8. DISEÑO DE LA MATRIZ DE IMPACTO PARA DETERMINAR LAS ÁREAS CRÍTICAS EN EL PROCESO DE ATENCIÓN MÉDICA AMBULATORIA

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1 8. DISEÑO DE LA MATRIZ DE IMPACTO PARA DETERMINAR LAS ÁREAS CRÍTICAS EN EL PROCESO DE ATENCIÓN MÉDICA AMBULATORIA El proceso de control se fundamenta en el principio de excepción, que determina la imposibilidad de un gerente de ocuparse de absolutamente todas las actividades de una empresa. Por lo tanto, es posible recurrir a técnicas que permitan al gerente, establecer los puntos sobre los cuales deberá centrar su atención, de modo tal que a partir de un conocimiento y control de tales aspectos claves o factores críticos, es posible asumir la gobernabilidad de la empresa con miras a optimar su desempeño 15 El control como mecanismo de comprobación juega un papel importante y hace un filtro a la información que ha de servir a tal propósito con el fin de garantizar niveles de eficacia en su función. Una técnica que se utiliza para determinar las áreas o factores críticos es la matriz de impacto, que a continuación se explica: 15. MARTINEZ LOZANO, Guillermo Hernan. Control Global de Gestión. Santafé de Bogotá. Biblioteca Jurídica: p.61

2 65 MATRIZ DE IMPACTO Herramienta con la cual se logra un análisis de variables en forma interrelacionada y no aislada, conformando un sistema entre sí, lo que posibilita determinar los niveles de impacto y dependencia que se construyen por interacción de cada una de las variables 16 Para elaborar la matriz se debe tener en cuenta los siguientes elementos: 1. Contar con Expertos: Personas, funcionarios que conformen equipos multidisciplinarios, para lograr conformar el listado de variables. 2. Actores: Aquellas personan que toman decisiones. 3. Modelos matemáticos: Matricial simple. PASOS 17 : Para elaborar la matriz de impacto se deben seguir los siguientes pasos: 1. Determinar las Variables: Para iniciar se debe determinar las variables que intervendrán. Estas pueden ser etapas en un proceso, actividades, problemas, etc 2. Detectar los niveles de influencia de una sobre otras. En esta etapa es donde se recurre al uso de la matriz de impacto. Se determina el tiempo, el efecto y la fuerza. 16. MARTINEZ LOZANO, Guillermo Hernan. Control Global de Gestión. Santafé de Bogotá. Biblioteca Jurídica: p IBID.

3 66 Tiempo: Por cada una de las variables determinadas se debe considerar si el evento A es anterior o posterior al evento B. Efecto: Debe responder a las preguntas Es A una condición necesaria y/o suficiente para que ocurra B?; cuál es la relación entre A Y B?, positiva o negativa?; A incrementa o retrasa la probabilidad de B? Fuerza o impacto: Es el grado de influencia o impacto de una actividad sobre las demás (fuerte, débil), se determina en: Influencia directa: La variable A influye sobre la variable B, cuando cualquier cambio en A modifica también a B. Influencia indirecta: Si A influye sobre B y B influye sobre C, entonces A influye indirectamente sobre C. De acuerdo con los dos pasos anteriores, se procede a construir la matriz, relacionando las variables objeto de análisis entre sí. Para este trabajo se aplicó la matriz de impacto a todas las actividades de los funcionarios responsables del proceso de atención médica ambulatoria, pero a manera de ejemplo ilustrativo solo se desarrollara la matriz paso a paso para las actividades realizadas por los médicos, con el fin de establecer las áreas críticas.

4 67 VARIABLES ACTIVIDADES DEL MEDICO A. Llamar a los pacientes por orden de llegada. B. Escuchar atentamente al paciente. C. Llenar la Historia Clínica (ANAMNESIS) lo cual comprende: (Motivo de consulta, enfermedad actual, antedecedentes personales, familiares). D. Realizar Examen Físico E. Diagnosticar, tomar conducta y emitir ordenes haciendo las anotaciones respectivas en la historia clínica y en el R.I.A. 1 F. Realizar procedimientos, anotarlos en el RIA.2 y hacer firmar al paciente el RIA G. Realizar charlas de promoción y prevención y hacer firmar al paciente la planilla de control. H. Velar por la custodia de los elementos a cargo. Construcción de la matriz: Variable A Variable B Variable C Variable D Variable E Variable F Variable G Variable H Variable A Variable B Variable C Variable D Variable E Variable F Variable G Variable H Escala: El siguiente paso, consiste en determinar una escala que permita medir el impacto de cada variable sobre las demás (A/B, A/C, B/A, etc). Esta escala es arbitraria y puede tener tantos valores como grados de cualificación se terminen para el impacto.

5 68 Para el ejemplo que se esta desarrollando se utilizan las siguientes magnitudes de impacto a las cuales se les ha asignado un valor numérico lógico descendente. Nivel de Impacto Calificación Alto o Fuerte 3 Medio o Moderado 2 Bajo o Débil 1 Nulo o Nulo 0 Diligenciamiento de la Matriz: Se debe establecer la calificación real de impacto para cada una de las variables en relación con las otras. El diligenciamiento de la matriz se hará en sentido horizontal, determinando el impacto de la variable A sobre las variables B, C, D, E, F, G y H; el ejercicio se completa de igual forma para B, C, D, E, F, G y H. Continuando con el ejemplo se procede a diligenciar la matriz : A B C D E F G H A B C D E F G H En este ejemplo la interpretación de los resultados es el siguiente:

6 69 El impacto de A sobre B es Alto; el impacto de A sobre C, F y G es Medio; el impacto de A sobre D y E es Bajo, el impacto de A sobre H es Nulo; el impacto de B sobre A es Bajo, el impacto de B sobre C y D es Alto, el impacto de B sobre E, F y G es Medio, el impacto de B sobre H es Nulo, el impacto de C sobre A, F y G es Bajo, el impacto de C sobre B y E es Alto, el impacto de C sobre D es Medio; el impacto de C sobre H es Nulo; el impacto de D sobre A, C y H es bajo, el impacto de D sobre B, E y F es Alto; el impacto de D sobre G es Medio; el impacto de D sobre H es bajo; el impacto de E sobre B, C, D y G es Alto, el impacto de E sobre A y H es Nulo, el impacto de E sobre F es Medio; el impacto de F sobre A, D y H es Bajo, el impacto de F sobre B, D y E es alto, el impacto de F sobre G es Medio; el impacto de G sobre A y D es bajo, el impacto de G sobre B y E es Medio, el impacto de G sobre F es Alto, el impacto de G sobre C y H es Bajo; el impacto de H sobre A, B, C, D, E y G es Nulo, el impacto de H sobre D y F es Alto.. Totalización de valores: Una vez establecidos los niveles y calificaciones de impacto, se totalizan los niveles de impacto (vertical) y los niveles de dependencia (horizontal). Continuando con el ejemplo tenemos como resultado: A B C D E F G H Total Impacto A B C D E F G H Total Dependencia

7 70 Valor Promedio: Luego de totalizados los valores, se procede a determinar el valor medio, para lo cual se utilizan medidas de tendencia central (Moda, Mediana, Media o Promedio). En este ejercicio se utiliza la Media o Promedio, resultado de sumar todos los datos (total impactos y dependencia) y dividir el total entre el número de variables suministradas. X = n = 92 = 11,5, lo que significa que si todas las variables tuviesen igual n 8 impacto, su calificación promedio debería ser igual a 11,5 Elaboración Plano Cartesiano: Obtenido el valor promedio, se procede a construir un gráfico cartesiano, determinando cuatro cuadrantes, cuya línea de separación corresponde al valor promedio: 11,5 Establecidos los cuatro cuadrantes, se procede a ubicar en el plano, cada una de las variables, considerando que en el eje horizontal se determinan los totales dependencia para cada variable y en el eje vertical se determinan los totales de impacto para cada una, graficando cada punto así: Variable A: Dependencia (x) = 5, Impacto (y) = 11 Variable B: Dependencia (x) = 17, Impacto (y) = 13 Variable C: Dependencia (x) = 10, Impacto (y) = 11 Variable D: Dependencia (x) = 16, Impacto (y) = 14 Variable E: Dependencia (x) = 14, Impacto (y) = 14 Variable F: Dependencia (x) = 16, Impacto (y) = 14 Variable G: Dependencia (x) = 12, Impacto (y) = 9 Variable H: Dependencia (x) = 2, Impacto (y) = 6

8 71 Si todas fueran interdependientes deberían ubicarse en el punto 11.5, pero como no lo son se toman una por una. El siguiente paso una vez elaborado el plano cartesiano es: Determinar las variables críticas, sobresalientes o sensibles, que al analizar el gráfico cartesiano, se ubican en el cuadrante superior derecho. Cada uno de estos cuadrantes determinan el tipo de variables. A continuación se explica los resultados del ejemplo en el cual se determinan las áreas críticas de las actividades realizadas por los médicos en el proceso de atención médica ambulatoria: Variables Críticas: (Variables B, D, E y F). Son variables de alta dependencia llamadas VARIABLES SENSIBLES y de alto impacto, llamadas VARIABLES

9 72 BOWMERAN, cualquier cambio en ellas, afecta la totalidad del proceso o problema que se esté analizando y de igual forma, cualquier cambio en otras variables, las afectará. Este tipo de variables requieren de un control permanente. Variables Activas: (Ninguna). Son variables que tienen alto impacto y baja dependencia, es decir son las variables que condicionan el aspecto que se está analizando, lo cual las hace de gran manejo para efectos de modificaciones, para alterar en gran medida el proceso o problema. El control que se debe ejercer debe ser periódico. Variables Reactivas: (Variable G). Es una variable que por ser altamente dependiente y de bajo impacto, está sujeta a lo que ocurra con otras variables para determinar su comportamiento. También se llaman VARIABLES DE SALIDA, reaccionan ante algo. El control a ejercer debe ser periódico. Variables Inertes o ruedas sueltas : (Variables A, C y H). Son variables que no dependen ni tampoco influyen sobre otras, por lo tanto no afectan el proceso o problema analizado en gran medida. Constituyen tendencias fuertes o factores autónomos y que no son determinantes en el aspecto analizado. El control allí puede ser esporádico.