MANUAL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO [Cód.: MSGI-01 - Rev.: 01 - Fecha: 19/Oct./2011]

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1 w w w. c a r g o t r a n s. c l MANUAL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO [Cód.: MSGI-01 - Rev.: 01 - Fecha: 19/Oct./2011] Preparado por: Revisado por: Aprobado por: Firma / Nombre / Cargo Claudio Cortés Polanco Consultor Luis Pérez Carabantes Subgerente General David Schiappacasse M. Gerente General

2 Í N D I C E PÁG. Capítulo I: Introducción al Manual del Sistema de Gestión Integrado (SGI) 1.1 Objetivo Revisiones y control de distribución 3 Capítulo II: Descripción de la empresa 2.1 Presentación de la empresa Estructura organizacional Comunicación 4 Capítulo III: Declaración documental del Sistema de Gestión Integrado 3.1 Alcance del SGI Política Integrada Mapa de Procesos Descripción de la interacción de Procesos 6 Capítulo IV: Descripción del Sistema de Gestión Integrado 4.1 Planificación del SGI y mejoramiento continuo Procedimientos documentados del SGI Conformidad con los requisitos normativos 9 Capítulo V: Modificaciones al Manual del SGI 5.1 Cuadro de modificaciones 10 Página 2 de 10

3 CAPÍTULO I: INTRODUCCION AL MANUAL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO 1.1. OBJETIVO Cargotrans S.A. tiene grandes exigencias en la realización de su servicio. Para este efecto, se consideró necesario implementar un Sistema de Gestión Integrado (en adelante SGI) basado en las Normas ISO 9001 Gestión de Calidad, ISO Gestión Ambiental y OHSAS Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional, que permita la existencia de acciones controladas dentro de la empresa. El presente Manual del SGI, tiene como objetivo describirlo en forma general, haciendo referencia a las actividades que tienen relación con el alcance del mismo REVISIONES Y CONTROL DE DISTRIBUCION La elaboración, distribución y control del Manual del SGI es responsabilidad del Representante de Gerencia, siendo la revisión y aprobación responsabilidad del Gerente General de Cargotrans S.A. Las modificaciones que se realicen al Manual del SGI, deberán quedar identificadas en el cuadro de modificaciones, que se encuentra al final del presente Manual (punto 5.1 Cuadro de modificaciones ). Página 3 de 10

4 CAPÍTULO II: DESCRIPCION DE LA EMPRESA 2.1 PRESENTACION DE LA EMPRESA Transportes Cargotrans Tarapacá S.A. inició sus actividades el 31 de mayo de 1994, como una empresa de responsabilidad limitada, como una extensión en el área del transporte de combustible de las empresas del holding de los hermanos Roberto y David Schiappacasse, parte de la división norte de Transportes Schiappacasse. Posteriormente, y a raíz de la disolución de la sociedad, el 1º de diciembre del año 2000, la empresa cambia su razón social a Transportes Cargotrans Tarapacá S.A., ampliando además su giro a otros rubros del transporte, como el transporte terrestre de carga general, transporte de vehículos, transporte de menaje de hogar, transporte de carga especial, sobredimensionada y especialidades mineras. Como continuadora de Transportes Schiappacasse, nuestra empresa cuenta con una trayectoria y experiencia de más de 50 años dedicada al transporte terrestre, con participación activa en la mayoría de los proyectos minero de la región, tanto en su etapa de construcción como de operación. Entre estos proyectos se cuenta: Escondida, Collahuasi, Cerro Colorado, Choquelimpe (Minera Villacollo), Maricunga, Pelambres, Quebrada Blanca, Altamina (Perú), entre otros. 2.2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Para Cargotrans S.A. el capital humano es lo más valioso. Se cuenta con el manual de procedimientos M3-RH Recursos Humanos, el cual considera seis puntos: 1) Organigrama, 2) Descriptores de Cargos y Responsabilidades, 3) Contratación, 4) Inducción, 5) Capacitación, 6) Vacaciones, Permisos y otros. 2.3 COMUNICACIÓN La comunicación en Cargotrans S.A. se realiza a través de reuniones, informes, correos electrónicos, memorándums y charlas al personal (de seguridad, ambientales, informativas, etc.), contando para esto con los equipos adecuados (computadores con internet, teléfonos, celulares, radios en faenas, fax, etc.). Frente a una emergencia: Comunicación de la emergencia: se debe informar inmediatamente a la Gerencia General, al teléfono de la oficina central: (57) (Alto Hospicio). Responsabilidades: el liderazgo para dar respuesta a una emergencia estará en manos del Gte. General o Subgerente Gral. en su reemplazo, quien coordinará en conjunto con las otras jefaturas los planes de acción que corresponda. Comunicación oficial con la comunidad: el único autorizado para entregar comunicados oficiales a la comunidad es el Gerente General, lo cual tiene como objetivo el evitar confusiones y malos entendidos que pudiesen generarse por más de dos versiones en la información. Por lo mismo, queda prohibido a los trabajadores (incluidos contratistas) entregar entrevistas, etc. a medios de comunicación u otros. En el punto 4.10 Comunicación Interna y Externa de M1-SG Sistema de Gestión, se describe más detalles en esta materia. Página 4 de 10

5 CAPÍTULO III: DECLARACION DOCUMENTAL DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRADO 3.1 ALCANCE DEL SGI La gerencia de Cargotrans S.A. sabe que la calidad de su servicio empieza con el conocimiento y revisión de los requisitos del cliente, hasta la entrega final del mismo, por lo que se establece un sistema aplicable a todas sus actividades y procesos. Además, valora, respeta y protege la interacción que sus procesos tienen con el medio ambiente y la seguridad laboral. El alcance del SGI definido es: TRANSPORTE DE CARGA GENERAL, MUDANZAS, SERVICIOS A LA MINERÍA Y CARGAS ESPECIALES Para la prestación del servicio definido en el alcance, se excluye los siguientes requisitos normativos: Requisito normativo 7.3. Diseño y Desarrollo, debido a que nuestro servicio es el estándar de transporte de carga, de un punto a otro. Requisitos normativo Validación de los Procesos de la Producción y Prestación de Servicio, debido que nuestros procesos de prestación del servicio son medidos y controlados durante su realización, identificando las deficiencias antes de que éstas se hagan evidentes o el cliente las detecte. Requisito normativo 7.6 Control de los Dispositivos de Seguimiento y de Medición, la empresa para realizar el servicio, declarado en el alcance de la Certificación, no incluye ni requiere la utilización durante el proceso de sistemas, dispositivos o instrumentos de medición. 3.2 POLITICA POLITICA INTEGRADA DE CALIDAD, MEDIO AMBIENTE Y SEGURIDAD (Rev. 02 de Mayo 2012) Transportes Cargotrans Tarapacá S.A. presta servicios de transporte, almacenamiento y distribución de cargas mineras, especiales y mudanzas, con una flota de equipos moderna y amplia cobertura nacional. Teniendo claro que la calidad, el medio ambiente y la seguridad son pilares del servicio entregado, nos comprometemos a: Calidad: Cumplir con los requisitos y expectativas de nuestros clientes. Fortalecer nuestros equipos de trabajo, sus habilidades y capacidades, para mejorar los procesos y la calidad de los servicios, incorporando capacitación adecuada. Correcta mantención de la flota de equipos, que permita asegurar la disponibilidad de ella. Medio Ambiente: Prevenir la contaminación, velando que todas las actividades operacionales se desarrollen en general en un ambiente seguro para las personas y el entorno. Controlar el correcto almacenamiento temporal y disposición final de nuestros residuos. Seguridad: Prevenir daños y deterioros a la salud, desarrollando conductas que permitan disminuir el riesgo de accidentes y enfermedades profesionales. Control de flota mediante tecnologías que permitan monitorear los equipos y así cuidar a nuestros trabajadores. Asegurar que los trabajadores conozcan sus derechos y obligaciones respecto de la Seguridad. Todo lo anterior contempla el fiel cumplimiento de la legislación aplicable y de toda norma establecida por nuestros clientes, organismos relacionados y comunidad en general, estableciendo además el mejoramiento continuo en todo nuestros servicio. Nuestro horizonte es claro y seguiremos creciendo, renovándonos y entendiendo que la solución de los problemas de transporte y necesidades de logística de nuestros clientes son nuestro principal pensamiento. David Schiappacasse M. / Gerente General Página 5 de 10

6 3.3 MAPA DE PROCESOS 3.4 DESCRIPCION DE LA INTERACCION DE PROCESOS N Proceso Mediante Interactúa con Descripción Gerencia General Gerencia General Realización del Servicio Abastecimiento Recursos Humanos Gestión Integrada (Calidad, Medio Ambiente y Seguridad) M1-SG Todos los Procesos 1. M1-SG Procedim. de las áreas M2-AB Clientes. Realización del Servicio. Abastecimiento. Recursos Humanos. Gestión Integrada 1. Realización del Servicio. Proveedores. Gestión Integrada 1. M3-RH Todos los Procesos 1. M1-SG M4-PR M5-MA Todos los Procesos 1. - Establece Objetivos, Metas y Programas para las distintas áreas. - Realiza una Revisión del SGI, Análisis de Datos y adopta medidas para mejorar su eficacia. - Evalúa periódicamente la Satisfacción de los Clientes y la percepción de la comunidad en materia ambiental, retroalimentando al SGI. - Recibe y desarrolla los requerimientos de los Clientes, velando por la seguridad de los trabajadores y el cuidado del medio ambiente. - Gestiona la compra de los materiales e insumos para el Servicio. - Evalúa periódicamente a los proveedores (plazos de entrega, cumplimiento de características técnicas de los productos, etc.). - Señala las competencias necesarias que debe poseer el personal, para cada cargo. - Establece la sistemática para realizar Contratación de Personal. - Genera el Programa de Capacitación para el personal. - Iniciativas de mejora, modificación y/o elaboración de documentos. - Establece la estructura de la documentación relacionada con el SGI. - Define las pautas para Controlar, Aprobar, Codificar, Modificar, Distribuir, Reponer y Eliminar la Documentación del SGI. - Genera el Plan y la Programación de las Auditorias Internas. - Señala la metodología para detectar, analizar y gestionar las Acciones Correctivas y/o Preventivas, para solucionar las posibles No Conformidades que surjan, buscando constantemente el Mejoramiento Continuo de los Procesos, la seguridad de las personas y la protección del medio ambiente. 1 La descripción citada hace referencia a la interacción de los distintos procesos con el proceso de Gestión Integrada (Calidad, Medio Ambiente y Seguridad). Página 6 de 10

7 CAPÍTULO IV: DESCRIPCION DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRADO 4.1 PLANIFICACION DEL SGI Y MEJORAMIENTO CONTINUO La Gerencia de Cargotrans S.A. en conjunto con las demás áreas, genera actividades para mejorar continuamente el SGI implementado, de acuerdo a los requisitos normativos. Las herramientas utilizadas para llevar a cabo la filosofía de mejoramiento continuo de los procesos que conforman el SGI, viene dado por la revisión y análisis periódica de los siguientes resultados: Auditorias Internas realizadas. Gestión de No Conformidades. Informes Operacionales. Revisiones Gerenciales anteriores. Informes Operacionales, de Gestión Ambiental y de Prev. de Riesgos. A partir de esta revisión se generan los planes de acción necesarios, para mejorar continuamente los procesos y la eficacia del SGI implementado, además de corregir posibles desviaciones. Además, la Gerencia de Cargotrans S.A., en trabajo conjunto con los Jefes de Áreas, realiza una definición de Objetivos de Calidad, Medio Ambiente y Seguridad, de acuerdo a las necesidades de la empresa y a la Política Integrada, a los cuales se les definen metas, indicadores y programas para alcanzarlos. Lo anterior está definido en el manual M1-SG Sistema de Gestión. 4.2 PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS DEL SGI Sistema de Gestión (M1-SG) 1. Formato de documentos: Define la estructura de los documentos que forman parte del SGI, en cuanto a tamaños de hojas, estilo de letras, portadas, etc. 2. Control de documentos: Establece las pautas para controlar, aprobar, codificar, modificar, distribuir, reponer y eliminar la documentación del SGI sometida a control. 3. Control de registros: Define cómo se identifica, almacena, protege y accede a los registros del SGI, así como también su tiempo mínimo de retención y disposición al cumplirse dicho tiempo. 4. Producto (Servicio) No Conforme: Asegura el control del Servicio No Conforme. 5. No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas: Asegura el control de las no conformidades, de las desviaciones detectadas que afectan la eficacia del SGI implementado. 6. Auditoría Internas: Define la metodología para la programación y realización de Auditorías Internas, garantizando que el SGI está totalmente implantado, es adecuado y eficaz, permitiendo detectar desviaciones y adoptar mejoras. 7. Objetivos, Metas y Programas: Establece la sistemática para la gestión de objetivos, metas y programas en la empresa. 8. Revisión Gerencial y Mejora Continua: Establece una metodología para la revisión del SGI, el análisis de datos y la implementación de mejoras al interior de la empresa. 9. Evaluación y Sugerencias de Clientes: Establece la metodología para conocer, en un periodo determinado, cómo los servicios realizados son percibidos por los clientes, verificando si se satisfacen o no sus necesidades o expectativas. 10. Comunicación interna y externa: Establece canales formales de comunicación al interior de la empresa, además de responsabilidades y autorizaciones para el caso de comunicaciones externas (entidades gubernamentales, comunidades, organizaciones varias, etc.). Abastecimiento y Bodega (M2-AB) Define la sistemática que dispone la empresa para: 1. Realizar las compras. 2. Seleccionar, evaluar y reevaluar a los proveedores de la empresa. 3. Gestionar su Bodega. Recursos Humanos (M3-RH) Considera las metodologías y registros asociados a: 1. Organigrama, que define jerarquías y áreas de la empresa. 2. Descriptores de Cargos y Responsabilidades, con las funciones, responsabilidades y competencias de cada cargo. Página 7 de 10

8 Contratación. 4. Inducción (incluyendo instalaciones, SGI y Prev. de Riesgos). 5. Capacitación, para asegurarse que el personal tiene las competencias adecuadas al cargo. 6. Vacaciones, permisos y otros. Prevención de Riesgos (M4-PR) Considera las metodologías y registros asociados a: 1. Identificación de Peligros, Evaluación de Riesgos y determinación de medidas de control (incluye Gestión de Cambios ). 2. Identificación de requerimientos legales y otros requisitos (+). 3. Emergencias y Simulacros (+). 4. Investigación de incidentes (+). 5. Aislamiento y Bloqueo. 6. Otros (Comité Paritario, Entrega EPP, Mediciones SST, Estadística, Inspecciones y Observaciones) Medio Ambiente (M5-MA) Considera las metodologías y registros asociados a: 1. Identificación de Aspectos e Impactos Ambientales. 2. Manejo y gestión de Residuos Peligrosos. 3. Manejo de Sustancias Peligrosas. 4. Monitoreo Ambiental e Inspecciones. 6 Realización del Servicio (M6-RS) Define las metodologías, responsabilidades y registros que utiliza la empresa en la realización de su servicio. (+) Estos puntos integran variable de Prev. de Riesgos y Medio Ambiente. Página 8 de 10

9 4.3 CONFORMIDAD CON LOS REQUISITOS NORMATIVOS SG AB RH PR MA ITEM CODIGO NOMBRE DOCUMENTO REFERENCIA NORMATIVA ISO 9001 ISO OHSAS No Aplica Política Integrada MSGI-01 Manual del SGI M1-SG 4 M2-AB 5 M3-RH 6 M4-PR 7 M5-MA Sistema de Gestión Abastec. Recursos Humanos Prev. Riesgo M. Ambiente 1. Formato de documentos. N/A Control de documentos Control de registros Producto (Servicio) No Conforme 8.3 N/A N/A 5. No Conform., Acc. Corr. y Prev Auditoría Internas Objetivos, Metas y Programas Rev. Gerencial y Mej. Continua Evaluación y Suger. de Clientes N/A 10. Comunicación interna y externa Compras y Verific. de Adquis Evaluación de Proveedores Gestión de Bodega Organigrama Descripción de Cargos y Resp Contratación Inducción Capacitación Vacaciones, permisos y otros. N/A N/A N/A 1. Identif. de Peligros, Eval. Riesgos. N/A N/A Identif. Requerimientos Legales. N/A Simulacros. N/A N/A Investigación de Incidentes. N/A N/A Emergencias e Incidentes. N/A Comité Paritario. N/A N/A Identif. Asp. e Imp. Ambientales. N/A N/A Manejo y gest. Residuos Peligrosos N/A Manejo de Sust. Peligrosas N/A Monit. Ambiental e Inspecciones N/A N/A RS 8 M6-RS Procedimientos Realización del Servicio Página 9 de 10

10 CAPÍTULO V: MODIFICACIONES AL MANUAL DEL SGI 5.1 CUADRO DE MODIFICACIONES Modificación Fecha de Página Detalle de la Modificación Nº Modificación Nº Aprobado por 00 5/Enero/2009 Primera edición del documento N/A Gerente General 01 19/Oct./2011 Se pasa de Manual de Calidad (Código MC-01) a Manual del SGI (MSGI-01), agregando variables de Medio Ambiente y Prev. de Riesgos. Todo Gerente General Página 10 de 10