INFOGESTIÓN Sistema de reportes estadísticos de la gestión del SIBUDEC, a partir de datos generados en el Sistema ALEPH.

Transcripción

1 INFOGESTIÓN Sistema de reportes estadísticos de la gestión del SIBUDEC, a partir de datos generados en el Sistema ALEPH. Expositores : Carla Silva Picón Luis Fierro Caro Concepción, julio 2007

2 Qué es Infogestión? Introducción Es una aplicación Web desarrollada el año 2003 por la Dirección de Tecnologías de Información cuya principal característica es la generación dinámica y en línea de informes a partir de la definición de sentencias en Lenguaje de Consulta Estándar (SQL) sobre la base de datos corporativos de la Universidad de Concepción.

3 Infogestión y Sistema de Bibliotecas Durante el año 2004 Dirección de Bibliotecas, plantea la necesidad de contar con un sistema de consulta y generación de reportes estadísticos de las actividades automatizadas desarrolladas en el software ALEPH. tales como : Circulación de materiales bibliográficos. Productividad de los operadores del modulo de circulación. Incremento de la base de datos bibliográfica.

4 Se toma entonces la decisión de emplear Infogestión para atender esta necesidad generando el ámbito de Gestión Institucional Bibliotecas Infogestión en los comienzos del proyecto (2004) trabajó con los datos generados en el sistema ALEPH versión 14 y desde abril del año 2006 está trabajando con la versión Es un sistema que está en desarrollo, pero en sus funciones básicas ha cumplido con las expectativas impuestas.

5 Objetivos 1.- Apoyo a la gestión institucional. 2.- Administración eficiente de las 12 bibliotecas del sistema. 3.- Mejor aprovechamiento de sistema ALEPH. 4.- Facilitar al personal del SIBUDEC la obtención de reportes estadísticos. 5.- Contar con un sistema de reportes actualizado diariamente.

6 Implementación La implementación se puede resumir en seis etapas : Etapa 1 : Formulación y recepción de la necesidad. Etapa 2 : Desarrollo informático. Etapa 3 : Presentación del primer prototipo de aplicación de reportes estadísticos. Etapa 4 : Evaluación del prototipo de reportes presentados. Etapa 5 : Definición y descripción final de cada reporte. Etapa 6 : Entrega de la aplicación al SIBUDEC.

7 Dificultades presentadas en la implementación del proyecto. Las principales dificultades, se podrían resumir de la siguiente manera: 1.- Datos incorporados en el sistema ALEPH con errores. 2.- Procedimientos realizados no eran convenientes para la obtención del dato estadístico. Eliminación de usuarios de la base de datos. Eliminación de Registros bibliográficos de la base de datos. 3.- El equipo informático a cargo del proyecto, desconocía la forma de trabajo del SIBUDEC y la terminología bibliotecaria. 4.- Dificultad por parte del equipo informático de entender la estructura del sistema ALEPH.

8 Desarrollo Informático Equipo de trabajo Informes Solicitados 01 Análisis conceptual del informe 02 Identificar fuentes de datos SQL de Informes estadísticos validados 04 Validar Informe 03 Obtener datos y desarrollar SQL

9 Base de Datos Corporativa UdeC FUENTE DE DATOS PARA LAS ESTADÍSTICAS SAC Vistas materializadas, tablas de apoyo, procedimientos y funciones Oracle SISPER GAB SIFIN Base de Datos Aleph BIBLIO Infogestión UCO50 UCO01

10 VISTA MATERIALIZADA MULTIDIMENSIONAL Una vista materializada es similar a una vista pero los datos son almacenados en disco. Utilizadas para resúmenes o simplemente obtener una instantánea desde un sistema remoto. Una vista materializada debe ser refrescada cuando los datos de las tablas subyacentes son cambiados. Z_BOR_STATUS 2 Z_SUB_LIBRARY Z_106 Z_RUT_MATRICULA Z_MATERIAL 3 ZVM_PRESTAMOS01 AGNO VARCHAR2(12) CRITERIO VARCHAR2(40) ENE NUMBER FEB NUMBER MAR NUMBER ABR NUMBER MAY NUMBER JUN NUMBER JUL NUMBER AGO NUMBER SEP NUMBER OCT NUMBER NOV NUMBER DIC NUMBER TOTAL NUMBER DIM VARCHAR2(2) 1 Tablas Aleph: UCO50.Z36 UCO50.Z36h UCO50.Z303 UCO50.Z305 Dimensiones: 11 Z_CATALOGUER_NAME Z_COLLECTION ZVM_PRESTAMOS01 4 Z_ESTADO_DEVOLUCIONES Z_ITEM_STATUS Z_MESES

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13 EJEMPLO DE CONSULTA T-564 Estadística general de préstamos del SIBUDEC select agno "Año", sum(ene) "Ene", sum(feb) "Feb", sum(mar) "Mar", sum(abr) "Abr", sum(may) "May", sum(jun) "Jun", sum(jul) "Jul", sum(ago) "Ago", sum(sep) "Sep", sum(oct) "Oct", sum(nov) "Nov", sum(dic) "Dic", sum(total) "Total" from zvm_prestamos01 where agno >=2002 and dim = '1' group by agno Usuario Infogestión Indicadores y Estadísticas para la Gestión Institucional BIBLIO ZVM_PRESTAMOS01

14 Resultados Como resultados se obtuvieron los siguientes reportes estadísticos: CIRCULACIÓN 1.- Estadística general de préstamos del SIBUDEC. 2.- Estadística anual de préstamos por operador. 3.- Estadística anual de préstamos por tipo de material. 4.- Estadística anual de préstamos por estatus de ítem. 5.- Estadística anual de préstamos por sexo del usuario.

15 6.- Estadística anual de préstamos por clasificación Dewey. 7.- Estadística anual de préstamos por tipo de usuario. 8.- Estadística anual de préstamos por carrera. 9.- Estadística anual de préstamos por biblioteca Estadística anual de préstamos por clasificación Dewey según bibliotecas Estadística anual del comportamiento de las devoluciones. CATALOGACIÓN 1. Estadística general del incremento del fondo bibliográfico del SIBUDEC.

16 Funcionamiento Acceso: Correo electrónico institucional. Autorización para consultar.

17 Selección del ámbito Selección del subámbito

18 REPORTES ESTADÍSTICOS

19 Cuadro estadístico SIBUDEC

20 Reporte estadístico en Excel.

21 Reporte estadístico en gráfico

22 Infogestión, permite relacionar datos y armar reportes de acuerdo a la necesidad del operador.

23 Conclusiones El futuro de la aplicación Infogestión en su relación con el SIBUDEC depende de: 1.- Configurar una nueva etapa de desarrollo, incorporando en la planificación : Las nuevas variantes que han entrado a cambiar la gestión institucional. Las nuevas propuestas tecnológicas del mercado informático.

24 2.- Planificar como primer acercamiento en esta nueva etapa de desarrollo de Infogestión, las siguientes actividades:. Evaluar los reportes existentes. Perfeccionar los reportes existentes. Configurar nuevos reportes, considerando las nuevas necesidades del SIBUDEC. Estudiar y analizar los cambios estructurales de la nueva versión del sistema ALEPH.

25 3.- Establecer el soporte oportuno y constante de los proveedores de sistemas automatizados, sobre todo en instituciones que trabajan con distintos sistemas que deben funcionar en forma coherente, sumado a los distintos equipos de trabajo que se coordinan para obtener un producto de calidad.

26 Gracias por su atención.