Programa Memoria del Proyecto: Páginas Amarillas

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1 Programa Memoria del Proyecto: Páginas Amarillas Abril-2013

2 Índice 1.Introducción y Antecedentes Lanzamiento del proyecto Desarrollo del proyecto Diseño funcional Diseño técnico Resultados

3 1. Introducción y Antecedentes La Federación Sartu es una organización que opera en el sector de los servicios sociales con el objetivo de luchar contra la marginación y la exclusión social. Nacida en 1988, agrupa a varias empresas 1 prestatarias de distintos servicios en el área geográfica de Euskadi, siendo las entidades cabecera Gaztaroa (Bilbao), Erroak (Donostia), Zabaltzen (Durango) y Sartu Álava (Vitoria-Gasteiz). Su misión es facilitar la incorporación social de las personas, promoviendo los cambios necesarios tanto en las personas que lo demandan como en la sociedad, para construir comunidades integradoras. Ello se concreta en la práctica de estos procesos operativos: Formación para el empleo y socioeducativa. Economía social y solidaria. Intermediación y Emprendizaje para el empleo. Consultoría y Asesoría. Orientación sociolaboral. Desarrollo comunitario. Sartu trabaja en red con otros agentes del entorno, buscando y proponiendo alternativas innovadoras, y generando y compartiendo conocimiento. Es precisamente en esta generación y difusión de conocimiento, donde se percibe como cada vez más necesaria la adopción de herramientas para mejorar su gestión, de modo que se facilite la explicitación, la compartición y la vuelta posterior al conocimiento tácito. En la búsqueda de esas herramientas, durante el año 2011 se hizo un trabajo previo de 1 3

4 reflexión, que finalizó con el resultado de algunos documentos de interés como fueron: Diagnóstico de gestión del conocimiento. Catálogo de Competencias. En un contexto de crisis como el actual, se demanda un mejor aprovechamiento de los recursos existentes, y en relación a la gestión de conocimiento y competencias de las personas, se plantea el desarrollo de una herramienta para recoger el saber de las personas de la organización denominada Páginas amarillas. La aplicación tendrá licencia de software libre, contado así con estas ventajas: Se fomenta un conocimiento tecnológico abierto y compartido. No hay dependencia hacia proveedores tecnológicos únicos (monopolio). Se reinvierten los costes en licencias en servicios (y por tanto personas). Se evitan problemas de ilegalidad. Se apuesta por una opción de mejora óptima, pues al haber libertad para acceder al código fuente y para hacer modificaciones, personas y entidades de todo el mundo van mejorándolos. 4

5 2. Lanzamiento del proyecto Tomando como base los dos documentos indicados anteriormente, se plantea la importancia de desarrollar la aplicación Páginas amarillas, enfocada como plataforma web de gestión de conocimiento de las personas, de modo que proporcione estas funcionalidades: Definición de áreas de conocimiento y capacidades, clasificadas según sus distintas naturalezas, y priorizadas según el interés para la misión de Sartu. Establecimiento de indicadores de medida, cuantitativos y cualitativos, para cada una de las anteriores. Carga continua de datos correspondientes a cada persona de la organización. Visualización de las deficiencias y las fortalezas a partir de lo anterior. Establecimiento, seguimiento y gestión de acciones de mejora, que faciliten el paso de la situación actual a otra con mayor potencial humano. En base a estos requisitos de partida, y gracias al apoyo económico de SPRI, S.A. a través del Programa se procede a la contratación externa de un servicio especializado en asesoría y consultoría en TICs, que tenga un perfil de conocimiento en las áreas de intranets y software libre, esperando que el trabajo desarrollado redunde, en último término, en mejorar la promoción, apoyo y fomento de las empresas de la red Sartu. 5

6 A lo largo de todo el proyecto, se ha trabajado en todo momento con la referencia del mapa de procesos de la organización, concretamente con los remarcados en la figura siguiente: 6

7 3. Desarrollo del proyecto El proceso se ha organizado según estas dos fases: Fase 1: Diseño funcional. Fase 2: Diseño técnico, Desarrollo y Pruebas Diseño funcional En primer lugar, se conceptualizan los distintos almacenes o fuentes de información en tres grupos: medios tradicionales, medios electrónicos y personas. A partir del marco anterior, se plantea como objetivo general conocer qué información tiene la organización en qué personas, mediante la explicitación del conocimiento en un mapa de personas expertas. 7

8 Todo ello, con estos objetivos específicos: Encontrar expertos en casa. Saber en qué somos buenos y de qué sabemos. Ver en qué tenemos que aprender. Favorecer la reutilización. En el modelo resultante, atendiendo a las personas individuales y a la organización al completo, se han diferenciado entre: Saber : conocimientos de interés e idiomas. Aprender : formación reglada y no reglada que las personas van adquiriendo. Hacer : experiencia laboral, puestos y competencias de interés. 8

9 En base al anterior, se desarrolla la matriz de preguntas y respuestas 3.2. Diseño técnico El interface de la aplicación será web para facilitar el acceso a la misma desde las diferentes oficinas. Dado que Sartu dispone de un servidor en la nube (Amazon EC2 - Elastic Cloud Computing) en el cual tiene alojada su intranet, se aprovecha el mismo para alojar la aplicación de páginas amarillas. Además, dicha configuración permite disponer de máquinas con capacidades bajo demanda : al ser una configuración elástica, se puede ej. añadir más memoria RAM o más procesador en caso de que el funcionamiento se perciba como lento, o viceversa comprobar hasta cuánto se puede reducir sin deteriorar el rendimiento. El desarrollo ha sido mediante Ruby on Rails, por ser un lenguaje que: Proporciona interfaces de usuario web modernos (ej. Ajax). 9

10 Pertenece a la familia de metodologías RAD 2 (Rapid Application Development), que facilitan la interacción continua entre el usuario final y el desarrollador a lo largo de la construcción del sistema, de modo que no haya que esperar al final del proceso para ver el resultado. Estas metodologías son además muy aptas para la introducción de cambios continuos de forma no traumática. Cuenta con numerosas librerías, entre ellas una que permite interoperar con Alfresco mediante el estándar abierto de gestión de contenidos CMIS 3. Además, para la fase de pruebas se procede a la carga de fichas personales que se encontraban en registros excel, poco manejables a la hora de hacer ej. consultas. Quedan pendientes las tareas aparte del desarrollo, esto es: Formación a nivel de usuario general y de administración del sistema. Definir y desplegar la política de mantenimiento: copias de seguridad, actualización de versiones, etc

11 4. Resultados Gracias al desarrollo de la herramienta de Páginas amarillas, se logra disponer de un método electrónico que automatice el ciclo de mejora PDCA en lo referente al conocimiento y capacidades de las personas de la organización: Concretamente, se ha dado respuesta a las cuestiones de cada una de las fases gracias a las distintas funcionalidades de la herramienta: Plan: Definición de metadatos: competencias de interés,... Do: Actualización de aprendizajes, conocimientos y experiencias. Check: Evaluación de competencias. Consultas. Act: Acciones correctivas y de mejora relativas a la formación y aprendizaje. 11

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