Comunicación Interna

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1 Comunicación Interna

2 Objetivos 1. Simplificar los canales de Comunicación Interna. 2. Estandarizar procesos y formatos para todas las áreas. 3. Mantener informados a los empleados en temas de estrategia y noticias relevantes del negocio. Canales de Comunicación: 1. Boletin Interno: Noticias Compufácil 2. Anuncios y comunicados Organizacionales 3. Intranet 4. ampañas Internas 5. Pantallas Digitales 6. Eventos Internos

3 Boletín Interno Objetivo: Tener u medio de comunicación para informar a los colaboradores del grupo acerca de las diferentes actividades que se realizan a nivel exter- no y interno. Descripción: Boletín mensual con las principales noticias de del Grupo. Incluimos temas como: anuncios organizacionales, cierres con clientes, noticias de interés, actividades internas, entrevistas, eventos, productos, RSE, etc. Frecuencia: Mensual 1 viernes del mes Procedimiento Editorial: Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Envió de Información Redacción de contenidos Diseño y Diagramación Revisión Envió a los empleados

4 Anuncios Internos Objetivo: Estandarizar el formato de anuncios organizacionales para todas las áreas de la compañía. Asegurar el correcto uso de gramática y redacción en todas las comunicaciones internas. Descripción: Un anuncio organizacional es todo tipo de correo electrónico que se envié de manera masiva desde un área específica, a un equipo en especial o a toda la compañía. Políticas de Comunicación: 1. Todos los anuncios organizacionales masivos de cualquier área de la compañía, deben ser enviados en el formato corporativo definido por comunicaciones. 2. Cada área es responsable de elaborar el contenido de su anuncio y pasarlo al área de comunicaciones para revisión y formato. 3. Todos los anuncios deben ser revisados y aprobados por el área de comunicaciones antes de ser enviados. 4. Las listas de distribución usadas deben estar en CCO (Copia Oculta) siempre que se envié un anuncio. 5. Se debe optimizar al máximo él envió de anuncios organizacionales para disminuir la cantidad de correos, si hay temas afines en una misma semana, se debe enviar 1 solo anuncio.

5 Formatos Internos 1. Sistema Integrado de Gestión - Seguridad - Salud - Medio ambiente - Calidad 2. Recursos Humanos - Actividad de Bienestar - Visita Proveedores - Job Posting - Proyectos de desarrollo y crecimiento profesional 3. Fecomless: Anuncios Internos Fondo de empleados 4. CRM: Recordatorio Ventas 5. IT Soporte Interno: Eventualidades de servicio 6. Nomina: Cronograma para novedades de nomina 7. Recepción: Indicadores Económicos Formato: La fuente y letra que se debe utilizar es Arial 10, negra en los textos y Arial 12 en títulos. Todos los anuncios deben incluir una imagen corporativa seleccionada por el área de Comunicaciones. No se debe modificar el tamaño y medidas del formato corporativo.

6 Intranet Objetivo: Tener un portal interno con información de interés y utilidad para todos los empleados de la organización en el cual cada área de servicio tenga un repositorio de información y espacio de interacción con los diferentes equipos. Descripción: Portal web interno con acceso exclusivo para los empleados, espacio de comunicación e interacción interna. Responsables de actualización: Cada área es responsable de actualizar su sección con la guía y aprobación de mercadeo. Frecuencia de actualización: Mensual

7 Pantallas Digitales Objetivo: Tener un canal de comunicación visual, simple y directo para los empleados en las oficinas de Compufácil y alojar en la intranet el mismo video para las personas que están remotas. Descripción: Pantalla digital con contenidos y videos para clientes en la recepción y pantalla digital para empelados en la parte interna de la oficina con información de ventas, gente y SIG. Frecuencia: Semanal Procedimiento Editorial: 1. Viernes: Creación de videos semanal con información relevante. 2. Lunes: Inicio de video Responsables de actualización: Comunicaciones

8 Eventos internos de Comunicación Objetivo: Generar espacios de comunicación presencial con los equipos y lideres, para tener un espacio de interacción y participación. Descripción: - KICK OFF: Evento de inicio de año con todos los empleados del grupo para transmitir mensajes clave, metas y prioridades para el año - TECH DAY: Evento al final del año con toda la fuerza comercial y técnica del grupo con el objetivo de capacitar y compartir conocimientos sobre las principales soluciones. Frecuencia: 1 vez al año Responsable: Comunicaciones

9 Campañas Internas Objetivo: Motivar o informar a las audiencias internas sobre una iniciativa, proyecto o plan especifico. Descripción: Apoyar las diferentes áreas de la compañía con el diseño y ejecución de campañas de expectativa, comunicación o sensibilización interna especificas (SIG, Recursos Humanos, ventas, incentivos). Frecuencia: Por demanda No debe haber mas de una campaña andando. Responsable: Comunicaciones Procedimiento: Cada área de la compañía debe solicitar al área de comunicaciones las campañas internas.

10 Comunicación Externa

11 Objetivos Objetivos: 1. Fortalecer las comunicaciones corporativas a nivel externo con clientes, medios de comunicación y proveedores. 2. Posicionar la imagen corporativa y marcas de la compañía en diferentes canales. 3. Realizar una estrategia de relaciones publicas con los medios principales del país. 4. Generar contenidos de comunicación y usarlos en los diferentes canales (pagina web, prensa, redes sociales) Canales de Comunicación: 1. Relaciones Publicas Medios de opinión, analistas, prensa y blogeros (Free Press) 2. Publicidad (Medios de Comunicación, eventos, foros y ferias) 3. Comunicación Directa con clientes - Mailing - Pagina Web 4. Redes Sociales

12 Relaciones Públicos 1. Objetivos: Posicionar y mantener la imagen del Grupo Compufácil en medios de comunicación. Cuidar la reputación de la compañía en los canales externos. Gestionar las relaciones públicas con medios de comunicación para publicaciones de Free press, no es pauta. Posicionar a voceros y soluciones en medios de comunicación. 2. Definición: Definir la estrategia y tácticas de relaciones con los medios Contacto directo entre los voceros y los medios de comunicación Entregar un brief para las entrevistas Ayudar a construir los mensajes claves y monitorear las noticias 3. Políticas de Comunicación: Los empleados no deben contactar a periodistas, lideres de opinión o analistas de la industria por su propia iniciativa. Cualquier contacto con esta audiencia se debe hacer a través de el área de comunicaciones corporativas y relaciones publicas. Todos los empleados deben referir al área de comunicaciones las preguntas o requerimientos que reciban de los medios de comunicación o analistas directamente. Cualquier reunión o encuentro debe ser coordinada a través del área de comunicaciones.

13 Relaciones Públicos 3.1 Información Financiera Las metas y proyecciones de crecimiento deben manejarse con mucha claridad. La información financiera debe ser aprobada por la Dirección General antes de ser compartida. Nunca deben referirse a precios de servicio o soluciones, varia depende del cliente. En la medida de lo posible se debe hablar en términos de porcentajes. 3.2 Voceros de prensa : Solo los voceros autorizados pueden hablar con periodistas y dar información sobre el negocio o las soluciones. Los voceros esta hablando en nombre de Compufácil siempre, así que deben abstenerse de dar sus opiniones o puntos de vista personales. Nunca se debe hacer alusión a una postura política o económica por parte de Compufácil. Nunca se debe mencionar la competencia, ni con comentarios positivos o negativos.

14 Publicidad 1 Objetivos: Generar mayor posicionamiento y reconocimiento de marca en audiencias claves. Apalancar la generación de demanda en cuentas clave y potenciales Apoyar la difusión y lanzamiento de las principales soluciones Tener presencia en los eventos claves de tecnología. Hacer marketing segmentado por audiencias 2 Definición: Generar estrategias integradas de publicidad con alto impacto en las audiencias clave, por medio de eventos segmentados, medios de comunicación de nicho y marketing digital. Con el objetivo de generar mayor numero d oportunidades e interesados. 3. Políticas de Comunicación: Todos los anuncios, eventos y publicaciones en las que se vea involucrada la marca deben pasar por la aprobación de mercadeo. Las publicaciones en compañía de socios de negocio o clientes deben ser trabajadas y avaladas por mercadeo antes de su publicación. Las inversiones en publicidad son diferentes a los esfuerzos de free press y no deben integrarse.

15 Comunicación directa con clientes Pagina web Objetivo: Tener un portal web con información de interés y utilidad para todos los clientes potenciales y actuales de la organización, en el se consolida la información más relevante por solución y se busca generar trafico de contacto con los interesados. Descripción: Portal externo de información sobre la compañía y sus servicios y soluciones Responsables de actualización: Mercadeo. Frecuencia de actualización: Mensual Mailing Objetivo: Comunicación directo a bases de datos de clientes actuales o potenciales para mantenerlos informados de nuestras soluciones e innovaciones. Descripción: Envió de mailing como parte de una campaña digital especifica o con noticias relevantes sobre las soluciones y servicios del portafolio. Frecuencia: Mensual

16 Redes Sociales Objetivo: Tener una estrategia de redes sociales que permita llegar a nuevas audiencias segmentadas y tener participación en los diálogos que se generan hoy en día en este espacio. Descripción: Tener una parrilla de contenido prediseñada e iniciar publicaciones en LinkedIN y Twitter semanales y fan pages de Facebook por productos. Frecuencia: Diaria

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