Papelerías Lumen. Caso de Negocio: Eficiencias en Papelerías Lumen y sus clientes vía la factura electrónica.

Transcripción

1 Papelerías Lumen Caso de Negocio: Eficiencias en Papelerías Lumen y sus clientes vía la factura electrónica. Elaborado por Eduardo Núñez Acevedo Investigación Empresarial AMECE - GS1 México, Agosto 2009

2 Antecedentes Papelerías LUMEN es una empresa 100% mexicana reconocida como líder en el mercado de papel y artículos de papelería en general. Hoy en día cuenta con 36 tiendas en toda la república, en donde el 70% de sus clientes requieren una factura por la compra realizada. En total, se elaboran 3,184 facturas al día en promedio. Al ser una empresa autorizada para imprimir sus comprobantes fiscales y cumplir con los lineamientos determinados por el SAT (Servicio de Administración Tributaria) para la emisión de comprobantes fiscales digitales a partir de Mayo de 2009, se inicia la migración del convencional formato de facturación tradicional al nuevo esquema de factura electrónica. Papelerías LUMEN tiene 291 mil clientes registrados, con quienes genera 1 millón 144 mil facturas al año aproximadamente. El objetivo de este proyecto de implementación fue salir con Factura Electrónica, únicamente en todas las sucursales antes del 1º de Mayo de En Septiembre de 2008, el equipo involucrado de parte de la empresa, inició el proyecto y contactó a AMECE GS1 México para liderar este proyecto de implementación además de recibir la asesoría y entrenamiento requeridos. Para Papelerías LUMEN es indispensable mantener un estándar de calidad en la atención y servicios que presta a sus clientes y la responsabilidad como área de sistemas en esta transición será incorporar el proceso de factura electrónica como un beneficio tangible para sus clientes en la reducción de tiempos durante el proceso de facturación así como simplicidad en cualquiera de los trámites derivados. Puntos importantes cubiertos en este proyecto: Administración del certificado de sello digital de la empresa Manejo y control de folios asignados por el SAT Posibilidad de usar etiquetas Addenda en la factura electrónica Generación del CFD de acuerdo a las disposiciones Entrega del CFD al cliente, envío en formato XML o impresión de la factura electrónica en papel térmico de 3 con impresora IBM SUREMARK 52 LPS Integración con Sistema Punto de Venta programado en Visual Basic 6, Framework 3.5 y manejador de base de datos SQL Server 2005 Compatibilidad con sistema operativo Microsoft XP Professional Edition SP 2 en puntos de venta y Windows Server 2003 en Servidor de base de datos. Comunicación con Servidor Central a través de VPN Implementación En Septiembre de 2008, el equipo de TI de LUMEN inició el proyecto solicitando a ocho proveedores de tecnología sus propuestas para la implementación de la emisión de Factura Electrónica en sus puntos de venta.

3 Se evaluaron dichos documentos considerando varios puntos, entre ellos: el tiempo que llevan en el mercado los proveedores de tecnología, los clientes que atienden con proyectos similares, el costo, los horarios de atención, revisar su autorización por el SAT para la emisión de comprobantes fiscales, su validación de la Addenda 2 por parte del SAT y AMECE GS1 México, también se consideró la metodología empleada en la administración de proyectos, los requerimientos de equipo y el soporte ofrecido. Uno de los requerimientos para este proyecto, de parte de LUMEN fue poder imprimir el ticket con el sello y cadena digital desde el punto de venta y hasta cierta cantidad de artículos. En caso de que excedieran dicha cantidad, entonces la factura se tendría que imprimir en hoja tamaño carta. El proveedor de tecnología seleccionado inició sus actividades de implementación en Febrero de Instalando la aplicación del proveedor de tecnología en cada uno de los servidores de cada red local en cada sucursal. Cuando el cliente realiza su pago en la caja, el punto de venta elabora un archivo texto con toda la información para facturar y hace una petición al servidor (software de Factura Electrónica) para obtener el sello y cadena digital, los cuales se anexan al archivo texto y se imprime el ticket para el cliente. El 1º de Julio de 2009, salió a producción la emisión de la Factura Electrónica en los puntos de venta de LUMEN, toda la información de la venta queda registrada y contabilizada en el ERP especializado en cadenas detallistas. Los archivos que se generan en cada sucursal son de formato XML y se transmiten y concentran en las oficinas principales de Av. Toluca, con la finalidad de poder generar los reportes mensuales de comunicación y aviso al SAT. El personal de TI de LUMEN que integró el equipo para este proyecto, estuvo en constante comunicación con otras áreas involucradas, principalmente con la gente del área de Contabilidad y con la Dirección de Sucursales. Una vez que salió en producción la emisión de la Factura Electrónica en las sucursales de LUMEN, se publicó en el sitio Web de la empresa, la información sobre esta nueva modalidad de comprobante fiscal, sus beneficios y funcionamiento, con la finalidad de orientar a los clientes. Beneficios El cliente sale de la tienda con su factura en la mano mediante un proceso sencillo, acostumbrado y rápido Para LUMEN no representa un cambio de imagen para la entrega de la Factura LUMEN no necesitó habilitar un área especial para la emisión e impresión del comprobante fiscal El formato de la factura se ajusta a exigencias muy variables en cuanto a la cantidad de productos, descripciones, precios, descuentos, impuestos, exentos, tasa 0, forma de pago entre otros detalles sin afectar de forma considerable la longitud total del ticket y con la finalidad de evitar un incremento en el gasto de papel térmico al igual que un engorroso manejo de la factura para el cliente Rentabilidad del proyecto La suma de la inversión aproximada del proyecto fue de $388, pesos, la cual incluye los siguientes conceptos: consultoría, software y aplicación de parte del proveedor de tecnología. Tiempo de planeación, consultoría interna y desarrollo de parte de las principales áreas involucradas de LUMEN en este proyecto.

4 El principal beneficio que obtiene LUMEN por el manejo y operación de la emisión de Factura Electrónica se ve reflejado en el ahorro por inversión y operación de un área de impresión del comprobante fiscal por parte del cliente, el cual considera $10, pesos para equipo de cómputo, papelería y consumibles; así como $42, pesos por concepto de sueldo para el personal de atención, lo que totaliza la cantidad de $52, por sucursal. Papelerías LUMEN cuenta con 36 sucursales, por lo que el ahorro global de la cadena es de $1,873, pesos anuales. El Retorno de Inversión en la implementación que ha realizado LUMEN es de 383% a finales del año 2009, es decir, a partir del primer año de operación, la empresa recuperó la inversión inicial del proyecto, llegando así a un punto de equilibrio. En el transcurso del tiempo, a dos años la empresa sigue incrementando sus beneficios y alcanza un ROI de 1348%. Este proyecto generará en el tiempo, un Retorno sobre la Inversión (ROI) de 1348%, lo que significa que por cada $1.00 peso invertido el negocio obtiene ganancias netas de $13.48 pesos. Siguientes pasos LUMEN complementará este proyecto al ofrecer el servicio en línea a sus clientes para que a través de portales, éstos puedan consultar, obtener e imprimir su Factura Electrónica en formato PDF cuantas veces quieran. De esta forma, la empresa obtendrá mayores beneficios con el ahorro por impresión del comprobante fiscal en el ticket de compra. Otro proyecto, el cual implementará la empresa más adelante es llevar la emisión de Factura Electrónica a sus clientes de ventas por mayoreo, donde actualmente el proceso sigue siendo manual y en papel. Conclusiones Papelerías LUMEN ha resuelto el tema de la emisión de Factura Electrónica, de tal forma que sea sencillo para el cliente; es decir, sin que tenga que invertir más tiempo o realizar otras actividades dentro de la papelería para obtener su factura. El personal de TI de LUMEN se acercó a AMECE-GS1 México en Octubre de 2008, para recibir el soporte en la implementación del estándar y para la administración del proyecto, a través de uno de los líderes del área de Implementaciones de la Asociación. Cabe señalar, que el tiempo de implementación para la emisión de la Factura Electrónica en LUMEN y entrar en productivo fue muy corto, tan solo en 5 meses. El Retorno de Inversión confirma que el Beneficio Económico Neto Acumulado para el 2011 en LUMEN es de $ 5,232, pesos, mientras que el Costo Acumulado del proyecto Emisión de Factura Electrónica por su parte es de $ 388, pesos. El principal beneficio de la emisión de la Factura Electrónica en LUMEN se ven reflejados en un gran ahorro al no tener que invertir en un área de impresión dentro de la papelería para ofrecer el servicio de impresión de comprobantes fiscales a los clientes (tanto en el tema de equipó de cómputo y personal de atención al cliente). Información obtenida por entrevistas y comunicaciones con: José Guillermo Rodríguez S., Gerente de Sistemas de LUMEN y Mario Sequeira, Líder de Proyecto de AMECE-GS1 México.

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