FICHA TÉCNICA DE DISTRIBUCION Y ENTREGA

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1 FICHA TÉCNICA DE DISTRIBUCION Y ENTREGA. GENERALIDADES PARA EL CANJE DE BONOS Se entiende por entrega y distribución en la modalidad de bonos canjeables por alimentos, el sistema mediante el cual el Comitente vendedor pone a disposición del comitente comprador almacenes previamente aprobados donde las personas y familias participantes de los servicios sociales, realizan la selección de alimentos dentro del listado guía para el canje de alimentos por grupo, los cuales canjean por un bono virtual autorizado por el comitente comprador, en las condiciones de calidad, cantidad, lugar y tiempo, pactadas y definidas en las diferentes fichas técnicas de producto, de distribución y entrega, y de negociación. 2. PUNTOS DE CANJE PARA LOS BONOS Los puntos de canje para los bonos deben estar ubicados en 9 localidades de la ciudad de Bogotá D.C., en zona urbana. No obstante en la operación No. y solo en el mes de Noviembre y Diciembre (a menos que se presente una contingencia que requiera de la prestación de este servicio), se contempla la entrega de mercados que son transportados por el comitente vendedor en vehículos que cumplan con la normatividad sanitaria vigente y entregados en puntos previamente coordinados en la localidad de Sumapaz, estos bonos TIPO 735 E y 735 D son denominados bonos de fin de año, que tienen como población objetivo los niños y las niñas de jardines infantiles y otras modalidades que realizan receso de actividades por la época de vacaciones, y van encaminados a garantizar la adecuada nutrición de estos niños y niñas. El canje de bonos se deberá efectuar en puntos de canje (almacenes) ofrecidos por comitente vendedor y aprobados por el comitente comprador previa visita técnica que realiza el comisionista comprador, los cuales deben estar ubicados en diferentes localidades de la ciudad, teniendo en cuenta que la población participante se encuentra ubicada en diecinueve localidades de Bogotá; el comitente vendedor deberá garantizar el canje de las cantidades estimadas mensualmente, por lo tanto el comitente vendedor deberá en el siguiente formato Puntos de Canje señalar el número de puntos que ofrece, teniendo como mínimo los siguientes: GRUPO No. OPERACIÓN No. MODALIDAD TIPO DE BONO PUNTOS MÍNIMOS DE CANJE REQUERIDOS POR EL COMITENTE COMPRADOR LOCALIDAD ANTONIO NARIÑO No. DE PUNTOS DE CANJE BARRIOS UNIDOS BOSA CHAPINERO CIUDAD BOLÍVAR * EN GESTACIÓN * GESTACIÓN BAJO PESO BONO 735 A BONO 735 C COMPLEMENTARIO NUTRICIONAL ENGATIVA FONTIBON KENNEDY * ATENCIÓN INTEGRAL A LA PRIMERA INFANCIA EN ÁMBITO FAMILIAR * FIN DE AÑO PARA JARDINES SDIS, CASAS VECINALES, CUPOS COFINANCIADOS, FORMACIÓN EN HABILIDADES BÁSICAS BONO 735 F BONO 735 G BONO 735 D BONO 735 E 8 MÁRTIRES PUENTE ARANDA RAFALE URIBE URIBE SAN CRISTOBAL SANTA FE - CANDELARIA SUBA TEUSAQUILLO TUNJUELITO USAQUEN USME

2 SUMAPAZ ADEMAS TRANSPORTE EN LOS MESES DE NOVIEMBRE Y DIEMBRE PARA LA ENTREGA DE MERCADO QUE CORRESPONDEN A BONOS FIN DE AÑO A LA LOCALIDAD DE SUMAPAZ EN VEHÍCULOS QUE CUMPLAN CON LA NORMATIVIDAD SANITARIA VIGENTE GRUPO No. 2 OPERACIÓN No. MODALIDAD TIPO DE BONO PUNTOS MÍNIMOS DE CANJE REQUERIDOS POR EL COMITENTE COMPRADOR LOCALIDAD No. DE PUNTOS DE CANJE 2. ATENCIÓN A LA EMERGENCIA SOCIAL Y NATURAL 2. DISCAPACIDAD BONO 738 A BONO 738 B BONO 72 A BONO 72 B 6 ANTONIO NARIÑO - PUENTE ARANDA BARRIOS UNIDOS Y TEUSAQUILLO BOSA CHAPINERO CIUDAD BOLÍVAR ENGATIVA FONTIBON KENNEDY MÁRTIRES RAFALE URIBE URIBE SAN CRISTOBAL SANTA FE - CANDELARIA SUBA TUNJUELITO USAQUEN USME GRUPO No. 3 OPERACIÓN No. 3 MODALIDAD. ATENCIÓN A LA EMERGENCIA SOCIAL Y NATURAL 2. DISCAPACIDAD TIPO DE BONO BONO 738 A BONO 738 B BONO 72 A BONO 72 B PUNTOS MÍNIMOS DE CANJE REQUERIDOS POR EL COMITENTE COMPRADOR 6 LOCALIDAD No. DE PUNTOS DE CANJE ANTONIO NARIÑO - PUENTE ARANDA BARRIOS UNIDOS Y TEUSAQUILLO BOSA CHAPINERO CIUDAD BOLÍVAR ENGATIVA FONTIBON KENNEDY MÁRTIRES RAFALE URIBE URIBE SAN CRISTOBAL SANTA FE - CANDELARIA SUBA TUNJUELITO USAQUEN USME Nota: El comitente vendedor que no cuente con el punto requerido en una localidad podrá presentar un punto en una localidad vecina. El número de puntos de canje presentados podrá ser superior al número mínimo requerido para el canje de cada negociación, en ese sentido el comitente comprador definirá los puntos a utilizar para el canje de bonos de los ofrecidos por el comitente vendedor, según su necesidad. ESPECIFICACIONES AMBIENTALES Y DE EMERGENCIA Ambientales. Se deberán establecer estrategias en la ejecución de las actividades propias de la operación, que busquen la minimización de daños medioambientales y que aseguren la implementación de un plan de gestión ambiental, el cual garantizará el cumplimiento normativo ambiental vigente.

3 2. Realizar el manejo integral de los residuos peligrosos generados en la ejecución de la operación con un gestor respel autorizado, para lo cual se deberá presentar el certificado de disposición final de los residuos. 3. Realizar la separación en la fuente de los residuos aprovechables y no aprovechables generados en la ejecución de la operación. Emergencia Cada punto de canje debe contar con: Un plan de emergencias escrito de acuerdo a la normatividad vigente El número de extintores, de acuerdo al área del inmueble. Botiquín de primeros auxilios, el cual debe contar siempre con la totalidad de los elementos requeridos en cantidades suficientes. Sistema de Alarma. Señalización de Seguridad. Vías de evacuación Plano de Evacuación Directorio de Emergencias. El comitente vendedor debe garantizar condiciones seguras a fin de prevenir posibles accidentes, los cuales se consideran como un evento que ocurre súbitamente, que produce lesiones o que potencialmente puede causarlas y que genera daños a la salud de las personas. En cada punto de canje se debe velar por la garantía la libre movilidad de las personas con discapacidad para el canje de bonos, por lo cual no se debe obstaculizar los pasillos, las entradas y las salidas con productos o elementos que dificulten su circulación. FECHAS Y HORARIOS DE CANJE DE LOS BONOS 3. HORARIOS PARA LOS CANJES DE BONOS a. El comitente vendedor debe ofrecer un excelente servicio a los participantes de manera igualitaria a los clientes habituales de los almacenes, por lo tanto, no debe establecer horarios especiales para el canje de los bonos (a menos que sea una solicitud del comitente comprador); en este sentido el horario del almacén debe estar disponible para el canje de bonos de las personas y familias participantes. b. El comitente comprador programará canje de bonos en los puntos autorizados de lunes a viernes en horario habitual del almacén, no obstante de acuerdo a la necesidad podrá reprogramar canjes para los días sábados y domingos hasta en un 7% de lo programado para el punto de canje de un día corriente, avisando al comitente vendedor con veinticuatro (24) horas de anticipación. c. El comitente comprador realizará la programación mensual de acuerdo a las cantidades estimadas por operación y a los puntos de canje aprobados, esta programación será enviada para ser aceptada u observada solicitando ajustes o cambios por el comitente vendedor dos (02) semanas antes del inicio del primer día de canje de cada mes. de no recibir dentro del plazo establecido observaciones, se entenderá como aceptada y el comitente comprador iniciará la convocatoria a las personas y familias participantes. El comitente comprador realizará mesa de trabajo mensual con el comitente vendedor para la revisión y ajuste de la programación. CARGUE DE BONOS PARA REALIZAR LA REDENCIÓN/BONOS AUTORIZADO PARA EL CANJE: Dentro de los cinco (5) primeros días hábiles de cada mes, el comitente comprador realizará el cargue de los bonos autorizados para el mes en la herramienta tecnológica que esté usando de acuerdo a lo establecido en la ficha técnica de infraestructura tecnológica y de acuerdo con lo señalado en la presente ficha de negociación. El comitente vendedor podrá iniciar canje una vez haya revisado que los bonos fueron cargados y que en sus puntos pueda hacer la impresión de los bonos virtuales al momento del canje. El comitente vendedor debe ofrecer un excelente servicio a los participantes de manera igualitaria a los clientes

4 habituales de los almacenes, por lo tanto, no debe establecer horarios especiales para el canje de los bonos (a menos que sea una solicitud del comitente comprador); en este sentido el horario del almacén debe estar disponible para el canje de bonos de las personas y familias participantes. 4. SITUACIONES ESPECIALES PARA EL CANJE DE BONOS a. EMERGENCIA Debe entenderse de las dos maneras que se presenta a continuación: o Familias en emergencia social: Estos bonos por su naturaleza atienden familias en alto grado de vulnerabilidad, el comitente comprador podrá enviar a las personas y familias participantes a cualquiera de los puntos ofrecidos en la negociación durante todo el horario de atención del almacén, en consecuencia el comitente vendedor debe estar en la capacidad de atenderlos y orientarles con calidad y pertinencia. o Eventos de emergencia natural y social: en el caso de presentarse una emergencia en cualquiera de sus tipologías, el comitente comprador podrá solicitar comitente vendedor el suministro de bonos equivalentes en mercados en los lugares que se le indique dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes a la solicitud, en las cantidades que se requieran, sin sobrepasar el valor de la operación y sin necesidad de realizar el procedimiento habitual para el canje efectivo de los bonos. El comitente comprador aclara que guardando coherencia con la esencia y carácter de este servicio social se requiere que el tiempo de respuesta del comitente vendedor sea de veinticuatro (24) horas, toda vez que una situación de emergencia debe ser atendida de manera inmediata, dado que la población atraviesa por una calamidad que requiere la atención prioritaria. b. CONTIGENCIAS: Por necesidad del servicio y en aras del cubrimiento de la población participante de los diferentes servicios a su cargo, el comitente comprador podrá solicitarle al comitente vendedor el suministro de bonos equivalentes en mercados, en los lugares que se le indique dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes a la solicitud, en las cantidades que se requieran, sin sobrepasar el valor de la negociación y sin necesidad de realizar el procedimiento habitual para el canje efectivo de los bonos. En los dos casos que el comitente vendedor deba atender una situación de emergencia y/o contingencia entregando mercados de acuerdo a la minuta preestablecida entre el comitente comprador y el comitente vendedor sin que sobrepase el valor del bono, se manejará planilla de entrega para la firma de las personas participantes en el territorio. 5. INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA DEL COMITENTE VENDEDOR El comitente vendedor podrá utilizar para el desarrollo de las operaciones dos escenarios: a. Utilización de herramienta tecnológica similar compatible con el sistema misional del comitente comprador según lo desarrollado en el presente documento. b. Utilización de la herramienta tecnológica del comitente comprador descrita en el presente documento y en la ficha técnica de infraestructura tecnológica. La infraestructura tecnológica descrita en el anexo no. 3 FICHA TECNICA INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA para canje de bonos por alimentos, en cada uno de los puntos de canjes propuestos, permite el canje de bonos a través de la presentación personal del participante, junto con su documento de identidad. La infraestructura debe estar compuesta por: POS: El software de estos equipos deberá ser compatible con el aplicativo de canje de bonos suministrado por el comitente comprador, el comitente vendedor realizará los ajustes necesarios en el manejo de inventarios, marcar los productos que no se puedan canjear y generar los reportes al aplicativo de bonos. Computador e impresora para la consulta del aplicativo de canje de bonos Conexión a internet. El comitente comprador verificará que la infraestructura tecnológica suministrada por el comitente vendedor se

5 ajuste a lo requerido en la ficha técnica No. CARACTERÍSTICAS INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA PARA CANJE DE BONOS POR ALIMENTOS, previa al inicio de operación de cada grupo. Cabe anotar que los bonos tienen vigencia de 30 días a excepción del bono 735 A y 735 C en caso que el participante no haya realizado el canje en este tiempo, el bono se caducará y por ende no aparecerá disponible para la redención y no será cancelado al comitente vendedor por cuanto no fue redimido, este control permitirá contar con información precisa y real al momento de atender a los y las participantes. Una vez terminada la ejecución de las operaciones el comitente vendedor deberá entregar al comitente comprador la información de la operación de bonos realizada en herramienta diferente a la del comitente comprador, en un tiempo no mayor a 30 días calendario en archivo no modificable, para lo cual se podrá realizar mesa de trabajo entre las áreas técnicas correspondientes del comitente comprador y el comitente vendedor. Es importante tener en cuenta el comitente vendedor debe garantizar el desarrollo de la operación usando una de las dos opciones mencionadas en el presente numeral, que permitan el canje de los bonos que debe contar con mínimo lo siguiente: a. Será alimentado por un archivo de texto que le proporcionará el comitente comprador, previo al canje de los bonos. El sistema deberá efectuar las siguientes validaciones: Que la cantidad de registros cargados corresponda a la cantidad recibida. Que solo con la digitación del documento de identidad o nombre del participante, el sistema confirme: Nombre del Participante, documento de identidad y Valor Total de los bonos Vigentes con que cuenta el Participante. Fecha de vigencia del Bono: En caso que el bono haya expirado, el sistema no debe permitir el canje del bono. Saldo total de los bonos. Que el bono no sea consumido parcialmente. b. El comitente vendedor debe suministrar una página Web al comitente comprador en la cual se puedan registrar las novedades o un Web site que se pueda integrar con el Sistema de Información del comitente comprador, para que se puedan realizar novedades. c. El comitente vendedor deberá poseer una plataforma para la recepción y envío de archivos, para la administración de los bonos. d. El comitente vendedor debe contar con un sistema centralizado para la administración de los bonos para ejecución en tiempo real. e. El sistema deberá operar en todos los puntos de canje del comitente vendedor, permitiendo el acceso en línea a la consulta y redención de los bonos. f. El Bono será canjeado únicamente por los participantes que aparezcan registrados en el sistema; lo que permitirá, que solo las personas autorizadas por el comitente comprador puedan redimir el bono. g. En ningún caso se cambia por dinero en efectivo u otro medio de pago, restricción que es controlada de manera automática. h. Los alimentos a canjear deben ser controlados por el sistema, y desde las cajas registradoras, garantizando así la adquisición de los productos establecidos en la lista de alimentos canjeables. i. El sistema deberá controlar internamente que el participante redima el Bono en la medida que éstos van siendo asignados; es decir, cuando el participante cuente con varios bonos vigentes, el sistema redimirá en orden cronológico los bonos que han sido asignados al participante. Cabe anotar que los bonos que se encuentran vencidos, no aparecerán disponibles para la redención, lo que permitirá contar con información precisa y real al momento de atender a los participantes. j. Por ningún motivo el sistema deberá permitir la redención de un bono que no haya sido canjeado por el beneficiario. k. Para los casos en los cuales se presente inconsistencias en la información el sistema deberá permitir la suspensión o anulación masiva de bonos. a. El sistema deberá generar reportes detallados y consolidados del avance de las entregas de bonos. l. El sistema deberá generar un reporte de alimentos canjeados el cual deberá contener como mínimo la siguiente información: a. Serial. b. No. Documento. c. Modalidad. d. Submodalidad. e. Tipo de bono. f. Valor del bono. g.

6 Localidad. h. Alimento. i. Presentación (peso o volumen). j. Unidad de medida. k. Marca. l. Cantidad de productos adquiridos. m. Valor del producto. n. Descuento (si aplica). o. Grupo de alimentos al que pertenece. 6. REUNIÓN DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO AL CANJE Al finalizar el canje mensual de los bonos, se realizará una reunión de evaluación que será de obligatoria asistencia; para ello el comisionista comprador convocará al comitente comprador, comitente vendedor, comisionista vendedor y a la Interventoría o Supervisión. Allí se revisarán los aspectos que ameritaron acciones de mejora y las dificultades que se hayan presentado generando un acta en los que se pactaran los compromisos respectivos para el mejoramiento en la prestación del servicio. 7. PLAN DE CONTINGENCIA El comitente vendedor debe entregar dentro de los quince (5) días calendario siguientes al cierre de la negociación, un plan de contingencia para aprobación del comitente comprador para todos aquellos eventos que impliquen el cierre de un almacén en un día programado para el canje de bonos, garantizando el canje de los mismos en el día próximo o el más cercano, así mismo este plan debe contemplar las contingencias en los canjes o inconformidades en la calidad de los productos o en el tiempo de canje. El comitente vendedor se obliga a realizar los ajustes que el comitente comprador le solicite en todo caso. En el evento que se presente una contingencia de cualquier tipo que afecte el canje de bonos, el comitente vendedor se obliga a implementar el plan de contingencia de manera inmediata con el fin de garantizar el canje.