Cursos Modulados: Gestión por procesos y mejora continúa. en las organizaciones de servicio

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1 Cursos Modulados: Gestión por procesos y mejora continúa en las organizaciones de servicio Docente: Dr. Roberto Pittaluga, Lic. Florencia Pittaluga y cols 1. Introducción: El desafío actual de las organizaciones es demostrar su capacidad para diseñar, planificar, realizar, controlar y mejorar sus procesos aplicando el enfoque sistémico con eficacia y eficiencia. Sobre todo en aquellos procesos que tiene alto impacto en la satisfacción de las necesidades y la seguridad del ciudadano. Para ello es fundamental que cuenten con profesionales que cumplan con los perfiles requeridos. Los módulos propuestos permiten adquirir estos conocimientos desde la reflexión de los conceptos teóricos y desde la práctica vinculada a los procesos que se llevan a cabo. También contribuyen de manera sistemática a mejorar los procesos de la organización y a su consecuente eficacia y eficiencia. El equipo cuenta con experiencia para adecuar la formación a los siguientes tipos de servicios: Salud o Hospitalaria o Diagnóstico por imágenes o Farmacia o Esterilización o Laboratorios o Clínicas y sanatorios o Oftalmología o Atención primaria de la salud o Obras sociales o Prepagas 1 Dependiendo de la cantidad de participantes se asignan docentes altamente capacitados cuyos datos principales se anexan a esta propuesta en carácter de tutores-facilitadores-formadores. DR0200-M002- Programa F. y R. Pittaluga y cols. Página 1 de 11

2 o Asociaciones científicas o Colegios médicos Administración pública o Municipios o Secretarias y dependencias o Organizaciones autárquicas Educación o Organizaciones de nivel inicial, primario, medio y superior o Escuelas de formación profesional o Institutos de enseñanza de postgrado o Asociaciones científicas y profesionales Comercialización Desarrollo de software METODOLOGÍA DE TRABAJO Objetivo: Introducir a los participantes en los conceptos de gestión por procesos y su aplicación en las organizaciones de servicio. Permitir la práctica de herramientas de identificación, descripción y mejora de procesos y la mejora continua de los mismos a partir de la aplicación de herramientas de gestión y del trabajo en equipo con enfoque sistémico. Esto permite a los participantes comprender y aplicar conceptos y herramientas de gestión orientadas a la mejora de los procesos que desarrollan a diario permitiendo incorporar una visión por procesos a sus tareas cotidianas y su capacidad para producir cambios favorables y duraderos a las mismas y mejorar la relación con el entorno. Metodología: Se trata de 4 módulos teórico-prácticos básicos de relación secuencial que abarcan los siguientes temas: MÓDULO 1: GESTIÓN POR PROCESOS MÓDULO 2: HERRAMIENTAS DE GESTIÓN MÓDULO 3: DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS MÓDULO 4: MEJORA CONTINUA DR0200-M002- Programa F. y R. Pittaluga y cols. Página 2 de 11

3 Cada módulo tiene una duración de 20 hs. a 24 hs. distribuidas según las necesidades de la organización en bloques no menores de 4 hs. Es recomendable que sean asignados de 2 a 3 días consecutivos para dicha actividad. Cada clase teórica le corresponde un taller práctico de resolución grupal en el que se trabaja de forma integrada, los procesos y temáticas propias de cada equipo, a partir de los procesos que desarrollan a diario. Cada equipo cuenta con un docente- tutor asignado que asiste al grupo tanto de forma presencial como a distancia. Cada módulo cuenta con material teórico y ejercicios que son entregados a cada participante. Además se entrega un test de conocimientos previos y al finalizar el 4º módulo, un test de conocimientos posteriores para identificar los temas de conocimiento e interés de los participantes a lo largo del proceso de aprendizaje. Cada módulo es evaluado por los participantes con encuestas de satisfacción que permite la adecuación de contenidos y forma en el siguiente módulo. Certificado De asistencia y certificado de aprobación (con la entrega de ejercicios y su aprobación) Entrega de material teórico práctico. A su vez, pueden realizarse los siguientes módulos complementarios: MÓDULO 5: Gestión del Factor humano MÓDULO 6: Gestión de los recursos y la infraestructura. Compras y provisión de insumos MÓDULO 7: Gestión de la información MÓDULO 8: Gestión de la calidad MÓDULO 9: Seguridad y salud ocupacional MÓDULO 10: Gestión Ambiental MÓDULO 11: Gestión económico financiera MÓDULO 12: Sistemas integrados e integrables de gestión DR0200-M002- Programa F. y R. Pittaluga y cols. Página 3 de 11

4 A continuación se presenta el programa de cada módulo identificando el tema teórico y el taller relacionado con el mismo. MÓDULO 1 Gestión por procesos Objetivo: incorporar los conceptos de gestión por procesos y enfoque sistémico y aplicarlos en la organización de la que forma parte. Identificar sus procesos sustanciales o críticos y plantear oportunidades de mejora al mismo. Reconocer y aplicar los métodos y herramientas aplicables al ordenamiento, control y mejora de los procesos. Tema a Desarrollar Introducción a los sistemas de gestión integrados e integrables en las organizaciones públicas. Los diez principios de gestión Compromiso de la dirección con la mejora: Definición la misión, visión de la organización. Cómo definir los usuarios y sus necesidades de la organización Gestión por procesos: Cómo determinar los procesos sustanciales. Diagrama de procesos y de interrelación de procesos. Identificación de necesidades y requisitos de proveedores y clientes internos. Comprensión, organización y mejora de los procesos de la OP. Descripción por procesos. Identificación de objetivos de mejora para los procesos. Indicadores y métodos de seguimiento y medición Taller Conformación de los equipos. Determinación de misión y visión Definición de las necesidades y requisitos de la organización Elaboración del diagrama de procesos Interrelación de procesos- Definición de necesidades y requisitos de los proveedores y clientes internos Cuadro de proceso. Identificación de actividades, responsables y puntos críticos de los procesos Determinación de objetivos de mejora e indicadores de gestión para los procesos. Mejora de procesos. Identificación de problemas y Análisis de una oportunidad de planificación de la mejora. Oportunidades de mejora mejora y planificación de acciones Presentación de trabajos-debate y cierre DR0200-M002- Programa F. y R. Pittaluga y cols. Página 4 de 11

5 MÓDULO 2 Herramientas de gestión Objetivo: comprender y experimentar la aplicación de herramientas de toma decisiones, trabajo en equipo, análisis de datos y tratamiento de problemas en los procesos en los que intervienen cotidianamente los participantes. Tema a Desarrollar Herramientas de decisión: Liderazgo. Planificación Estratégica. Análisis FODA Trabajo en Equipo. Reuniones productivas. Tormenta de ideas y voto múltiple Descripción de procesos: Diagrama de Flujo. Puntos críticos de control Análisis de datos: Lista de chequeo recolección datos. Identificación de problemas y oportunidades de mejora. Análisis de causas: Ishikawa Priorización de problemas: Matriz GUT. Análisis y presentación de resultados: Diagramas de Barras. Pareto Diagrama temporal. Diagrama de control Presentación de trabajos-debate y cierre Taller Planificación estratégica FODA Determinación de roles y responsabilidades grupales. Seguimiento evaluación de una reunión productiva. Aplicación de herramientas a la definición de valores de la organización Elaboración de un diagrama de flujo. Registros y recolección de datos Test de Evaluación de Problemas. Elaboración de un diagrama de Ishikawa Elaboración de una matriz GUT Elaboración de un Histograma y un diagrama de Pareto Elaboración un diagrama temporal DR0200-M002- Programa F. y R. Pittaluga y cols. Página 5 de 11

6 MÓDULO 3 Gestión de la documentación de los procesos Objetivo: Analizar la gestión del conocimiento y la información de la organización, plantear necesidades de documentación y determinar su control y uso adecuado. Desarrollar los documentos adecuados para el control de los procesos. Tema a Desarrollar Gestión por procesos y documentación. La documentación al servicio de los procesos Estructura de la documentación en las organizaciones de servicio. Requisitos reglamentarios y legales obligatorios y voluntarios Gestión del conocimiento y de la información en las organizaciones. Impacto de las nuevas tecnologías. Relación entre los procesos y la documentación necesaria para su descripción Realización de procedimientos documentados Diseño de instructivos Registros y formularios Control de los documentos y registros Presentación de trabajos-debate y cierre Taller Relación entre los procesos y la documentación vigente Determinación de los requisitos reglamentarios y legales vigentes obligatorios y voluntarios Análisis de los recursos informáticos actuales y futuros de la organización Matriz de relación de los procesos con los documentos Procedimiento documentado de un proceso Instructivo de una actividad Realización de un registro y formularios Redacción del procedimiento documentado de control de documentos y registros DR0200-M002- Programa F. y R. Pittaluga y cols. Página 6 de 11

7 MÓDULO 4 Mejora continua Objetivo: Comprender los conceptos de mejora continua y aplicar el uso de sus herramientas a la mejora continúa de los procesos. Tema a Desarrollar Ciclo de Deming, enfoque sistémico y toma de decisiones basadas en hechos Seguimiento y medición de procesos: la base para la mejora continua Tablero de mando Encuestas de satisfacción de clientes externos e internos Presentación de resultados: gráficos Tratamiento de no conformidades oportunidades de mejora Acciones correctivas y preventivas: el método para la mejora continua Auditoria Interna y revisiones por la dirección: la autoevaluación para la mejora continua Presentación de trabajos-debate y cierre Taller Identificación de las necesidades de mejora de la organización pública Determinación de objetivos, indicadores, estándares y métodos de seguimiento y medición Realización de un tablero de mando para el control estadístico de los procesos Diseño de una encuesta de satisfacción Gráficos de barra, control y temporales Identificación, descripción y análisis de tratamiento de no conformidades Identificación, descripción y planificación de a implementación de acciones correctivas y preventivas Informe de auditoria interna y revisión por la dirección DR0200-M002- Programa F. y R. Pittaluga y cols. Página 7 de 11

8 Módulos complementarios Tienen una duración de 16 hs. (dos Jornadas de 8 hs. o 4 de 4 hs). Tienen por objetivo profundizar los aspectos vinculados a cada temática y adaptar los contenidos teóricos a las necesidades de la organización. Como tal pueden tener variaciones adecuadas a las necesidades de la organización Módulo 5: Gestión del Factor humano Contenido programático. Diagnóstico de situación actual del factor humano Organigrama actual y análisis crítico Manual de funciones: como confeccionarlo Perfiles para los cargos: relevo de necesidades por funciones y por procesos Análisis de las plantillas de personal actual. Datos para la mejora Planificación estratégica y políticas del factor humano. Selección e incorporación de nuevo personal Necesidades de actualización de competencia y programa de capacitación Evaluación de clima organizacional Motivación y desarrollo del capital humano dentro de la organización Módulo 6: Gestión de los recursos, la infraestructura y compras Identificación de las necesidades de recursos críticos por proceso El Proceso de stock y depósito (protección) de productos críticos. Sistema de seguimiento y trazabilidad de productos Análisis de impacto de la infraestructura actual en los procesos y propuesta de mejora Planificación de cambios en la infraestructura Mantenimiento correctivo y preventivo de la infraestructura. El proceso de gestión de la infraestructura. Control, seguimiento y evaluación de actividades de infraestructura El proceso de compras. Responsables Análisis de la eficacia del proceso actual de compras Selección y evaluación de proveedores. Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores. Método de seguimiento y medición del proceso de compras. DR0200-M002- Programa F. y R. Pittaluga y cols. Página 8 de 11

9 Módulo 7: Gestión de la información Diagnóstico de situación actual respecto del uso y aprovechamiento de la información en la organización Gestión de la información y del conocimiento dentro de la organización El proceso de la información y la mejora de su eficacia. Métodos de comunicación efectiva dentro de la organización Métodos de comunicación efectiva fuera de la organización Protección de la información Sistemas tecnológicos (TICs) al servicio de los procesos y de la información Practicidad y disponibilidad de la información. Indicadores y métodos de seguimiento y medición de la eficacia del los procesos de gestión de la información. Módulo 8: Gestión de la calidad Normas de aplicación voluntaria Requisitos reglamentarios y legales obligatorios Elaboración de Política y objetivos de la calidad Ventajas y beneficios de implementar un sistema de gestión de la calidad Reducción de costos de mala calidad Procesos de dirección para el Sistema de gestión de la calidad Gestión de los documentos y registros Tratamiento de no conformidades Acciones correctivas y preventivas Mejora continua Módulo 9: Seguridad y salud ocupacional Normas de aplicación voluntaria Requisitos reglamentarios y legales obligatorios Elaboración de Política y objetivos de seguridad y salud ocupacional Ventajas y beneficios de implementar un sistema de seguridad y salud ocupacional. Reducción de riesgos y prevención de accidentes Procesos principales de la seguridad y salud ocupacional Registros del sistema Seguimiento y medición de los procesos. Articulación con el sistema de gestión de la calidad. DR0200-M002- Programa F. y R. Pittaluga y cols. Página 9 de 11

10 Módulo 10: Gestión Ambiental Normas de aplicación voluntaria Requisitos reglamentarios y legales obligatorios Elaboración de Política y objetivos de gestión ambiental Ventajas y beneficios de implementar un sistema de gestión ambiental Reducción del impacto ambiental. Procesos principales de gestión ambiental. Identificación de impactos reales y potenciales de los procesos en el medio ambiente. Registros del sistema Seguimiento y medición de los procesos. Articulación con el sistema de gestión de la calidad. Módulo 11: Gestión económico financiera Diagnóstico de situación económico financiera Compras y Rentabilidad. Presupuesto Económico Financiero Tablero de comando. Indicadores. Reportes e Información. Control de costos y reducción de costos de mala calidad Articulación con el sistema de gestión de la calidad Módulo 12: Sistemas integrados e integrables de gestión Articulación de los procesos de los sistemas de calidad, de seguridad y salud ocupacional, de gestión financiera y ambiental. Eficacia y beneficios de implementar un sistema integrado e integrable de gestión El trabajo en red con enfoque sistémico. El Benchmarking, la cooperación y coopetición entre organizaciones. El sistema de gestión integrado como nuevo paradigma de las organizaciones dinámicas y abiertas hacia el futuro. Viabilidad del proyecto. DR0200-M002- Programa F. y R. Pittaluga y cols. Página 10 de 11

11 Cotización: Cada módulo es independiente y se cobra por separado. Dependiendo de la cantidad de participantes, se requiere la participación de docentes tutores por equipo (1 docente cada 10 participantes). Los honorarios docentes no incluyen los traslados y estadías de los mismos si estos fueran requeridos. La facturación y forma de pago es consensuada con el contratante al igual que el valor de los honorarios docentes. DR0200-M002- Programa F. y R. Pittaluga y cols. Página 11 de 11

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