Guía de usuario de la Herramienta para el registro en kardex de los movimientos de inventario de los insumos.

Transcripción

1 Guía de usuario de la Herramienta para el registro en kardex de los movimientos de inventario de los insumos. Este es un libro en Excel que le ayudará en el registro de los movimientos de inventario de sus insumos, por las características de Excel no cuenta con todas las bondades de un sistema, más sin embargo tiene la programación necesaria para facilitarle la pesada y ardua tarea del registro en kardex de sus movimientos. Al hacer uso de esta herramienta podrá contar con un registro detallado de cada una de sus claves, en ella podrá consultar la existencia, el precio promedio, importe por clave y el total de las claves registradas en ella. Descripción de lo que puede hacer con esta herramienta. Le permite consultar el kardex general de las claves registradas en la herramienta y el kardex detallado de cada una de las claves que se hayan registrado en la herramienta. En la siguiente imagen se muestra los datos del kardex general. Fig. 1 Imagen con el kardex general de las claves registradas en la herramienta. En esta hoja podrá consultar el total del importe de las claves registradas en la herramienta, el precio promedio, existencias e importe por cada una de las claves. A partir de esta hoja podrá consultar el detalle del kardex de Soconusco No. 31, Col. Aguacatal 1

2 cada una de las claves, esto lo puede hacer al dar click en el botón que se encuentra en la fila en la que se encuentran los datos de la clave a consultar. La herramienta también le permite consultar el detalle del kardex de cada una de las claves ya que en cada hoja se registra el detalle de los movimientos de entrada y salida, del resultado del registro de detallado podrá conocer el precio promedio, existencia, importe, lotes y fecha de caducidad. En la siguiente imagen se muestra el detalle del kardex. Fig. 2 Imagen del Kardex detallo. Para consultar el kardex detallado de alguna clave en especial, le recomendamos usar la hoja de Listado de kardex como índice para poder llegar hasta la información que requiera, ya que hacerlo de la forma manual es decir hoja por hoja, usando las pestañas que aparecen en la esquina inferior izquierda de Excel hará que sea más lento y en algunas ocasiones tendrá que esperar porque se le presentará un mensaje de procesando. Características: La herramienta tiene las siguientes características, le recomendamos tenerlas presentes para que conozca el margen de las acciones que puede tomar para realizar un mejor su trabajo. Es un archivo desarrollado en la versión de Microsoft Office Excel Esta versión de Excel actualmente se ejecuta en la mayoría de los equipos que se tienen en SESVER además de que tiene la posibilidad de ejecutarse sin problemas en equipos que tengan instaladas versiones posteriores cómo por ejemplo Microsoft Office Excel 2007 o Microsoft Office Excel Soconusco No. 31, Col. Aguacatal 2

3 Puede registrar hasta un máximo de 250 claves. Al momento de trabajar con ella podrá comprobar que por cada clave de insumo existe una hoja de Excel en la cual se registra el detalle del kardex. En cada Kardex puede registrar hasta un máximo de 1000 movimientos. Para que cada hoja pueda mostrar el kardex detallado se han programado varias fórmulas las cuales limitan su aplicación a 1000 renglones por kardex detallado, en cada uno de estos renglones podrá registrar un movimiento de entrada o de salida, estos 1000 renglones por clave son por demás suficientes para el fin que ha sido creada. El resultado de los valores capturados o calculados se presenta en celdas de color verde. En esta herramienta encontrará celdas pintadas en color blanco y otras pintadas en color verde, la finalidad de diferenciarlas es porque estas celdas pintadas en verde guardan el resultado de los valores capturados en alguna celda o es el resultado de los valores que se tiene en algunas otras celdas. Las celdas en las que está permitido el registro de datos son las que están en color blanco. La herramienta es lenta al tiempo de guardar los datos. Por las características propias de Excel se cargan en memoria las 252 hojas con que cuenta esta herramienta lo que provoca que al guardar los cambios, Excel guarde los cambios realizados en cada celda que compone cada una de estas 252 hojas, haciendo que este proceso por consiguiente sea lento. Recomendaciones: Las siguientes recomendaciones tienen la finalidad de tomarse en cuenta para no afectar el entorno en la cual fue desarrollada. Bajar el nivel de seguridad de las macros. Al tiempo de entrega o descarga del portal de SESVER es un archivo seguro, es decir, está libre de virus que puedan perjudicar su equipo de computo o su información, pero al contener código y formulas al tiempo de abrir la herramienta en Excel por precaución le advertirá que un archivo con estas características podría dañar su información de su equipo de computo y es condicionante para que funcione es necesario baje el nivel de seguridad de su equipo de computo para que cada vez que abra el archivo y no se le presente el mensaje de advertencia y pueda desarrollar mejor su trabajo. Le recomendamos usar Office Excel 2003 ya que consume menos recursos del equipo de cómputo. La versión recomendada para equipos que tienen instalado el sistema operativo Windows XP es Office Excel 2003 ya que consume menos recursos que las versiones posteriores a esta versión, por ello le recomendamos el uso de la versión Office Excel 2003, pero en caso de que tenga instalada una versión posterior no hay inconveniente la herramienta funciona correctamente. No modificar el núm. de filas o columnas. Esta herramienta tiene programadas varias formulas que le permiten mostrar los resultados para lo que fue creada, estas formulas toman en cuenta la posición en la cual se encuentran los datos, por lo que si inserta un fila o columna rompe la estructura en la cual se desarrollaron estas formulas. No modificar el nombre de las hojas. Todas las hojas deben de conservar su nombre tal cual se presenta ya que es necesario para que los botones de navegación puedan realizar su función. Respaldar regularmente el archivo en el cual se encuentra su información, usted mejor que nadie sabe el esfuerzo que existe al realizar esta tarea por lo que con el respeto que tiene a su trabajo respalde frecuentemente sus archivos de trabajo, porque de no hacerlo podría implicar el volver a recapturar T O D O. Para respaldar la Soconusco No. 31, Col. Aguacatal 3

4 información tiene varias opciones para realizar el respaldo, una puede ser enviarse a su correo electrónico un correo con el archivo de respaldo anexo o adjunto, así tendría un respaldo en su correo libre de los problemas que le pudieran ocurrir a su equipo de computo. Compactar los archivos de respaldo. El archivo original tiene un tamaño de 18,549 Kb o 18 Mb compactado en un archivo Zip baja a 2,209 Kb o 2Mb, es decir reduce su tamaño en 9 veces, de ahí la importancia de ahorrar espacio en disco duro al momento de conservar sus respaldos o de reducir el tiempo de espera mientras anexa o adjunta su archivo a un correo electrónico. Borrar las hojas que este seguro que no va a usar. En el caso de que el núm. de claves que registre en la herramienta sea menor a 250, podrá borrar o eliminar las hojas del archivo en Excel que considere que no va a llegar a usar, esto para reducir el tiempo que se tarda en guardar los cambios. En el caso de que decida borrarle algunas hojas le recomiendo empezar por la Hoja250, posteriormente borrar la Hoja249 y así sucesivamente hasta borrar la o las que usted considere necesarias. Captura de los campos de fecha en formato corto. Para la captura de la Fecha del Movimiento y Fecha de caducidad le recomendamos capturarla en un formato corto, por ejemplo para la fecha 15 de junio del 2019 puede hacerlo usando el teclado numérico y sólo capturar 15/06/19 y cuando de presione la tecla de Enter Excel hará la conversión al formato largo de fecha. Cómo empezar a trabajar en la herramienta? Con la finalidad de ayudarle en la administración de su información le recomendamos copiar y cambiarle el nombre del archivo en el cual se encuentra la herramienta, originalmente es: AuxInventarioInsumo250hojas.xls por ejemplo para el archivo que contiene la información de la partida de medicamentos de los meses de octubre, noviembres y diciembre le recomendamos cambiarle el nombre a Inv_Medicamentos_Oct_Nov_Dic_2011.xls. Cómo el núm. máximo de claves que se pueden manejar por cada archivo son de 250 le recomendamos manejar un archivo por cada partida, es decir si maneja 3 partidas llevar tres archivos y en cada uno de ellos sólo registrar los insumos de la partida que haya decidido llevar en ese archivo, pero también puede juntar en un archivo dos o más partidas siempre y cuando tenga en cuenta que la sumas del núm. de las claves no rebase el número de 250, que es núm. máximo de claves por libro de Excel. Para empezar a usar esta herramienta hay que llenar los datos generales que nos permitirán identificar la información a la cual hace referencia la información almacenada. Estos datos los encontramos en la hoja Principal y son: el periodo al cual corresponde la información aquí capturará el periodo al cual corresponde la información que capturará por ejemplo Septiembre-Diciembre del 2011 y el nombre del hospital o Jurisdicción sanitaria en cual se encuentra laborando por ejemplo Hospital de Ozuluama este nombre aparecerá en todos las hojas que tienen el kardex detallado. Cómo lo muestra la siguiente fig. 3. Posteriormente deberá de llenar la hoja Listado de Kardex con la clave, descripción y unidad de medida de los insumos que haya decidido registrar en este libro, recuerde que sólo puede registrar por libro un máximo de 250 claves, no olvide que las columnas pintadas en verde sólo son de lectura ya que tienen valores que se calculan o registran en otras celdas. Actualmente los valores que aparecen en la columna de clave es clave del insumo usted puede modificarlo o sobre-escribirlo con el valor correcto, lo mismo puede hacer con las valores que se pusieron a manera de ejemplo en las columnas de Descripción de insumo y Unidad de medida. A manera de ejemplo se presenta la figura núm. 4: Soconusco No. 31, Col. Aguacatal 4

5 Fig. 3 Pantalla principal y configuración de los datos de la herramienta. Fig. 4 Muestra el listado de kardex. Recuerde que NO debe de capturar en las celdas que están pintadas de verde. Soconusco No. 31, Col. Aguacatal 5

6 Los valores de las claves capturados en este listado aparecerán en cada una de las hojas detalladas del kardex, a su vez se actualizarán las columnas de Precio promedio, existencias e importe de los cálculos realizados en kardex detallado de cada una de las hojas de Excel. Para registrar los movimientos de entradas y salidas de cada una de las claves que aparecen el listado del kardex deberá de usar los botones que aparecen en la derecha del listado y que están etiquetados con el nombre de la hoja a la cual lo llevarán. Estos son los datos que le pedirán que se registre por cada movimiento de entrada o salida que realice. Fecha de movimiento: Es primer dato que le pedirá que registre la fecha del movimiento corresponde a la fecha en la cual se realizó el movimiento, es decir cuando se realizó la entrada al almacén o se efectuó la salida que es diferente a la fecha en que se realiza el registro que es la fecha actual. Ver la recomendación Captura de los campos de fecha en formato corto Fecha de registro o fecha de captura: Celda pintada de verde, por lo tanto no lo tiene que capturar ya que este valor se llena en automático y contiene la fecha del día o la fecha actual. Lote: Aquí deberá capturar el lote al que corresponde ya sea la entrada o la salida. Este campo no aplica para insumos que no manejan fecha de caducidad, por ejemplo: papelería, ropería entre otros. Fecha de caducidad: Es la fecha límite en la que se considera que las características sanitarias y de calidad del producto se eliminan. Este campo es obligatorio su llenado para medicamentos, material de curación, sustancias químicas y aquellos insumos que por el paso del tiempo sufran un deterioro en sus características. Ver la recomendación Captura de los campos de fecha en formato corto. Núm. de documento: En caso de ser una entrada se registrará en este campo el núm. de factura o el núm. de pedido ó el núm. de orden de envío de almacén central o la referencia que permita consultar el documento que soporta la entrada. En el caso de una salida se deberá registrar el núm. de la orden de envío al que pertenece la salida. Proveedor o destino: En el caso de ser una entrada se capturará el nombre de quién envía la entrada, por ejemplo puede ser el nombre de un proveedor o el nombre del almacén estatal. En el caso de ser una salida deberá capturar el nombre del servicio del hospital o el nombre del Centro de salud al que se realiza la orden de envío. Entrada: Es la cantidad del insumo que ingresa al almacén. Y sólo se usa para los movimientos de entrada. Salida: Es la cantidad del insumo que entrega el almacén. Y sólo se usa para los movimientos de salida. En automático se llenará el valor de la celda existencia con la existencia que queda una vez realizada la salida, también se llenará en automático el valor de la celda de precio con el precio promedio del insumo y también se calculará el valor para la celda de importe, posteriormente la herramienta dejará el foco en la celda en Subprograma. Existencia: Celda pintada de verde, por lo tanto no la tiene que capturar ya que este valor se llena en automático y contiene la existencia que resulta de sumar la entrada o de restar la cantidad registrada en la salida. Precio: En el caso de que el movimiento sea una entrada se deberá registrar el precio con IVA que aparece en la factura u orden de envío, una vez registrado el precio la herramienta calculará el precio promedio del insumo. Soconusco No. 31, Col. Aguacatal 6

7 En el caso de que el movimiento sea una salida la herramienta tomará en automático el precio promedio que aparece en el encabezado del kardex. Importe: Celda pintada en verde, por lo tanto no la tiene que capturar ya que se llena con el producto del valor de las celdas de entrada o salida por la de precio. Subprograma: Capture en ella la clave que corresponda a la fuente de financiamiento. Qué hacer cuando se presenta una pantalla con el mensaje Ha surgido un error, guarda los cambios, cierra la herramienta y reporta lo que este haciendo al Depto. de Almacenaje y Distribución Fig. 5 Mensaje de error de la herramienta. Ha surgido un error, guarda los cambios, cierra... Cuando se le presente la pantalla anterior con el mensaje de Ha surgido un error, guarda los cambios, cierra la herramienta y reporta lo que este haciendo al Depto. de Almacenaje y Distribución deberá guardar los cambios ya sea desde la opción archivo del menú de Excel seleccionar Guardar o presionando las teclas Ctrl + G. El error se presenta porque algún valor que se capturó produjo un error en las fórmulas de la herramienta ocasionando que dejen de funcionar. Es por ello muy importante cerrar la aplicación para que al momento de volverla a abrir se vuelvan a activar las formulas y con ello la herramienta recupere su funcionalidad. Refresco del listado de kardex. Para actualizar los valores de las columnas de Precio promedio, Existencia e importe en el listado de kardex a veces es necesario dar un click en la hoja siguiente por ejemplo la Hoja250 y después volver a seleccionar la hoja de Listado de kardex Soconusco No. 31, Col. Aguacatal 7