Definir el problema/oportunidad. Desarrollar soluciones alternativas. Seleccionar la solución. Desarrollar / Seleccionar-Adquirirconfigurar

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1 1 Definir el problema/oportunidad Definir problema de negocio o la oportunidad de mejora utilizando el pensamiento sistémico. Mapa Conceptual Desarrollar soluciones alternativas Seleccionar la solución Desarrollar y evaluar soluciones alternativas de sistemas basados en TIC s. Criterios para la ponderación: - Estudios de Factibilidad - Costos de puesta en marcha - Costos operacionales - Facilidad de uso - Exactitud y confiabilidad - Tiempo de implantación Seleccionar la solución de sistema que mejor satisfaga los requerimientos de negocio. Desarrollar/Seleccionar-Adquirirconfigurar la solución Desarrollar / Seleccionar-Adquirirconfigurar el paquete de sistema más adecuado para satisfacer los requerimientos de negocio/usuario. Implementar la solución Implementar y evaluar el éxito del sistema de información diseñado / adquirido. Puesta en marcha.

2 2 Introducción Para llevar a cabo las actividades del negocio, se debe contar con infraestructura de apoyo lógica, representada por los propósitos, objetivos, estrategias, estructura organizacional, políticas, entre otros. Dichas actividades consumen recursos: personas, información, tecnología, tiempo. El mejor uso que se haga de ellos para obtener éxito (administración, innovación, etc.) depende de que los mismos sean incluidos en las estrategias y políticas empresariales. Dado que en las organizaciones existe una amplia gama de información disponible y almacenada en diferentes partes, resulta prácticamente imposible que el tomador de decisiones de la empresa aproveche toda la información disponible dentro de la misma para formular una solución a un problema en el menor tiempo posible, al menor costo y con la mejor calidad. Una desventaja adicional de no tener centralizados los sistemas de información es el costo asociado por mantener cada departamento o unidad de negocio con una plataforma independiente. Los sistemas de información surgen con la intención de resolver los problemas de integración entre departamentos, pero más importante aún, con una idea de mejores prácticas de negocios para coordinar los esfuerzos individuales en beneficio del negocio global de la empresa.

3 3 Razones frecuentes para iniciar un proyecto de desarrollo de sistemas Otras razones frecuentes para iniciar un proyecto de desarrollo de sistemas Cambios en el marco regulatorio Interés en aprovechar nuevas oportunidades de negocio Competencia creciente Necesidad de diferenciación Interés en hacer un empleo más eficaz de la información Crecimiento organizativo Procesos de Fusión o adquisición Percepción de posibles beneficios por individuos que pueden iniciar el cambio Inicio del proceso de desarrollo de sistemas Cambio en el mercado o en el entorno de negocios Ejemplos de oportunidades de innovación de productos y servicios basados en TIC s para la obtención de Ventajas competitivas E-commerce EDI basado en web Sistemas de punto de venta Banca Electrónica Finanzas electrónicas Pagos electrónicos ERP/CRM/SCM

4 4 Factores de la planeación de desarrollo/adquisición de Sistemas de Información que contribuyen frecuentemente al fracaso Solucionar el problema incorrecto. Definición y análisis deficientes del problema. Comunicación deficiente. El proyecto es demasiado ambicioso. Falta de apoyo de la alta dirección.

5 5 Falta de participación de los usuarios y administradores. Diseño de sistemas inadecuado o impropio. Pruebas y puesta en marcha deficientes. Los usuarios no pueden utilizar eficazmente el sistema. Falta de interés en el mantenimiento. Factores de factibilidad. Consiste en un estudio preliminar que investiga las necesidades de información de usuarios potenciales y determina los requerimientos de recursos, los costos, los beneficios y la factibilidad de un proyecto propuesto. La meta de los estudios de factibilidad consiste en evaluar sistemas alternativos y proponer los sistemas más factibles y deseables de desarrollo. Factibilidad organizacional Qué tan bien respalda el sistema propuesto los objetivos estratégicos de la organización y su nivel de adaptación a las operaciones empresariales ejecutadas por las unidades funcionales de la empresa. Factibilidad técnica Capacidad, confiabilidad y disponibilidad de hardware, software y redes requeridos para la implementación de la solución TIC s propuesta. Factibilidad Legal Cumplimiento de Leyes y normas establecidas Factibilidad económica Análisis preliminar de la relación beneficio (tangibles e intangibles) /costo (de desarrollo u operacional). Incremento de ingresos/utilidades Optimización de las inversions TIC s Factibilidad operacional - Aceptación del usuario final - Respaldo gerencial - Requerimientos clientes, proveedores y gobierno. - Disponibilidad del Recurso Humano (capacidades, habilidades y conocimiento).

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7 7 Las especificaciones del usuario proporcionan el detalle que identifican las tareas empresariales concretas que van a ser afectadas por el nuevo sistema y los datos que hay que utilizar para ello. Capacidades del sistema de información que se requieren para satisfacer las necesidades de los usuarios. Requerimientos de información: Tipo de información requerida Formato, volumen y frecuencia Respuestas necesarias Qué debería hacer el sistema? No cómo hacerlo Las especificaciones del sistema se refieren únicamente a los aspectos técnicos. Se refieren a la forma en que se va a implantar el sistema, los recursos de hardware, la estructura de los programas y bases de datos y las configuraciones de los dispositivos de almacenamiento. Requerimientos de Interfase: Necesidades de E/S. Fuentes, formatos, volumen y frecuencia. Requerimientos de procesamiento. Cálculos, reglas de decisión, capacidad, rendimiento, tiempos de respuesta. Requerimientos de almacenamiento. Organización, contenido, tamaño, frecuencia de actualización. Requerimientos de control. Exactitud, validez, seguridad y adaptabilidad.

8 8 Actividades técnicas y empresariales en el Desarrollo de Sistemas de Información Modelo para el proceso de desarrollo de sistemas de información en el que se pretende indicar de forma aproximada el esfuerzo que hay que realizar en cada una de las diversas actividades. Identificación de las etapas de trabajo, y las salidas que resultan de cada una de ellas. Aseguran el acuerdo, aprobación y la calidad del trabajo realizado. Pasos incrementales que proporcionan la base de la siguiente etapa, para la efectiva gestión de control en construcción y operación de las aplicaciones de negocio. Procedimiento formal que facilita la auditoría posterior. Señalan directrices que guían los esfuerzos del proyecto. Indican las áreas/etapas relevantes del proyecto TIC s. Permiten monitorear el cumplimiento y ejecución del proyecto orientándolo hacia los objetivos establecidos. La metodología tradicional utilizada entre las décadas de los sesenta y ochenta se ha caracterizado principalmente por su carácter lineal y formalista. Generalmente, una vez decidido que un problema de negocios amerita una alternativa de solución a través de la implantación de un sistema de información automatizado la secuencia de acciones establecida recorre las siguientes fases:

9 9 Crawford (2005: ) afirma que se trata de: estados de avance que son planificados en detalle para cada fase en función de los resultados de las fases previas a lo largo del ciclo de vida, privilegiándose un enfoque de proceso basado en tareas y guiado por un plan. Según dicho autor esto tiene consecuencias en la definición de los contratos planes de desarrollo, los cuáles se elaboran de manera detallada y rígida debido a que que cuando el sistema es entregado el problema que se pretendía resolver cambió o ya no existe. Los costos, el tiempo y reproceso que acarrea pueden ser suficientes para justificar el no regresar a una fase anterior. Esto trae como consecuencia que al poner en funcionamiento el sistema se detecten incongruencias entre los requerimientos de los usuarios y los procesos ejecutados por el sistema, inconsistencias entre la información requerida por el usuario y la mostrada en los reportes, y fallas diversas en las funcionalidades diseñadas. Para superar dicha situación se han definido metodologías alternativas para el diseño de sistemas de información denominadas metodologías ágiles, incrementales o aceleradas. También denominados enfoques ágiles o livianos. Los métodos ágiles son también denominados livianos (lightweight), adaptativos e iterativos (Crawford, 2005:130): a) Livianos puesto que ellos se consideran más fáciles de usar y no enfatizan la planificación y documentación detallada como sí lo hacen los métodos tradicionales más formales. b) Adaptativos porque consideran los cambios como una realidad inevitable y no como excepciones. Los métodos ágiles permiten una rápida reacción frente a estos y

10 10 c) Iterativos porque dividen el desarrollo del proyecto en ciclos muy cortos. Al final de cada ciclo una porción ejecutable del sistema es entregada al usuario para que éste la valide - Según el Manifiesto Ágil propuesto en el año 2001, el desarrollo de software debe regirse por los siguientes principios: Valorar el recurso humano como principal factor de éxito Dar prioridad al contenido sobre la forma en relación a la documentación del proyecto Búsqueda de beneficios comunes entre cliente y el equipo de trabajo Participación continua del cliente en el desarrollo del proyecto Habilidades y capacidades para responder a los cambios de manera oportuna (modificación de requerimientos funcionales, cambios en las leyes, innovaciones tecnológicas que pueden ser utilizadas a favor del proyecto, reducción de los presupuestos, etc.).

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12 12 Modelos Alternativos de Desarrollo de Sistemas de Información Desarrollo Incremental o Progresivo. El sistema es construído en etapas o versiones en lugar de ser entregado en su totalidad en una implementación. Desarrollo Iterativo. Implica construir el sistema en iteraciones o incrementos, con una retroalimentación que tiene lugar después de cada incremento para facilitar cualquier ajuste. Existen algunas variantes: Desarrollo Evolutivo. Creación de prototipos para construir un modelo operativo que se usa para verificar los requerimientos. Ver Figura No. 1. Desarrollo en Espiral. Utiliza una serie de prototipos para desarrollar la solución automatizada. La solución surge desde el prototipo limitado para volverse más amplio y detallado, hasta el punto de construcción y prueba. Ver Figura No. 2. Desarrollo Ágil. El proyecto se desglosa en iteraciones relativamente cortas. El énfasis es producir funcionalidad operativa real, la cual se extiende desde la interfaz del usuario, hasta los datos almacenados. Figura No. 1. Creación de Prototipos

13 13 Figura No. 2 Desarrollo en Espiral Desarrollo Rápido de Aplicaciones (RAD Rapid Application Development) Fuente: intelarti.iespana.es (Descargado el ). Metodología que permite a las organizaciones desarrollar rápidamente sistemas estratégicamente importantes al tiempo que reducen los costos de desarrollo y mantienen la calidad. Incluye técnicas de: Equipos de desarrollo pequeños y bien capacitados. Prototipos evolutivos. Herramientas que respaldan el diseño de modelos, creación de prototipos y reutilización de componentes (librerías de rutinas). Requerimientos interactivos y talleres (workshops) de diseño. Límites rígidos de tiempo de desarrollo. Consta de las siguientes etapas: Etapa de definición de conceptos. Establece las funciones de negocio y las áreas relacionadas con los datos que el sistema respaldará. Determina el alcance del sistema. Etapa de diseño funcional. Utiliza talleres para diseñar los procesos y definir los datos del sistema, lo cual permite construir un prototipo del funcionamiento de los procesos críticos que serán automatizados a través del sistema. Etapa de Desarrollo. Construcción física de la base de datos y del sistema de aplicación. Desarrollo de las ayudas para los usuarios. Etapa de implantación. Incluye probar el sistema y capacitar al usuario final. Conversión de datos.

14 14 Modelos de Conversión de Sistemas de Información Paralela. Conservadora. Enfoque en el que tanto el sistema anterior como el nuevo operan simultáneamente durante cierto tiempo. Las salidas de cada sistema se comparan y las diferencias sirven para identificar anomalías. Ventaja. Proporciona un alto grado de protección para la organización ante un fracaso del nuevo sistema, puesto que durante la implantación se ha seguido utilizando el sistema anterior de forma normal y sigue operativo. Desventajas. Altos costos asociados a la duplicidad de instalaciones y personal necesario para mantener los dos sistemas funcionando simultáneamente, lo que implica que cualquier operación debe repetirse en las dos aplicaciones Ejemplo: El sistema anterior como el nuevo operarán conjuntamente durante cierto tiempo, de manera de comparar las salidas de cada sistema e identificar anomalías. Si existen problemas significativos con el nuevo sistema se utilizará el sistema anterior de forma normal. Piloto. De observación. Se prueba una nueva aplicación completa pero en una sección o departamento de la empresa, o en una unidad de negocio. La prueba puede ofrecer información sobre la aplicación, los problemas de adaptación del personal al nuevo sistema, su eficiencia, etc. Ventajas. Similares a la anterior. Desventaja. Excesivo tiempo que puede requerirse para que se complete el proceso. Ejemplo: La prueba de la nueva aplicación completa se realizará en la sección de ventas para determinar los problemas potenciales de adaptación del personal, a pesar del excesivo tiempo que pueda requerirse para que se complete el proceso.

15 15 En Fases. Segura. Modular. Consiste en poner en marcha una nueva aplicación por partes, es decir, se van probando módulos aislados del sistema. Ventajas. a. Riesgo de fracaso localizado. b. Los problemas identificados en el sistema pueden corregirse antes de proceder a un mayor grado de implantación, c. Capacitación del personal realizada en forma gradual y controlada. Desventaja. Los periodos de conversión pueden resultar extremadamente largos, lo que supone un elevado costo para la empresa. Ejemplo: La nueva aplicación se implementará por módulos según un nivel de criticidad establecido. De esta manera se localizarán los riesgos y se identificaran los problemas más fácilmente. El personal será capacitado de forma gradual y controlada Directa. Arriesgada. Puesta en marcha del nuevo sistema abandonando inmediatamente el sistema que estaba en funcionamiento. Mayores ventajas cuando. a. La aplicación informática no está reemplazando a ningún otro sistema, b. El sistema viejo se considera totalmente sin valor c. El nuevo sistema es pequeño o muy sencillo, d. El diseño de la nueva aplicación es completamente distinto al del sistema viejo y no tiene sentido una comparación entre ambos. e. La nueva aplicación ya ha sido fuertemente contrastada en otras empresas y se tiene la seguridad de que va a funcionar correctamente. Ventaja. Resulta relativamente de bajo costo porque se centran todos los esfuerzos en una sola aplicación al abandonarse la anterior. Desventaja. Alto riesgo de fracaso, porque una vez realizada la implantación y si ésta funciona durante un tiempo no se puede dar marcha atrás y retomar la anterior en el caso de detectarse errores o problemas en la nueva. Ejemplo: El nuevo sistema se pondrá en marcha y se abandonará inmediatamente el sistema que estaba en funcionamiento, ya que la nueva aplicación es completamente distinto al del sistema viejo y no tiene sentido una comparación entre ambos, además la nueva aplicación ya ha sido fuertemente contrastada en otras empresas y se tiene la seguridad de que va a funcionar correctamente Riesgos asociados con el Desarrollo de Sistemas de Información Probabilidad de que el nuevo sistema no satisfaga las necesidades de negocio, los requerimientos y las expectativas de los usuarios Pérdida de recursos, tendencia a la subutilización, obsolescencia a corto plazo. Que las actividades para el desarrollo del sistema excedan los límites de recursos financieros Probabilidad de paralización del proyecto. Incapacidad de no identificar correctamente los requerimientos funcionales. Problemas en la administración del proyecto para entregarlo en el tiempo y bajo los costos estipulados. Que se entregue un producto de baja calidad. Acciones cambiantes de los competidores, clientes, gobierno/entes reguladores y en las condiciones económicas. Cambios tecnológicos que imposibilitan el uso del nuevo sistema.

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