas, carretera a San Antonio de los Baños, km 2 ½, Torrens, Boyeros, La Habana, Cuba, CP *Autor para la correspondencia: lolopez@uci.cu Resumen Se define la gestión del conocimiento como una nueva forma de gestionar las organizaciones y como fuente de ventajas comparativas. Se analiza el uso de los mapas conceptuales como herramientas para la organización y representación del conocimiento, se describen sus principales características, componentes, formas fundamentales que adoptan para representar la información y se mencionan algunas de las herramientas que automatizan su proceso de elaboración. Finalmente se presentan algunas aplicaciones de los mismos para la gestión del conocimiento organizacional. Palabras clave: mapas conceptuales, gestión del conocimiento, conocimiento organizacional. Abstract It is defined the administration of the knowledge as new form of negotiating the organizations and as a source of comparative advantages. The use of conceptual maps is analyzed as tools for organization and representation of the knowledge, its main characteristics, components and fundamental forms that adopt to represent the informa tion are described, and also some tools that automate its elaboration process are mentioned. Finally, some applications of the same ones for the administration of the organizational knowledge are presented.

2 Keywords: Concept maps, knowledge management, organizational knowledge. Introducción El conocimiento constituye en esta nueva era, uno de los activos más importantes para las organizaciones, pues de él dependen en gran medida, procesos tan importantes como: la innovación, la toma de decisiones y la creación de ventajas comparativas. Estos procesos tributan de forma decisiva al desarrollo de las organizaciones y su gestión exitosa hace posible la subsistencia de estas en un entorno cada vez más inestable y competitivo. La principal dificultad a la hora de emplear el conocimiento es que usualmente reside en las mentes de las personas y, por tanto, no siempre está disponible donde y cuando es necesario para la organización (Simón, 2006). Es en este contexto donde surge la gestión del conocimiento (GC) cuya principal misión es crear un ambiente en el que el conocimiento y la información disponibles en una organización sean accesibles y puedan ser usados (Simón, 2006) por todos sus miembros. Eventualmente la organizaciones que realizan una gestión exitosa del conocimiento logran convertirse en organizaciones inteligentes, capaces de aprender de forma colectiva y formando una cultura organizacional sólida y flexible, difícil de imitar por la competencia. La implementación de la GC requiere la utilización de las múltiples herramientas que nos proveen las TIC en nuestros días, muchas de estas provienen del mundo analógico y dentro de estas, las utilizadas para la representación y organización del conocimiento ocupan un lugar importante. En este aspecto los mapas conceptuales se destacan como una de las más populares, tanto por su versatilidad como por la facilidad a la hora de elaborarlos o interpretarlos. Gestión del Conocimiento La gestión del conocimiento es una disciplina emergente que ha logrado posicionarse rápidamente en el ámbito empresarial, debido fundamentalmente a la aparición de nuevos paradigmas en los sistemas económicos nacionales e internacionales (Peluffo, 2002). Estos paradigmas, asociados a la especulación en los mercados de valores (potenciando el incremento del valor de mercado de las empresas a partir del aumento del Capital Intelectual (CI)) pero sobre todo al aumento de la competitividad (potenciando la innovación, la creación de ventajas comparativas y mejorando las decisiones) obligan a las empresas a crear un ambiente donde los conocimientos y la información disponibles sean accesibles a sus miembros y permitan la creación de una cultura organizacional sólida. Según Rodríguez Rovira citado por Núñez (2005 ), la GC es: " una nueva cultura empresarial, una nueva manera de gestionar las organizaciones, que sitúa los recursos humanos como el principal activo y sustenta su poder de competitividad en la capacidad de compartir la información, las experiencias y los conocimientos tanto individuales 2

3 como colectivos... podría resumirse en información + gestión de recursos humanos hacer asequible, de manera sistemática y organizada, al conjunto de la organización, la información corporativa y los conocimientos.... Vista de esta forma la GC debe basar su estrategia en crear un conocimiento organizacional utilizando técnicas de trabajo en equipo, entre otras y no conformarse con estrategias basadas solo en la construcción de conocimiento explícito (patentes etc.) o en las que deposita el conocimiento en unas pocas personas, pues a diferencia de estas últimas, el conocimiento organizacional creado no puede ser transferido por los empleados y es casi imposible de copiar por la competencia. Las organizaciones que deseen implementar la GC, independientemente del sector o la estrategia a utilizar, no pueden olvidar que en esta era de la información y el conocimiento, las herramientas que nos proporcionan las TICs constituyen, conjuntamente con la gestión de información (GI) y del capital humano, las bases necesarias para su implementación. Entre las herramientas más utilizadas a la hora de implementar una metodología o modelo que permita una gestión efectiva del conocimiento organizacional, tenemos las que nos permiten la organización y representación del conocimiento, ejemplo de estas son: Las taxonomías que se utilizan para clasificar de acuerdo con unas características comunes ( ) y en los últimos años, ( ) se han venido usando en sitios Web y en entornos corporativos para la organización de su información (Soler, 2010) y contenidos facilitando la navegabilidad. Las ontologías que son consideradas la especificación explícita de una conceptualización ( ) y han ido naciendo en entornos digitales con el fin de organizar, explotar, compartir y reutilizar información (Soler, 2010). Los mapas conceptuales (MC), los cuales son muy utilizados tanto en el mundo académico como empresarial. Mapas conceptuales y gestión del conocimiento en las organizaciones Los MC fueron creados en el marco de un proyecto de investigación dirigido por Joseph Novak en la Universidad de Cornell, su origen se sustenta en la teoría del aprendizaje significativo desarrollado por David Ausubel, cuyas bases plantean que lo que se aprende depende en gran medida de lo que se conoce y al aprender, se relaciona la nueva información con conceptos relevantes que existían previamente en la estructura cognitiva de las personas (Ojeda, 2007). Según Novak (2006) los MC constituyen una técnica que representa, simultáneamente, una estrategia de aprendizaje, un método para captar lo más significativo de un tema y un recurso esquemático para representar un conjunto de significados conceptuales, incluidos en una estructura de proposiciones (Simón, 2003). De manera general se pueden definir como una herramienta gráfica para organizar y representar conocimiento de un dominio específico (Novak, 2006). Aunque de acuerdo con el criterio de otros autores su utilización no se limita a estos dos aspectos, son ideales también para crear, compartir y evaluar el conocimiento. 3

4 Como elementos estructurales de este instrumento se pueden distinguir a: los conceptos, palabras de enlace y proposiciones. Novak y Cañas (2006) definen conceptos como una regularidad percibida en eventos u objetos, o registros de eventos u objetos, designados por una etiqueta. Las palaras de enlace o frases de enlace especifican la relación existente entre dos conceptos y por su parte las proposiciones son afirmaciones sobre un objeto o evento en el universo, ya sea que ocurra naturalmente o sea construido. Las proposiciones contienen dos o más conceptos conectados mediante palabras o frases de enlace para formar una afirmación con significado. Estos elementos se organizan y relacionan en el mapa conceptual, constituyendo cadenas semánticas, que proveen un significado. Los conceptos se representan de manera jerárquica, desde los más inclusivos o generales hasta los más específicos (Novak, 2006), es decir, su organización estará dada por el orden de importancia de estos. Se sugiere además construir mapas conceptuales respondiendo a una pregunta del tema que se desea tratar, a la que Novak y Cañas (2006) han llamado pregunta de enfoque. Otra de las partes relevantes en el mapa conceptual son los enlaces cruzados, que constituyen las relaciones que existen entre conceptos de diferentes segmentos o dominios del mapa conceptual. La habilidad de buscar y caracterizar nuevos enlaces cruzados y la estructura jerárquica que está representada en un buen mapa conceptual son dos características importantes de esta herramienta que facilitan el pensamiento creativo de las personas (Novak, 2006). Existen diferentes formas de representar la información en los mapas conceptuales, de ahí que puedan ser clasificados en distintos tipos de acuerdo a esta distinción. El más utilizado y difundido de estos, es el de tipo jerárquico. La Figura 1 muestra un ejemplo de este tipo de mapa conceptual, donde se describe el concepto de gestión del conocimiento definido por Rodríguez Rovira y la relación existente entre esta disciplina y los mapas conceptuales, utilizados como una herramienta para crear conocimiento organizacional. 4

5 Figura 1. Mapa conceptual que describe la definición de GC y su relación con los MC. Las cinco formas principales que pueden adoptar los mapas conceptuales son (Simón, 2003): Mapas conceptuales en forma de araña: El mapa es estructurado de manera que el término que representa al tema principal es ubicado en el centro del gráfico y el resto de los conceptos llegan mediante la correspondiente flecha. Mapas conceptuales jerárquicos: la información se representa en orden descendente de importancia. El concepto más importante es situado en la parte superior del mapa. Mapa conceptual secuencial: en este tipo de mapa los conceptos son colocados uno detrás del otro en forma lineal. Mapa conceptual en sistema: en este tipo de mapa la información se organiza también de forma secuencial pero se le adicionan entradas y salidas que alimentan los diferentes conceptos incluidos en el mapa. Mapas conceptuales hipermediales: es aquel que en cada nodo de la hipermedia contiene una colección de no más de siete conceptos relacionados entre sí por palabras-enlaces. La inserción de los mapas conceptuales como herramientas para la gestión del conocimiento en las organizaciones y la necesidad de aprovechar las TICs en beneficio de estos, ha conducido a la creación de software para automatizar el proceso de elaboración de mapas conceptuales. Algunas de estas herramientas informáticas automatizan el proceso de elaboración, mientras que otras se utilizan para el almacenamiento y organización, funcionando como servidor de MC (Simón, 2006). Se puede hacer referencia, 5

6 entre otras muchas a: CmapTools y su servidor CmapServer, Inspiration, Smart Ideas, FreeMind, Macosoft y el servidor Servimap, DigiDocMap. Aunque el origen de los MC y su principal aplicación ha sido en la enseñanza y aprendizaje, el empleo de esta herramienta se ha extendido a muchas otras áreas. Se puede mencionar entre estas, por ejemplo, su aplicación en el diseño de investigaciones, navegación en la Web, análisis bibliográfico, Inteligencia Artificial, gestión empresarial, entre otras. De acuerdo con el análisis realizado sobre la literatura especializada en esta temática, los MC se han convertido en una técnica de gran utilidad en el campo de la gestión del conocimiento, específicamente y como interés principal del trabajo, en el ámbito organizacional. De ahí que puedan ser utilizados como: Instrumento que se puede aplicar en los diferentes procesos de creación del conocimiento en la organización. Se hace referencia en este punto al modelo de conversión del conocimiento propuesto por Nonaka y Takeuchi, en el que se identifican cuatro combinaciones que forman un ciclo de conocimiento: Socialización (conocimiento tácito - tácito), Externalización (conocimiento tácito - explícito), Internalización (conocimiento explícito - tácito) y Combinación (conocimiento explícito - explícito). Desde este enfoque los MC pueden ser utilizados como una técnica para la solución de problemas en la organización o la identificación de nuevas propuestas o alternativas para nuevas oportunidades, ya que ayudan a las personas o grupos en la exposición de sus ideas de forma gráfica y precisa, lo que propicia el descubrimiento de nuevo conocimiento, los procesos de Socialización y Externalización, incentivando la creatividad de las personas o grupo y el aprendizaje de forma colaborativo. De igual manera permite interpretar, comprender, evaluar el conocimiento individual de las personas, convirtiéndolo en conocimiento organizacional, logrando el tránsito de conocimiento tácito a conocimiento explícito de la organización y utilizándolo en los procesos generativos, productivos y representativos del conocimiento. Un ejemplo concreto de esta última idea, lo constituye el empleo de los MC como herramienta para: Capturar, organizar y representar el conocimiento de expertos en la organización. Según Núñez (2004) cuando la ventaja competitiva de la organización radica en el conocimiento tácito de los expertos, la estrategia que se debe seguir es tratar de integrar ese conocimiento al conocimiento organizacional. En este caso los MC constituyen un instrumento de gran utilidad que, junto con otras técnicas como el trabajo en equipo, contribuye a lograr que el conocimiento tácito de expertos se convierta en propiedad del grupo y de la organización, generando conocimiento organizacional. Así mismo se puede obtener homogeneidad en el nivel de conocimientos de los integrantes del grupo y desarrollar habilidades en el ámbito de la comunicación. El conocimiento de los expertos capturado, organizado y representado en los MC, es una fuente de 6

7 información que debe almacenarse en las bases de datos internas de la organización, como elemento significativo de la estrategia de gestión de conocimiento. La Figura 2 muestra en forma de mapa conceptual el ejemplo anteriormente descrito: Figura 2. Mapa conceptual que describe una de las aplicaciones de esta herramienta para la GC. Otra aplicación concreta donde son utilizados los MC son los llamados mapas de conocimiento. Esta variante de MC es muy útil al implementar estrategias para la GC en organizaciones pues permite (Núñez, 2005): - La ubicación y concertación de recursos en los procesos de transferencia del conocimiento. - Contribuyen a evitar gastos en recursos que pueden estar disponibles dentro de la organización. - Comparar y determinar fácilmente la relación entre el conocimiento necesario y el disponible. - Descubrir o identificar funciones, procesos, tareas, donde la implantación de una iniciativa de GC puede proporcionar más valor a la organización. - Facilitar la implementación y perfeccionamiento de otras herramientas de la GI. - Indicar dónde pueden establecerse las comunidades y centros de interés o de práctica. - Identificar las relaciones de la organización con su entorno -elementos del capital relacional. 7

8 Y podría aumentársele su utilidad, si a cada una de las aplicaciones descritas anteriormente se le incluye la ut ilización de las herramientas automatizadas para el proceso de elaboración de MC. Conclusiones La gestión del conocimiento es un elemento decisivo en la gestión de las organizaciones actuales. Los mapas conceptuales son una de las herramientas más utilizadas para la organización y representación del conocimiento. Las TICs han acelerado de forma sustancial el desarrollo e implementación de la gestión del conocimiento, automatizando y potenciando herramientas existentes y creando otras. Los mapas conceptuales son herramientas versátiles que pueden utilizarse tanto en el proceso de enseñanza aprendizaje de cualquier institución educacional, como en la representación de información a niveles corporativos. Referencias NUÑEZ PAULA, I. La gestión de la información, el conocimiento, la inteligencia y el aprendizaje organizacional desde una perspectiva socio-psicológica. Acimed. vol. 12, nº 3, NÚÑEZ PAULA, I. y NÚÑEZ GOBÍN, Y. Propuesta de clasificación de las herramientas - software para la gestión del conocimiento. Acimed. vol. 13, nº 2, OJEDA CABRERA, A.; DÍAZ CUÉLLAR, F. E., et al. Los mapas conceptuales: una poderosa herramienta para el aprendizaje significativo. Acimed. vol. 15, nº 5, PELUFFO, M. B. y CATALÁN CONTRERAS, E. Introducción a la gestión del conocimiento y su aplicación al sector público. Santiago de Chile: SIMÓN CUEVAS, A.; ESTRADA, V., et al. Gecosoft: Un entorno colaborativo para la gestión del conocimiento con mapas conceptuales. En Concept Maps: Theory, Methodology, Technology Proc. of the Second Int. Conference on Concept Mapping A. J. Cañas, J. D. Novak, Eds. San José, Costa Rica SIMÓN CUEVAS, A. J. Propuesta de aplicación de los mapas conceptuales en un modelo pedagógico semipresencial. Revista Iberoamericana de Educación, SOLER MONREAL, C. y GIL LEIVA, I. Posibilidades y límites de los tesauros frente a otros sistemas de organización del conocimiento: folksonomías, taxonomías y ontologías. Revista Interamericana de Bibliotecología, vol. 33, nº 2,