CONTROL DE GESTIÓN Y MEJORAMIENTO

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1 PROCESO: CONTROL DE GESTIÓN Y MEJORAMIENTO SUBPROCESO: ACTIVIDAD : CÓDIGO: PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS VERSIÓN: 3.0 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE GLOSARIO Y/O ABREVIATURAS GENERALIDADES Fuentes de Generación de la Acciones Correctivas o Control y almacenamiento de las ACPM s Nomenclatura de las Acciones ACTIVIDADES CONTROL DE CAMBIOS ANEXOS... 9

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3 Páginas: 3 de 9 1. OBJETIVO Unificar los criterios para el desarrollo de acciones de mejora en la organización y definir la metodología que permita reportar, analizar y realizar seguimiento a las acciones correctivas y preventivas procedentes de los productos, los procesos o el Sistema de Gestión de Calidad SGC en la Federación Colombiana de Ganaderos FEDEGAN con el fin de dar solución a problemas y/o prevenir problemas potenciales. 2. ALCANCE Todos los procesos de FEDEGAN deben aplicar la metodología de acciones correctivas y preventivas en el momento que lo requieran, de manera oportuna, basados en el análisis de la Política de Calidad (Plan Estratégico), los objetivos de la calidad, los resultados de las auditorías internas y externas y el análisis de los datos. Al procedimiento de Auditoría Interna de Calidad aplican los criterios contenidos en este procedimiento cuando se detectan no conformidades y no conformidades potenciales en los procesos auditados. 3. GLOSARIO Y/O ABREVIATURAS Acción Correctiva*: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. Acción Preventiva*: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable. ASGC: Administrador del Sistema de Gestión de Calidad. Conformidad*: Cumplimiento de un requisito. Corrección*: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. FEDEGAN: Federación Colombiana de Ganaderos. Mejora Continua*: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos. No Conformidad*: incumplimiento de un requisito. Registro*: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Requisito*: Necesidad o expectativa establecida generalmente implícita u obligatoria.

4 Páginas: 4 de 9 Representante Calidad: persona encargada de cada área para todos los asuntos referentes a Calidad. SGC: Sistema de Gestión de Calidad. * Definiciones de la norma ISO GENERALIDADES El Administrador del Sistema de Gestión de la Calidad ASGC es el responsable por: Velar por el cumplimiento de las directrices establecidas en el presente documento. La estandarización de las acciones tomadas, realizando actividades como elaborar y/o modificar documentos del SGC y dar y/o solicitar entrenamiento, entre otros. Las personas que se desempeñan como Líderes del Sistema de Gestión de Calidad en su área serán responsables de las siguientes actividades: Asesorar a los miembros del área sobre cualquier duda o inquietud acerca de cómo diligenciar el Formato Acción Correctiva o Preventiva (-FR01) Mantener actualizado el registro de Acciones Correctivas o que se encuentra en la carpeta pública de calidad. Realizar seguimiento a las acciones preventivas y/o preventivas implementadas. Verificar la eficacia de las acciones preventivas y/o preventivas implementadas. Para los procesos y actividades bajo su responsabilidad, los Subgerentes, Jefes de Oficina y los Coordinadores de Área deben levantar las acciones correctivas o preventivas y registrar los resultados de las acciones tomadas en el Formato Acción Correctiva o Preventiva (-FR01). Además son responsables de las siguientes actividades: Realizar análisis de causas de los problemas y/o problemas potenciales identificados. Evaluar la necesidad de adoptar acciones correctivas o preventivas para asegurarse que las no conformidades no vuelvan a ocurrir o que las no conformidades potenciales no se presenten. Participar en el establecimiento de las acciones que permitan solucionar el problema y/o problema potencial identificado. Implementar las acciones correctivas y/o preventivas levantadas.

5 Páginas: 5 de 9 Velar por el cumplimiento de las acciones tomadas. Registrar los resultados de las acciones tomadas. Establecer o solicitar los recursos requeridos para la corrección o prevención Fuentes de Generación de la Acciones Correctivas o Son posibles fuentes de generación de acciones correctivas o preventivas: Peticiones, quejas y/o reclamos. Reportes de producto no conforme. Resultados de auditorías internas y/o externas. Resultados de objetivos de calidad y/o indicadores de gestión de los procesos. Resultados de evaluación proveedores. Resultados de revisión gerencial. Resultados de encuestas de satisfacción clientes. No conformidades detectadas. Información proveniente de otras partes interesadas. Sugerencias o iniciativas de empleados de FEDEGAN-FNG-FEP. En el caso que un integrante de FEDEGAN-FNG-FEP identifique una No Conformidad procesos donde no tenga participación directa, pero que de una u otra manera afecta la eficacia de su proceso deberán comunicar verbalmente o por escrito a los Subgerentes, Jefes de Oficina y Coordinadores de Área la oportunidad la No Conformidad detectada. Los aspectos más importantes que debe contener la acción de mejora son: Tiempo de implementación de la acción de mejora. Personal involucrado. Secuencia general de actividades Control y almacenamiento de las ACPM s Para facilitar la ubicación y disponibilidad de los documentos, una vez se haya diligenciado el Formato Acción Correctiva o Preventiva (-FR01) los

6 Páginas: 6 de 9 responsables deben entregar al ASGC para que haga su respectiva publicación en la carpeta pública de calidad Nomenclatura de las Acciones Para la fácil identificación de las diferentes acciones se utilizarán nomenclaturas para el nombre del archivo identificando el proceso al que pertenece, el tipo de acción y su estado (abierta o cerrada). Este código también irá en el registro de dicha acción. La nomenclatura a utilizar cuando se hable de proceso y de documentos es la misma que la de Elaboración y Control de Documentos (GI-P-01), la cual se lista a continuación: Nombre del Proceso Nomenclatura Nombre del Proceso Nomenclatura Direccionamiento y Planeación Recaudo y Administración de la Cuota de Fomento Ganadero y Lechero DP Control de Gestión y Mejoramiento GM RC Salud Animal SA Cadenas Productivas CP Ciencia y Tecnología CT Fomento al Consumo FC Fondo de Estabilización de Precios FEP Gestión Humana GH Gestión de Información GI Gestión Financiera GF Gestión de Recursos Físicos GR Gestión Jurídica GJ Después identificaremos el tipo de acción que corresponda correctiva, preventiva o de mejora, con las siguientes siglas: Nombre del Proceso Acción Correctiva Nomenclatura AC

7 Páginas: 7 de 9 Nombre del Proceso Acción Preventiva Nomenclatura AP Luego indicaremos la fecha correspondiente al día que se levantó la acción (AAMMDD). Nota 1: Cuando se levanten varias acciones el mismo día pertenecientes a un solo proceso y del mismo tipo, se les diferenciará indicando con orden del alfabeto después de la fecha. Por último nombraremos si la acción está abierta o cerrada Ejemplo 1: estamos cerrando una acción correctiva para el proceso de Gestión humana el 3 de febrero del 2009 el archivo debe aparecer con esta nomenclatura. Identificación del Proceso Tipo de Acción Fecha Número GH AC A GH-AC A Ejemplo 2: se levantan varias acciones preventivas para el proceso de Salud Animal en el Proyecto Local de Boyacá el 25 de marzo del 2009, la segunda que se levante se llamara de la siguiente manera: Identificación del Proceso Tipo de Acción Fecha Número SA AP B SA-AP B Nota 2: Es necesario verificar siempre en el Procedimiento Elaboración y Control de Documentos que la nomenclatura que aquí se cita en referencia, corresponda a la última versión de dicho procedimiento.

8 Páginas: 8 de 9 5. ACTIVIDADES El procedimiento inicia cuando se determina y se reporta una No Conformidad o una No Conformidad Potencial por parte de cualquier funcionario, un cliente o una parte interesada. Los Subgerentes, Jefes de Oficina, Coordinadores de área y su personal evalúan la necesidad de adoptar una acción para asegurarse de que la no conformidad o la no conformidad potencial no vuelvan a ocurrir. Al implementar la acción correctiva, preventiva o de mejora el responsable del proceso determina los recursos necesarios para desarrollar la acción propuesta y debe establecer el indicador o medida que permitirá evaluar la eficacia de las acciones. Las acciones deben tener una descripción de las actividades con los responsables respectivos y fechas estimadas para su cumplimiento. Finalmente, los responsables de cada proceso realizan seguimiento a las acciones implementadas y registran los resultados obtenidos en cuanto a la eficiencia y eficacia de las mismas. 6. CONTROL DE CAMBIOS Descripción del Cambio Fecha Modificación Nueva Versión Se fusionaron los capitulo Glosario y Abreviaturas; Se cambio la imagen corporativa para todos los anexos. Se adicionó la actividad #6 en el diagrama de flujo para asegurar el cierre del flujo correctamente; razón el consecutivo de formatos es diferente. Se eliminó el anexo Protocolo de Contacto con el Usuario el cual estaba mal referenciado. Se mejoró la redacción del formato de ACPM s para distinguir entre las correctivas y preventivas de las de mejora. Cambia la versión del formato a 2.0 Se agrego el numeral 4.1 donde habla de cómo y dónde se deben guardar las ACPM s. Se define un nuevo rol de líder del sistema de calidad para ayudar a gestionar y tener mayor control sobre las ACPM s abiertas y cerradas. Se modificó el formato -FR01 agregando nuevos campos. Se anexaron dos (2) nuevas actividades al Diagrama de Flujo del procedimiento. Se identificaron nuevas fuentes de generación de acciones correctivas. Se mejoró la redacción en todo el procedimiento. Se especificó en el capítulo 4. Generalidades, los 7 de mayo /02/ /09/

9 Páginas: 9 de 9 responsables de implementar, realizar seguimiento y verificar la eficacia de las acciones implementadas. Se eliminó el enfoque de mejora en el marco del procedimiento, quedando solo para las acciones correctivas y preventivas. Se ajustó el Formato Acción Correctiva o Preventiva -FR01especificando la identificación y diferenciación entre causas y casusas raíces, se agregó el campo de Acción Correctiva / Preventiva y se mejoró la sección de seguimiento a las actividades desarrolladas. 7. ANEXOS Formato de Acción Correctiva o Preventiva. Anexo Guía para el Análisis de Causas.

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