Contenido LIMA - PERU

Transcripción

1 LIMA - PERU Contenido DIA 1 Introducción: La seguridad en la cadena de suministro Requisitos Mínimos de Seguridad BASC/C-TPAT Gestión de la Auditoría: Planificación y Realización Plan de Auditoria ( Taller 1) Lista de verificación ( Taller 2) Video y Taller de Análisis (Taller 3) 1

2 Contenido DIA 2 Evaluación de hallazgos y redacción No conformidades (Taller 4) Informe de auditoría Redacción de SAC s (Taller 5) Trabajo de campo: Realización de auditorías DIA 3 Exposiciones del taller de campo Examen Clausura Material MATERIAL Presentación del Curso Norma BASC (Versión ) Estándares de Seguridad BASC (RMS Versión ) Formatos de Auditoría 2

3 Objetivos del Curso Conocer la metodología de planificación, ejecución, verificación y control de las auditorías correspondientes al Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC Desarrollar habilidades para la preparación de los documentos correspondientes a la Auditoria. Generar habilidades en la realización de las auditorías Poner en práctica los conceptos teóricos mediante la realización de auditorías de campo. Metodología y Criterios de Aprobación METODOLOGÍA El Curso de Auditores Internos se desarrollará con una metodología teórico-práctica, soportada en talleres que permitan la generación de habilidades en los participantes en cuanto a los principales aspectos de las auditorías. 3

4 Metodología y Criterios de Aprobación Los participantes serán evaluados en base a: La evaluación continua de su desempeño en el curso que comprende la participación, el cumplimiento de los talleres, preguntas y cuestionamientos, los aportes y el dinamismo. La nota aprobatoria del curso será igual o mayor a 75/100 puntos. Quien presente un resultado entre 60 y 74 puntos deberá presentar un nuevo examen, transcurridos 15 días a la finalización del curso y su puntaje no podrá ser inferior a 80 puntos La asistencia al curso es obligatoria. 4

5 Gestión de la Auditoría Una auditoria es un proceso,independiente y documentado para obtener evidencia capaz de ser interpretada y evaluada objetivamente, para determinar si las actividades y resultados cumplen con las disposiciones preestablecidas y si estas se aplican en forma efectiva y son aptas para alcanzar los objetivos. La auditoria es el proceso de comparación de la realidad con los requisitos. Gestión de la Auditoría Las auditorías DEBEN ser bien gestionadas para añadir VALOR El auditor líder tiene la responsabilidad general de la auditoría. Una buena gestión de la auditoría requiere: Buena planificación y preparación Buenas comunicaciones(cliente, auditados y auditores) Búsqueda de evidencias, hechos precisos y objetivos. 5

6 CLASES DE AUDITORIA PRIMERA PARTE - INT SEGUNDA PARTE TERCERA PARTE ORGANIZACION ORGANIZACION COMPRADOR AUDITORIA INTERNA AUDITORIA EXTERNA AUDITORIA EXTERNA OBJETIVOS Determinar si el SGCS: Es conforme con los requisitos planificados Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz. Para: Evaluar la eficacia del sistema de gestión. Identificar oportunidades de mejoramiento OBJETIVOS Evaluar la adecuación para cumplir eficazmente los requisitos del sistema de gestión del desarrollo del proveedor Verificar la aplicación de disposiciones contractuales Para: Evaluar y seleccionar proveedores Ejecutar re evaluación a proveedores Mantener relaciones gana-gana OBJETIVOS Evaluar la capacidad para cumplir los requisitos mínimos de la norma. Disminuir la necesidad de efectuar auditoria por los clientes. Para: CERTIFICACION o RECONOCIMIENTO POR UN TERCERO PASOS DE LA AUDITORIA PLANIFICACION REVISION DOCUMENTAL PLAN AUDITORIA LISTA VERIFICACION REALIZACION REUNION DE APERTURA TRABAJO DE CAMPO REUNION DE CIERRE VERIFICACION INFORME DE AUDITORIA REVISION POR LA DIRECCION ACCION ACCIONES CORRECTIVAS SEGUIMIENTO 6

7 Gestión de la Auditoría REVISION DE DOCUMENTOS Manual de Control y Seguridad y base documental del sistema Registros Auditorias anteriores Validación del alcance, objetivo y métodos Identificar problemas potenciales PLAN DE AUDITORIA 7

8 PLAN DE AUDITORIA Objetivos de la auditoria. Criterios de la auditoria y documentos de referencia. Alcance (unidades organizacionales, funcionales y procesos auditar). Fechas y lugares donde se van a realizar las actividades de la auditoria en sitio. Tiempo y duración esperados para cada actividad, incluidas las reuniones. Plan de Auditoria LISTA DE VERIFICACION 8

9 PREPARACIÓN DE LAS LISTAS DE VERIFICACIÓN Sirve para indicar las áreas/procesos/requisitos que requieren ser evaluados. El auditor debe realizar una buena investigación previa de los requisitos. Conocido el Proceso, actividades, criterios, documentos, muestreos, el Auditor prepara una lista que le servirá iáde guía durante la auditoría. La lista de verificación asegurará que la auditoría se realizará de acuerdo a los objetivos. Lista de Verificación REUNION DE APERTURA REUNION DE APERTURA Confirmación plan acordado. Confirmación auditado será informado de hallazgos. Proceso presentación informe. Establecer confianza. Solución de inquietudes. Requisitos de confidencialidad. Funciones de acompañantes. 9

10 REALIZACION DE LA AUDITORIA PROCESO DE RECOLECCION DE INFORMACION Obteniendo información Entrevistas Registros. Listas de chequeo. Minutas. Actas de reunión. Informes auditorias. Programas de Observación Personas (actitud). Ambiente trabajo. Condiciones del medio. Documentos Manual de Control y Seg. Procedimientos Instrucciones Licencias y permisos Contratos y pedidos seguimiento. Resultado mediciones. PREPARACIÓN DEL RESUMEN Una vez escritas y clasificadas todas las no conformidades, d el Auditor debe preparar la presentación final que hará ante la Gerencia de los procesos auditados. El resumen debe contener las conclusiones del Auditor respecto del incumplimiento con los requisitos del Sistema. Estos requisitos son la base del objetivo de la auditoría. 10

11 REUNION DE CIERRE Reunión de cierre Agradecimientos. Presentación de resumen. Presentación de no conformidades. Resolver dudas. Conclusiones. Informes. ENFOQUE DE LA AUDITORIA 11

12 PRINCIPIOS DE AUDITORIA Conformidad Cumplimiento Compromiso Comunicación Coherencia Mejora continua El Auditor Positivo Profesional Constructivo Disposición de cooperación Mejora continua Eficacia Eficiencia Ético 12

13 El Auditor Hablar poco Evitar malentendidos No polemizar Felicitar Puntual Insistente Diplomático COMPORTAMIENTO Tranquilo Respetuoso Confianza No menospreciar o superioridad. Hablar claro y con cuidado. No apartarse del tema. El Auditor No debe: Ser controvertido Ser negativo Ser critico Discutir tópicos causando disputas Comparar al auditado 13

14 REALIZACIÓN PROCESO DE ENTREVISTA ACTIVIDADES ENTREVISTA Con personas de diferentes niveles y funciones. Durante las horas de trabajo normales y en el sitio de trabajo normal del entrevistado. Procurar que la persona se sienta cómoda. Explicar la razón de la entrevista y las notas que se tomen. Se pueden iniciar solicitando que se describa el trabajo. Los resultados se deben resumir yrevisar con la persona. Agradecer a la persona por su participación y cooperación. 14

15 COMO PREGUNTAR Quien? Qué? Cómo? Cuándo? Dónde? Por qué? COMO PREGUNTAR Estilo de preguntas : Despertar el interés del auditado Amistoso, no arrogante, no condescendiente, metódico, profesional Dar tiempo para la respuesta Actuar con naturalidad, no rigidez Firme y persistente 15

16 COMO PREGUNTAR TIPOS DE PREGUNTAS: Abiertas: Resultado : Como Cuándo Dígame Qué Por qué Muéstreme Descríbame Extraer información sin crear comportamiento defensivo Permite desviar la conversación Estimula al auditado a expresar su punto de vista. COMO PREGUNTAR Sondeo : Abiertas, información especifica : Resultado: Aclarar temas Dígame mas acerca de Como funciona esto? Que quiere decir con.? Aclarar temas Dígame un ejemplo de.. Me va a decir algo mas? Confirmar la comprensión del significado de palabras y afirmaciones Ayuda a evitar malos entendidos Brindar información con profundidad 16

17 COMO PREGUNTAR Cerradas : Respuestas breves Ud. diligenció este formato? Ud. inspeccionó este contenedor? Esta es el acta de inspección? Grabó todo el proceso? Revisó Ud. los antecedentes de esta persona? (resumen) correcto? Resultado : Permite al auditor verificar su comprensión de lo afirmado. Confirmar que el resumen es exacto. Eliminar malos entendidos. Útiles para auditados comunicativos y también para reservados. COMO NO PREGUNTAR Capciosas : Sugieren la respuesta Supongo que sabe que esto es una violación de la ley. Esto no debería estar en el área restringida? Por supuesto, para usted es obvio que este es el sello equivocado Resultado : Animan al auditado a responder para crear la imagen favorable Distorsionan severamente o influencian la información recolectada. 17

18 COMO NO PREGUNTAR Agresivas : Poner al auditado fuera de lugar Usted es el inepto que coloco el sello al revés? No pudo averiguar como archivar esto bien? Todo el tiempo que lleva acá no le ha permitido leer el procedimiento? Resultado : Pone al auditado d enposición ió defensiva Método punitivo, no útil, para la resolución de problemas COMO NO PREGUNTAR Múltiples : Cuando ingreso a la empresa? Le verificaron su domicilio? Lo capacitaron para la tarea que Ud. realiza? Cree Ud. que sigue el procedimiento en forma adecuada? Resultado : Confunden al auditado Estimula al auditado a desviarse de los puntos importantes 18

19 PROCESO DE ENTREVISTA BLOQUEOS DE LA COMUNICACIÓN AC CTITUDES MIRADA IMPACIENCIA MOV VIMIENTOS GESTOS DESCONFIANZA DOMINIO DE SÍ MISMO Y DE LA AUTORIDAD VIDEO 1 VIDEO 2 19

20 EVALUACION DE HALLAZGOS Y REDACCION DE NO CONFORMIDADES Terminología Evidencia Declaración de hechos o cualquier otra información, que son: Pertinentes para los criterios de la auditoria. Verificables. Hallazgo Resultado de la evaluación de la evidencia. Recopilado frente a los criterios de la auditoria. No Conformidad El no cumplimiento de un requisito especificado. 20

21 NO CONFORMIDAD EVIDENCIA OBJETIVA Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría (a través de la observación, la entrevista, ensayos u otros medios). Hechos reales son: Algo que usted vio (registros, prácticas). Algo que le dijo un representante de la empresa o área en relación a las políticas, prácticas comunes, procedimientos, etc. Documentar los Hallazgos GENERACIÓN DE LOS HALLAZGOS Revisar los Hallazgos Documentar las No Conformidades Elaborar conclusiones de Auditoría Revisar vs. Plan, Lista 21

22 NO CONFORMIDAD, CORRECION, ACCION CORRECTIVA Y PREVENTIVA NO CONFORMIDAD CORRECCION ACCION CORRECTIVA ACCION PREVENTIVA Incumplimiento de un requisito Eliminar una no conformidad detectada Eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación Eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable MEJORA DE SEGURIDAD Parte de la gestión orientada a aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos NO CONFORMIDAD No conformidad: incumplimiento de un requisito No se cumplen las especificaciones. No se sigue un procedimiento. Un elemento de la norma no está implementado. 22

23 REDACCIÓN DE LAS NO CONFORMIDADES Escribir estas observaciones no es sencillo requiere cuidado y es importante en la auditoría: Es necesario saber exactamente lo que piden los requisitos y tener hechos concretos que respalden las no conformidades encontradas. REDACCIÓN DE LAS NO CONFORMIDADES Las no conformidades es necesario escribirlas en forma clara, legible y comprensible, porque: Muestran la evidencia para las conclusiones de la auditoría. En las conclusiones solo debe existir lo que las no conformidades indican. Permiten conocer las debilidades del SGCS implementado y en qué aspectos no cumple con los requisitos de la norma. Son puntos de partida para mejora del SGCS. 23

24 REDACCIÓN DE LAS NO CONFORMIDADES Revise todas las notas que se tomaron. Marque o resalte: La evidencia de los requisitos, cláusula. La evidencia acerca de la naturaleza de las no conformidades, lugar, proceso, etc. La evidencia real de documentos, productos, contratos, etc. Incluya estos antecedentes al escribir las no conformidades. REDACCIÓN DE LAS NO CONFORMIDADES Comenzar con los requisitos iit y la naturaleza de las no conformidades puede hacer que la naturaleza del requerimiento sea más evidente. Escriba todo lo que quiere decir en una sola frase o en frases cortas, escritas en una secuencia lógica que permitan al lector entenderlas sin dificultad. Lea las cláusulas o requisitos aunque no vayan a ser mencionadas en las no conformidades. Recuerde que el auditado tratará siempre de apelar. 24

25 REDACCIÓN DE LAS NO CONFORMIDADES Establezca primero las no conformidades en borrador, antes de presentarlas formalmente. Esquema de redacción: Requisito Incumplimiento Evidencias o pruebas REDACCIÓN DE LAS NO CONFORMIDADES NO CONFORMIDADES LARGAS La revisión por la gerencia programada para ejecutarse el día 10 de enero de 2001 fue realizada en las instalaciones del club y el programa elaborado coincidía con el evento de entrenamiento en Seguridad para el área operativa, por lo cual fue necesario posponerla hasta el día siguiente (11 de enero de 2001) y como ocurrió un corte de energía, no se dejó registro. REFERENCIA A NOMBRES El jefe de Seguridad no posee los registros de los resultados de las evaluaciones de los proveedores aceptables. 25

26 REDACCIÓN DE LAS NO CONFORMIDADES EXPRESIÓN DE OPINIONES La metodología de atención de reclamos debería hacerse más personalizada para que los clientes se sintieran mejor y el impacto no fuera tan grande. REDACCIÓN DE LAS NO CONFORMIDADES Una vez escritas las no conformidades, asegúrese de revisar en su redacción. Está correcta? Está completa? Está clara? Está concisa? Comunicar verbalmente la no conformidad y la evidencia al representante t del área auditada d y obtener una confirmación ió verbal al respecto. Revisar que sus notas son correctas y están en orden, y continúe con la evaluación. 26

27 CLASIFICACION DE LAS NO CONFORMIDADES 53 NO CONFORMIDAD MAYOR M Falla total de un proceso o procedimiento critico. Ausencia total de un requisito. Numerosas no conformidades menores que al unirse constituyen una falla importante. Una no conformidad menor de una auditoria anterior que no se haya cerrado. 27

28 NO CONFORMIDAD MENOR m Una deficiencia que no es tan grave como para ser mayor Incumplimiento parcial OBSERVACION O Falta leve al cumplimiento Si no se tratan pueden convertirse en una no conformidad en el futuro Una no conformidad en la cual el auditor le da el beneficio de la duda a la organización 28

29 OPORTUNIDAD MEJORA OM Valor agregado de la auditoría Sugerencias para mejorar el sistema Mejora continua FORTALEZA F Aspectos sobresalientes Cumplimiento más allá del requisito 29

30 TALLER No. 4 REDACCION DE NO CONFORMIDADES INFORME DE AUDITORÍA 1) Incluye los siguientes puntos: Objetivos, alcance y criterios de auditoría. Fechas y lugares de la auditoría in situ. Confirmación de que se han cumplido los objetivos de la auditoría. Normas y procedimientos auditados. Personal entrevistado. Miembros del equipo auditor. Las áreas no cubiertas, aunque se encuentren dentro del alcance de la auditoría. 30

31 ... INFORME DE AUDITORÍA Conclusiones de la auditoría. Los planes de acción del seguimiento acordados, si los hubiera; y, Lista de distribución del informe de la auditoría. Resumen del proceso de auditoría, incluyendo cualquier condición encontrada que pudiera disminuir la confianza en las conclusiones de la auditoría. Los hallazgos de la auditoría (SACs, NNC). Recomendaciones para la mejora, si se especificó en los objetivos de la auditoría.... INFORME DE AUDITORÍA 2) Aprobación y distribución del informe de la auditoría Emitido en el período de tiempo acordado y según los procedimientos del programa de auditoría. El informe de la auditoría es propiedad del cliente de la auditoría. S d b t t l d bid fid i lid d b Se debe respetar y mantener la debida confidencialidad sobre el informe. 31

32 ... INFORME DE AUDITORÍA 3) Registros de Auditoría: Deben conservarse y pueden ser los siguientes: Planes e informes de auditoría Informes de no conformidades Informes de acciones correctivas y preventivas Competencia del auditor y evaluación de desempeño Actas de asistencia, acuerdos de confidencialidad, etc. INFORME DE AUDITORIA INFORME DE AUDITORÍA LO QUE NO DEBE INCLUIR: Opiniones subjetivas Información confidencial Critica a individuos Declaraciones ambiguas Detalles triviales Observaciones, Hallazgos, No conformidades que no fueron discutidos en la reunión de cierre. 32

33 TERMINO DE LA AUDITORIA La auditoria esta concluida cuando: Todas las actividades del plan de auditoria se han llevado a cabo, incluyendo la distribución del reporte de auditoria, Para solucionar una No conformidad La Alta gerencia debe: Tomar una acción inmediata para corregir la no conformidad Identificar la causa raíz del problema Desarrollar una acción correctiva para prevenir su recurrencia Implementar y monitorear la acción correctiva 33

34 Representante de la Gerencia Debe: Aprobar las acciones correctivas propuesta Monitorear el progreso para complementar las acciones correctivas Dar seguimiento interno para verificar su efectividad. Presentar recomendaciones para mejora Reportar la revisión gerencial Seguimiento y cierre Verificar las respuestas a las solicitudes de acciones correctivas. Elaborar el programa de la auditoria de seguimiento Verificar la eficacia de las acciones implementadas. Realizar el seguimiento correspondiente. Documentar el proceso total para futuras auditorías. 34

35 Taller 5 Redacción Solicitud de Acciones Correctivas TALLER DE CAMPO SIMULACRO DE AUDITORIA EXPOSICIONES DE LOS GRUPOS 35

36 PRUEBA FINAL Gracias por su atención Julio Ríos Espinoza Jefe de Operaciones BASC PERU 72 36