RADICACIONES DE COMUNICACIONES INTERNAS O MEMORANDOS GESTIÓN ADMINISTRATIVA FECHA DE APROBACIÓN:

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1 1. OBJETIVO: Proporcionar los lineamientos generales para la gestión de comunicaciones oficiales internas de la Contaduría General de la Nación en el Sistema de Gestión Documental Orfeo. 2. DEFINICIONES: Orfeo: Sistema de gestión documental desarrollado inicialmente por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios (SSPD) en Colombia, licenciado como software libre bajo licencia GNU/GPL para compartir el conocimiento y mantener la creación colectiva libre. Orfeo permite la gestión de los documentos de una entidad, manteniendo los registros de manera automatizada, con importantes ahorros de tiempo, costos y recursos así como el control sobre los documentos. TRD (Tablas de Retención Documental): Tablas que contienen las series, subseries y tipos documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Tipificación: Clasificación de un documento a un tipo documental. Ajustar varias cosas semejantes a un tipo o norma común. Tipo documental: Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogéneos. Radicación: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.

2 Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador. Asignación: Establecimiento de lo que corresponde a algo o alguien para un determinado objetivo. Archivo virtual: Función a través del cual se guardan documentos. 3. MARCO LEGAL: Ley 734 de 2002, por la cual se expide el código disciplinario único, Art. 34 Numerales 1, 5, 22 y Art. 35 Numerales 8, 13 y 21. Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Decreto 2578 de 2012, por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto número 4124 de 20 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado. Decreto 2482 de 2012, por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión, cuyo objetivo es contribuir al Plan de Eficiencia Administrativa y Cero Papel y el Plan de Racionalización de Trámites. Decreto 2609 de 2012: Reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y dicta otras disposiciones en materia de Gestión Documental. Decreto 3666 de 20: Por medio del cual se consagra El Día Nacional de los Archivos en Colombia. Directiva presidencial Nº de 2012, Eficiencia administrativa y Lineamientos de la política cero papel en la administración pública.

3 Resolución 357 de 2010, por medio de la cual se actualizan las tablas de retención documental de la Contaduría General de la Nación. NORMA INTERNACIONAL ISO Sistema de Gestión de la Calidad NORMA TECNICA DE LA CALIDAD NTCGP1000:2009 NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC-ISO 14001:20 Sistema de Gestión Ambiental NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC-OHSAS 18001:2007 Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional 4. DOCUMENTOS RELACIONADOS: Tablas de retención documental Plantillas de comunicaciones internas Sistema de Gestión Documental Orfeo (SGD), Manual del Usuario Manual didáctico de comunicaciones internas 5. DOCUMENTOS ANEXOS: N/A 6. PROCEDIMIENTO: NO. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO 1 Proyectar y anexar la comunicación Se proyecta la comunicación con la plantilla establecida para comunicaciones internas dispuesta en el recurso compartido, ubicado en el escritorio del PC. Se genera radicado en el sistema Orfeo. Se anexa dicha comunicación al SGD Orfeo. Documento proyectado anexado en el SGD Orfeo.

4 2 Revisión del coordinador de grupo o líder del proceso 3 Aprobación RADICACIONES DE COMUNICACIONES INTERNAS O Una vez anexada la comunicación, se debe tipificar y asignar a expediente. Para más claridad dirigirse al Manual del Usuario Orfeo. Toda comunicación debe ser revisada por el coordinador de grupo, (en el caso que exista), o por el líder del proceso. A través de la opción de VoBo. Los líderes de proceso pueden asignar comunicaciones sin tipificar y asignar expediente. Si el documento es aprobado, el líder del proceso devuelve al Coordinador de Grupo o a su secretaria el documento por la opción de aprobación. En caso contrario, se reasigna al servidor público para que realice los cambios pertinentes. Coordinador de grupo y/o líder del proceso Líder del proceso y/o coordinador de grupo Esta actividad no es de carácter obligatoria, debido a que los coordinadores de grupo y líderes de proceso son autónomos en la aprobación de los documentos. Servidor Público

5 4 5 Radicación e impresión virtual Firma virtual Reasignación de la comunicación La Secretaria del líder del proceso radica el documento. El líder del proceso o la Secretaría del líder del proceso marcan el documento como impreso. Nota: Una vez el documento haya sido marcado como impreso; para objetos prácticos de la directiva presidencial de cero papeles; significa que el documento ha sido firmado. Firmas virtuales autorizadas opción marcado como impreso: Contador General de la Nación, Subcontadores, Secretario General, Secretario Privado y Coordinadores GIT autorizados por superior inmediato. Los servidores públicos antes mencionados podrán autorizar; si ellos lo consideran, a su secretaria para que tengan la opción de marcado como impreso dentro del SGD-Orfeo. El líder del proceso o la Secretaria del líder del proceso envían la comunicación al proceso destino. Para más detalle remítase al Manual didáctico de comunicaciones internas. Nota 1: Una vez enviada la comunicación, esta desaparecerá de las carpetas personales del Orfeo, para una posterior consulta se puede usar la opción de informados o "Hacer Seguimiento", o consultar la comunicación mediante la opción de consultas. Secretaria Oficina que produce el documento Servidores públicos autorizados para firma virtual Secretaria Oficina que produce el documento Servidores públicos autorizados para firma virtual

6 6 Archivo de gestión Todas las secretarias y servidores públicos que sean encargados de archivos de gestión, deberán llevar un archivo virtual a través del Orfeo. Este archivo virtual debe guardar correspondencia con las tablas de retención documental de cada dependencia. Líderes de proceso Secretarias Servidores Públicos 7 Archivo virtual Cuando una comunicación ha sido tramitada podrá ser archivada o marcada como No requiere respuesta NRR. Nota 2: El estado ideal del Orfeo es no tener comunicaciones asignadas, es decir, siempre tener la cuenta en "0"(ceros). Para esto periódicamente se deben tramitar y archivar las comunicaciones. Coordinador GIT 8 Comunicaciones con copia de otros destinatarios Para enviar copia de alguna comunicación se podrá utilizar la opción Informar. registro Nota: La totalidad de la ejecución de las actividades descritas deben ser alineadas a las Políticas del Sistema Integrado de Gestión Institucional (Política de calidad, Política del Sistema de Gestión Ambiental, Política del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional, Políticas del Sistema de Control Interno y Políticas del Sistema de Desarrollo Administrativo) lo que contribuirá al cumplimiento misional, la satisfacción de las partes interesadas y al éxito sostenido del SIGI.

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