Cód. M-COM-UPW-31 USUARIO PAGINA WEB ICERTIFICA. Aprobado por la Gerencia General, con fecha

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1 Cód. M-COM-UPW-31 USUARIO PAGINA WEB ICERTIFICA Aprobado por la Gerencia General, con fecha Aplicación: a partir del

2 Página 2 de 81 INDICE 1. OBJETIVO ALCANCE RESPONSABILIDADES DEFINICIONES EQUIPOS Y MATERIALES DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Registro de Empresa en Pagina Web Zona Pública Zona Cliente Ingreso pagina por primera vez Zona Privada Menú MI ESCRITORIO Funcionalidad de la Página Web Registro Empresa Solicitante Solicitar Certificado Paso 1 Información Principal Paso 2 Seleccionar Datos Paso 3 Datos de Trabajadores Paso 4 Verificador y Envió Ingreso Usuario Registrado Solicitar Certificado Paso 1 Información Principal Paso 2 Seleccionar Datos Paso 3 Datos de Trabajadores Paso 4 Verificador y Envió Tabla de Detalle Búsqueda de Documentos Empresas Representadas Empresas Apoderadas Empresas Solicitantes Solicitudes Certificados Empresas Principales Empresas Contratistas Obras, Faenas o Servicios Registradas Modulo de Mensajería Solicitudes con Observaciones Reportadas...43

3 Página 3 de Gestión de Sobres Usuarios Consultores Resultado Carga nomina Trabajadores Pago por Transferencia Bancaria Modulo Registro y Mantención Ingreso al Modulo Registro Empresa Solicitante Registro Empresa Principal Registro Empresa Contratante Registro de Obra, Faena o Servicio Consulta Modificaciones Apoderados Cambio de clave Condiciones del Servicio Acceso usuario a carga masiva REGISTRO DE CAMBIO..81

4 Página 4 de 81 1 OBJETIVO El presente documento tiene como propósito establecer el manejo y uso de la página Web de icertifica S.A., para sus usuarios. 2 ALCANCE Este documento establece los procedimientos y requisitos que serán aplicados por icertifica S.A. para solicitar los certificados y puedan ser emitidos verificando el monto y estado de cumplimiento de las obligaciones laborales y previsionales de los contratistas y subcontratistas respecto de sus trabajadores. 3 RESPONSABILIDADES El objetivo principal es la seguridad en la realización de las solicitudes y transacciones que involucre el traspaso de información confidencial. Las declaraciones son secretas, razón por la que icertifica S.A., se ha preocupado de desarrollar un sistema confiable que resguarde debidamente los datos que se trasmiten a través de su sitio en Internet. No obstante, la confidencialidad de la información depende también de las empresas que se registren en la página Web, por lo que el cuidado y resguardo de las Claves Secretas, la comunicación a un tercero de su Clave Secreta, se asume que esa persona se encuentra debidamente autorizada por la empresa para presentar las solicitudes de certificado, rectificarlas y en general consultar cualquier antecedente relacionado con ellas. Lo anterior, sin perjuicio de la eventual responsabilidad civil o penal que pudiese derivarse de su utilización en forma indebida. Una vez que se ingresa la Clave Secreta, toda la información transmitida y recibida viaja en forma segura, a través de un sistema confiable y de una tecnología llamada "Encriptación", que codifica los datos con un código secreto de manera que nadie puede encontrar sentido al mensaje mientras se está transmitiendo. Cuando el mensaje llega a su destino, el programa decodifica la información para poder ser visualizada.

5 Página 5 de 81 4 DEFINICIONES Para efectos de este documento se entiende por: a) Empresa Principal: La persona natural o jurídica dueña de la obra, empresa o faena en la cual se desarrollan los servicios o ejecutan las obras contratadas o subcontratadas. b) Contratista: La persona natural o jurídica que, en virtud de un acuerdo contractual, se encarga de ejecutar obras o servicios, por su cuenta y riesgo, con trabajadores bajo su dependencia, para una empresa principal, en la que se desarrollan los servicios o ejecutan las obras contratadas. c) Subcontratista: La persona natural o jurídica que, en virtud de un acuerdo contractual, se encarga de ejecutar obras o servicios, por su cuenta y riesgo, con trabajadores bajo su dependencia, para un contratista, en la que se desarrollan los servicios o ejecutan las obras contratadas. d) Certificado: El instrumento que verifica el monto y estado de cumplimiento de las obligaciones laborales y previsionales del contratista y/o subcontratista respecto de sus trabajadores, incluidas las eventuales indemnizaciones legales que correspondan por término del contrato de trabajo. e) Remuneraciones: Las contraprestaciones en dinero y las adicionales en especie avaluables en dinero que debe percibir el trabajador del empleador por causa del contrato de trabajo. f) Cotizaciones Previsionales: La cuota con que los trabajadores y empleadores deben concurrir en forma obligada y por mandato legal a los regímenes de Seguridad Social, para financiar y garantizar el cumplimiento de sus fines. g) Indemnizaciones Legales: Son aquellas que se devengan al término de la relación laboral por la causal de término de contrato contemplada en el inciso primero, del artículo 161, del Código del Trabajo, por ser ésta la única causal que da derecho a una indemnización legal. En consecuencia, las indemnizaciones a revisar serán; indemnización por años de servicio y la indemnización sustitutiva del aviso previo, si corresponde. 5 EQUIPOS Y MATERIALES Sistemas Computacionales. Servicio Internet. Navegador Internet Explorer

6 Página 6 de 81 6 DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD 6.1 Registro de Empresa en página web Zona Pública La página principal (Home) de icertifica S.A. es la portada o también llamada Zona Pública (Inicio), en la cual se dan a conocer las ventajas y diversos contenidos del servicio.

7 Página 7 de 81 La Zona Pública se compone de los siguientes módulos que contienen información general de icertifica S.A: inicio, Quienes Somos, Productos y Servicios, Tarifas y Valores, Centros de Recepción, Contactos, Noticias y Validar Certificado. Inicio: Esta pantalla muestra el inicio y la página principal de icertifica S.A., en donde se encuentran los campos de acceso (Rut usuario y contraseña) y un menú de consultas y descripciones como son inicio, quienes somos, productos y servicios, tarifas y valores, sucursales, contactos y noticias. Quienes Somos: Es una reseña histórica de nuestra empresa icertifica S.A. Productos y Servicios: Presenta las características del producto, servicio y condiciones de éste. Tarifa y Valores: Nos muestra un modelo específico del Tarificador indicando los ítems de cada aspecto que forma parte de la verificación (tabla de cálculo inicial, el cual podría sufrir variaciones al final de una verificación). Centro de Recepción: Presenta claramente la ubicación de cada una de nuestros Centros de Recepción a nivel nacional, Horario de atención y Numero telefónica de la mesa de ayuda. Contacto: Opción que permite mantener un contacto directo con nuestra empresa icertifica S.A., realizando consultas, reportes de problemas o sugerencias. Noticias: Opción que tiene el propósito de informar los acontecimientos y hechos relacionados con nuestra empresa icertifica y otras empresas. Validar Certificado: Opción que permite a una empresa principal, sin ser usuario de la pagina Web icertifica S.A., validar la veracidad del certificado entregado por una empresa contratista. Acceso a Clientes: Opción que permite ingresar a la Zona Privada de la página de icertifica S.A.

8 Página 8 de Zona Clientes Ingreso página por primera vez Las empresas que requieran efectuar el proceso de verificación de sus obligaciones laborales y previsionales, deberán previamente registrar a un usuario (persona natural relacionada directamente con la empresa) en la página Web de icertifica S.A., aceptando las condiciones del uso de servicios vía Internet (administración del sistema, protocolos de seguridad y confidencialidad de la información). Este registro se realiza seleccionando el botón Ingresar Aquí en donde se abrirá una nueva aplicación con los campos disponibles para ingresar los datos personales que solicita esta aplicación (Rut, Nombre, Teléfono, Correo Electrónico), luego de ingresar los datos selecciona enviar. Una vez que los datos fueron registrados correctamente, el nuevo usuario recibirá un correo electrónico (a la dirección de correo que ingresó al momento de registrarse como usuario), en donde se indica la contraseña de acceso para comenzar a operar en la página de icertifica S.A., con la contraseña ya recepcionada puede ingresar a la página en los campos de Acceso Clientes.

9 Página 9 de Zona Privada Menú MI ESCRITORIO Una vez ingresado él Rut y la clave de acceso en la página se abre la aplicación del menú Mi Escritorio. Dentro de esta aplicación se encuentra la barra de herramientas que nos entrega los siguientes modulo: Escritorio, Solicitar Certificado, Pago por Transferencia Bancaría, Registro y Mantención, Transferencia de Archivo, Menú Documentos. Escritorio: Opción que nos permitir situarnos en la pantalla de inicio de la página en la Zona Privada. Solicitar Certificado: Opción que permite Buscar Solicitudes y Crear Solicitud de Certificado. Pago por Transferencia: Opción de Pago de Certificados por Traspaso Bancario, que permite pagar por internet los certificados que se haya solicitado por esta vía. Para hacer efectivo el traspaso, los valores asociados al pago de los certificados deben ser transferidos desde una cuenta corriente de su empresa a la cuenta de icertifica S.A., esta actividad se describe en Punto 6.9 Registro y mantención: Opción que permite registrar y realizar mantención a los diferentes puntos que se encuentran en ésta, como son: registro empresas solicitante, registro empresa principal, registro empresa contratante, registro de obra o faena, consulta modificaciones, apoderados, cambio de claves y condiciones de servicios, la forma de realizar mantención (editar) de los datos registrados para la empresa solicitante, empresa principal, empresa contratista, obras faenas o servicios, esta actividad se describen en el Modulo de Mantención Punto 6.10

10 Página 10 de 81 Transferencia de archivos: Sistema que permite transferir archivos e imágenes desde un ambiente Web, a los sistemas de icertifica., a través del Modulo Transferencia de Archivos, median cuatro procesos: Centralizada (por empresa), Descentralizada (por solicitud), según indica procedimientos Cód.-M-COM-TAVW-129 Transferencia de Archivo Vía Web. Archivo A.F.C, según indica procedimiento Cód.- M-COM-TAAFC-131 Transferencia de Archivos AFC. Carga Masiva, Formato de estos archivos según indica procedimiento Cód. DI-COM-DACMS-132 Descripción de Archivos Carga Masiva de Solicitudes. Cada envió de archivos y documentos que se realice utilizando estos procesos queda registrado directamente en los sistemas de icertifica. Menú Documentos: Dentro de ésta opción se encuentran diferentes procedimientos y documentos, los cuales tiene la finalidad de aclarar dudas y necesidades de los usuarios, estos son: Acreditación I.N.N. EV 013 Acreditación de Idoneidad Anexo de Trabajadores A.F.C Ant. para Solicitar Certificados Descripción de Archivo Cliente Instalación de ActiveX Ley Subcontratación Nº Manual Usuario Página Web Manual Usuario Principal Preguntas Frecuentes icertifica Protocolo De Confidencialidad Reglamento Tarifas de Verificación Transferencia de Archivo A.F.C Transferencia de Archivos Web

11 Página 11 de 81 Otros puntos a considerar dentro de la aplicación MI ESCRITORIO son: Solicitar Certificado: Opción que permite generar una solicitud de certificado. Búsqueda de Documentos: Permite realizar la búsqueda de una solicitud en particular, con su respectivo certificado en el caso que se encuentre disponible. Empresas Representadas: Opción que permite al Representante Legal de una empresa visualizar el detalle de cada una de las empresas representadas. Empresas Apoderadas: Opción que permite al Apoderado de una empresa visualizar el detalle de cada una de las empresas de las cuales se les entrego atribuciones. Empresas Solicitantes: Opción que permite visualizar las empresas solicitantes de certificado. Solicitud: Opción que permite visualizar las Solicitudes realizadas por una empresa determinada. Certificado: Opción que permite visualizar los certificados emitidos. Empresas Principales: Opción que permite visualizar aquellas empresas a las cuales se les presta servicio ya sean empresas contratista o Sub contratistas Empresa Contratista: Son aquellas empresas a las cuales se les presta servicio por las empresas Sub contratistas. Obras Registradas: Son aquellas obras registradas dentro de un Rut Empresa ya sean contratistas o subcontratistas, por las cuales se solicitará un certificado. Solicitudes con Observaciones Reportadas: Opción que permite mantener informados de las solicitudes que posee observaciones a los usuarios, apoderados y representantes legales. Además permite enviar respuesta de las observaciones por escrito y transferencias de archivos e imágenes. Gestión de Sobres: Opción que permite modificar sucursal de entrega del sobre, al encargada de trámite de la empresa (persona que retira sobre), además permite solicitar entregas anticipada de sobre. Usuarios Consultores: Opción que permite aprobar o rechazar solicitudes de autorización para usuarios de empresas principales. Resultado Carga Nomina Trabajadores: Opción que permite comparar nomina de trabajares ingresada en la solicitud versus la nomina de trabajadores de la empresa principal.

12 Página 12 de Funcionalidades de la Página Web Registro Empresa Solicitante El procedimiento de Registro de una Empresa Solicitante se genera directamente a través de la página de icertifica S.A., en ésta se encuentran las herramientas necesarias para realizar esta acción. En MI ESCRITORIO se puede iniciar la creación de una Solicitud de Certificado, a través de las opciones Solicitar Certificado, a través del Botón Verde Solicitar Certificado o en Registro y Mantención (dentro de ésta seleccionar Registro Empresa Solicitante) Solicitar Certificado La función de esta aplicación es crear una solicitud de certificado, al ingresar se visualizar el siguiente mensaje Este usuario no tiene Empresas solicitantes registradas. Quiere registrar una empresa ahora?, al aceptar nos permite registrar los siguientes antecedentes: Datos de Empresa Solicitante: Rut, Razón social, Domicilio, Teléfono, Región, Ciudad, Comuna.

13 Página 13 de 81 Datos de Afiliación de la Empresa: Indicar a que Caja de Compensación se encuentra afiliada la empresa y a que mutualidad: Datos del Representante Legal: Rut, Nombre Completo, Correo Electrónico, Teléfono, botón Editar información. Registro de Usuario: Información ingresada en el registro de usuario, al momento de crear una solicitud el sistema lo informa como antecedente de ésta. Completados los antecedentes solicitados se presiona registrar y el sistema almacenará automáticamente los datos, al realizar esta acción el sistema muestra la ventana de solicitud de Certificado, ofreciendo así la opción de solicitar inmediatamente o cuando se desee. Si la opción es solicitar inmediatamente se debe continuar ingresando los antecedentes solicitados.

14 Página 14 de Paso 1 Información Principal Se debe seleccionar una de las dos opciones que se menciona, Empresa principal o Empresa contratista, y presionar siguiente paso Paso 2 Seleccionar Datos 1. Si su selección es Empresa Principal en el paso anterior, se solicitara los datos de Empresas Principal, Obra, faena o servicios en la que se presentara el certificado, Responsable de la obra (figura en el certificado), Encargado de Trámite y Periodo de Certificación. En los ítems se selecciona INGRESARE NUEVA INFORMACION para ingresar los datos en cada uno de los ítems.

15 Página 15 de 81 Datos de Empresa principal: En el primer ítem muestra el Rut y Razón Social de la Empresa Solicitante que ya fue registrada anteriormente, en el segundo ítem debe ingresar Rut y Razón Social de la empresa, Teléfono, Región Ciudad, Comuna y vigente (corresponde al estado actual de la empresa principal), en el tercer ítem debe ingresar Rut y Nombre completo del Representante Legal. Completados los antecedentes solicitados se presiona registrar y se desplegará una ventana emergente que indica que la operación se realizó correctamente, se debe presiona Aceptar, y el sistema almacenará los datos, al realizar esta acción pantalla vuelve a la ventana anterior, dejando la empresa principal registrada.

16 Página 16 de 81 Obra en la que se presentará el certificado: En el primer ítem muestra el Rut y Razón Social de la Empresa Solicitante que ya fue registrada anteriormente, segundo ítem solicita Nombre de la Obra, Faena o Empresa, Número de Centro de Costo, Domicilio, Región, Ciudad, Comuna y vigente (corresponde al estado actual de la obra faena o servicio). Completados los antecedentes solicitados se presiona registrar y se desplegará una ventana emergente que indica que la operación se realizó correctamente, se debe presiona Aceptar, y el sistema almacenará los datos, al realizar esta acción el sistema vuelve a la pantalla anterior, dejando la obra, faena o servicio registrada. Responsable de la Obra: En el primer ítem muestra el Rut y Razón Social de la Empresa Solicitante que ya fue registrada anteriormente, segundo ítem Datos Encargado Obra o Faena Rut, Nombre Completo, Correo Electrónico, Teléfono, Celular.

17 Página 17 de 81 Completados los antecedentes solicitados se presiona registrar y se desplegará una ventana emergente que indica que la operación se realizó correctamente, se debe presiona Aceptar, el sistema almacenará los datos, al realizar esta acción el sistema vuelve a la pantalla anterior, dejando los datos del responsable obra registrado. Encargado de Trámites: En el primer ítem muestra el Rut y Razón Social de la Empresa Solicitante que ya fue registrada anteriormente, segundo ítem Datos Encargado Obra o Faena Rut, Nombre Completo, Correo Electrónico, Teléfono, Celular. Completados los antecedentes solicitados se presiona registrar y se desplegará la siguiente ventana emergente que indica que la operación se realizó correctamente, se debe presiona Aceptar, el sistema almacenará los datos, al realizar esta acción el sistema vuelve a la pantalla anterior, dejando los datos encargado de trámites registrado. Periodo de Certificación: Se registra seleccionado el Mes y Año a Certificar, como se demuestra en la siguiente imagen: Seleccionado el Mes y Año a Certificar, se debe presionar el botón Siguiente Paso, se plegara una ventana emergente con el siguiente mensaje El periodo seleccionado para la solicitud es: mes/año Desea continuar?. Si el periodo indicado en mensaje es correcto se debe presionar Aceptar, al realizar esta acción el sistema automáticamente pasar al paso 3 Datos Trabajadores, de lo contrario si el periodo indicado en mensaje esta incorrecto se debe presionar Cancelar, el sistema automáticamente se posicionara para seleccionar nuevamente el periodo a certificar.

18 Página 18 de Si su selección es Empresa Contratista en el paso anterior, se solicitara los datos de Empresas Principal, Empresa para la cual se presentará el Certificado (Empresa Contratista), Obra, faena o servicio en la que se presentara el certificado, Responsable de la obra (Figura en el certificado), Encargado de Trámite y Periodo de Certificación. En los ítems se selecciona INGRESARE NUEVA INFORMACION para ingresar los datos en cada uno de los ítems.

19 Página 19 de 81 Datos de Empresa principal: En el primer ítem muestra el Rut y Razón Social de la Empresa Solicitante que ya fue registrada anteriormente, en el segundo ítem debe ingresar Rut y Razón Social de la empresa, Teléfono, Región Ciudad, Comuna y vigente (corresponde al estado actual de la empresa principal), en el tercer ítem debe ingresar Rut y Nombre completo del Representante Legal. Completado los antecedentes solicitados se presiona registrar y se desplegará una ventana emergente que indica que la operación se realizó correctamente, se debe presiona Aceptar, y el sistema almacenará los datos, al realizar esta acción pantalla vuelve a la ventana anterior, dejando la empresa principal registrada.

20 Página 20 de 81 Empresa para la cual solicita el Certificado (Empresa Contratista): En el primer ítem muestra el Rut y Razón Social de la Empresa Solicitante que ya fue registrada anteriormente, en el segundo ítem debe ingresar Rut y Razón Social de la empresa, Domicilio, Teléfono, Región Ciudad, Comuna y vigente (corresponde al estado actual de la empresa contratista), en el tercer ítem debe ingresar Rut y Nombre completo del Representante Legal. Completado los antecedentes solicitados se presiona registrar y se desplegará una ventana emergente que indica que la operación se realizó correctamente, se debe presiona Aceptar, el sistema almacenará los datos, al realizar esta acción el sistema vuelve a la pantalla anterior, dejando la empresa contratista registrada.

21 Página 21 de 81 Obra en la que se presentará el certificado: En el primer ítem muestra el Rut y Razón Social de la Empresa Solicitante que ya fue registrada anteriormente, segundo ítem solicita Nombre de la Obra, Faena o Empresa, Número de Centro de Costo, Domicilio, Región, Ciudad, Comuna y vigente (corresponde al estado actual de la obra faena o servicio). Completado los antecedentes solicitados se presiona registrar y se desplegará una ventana emergente que indica que la operación se realizó correctamente, se debe presiona Aceptar, y el sistema almacenará los datos, al realizar esta acción el sistema vuelve a la pantalla anterior, dejando la obra, faena o servicio registrada. Responsable de la Obra: En el primer ítem muestra el Rut y Razón Social de la Empresa Solicitante que ya fue registrada anteriormente, segundo ítem Datos Encargado Obra o Faena Rut, Nombre Completo, Correo Electrónico, Teléfono, Celular. Completados los antecedentes solicitados se presiona registrar y se desplegará una ventana emergente que indica que la operación se realizó correctamente, se debe presiona Aceptar, el sistema almacenará los datos, al realizar esta acción el sistema vuelve a la pantalla anterior, dejando los datos del responsable obra registrado.

22 Página 22 de 81 Encargado de Trámites: En el primer ítem muestra el Rut y Razón Social de la Empresa Solicitante que ya fue registrada anteriormente, segundo ítem Datos Encargado Obra o Faena Rut, Nombre Completo, Correo Electrónico, Teléfono, Celular. Completados los antecedentes solicitados se presiona registrar y se desplegará la siguiente ventana emergente que indica que la operación se realizó correctamente, se debe presiona Aceptar, el sistema almacenará los datos, al realizar esta acción el sistema vuelve a la pantalla anterior, dejando los datos encargado de trámites registrado. Periodo de Certificación: Se registra seleccionado el Mes y Año a Certificar, como se demuestra en la siguiente imagen: Seleccionado el Mes y Año a Certificar, se debe presionar el botón Siguiente Paso, se desplegara una ventana emergente con el siguiente mensaje El periodo seleccionado para la solicitud es: mes/año Desea continuar?. Si el periodo indicado en mensaje es correcto se debe presionar Aceptar, al realizar esta acción el sistema automáticamente pasar al paso 3 Datos Trabajadores. De lo contrario si el periodo indicado en mensaje esta incorrecto se debe presionar Cancelar, el sistema automáticamente se posicionara para seleccionar nuevamente el periodo a certificar.

23 Página 23 de Paso 3 Datos de Trabajadores En este paso se ingresan los medios de información, en conjunto al listado de los trabajadores que van a certificar en la solicitud. Total de trabajadores dependientes de la empresa Seguro de Invalides y Sobrevivencia (SIS): Se registra la totalidad de los trabajadores dependientes de la empresa. Fuentes de Información para Certificar: Se registra marcando de acuerdo a lo siguiente: Cotizaciones RE (Recaudación Electrónica Caja los Andes), PreviRed, Manual o una combinación entre ellas. Empleados a Certificar: Existen dos formas de ingresar los antecedentes de los trabajadores: 1. Ingresar a través de archivo (ADT Mes/Año): Formatos establecidos en procedimiento Cód.DI-COM-USC-33-Descripción de archivos cliente, además se encuentra en la pagina un ejemplo con la estructura del archivo como también existe un link para descargar archivo de ejemplo, como se demuestra a continuación. Si la acción es subir el archivo (ADT), se debe presionar el botón examinar, esta opción desplegara una ventana emergente que permite buscar el archivo que contiene a los trabajadores a certificar.

24 Página 24 de 81 Seleccionado el archivo se debe presionar el botón Abrir, para finalizar la acción se debe presionar el botón Enviar, como se demuestra en recuadro: Esta operación genera automáticamente una validación del archivo, y en el caso que el archivo no cumpla con los formatos establecidos en procedimientos Cód.DI-COM-USC-33- Descripción de Archivos Cliente, se visualizara el siguiente recuadro en el cual se indica el detalle de los errores encontrados en la validación (línea del errores y glosa del error), a vez se puede ver el archivo de trabajadores (ADT Mes/Año) pinchando el link Ver archivo, o bien eliminar el archivo, para volver a subir pinchando el Link Eliminar archivo : Si el archivo no presenta ningún problema se visualizara una ventana emergente con el siguiente mensaje El Archivo contiene XX trabajadores (número de trabajadores informados en el archivo), se cargaron XX trabajadores (número de trabajadores cargados), se debe presionar el Botón Aceptar, según recuadro:

25 Página 25 de 81 Aceptado la acción se desplegara la nomina de los trabajadores, como se demuestra en el siguiente recuadro: En esta pantalla nos permite revisar los trabajadores antes de crear la solicitud, en donde podremos ingresar manualmente un nuevo trabajador, eliminar trabajadores, editar los datos de los trabajadores, o bien eliminar completamente el archivo en caso de haber cometido un error en la selección del archivo. 2. Ingreso Manual: El registro de los trabajadores a certificar se debe realizar uno a uno con los siguientes datos Rut, Dígito Verificador, Nombre Completo de Trabajador, Tipo de Contrato (Indefinido, Plazo, Obra o Faena), Código Causal de Finiquito, como se demuestra en la siguiente imagen:

26 Página 26 de 81 Ingresados los datos, se visualizar el registro en esta pantalla donde nos permite revisar los trabajadores antes de crear la solicitud, en donde podremos ingresar manualmente a un nuevo trabajador, eliminar trabajadores, editar los datos de los trabajadores, o bien eliminar trabajadores. A continuación se visualiza el Tarificador Plan General 6 (Tabla que proporciona el cálculo del monto total de los trabajadores ingresados). Debe ingresar la cantidad de trabajadores por concepto, estos datos y cobros pueden sufrir modificaciones en el envió de información. Luego de ingresar los datos en el Tarificador, para continuar con la solicitud se de presionar siguiente paso y se desplegar una ventana emergente que indica el periodo seleccionado para solicitud, se presiona Aceptar, pasando al siguiente paso Verificación y Envió.

27 Página 27 de Paso 4 Verificador y Envió En esta pantalla se visualizara toda la información ingresada por el usuario, datos Empresa Principal, Empresa Solicitante, Empresa Contratista (según selección en Paso 1), Obra Faena o Servicio, Representante de la Obra, esto con el fin de ser revisar antes de la creación de la solicitud, en caso de existir errores se debe pinchar el link Volver al paso anterior, para corregir estos datos. Finalizada la revisión y no detectar errores nos encontramos con una declaración jurada que al momento se pinchar el botón enviar solicitud de certificado, la empresa acepta toda responsabilidad penal que se genere en caso de falsedad de la información y antecedentes proporcionada en la solicitud.

28 Página 28 de 81 Al seleccionar Enviar Solicitud de Certificado aparece el siguiente mensaje Se acaban de realizar la siguiente acciones: Se ingreso la solicitud (Nº folio) con los datos consignados, Se Asocio al periodo Mes/Año de la solicitud (Nº folio). Al aceptar la ventana emergente, se abre automáticamente un documento PDF con la información de la solicitud enviada (datos de la empresa solicitante, datos del encargado de obra, datos de la empresa principal, empresa contratista, si la hubiera, anexo de los trabajadores a certificar).

29 Página 29 de Ingreso Usuario Registrado Un usuario ya registrado y que haya realizado solicitudes anteriormente tiene acceso a la página solo ingresando su Rut y contraseña, podrá visualizar los puntos y conceptos relacionados con la solicitud de certificado en trámite y autorizadas, antecedentes de las empresas, ya sea empresa principal, empresa contratista y empresa subcontratista, certificados emitidos, además para realizar una nueva solicitud sólo debe seleccionar una de las opciones que ofrece la zona privada Mi Escritorio, por las cuales se puede realizar una solicitud. Los pasos siguientes son exactamente igual que la solicitud que se realiza por primera vez, ya que los antecedentes ingresados anteriormente quedan registrados, también existe la opción de ingresar nueva información, ya sean antecedentes de una empresa o de una persona. Para cursar una solicitud de certificado por segunda vez se deberá ingresar a través de la página en acceso al cliente ingresando con Rut de Usuario más contraseña y seleccionando el tipo usuario Usuario Contratista. En caso que el usuario olvidé su contraseña se digita el Rut de Usuario y se selecciona Olvidó su contraseña?, se desplegara una ventana emergente que indica la dirección de correo electrónico donde se enviara la contraseña, de acuerdo a lo siguiente. Realizada esta acción el sistema enviará automáticamente un correo electrónico al registro que figure en los sistemas de icertifica S.A., éste correo indicará los datos del usuario y el número de contraseña.

30 Página 30 de 81 Ingresada su clave de acceso en la página tendrá acceso a la zona privada Mi Escritorio Solicitar Certificado La función de esta aplicación permite crear una solicitud de certificado seleccionando las empresas ya existentes o crear una nueva Empresa Solicitante, seleccionado el botón INGRESARÉ NUEVA INFORMACION. Al presionar el link Rut empresa o de la Razón social, se abre la solicitud de Certificado Paso 1 Información Principal

31 Página 31 de Paso 1 Información Principal Se debe seleccionar una de las dos opciones que se menciona, Empresa principal o Empresa contratista, y presionar siguiente paso Paso 2 Seleccionar Datos 1. Si su Selección es Empresa Principal En el paso anterior, se podrá seleccionar los datos de Empresas Principal, Obra, faena o servicios en la que se presentara el certificado, Responsable de la obra (Figura en el certificado), Encargado de Trámite, ya registrados en la base datos del usuario o de los contrario seleccionar INGRESARE NUEVA INFORMACION, en donde se registraran los nuevos antecedentes. 2. Si su Selección es Empresa Contratista En el paso anterior, se podrá seleccionar los datos de Empresas Principal, Empresa para la cual se presentará el Certificado (Empresa Contratista), Obra, faena o servicio en la que se presentara el certificado, Responsable de la obra (Figura en el certificado), Encargado de Trámite, ya registrados en la base de datos del usuario o de lo contrario seleccionar INGRESARE NUEVA INFORMACION, en donde se registraran los nuevos antecedentes.

32 Página 32 de 81 Seleccionados los antecedentes y el Periodo de Certificación, se debe pinchar el botón siguiente paso, una vez realizada esta acción se continuara con el paso 3 Datos trabajadores Paso 3 Datos trabajadores En este paso se ingresan los medios de información, en conjunto al listado de los trabajadores que van a certificar en la solicitud. Total de trabajadores dependientes de la empresa Seguro de Invalides y Sobrevivencia (SIS): Se registra la totalidad de los trabajadores dependientes de la empresa. Fuentes de Información para Certificar: Se registra marcando de acuerdo a lo siguiente: Cotizaciones RE (Recaudación Electrónica Caja los Andes), PreviRed, Manual o una combinación entre ellas.

33 Página 33 de 81 Empleados a Certificar: Existen dos formas de ingresar los antecedentes de los trabajadores: 1. Ingresar a través de archivo (ADT Mes/Año): Formatos establecidos en procedimiento Cód.DI-COM-USC-33-Descripción de archivos cliente. 2. Ingreso Manual: El registro de los trabajadores a certificar se debe realizar uno a uno con los siguientes datos Rut, Dígito Verificador, Nombre Completo de Trabajador, Tipo de Contrato (Indefinido, Plazo, Obra o Faena), Código Causal de Finiquito. Ingresados los trabajadores, ya sea a través de archivo o en forma manual, esta pantalla nos permite revisar los trabajadores antes de crear la solicitud, en donde podremos ingresar a un nuevo trabajador, eliminar trabajadores, editar los datos de los trabajadores, o bien eliminar trabajadores. Completada la revisión de los datos de los trabajadores, se visualiza el Tarificador Plan General 6 (Tabla que proporciona el cálculo del monto total de los trabajadores ingresados). Donde se debe ingresar la cantidad de trabajadores por concepto, estos datos y cobros pueden sufrir modificaciones en el envió de información. Para continuar con la solicitud se de presionar siguiente paso y se desplegar una ventana emergente que indica el periodo seleccionado para solicitud, se presiona Aceptar, pasando al siguiente paso Verificación y Envió Paso 4 Verificador y Envió En esta pantalla se visualizara toda la información ingresada por el usuario, datos Empresa Principal, Empresa Solicitante, Empresa Contratista (según selección en Paso 1), Obra Faena o Servicio, Representante de la Obra, esto con el fin de ser revisar antes de la creación de la solicitud, en caso de existir errores se debe pinchar el link Volver al paso anterior, para corregir estos datos.

34 Página 34 de 81 Finalizada la revisión y no detectar errores nos encontramos con una declaración jurada que al momento se pinchar el botón enviar solicitud de certificado, la empresa acepta toda responsabilidad penal que se genere en caso de falsedad de la información y antecedentes proporcionada en la solicitud.

35 Página 35 de 81 Al Seleccionar Enviar Solicitud de Certificado aparece el siguiente mensaje Se acaban de realizar la siguiente acciones: Se ingreso la solicitud (Nº folio) con los datos consignados, Se Asocio al periodo mes/año a la solicitud (Nº folio). Aceptada la ventana emergente, se abre automáticamente un documento PDF con la información de la solicitud enviada (datos de la empresa solicitante, datos del encargado de obra, datos de la empresa principal, empresa contratista, si la hubiera, anexo de los trabajadores a certificar).

36 Página 36 de Tabla de Detalle En esta Tabla de Detalle se puede visualizar cada aspecto determinado que tiene relación con un proceso de solicitud y de certificación. Esta tabla se compone de los siguientes conceptos Búsqueda de Documentos, Empresas Representadas, Empresas Apoderadas, Empresas Solicitantes, Certificado en trámite, Empresas Principales, Empresas Contratistas, Obras Registradas. Cada concepto reflejara una cantidad determinada de registro Búsqueda de Documentos Dentro de Mi escritorio existe la opción para buscar Solicitudes y Certificados de una forma más directa, seleccionado el botón BUSCAR, como se demuestra en la siguiente imagen:

37 Página 37 de 81 Se visualiza la pantalla que permite buscar Solicitudes y/o Certificados ingresando uno o más criterios de búsqueda como lo son Folio, Periodo, Rut empresa solicitante, Rut Empresa Principal, Certificado (Todos, Sin Certificado, Con Certificado), Fecha Solicitud Desde Hasta, una vez ingresos los criterios, se debe presionar el botón BUSCAR : La página mostrará el resultado de la búsqueda encontrada en sistema, de acuerdo a lo siguiente: Fecha, Folio, Periodo Empresa Solicitante, Rut, Razón Social Empresa Principal, Rut, Razón Social Documentos: Solicitud: posee la opción Ver para visualizar la solicitud creada y la opción Borrar para eliminar la solicitud en el caso de error, opción Certif., una vez liberado el certificado se visualiza la opción Ver para revisar y descarga directamente el Certificado, Ingreso Trab., esta opción permite revisar un detalle de los trabajadores ingresados en la solicitud, además una auditoria en caso si los trabajadores sufrieron cambio en el transcurso de la verificación.

38 Página 38 de Empresas Representadas Son aquellas en las cuales el representante legal es el que tiene el dominio general de toda la información que se maneja a través de la página icertifica S.A. El contenido de este punto muestra los siguientes datos clasificados por Empresas Autorizados y Empresas No Autorizados. Empresa Autorizadas al seleccionar Detalle, se visualizar los datos de la Empresa Representada (Rut, Razón Social, Usuario que registro), Apoderados (Nombre y los link Eliminar y Modificar), Obras, Faena o Servicios Autorizadas (Centro de Costo, Nombre de la obra), Obras, Faenas o Servicios No Autorizadas (Centro de Costo, Nombre de la Obra, además el link Autorizar, el cual cambia el estado a autorizada). Empresa No Autorizadas al seleccionar Detalle, se visualizar los datos de la Empresa Representada (Rut, Razón Social, Usuario que registro), Apoderados (mensaje No existe registro de apoderados para esta empresa), Agregar (permite agregar datos del usuario que será designado como apoderado), formada de designar apoderados se describe en el Punto Apoderados.

39 Página 39 de 81 La formada de Aceptar las condiciones se describe en el Punto Condiciones del Servicio Empresas Apoderadas Son aquellas en las cuales el representante legal le da la atribución para manejar el dominio general de una empresa a través de la página icertifica S.A. El contenido de este punto muestra los siguientes datos clasificados por Empresa Autorizadas y Empresas No Autorizadas (Rut, Razón Social, Usuario que registro, Detalle, Condiciones de Servicio): En la opción Detalle se visualizar a la Empresa Representada (Rut, Razón Social, Usuario que registro), Obras Autorizadas Y Obras No Autorizadas (hace referencia a la acción de autorización, para cambiar el estado se selecciona el link Autorizar y automáticamente cambia el estado a autorizada).

40 Página 40 de Empresas Solicitantes Son aquellas que utilizan el servicio de icertifica S.A., para Certificar el Cumplimiento de Obligaciones Laborales y Previsionales. El contenido de este punto muestra los siguientes datos: Rut Empresa, Razón Social, Editar al seleccionar este link la empresa puede modificar la información registrada anteriormente, se clasifican por autorizados y no autorizados, Editar al seleccionar este link la empresa puede modificar la información registrada anteriormente, formada de editar se describe en el Modulo de Mantención Punto Solicitudes Opción que permite visualizar las Solicitudes realizadas por una empresa determinada, el contenido de este punto muestra los datos clasificados de la siguiente forma: Fecha, Folio, Periodo, Empresa Solicitante (Rut, razón social), Empresa Principal (Rut, razón social), Documentos (Solicitud, Certificado, Ingreso Trab.).

41 Página 41 de Certificados Opción que permite visualizar los certificados emitidos, el contenido de este punto muestra los datos clasificados de la siguiente forma: Fecha, Folio, Periodo, Empresa Solicitante (Rut, Razón Social), Empresa Principal (Rut, razón social), PDF Empresas Principales Son aquellas empresas a las cuales se les presta servicio ya sean empresas contratista o Sub contratistas (estas deberán presentar el certificado según el orden de empresas, el cual es el siguiente de subcontratista a contratista y de contratista a empresa principal). Dentro de ésta aplicación se muestra Rut Empresa, Razón Social, Estado, Editar al seleccionar este link la empresa puede modificar la información registrada anteriormente, formada de editar se describe en el Modulo de Mantención Punto 6.9

42 Página 42 de Empresa Contratista Son aquellas empresas a las cuales se les presta servicio por las empresas Sub contratistas (estas deberán presentar el certificado según el orden de empresas, el cual es el siguiente de subcontratista a contratista). Dentro de ésta aplicación se muestra el Rut Empresa, Razón Social, Estado, Editar al seleccionar este link la empresa puede modificar la información registrada anteriormente, formada de editar se describe en el Modulo de Mantención Punto Obras, Faena o Servicios Registradas Son aquellas obras registradas dentro de un Rut empresa ya sean contratistas o subcontratistas, por las cuales se solicitara un certificado, Dentro de ésta aplicación se muestra el Rut Empresa, Razón Social, Centro de Costo, Nombre, Estado, Editar al seleccionar este link la empresa puede modificar la información registrada anteriormente, formada de editar se describe en el Modulo de Mantención Punto 6.9

43 Página 43 de Modulo de Mensajería Esta aplicación permite al usuario visualizar y responder observaciones detectadas en proceso de verificación, ya sea escribiendo un mensaje aclarando la observaciones o adjuntado documentación faltante Solicitudes con Observaciones Reportadas Son aquellas solicitudes con observaciones detectadas en el proceso de verificación, que se encuentren asociadas a un usuario en particular, estas observaciones también pueden ser visualizadas por el representante legal y apoderados. En el siguiente desarrollo se procede a detallar los pasos para visualizar y responder solicitudes con observaciones reportadas, se debe seleccionar el link Ver de la Tabla Detalle. Es importante señalar que el plazo de entrega del Certificado se detiene al existir observaciones y dependiendo del horario de la respuesta, ésta será procesada según el siguiente horario: Antes de las 12:00 am., el mismo día, después de las 12:01 pm., al día hábil siguiente de la respuesta, en el evento de no recibir respuesta por parte de la empresa, trascurrido 10 días hábiles desde la recepción de las observaciones, se procederá a dar Cierre y/o Anulación de la Solicitud de Certificado, en el estado que se informan en archivos adjuntos, estas acciones se realizaran dependiendo de la modalidad de pago de la Solicitud de Certificado, adquirido por la empresa.

44 Página 44 de 81 Esta pantalla nos ofrece los siguientes criterios de búsqueda, para visualizar solicitudes con observaciones: Empresa Solicitante: Opción que permite seleccionar una empresa para consultar la solicitudes con observaciones. Ver: Opción de búsqueda de solicitudes de acuerdo a los siguientes estados: Todas, Vigentes, Cerradas y Anuladas. Folio: Opción que permite ingresar número de folio de la solicitud para realizar búsqueda. Periodo: Opción de búsqueda ingresando periodo a verificar ejemplo: año, mes. Fecha Desde: Criterio de búsqueda que permite ingresar una fecha de inicio del envío de las observaciones. Fecha Hasta: Criterio de búsqueda que permite ingresar una fecha de termino de la consulta de envió de observaciones. esta opción funciona en conjunto con la opción anterior Fecha Desde. Ingresado uno o más de estos criterios de búsqueda se debe presionar el botón BUSCAR, en aquellos casos que se desee modificar los datos para realizar una nueva búsqueda, se debe presionar el botón LIMPIAR.

45 Página 45 de 81 Realizada la acción Buscar, se visualizar los siguientes datos, como resultado de esta: Fecha Obs., Folio Solicitud y Estado solicitud.: Indica fecha del envío de las observaciones, número de folio de la solicitud el cual corresponde a un link, al pinchar sobre él se podrá visualizar la solicitud o certificado, además permite visualizar el estado de la solicitud (vigente, cerradas y anuladas). Rut Empresa - Razón Social: Rut y Razón social de la solicitud con observación. Observaciones: Mensaje tipo de reporte de observaciones y/o causa de esta. Archivo(s) con Obs.: Archivo(s) enviados desde icertifica con el resultado del proceso de verificación y/o imágenes de documentación incorrecta. Envío: Corresponde los datos del envió de la observación, en el cual se informa fecha y hora, destinatario (usuario), (usuario). Acción: Corresponde a dos estado para realizar gestión como lo son: 1. Responder: Opción que permite realizar respuestas de observaciones a icertifica vía texto o transfiriendo documentación faltante para el proceso. 2. Ver Resp: Opción permite visualizar la última respuesta realizada por usuario. Histórico: Esta opción permite ver un registro de todas las observaciones enviadas al cliente con sus respectivas respuestas relacionadas a una solicitud en particular. Para responder una observación el usuario debe seleccionar la opción Responder, como se demuestra en la siguiente imagen:

46 Página 46 de 81 Al seleccionar Responder se visualizar una pantalla con el detalle del envío de la observación (Folio Solicitud, Fecha envío, Nombre Destinatario, Rut Destinatario, Archivo(s) con Obs. y Observación), además en la opción Su respuesta se permite ingreso hasta caracteres para redactar una respuesta: Para responder observaciones el usuario tiene dos alternativas: 1. Responder solo a través de texto: Esta opción es cuando el usuario solo escribe un texto o mensaje para justificar observaciones, como se demuestra en la siguiente imagen:

47 Página 47 de 81 Escrita la respuesta se debe presionar el botón Enviar, se visualizara el mensaje Se enviará su respuesta a icertifica Desea continuar?, este mensaje posee dos opciones: Aceptar y Cancelar, si se presiona Aceptar se visualizara un mensaje que indica que se ha enviado correctamente su respuesta a icertifica, de lo contrario si la selección es Cancelar quedara en la misma pantalla para poder cambiar el texto escrito o tomar otra opción para responder la observación. 2. Responder enviado documentación: Esta opción permite adjuntar documentación faltante o complementaria para responder observaciones, ya sea a través de imágenes o de archivos Se debe seleccionar el botón Adjuntar, y automáticamente quedara en la pantalla de Transferencia de archivos Descentralizada

48 Página 48 de 81 La forma para realizar transferencia de archivos e imágenes, se describen en el procedimiento Cód.-M-COM-TAVW-129 Transferencia de Archivo Vía Web, punto 6.3 Opción Descentralizada. Realizada exitosamente la transferencia de archivos e imágenes, se visualizara en la página una ventana emergente con el siguiente: Archivos enviados exitosamente Desea continuar transfiriendo archivos a su respuesta?, como se demuestra en la siguiente imagen. Al presionar la opción Si la página regresa nuevamente a la pantalla de Transferencia de archivos Descentralizada, para realizar nueva selección del tipo de archivos y documento que será transferido.

49 Página 49 de 81 Al presionar la opción No la página retorna a la pantalla Respuesta de Observación Informada, en donde para terminar la respuesta se debe escribir un texto explicando la observación, para luego seleccionar el botón Enviar, como se demuestra en recuadro Al seleccionar el botón Enviar, aparecerá una ventana emergente con el siguiente mensaje Se enviará su respuesta a icertifica Desea continuar?, este mensaje posee dos opciones: Aceptar y Cancelar, si se presiona Aceptar se visualizara un mensaje que indica que se ha enviado correctamente su respuesta a icertifica, de lo contrario si la selección es Cancelar quedara en la misma pantalla para poder cambiar el texto escrito en respuesta a la observación. Posterior a la acción de responder se visualizara la pantalla Solicitudes con observaciones reportadas

50 Página 50 de 81 En esta pantalla en la columna Acción se verá el estado Ver Resp. esta opción aparece siempre y cuando exista una respuesta anterior a la observación, al seleccionar el link Ver Resp., se visualizara la pantalla Respuesta de observación informada Esta pantalla nos entrega dos nuevas opciones: 1. Ver última respuesta: Al seleccionar este link se verá el detalle con los datos de la última respuesta, como se demuestra a continuación: 2. Reenviar: Esta opción permite enviar una nueva respuesta completaría a la observación, ya sea escribiendo texto en cuadro Su Respuesta o seleccionando el botón Adjuntar, para enviar nuevos archivos e imágenes.

51 Página 51 de Gestión de Sobre Opción que permite modificar la sucursal de entrega del sobre, al encargada de trámite de la empresa (persona que retira sobre), además permite solicitar entregas anticipada de sobre. En el siguiente desarrollo se procede a detallar los pasos a seguir para modificar los datos del sobre, al presionar el link Ver se visualizar una pantalla de gestión de sobre, de acuerdo a la siguiente imagen: Esta pantalla nos permite seleccionar la empresa asociada al sobre por la cual se realizara la gestión, una vez seleccionada la empresa se debe presionar el botón Buscar, o bien el botón Limpiar, para volver a realizar una nueva selección. Si la opcion seleccionada es Buscar, se visualizar la informacion de los sobres existentes, que aun están en proceso y no han sido devueltos por icertifica, como se demuestra en la siguiente imagen:

52 Página 52 de 81 Para realizar cambios al sobre se debe seleccionar el link que indica el folio de sobre, como se demuestra a continuación: Posterior a la selección en la pantalla se visualizaran los siguientes datos, que pueden ser modificados, según la siguiente imagen: R.U.T Pers. Retira: Rut de la persona encargada de retirar sobre en las oficinas de icertifica o en las sucursales de la caja los andes. Nombre Pers. Retira: Nombre de la persona encargada de retirar sobres en las oficinas de icertifica o en las sucursales de la caja los andes. Sucursal de devolución: Lista de sucursales pertenecientes a la caja de los andes. Observación: El llenado de este campo es de carácter obligatorio, debido que en este se debe informar los motivos por los cuales se están efectuando cambio a lo declarado en el sobre.