Instructivo de Procedimientos

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1 Código del Manual de Marco: Elaborado por: 1 de 25 Revisado por: Aprobado por: Vicedecanatura Académica TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES EGRESADO PRÁCTICA POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES DIAGRAMA DE FLUJO Diagrama de Mantenimiento y Apoyo a la Asociación de Egresados Diagrama de Reuniones de Egresados Diagrama de Desarrollo Deportivo, Social y Cultural de los Egresados Diagrama de Ingreso y actualización de la base de datos de los Diagrama de Difusión y organización de eventos relacionados con los Diagrama de Actualización Profesional Diagrama de Realización de Prácticas y Pasantías Diagrama de Revisión y tramitación de la correspondencia relacionada con prácticas empresariales... 15

2 Código del Manual de Marco: 2 de PROCEDIMIENTOS Mantenimiento y Apoyo a la Asociación de Egresados Reuniones de Egresados Desarrollo Deportivo, Social y Cultural de los Egresados Ingreso y actualización de la base de datos de los Difusión y organización de eventos relacionados con los Actualización Profesional Realización de Prácticas y Pasantías Revisión y tramitación de la correspondencia relacionada con prácticas empresariales PROCESOS RELACIONADOS FORMATOS DOCUMENTOS EXTERNOS ANEXOS... 25

3 Código del Manual de Marco: 1. OBJETIVO 3 de 25 Describir las actividades necesarias para desarrollar el apoyo a la inserción laboral de los estudiantes de los s Académicos de la así como también, mantener un contacto permanente con los. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para los y practicantes de los s Académicos de la. 3. DEFINICIONES 3.1. Egresado Persona que haya cursado y aprobado sus estudios de Educación Superior y haya obtenido el título profesional en un programa académico de pregrado o posgrado en la Universidad del Valle Práctica La modalidad de grado de práctica es el resultado final de un proceso académico que permite al estudiante la aplicación de un marco teórico para la resolución de una situación problemática identificada en una organización pública o privada. 4. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES Resolución No. 004 de Enero 28 de 2005 del Consejo Superior, "Por medio de la cual se establece la creación del Institucional de Egresados en la Universidad del Valle. Acuerdo No. 001 de Enero 29 de 2002 del Consejo Superior, "Por medio del cual se adopta el Proyecto Institucional en la Universidad del Valle.

4 Código del Manual de Marco: 4 de 25 Decreto 933 de Abril 11 de 2003 del Ministerio de Protección Social de Colombia, Por medio del cual se reglamenta el Contrato de Aprendizaje y se dictan otras disposiciones. Decreto 2585 de Junio 12 del 2003 del Ministerio de Protección Social, Por el cual se reglamenta el contrato de aprendizaje y se adiciona el Decreto 933 de Ley 789 de Diciembre 12 del 2002 del Congreso de Colombia, Por la cual se dictan normas para apoyar el empleo y ampliar la protección social y se modifican algunos artículos del Código Sustantivo de Trabajo. 5. DIAGRAMA DE FLUJO 5.1. Diagrama de Mantenimiento y Apoyo a la Asociación de Egresados Inicio Citar reunión Solicitar información Realizar reunión Crear comités Citar a Asamblea Realizar Asamblea Constitutiva y la elección de la Junta Directiva Fin

5 Código del Manual de Marco: 5 de Diagrama de Reuniones de Egresados Inicio Recibir la notificación de la reunión Informar a los posibles interesados r la reunión Difundir la reunión Fin 5.3. Diagrama de Desarrollo Deportivo, Social y Cultural de los Egresados Inicio r al inicio de cada semestre, las actividades Comunicar a los las actividades 1

6 Código del Manual de Marco: 6 de 25 1 Realizar cada una de las preparaciones Ejecutar el evento Retroalimentar con base en las experiencias Fin 5.4. Diagrama de Ingreso y actualización de la base de datos de los Inicio Se requiere actualizar información de? NO Realizar el ingreso de los datos de estudiantes recién graduados SI A 1

7 Código del Manual de Marco: 7 de 25 1 SI El egresado tiene correo electrónico? NO Realizar llamada a los para actualizar información Enviar correo electrónico a los estudiantes solicitando datos básicos Recibir información diligenciada y actualizada por parte de los Realizar transcripción y registro de la información actualizada sobre Verificar la información suministrada por el egresado Comunicarse con el egresado para realizar las respectivas correcciones Fin A

8 Código del Manual de Marco: 8 de Diagrama de Difusión y organización de eventos relacionados con los Inicio Recibir la información de los eventos Verificar la validez del evento Enviar correos o realizar llamadas Fin 5.6. Diagrama de Actualización Profesional Inicio Recibir información del procedimiento anterior Análisis de la información recolectada Identificar temas o áreas para actualización de 1

9 Código del Manual de Marco: 9 de 25 1 Desarrollar ideas para la actualización profesional a partir los temas o áreas identificadas Informar a los estamentos superiores la necesidad de oferta de alternativas de actualización Desarrollar la gestión administrativa para la creación del evento r el evento (fechas, horarios, lugares, docentes, etc.) Llevar a cabo el evento Retroalimentar el desarrollo del evento de acuerdo a la experiencia obtenida Fin

10 Código del Manual de Marco: 10 de Diagrama de Realización de Prácticas y Pasantías Inicio Matricular la asignatura Trabajo de Grado y llenar el formato de solicitud de práctica Citar a reunión con el coordinador de la práctica. En ella, se clasifica a los estudiantes que ya tienen empresa y a los que no. Además se selecciona el tema de trabajo y se informa acerca del seguro colectivo para la adquisición de la póliza SI El estudiante tiene empresa para realizar la práctica? Solicitar los documentos de la empresa NO Sugerir empresa de acuerdo al tema de interés del estudiante y solicitar una carta en donde se indique que requiere empresa y su tema de interés 1

11 Código del Manual de Marco: 11 de 25 1 r una reunión entre el gerente de la empresa y el Coordinador de la práctica, para brindar información general y notificar acerca de la adquisición de pólizas. Además se solicitarán los documentos necesarios para la elaboración del convenio Sugerir o asignar profesor tutor de acuerdo al tema escogido por el estudiante Recibir la póliza provisional y enviarla por correo electrónico a los estudiantes Solicitar carta con los datos de la empresa, el tema, el nombre del tutor y los datos del estudiante Solicitar al practicante la información para la adquisición de pólizas Recibir el carné de la póliza y entregarlo a los estudiantes Revisar las fichas académicas de los estudiantes y entregarlas a la Dirección del, antes de la fecha de adiciones y cancelaciones Realizar la solicitud de la póliza y enviarla junto con el comprobante de consignación a la aseguradora vía fax y los originales a la sección de compras y bienes de la Universidad del Valle 2

12 Código del Manual de Marco: 12 de 25 2 Presentar informe preliminar a la Dirección del, acerca de los estudiantes matriculados en práctica empresarial Elaborar el borrador del convenio después de recibir los documentos de la empresa y reenviarlo a la misma para su revisión Enviar el convenio a la Oficina de Extensión de la Universidad, para su revisión y trámite ante el Rector El convenio necesita correcciones? SI Realizar las correcciones y enviar el convenio nuevamente NO El convenio necesita correcciones? NO Recibir el convenio con la firma del Rector SI Analizar las correcciones y realizar las que sean pertinentes Enviar el convenio a la empresa, para la firma del gerente Imprimir el convenio y enviarlo a la Decanatura para su revisión 3

13 Código del Manual de Marco: 13 de 25 3 Recibir en la de la práctica el anteproyecto de los estudiantes matriculados, junto con la carta de aprobación del profesor tutor Presentar al profesor tutor y a la empresa el Trabajo Final para su revisión, al finalizar la práctica Revisar el anteproyecto y emitir un concepto que se envía a la Dirección del Recibir la(s) copia(s) del trabajo final con la carta de aprobación del tutor en la oficina de la de la práctica La Dirección del aprueba el anteproyecto? SI Recibir el anteproyecto y entregar el mismo al estudiante NO El estudiante realiza los cambios necesarios Remitir a la Dirección del el trabajo final junto con una carta que sugiere el(los) jurado(s) evaluador(es), para cada trabajo Los jurados de la Práctica dispondrán de un máximo de treinta (30) días hábiles para presentar la evaluación del trabajo 4

14 Código del Manual de Marco: 14 de 25 4 El trabajo necesita correcciones, actualizaciones o ser ampliado? NO SI Realizar las respectivas correcciones por parte del estudiante Organizar la audiencia pública de sustentación Presentar el informe final de gestión de la Oficina de Práctica y digitar las notas de los estudiantes Firmar el Acta de aprobación del trabajo Fin Brindar una copia del acta al estudiante y archivar la original

15 Código del Manual de Marco: 15 de Diagrama de Revisión y tramitación de la correspondencia relacionada con prácticas empresariales Inicio Recibir la correspondencia Tramitar la solicitud e imprimir la respuesta Organizar la correspondencia Archivar la correspondencia Fin 6. PROCEDIMIENTOS : Indica que se trata de una Actividad de Control Mantenimiento y Apoyo a la Asociación de Egresados 1. ción A- Citar a reunión con para Secretaria del de la Asociación definir objetivos, actividades y demás a desarrollar. B- Solicitar información a diferentes dependencias de la Universidad y de la Secretaria del Facultad para los soportes documentales. C- Realizar reunión con. Comité de

16 Código del Manual de Marco: 16 de 25 D- Crear comités con el fin de apoyar el Comité de funcionamiento de la asociación. (Crear estatutos). 2. Definición de A- Citar a Asamblea Constitutiva. Comité de la Asamblea B- Realizar Asamblea Constitutiva y realizar la elección de la Junta Directiva. Comité de Acta de Constitución 6.2. Reuniones de Egresados 1. Notificación de A- Recibir la notificación de la reunión. Comité de la reunión B- Enviar correos y/o realizar llamadas a los posibles interesados. Secretaria del Correo electrónico 2. ción de la reunión A- r la reunión, en donde se establece fecha, hora y lugar de la reunión. B- Difundir la reunión. Se realiza a través de la información en la cartelera y la página web. Comité de y secretaria del Secretaria del 6.3. Desarrollo Deportivo, Social y Cultural de los Egresados 1. ción A- r al inicio de cada semestre, de las actividades las actividades deportivas, sociales y culturales para los. (Lugar, Comité de hora, tipo de actividad, etc.). B- Comunicar a los las actividades deportivas, sociales y culturales a realizar. Secretaria del

17 Código del Manual de Marco: 17 de Gestión del A- Realizar cada una de las evento preparaciones dependiendo del tipo de Secretaria del evento que se tenga programado realizar. 3. Desarrollo y retroalimentación del evento A- Ejecutar el evento programado. Comité de B- Retroalimentar con base en las Comité de experiencias obtenidas con el evento Ingreso y actualización de la base de datos de los 1. Registro de la A- Registrar los recién graduados. Se información en la debe recolectar la información de cada base de datos uno de los estudiantes recién graduados (Nombre, dirección, teléfono, fecha de Secretaria del nacimiento, si trabaja en que empresa, Base de datos correo electrónico y alguna otra información que se considere importante). 2. Actualización de la información A- Enviar por correo electrónico la solicitud de actualización de información a los diferentes, en caso de no tener correo electrónico se debe realizar una llamada telefónica. B- Recibir la información de los y transcribir la información actualizada en una base de datos (puede utilizarse una hoja de cálculo para llevar la información). 3. Verificación y A- Realizar verificaciones al azar de la corrección de la información actualizada suministrada por información los. Secretaria del Secretaria del Comité de Correo electrónico

18 Código del Manual de Marco: 18 de 25 B- Comunicarse de nuevo con el Secretaria del egresado para realizar las respectivas correcciones Difusión y organización de eventos relacionados con los 1. Recepción de A- Recibir la información de los eventos. Comité de la información 2. Validez del evento A- Verificar la validez del evento. Comité de 3. Difusión del evento A- Enviar correos o realizar llamadas a los posibles interesados. Secretaria del Correo electrónico 6.6. Actualización Profesional 1. Recolección A- Recibir la información obtenida a de la información través de los diferentes canales, en Secretaria del donde se puedan identificar las tendencias temáticas para el desarrollo del Académico. B- Analizar la información recolectada. Comité de 2. Desarrollo de A- Identificar los temas o áreas que las actividades presentan mayor necesidad de de actualización actualización para los. B- Desarrollar ideas para la actualización profesional a partir los temas o áreas identificadas (seminarios, congresos, postgrados, actualizaciones, entre otros). Comité de Comité de

19 Código del Manual de Marco: 19 de 25 C- Informar a los estamentos superiores la necesidad de oferta de seminarios, congresos, postgrados, actualizaciones Director del para realizar su estudio. 3. Gestión de los A- Desarrollar la gestión administrativa Director del eventos de para desarrollar el evento. actualización B- r el evento (fechas, Director del horarios, lugares, docentes, etc.). 4. Desarrollo y A- Llevar a cabo el evento. Director del retroalimentación del evento B- Retroalimentar el desarrollo del evento de acuerdo a la experiencia obtenida. Comité de 6.7. Realización de Prácticas y Pasantías 1. ción A- Matricular la asignatura Trabajo de Formato de la práctica Grado y llenar el formato de solicitud de práctica. Matrícula Académica Estudiante Trabajo de Grado F-01-IP FACCAD B- Revisar e imprimir el listado de los estudiantes matriculados. C- Citar a reunión con el coordinador de la práctica.

20 Código del Manual de Marco: 20 de 25 D- En la reunión, se clasifica a los estudiantes que ya tienen empresa para realizar la práctica y a los que no. Además se les informa acerca de la adquisición de la póliza de seguro contra accidentes y se discute y selecciona el tema de trabajo y se le (s) asigna al (los) estudiante (s). E- Para el caso en el que los estudiantes cuentan con empresa para realizar la práctica, se les solicita los documentos de la misma. F- Para el caso en el que los estudiantes no cuentan con empresa para realizar la práctica, se les sugiere una de acuerdo a su tema de interés y se les solicita una carta en donde se indique que requieren empresa y cuál es su tema de interés. G- r una reunión con el gerente de la empresa, en donde se da información acerca del convenio y sobre la adquisición de la póliza de seguro contra accidentes. H- Sugerir o asignar profesor tutor de acuerdo al tema escogido por el estudiante. I- Solicitar carta con los datos de la empresa, el tema, el nombre del tutor y los datos del estudiante. 2. Adquisición de A- Solicitar al practicante la información pólizas para la adquisición de pólizas. B- Entregar el comprobante de pago de la póliza de la consignación original. Coordinador de práctica Coordinador de práctica Coordinador de práctica Estudiante Carta de solicitud de empresa Carta

21 Código del Manual de Marco: 21 de 25 C- Generar carta con los datos del Carta de estudiante, solicitando la póliza a la solicitud de aseguradora. póliza D- Enviar vía fax la carta de solicitud de la póliza y la copia de la consignación. E- Archivar la fotocopia de la carta y de la consignación. F- Enviar por correo interno, la carta de solicitud de la póliza y el comprobante de la consignación original, a la sección de compras y bienes de la sede Meléndez. G- Archivar el comprobante de envío de la correspondencia. H- Recibir correo electrónico de la aseguradora, en el que se incluye una copia de la póliza provisional de los estudiantes. I- Reenviar la póliza provisional a los estudiantes por correo electrónico. J- Recibir el carné de la póliza y entregarlo a los estudiantes. 3. Presentación A- Revisar las fichas académicas de los de informes a la estudiantes. Dirección del B- Entregar las fichas a la Dirección del, antes de la fecha de adiciones y cancelaciones. C- Presentar informe preliminar a la Dirección del acerca de los estudiantes matriculados en práctica 4. Establecimiento del convenio empresarial. A- Elaborar el convenio cuando se reciben los documentos de la empresa. Coordinador de práctica y Monitor de la Coordinador de práctica y Monitor de la Correo electrónico

22 Código del Manual de Marco: 22 de 25 B- Enviar correo electrónico con el borrador del convenio a la empresa. Correo electrónico C- Recibir el correo electrónico de regreso, el cual contiene las Correo correcciones o sugerencias por parte de la empresa. electrónico 5. Elaboración del proyecto D- Analizar las correcciones y realizar los respectivos cambios. E- Imprimir el convenio y junto con una carta de remisión, se envía a la Decanatura para recibir el visto bueno. F- Enviar el convenio por correo interno a la Oficina de Extensión en Meléndez, para la respectiva aprobación del Señor Rector. G- Realizar las correcciones enviadas desde Meléndez. H- Enviar nuevamente el convenio a la Rectoría en Meléndez. I- Recibir el convenio con la firma del Señor Rector. J- Enviar el convenio a la empresa con una carta, para la firma del gerente. K- Recibir el convenio con las respectivas firmas y se archiva. A- Prestar tesis de prácticas anteriores, para apoyar el desarrollo del trabajo. B- Llenar el registro de control de préstamo y entregar un documento para efectuar el préstamo. C- Elaborar el anteproyecto y entregárselo al profesor tutor. Coordinador de práctica Estudiante Convenio y carta de remisión Convenio y carta de remisión Convenio y carta de remisión Convenio Convenio Convenio Control de préstamo Anteproyecto

23 Código del Manual de Marco: 23 de 25 D- Recibir el anteproyecto de los estudiantes matriculados, junto con la carta de aprobación del profesor tutor. Anteproyecto y carta de aprobación del profesor tutor E- Revisar y realizar las correcciones Coordinador de 6. Presentación de trabajos finales necesarias del anteproyecto. F- Enviar al Académico con un concepto acerca del trabajo. G- Cuando el plan aprueba, se recibe y se le comunica al estudiante. A- Entregar informes requeridos por la Dirección del y la Dirección de Extensión. B- Entregar las copias necesarias del trabajo final a la de la práctica, junto con la carta de aprobación del profesor tutor y la constancia de recepción del trabajo a satisfacción por parte de la empresa, para la asignación de evaluadores. C- Remitir a la Dirección del el trabajo final junto con una carta que sugiere dos (2) jurados evaluadores, para cada trabajo. D- Para los trabajos aprobados por los jurados evaluadores, la de la práctica organizará la audiencia pública de sustentación por parte de los (as) estudiantes. En caso que se considere necesario o conveniente, los jurados informaran al profesor tutor, a los estudiantes y a la Dirección del, de los puntos que se deberán reformular, corregir o ampliar. práctica Coordinador de práctica Coordinador de práctica y Monitor de la Coordinador de práctica, el profesor tutor, y el estudiante Coordinador de práctica Jurados evaluadores, Director del, estudiante Anteproyecto y concepto

24 Código del Manual de Marco: 24 de 25 E- Realizar los cambios mencionados Jurados por los Jurados evaluadores. Finalizado evaluadores, este proceso y admitidas las de modificaciones por los jurados la práctica y de la práctica organizará la estudiante audiencia pública de sustentación. 7. Aprobación del de Trabajo A- Firmar un Acta de aprobación del trabajo, firmada por los jurados evaluadores, el profesor tutor, el coordinador de práctica y el Director del. De dicha acta se le entregará una (1) copia a la Dirección del y otra copia al estudiante. B- Brindar una copia del acta de sustentación al estudiante y archivar la original. C- Presentar el informe final de gestión de la Oficina de Práctica y digitar las notas de los estudiantes. Jurados evaluadores, Coordinador de práctica, Director del y el profesor tutor Coordinador de práctica y Monitor de la Acta de aprobación 6.8. Revisión y tramitación de la correspondencia relacionada con prácticas empresariales 1. Tramitación de A- Recibir la correspondencia. Secretaria del correspondencia B- Tramitar la solicitud e imprimir la Director del respuesta. 2. Archivo de la A- Organizar la correspondencia. Secretaria del correspondencia B- Archivar la correspondencia. Secretaria del

25 Código del Manual de Marco: 25 de PROCESOS RELACIONADOS s de Extensión y Educación Continua. 8. FORMATOS No. CÓDIGO DESCRIPCIÓN 1 F-01-IP FACCAD Matrícula Académica Trabajo de Grado DOCUMENTOS EXTERNOS No. DOCUMENTO EXPEDIDO POR ANEXOS No aplica. CONTROL DE CAMBIOS NÚMERO DESCRIPCIÓN FECHA Versión Inicial Junio 2011 F-13-MP V Elaborado por: Área de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional

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