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1 Procedimiento: Auditorías Internas del Sistemas Integrado de Gestión Código:CM-PC-01-AUSIG Versión: 05 Fecha: 23/08/2012 Página: 1 de 19 CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha Descripción de la modificación 1 9/10/2008 Aprobado mediante la Resolución 129 de /11/ /07/ /10/ /08/2012 Se actualiza la relacionada con los responsables de las actividades, con base en la estructura administrativa que se aprobó mediante el Acuerdo 41 de Se Modifica la codificación, estructura, contenido, normatividad, responsables. Se modifica la normatividad aplicable al procedimiento y ajusta los puntos de control. Se modifica: Normatividad aplicable, actividades del procedimiento, definiciones, formatos y nombre del procedimiento de acuerdo con la nueva versión de la norma ISO AUTORIZACIÓN Elaboración Revisión y Aprobación Técnica Aprobación Metodológica del SIG Firma: Nombre: Fernando Avella : Profesional Firma: Nombre: Laureano Caro : Asesor de Firma: Nombre: Raquel Velasco Chaves : Jefe Oficina Asesora de Planeación VERIFIQUE EN EL LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS QUE ESTA ES LA VERSIÓN VIGENTE ANTES DE UTILIZAR EL DOCUMENTO

2 Procedimiento: Auditorías Internas del Sistemas Integrado de Gestión Código:CM-PC-01-AUSIG Versión: 05 Fecha: 23/08/2012 Página: 2 de OBJETIVO Establecer los pasos necesarios para definir responsabilidades, programar, planificar, ejecutar e informar los resultados de la auditoría interna de calidad, con el fin de evaluar el cumplimiento de los requisitos y la sostenibilidad del SIG, para determinar oportunidades de mejora. 2. ALCANCE Inicia con la elaboración y/o actualización del programa anual de auditoría y su aprobación por el Comité del Sistema Integrado de Gestión y finaliza con el seguimiento a la elaboración, entrega y ejecución del Plan de Mejoramiento por parte del auditado 3. DEFINICIONES ACCIÓN CORRECTIVA Acción tomada para eliminar la(s) causa (s) de una no conformidad detectada u otra situación no deseable. ACCIÓN PREVENTIVA: Acción tomada para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable. ADMINISTRADOR DE LAS AUDITORIAS: Persona que coordina o gestiona las auditorias del SIG. ALCANCE DE LA AUDITORÍA: Extensión y límites de una auditoría. AUDITOR: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría. AUDITOR EN FORMACIÓN: Persona que participa en calidad de observador en las auditorias con el fin de conocer los pasos de una auditoria a partir de la observación. AUDITOR LÍDER: Persona encargada de la coordinación de cada una de las fases de la auditoria individual. AUDITORÍA INTERNA: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA: Resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría. CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito.

3 Procedimiento: Auditorías Internas del Sistemas Integrado de Gestión Código:CM-PC-01-AUSIG Versión: 05 Fecha: 23/08/2012 Página: 3 de 19 COMPETENCIA: Habilidad para aplicar conocimientos y habilidades para alcanzar los resultados esperados. CRITERIOS DE AUDITORÍA: Grupo de políticas, procedimientos o requisitos usados como referencia y contra los cuales se compara la evidencia de auditoría. Nota: Los criterios de auditoría se utilizan como una referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoría. EQUIPO AUDITOR: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos. EXPERTO TÉCNICO: persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo auditor EVALUACIÓN DE LOS AUDITORES Registro que permite evaluar del auditor líder y los auditores acompañantes durante el desarrollo de la auditoría. EVIDENCIA DE LA AUDITORÍA: Registros o declaraciones de hechos o cualquier otra que sea pertinente para los criterios de Auditoría y que son verificables. Nota: La evidencia de la auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa. EVIDENCIA OBJETIVA: Datos que respaldan la evidencia o veracidad de algo. GUÍA: Persona nombrado por el auditado para asistir al equipo auditor. HALLAZGOS DE AUDITORIA: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditoria. NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito. OBSERVACIÓN Recomendaciones o aspectos por mejorar. OBSERVADOR: Persona que acompaña el equipo auditor, pero no audita. PROGRAMA DE AUDITORÍA: Conjunto de una o más Auditorías planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. PLAN DE AUDITORÍA: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría.

4 Procedimiento: Auditorías Internas del Sistemas Integrado de Gestión Código:CM-PC-01-AUSIG Versión: 05 Fecha: 23/08/2012 Página: 4 de 19 RIESGO: Efecto de la incertidumbre en los objetivos. 4. NORMATIVIDAD Norma (número y fecha) Descripción Decreto 4485 de 2010 Por el cual se adopta la NTCGP 1000 de NTC GP1000:2009 Norma Técnica de Calidad para la Gestión Publica Versión NTC ISO 9001:2008 Norma Técnica de Calidad Sistemas de Gestión de la Calidad NTC ISO19011 de 2011 Decreto Distrital 651 de 2011 NTC ISO 9000 de 2008 NTD SIG 001:2011 Directrices para la auditoría de Sistemas de Gestión "Por medio del cual se adopta la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales" Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario La Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales 5. LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN Metrovivienda realizará auditorías internas del SIG como mínimo una vez al año a todos los procesos establecidos en el mapa de procesos en el contexto del Sistema de Integrado de Gestión Los resultados de la Auditoría serán comunicados al representante legal de la entidad y a cada uno de los niveles directivos responsables de los procesos para que implementen acciones de mejoramiento que busquen eliminar las causas de los hallazgos. La evidencia de la auditoria en todo caso deberá estar documentada, por el medio que corresponda, escrito, magnético o electrónico, grafico, magnetofónico, lista de verificación, etc. La administración de las auditorias del SIG, será adelantada por el Asesor de. El Asesor de, al elaborar el Programa Anual de Auditoría, debe conservar el principio de independencia, es decir que ningún auditor audite su propio trabajo.

5 Procedimiento: Auditorías Internas del Sistemas Integrado de Gestión Código:CM-PC-01-AUSIG Versión: 05 Fecha: 23/08/2012 Página: 5 de 19 En la planeación y ejecución de la auditoria se debe dar observancia a los siguientes principios: o Integridad: el fundamento del profesionalismo. o Presentación ecuánime: obligación de reportar con veracidad y exactitud. o Debido cuidado profesional: la aplicación de diligencia y juicio al auditar. o Confidencialidad: seguridad de la. o Independencia: la base para la imparcialidad de la auditoría y la objetividad de las conclusiones de la auditoría. o Enfoque basado en la evidencia: el método racional para alcanzar conclusiones de auditoría fiables y reproducibles en un proceso de auditoría sistemático 6. ANEXOS Anexo 1. Instructivo Perfil y Principios de los Auditores s Anexo 2. Programa de auditoria Anexo 3 Evaluación Auditores Anexo 4 Plan de Auditoria Anexo 5 Lista de Verificación Anexo 6. Informe de Auditoria Anexo 7. Encuesta de Evaluación de AISIG

6 Fecha: 23/08/2012 Página: 6 de DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Elaborar y/o actualizar el programa anual de Auditorías y seleccionar el Equipo Auditor 1 Elaborar el Programa Anual de Auditorías y/o actualizar según la necesidad de ajustes al Sistema Integrado de Gestión, en el anexo 2. Se deberá tener en cuenta para la identificación de objetivos: La madurez del Sistema Resultado de auditorías de años anteriores Cambios del Sistema Cambio en la legislación Requerimientos de la alta dirección o de los clientes En el programa de auditoría se debe asignar los recursos para auditar los aspectos de mayor significancia dentro de los sistemas de gestión. Informes de auditorías anteriores, requerimientos de la gerencia, cambios en la legislación que afecten los procesos, solicitud del cliente interno Asesor de Programa anual de auditoría Punto de : Verificar que como mínimo se programe y realice una Auditoría por proceso durante cada vigencia. Verificar que se diligencie la totalidad de la solicitada.

7 Fecha: 23/08/2012 Página: 7 de 19 2 Aprobar el programa anual de auditoría Interna del SIG Se cita al Comité del Sistema Integrado de Gestión con el fin de presentar para su aprobación el programa anual de auditoría. Programa anual de auditoría Comité Directivo del SIG Citación Comité del Sistema Integrado de Gestión Acta de Reunión El Asesor de informará la aprobación del programa mediante correo electrónico Programa anual de auditoría

8 Fecha: 23/08/2012 Página: 8 de 19 3 Evaluar los auditores y seleccionar el Equipo Auditor Realizar una revisión de los conocimientos, a través de la revisión de los registros de educación, entrenamiento y experiencia en auditoria, así mismo la revisión de las encuestas en las que se evaluaron los grupos auditores del ciclo de auditorías anterior. Así mismo se tendrán en cuenta las acciones realizadas para fortalecer las competencias. Informes de Evaluación Auditorias Anteriores Registro de las capacitaciones de los auditores. Gerenci a General Asesor de o profesional asignado Formato de Verificación de registros de auditores Observación: Además de los métodos relacionados en la actividad para evaluar los auditores el Asesor de podrá seleccionar otros métodos adicionales, 4 Definir objetivos, alcance y criterios de la auditoria individual. Definir para cada una de las auditorias programadas los objetivos, alcance y criterios de auditoria, en el anexo 4 Gerenci a General Asesor de Profesional asignado Plan de Auditoria Observación: Cuando sea necesario el asesor en el anexo 4 podrá asignar observadores.

9 Fecha: 23/08/2012 Página: 9 de 19 5 Comunicar el programa de Auditoria e previa para el desarrollo de la auditoria. Se da a conocer el programa de auditoría a los auditores junto con los campos del plan de auditoria que requieren ser diligenciados por el Asesor de Programa anual de auditoría aprobado Plan de Auditoria interna SIG Asesor de Comunicación interna o correo interno

10 Fecha: 23/08/2012 Página: 10 de 19 Elaborar Plan de Auditoría Interna El auditor líder continua con el diligenciamiento del Plan de Auditoria y lo envía al responsable del proceso a auditar preferiblemente con 8 días de anterioridad a la fecha de realización de la auditoría. 6 Se debe tener un contacto inicial con el auditado con el fin de asegurar la viabilidad de la auditoría y adelantar los ajustes correspondientes cuando se requiera previamente autorizados por el Asesor de. Programa anual de auditoría Líder Equipo Auditor Plan de Auditoría Previo a la elaboración del Plan de Auditoría el líder y el equipo auditor deberán realizar revisión de la del SIG y de los procesos a auditar para lo cual deberá consultar la documentación del SIG en la intranet y demás aplicable a la entidad en la página web e intranet

11 Fecha: 23/08/2012 Página: 11 de 19 Elaborar Lista de Verificación 7 Entre los criterios para elaborar la lista de verificación se encuentran los siguientes: Desempeño de los procesos, Impacto de los procesos en las actividades, resultados de auditorías anteriores, entre otros. Para cada proceso se redactan preguntas o aspectos a evaluar en el mismo orden de acuerdo al ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar). De ser necesario, el auditor líder solicita al responsable del proceso auditado y/o documentos que considere necesarios para preparar la lista de verificación, así mismo, consultar la documentación del SIG en la intranet y demás aplicable a la entidad en la página web e intranet Plan de Auditoría Equipo Auditor Lista de Verificación Punto de : Verificar la consistencia entre la lista de verificación y el plan de auditoria Punto de : Verifique que la lista de verificación incorpore la evaluación de los requisitos aplicables al proceso

12 Fecha: 23/08/2012 Página: 12 de 19 Realizar reunión de apertura 8 Se dará a conocer a través de memorando la hora y fecha en las que se adelantarán de las auditorías internas del SIG, al líder o responsable del proceso del proceso de acuerdo con las áreas a auditar podrá citar otras personas de la Entidad para designarlas como guías. En la reunión de apertura interviene el equipo auditor y el responsable del proceso, este último tiene la potestad de invitar a la reunión a quienes considere pertinente; se tratarán los siguientes puntos: 1) Presentación del equipo auditor y sus funciones, 2) Alcance y objetivo de la auditoría 3) Ratificación del plan de auditoría, 4) La metodología a seguir para la auditoría y para la toma de acciones de mejoramiento 5) Aclaración de inquietudes e inicio de la auditoría. Todas las depend encias Líder Equipo Auditor Comunicación Oficial Interna Listado de asistencia reunión de apertura Punto de control: Listado de asistencia reunión de apertura.

13 Fecha: 23/08/2012 Página: 13 de 19 Desarrollar la auditoría 9 Las evidencias de auditoría se reúnen a través de entrevistas, revisión de documentos, registros, resultados de indicadores, observación física, y otros señalados y se registran en la lista de verificación. Plan de Auditoría Equipo Auditor Lista de Verificación Los hallazgos determinados (No conformidades y/u observaciones) se registran en el formato Lista de Verificación 10 Elaborar del informe final El auditor líder, junto con los auditores acompañantes, elabora y revisa el informe de auditoría para proceder a realizar la entrega del mismo al auditado en la reunión de cierre, de acuerdo con el formato informe de auditoría, Lista de Verificación Equipo Auditor Informe de Auditoría 11 Aprobación del Informe final El asesor de revisará y aprobará el informe final previa a la realización de la reunión de cierre. Informe de Auditoría Interna del SIG Asesor de

14 Fecha: 23/08/2012 Página: 14 de 19 Realizar reunión de Cierre Se realizará una reunión de cierre por cada proceso en el que participa el equipo auditor y el responsable del proceso; este último tiene la potestad de invitar a la reunión a quienes considere pertinente. Se tratarán los siguientes puntos: 1) Revisión del cumplimiento del plan de auditoría, 2) Se informa al responsable del proceso los hallazgos 12 encontrados (No conformidades y/o observaciones) 3) Se realizan las aclaraciones pertinentes, 4) 4) Se hace entrega formal del informe final 5) de auditoría. 6) 5) Dentro de los ocho días siguientes a la recepción el informe, el auditado debe remitir diligenciado a, el formato ECM-PCACPM-FM 01 (Plan de Mejoramiento) debidamente diligenciado de acuerdo con el procedimiento planes de mejoramiento). Equipo Auditor Informe de Auditoría Interna de SIG Listado de asistencia reunión de cierre Punto de control: Verificar que el Informe final este firmado por el responsable del proceso Punto de control: Listado de asistencia reunión de Cierre.

15 Fecha: 23/08/2012 Página: 15 de Consolidar los informes de auditoría por parte de Una vez entregado y firmado el informe final de auditoría por parte del auditado, el auditor líder entrega al Asesor de el plan de auditoría, la lista de verificación y los listados de asistencia reunión de apertura y cierre y el informe de auditoría. El Asesor de al recibir los informes por parte de los auditores líderes, genera un informe consolidado el cual será entregado a la Alta Dirección (ejerciendo las funciones inherente a ) para su conocimiento y toma de decisiones. Evaluar a los Auditores (retroalimentación auditado) Una vez terminadas las auditorías, El profesional de control entregará al Auditado la Encuesta de Evaluación de AISIG, la cual debe ser diligenciada en su totalidad y entregada inmediatamente. realizará la tabulación y análisis y adelantará las acciones a que haya lugar. Informe de Auditoría Interna del SIG Asesor de Asesor de Informe Consolidado Comunicación interna Evaluación de habilidades del Auditor Punto de : El Asesor de se encargará de dar a conocer a la Alta Dirección, el informe consolidado de las Auditorías Internas de Calidad, para que se tomen las decisiones a que haya lugar

16 Fecha: 23/08/2012 Página: 16 de 19 Analizar el desarrollo del programa de Auditoría Adelantar reunión con los auditores internos para analizar el desarrollo del programa de auditoría y determinar oportunidades de mejora Realizar seguimiento plan de mejoramiento El asesor de realiza el seguimiento a la elaboración, entrega y ejecución del Plan de Mejoramiento por parte del auditado. Archivar documentos: Se realiza el archivo de los documentos generados durante la ejecución del procedimiento de acuerdo con los lineamientos de gestión documental FIN DEL PROCEDIMIENTO Asesor de Secretaria y profesionales Informe de seguimiento Punto de : El Asesor de en sus roles de Asesoría y acompañamiento, evaluación y seguimiento, realiza la verificación del cumplimiento a la elaboración y ejecución del Plan de Mejoramiento-formato MEV-MC-00-PL-01

17 Fecha: 23/08/2012 Página: 17 de FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F 9.

18 Fecha: 23/08/2012 Página: 18 de 19

19 7 ANEXO 1: INSTRUCTIVO PERFIL Y HABILIDADES DE LOS AUDITORES INTERNOS DE SISTEMAS DE GESTIÓN El personal de Metrovivienda que apoye la gestión de las Auditorías Internas de la Entidad debe contar como mínimo con los siguientes requisitos: ADMINISTRADOR DE LAS AUDITORIAS Educación: Profesional en cualquier disciplina. Conocimiento: Formación como auditor interno en sistemas de gestión Experiencia Laboral: Tres (3) años en asuntos de control interno. AUDITOR LÍDER: Educación: Profesional en cualquier disciplina. Formación: Formación como auditor interno en sistemas de gestión, Formación en las normas del Sistema a auditar NTCGP 1000:2004 y/o Actualización en la Norma NTCGP 1000:2009, MECI 1000:2005 y/o la ISO 9001:2008 Experiencia Laboral: Mínimo un año en entidades públicas o privadas y/o Mínimo seis (6) meses continuos o discontinuos en Metrovivienda, independientemente su tipo de vinculación. Haber participado en dos auditorías de los sistemas de gestión Habilidades: Tener buena aptitud para aplicar los aspectos pertinentes al Manual de la Calidad del Sistema de Gestión de la Calidad y los procedimientos documentos. Liderazgo, Ético, es decir, imparcial, sincero, honesto y discreto; Ser diplomático, preceptivo y versátil, ante el testimonio y el carácter de los auditados

20 Ser tenaz y decidido, buscando alcanzar los objetivos y dar conclusiones oportunas. Tener mentalidad abierta y observadora, para ser consiente del entorno y estar dispuesto a considerar los diferentes puntos de vista. Colaborador, es decir, que interactúa eficientemente con otros, incluyendo los miembros del equipo auditor y el personal del auditado AUDITOR ACOMPAÑANTE Educación: Conocimientos Técnicos, tecnólogos o Profesionales, en cualquier disciplina Formación como auditor interno en sistemas de gestión, Formación en las normas del Sistema a auditar NTCGP 1000:2004 y/o Actualización en la Norma NTCGP 1000:2009, MECI 1000:2005 y/o la ISO 9001:2008 Experiencia: Mínimo tres (3) meses continuos o discontinuos en la Entidad independientemente su tipo de vinculación. Haber participado en una auditoria de los sistemas de gestión. Habilidades: Tener buena aptitud para aplicar los aspectos pertinentes al Manual de la Calidad del Sistema de Gestión de la Calidad y los procedimientos documentos. Ser diplomático, preceptivo y versátil, ante el testimonio y el carácter de los auditados Ser tenaz y decidido, buscando alcanzar los objetivos y dar conclusiones oportunas. Tener mentalidad abierta y observadora, para ser consiente del entorno y estar dispuesto a considerar los diferentes puntos de vista. Así como ser ético, buscando la sinceridad y honestidad con la persona auditada. Colaborador, es decir, que interactúa eficientemente con otros, incluyendo los miembros del equipo auditor y el personal del auditado.

1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. RESPONSABLE 4. DEFINICIONES. 4.1 Auditor Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría.

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