MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DEL DPTO. DE RECURSOS HUMANOS

Transcripción

1 SERVICIO SALUD ARAUCANIA IX REGION AREA NORTE HOSPITAL DR. M. HEYERMANN T. DEPTO. RECURSOS HUMANOS SECC. REG. PERS. Y BTAR. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DEL DPTO. DE RECURSOS HUMANOS

2 ORGANIGRAMA DEPTO. RR.HH. Director del Hospital Jefe del Dpto. Recursos Humanos Asesor Comités MEL Comité Paritario Comité Bipartito Capacitación JEFA DE PERSONAL Encargado de Remuneraciones Ofic..Administrativo Oficial Administrativo Registro- Capacitación Oficial Administrativo Contratos y Resoluciones Ofic. Administrativo Asistencia Oficial Administrativo Remuneraciones

3 INTRODUCCIÓN Considerando que los temas referidos a la gestión de las personas constituyen una parte fundamental de las agendas programáticas de la Reforma del Sector Salud, y que los cambios introducidos en este ámbito, deben enfatizar el trabajo en redes y los servicios descentralizados, es necesario complementar y direccionar el cambio institucional a través del desarrollo y liderazgo de las personas que laboran en el Sector. A continuación se pasan a mencionar los hitos más relevantes de la Reforma en el ámbito de la gestión y desarrollo de las personas. La Ley /2004, que modifica el Decreto Ley 2763/79, establece las bases para la creación de Establecimientos autogestionados, otorgando, al Director del Establecimiento atribuciones en el ejercicio de las funciones de administración del personal destinado a este, en materia de suplencias, capacitación, calificaciones, comisiones de Servicio, reconocimiento de remuneraciones, etc. Además, establece que los Establecimientos autogestionados estarán sujetos a una evaluación anual del Subsecretario de Redes Asistenciales, para verificar el cumplimiento de estándares determinados en diversas materias entre los que se destacan el haber implementado satisfactoriamente sistemas o mecanismos de Gestión y desarrollo de competencias en áreas tales como planificación y control de gestión y gestión; administración de personal; atención y apoyo al usuario; administración financiero-contable y auditoría interna; sistemas de cuenta pública a la comunidad, entre otras. Por otra parte, el nuevo Reglamento Orgánico de los Servicios de Salud (Decreto 140/2004), da una mayor relevancia al área de la gestión de recursos humanos, creando la Subdirección de Recursos Humanos, con dependencia directa del Director de Servicio, así como también, define dentro de la gestión administrativa de los hospitales, específicamente, en el área de la gestión de recursos humanos, funciones que dicen relación con la implementación de sistemas de reclutamiento, selección, inducción, evaluación del desempeño, y formación y desarrollo de las personas, entre otras. El Depto. de Recursos Humanos del Hospital de Angol, se crea en Mayo del año 2005, con anterioridad a este existía la Sección Registro de Personal y Bienestar. Este Departamento cuenta con un Jefe de Depto., Ingeniero Comercial quien posee encomendación de funciones como Jefe del mismo y como tal está bajo su dependencia la Jefe de Sección Registro Personal y Bienestar y un encargado de Remuneraciones, además cuenta con cuatro Oficiales Administrativos.

4 Las funciones asignadas a cada uno de ellos se encuentran a continuación de este manual. Cabe hacer presente que este manual tiene por finalidad, entregar un marco referencia de todas las actividades técnicas-administrativas que desarrollan los funcionarios que conforman este Departamento. Misión La misión del Departamento de Recursos Humanos, es el reclutamiento, selección, desarrollo y bienestar del personal del Establecimiento, para lograr los fines de la Institución, cumpliendo con las normas legales que rigen la Administración Pública. Además promover un clima laboral que facilite una verdadera integración entre todos los funcionarios del Hospital. Optimizar efectivamente el Recurso Humano, en las distintas áreas Médico, Profesional, Técnico, Administrativo y Auxiliar del Hospital de Angol, orientando su accionar a una constante mejora en la calidad de los servicios que presta al usuario interno y externo. Ser un Departamento de Recursos Humanos, que sirva de referencia para la red asistencial, caracterizado por su innovación, ética, eficacia, eficiencia, honestidad, experticia profesional, compromiso y completa satisfacción se sus usuarios. Objetivo del Dpto. RR.HH Promover e impulsar una gestión descentralizada, participativa y motivadora de sus recursos humanos, que fortalezca el compromiso institucional del Servicio y su Establecimiento, y una clara orientación hacia la satisfacción de sus usuarios

5 NOMBRE CARGO : RENE MANUEL LOPETEGUI CARRASCO : PROFESIONAL ( INGENIERO COMERCIAL) GR. 8 E.U.S. Funciones del Jefe de Recursos Humanos 1- Crear en el establecimiento las condiciones organizacionales para lograr una cultura de responsabilidad y de evaluación permanente, conjugando la calidad del desempeño con la productividad de sus recursos humanos. 2- Aplicar y velar por el cumplimiento de normas técnicas en la gestión de los recursos humanos del servicio, así como las disposiciones legales, reglamentarias e instrucciones a que ella deba sujetarse 3- Velar por una eficiente y participativa gestión descentralizada del personal, realizar directamente las actividades de administración de este, manteniendo actualizado los registros de datos personales y debida funcionaria de su dotación. 4- Promover la capacitación y el desarrollo laboral permanente del personal vinculado a la carrera funcionaria en el establecimiento, con el objeto de que los funcionarios cuenten con más y mejores herramientas para cumplir sus funciones de modo eficiente y eficaz. 5- Llevar el control de los cargos de la planta esquemática asignados al establecimiento y estudiar, analizar y proponer las modificaciones o redistribuciones de recurso humano de esa misma planta según las necesidades del establecimiento; con la participación del Director (a). 6- Elaborar los informes que sean requeridos y, en general cumplir todas las funciones y actividades referentes a derechos, obligaciones, responsabilidades y bienestar de los funcionarios. 7- Administrar el sistema de remuneraciones. 8- Velar por la aplicación de estudios de carga de trabajo de manera de ajustar la dotación a los requerimientos de atención. 9- Planificar los procesos de contratación, reconversión y alejamiento del personal de acuerdo a los requerimientos asistenciales del establecimiento. 10- Distribuir las funciones y tareas de la unidad de recursos humanos. 11- Implementar y dar cumplimiento a las políticas y directrices generales que dicte el ministerio de salud. 12- Ejercer las demás funciones que le sean asignadas por el director del establecimiento.

6 RESPONSABILIDADES 1- Supervisión del personal: ejerce supervisión directa sobre el jefe de personal. El numero total de personas que conforman el área administrativa dentro del departamento. 2- Por los resultados del área administrativa: debe responder personalmente ante el Director. 3- Por información confidencial: maneja información confidencial respecto del personal (calificaciones, medidas disciplinarias, etc.) 4- Por valores: es responsable por la administración de los recursos humanos y materiales del departamento. 5- Atención de público: en el desempeño de las funciones propias del cargo normalmente tendrá que atender a los funcionarios del hospital.

7 NOMBRE : SRA. IRIS SALGADO VEGA CARGO : JEFE SECC. REG. PERS. Y BTAR. GR. 12 E.U.S. - POYAR AL JEFE DEL DEPTO. DE RR.HH. EN LA PARTE TÉCNICA ADMINISTRATIVA EN MATERIA DE PERSONAL - ORIENTAR E INFORMAR AL PERSONAL EN MATERIA DE DERECHOS Y OBLIGACIONES - REUNIR ANTECEDENTES E INFORMACIONES EN LAS MATERIAS DE PERSONAL, CUYA RESOLUCIÓN CORRESPONDA A LA DIRECCIÓN DEL HOSPITAL Y PREPARAR LAS RESOLUCIONES RESPECTIVAS. - ASESORAR A LAS JEFATURAS DE SERVICIOS EN LAS MATERIAS ESPECIFICAS DE PERSONAL. - SUBROGAR AL JEFE DE RECURSOS HUMANOS EN SUS AUSENCIAS - DESEMPEÑAR LAS DEMÁS FUNCIONES Y TAREAS QUE LE ENCOMIENDA EL DIRECTOR DEL HOSPITAL - SUPERVISAR Y CONTROLAR LA OFICINA DE PERSONAL Y SUELDOS - REPORTAR INFORMES MENSUALES AL JEFE DEL DPTO DE RR.HH. - ELABORACION DE PRESUPUESTO TRIMESTRAL

8 Tareas Asignadas en Oficina de Personal NOMBRE : CAROLINA NAVARESES ERICES CARGO : OF. ADMINISTRATIVO GR. 23 E.U.S. HORARIO : Lunes a Jueves 8.00 a Viernes 8.00 a RESOLUCIONES EXENTA Bienios Trienios Asignaciones Familiares Prórrogas Asignaciones Sumarios Administrativos Permisos Sin Sueldo Fijación horaria Devolución tiempo libre Permisos Gremiales Asignación Pérdida de Caja Encomendaciones / Designaciones Comités Compras de Servicio Horas extraordinarias Asignación de Turnos Bono Escolar Asignación de Desempeño Acreditación Asignación de Responsabilidad RESOLUCIÓN T. RAZON: Contratos Renuncias Otros ORDINARIOS VARIOS MEMOS CIRCULARES CERTIFICADOS ACTAS RESERVADOS FORMULARIOS CALIFICACIONES INGRESAR INFORMACIÓN AL SIRH REVISIÓN ATRASOS ** Ingreso de contratos nuevos en programa SIRH, definición y provisión de cargos. Antes del cierre de proceso SIRH por INDRA, 12 o 13 de cada mes.

9 NOMBRE : NATALIA URRA URRUTIA CARGO : OF. ADMINISTRATIVO GR. 23 E.U.S. HORARIO : 22 HORAS DE 08:00 a 12:24 hrs. Recibir y tramitar licencias medicas Completar Licencia medica Realizar oficio a Compin o Isapre. Fecha de entrega 72 Horas a contar del Reposo. Certificar Cargas Familiares Verificar cada certificado con Hoja de Vida del funcionario. Realizar Oficio para Asistente Social con los Certificados timbrados anteriormente Resoluciones Asistencia a Cursos Anotar Cursos y/o Talleres Timbrar y anotar en la hoja de vida del funcionario. Boletas PAD Consultorías de Llamadas Atención a Funcionario Según Necesidad de Oficina. Atención de Teléfono Según Necesidad de Oficina Confección de Documentos en forma Memos ocasional según necesidad de Oficina Oficios Resoluciones Citaciones, circulares y Certificados Realizar Asignación Perdida De Caja Verificar en hoja de Vida Realizar oficio para Of. De Sueldo. Coordinar Actividades de Capacitación Supervisar el PAC del hospital de Angol Informar periódicamente los temas que respectan a la capacitación de los funcionarios. Coordinar Capacitación 22 Horas Coordinación de Cursos Hospital Angol.

10 NOMBRE : MARCIA RAILAF SAEZ CARGO : OF. ADMINISTRATIVO GR. 23 E.U.S. HORARIO : Lunes a Jueves 8.30 a Viernes 8.30 a Horas Extraordinarias - Confección de planillas de horas extraordinarias para envió a los Servicios. - Sacar Formulario de marcaje tres veces al mes de reloj control. 2.- Resoluciones - - Dictar resoluciones por Licencias Médicas. - - Acumulación Feriados Legales. - - Reconocimiento bonos escolaridad y especial. - - Prórrogas Asignaciones Familiares. - - Horas Extraordinarias semestral a funcionarios. - - Destinaciones. 3.- Correspondencia - - Recibir correspondencia que llega a la Oficina. - - Digitar - Ordinarios Memos, Fax y Reservados. - - Confeccionar certificados antigüedad y FONASA. - - Realizar pedidos de Escritorio. - - Tramitar Feriados Legales y Permisos - Administrativos. - - Confeccionar Planillas marcaje horario médicos. - - Atención de público y funcionarios. 4.- Control - - Libro de Investigaciones y Sumarios Administrativos - - Honorarios - - Permisos Gremiales

11 NOMBRE : LORENA LOPEZ RIVEROS CARGO : OF. ADMINISTRATIVO GR. 23 E.U.S. HORARIO : Lunes a Jueves 8.00 a Viernes 8.00 a v Recepcionar, registrar, distribuir y archivar correspondencia según corresponda. v Registrar en Hoja de Vida los: ü Datos contractuales de funcionarios v Confeccionar documentos: ü Ordinarios ü Memos ü Circulares ü Certificados v Reservados v Atención del teléfono y público v Realizar: Certificados de Antigüedad Relación de Servicio

12 OFICINA DE REMUNERACIONES NOMBRE : CLAUDIA BRAVO URRA CARGO : OF. ADMINISTRATIVO GR. 23 E.U.S. HORARIO : 44 HORAS DE 08:00 a 17:00 Hrs. ** Revisión Planillas horas extraordinarias (Revisar y corregir) ** Ausentismo MINSAL (Contabilizar Feriados, P.Adm, Lic.Med., cursos) del 29 c/mes hasta fecha entregada por calendario INDRA. (Ej.:09 mayo 05) Antes del 10 de cada mes, según disponibilidad de tiempo. ** Cargar datos Previsionales en PREVIRED.COM e Antes del 07 de cada mes según imprimir Planillas AFP ISAPRES INP, Ley disponibilidad de tiempo. y ** Revisión y corrección por pantalla de los datos Antes del cierre de proceso SIRH por ingresados o modificados en modulo sueldos INDRA, 12 o 13 de cada mes. Recepción Correspondencia, atención publico y Según necesidad de la oficina. citófono. Digitar Oficios, Resoluciones (ocasionalmente), Según necesidad de la oficina. cuadros estadísticos. En caso de producirse ausencias y dependiendo de la fecha debo reemplazar en las siguientes tareas: v Informe de rentas por Licencias Medicas e ingreso de las mismas. v Digitar cuadraturas Informes de gastos. ** Cabe señalar que estas tareas deben realizarse dentro de los 10 primeros días del mes como plazo promedio máximo.

13 MANUAL DEPTO. RR.HH. HOSPITAL NOMBRE : HECTOR NÚÑEZ RATHGEB CARGO : OF. ADMINISTRATIVO GR.14 E.U.S. HORARIO : Lunes a Jueves 8.15 a Viernes 8.15 a Nº1 1. Trabajos - Informes liquidaciones A.F.P. Isapre, para entregar a Contabilidad para su pago. - Modificaciones de Remuneraciones e ingreso de información desctos. cambio A.F.P., e Isapre. - Informe de Licencias Médicas diario valorización mensual. _ Estadística horas extraordinarias y asignación de turno por Servicio. - Planillas Accesorias cuando correspondan. - Cuadratura Planillas de Sueldos y Plan de Cuentas. - Informe fondos de tercero para contabilidad y para su pago, Seguros, Bienestar Caja Ahorro, Coopeuch acciones. - Sumatorias horas extraordinarias y revisión una vez digitadas e impresas. - Valorización de ley 19490, revisión de ley Valorización Licencias T-5, para cobro subsidio INP. 2.- Otros - Atención a público y funcionarios en consultas de Sueldos. - Colaborar con Oficina de Personal.