MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE TESORERÍA

Transcripción

1 1 de 38 OBJETIVO DEL MANUAL Establecer los lineamientos metodológicos para el manejo de los Fondos en Anticipo dado a las distintas Unidades que conforman la Universidad Simón Bolívar, esto con la finalidad de garantizar un correcto uso y rendición de los recursos otorgados. Este manual servirá de instrumento para suministrar información de los procedimientos involucrados en la solicitud y rendición de cuenta de dichos fondos. Igualmente pretende determinar los niveles de responsabilidad de las Unidades que intervienen permitiendo así una eficiente y eficaz gestión de su administración. UNIDADES QUE INTERVIENEN - Dirección de Finanzas. Departamento de Tesorería. * Sección de Cuentas por Cobrar. Sección de Cuentas por Pagar. Oficina de Registro y Control Financiero. Archivo Central. - Unidades que utilizan Fondos en Anticipo. DOCUMENTOS UTILIZADOS Facturas y/o Recibos. Estados de Cuenta.

2 2 de 38 FORMULARIOS UTILIZADOS Relación de Anticipos y Gastos Forma Conciliación Bancaria en Bolívares Forma Conciliación Bancaria en Dólares Forma Libro de Banco Forma Transferencia a Unidad Forma Nota de Devolución Forma

3 3 de 38 NORMAS 1. El Administrador de Cuentas por Cobrar será el responsable de recibir y controlar los expedientes de Rendición de Cuentas. 2. Solo se asignará Fondo en Anticipo por un monto igual o menor a la disponibilidad financiera asignada a la Unidad, en el Presupuesto de Caja y en el Plan de Pagos. 3. No se utilizará el Fondo en Anticipo para la contratación de personal por ningún concepto, ni para la contratación de obras. 4. Se podrá utilizar el Fondo en Anticipo para los siguientes conceptos: Compra de equipos, materiales, suministros, servicios de reparación y mantenimiento preventivo y correctivo de equipos y bienes. 5. Toda Unidad deberá rendir cuentas del Fondo en Anticipo los primeros 10 días hábiles del mes inmediato al mes ejecutado, de acuerdo al procedimiento y formatos establecidos en éste. 6. Todo desembolso deberá estar debidamente autorizado por el Director de la Unidad a la cual está asignado el Fondo en Anticipo o por la persona que éste designe. 7. Todo desembolso deberá estar respaldado por Facturas y/o Recibos originales a nombre de la Universidad Simón Bolívar o en su defecto una reposición con vouchers de tarjeta de crédito. 8. El Administrador de la Unidad será responsable de realizar las conciliaciones bancarias mensuales.

4 4 de El Administrador de la Unidad deberá consignar para la Rendición de Cuentas los siguientes documentos: a) Facturas y/o Recibos. b) Relación Gastos por conceptos, código, monto y fecha. c) Estado de Cuenta y Conciliación Bancaria. d) Libro de Banco. 10. El Administrador de la Unidad deberá controlar la utilización de los montos asignados por partidas presupuestarias con el fin de no excederse de su monto. 11. Los traspasos de partidas deberán regirse por las disposiciones generales del presupuesto anual. 12. La Dirección de Finanzas aprobará y controlará toda cuenta bancaria a ser abierta por las Unidades que conforman la estructura organizativa de la Universidad Simón Bolívar. 13. Para la Rendición de Cuentas deberán presentarse los siguientes documentos debidamente foliados: Relación de Anticipos y Gastos, Conciliación Bancaria, Libro de Banco y las Facturas y/o Recibos correspondientes. 14. Es responsabilidad del Responsable del Fondo en Anticipo en la última rendición de cuentas deberá cerrar por el monto total asignado y devolver el remanente si es el caso.

5 5 de Las Normas y Procedimientos establecidos en este manual estarán sujetos al Control Posterior de la Unidad de Auditoría Interna y al Control Previo por parte de las Unidades Involucradas. 16. Es responsabilidad de las Unidades Involucradas en el procedimiento, asignar a la persona encargada de realizar el Control Previo correspondiente a su Unidad.

6 6 de 38 PROCEDIMIENTO: ENTREGA DE FONDOS EN ANTICIPO A LAS UNIDADES RESPONSABLE ACCIÓN Dirección de Finanzas 1. Conviene en conjunto con las Unidades que manejan sus Fondos en Anticipo el Plan Financiero de acuerdo al escenario presente. 2. Definen y establecen la cantidad del Fondo en Anticipo a ser asignado. 3. Procesa Avance de Fondo en Anticipo por la cantidad establecida. 4. Llena formulario de Transferencia a Unidad (forma ). 5. Si es una Unidad Descentralizada envía original del formulario Transferencia a Unidad a la Sección de Cuentas por Pagar, para que realice transferencia del Fondo en Anticipo. (Ver paso 10). 6. Si es una Unidad Centralizada envía formulario Transferencia a Unidad en original a la Oficina de Registro y Control Financiero para el compromiso presupuestario en el Sistema Financiero.

7 7 de 38 PROCEDIMIENTO: ENTREGA DE FONDOS EN ANTICIPO A LAS UNIDADES RESPONSABLE ACCIÓN Oficina de Registro y Control Financiero 7. Recibe formulario Transferencia a Unidad en original, realiza compromiso por el monto total del Fondo en Anticipo en el Sistema Financiero. 8. Saca copia del formulario de Transferencia a Unidad lo sella y lo archiva como control para su proceso. 9. Envía original del formulario Transferencia a Unidad a la Sección de Cuentas por Pagar. 10. Continúa con el Procedimiento de Recepción de Documentos por Cuentas por Pagar.

8 8 de 38 PROCEDIMIENTO: RENDICIÓN DE FONDOS EN ANTICIPO RESPONSABLE ACCIÓN Unidades que manejan Fondos en Anticipo 1. Agrupa mensualmente las Facturas y/o Recibos y Contratos que respaldan el gasto. 2. Clasifica el gasto de acuerdo a la partida presupuestaria originada para tal fin, agrupa y ordena cada Factura y/o Recibo por concepto de gasto, según el clasificador de partidas para el presupuesto. 3. Elabora el formulario Relación de Anticipos y Gastos (forma ) por conceptos y montos conciliados con la partida presupuestaria correspondientes. 4. Elabora Conciliación Bancaria y llena formulario previsto para la misma (forma o según el caso) y el Libro de Banco (forma ). 5. Conforma expediente de Rendición de Cuentas, comenzando por la Relación de Anticipos y Gastos, incluyendo Facturas y/o Recibos, Estado de Cuenta, Conciliación Bancaria y el Libro de Banco.

9 9 de 38 PROCEDIMIENTO: RENDICIÓN DE FONDOS EN ANTICIPO RESPONSABLE ACCIÓN Unidades que manejan Fondos en Anticipo Sección de Cuentas por Cobrar 6. Envía expediente a la Sección de Cuentas por Cobrar y archiva copia del formulario Relación de Anticipos y Gastos para su control. En caso de adquisición de bienes envía copia de la documentación a Bienes Nacionales para su ingreso como patrimonio de la Universidad Simón Bolívar. 7. Recibe expediente de Rendición de Cuentas de las Unidades que manejan Fondos en Anticipo. 8. Registra el monto de la Rendición de Cuentas en el Libro Auxiliar de Cuentas por Cobrar y remite expediente a la Oficina de Registro y Control Financiero. Oficina de Registro y Control Financiero 9. Recibe expediente de Rendición de Cuentas. 10. Revisa los documentos y verifica si tiene observaciones. En caso de tener observaciones determina si puede resolverlo. Si no puede resolverlo devuelve expediente a la Unidad con el formulario Nota de Devolución anexo. Si puede resolverlo, realiza las correcciones necesarias.

10 10 de 38 PROCEDIMIENTO: RENDICIÓN DE FONDOS EN ANTICIPO RESPONSABLE ACCIÓN Oficina de Registro y Control Financiero 11. Si no tiene correcciones actúa de acuerdo al tipo de Unidad. 12. Si la Unidad es Descentralizada, verifica el comprometido causado y pagado. Remite expediente al Archivo Central de la Dirección de Finanzas. 13. Si la Unidad es Centralizada, reversa el compromiso inicial en el Sistema Financiero. 14. Efectúa en el Sistema Financiero el registro del compromiso, del causado e imputación presupuestaria de cada uno de los gatos relacionados. 15. Imprime Comprobante de Diario en el Sistema Financiero y lo anexa a la copia del formulario Relación de Anticipos y Gastos y lo envía al Archivo Central de la Dirección de Finanzas para su archivo como registros diarios (ver paso 21).

11 11 de 38 PROCEDIMIENTO: RENDICIÓN DE FONDOS DE TRABAJO RESPONSABLE ACCIÓN Oficina de Registro y Control Financiero 16. Envía copia del formulario Relación de Anticipos y Gastos a la Sección de Cuentas por Pagar. Sección de Cuentas por Pagar 17. Recibe copia del formulario Relación de Anticipos y Gastos y lleva el control de las rendiciones recibidas. 18. Envía copia del formulario Relación de Anticipos y Gastos al Operador de Pagos para la cancelación del fondo en el Sistema Financiero. Dpto. De Tesorería (Operador de Pagos) 19. Recibe copia del formulario Relación de Anticipos y Gastos y cancela el monto del gasto rendido, contra la cuenta del Fondo de la Unidad en el Sistema Financiero.

12 12 de 38 PROCEDIMIENTO: RENDICIÓN DE FONDOS EN ANTICIPO RESPONSABLE ACCIÓN Departamento de Tesorería (Operador de Pagos) 20. Sella copia del formulario Relación de Anticipos y Gastos. Emite Comprobante de Diario en el Sistema Financiero se lo anexa al formulario y lo envía al Archivo Central de la Dirección de Finanzas. Dirección de Finanzas (Archivo Central) 21. Recibe expediente de Rendición de Cuentas y archiva por Unidad Administrativa. 22. Recibe Comprobante de Diario con soportes y lo archiva como registros diarios.

13 13 de 38 FLUJOGRAMAS

14 Universidad Simón Bolívar Secretaría Dirección de Ingeniería de Información Flujograma: ENTREGA DE FONDOS EN ANTICIPO A LAS UNIDADES Páginas 14 de 38 Fecha INICIO Conviene en conjunto con las unidades que manejan sus Fondos en Anticipo el Plan Financiero de acuerdo al escenario presente. Definen y establecen la cantidad del Fondo de Trabajo a ser asignado. Procesa avance de fondos por la cantidad establecida. OFICINA DE REGISTRO Y CONTROL FINANCIERO Recibe formulario Transferencia a Unidad en original, realiza compromiso por el monto total del Fondo en Anticipo, en el Sistema Financiero. Saca copia del formulario de Transferencia a Unidad lo sella y archiva como control para su proceso. NO Llena formulario Transferencia a Unidad. Unidad SI Envía original del formulario Transferencia a Unidad a la Sección de Cuentas por Pagar para que realice la transferencia del Fondo en Anticipo. Continúa con el procedimiento de Recepción de documentos por Cuentas por Pagar. Envía formulario Transferencia a Unidad en original a la Oficina de Registro y Control Financiero para el compromiso presupuestario en el Sistema Financiero. Envía original del formulario Transferencia a Unidad a la Sección de Cuentas por Pagar.

15 Universidad Simón Bolívar Secretaría Dirección de Ingeniería de Información Flujograma: RENDICIÓN DE FONDOS EN ANTICIPO Páginas 15 de 38 Fecha UNIDADES QUE MANEJAN FONDOS DE TRABAJO SECCIÓN DE CUENTAS POR COBRAR INICIO Agrupa mensualmente los Recibos, Facturas y Contratos que respaldan el gasto. Clasifica el gasto de acuerdo a la partida presupuestaria originada para tal fin, agrupa y ordena cada Factura y/o Recibo por concepto de gasto, según el clasificador de partidas para el presupuesto. Elabora formulario Relación de Anticipos y Gastos por conceptos y montos conciliados con la partida presupuestaria correspondiente. Conforma expediente de Rendición de Cuentas comenzando por la Relación de Anticipos y Gastos, incluyendo Facturas y/o Recibos, Estado de Cuenta, Conciliación Bancaria, y el Libro de Banco. Envía expediente a la Sección de Cuentas por Cobrar y archiva copia del formulario Relación de Anticipos y Gastos para su control. En caso de adquisición de bienes envía copia de la documentación a Bienes Nacionales para su ingreso como patrimonio de la Universidad. Recibe expediente de Rendición de Cuentas de las Unidades que manejan Fondos en Anticipo. Registra el monto total de la Rendición de Cuentas en el Libro Auxiliar de Cuentas por Cobrar y remite expediente a la Oficina de Registro y Control Financiero. 1 Elabora Conciliación Bancaria y el Libro de Banco en los formulario previsto para la misma.

16 Universidad Simón Bolívar Secretaría Dirección de Ingeniería de Información Flujograma: RENDICIÓN DE FONDO EN ANTICIPO Páginas 16 de 38 Fecha OFICINA DE REGISTRO Y CONTROL FINANCIERO ARCHIVO CENTRAL DE LA D.F. 1 Recibe expediente de Rendición de Cuentas de las unidades. Revisa documentos y verifica si tiene observaciones. NO Devuelve expediente a la Unidad con Nota de Devolución, para su corrección. Verifica si puede resolverlo. Puede resolver? SI SI Tiene observaci Realiza las correcciones necesarias. Verifica el comprometido, causado y pagado. Remite expediente al Archivo Central de Finanzas 2 NO NO Actua de acuerdo al tipo de unidad. Unidad Centraliza SI Reversa el compromiso inicial en el Sistema Financiero. Efectúa en el Sistema Financiero el registro del compromiso, del causado e imputación presupuestaria de cada una de los gastos relacionados. Imprime Comprobante de Diario lo anexa a la copia del formulario Relación de Anticipos y Gastos. Envía Comprobante de Diario y expedientes al Archivo Central para su archivo como registros diarios. 2 Recibe expediente, y archiva por Unidad Administrativa. Recibe Comprobante de Diario con soportes y lo archiva como registros diarios. FIN 4 Envía copia del formulario Relación de Anticipos y Gastos a la Sección de Cuentas por pagar. 3

17 Universidad Simón Bolívar Secretaría Dirección de Ingeniería de Información Flujograma: RENDICIÓN DE FONDO EN ANTICIPO Páginas 17 de 38 Fecha SECCIÓN DE CUENTAS POR PAGAR DPTO. DE TESORERÍA (OPERADOR DE PAGOS) 3 Recibe copia del formulario Relación de Anticipos y Gastos y lleva el control de las rendiciones recibidas. Recibe copia del formulario Relación de Anticipos y Gastos y cancela el monto del gasto rendido contra la cuenta del Fondo de la Unidad creado en el Sistema Financiero. Envía copia del formulario Relación de Anticipos y Gastos al Operador de Pagos para la cancelación del fondo en el Sistema Financiero. Sella copia del formulario Relación de Anticipos y Gastos. Emite Comprobante de Diario se lo anexa al formulario y lo envía al Archivo Central de la Dirección de Finanzas. 4

18 18 de 38 FORMULARIOS

19 VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO 1. Pag de RELACIÓN DE ANTICIPOS Y GASTOS 2. UNIDAD 3. Fecha 4. BANCO 5. Nº DE CUENTA BANCARIA: 6. NOMBRE DEL ADMINISTRADOR: 8. ANTICIPOS RECIBIDOS EN EL MES 7. SALDO INICIAL DEL MES 9. Nº 10. FECHA 11. MONTO 9. Nº 10. FECHA 11. MONTO 12. TOTAL ANTICIPO: GASTOS EFECTUADOS EN EL MES SALDO DISPONIBLE Nº CH, o N/D 17. Nº DE LA S/P U O/C 18. FECHA EMISIÓN DEL DOCUMENTO 19. BENEFICIARIO 20. CONCEPTO 21. CÓDIGO CONTABLE 22. MONTO FACTURA 23. (-) ISLR 24. (-) OTRO IMPUESTO 25. MONTO NETO 26. TOTAL GASTOS 27. SALDO AL FINAL DEL MES: 28. FIRMA Y SELLO DEL ADMINISTRADOR DE LA UNIDAD 29. FIRMA AUTORIZADA: FORMULARIO DII 10/02 / / / /

20 20 de 38 FORMULARIO: Relación de Anticipos y Gastos CÓDIGO: USO: Realizar la Conciliación de los Fondos en Anticipos recibidos. ELABORADO: En computadora. No. Nombre Contenido 1 Unidad Nombre de la Unidad Organizativa que lo genera. 2 Mes Mes en que se elaboró el formulario. 3 Año Año en que se elabora el formulario. 4 Banco Nombre del banco a ser relacionado. 5 Nª de Cuenta Bancaria El número de la cuenta del banco a ser relacionado. 6 Nombre del Administrador Nombre del Administrador de la Unidad. 7 Saldo Inicial del Mes Indique en números el saldo inicial del banco en bolívares. 8 Anticipos Recibidos en el Se explica por sí solo. Mes 9 Nº Indique de forma correlativa el Nº de anticipos recibidos en el mes a rendir. 10 Fecha Día, mes y año en que recibió el anticipo.

21 21 de Monto Indique el monto del anticipo recibido. 12 Total Anticipo Registre la sumatoria vertical de los anticipos recibidos. 13 Sin descripción Monto en números de la sumatoria horizontal de los anticipos recibidos. 14 Saldo Disponible Monto en números de la sumatoria vertical de los puntos 7 y Gastos Efectuados en el Mes 16 Nº Cheque, Transferencia o N/D Se explica por sí solo. Número de cheque de la transferencia a N/D a referenciar. 17 Nº de la S/P u O/C Número de la Solicitud de Pago a referenciar cancelada con el cheque, transferencia del punto anterior. 18 Fecha de Emisión del Documento Día, mes y año de la realización del documento. 19 Beneficiario Nombre del proveedor beneficiario del pago. 20 Concepto Razón que generó el pago. 21 Código Contable El código contable referenciado al concepto del gasto. 22 Monto Factura Monto en números de la factura (bruto) 23 ISLR Monto en números del ISLR correspondiente al pago. 24 Otro Impuesto Monto en números de cualquier otro impuesto distinto al ISLR.

22 22 de Monto Neto Monto resultante de la sumatoria horizontal de los puntos 23,24 y Total Gasto Monto resultante de la sumatoria vertical de los puntos 23,24,25 y Saldo al Final del Mes Monto resultante de la resta de los puntos 15 menos el total del gasto del punto Firma y Sello del Se explica por sí solo. Administrador de la Unidad 29 Firma Autorizada Firma del Director de la Unidad. DISTRIBUCIÓN: Original: Duplicado: Triplicado: Expediente Rendición de Cuentas. Unidad Organizativa. Sección de Cuentas por Pagar.

23 CONCILIACIÓN BANCARIA 2. Banco 3. Cuenta Corriente 4. Cta. Contable 5. Mes conciliado 6. Expresado en Bs. 1. Unidad: 7. Saldo según libro XXX 13. Saldo según banco XXXXX Mas: 8. Depósitos no registrados XXX Mas: 14. Depósitos en tránsito XXX 9. N/C no registradas XXX 15. N/C en tránsito XXX Menos: 10. Cheques no registrados XXX Menos: 16. Cheques en tránsito XXX 11. N/D no registradas XXX 17. N/D en tránsito XXX 12. Saldo correcto al XLX 18. Saldo correcto al XLX 19. Elaborado por: 20. Revisado por: Formato DII 10/02

24 24 de 38 FORMULARIO: Conciliación Bancaria en Bolívares CÓDIGO: USO: Realizar la conciliación bancaria de las cuentas en bolívares. ELABORADO: En computadora. No. Nombre Contenido 1 Unidad Nombre de la Unidad Organizativa a quien corresponde la conciliación. 2 Banco Nombre del banco del cual se va a realizar la conciliación. 3 Cuenta Corriente Nº de cuenta a ser conciliada. 4 Cuenta Contable Cuenta Contable al cual está referenciada. 5 Mes Conciliado Día, mes y año en que se está elaborando la conciliación. 6 Expresado en Bs. Se explica por sí solo. 7 Saldo Según Libro Monto en números del saldo de la cuenta del banco actual en libros. 8 Depósitos No Registrados Monto en números de los depósitos no registrados en libro. 9 N/C No Registrados Monto en números de las notas de créditos no registrados en libro. 10 Cheques No Registrados Monto en número de los cheques no registrados en libro.

25 25 de N/D No Registrados Monto en número de las notas de débito no registrados en libro. 12 Saldo Correcto al Sumatoria algebráica de los montos de los puntos 7 al Saldo Según Banco Monto en números expresados en el estado de cuenta. 14 Depósitos en Tránsito Monto en números de los depósitos registrados en libro, no registrados en banco. 15 N/C en Tránsito Monto en números de las notas de crédito registrados en libro, no registrados en banco. 16 Cheque en Tránsito Monto en número de los cheques registrados en libro y no registrados en el banco. 17 N/D en Transito Monto en número de las notas de débito registrados en libro y no registrados en banco. 18 Saldo Correcto Monto resultante de la sumatoria algebraica de los montos de los puntos del 13 al Elaborado por: Firma de la persona que elaboró la conciliación certificando la misma. 20 Revisado por: Firma de la persona que revisó la conciliación, conformando la misma

26 26 de 38 DISTRIBUCIÓN: Original: Duplicado: Expediente Rendición de Cuentas con el Estado de Cuenta. Unidad Organizativa, con copia del Estado de Cuenta.

27 CONCILIACIÓN BANCARIA 2. Banco 3. Cuenta Corriente 4. Cuenta Contable 5. Mes conciliado 6. Expresado en dólares. 1. Unidad: 7. Saldo según libro XXX 16. Saldo según banco XXX Mas: 8. Depósitos no registrados XXX Mas: 17. Depósitos en tránsito XXX 9. N/C no registradas XXX 18. N/C en tránsito XXX Menos: Menos: 10. Cheques no registrados XXX 19. Cheques en tránsito XXX 11. N/D no registradas XXX 20. N/D en tránsito XXX 12. Saldo correcto en US$ al XLX 21. Saldo correcto en US$ al XLX 13. Calculo del saldo en Bs. 14. tasa de Cambio al cierre del mes 15. Saldo expresado en Bs. XXX 22. Elaborado por: 23. Revisado por: Formato DII 10/02

28 28 de 38 FORMULARIO: Conciliación Bancaria en Dólares CÓDIGO: USO: Realizar la conciliación bancaria de las cuentas en dólares. ELABORADO: En computadora. No. Nombre Contenido 1 Unidad Nombre de la Unidad Organizativa a quien corresponde la conciliación. 2 Banco Nombre del banco del cual se va a realizar la conciliación. 3 Cuenta Contable Cuenta Contable al cual está referenciada. 4 Cuenta Corriente Nº de cuenta a ser cancelada. 5 Mes Conciliado Mes y año en que se está elaborando la conciliación. 6 Expresado en dólares Se explica por sí sólo. 7 Saldo Según Libro Monto en números del saldo de la cuenta del banco actual en libros. 8 Depósitos No Registrados Monto en números de los depósitos no registrados en libro. 9 N/C No Registrados Monto en números de las notas de créditos no registrados en libro. 10 Cheques No Registrados Monto en número de los cheques no registrados en libro.

29 29 de N/D No Registrados Monto en número de las notas de débito no registrados en libro. 12 Saldo Correcto al Sumatoria algebráica de los montos de los puntos 7 al Cálculo del Saldo en Bs. Se explica por sí solo. 14 Tasa de Cambio al Cierre Monto de la tasa de cambio al cierre dictado por el Banco Central de Venezuela. 15 Saldo expresado en Bs. Monto resultante de la multiplicación del saldo correcto punto por el punto Cheque en Tránsito Monto en número de los cheques registrados en libro y no registrados en el banco en dólares. 17 N/D en Tránsito Monto en número de las notas de débito registrados en libro y no registrados en banco en dólares. 18 Saldo Correcto Monto resultante de la sumatoria algebráica en dólares. 19 Elaborado por: Firma de la persona que elaboró la conciliación certificando la misma. 20 Revisado por: Firma de la persona que revisó la conciliación, conformando la misma DISTRIBUCIÓN: Original: Duplicado: Expediente Rendición de Cuentas con el Estado de Cuenta. Unidad Organizativa, con copia del Estado de Cuenta.

30 VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO LIBRO DE BANCO 1. UNIDAD: 2. FECHA: 3. BANCO: 4. No. DE CUENTA BANCARIA: 5. FECHA DEL CHQ, TF O N/D 6. FECHA DE ENTREGA 7. No. DEL CHQ, TF O N/D 8. BENEFICIARIO 9. CONCEPTO 10. MONTO NETO 11. TOTAL FORMULARIO DII 10/02

31 31 de 38 FORMULARIO: Libro de Bancos CÓDIGO: USO: Controlar los Movimientos de la Cuenta Bancaria. ELABORADO: En computadora. No. Nombre Contenido 1 Unidad Nombre de la Unidad Organizativa a la cual corresponde la relación. 2 Fecha Día, mes y año en que se elabora el formulario. 3 Banco Nombre del banco a relacionar. 4 Nº de Cuenta Bancaria Nº de cliente corriente del banco a relacionar. 5 Fecha del Cheque, Transferencia o N/D Día, mes y año en que se elaboró el cheque, transferencia o nota de debito. 6 Fecha de Entrega Día, mes y año en que se entregó o se hizo efectivo el cheque, transferencia o nota de débito. 7 Nº del Cheque, Transferencia o N/D Nº del cheque, transferencia o nota de débito. 8 Beneficiario Nombre del beneficiario del cheque de la transferencia o nota de débito.

32 32 de 39 9 Concepto Razón del gasto en letras. 10 Monto Neto Monto cancelado al beneficiario. 11 Total Monto resultante de la sumatoria vertical del punto 10. DISTRIBUCIÓN: Original: Duplicado: Expediente Rendición de Cuentas. Unidad Organizativa.

33 VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO TRANSFERENCIA A UNIDAD Número de Transferencia: 3. Beneficiario: 4. Banco: 5. Número de cuentas: 6. Cantidad: 7. Fecha Efectiva de la Operación: 8. OFICINA DE REGISTRO Y CONTROL FINANCIERO 9. Nº Unidad Responsable: 10. Nº Programa: 11. Nº Subprograma: 12. Nº Actividad: 13. Nº Compromiso: 14. Fecha del Compromiso: 15. Efectuado por: 16. OFICINA DE LA (Firma y Sello) 17. Asunto de la Solicitud: 18. Fecha de la Solicitud: 19. Solicitado / Autorizado por: 20. Autorizado por: FORMULARIO DII 10/02

34 34 de 38 FORMULARIO: Transferencia a Unidad CÓDIGO: USO: Para la trasferencia de Fondos de Trabajo a las Unidades que lo manejan. ELABORADO: En computadora. No. Nombre Contenido 1 Departamento de Tesorería Determina que los datos a registrar desde el punto 2 al punto 7 son exclusivos del Departamento de Tesorería. 2 Número de Transferencia Número de transferencia a realizar. 3 Beneficiario Nombre del beneficiario especificado en el documento. 4 Banco Nombre del banco a ser afectado. 5 Nª de Cuenta Bancaria El número de la cuenta del banco a ser afectado. 6 Cantidad Cantidad en números la cual va a ser transferida. 7 Fecha Efectiva de la Operación Fecha de la elaboración efectiva de la transferencia.

35 35 de 38 8 Oficina de Registro y Control Financiero Determina que los datos a registrar desde el punto 9 al 15 son exclusivos de la Oficina de Registro y Control Financiero. 9 No. Unidad Responsable Número de la Unidad Responsable. 10 No. Programa Número del programa al cual corresponde. 11 No. de Sub-Programa Número del sub-programa correspondiente. 12 No. de Actividad Número de la activa. 13 No. de Compromiso Número de compromiso. 14 Fecha del Compromiso Día, mes y año en que se efectuó el compromiso. 15 Efectuado por: Nombre de la persona que elaboró el registro. 16 Oficina de la Dirección de Finanzas Determina que los datos a registrar desde el punto 17 al 19 son exclusivos de la Oficina de la Dirección de Finanzas. 17 Asunto de la Solicitud Asunto de la solicitud de transferencia. 18 Fecha de Solicitud Día, mes y año de la solicitud. 19 Solicitado Unidad Solicitante. 20 Autorizado por: Firma y sello autorizado. DISTRIBUCIÓN: Original: Duplicado: Sección de Cuentas por Pagar. Oficina de Registro y Control Financiero.

36 1. No. UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR NOTA DE DEVOLUCIÓN 2. FECHA / / 3. PARA: 4. DE: OFICINA DE REGISTRO Y CONTROL FINANCIERO 5. ANEXO LE ESTAMOS DEVOLVIENDO: 6. NUMERO: SOLICITUD DE PAGO COMPROBANTE DE COMPROMISOS REPOSICIÓN DE FONDO FIJO OTROS 7. FECHA DE ELABORACIÓN: / / 8. BENEFICIARIO: 9. MOTIVO DE LA DEVOLUCIÓN: FALTAN RECAUDOS FALTA AUTORIZACIÓN NO HAY DISPONIBILIDAD ERRORES EN LOS RECAUDOS FALTA FIRMA OTROS 10. OBSERVACIONES: 11. ELABORADO POR: 12. JEFE DE LA OFICINA:

37 37 de 38 FORMULARIO: Nota de Devolución CÓDIGO: USO: Indicar a la Unidad Organizativa correspondiente el motivo por la cual se devuelve la documentación tramitada y a la vez servir de respaldo a la devolución efectuada. ELABORADO: En computadora. No. Nombre Contenido 1 No. Número correlativo del formulario. 2 Fecha Día, mes y año en que se elaborá el formulario. 3 Para: Nombre de la Unidad Organizativa a la cual se remite la documentación. 4 Anexo le estamos devolviendo Una equis (x) indicando el documento devuelto. Si marca otros especifique el mismo. 5 Número Número del documento devuelto. 6 Fecha de elaboración Día, mes y año de elaboración del documento devuelto. 7 Beneficiario Nombre del beneficiario especificado en el documento. 8 Motivo de la devolución Una equis (x) indicando el motivo de la devolución.

38 38 de 38 9 Observaciones Cualquier información referente a la devolución suministrada por la Oficina de Registro y Control Financiero. 10 Elaborado por: Nombre de la persona que elaboró el formulario. 11 Jefe de la Oficina Firma del Jefe de la Oficina de Registro y Control Financiero en señal de aprobación. Distribución: Original: Duplicado: Unidad Administrativa. Oficina de Registro y Control Financiero