Instructivo para el uso de la Oficina Virtual

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1 para el uso de la Oficina Virtual COM_INS_1 Versión:2 Página 1 de para el uso de la Oficina Virtual Documento Versión 2 del 27/02/2015 Elaborado por: Líder Funcional Gerencia de Desarrollo Canales e Integración - Banco de Bogotá Fecha: 27/04/2015 Revisado por: Gerente DG III - Fondo de Empleados Banco de Bogotá Fecha: 27/04/2015 Aprobado por: Gerente DG III - Fondo de Empleados Banco de Bogotá Fecha: 27/04/2015

2 para el uso de la Oficina Virtual COM_INS_1 Versión:2 Página 2 de CONTENIDO 1. OBJETIVO ALCANCE CONDICIONES GENERALES DESARROLLO DEL DOCUMENTO Información de acceso y cambio de clave Acceso Recuperación de clave Cambio de clave 4.2 Mis productos y servicios Aportes Créditos Seguros y Servicios Otras Obligaciones Descuentos Codeudas Novedades 4.3 Obtener Productos y Servicios Créditos 4.4 Certificaciones y Descargas 4.5 Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Nueva PQRS 4.6 Mis Datos Personales Información personal Información de contacto Información grupo familiar Información beneficiarios Transferencia electrónica Información laboral Obligaciones estatutarias Información adicional Verificar 4.7 Estado de Cuenta 5. GLOSARIO DOCUMENTOS DE REFERENCIA ANEXOS CONTROL DE CAMBIOS...

3 para el uso de la Oficina Virtual COM_INS_1 Versión:2 Página 3 de 1. OBJETIVO Describir las principales características y manejo del aplicativo Web del Fondo de Empleados Banco de Bogotá. 2. ALCANCE En este documento se definen las características, funcionalidad y utilización del aplicativo Web del Fondo de Empleados Banco de Bogotá 3. CONDICIONES GENERALES Para acceder al aplicativo WEB, el asociado debe contar con un usuario y contraseña, los cuales le serán enviados al correo electrónico registrado, para ello se requiere que se realice la actualización de datos. 4. DESARROLLO DEL DOCUMENTO 4.1 Información de acceso y cambio de clave: Acceso: Para acceder al módulo Web el asociado debe contar con un usuario (documento de identidad) y contraseña, la cual le será enviada al correo electrónico registrado. Allí podrá visualizar la información general.

4 para el uso de la Oficina Virtual COM_INS_1 Versión:2 Página 4 de Recuperación de clave: Si el asociado ha perdido la clave de acceso a la oficina virtual, podrá solicitar una nueva ingresando su documento de identidad en el campo Identificación y seleccionando la opción Recordar clave. Una vez realizados los pasos anteriores, se generará una nueva clave, la cual será enviada al asociado vía correo electrónico Cambio de Clave Si el asociado requiere cambiar la contraseña, debe ingresar a la oficina virtual y dar click en la opción Cambiar mi clave.

5 para el uso de la Oficina Virtual COM_INS_1 Versión:2 Página 5 de 4.2 Mis productos y servicios: Una vez se ingrese a la pestaña, se desplegarán las siguientes sub-pestañas: Aportes: Esta opción le permite al asociado ver el detalle el movimiento de los aportes realizados Créditos: Presentar el movimiento detallado de la obligación al dar clic sobre el número en la columna Obligación. Presentar los detalles generales de la obligación contraída al dar clic sobre el nombre de la obligación en la columna Descripción obligación.

6 para el uso de la Oficina Virtual COM_INS_1 Versión:2 Página 6 de Seguros y Servicios: Le permite al asociado visualizar los seguros y servicios activos Otras obligaciones: Se presentan las obligaciones pendientes por desembolsar al asociado Descuentos: Se presentan los descuentos por nómina aplicados por el proceso de contabilización y ajuste de cuenta de cobro en los últimos seis meses.

7 para el uso de la Oficina Virtual COM_INS_1 Versión:2 Página 7 de Codeudas: El asociado podrá visualizar las obligaciones, en las cuales se encuentra registrado como codeudor o deudor solidario Novedades: Se presentan las diferentes 'Novedades' que puede presentar el asociado (radicación de nuevos créditos, aportes, obligaciones crediticias, seguros y otros servicios que el usuario puede solicitar a través de la consulta web). 4.3 Obtener Productos y Servicios: Por medio de esta opción, el asociado estará en capacidad de simular y radicar créditos de tipo ordinario o extraordinario ofrecidos por el Fondo de Empleados del banco de Bogotá Créditos: Permite realizar una simulación personalizada de un crédito, donde se podrá visualizar el valor de cuota de acuerdo al plazo definido y aportes semestrales,

8 para el uso de la Oficina Virtual COM_INS_1 Versión:2 Página 8 de generación de su respectivo ciclo de amortización y la radicación de la solicitud correspondiente. Se visualizará los detalles del tipo de crédito a simular/solicitar: Tasa nominal anual mes vencido vigente, cupo máximo disponible, valor máximo a recibir, número máximo de cuotas permitidas, cuota quincenal estimada para el plazo máximo, entre otras. Evaluará si las condiciones que exige la modalidad del crédito las cumple o no el asociado. Simulación/Solicitud de créditos a través de la página Web Asociados: El asociado debe ingresar a la oficina virtual a través de la página web y digitar el usuario y la contraseña, la cual le será enviada por correo electrónico cifrado al asociado una vez se haya vinculado al Fondo de Empleados. Cuando ingrese, debe ubicarse en la pestaña OBTENER PRODUCTOS Y SERVICIOS opción CRÉDITO.

9 para el uso de la Oficina Virtual COM_INS_1 Versión:2 Página 9 de Luego procede a elegir la línea de crédito, dando click en el icono. Simulación / Solicitud crédito: El asociado debe elegir la opción de crédito ordinario desplegando las opciones con el icono y luego en la opción SIMULAR Y SOLICITAR.

10 para el uso de la Oficina Virtual COM_INS_1 Versión:2 Página 10 de Condiciones generales: Variables de Calculo: Definir el monto de abonos extraordinarios:

11 para el uso de la Oficina Virtual COM_INS_1 Versión:2 Página 11 de Nota: Es necesario que se ingrese como máximo, el número de cuotas permitidas para cada línea y plazo específico, es decir: LÍNEA PLAZO Hasta (meses) Cantidad máxima de cuotas extraordinarias Ordinario 36 6 Extraordinario Extraordinario Extraordinario Vivienda Vivienda Promoción* 12 o 18 2 o 3 Estudio 6 1 Anticipo Prima 6 N.A. Vinculación 12 2 * Hasta 12 meses y hasta 18 meses para créditos que superen 4 salarios mínimos mensuales vigentes Si el asociado ingresa un número mayor de cuotas extraordinarias, se desplegará la siguiente alerta: Para solucionar esta inconsistencia, el asociado deberá retornar a la pestaña Abonos extraordinarios y ajustar el número de cuotas semestrales ingresadas.

12 para el uso de la Oficina Virtual COM_INS_1 Versión:2 Página 12 de Recoger créditos vigentes: Ciclo de amortización:

13 para el uso de la Oficina Virtual COM_INS_1 Versión:2 Página 13 de Garantías y codeudores: Cuando los créditos extraordinarios superen los ahorros totales (ahorros mas aportes personales) y supere también en veinte (20) SMLV su valor ($ ), se exigirá dos codeudores solidarios. En caso contrario se exigirá solo uno. Para el crédito ordinario no se requiere codeudor, por lo tanto el asociado debe dar click en el botón SIGUIENTE. Adicionar Codeudores: Medios de desembolso: se debe definir la forma de desembolso (p.e. Transferencia electrónica cuenta propia o de tercero o giro de cheque a nombre propio o de tercero).

14 para el uso de la Oficina Virtual COM_INS_1 Versión:2 Página 14 de Nota: Si se desea hacer un giro electrónico a una oficina del Banco de Bogotá, el asociado deberá enviar la solicitud al Fondo de Empleados en donde indique el código y nombre de la oficina. Datos complementarios: en esta opción el asociado debe describir la destinación del crédito. Aceptación: en esta opción el asociado debe dar click en la opción aprobar para autorizar al Fondo de Empleados del Banco de Bogotá realizar la consulta en las centrales de riesgo, realizar el descuento por nómina y en caso de mora autorizar el reporte a las centrales de riesgo.

15 para el uso de la Oficina Virtual COM_INS_1 Versión:2 Página 15 de Requisitos generales: En esta opción se visualizará No existen requisitos asociados, por favor continúe y deberá dar click en Siguiente. Aunque no se exijan los requisitos, es indispensable que una vez radicado el crédito se envíe la siguiente documentación al Fondo de Empleados para iniciar el proceso de estudio de la solicitud: Para créditos ordinarios, se requieren los siguientes documentos: Fotocopia del documento de identidad al 150%. Libranza. Autorización para consulta en centrales de información. Desprendibles de los dos últimos pagos de nómina. Desprendible de pago de la prima (si el asociado va a pactar pagos extraordinarios). Formato de exención de Gravamen a los movimientos financieros para uno o varios proveedores si se requiere. Para créditos extraordinarios, se requieren los siguientes documentos: Fotocopia del documento de identidad al 150% (del deudor y codeudores). Autorización para consulta en centrales de información, para el deudor y codeudores.

16 para el uso de la Oficina Virtual COM_INS_1 Versión:2 Página 16 de Desprendibles de los dos últimos pagos de nómina (del deudor y codeudores). Desprendible de pago de la prima (si el asociado va a pactar pagos extraordinarios). Formato de balance general para el deudor y codeudores. Formato de exención de Gravamen a los movimientos financieros para uno o varios proveedores si se requiere. Fotocopia de recibo de pago de la matrícula (para crédito extraordinario de estudio). Fotocopia de la cotización del proveedor (para crédito extraordinario de promoción). Los formatos los podrá descargar en la pestaña Vincúlate/Información, en la página Datos de contacto: Verificación: en esta opción podrá visualizar la información capturada en los pasos anteriores.

17 para el uso de la Oficina Virtual COM_INS_1 Versión:2 Página 17 de Al finalizar esta actividad el aplicativo le generará al asociado la siguiente notificación: 4.4 CERTIFICACIONES Y DESCARGAS Por medio de esta pestaña, el asociado podrá descargar el certificado de retención, entre otros. 4.5 PQRS (Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias): Nueva PQRS: Esta opción le permite al asociado radicar PQRS (Peticiones, quejas, reclamos y Sugerencias).

18 para el uso de la Oficina Virtual COM_INS_1 Versión:2 Página 18 de 4.6 Mis Datos Personales: Información personal: Al ingresar a esta opción, el asociado podrá actualizar sus datos básicos Información de Contacto: Está opción le permite al asociado realizar la actualización de su información de contacto.

19 4.6.3 Información Grupo Familiar: para el uso de la Oficina Virtual COM_INS_1 Versión:2 Página 19 de Al ingresar a esta opción, el asociado podrá ingresar o remover las personas que pertenezcan a su grupo familiar Información Beneficiarios: Al ingresar a esta opción, el asociado podrá ingresar el porcentaje de distribución de ahorros y aportes entre sus beneficiarios:

20 para el uso de la Oficina Virtual COM_INS_1 Versión:2 Página 20 de Transferencia electrónica: Esta opción le permite al asociado ingresar el número y tipo de su cuenta bancaria Información laboral: Al ingresar a esta opción, el asociado podrá ingresar la información laboral actual.

21 para el uso de la Oficina Virtual COM_INS_1 Versión:2 Página 21 de Obligaciones Estatutarias: Esta opción le informa al asociado el valor pactado es el 5% y el cual no le permitirá modificar Información adicional En este pestaña el asociado podrá ingresar el medio por el cual se enteró del Fondo de Empleados.

22 para el uso de la Oficina Virtual COM_INS_1 Versión:2 Página 22 de Verificar: Al ingresar a esta opción, el asociado podrá actualizar la información consignada en las pestañas anteriores. Presentar la información personal del asociado y permitir que se actualice aquella que no concuerde. Presentar los terceros que están registrados como integrantes del grupo familiar del asociado. Registrar nuevos terceros como miembros del grupo familiar del asociado. Modificar la información básica de los miembros del grupo familiar del asociado. Desasociar un tercero del grupo familiar del asociado. Presentar los miembros del grupo familiar del asociado que están registrados como beneficiarios de aportes. Registrar miembros del grupo familiar del asociado como beneficiarios de aportes. Modificar los porcentajes de distribución de los aportes entre todos los beneficiarios en caso de fallecimiento del asociado. 4.7 Estado de Cuenta: Esta opción le permite al asociado generar un archivo en formato PDF con los saldos de aportes y ahorros, obligaciones crediticias, seguros y otros servicios vigentes. Presentar todas las obligaciones de aportes, ahorros programados, créditos y seguros que el cliente posee con la entidad. Mostrar el movimiento detallado de cada obligación en los últimos seis meses. Mostrar el saldo para la cancelación total de las obligaciones crediticias discriminando concepto por concepto.

23 para el uso de la Oficina Virtual COM_INS_1 Versión:2 Página de Permitir registrar y enviar solicitudes de retiro de ahorros. N.A. N.A. N.A. 5. GLOSARIO 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 7. ANEXOS 8. CONTROL DE CAMBIOS Versión Componente estructura del documento Fecha Observaciones Responsable V1 06/03/2015 Documento Nuevo V2 27/04/2015 Se realiza ajuste al instructivo, por cambios presentados en el módulo Web Analista y Líder Funcional Gerencia de Desarrollo - Canales e Integración Líder Funcional Gerencia de Desarrollo Canales e Integración

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