PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIÓN DE CORRESPONDENCIA

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1 Pág. 1 de OBJETIVO Establecer en el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural, las directrices y criterios para la debida administración de la, con la recepción, radicación y registro de las comunicaciones recibidas o producidas a través del sistema distrital de ORFEO, para su posterior clasificación, direccionamiento, trámite, distribución, envío y entrega, bajo el marco del acuerdo 060 de 001 emitido por el Archivo General de la Nación.. ALCANCE El procedimiento inicia cuando se reciben, verifican y radican las comunicaciones oficiales externas e internas y termina con el recibido y/o comprobante firmado de la entrega de las comunicaciones, las cuales se archivarán en su respectivo expediente en los archivos de gestión de cada dependencia.. INSUMOS Comunicaciones oficiales internas. Comunicaciones oficiales externas. 4. PRODUCTOS Y/O INFORMACIÓN SECUNDARIA Comunicaciones entregadas. Comprobante o guía de entrega de comunicaciones oficiales. 5. NORMAS O REQUISITOS LEGALES Consultar normograma. 6. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Acta: Es un documento en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en las reuniones celebradas por las comisiones o los comités. Actos administrativos: Expresión de la voluntad de una autoridad pública en ejercicio de la función administrativa, cuya consecuencia es producir efectos jurídicos sobre la situación de las personas. Conforme con el Art.1º de la Resolución 4 de 00, los actos administrativos que suscriba el Alcalde Mayor en el Gobierno Distrital según su contenido, recibirán la denominación de decretos, resoluciones, directivas o circulares.

2 Pág. de 16 Circular: Es toda aquella información de interés general cuyo contenido es importante o trascendente para la Administración Distrital; también se utiliza como medio para requerir una misma información a cada uno de los organismos a las entidades o a las entidades de la Administración Distrital. Comunicaciones oficiales: Todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una Entidad, independientemente del medio utilizado. Comunicaciones oficiales enviadas: Son conocidas como oficios. Son las comunicaciones producidas en las dependencias de las entidades públicas distritales y en las privadas que cumplen funciones públicas, las cuales son enviadas a entidades públicas o privadas y a personas naturales o jurídicas. Comunicaciones oficiales recibidas: Comunicaciones que ingresan en las entidades públicas distritales y en las privadas que cumplen funciones públicas. Pueden estar dirigidas a la entidad o a los servidores, a través de la red de correos o entregadas en la ventanilla única. Entre estas comunicaciones se encuentran oficios, telegramas, fax, entre otros. Comunicaciones internas: Son conocidas como memorandos. Son las comunicaciones que se producen entre las dependencias de la entidad, en desarrollo de sus funciones. Distribución de los documentos: es pendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior o exterior de la entidad. Gestión de documentos: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización. Radicación de documentos: Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el Art. del Acuerdo AGN 060 de 001, dejando constancia de la fecha y hora de recibido o envío. Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. de documentos: Asignación de datos conforme al Art. del Acuerdo AGN 060 de 001, tales como: Nombre de la persona y/o Entidad Remitente o Destinataria, Nombre ó Código de las Dependencia (s) Competente (s); Número de Radicación, Nombre del Funcionario del Trámite, Anexos y Tiempos de Respuesta (si aplica). Sistema ORFEO: Sistema de Gestión Documental que permite hacer el seguimiento de la trazabilidad de los documentos mediante el manejo de flujos de trabajo y TRD garantizando

3 Pág. de 16 acceso a los documentos mediante el manejo digital de archivo. El sistema cuenta con una serie de características técnicas y la normativa legal archivísticas vigentes. Trámite de documentos: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. Usuario Orfeo: Funcionarios o contratistas con permiso para acceder al Sistema ORFEO, quienes según autorización pueden operar como administradores de las comunicaciones oficiales de la Entidad (Recepción, radicación, distribución, asignación de trámites, envíos). 7. CONDICIONES GENERALES Las dependencias deben solicitar por escrito al Subdirector (a) Corporativo (a) la actualización de datos sobre su personal y firmas autorizadas, entre otros requerimientos correspondientes al Sistema Orfeo de Gestión Documental. En el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural las dependencias están obligadas a cumplir y aplicar las directrices establecidas en este documento y aún cuando existan asignados en cada dependencia para la gestión de las comunicaciones y el archivo de documentos, los jefes líderes de los procesos de la Entidad son responsables de la ejecución del presente documento. Los responsables de la Administración de documentos en la Entidad guardará la debida discreción y confidencialidad de la información registrada en los documentos que genera o recibe el Instituto en razón de su misión y funciones. La recepción, radicación, distribución y envío de las comunicaciones oficiales externas recibidas (Entradas) y externas enviadas (Salidas), y la radicación de las comunicaciones oficiales internas enviadas está centralizada en la oficina de Correspondencia y Archivo Central de la Entidad. Todas las comunicaciones oficiales externas recibidas dirigidas al IDPC por cualquier medio de envío tal como la Web, fax, correo electrónico, personal, servicios de mensajería o correo certificado debe ser registrada, radicada y distribuida en Correspondencia a través del Sistema Orfeo, dejando registro impreso de radicación. Documentos tales como las actas de inicio y de liquidación que la Entidad envía a los contratistas externos para que se devuelvan firmadas, dichos documentos si se reciben por Correspondencia y Archivo Central, no serán radicadas. Los usuarios Orfeo en todas las áreas deberán revisar diariamente y como mínimo dos veces al día, el Sistema Orfeo con el fin de asignar trámites y que a su vez los responsables reciban por el sistema y en Correspondencia los documentos asignados. Lo anterior con el objetivo de optimizar el cumplimiento a los tiempos de respuesta a los

4 Pág. 4 de 16 trámites y evitar el represamiento de comunicaciones en la oficina de Correspondencia y Archivo. Para la elaboración de comunicaciones oficiales tanto internas como externas enviadas, las dependencias deben hacer uso de los formatos correspondientes y diligenciarlas de acuerdo a los instructivos establecidos. Se radicarán únicamente las comunicaciones que sean firmadas por el (la) Director (a) General, Asesores, Subdirectores, aquellos funcionarios y contratistas que hayan sido autorizados por escrito. Correspondencia de la Entidad deberá tener conocimiento de las firmas autorizadas para ejercer los controles pertinentes. Cuando una sea proyectada por una dependencia para la firma de otra, dicha debe llevar el código de la dependencia firmante y ser radicada por esa dependencia. No se reservarán números de radicación bajo ninguna circunstancia, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos. (AGN 060 de 001, Art.5º del). Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejar constancia con la firma del líder del proceso de Gestión Documental, Subdirector (a) General. (Acuerdo 60 de 001, Art.5º, Parágrafo). Todas las comunicaciones oficiales internas deben ser registradas y radicadas por el Sistema Orfeo en Correspondencia y Archivo Central. Su distribución será responsabilidad de cada dependencia teniendo en cuenta los debidos controles. Correspondencia y Archivo Central será responsable de custodiar la Serie Consecutivos de las comunicaciones oficiales internas y externas que se generan en la Entidad. Cuando se recepcionan y/o radican en la Entidad documentos tales como tutelas o derechos de petición, propuestas a una convocatoria de licitación pública o notificaciones judiciales, Correspondencia y Archivo deberán hacer la entrega de inmediato. Las respuestas a derechos de petición e informes a organismos de control, tendrán un manejo prioritario en la oficina de Correspondencia y Archivo. Los actos administrativos serán numerados consecutivamente y las dependencias encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto. Las resoluciones serán numeradas por el Despacho de la Dirección General y las circulares que sean emitidas por las distintas dependencias de la Entidad serán numeradas en Correspondencia. (Art.5º. AGN 060 de 01).

5 Pág. 5 de 16 Si se presentan errores en la numeración en los actos administrativos, se dejará constancia por escrito, con la firma del Jefe de la dependencia a la cual está asignada la función de numerar los actos administrativos. 8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Comunicaciones oficiales externas recibidas (Entradas) 1 Inicio Recibir comunicaciones oficiales Se reciben las comunicaciones oficiales presentadas por los ciudadanos y/o las entidades, y se verifica si es competencia de la Entidad. Inicio del procedimiento SI Es competencia de la entidad? Fin NO Si es competencia de la Entidad se verifica el contenido y si la contiene anexos se revisan. Si no es competencia de la entidad no se recibe la y finaliza el procedimiento. NOTA: Cuando se radica un documento que no es competencia de la Entidad, debe anularse el debidamente el radicado y remitir el documento a la entidad competente, siempre y cuando no sea un derecho de petición, pues éste tendrá el tratamiento de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de SDQS.

6 Pág. 6 de 16 Fin Es correspondenci a personal u otros? SI NO Si la es personal, la oficina de Correspondencia y Archivo Central no lo radica e informa al usuario mediante el pandion (Chat interno) para su retiro. Si es material documental informativo (Afiches, plegables, publicaciones periódicas entre otros) no se radica y se entrega a los destinatarios con el debido control. Si la es anónima no se radicará, se remitirán a la dependencia competente donde determinarán las acciones a seguir. Libro control de del material documental que no se radica en el sistema Finaliza el procedimiento. 4 5 Registrar datos de entrada en ORFEO Radicar Si no corresponde a lo citado anteriormente continuar en la actividad 4. Se registran los datos básicos de entrada en el Sistema ORFEO, en el modulo de radicación de entradas: Nombre de entidad, dirección, dignatario, tipo de usuario, país, municipio, asunto, medio de recepción, descripción, anexos y dependencia. Una vez registrados los datos se imprime la etiqueta que da constancia al usuario del radicado y se digitaliza. en el sistema Orfeo Radicado 6 Distribuir Se entrega de inmediato la copia radicada al mensajero o ciudadano. Al radicar la externa recibida, es distribuida a la dependencia destino.

7 Pág. 7 de 16 7 Revisar recibida Corresponde al usuario Orfeo verificar competencia y anexos (Si aplica). Jefe de área o asignado de gestión documental en la dependencia SI Es competencia de la dependencia? NO Si al recibir el comunicado se establece que no es competencia de la dependencia, se devuelve el documento al usuario Orfeo anterior (Correspondencia y Archivo Central). Ir a la actividad 9. Si es competencia de la dependencia continúe en la actividad 10. Jefe de área o asignado de gestión documental en la dependencia Historial del documento en Sistema ORFEO Reasignar Fin Cuando se trate de un derecho de petición se pasa un informativo al responsable del proceso de atención al ciudadano y si no es competencia de la Subdirección General, ésta reasigna a la dependencia competente. NOTA: Todos los derechos de Petición son direccionados por Correspondencia y Archivo Central a la Subdirección General, quien asigna a las dependencias competentes. Se reasigna la a la dependencia que corresponde mediante el ORFEO. Si la requiere respuesta ir al procedimiento de las comunicaciones oficiales externas enviadas. Jefe de área o asignado de gestión documental en la dependencia

8 Pág. 8 de Reasignar dentro de la dependencia Reasignar dentro de la dependencia para trámite de respuesta ó archivo. Los Usuarios Orfeo responsables de trámite de comunicaciones en las áreas, deben revisar diariamente el Sistema Orfeo y mínimo dos veces al día, con el fin de recibir por el Sistema y en Correspondencia y Archivo Central el documento asignado. Ver Instructivo ORFEO- Dependencias. Jefe de área o del asignado de Sistema ORFEO gestión de documental en la Entrega/Recibido dependencia Fin Fin del procedimiento Comunicaciones oficiales externas enviadas (Salidas) Inicio Verificar competencia Reasignada la desde el usuario anterior, se verifica nuevamente si es competencia de la dependecia y si esta de acuerdo con las especificaciones dadas por el sistema ORFEO. Ver Instructivo Orfeo-Dependencias. Inicio del procedimiento Jefe de área o asignado de gestión documental en la dependencia Base de Datos Sistema ORFEO 1 Si no es competencia se reasigna a la dependencia competente. NOTA: Correspondencia y Archivo Central a través del Sistema ORFEO/Consulta, puede hacer seguimiento a la trazabilidad del documento.

9 Pág. 9 de 16 Si la no requiere respuesta, se archiva y finaliza el procedimiento. Consultar procedimiento Gestión Documental. La requiere respuesta? Si la requiere respuesta continúe en la actividad. SI NO Fin Proyectar y tramitar la aprobación del oficio Se elabora el oficio de acuerdo al formato e instructivo establecidos, con sus anexos respectivos (Si aplica) y se generan los vistos buenos y aprobaciones correspondientes. Asignado y Jefe de área Comunicación oficial externa enviada (Salida) aprobada El documento debe elaborarse en original y dos copias: Original para el destinatario, 1ª copia para la Serie respectiva de la dependencia remitente y la ª copia se deja en Correspondencia y Archivo Central para el consecutivo de la Entidad 4 Radicar comuncación NOTA: A los documentos de carácter urgente tales como aquellos sujetos a términos, modificaciones y clasificados como de alta importancia, se les debe colocar el sello de URGENTE en la margen superior derecha de la hoja. Se entrega para radicación la en Correspondencia y Archivo Central. NOTA: Las dependencias deben entregar las comunicaciones externas enviadas a Correspondencia y Archivo Central Asignado en el área Planilla Entrega/Recibido de Externa Enviada

10 Pág. 10 de 16 5 Revisar y verificar con los debidos controles de Entrega/Recibido Se revisa y verifica que la cumpla con los requisitos (Formato oficios) y que los anexos enunciados estén completos. Si no cumple con los requisitos se devuelve la para que se realicen los ajustes correspondientes. Ir al paso Radicar Se radica en el Sistema ORFEO la salida de la : Si es una respuesta a un derecho de petición ó trámite debe buscarse en el Sistema el documento que dió inicio al trámite para que el sistema asocie los documentos y por efecto aparece el registro de los datos correspondientes al destinatario. de radicación del Sistema ORFEO Consecutivo de Comunicaciones Oficales Externas Enviadas 6 Si la se genera en una dependencia de la Entidad pero no se trata de una respuesta, se registran en el sistema ORFEO los datos básicos de radicación: nombre del destinatario, dirección, dignatario (Remitente), telefono, correo electrónico, continente, departamento, país, municipio, medio de envío, anexos y asunto. 7 Enviar y distribuir la 4 Ver Instructivo ORFEO Correspondencia. Una vez radicadas las comunicaciones oficiales externas enviadas, se empaca el original y copia en bolsas plásticas y se diligencia una Orden de Servicio en tres copias, donde en el campo Firma contratista prestadora del Copia Orden de Servicio y anexo (Si aplica).

11 Pág. 11 de 16 Observaciones se relacionan los radicados de las comunicaciones. Si este campo no es suficiente se adjunta la relación. servicio de mensajería La firma contratista prestadora de este servicio devuelve una copia sellada de la Orden de Servicio a Correspondencia, quien archiva en la serie correspondiente. NOTA: Los envíos y distribución de las comunicaciones deben regirse por los lineamientos establecidos por la firma contratista prestadora de este servicio. 8 4 Devolver comunicaciones oficiales La firma contratista prestadora del servicio de mensajería informa por correo a Correspondencia que hay comunicaciones que no han podido ser entregadas por dirección u otra circunstancia. Correspondencia a su vez informa a las dependencias para que rectifiquen datos y comunica a la firma contratista para que entregue las comunicaciones oficiales pendientes. La firma contratista entrega la relación de aquellas comunicaciones oficiales que no entregó y Correspondencia a su vez las entrega a las dependencias. Firma contratista prestadora del servicio. Correo electrónico de la firma contratista prestadora del servicio de mensajería. Correo electrónico de respuesta a la firma contratista. Libro de Correspondencia Fin Fin del procedimiento

12 Pág. 1 de 16 Comunicaciones oficiales internas enviadas. Inicio Inicio del procedimiento Proyectar y tramitar la aprobación del documento Se elabora el documento (Memorando, circular, acta) de acuerdo al formato e instructivo establecidos, con sus anexos respectivos (Si aplica) y se generan los vistos buenos y aprobaciones correspondientes. Asignado área Jefe de área del 1 El documento se elabora en original y dos copias: Original para el destinatario, 1ª copia para la Serie respectiva de la dependencia remitente y la ª copia se deja en Correspondencia y Archivo Central para el consecutivo de la Entidad. NOTA: El jefe de área revisa y firma. Radicar comunicaciones Correspondencia verifica si la oficial interna cumple con los formatos y firmas establecidos. Si cumplen se radican. El asignado de Correspondencia Accede al sistema Orfeo y diligencia los campos básicos: nombre del destinatario, dirección, dignatario (Remitente), telefono, correo electrónico, continente, departamento, país, municipio, medio de envío, anexos y asunto. de radicación del Sistema ORFEO Consecutivo de Comunicaciones Oficales internas Enviadas Ver instructivo ORFEO- Correspondencia. Se graba la información para que el

13 Pág. 1 de 16 Entregar sistema asigne el consecutivo único e imprime etiqueta y se pega en el documento. La dependencia remitente entrega la a la dependencia destino con los debidos controles. Jefe de área o asignado Libro de Fin Fin del procedimiento Comunicaciones oficiales internas recibidas. Inicio Inicio del procedimiento 1 Recibir oficial interna Dependencia destinataria recibe oficial interna y verifica competencia y anexos (Si aplica). Jefe de área o asignado Memorando Circular Es competencia de la dependencia? Si no es competencia de la dependencia, se devuelve la oficial interna con los debidos controles de Entrega/Recibo a la dependencia remitente. Jefe de área o asignado Libro de Correspondencia SI NO 1 La dependencia remitente debe anular en Correspondencia el radicado e ir a la actividad 1. Si es competencia de la dependencia el jefe de área asigna el trámite ó archiva. Continúe en la actividad.

14 Pág. 14 de 16 Proyectar y tramitar la aprobación del documento Se elabora el documento (Memorando, circular, acta) de acuerdo al formato e instructivo establecidos, con sus anexos respectivos (Si aplica) y se generan los vistos buenos y aprobaciones correspondientes. El documento se elabora en original y dos copias: Original para el destinatario, 1ª copia para la Serie respectiva de la dependencia remitente y la ª copia se deja en Correspondencia y Archivo Central para el consecutivo de la Entidad. l trámite Si no se aprueba la respuesta devuélvase a la actividad. 4 SI El jefe de área aprueba la respuesta? NO Si se aprueba la respuesta se entrega la oficial interna al responsable de la dependencia de la gestión documental, para radicación y entrega a la dependencia destino. Continúe en la actividad 5. 5 Radicar Correspondencia verifica si la oficial interna cumple con los formatos y firmas establecidos. Si cumplen se radican. El asignado de Correspondencia Accede al sistema Orfeo y diligencia los campos básicos: nombre del destinatario, dirección, dignatario (Remitente), telefono, correo electrónico, continente, departamento, país, municipio, medio de envío, anexos y asunto. de radicación del Sistema ORFEO Consecutivo de Comunicaciones Oficales internas Enviadas Ver instructivo ORFEO- Correspondencia.

15 Pág. 15 de 16 Entrega la oficial interna a la dependencia destino con el debido control. Jefe de área o asignado Libro de 6 Entregar Fin Fin del procedimiento Anexo. 1 Instructivos GD-I01.V0 Instructivo de recepción de en las dependencias a través del sistema de gestión documental ORFEO. GD-I0.V0 Instructivo administración de a través del sistema de gestión documental ORFEO en la oficina de. Anexo: Formatos -Formatos de las Comunicaciones Oficiales y de actos administrativos.

16 Pág. 16 de CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha Cambios realizados 1 Noviembre de 008 Creación del documento. 0 de junio de 009 Cambio en contenido general. 19 de agosto de Cambio en la estructura del documento y actualización en el contenido. Ajuste de todos los campos del procedimiento, de acuerdo con la nueva plantilla, la normativa y lineamientos vigentes. 10. APROBACIÓN Elaboró y Validó Apoyó y Revisó Aprobó GILDA ESPAÑA ARÉVALO Profesional Contratista SIGA SUBDIRECCIÓN GENERAL ANDREA VIVIANA BRITO Auxiliar Administrativo SUBDIRECCIÓN GENERAL -Original firmado en Subdirección General- CATHERINE CIFUENTES G. Profesional Contratista SIG SUBDIRECCIÓN GENERAL -Original firmado en Subdirección General- MIGUEL A HINCAPIÉ TRIVIÑO Subdirector General SUBDIRECCIÓN GENERAL -Original firmado en Subdirección General- Fecha: 1 diciembre de 01 Fecha: 19 diciembre de 01 Fecha: 10 de Abril de 01

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