INSTITUCIÓN MANUEL MARÍA SÁNCHEZ Tecnología e Informática Word

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Natalia Lucero Ojeda
hace 7 años
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1 Combinación de Correspondencia Con la combinación de correspondencia, podemos combinar una lista de datos, tales como nombres y direcciones, con un formulario o plantilla genéricos para crear documentos personalizados tales como cartas, etiquetas postales o sobres. La combinación de correspondencia se utiliza con mucha frecuencia en compañías que necesitan enviar documentos similares a varias personas. A menudo, el nombre del destinatario y otros datos personales se agregan a los documentos estándar para dar una impresión más personal. Elementos de la combinación de correspondencia Al llevar a cabo la combinación de correspondencia se une un documento que contiene texto estándar (documento principal) con otro que contiene elementos o información únicos (origen de datos) para una persona (documento combinado). 1. Origen de datos con información de los destinatarios como, por ejemplo, los nombres y direcciones. 2. Documento principal con los campos de combinación que actúan como marcadores de posición para la información de los destinatarios. 3. Documento combinado resultante. CREACIÓN DE SOBRES, ETIQUETAS Y CARTAS PERSONALES CREACIÓN DE SOBRES Y CARTAS SIN COMBINAR CON DATOS Antes de comenzar a hablar de la combinación de correspondencia, vamos a ver cómo crear sobres o etiquetas escribiendo a mano todos los datos, es decir, sin tener una fuente de datos con la que enlazar, que es a lo que realmente llamamos combinación de correspondencia. Para crear sobres o etiquetas postales, simplemente debemos usar la Ficha Correspondencia Grupo crear Sobres o Etiquetas :

La combinación de correspondencia se utiliza con mucha frecuencia en compañías que necesitan enviar documentos similares a varias personas.

Aparece esta ventana: En este caso vamos a crear una hoja completa de etiquetas escribiendo la dirección de destino a mano y creando copias de las etiquetas en toda la hoja.

lista desplegable Etiquetas y los modelos existentes para cada tipo, de la lista Número de producto. En nuestro caso elegiremos 30 por pagina.

2 Aparece esta ventana: En este caso vamos a crear una hoja completa de etiquetas escribiendo la dirección de destino a mano y creando copias de las etiquetas en toda la hoja. Escribimos la dirección de destino en la ventana y elegimos el tipo de hoja de etiquetas en la que queremos imprimir usando el botón Opciones : Los tipos de etiquetas les elegimos inicialmente de la lista desplegable Etiquetas y los modelos existentes para cada tipo, de la lista Número de producto. En nuestro caso elegiremos 30 por pagina. Tras ello y pulsando el botón Nuevo Documento, dejando marcada la opción Página entera con la misma etiqueta tenemos: COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA CREACIÓN DE ETIQUETAS La parte más útil a la hora de crear sobres, etiquetas o cartas personales, se denomina Combinación de correspondencia y consiste en tener generalmente una lista de personas (el llamado origen de datos) para quien queremos crear un sobre, una etiqueta o crear una carta personal. En nuestro ejemplo vamos a crear etiquetas para los Rectores del Valle del Cauca. Para esto haremos uso de una tabla de datos creada en Excel, aunque también es válido tener el listado en una tabla de o en una Base de Datos Access

Nuestros datos serán: Tendremos que crear un listado con suficiente información como vayamos a necesitar tanto para las etiquetas como para las cartas.

3 Nuestros datos serán: Tendremos que crear un listado con suficiente información como vayamos a necesitar tanto para las etiquetas como para las cartas. Después usaremos en cada caso la que nos haga falta. Este listado se puede hacer en cualquier momento Comenzamos en el proceso de combinación de correspondencia creando unas etiquetas, en este caso para poder enviar las cartas a cada una de las personas que debería acudir a la reunión. El proceso será sencillo ya que dispone de un asistente. En un documento nuevo, vamos a la Ficha Correspondencia Iniciar Combinacion de correspondencia Paso a paso por el asistente para combinar correspondencia: Elegimos la opción que deseemos crear, en este caso etiquetas y pasamos al paso 2: Pulsamos en Opciones de etiqueta y elegimos al igual que vimos en la actividad anterior, el tipo y modelo de las etiquetas: Y pasamos al paso 3: Pulsando en Examinar debemos indicarle al programa en que archivo se encuentra el listado de datos del que va a sacar en este caso la información de las direcciones de destino de cada una de las personas que irán a la reunión: Tras aceptar, si estamos en un libro de Excel, nos preguntará en qué hoja están los datos. En nuestro caso en la Hoja 1 : Y al aceptar aparecen los datos:

Este listado se puede hacer en cualquier momento Comenzamos en el proceso de combinación de correspondencia creando unas etiquetas, en este caso para poder enviar las cartas a cada una de las

4 Aquí podríamos elegir para qué personas hacer las etiquetas. En nuestro caso vamos a hacerlas para todo el mundo de la lista: Pasamos al paso 4: Deberemos rellenar los datos GENÉRICOS de la primera de las etiquetas. Para ello escribiremos a mano los datos que no tengamos en el listado, y la información que tenga que aparecer para cada una de las personas de la lista, como puede ser Señor Rector, I.E., etc. La insertamos añadiendo a la etiqueta el nombre de campo (nombre de la columna) que contenga los datos en la lista de personas. Para acceder a los nombres de las columnas de datos, pinchamos en Más elementos : Aquí seleccionamos cada campo y pulsamos el botón Insertar.

Para ello escribiremos a mano los datos que no tengamos en el listado, y la información que tenga que aparecer para cada una de las personas de la lista, como puede ser

5 Para tener en el documento el resto de etiquetas de la hoja, basta con pinchar el botón Actualizar todas las etiquetas : Y pasamos al paso 5: En este paso podemos ver ya las etiquetas casi definitivas. Si hubiera cualquier error deberá corregirse en el paso anterior y si hubiera cualquier error en los datos de origen, debería corregirse usando la opción Editar lista de destinatarios. El paso 6 será el último:

Si hubiera cualquier error deberá corregirse en el paso anterior y si hubiera cualquier error en los

6 Desde aquí podemos enviar directamente las etiquetas a imprimir (lo cual nunca recomiendo por si hay algo que queramos modificar), o crear un documento nuevo en el que aparecerán las etiquetas en pantalla pero ya COMO SI FUERA UN DOCUMENTO INDEPENDIENTE (Ojo a esta distinción ya que estamos generando 2 documentos: uno que es el que hemos seguido del asistente, que es el que enlaza con el origen de datos; y otro que es el documento final que es totalmente independiente y solo usaremos como paso previo a imprimir). Si pulsamos Editar etiquetas individuales nos aparecerá una ventana en la que nos preguntan para qué personas queremos hacer las etiquetas:

el que hemos seguido del asistente, que es el que enlaza con el origen de datos; y otro que es el documento final que es totalmente independiente y solo usaremos

7 ACTIVIDAD CREACIÓN DE CARTAS PERSONALES En este otro ejemplo vamos a crear una carta personal para cada alcalde y alcaldesa informando del motivo, fecha y hora de la reunión. El proceso será exactamente igual que antes, con la diferencia de que en el paso 1 deberemos elegir la opción Cartas y en el paso 4 deberemos escribir la carta modelo con datos GENÉRICOS de forma semejante a como hicimos las etiquetas en el ejemplo anterior. La carta modelo será algo así: Sr: <<Alcalde>> Cali Valle Oficina. Planeación Departamental, Escribir Fecha Es motivote la presente, invitarle, Sr Alcalde de <<municipio>>, a una reunión, el día <<dia>> a las <<hora>> horas con el fin de tratar el siguiente tema de interés para su Municipio: <<asunto>> Oficina. Planeación Departamental Valle del Cauca Un cordial saludo.

semejante a como hicimos las etiquetas en el ejemplo anterior. La carta modelo será algo así: Sr: <<Alcalde>> Cali Valle Oficina.

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