TALLER PROCESO DE FACTURACIÓN

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1 TALLER PROCESO DE FACTURACIÓN Importante: Para que puedas poner en práctica lo visto en la sesión de capacitación puedes ingresar a SIIGO en la empresa 98 Empresa Demo - taller. Una vez ingreses a la empresa demo, puedes definir algunos parámetros y realizar los siguientes procesos: 1. Líneas y grupos de inventario: Es necesario crear líneas y grupos de inventarios, para ello puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Grupo o puedes ingresar por la ruta: Inventarios Catálogos - Apertura de líneas y grupos. La compañía maneja dos (2) líneas comerciales (productos y servicios); para organizar esta información es necesario clasificar estos datos de la siguiente manera: Línea producto Línea 001 Equipos de computo Grupo Portátiles Tipo línea Producto Inventario Costo de inventario Venta Devolución en venta Ajuste x inflación Cuenta contrapartida

2 Línea servicios Línea Mantenimiento Grupo Mantenimiento de Hardware Tipo línea Servicio Inventario Costo de inventario Venta Devolución en venta Ajuste x inflación Cuenta contrapartida Apertura de productos: Es necesario crear los productos y los servicios que maneja la empresa, para ello puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Producto o puedes ingresar por la ruta: Inventarios Catálogos - Apertura de productos. En esta empresa vas a crear los siguientes productos digitando cada uno de los datos que el sistema solicita de acuerdo a tus necesidades. Producto Línea Grupo Código del producto Nombre del producto Portátil Toshiba Servicio Línea Grupo Código del producto Nombre del producto Servicio mantenimiento de hardware 3. Motivos de devolución:

3 Es necesario crear los motivos por los cuales los clientes devuelven mercancía a la empresa, para ello puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Devolución o puedes ingresar por la ruta: Parametrización - Apertura de motivos de devolución. Por esta razón el departamento comercial decidió implementar el siguiente listado de motivos. Código solicitado Motivos devolución 01 Producto con imperfectos 02 Producto defectuoso 03 Fecha de vencimiento cumplida 4. Definición de documentos Para el proceso de facturación la empresa decidió implementar el cruce completo, es decir, se van a elaborar los cuatro ( 4 ) documentos Cotización Orden de Pedido Nota de Remisión Factura de Venta Para definir los parámetros de los documentos y el correspondiente cruce puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Definición o puedes ingresar por la ruta: Contabilidad Parámetros de documentos Definición de documentos. Importante: SIIGO trae definidos los parámetros de algunos documentos como la cotización y la factura de venta únicamente si al momento de instalar la empresa se marcó el plan de cuentas de empresas de servicios o comerciales y seleccionaste la casilla Teniendo en cuenta la información anterior es necesario que repases o definas los parámetros de los siguientes documentos:

4 a. Cotización. La contadora de la empresa requiere parametrizar el comprobante Tipo V 099 (Cotización), teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones, los demás datos se completan según tu criterio. Documento Campo Sugerencia El tercer descuento es retención en la fuente Si V Descuento 3 - Rete fuente Cargo 3 - IVA Generado b. Orden de pedido. La contadora ha decido que la orden de pedido va a cruzar con la cotización al momento de su elaboración, para ello es necesario parametrizar el Documento Tipo Z - 099, teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones; para aquellos campos que no se ha dado información se completan según tu criterio. Documento Campo Sugerencia Tipo de cruce Cruza con cotización Obliga cruce Si Z 099 El tercer descuento es retención en la fuente Si Descuento 3 - Rete fuente Cargo 3 - IVA Generado c. Nota de remisión. La contadora dentro de su proceso de facturación decide implementar que al momento de elaborar la nota de remisión este documento cruce con la orden de pedido previamente elaborada, para esto es necesario definir el documento Tipo S teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones; para los campos adicionales completas la información según tu criterio. Documento Campo Sugerencia Tipo de cruce Cruza con pedido S 099 Obliga cruce S Cruza con Factura/No cruza F d. Factura de venta. La contadora sugiere que se parametrice el comprobante Factura de venta Tipo F - 099, documento que cruzara con la nota de remisión teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones; los demás datos se completan según lo requerido por tu empresa.

5 Documento Campo Sugerencia Actualiza inventario No El tercer descuento es retención en la fuente Si Tipo de cruce Cruza con remisión F 099 Obliga cruce Si Cuenta Ica anticipado Cuenta Ica retenido Cuenta retención IVA Cuenta tarifa Dif. Reteiva Descuento 3 Rete fuente Cargo 3 IVA Generado Cuenta Débito CREE Cuenta Crédito CREE e. Nota de devolución. Para contabilizar le devolución en ventas es necesario en SIIGO definir el documento Tipo J Importante: Este documento deberá tener los mismos parámetros que se definieron en la factura de venta Como datos adicionales por favor seleccionar Documento Campo J 099 Devolución en ventas Solicita motivo de devolución f. Recibo de caja. La contadora sugiere definir el recibo de caja Tipo R - 099, teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones. Los demás datos se completan según las necesidades de tu empresa. Documento Campo Sugerencia Cuenta caja R 099 Cuenta intereses por mora Cuenta bonos g. Notas tipo L La contadora sugiere parametrizar el documento Tipo L - 099, teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones. Los demás datos se completan según tus necesidades.

6 Documento Campo Sugerencia L 099 Saldos iníciales Solicita marca para base gravable N 5. Saldos iniciales de cartera La empresa a decidió incluir los saldos iníciales al programa el día 31 de junio de 2015 con la siguiente información, para ello utilizaremos el comprobante Tipo L Saldos iniciales. Para el ingreso de esta información al programa puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Comprobantes o puedes ingresar por la ruta: Contabilidad Generación de comprobantes Entrada de comprobantes BALANCE DE COMPROBACION INICIO DE ACTIVIDADES CUENTA DETALLE TERCERO CC DOCUMENTO VENCIMIENTO DÉBITO CRÉDITO LIBRERIA Y S. Inicial F PAPELERIA 100 Cartera 01 PANAMERICANA 2015 / 11 / 05 $ LIBRERIA Y S. Inicial F PAPELERIA 100 Cartera 02 PANAMERICANA 2015 / 12 / 15 $ Cuenta Empresa Demo Puente taller 100 $ TOTAL CARTERA $ $ Elaboración de documentos Una vez la empresa ha definido los parámetros de los documentos y ha contabilizado los saldos iniciales de clientes, se inicia el proceso de facturación a partir del mes de julio, para lo cual la contadora implemento el cruce completo, es

7 decir, Cotización Orden de pedido Nota de remisión Factura de venta; para ello es necesario iniciar la elaboración de documentos de la siguiente manera: a. Elaboración de cotizaciones Para registrar cotizaciones en SIIGO puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Cotización o puedes ingresar por la ruta: Ventas Administración de cotizaciones Elaboración En este momento es necesario elaborar la cotización a TECNOSUMINISTROS LTDA, con Nit régimen común, relacionando los siguientes productos: DESCRIPCION CANTIDAD TELEVISOR SONY DE 20 " PULGADAS 5 EQUIPO DE SONIDO LG 10 Servicio mantenimiento hardware b. Elaboración de órdenes de pedidos Para registrar ordenes de pedido en SIIGO puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Pedidos o puedes ingresar por la ruta: Ordenes de pedidos Elaboración de órdenes de pedido En este momento puedes elaborar la orden de pedido documento que debe cruzar con la cotización previamente contabilizada a TECNOSUMINISTROS LTDA, Nit ; registrando la siguiente información: DESCRIPCION CANTIDAD TELEVISOR SONY DE 20 " PULGADAS 4 EQUIPO DE SONIDO LG 10 Servicio mantenimiento hardware c. Elaboración notas de remisiones. Para registrar notas de remisión en SIIGO puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Notas o puedes ingresar por la ruta: Documentos Notas Documentos notas Nota de remisión. En este momento puedes elaborar la nota de remisión la cual cruzara con la orden de pedido previamente contabilizada a TECNOSUMINISTROS LTDA, Nit ; registrando la siguiente información: DESCRIPCION CANTIDAD TELEVISOR SONY DE 20 " PULGADAS 6 EQUIPO DE SONIDO LG 11 Servicio mantenimiento hardware

8 d. Elaboración factura de venta. Para contabilizar facturas de venta en SIIGO puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Factura o puedes ingresar por la ruta: Documentos Factura de venta. Al momento de elaborar la factura esta cruzara con la nota de remisión previamente contabilizada a TECNOSUMINISTROS LTDA, Nit ; este documento se cancelara en dos (2) cuotas, pagando 50% a crédito 30 días y el restante a 60 días. e. Elaboración recibo de caja. Para registrar el pago o abono de la factura de venta, lo contabilizas en el recibo de caja, para ello en SIIGO puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Recibo o puedes ingresar por la ruta: Documentos Recibo de caja Para este caso vas a contabilizar el documento Tipo R 099 al cliente TECNOSUMINISTROS LTDA, el cual hace un abono del 50% de la factura previamente elaborada. Campo Factura Fecha 2015 / 08 / 05 Tipo de contabilización Abono Nit (Cliente) TECNOSUMINISTROS LTDA Factura No. F 099-??? (50% del valor de la factura) 7. Manejo de anticipos a. Contabilización del anticipo (Recibo de caja) Para contabilizar el anticipo realizado por un cliente se utiliza el recibo de caja, para ello en SIIGO puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Recibo o puedes ingresar por la ruta: Documentos Recibo de caja En este caso el cliente A TODA HORA, Nit , realiza un anticipo de dos millones de pesos ($ ), el cual es exigido por la empresa para poder hacer envió de los productos que requiere comprar

9 Campo Factura Fecha 2015 / 08 / 12 Tipo de contabilización Anticipo de clientes Nit (Cliente) A TODA HORA Valor $ b. Cruce del anticipo (Elaboración factura de venta) Para contabilizar facturas de venta en SIIGO puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Factura o puedes ingresar por la ruta: Documentos Factura de venta. Luego de contabilizar el anticipo se procede a elaborar la Factura de venta documento que será el encargado de cruzar el anticipo previamente ingresado a SIIGO. Campo Datos Fecha 2015 / 08 / 26 Nit A TODA HORA Forma de Pago Cruce del anticipo Crédito 30 días saldo restante Producto C.C / Subc Bod / Ubi Cantidad Valor unitario % Desc. Portátil Toshiba unidades $ % 8. Manejo de devoluciones En este caso el cliente TODO EN EL HOGAR S.A.S Nit , compra a la empresa y días después realiza una devolución debido a que algunos de los productos adquiridos tenían daños de fabricación. a. Elaboración factura de venta Para contabilizar facturas de venta en SIIGO puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Factura o puedes ingresar por la ruta: Documentos Factura de venta.

10 Campo Datos Fecha 2015 / 09 / 02 Nit TODO EN EL HOGAR S.A.S Forma de Pago Crédito 45 días Producto C.C / Bod / Ubi Cantidad Valor % Desc. Subc unitario Portátil Toshiba unidades $ % b. Elaboración nota de devolución Para contabilizar notas de devolución de venta en SIIGO puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Devolución o puedes ingresar por la ruta: Documentos Devolución de compras. La empresa A TODA HORA, Nit , realiza la devolución de 3 unidades del Portátil Toshiba por que presenta deterioro en la pantalla, razón por la cual es necesario registrar una Devolución en Factura (J 099) Campo Factura Fecha 2015 / 09 / 14 Nit (Cliente) TODO EN EL HOGAR S.A.S Motivo de devolución Producto con imperfecto Cantidad 3 Unidades 9. Informes a. Parametrización edades de cartera Para definir los parámetros de los informes de edades de cartera en SIIGO puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Edades o puedes ingresar por la ruta: Cuentas por cobrar Edades de cartera - Actualiza a 5 Columnas

11 Descripción Datos Actualiza a 5 Columnas Modelo 2 Nombre Cartera vencida Rango a a a b. Informes de cuentas por cobrar Para generar informes de cartera, puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Cobrar o puedes ingresar directamente al módulo de Cuentas por cobrar Algunos de los informes de cartera que se pueden y se recomiendan generar en el módulo son: Informe Ruta Datos Estados de cuenta Edades de cartera Movimiento de cartera Cuentas por cobrar Estado de cuenta - Informe Cuentas por cobrar Edades de cartera Informe a cinco columnas Cuentas por cobrar Movimiento de cartera Movimiento auxiliar Extracto de cartera: General A un corte anterior: No Nit: Todos. Nivel: General Modelo a utilizar: 5 A un corte anterior: No Nit: Todos. Cuentas: Todas Pantalla o impreso: Impreso Rango de meses: Todo el año Nit: Todos. Cuentas: Todas