Mantenimiento Vehicular

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1 Dirección General Administración y Abastecimientos Fecha emisión: 11/08/2014 Versión N. 0 Página: 1 11 Procedimiento Control y Elaboró Revisó C. Jaime Paz Marquez C.P. Susana Valle Palacios Jefe l Departamento Aprobó Directora General Administración y Abastecimientos C.P. Clemente Mendoza Martínez Secretario Finanzas y Administración

2 Página OBJETIVO Administrar, controlar, asignar y gestionar el mantenimiento preventivo y correctivo l parque vehicular propiedad l Gobierno l Estado, previo diagnóstico y autorización, contribuyendo así a su mejor sempeño y cumplimiento sus funciones. 2. ALCANCE Aplica a todas las penncias que tengan bajo su resguardo un vehículo la Administración Pública Centralizada l Estado Colima, excepto Secretaría Salud y Secretaría Educación. 3. POLÍTICAS 3.1 Es obligación los usuarios los vehículos propiedad l Gobierno l Estado, darles el uso para lo que están stinados, ntro los horarios correspondientes. 3.2 Las s la Administración Pública Centralizada l Estado Colima, responsables l resguardo, operación, control y mantenimiento l parque vehicular, maquinaria y equipo propiedad l Gobierno l Estado, presentarán con oportunidad solicitud mantenimiento vehicular en el sistema web Servicios Generales, con cargo a su presupuesto, cuando el vehículo presente alguna irregularidad en su funcionamiento. 3.3 El servicio reparación y mantenimiento que requieran los vehículos, será proporcionado por los talleres asignados por el jefe mantenimiento vehicular. 3.4 Los servicios mantenimiento vehicular que superen los 100 salarios mínimos se realizara previa cotización a cuando menos tres oferentes y a consiración l comité compras y esta dirección. 3.5 Se autorizaran los servicios mantenimiento vehicular, siempre y cuando la penncia cuente con presupuesto en las partidas correspondientes. 3.6 En ningún caso se podrá autorizar la prestación o el pago l servicio reparación y mantenimiento a vehículos particulares. 3.7 Cuando los vehículos oficiales se averíen o dañen en lugares don no existan talleres autorizados, se podrán reparar en los establecimientos que signe el responsable la unidad, siempre y cuando el importe pagado por tal servicio, se compruebe con documentos que reúnan los requisitos fiscales. 3.8 La comprobación gastos por servicio mantenimiento, se realizará mediante facturas originales, las cuales berán contar con los requisitos fiscales vigentes. 3.9 Todo servicio mantenimiento proporcionado por los talleres autorizados tendrán una garantía mínima treinta días o cinco mil kilómetros con excepción los servicios eléctricos y llantas. No se autorizarán reparaciones los vehículos que se encuentren ntro l período garantía, salvo que medie justificación l titular la Cualquier ficiencia en la prestación l servicio por parte los talleres autorizados, berá notificarse por escrito a la Dirección General Administración y Abastecimientos manera inmediata por los titulares las s Solo procerá el pago por concepto reparaciones vehículos trabajo, cuando las scomposturas ocurran en el sempeño actividas oficiales. Cualquier situación en contrario requerirá la justificación l titular la, para análisis la Dirección General Administración y Abastecimientos.

3 Página Es obligación los usuarios los vehículos propiedad l Gobierno l Estado traer su licencia o permiso para conducir vigente y contar con los documentos requeridos l vehículo como tarjeta circulación y cuando sea el caso la póliza l seguro vehicular Acatarse a lo estipulado en el Reglamento para la Administración, uso, resguardo, conservación, baja y stino final bienes l Gobierno l Estado Colima Vigente y más que le confieran las leyes, reglamentos, disposiciones legales más disposiciones aplicables. MARCO NORMATIVO 4.1 Constitución Política l Estado Libre y Soberano Colima. 4.2 Ley Orgánica la Administración Pública l Estado Colima (asuntos I, III, IV, VIII, VIII, XII, XVII. 4.3 Ley Estatal Responsabilidas los Servidores Públicos. 4.4 Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública l Estado Colima. (Capítulo I, Articulo 5 y 6) 4.5 Ley Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Estatal. (artículo 2, inciso a) Y b), articulo 9, 13 y 23) 4.6 Ley Sobre el Uso Medios Electrónicos y Firma Electrónica para el Estado Colima (artículo 1, 2 fracción II, articulo 3, 4, 5 y 11) 4.7 Reglamento Interior la Secretaría Finanzas y Administración. (artículo 37, fracciones IV, VI, VII, X, XII, XIV) 4.8 Reglamento para la Administración, Uso, Resguardo, Conservación, Baja y Destino final Bienes l Gobierno l Estado Colima (Capitulo II) 4.9 Ley sobre el contrato seguro (Titulo I, II, III Y IV) 4.10 Ley Protección Datos Personales l Estado Colima Molo Equidad Género MEG: Norma ISO 9001:2008/NMX-CC-9001-IMNC-2008, Punto 4.2 Requisitos la Documentación 4. TÉRMINOS/ DEFINICIONES : Todas aquellas que integran la Administración Pública Centralizada. Entidas: Las mencionadas en los artículos 28, 29 y 30 la Ley Orgánica la Administración Pública l Estado Colima; Secretaría: Secretaría Administración. Usuario: Servidor Público que sempeña un empleo, cargo o comisión cualquier naturaleza, en las Instituciones o s l Ejecutivo estatal y utilice un vehículo la administración pública a fin cumplir con las responsabilidas en el sempeño su labor. Patrimonio: Conjunto bienes, obligaciones y rechos propiedad l Gobierno l Estado y susceptibles ser cuantificables en dinero. Bien Mueble: Aquél cuerpo o cosa que pue trasladarse un lugar a otro ya sea por sí mismo o por efecto alguna fuerza externa, sin que se modifique su estructura, en los términos los artículos 752, 753, 754, 756, 757, 758, 759 y 761 l Código Civil para el Estado Colima, y que por la naturaleza su uso son bienes duraros y susceptibles inventariarlos. Parque : La totalidad vehículos automotrices, terrestres, marítimos y aéreos que son propiedad l Gobierno l Estado; Resguardo: Documento que establece por escrito las características, obligaciones y responsabilidas que tienen los servidores públicos, respecto a los bienes muebles e inmuebles patrimonio l Gobierno, que para su uso, quedan bajo su custodia, responsabilidad y cuidado. Alta: Proceso por el cual se realiza el registro y asignación un vehículo a una l Ejecutivo Estatal en el Sistema vehicular con el fin que el mismo goce permiso para recibir.

4 Página 4 11 Transferencia Bienes Muebles: Documento que ampara el traslado uno o varios bienes, patrimonio l Gobierno l Estado, una penncia a otra o un usuario a otro. Baja: Proceso mediante el cual un bien registrado en el Sistema ja tener recho a recibir los servicios que en él se proporcionan. Enajenación: Transmisión legalmente autorizada un bien mueble, inmueble o recho la persona física o moral que tenta su propiedad a otra que la adquiere mediante la aplicación l proceso correspondiente. El contratante: La persona que paga por los servicios alguna aseguradora. El beneficiario: La persona que goza los servicios que ofrece la aseguradora. La aseguradora: La empresa que ofrecerá los servicios seguro vehicular. Presupuesto: el documento aprobado por el Congreso l Estado, mediante el cual se asignan recursos a los programas por realizar en un año fiscal en el Gobierno l Estado. Ejercicio presupuestal: la acción administrar el patrimonio pecuniario que se le otorga a las penncias l Gobierno l Estado con base en el Presupuesto, para cumplir con los fines la administración estatal. Padrón vehicular: Los vehículos l parque vehicular l Ejecutivo Estatal que se encuentran dados alta en el Sistema y Sistema Combustibles para recibir mantenimiento y dotación combustibles. S.M.V.: Salario Mínimo Vigente 5. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO Jefe Contraloría Dirección Gral. De Egresos Comité compras Inicio 1 Valoración Revisión y Autorización 2 NO Se autoriza Se Cancela Fin SI Propone Proveedor para diagnostico Recibe Vehículo en 3 Diagnostico vehículo y elaboración cotización 4 Elaboración 6 Revisa y sella cotización 5 7 Solicitud Ordinaria Recepción solicitud y Licitada A, 3 Los datos son correctos NO Se cancela fin SI 2 1

5 Página 5 11 Jefe Contraloría Dirección Gral. De Egresos Comité compras 1 C, 3, 4 Exce los 100 S.M.V. SI B, 3 Revisan y Autorizan los responsables la 10 Revisión y autorización 9 NO Capturar los precios acuerdo a la cotización 8 D,3 11 Reparación el Vehículo 12 Impresión Orn Pago 13 Recepción orn pago, elaboración factura y entrega vehículo 14 Recepción orn pago, factura e integrarlo a la Entrega facturas la Dirección General Egresos Visto Bueno Recepción y sellado recibido 17 Fin 2

6 Página 6 11 Jefe Contraloría Dirección Gral. De Egresos Comité compras A, 1 18 Revisión Estan correctos SI Se cancela Fin No C, 2 Se autoriza B, 2 D,2 Entrara por: Oficio excepción Autorización Cuadro Comparativo Cotizar con cuando menos a 2 proveedores mas y realizar cuadro comparativo 19 Autorización 4 3

7 Página 7 11 Jefe Contraloría Dirección Gral. De Egresos Comité compras 3 Fin Mandar oficio que no se autorizo a la penncia NO Se aprobó SI Notifica al taller que gano C, 2 Capturar los precios acuerdo a la cotización l proveedor ganador DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsable Secuencia fases / Descripción Actividas Referencias 1. Valoración 1.1 Realizar la Valoración vehicular en el Sistema vehicular Solicitud Valoración 2. Revisión y Autorización Jefatura 2.1 Revisar el concepto l servicio Diagnostico que la penncia está solicitando para así terminar a qué proveedor se va a signar o si ya se va había reparado por ese concepto y existe alguna garantía o la solicitud pudiera estar duplicada. Solicitud Valoración 2.2 Autorizar la Valoración

8 Página 8 11, asignando el Proveedor en el Sistema vehicular o si existe algún concepto scrito anteriormente cancelarla e informar a la penncia. 3. Recibe Vehículo en 3.1 Recibir Vehículo en el taller junto con la Solicitud Valoración 3.2 Revisar los conceptos por los que se va a revisar el vehículo y posteriormente sellar la Valoración 4. Diagnóstico vehículo y elaboración cotización 4.1 Elaborar diagnóstico l vehículo acuerdo a la Valoración sellada por el supervisor. 4.2 Elaborar la cotización acuerdo al diagnóstico obtenido. 5. Revisa y sella cotización 5.1 Revisar el vehiculo cotejándolo con la cotización, que los conceptos son los correctos y los precios. 5.2 Sellar la cotización, dando el Visto Bueno 6. Elaboración 6.1 Realizar la vehicular en el Sistema vehicular ordinaria (continua al siguiente punto 7) o; 6.2 Realizar la vehicular en el Sistema vehicular licitada (Pasar al punto 18 en el caso que sea licitada) Recepción solicitud y 7.1 Recibir la solicitud vehicular y. 7.2 Verificar que todos los datos estén correctos contra la cotización. 7.3 Verificar en el sistema el histórico servicios para cotejar que no dupliquen servicios o estén ntro las garantías l servicio. 7.4 Revisar que no exceda los 100 S.M.V., en caso que los exceda, si va a entrar por oficio excepción verificar que este anexado y con todos los datos correctos o si entra por cuadro Valoración sellada por el supervisor Solicitud Solicitud y

9 Página 9 11 Jefatura Contraloría comparativo iniciar el proceso este. 8. Capturar los precios acuerdo a la cotización 8.1 En caso que no exceda los 100 S.M.V. o que se haya autorizado por oficio excepción autorizado por el comité compras capturar los precios en el Sistema acuerdo a la cotización. 8.2 Si exce los 100 S.M.V. y el proceso a seguir es por cuadro comparativo, pasar al punto 19 l proceso. 9. Revisión y autorización 9.1 Verificar que todos los datos estén correctos contra la cotización. 9.2 Verificar en el sistema el histórico servicios para cotejar que no dupliquen servicios o estén ntro las garantías l servicio. 9.3 Autorizar la. 10. Revisan y Autorizan los responsables la 10.1 Visto Bueno por el o los responsables la 11. Reparación el Vehículo 11.1 Reparar el vehículo con la solicitud autorizada. 12. Impresión Orn Pago 12.1 Imprimir orn pago en el sistema mantenimiento vehicular 13. Recepción orn pago, elaboración factura y entrega vehículo 13.1 Recibir Orn Pago 13.2 Elaborar Factura 13.3 Entregar Vehículo reparado 14. Recepción orn pago, factura e integrarlo a la Entrega facturas la Dirección General Egresos 14.1 Integrar y capturar la orn pago y la factura al formato Entrega facturas la Dirección General Egresos 15. Visto Bueno 1.5 Revisar y sellar y y Orn Pago Orn Pago Factura Vehículo Reparado Entrega facturas la Dirección General Egresos Entrega facturas la Dirección General Egresos sellada Dirección General 16. Recepción y sellado recibido Copia recibido

10 Página Egresos 16.1 Recibir y sellar recibido Entrega facturas la Dirección General Egresos 17. FIN 18. Revisión 18.1 Verificar en el sistema el histórico servicios para cotejar que no dupliquen servicios o estén ntro las garantías l servicio Si los datos están correctos lo autorizar y en caso contrario lo cancelar e informar a la penncia. (pasar al punto 9 y continuar el proceso) 19. Cotizar con cuando menos a 2 proveedores y realizar cuadro comparativo 19.1 Cotizar cuando menos con dos proveedores más Elaborar el cuadro comparativo y presentarlo ante el comité compras En caso que no haya sido autorizado por el comité compras mandar oficio a la penncia que no fue autorizado por el comité En caso que haya sido autorizado por el comité 20. Capturar los precios acuerdo a la cotización l proveedor ganador 20.1 Capturar los precios en el sistema mantenimiento vehicular acuerdo a la cotización l proveedor ganador en el comité compras (pasar al punto 9 y continuar el proceso). Cuando menos 3 cotizaciones Cuadro comparativo 7. REGISTROS DE CALIDAD Clave Registros Tiempo retención N/A valoración mantenimiento vehicular 5 años N/A 5 años N/A vehicular 5 años Responsable conservarlo Departamento mantenimiento vehicular Departamento mantenimiento vehicular Departamento mantenimiento vehicular

11 Página N/A Orn pago 5 años N/A Reporte Facturas para tramite pago 5 años Departamento mantenimiento vehicular Departamento mantenimiento vehicular 8. SECCIÓN DE CAMBIOS No. versión Fecha actualización Descripción l cambio No Aplica No Aplica No Aplica

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