Proyecto de Digitalización del Registro del Estado Civil SOMO- SOINCA-CESTEC Procedimiento para la Digitalización Masiva de Documentos

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1 Proyecto de Digitalización del Registro del Estado Civil SOMO- SOINCA-CESTEC Procedimiento para la Digitalización Masiva de Documentos Introducción... 2 Definición de Roles Procedimiento de Digitalización Masiva de Documentos Preparación de Documentos Digitalización Control de Calidad Validación (indexación) Verificación (confirmación) Liberación

2 Introducción Este documento constituye el procedimiento que normará las actividades que llevarán a cabo las entidades que intervienen en el proceso de digitalización masiva de documentos. Se espera que surjan cambios producto de su implantación en las Oficialías del Estado Civil. La realidad de la operación será el catalizador de los ajustes a este procedimiento. Diagrama conceptual de entidades que intervienen en el proceso 2

3 Definición de Roles La Oficialía del Estado Civil (OEC), para los fines de este proyecto, representa la entidad donde se encuentran almacenados los documentos objeto de procesamiento. Las Unidades Móviles de digitalización (UMD), se encargarán de ejecutar los servicios de digitalización masiva de documentos en cada OEC. Las UMD recibirán, de parte de las OEC, los documentos preparados para fines de su procesamiento, utilizando formularios de control para la recepción y devolución de documentos originales, ejecutarán los procesos estándares de la captura de documentos: digitalización, mejoramiento de imágenes, control de calidad y la devolución de los documentos ya procesados a la OEC. En adición se llevarán a cabo tareas administrativas: control de personal, seguridad de sistema, generación de reportes de producción, elaboración de reportes de incidentes, entre otras actividades que se deriven como recomendación de la implementación de las oficialías piloto. Las UMD estarán dotadas de infraestructura de red, equipamiento para la digitalización y áreas para controlar el flujo interno de los documentos. Las UMDs se enlazarán con la UCP a través de un conexión inalámbrico de Internet que será utilizada solo cuando haya disponibilidad. La unidad puede operar de manera autónoma sin estar conectadas a la web. La Unidad Central de Procesamiento (UCP) agrupara el personal encargado de la indexación de los documentos, verificación de índices, control de calidad y liberación de los lotes de documentos hacia el repositorio que concentrará, de manera acumulativa, todo cuanto se haya recibido de las Unidades Móviles de Digitalización. 3

4 Procedimiento de Digitalización Masiva de Documentos El procedimiento para digitalización masiva de documentos consta de 6 etapas: Preparación de Documentos, Digitalización, Validación, Verificación, Control de Calidad y Liberación. A continuación detallamos lo que se desarrolla en cada uno de estos pasos aplicados al proceso que se llevará a cabo en las entidades, cuyos roles se definieron precedentemente. 1. Preparación de Documentos Toda la documentación objeto de digitalización esta contenida en libros. A continuación presentamos el procedimiento de Preparación de Documentos, en este caso de los libros, los cuales son manipulados en un proceso que se inicia con la desencuadernación y termina con la reencuadernación de los mismos. Las Unidades Móviles de Digitalización (UMD) contarán con un equipo de trabajo de tres personas que serán las responsables de llevar a cabo la tarea de desencuadernar los libros de las oficialías y volverlos a encuadernar nuevamente después de que los mismos hayan sido digitalizados, y retornarlo a la oficialía correspondiente. Pasos a seguir 1. El supervisor de la UMD recibe de la Oficialía los libros que serán digitalizados en orden descendente respecto al año actual. Cada libro recibido por la UMD será registrado en el formular F-01 (Formulario para el Registro de Libros a Digitalizar Recibidos de la Oficialía del Estado Civil). El supervisor de la UMD revisa los libros que recibe de parte de la oficialía para determinar si la calidad y condiciones de los mismos están aptas para someterse al proceso de digitalización. 4

5 a. En el caso de que uno o más libros estuviesen en condiciones que no permite su digitalización, se procederá entonces a anotar en el formulario F-02 (Formulario para el Registro de Libros No Digitalizados). Este formulario formará parte del reporte semanal que se le brindará a la dirección del proyecto y ésta a la JCE. 2. Los libros son cotejados con el formulario para confirmar su entrega 3. La portada de los libros serán despegados, con el mayor cuidado posible, para que ninguna información contenida en los folios corra el riesgo de dañarse. Esta portada es la misma que se utilizará para volverlos a encuadernar. El proceso desencuadernación consiste de los siguientes pasos: a. Lo primero que harán las personas que desencuadernan es despegar la carpeta exterior del libro; b. Despegar las hojas de apertura y cierre de libros que están colocadas en la parte de adentro de la portada y contraportada c. Cortar el hilo con el cual están cocidos los libros d. Con una guillotina especializada el operador hará un fino corte en la orilla del lomo izquierdo del libro, esto es donde está el pegamento. Las hojas quedaran sueltas. e. Desencuadernado el libro, se colocan todas las hojas dentro de la propia carpeta de dicho libro y se amarrará con una banda elástica. f. Luego que el libro es entregado a la UMD, y esta lo digitaliza y lo devuelve, se prepara para su reencuadernación con el siguiente procedimiento: i. se procederá a su reencuadernación, es decir, arreglarlo de forma tal que pueda ser cocido nuevamente utilizando los mismos hoyos donde anteriormente estaba cocido. En los que no se puedan utilizar los anteriores hoyos, se procederá a hacerlos nuevos la costura. 5

6 ii. Cocido el libro con nuevo hilo, se colocará la pega en el lomo del mismo, se pega la carpeta dura del libro, y luego se le pega en ambos lados, en la parte delantera y trasera la cartulina para que el libro quede fijado internamente. iii. En los casos que aplique, se pegarán nuevamente las hojas de apertura y cierre que tiene cada libro y que había sido anteriormente despegada. iv. Por ultimo se ponen a secar los libros, y para agilizar la parte del secado de los mismos se utilizarán blowers secadores de pelo. g. Finalizado el proceso anterior, se procederá a la devolución de los libros a la oficialía, para lo cual se utilizará el formulario F-03 (Formulario para la Devolución a la Oficialía del Estado Civil de los Libros Digitalizados). h. Los libros trabajados deberán quedar en igual condición a como se encontraban antes de la digitalización. 2. Digitalización En la UMD se recibirán los libros para los fines de la digitalización. La UMD contará con un formulario de control que se firmará para confirmar la recepción del material. a. El Supervisor de la UMD recibirá los libros que le entregara el equipo dedicado a la preparación de los documentos y tomará nota en el F-03 b. Los libros se irán acumulando en un lugar rotulado con la leyenda: Documentos por Procesar. Cada libro representa un lote, cada lote contiene varios documentos, generalmente de una página con posibles anotaciones en los márgenes. c. El supervisor pasará el libro al digitalizador, quien quitará el banda elástica, colocará las hojas en el escáner, manteniendo el orden, y procederá a su digitalización. Los documentos a digitalizar: a. Se escanearán todos los folios estén en blanco o no, que estén contenidos desde la primera página de cada libro hasta el cierre del 6

7 libro inclusive o la última acta del libro (hay libros que no tienen clausura y otros que después de la clausura han escrito actas). b. Los folios en blanco que estén después del cierre o la última acta no se escanearán. c. Las fotocopias de los Segundos Originales que aparecen anexas al folio del Primer Original serán escaneadas. d. Para los libros que contengan índices al final, éstos índices también serán escaneados. d. Tan pronto el libro es digitalizado, el digitalizador hace la verificación de lugar para asegurarse que todos los folios del libro fueron debidamente escaneado e. Hecha la revisión anterior, el digitalizador vuelve a colocar todas las hojas dentro del libro, coloca la banda elástica y lo pasa al supervir. f. El supervisor coloca el libro en un lugar rotulado con la leyenda Documentos Procesados. g. El supervisor, a intervalos apropiados de tiempo, hace entrega al equipo de encuadernación de los documentos procesados (libros). 3. Control de Calidad Las estaciones de Control de Calidad ejecutarán la inspección visual de cada imagen de los documentos para medir la calidad del producto resultante del proceso de digitalización. Para estos fines se aplicara la norma ISO A continuación los pasos: a. Recepción de lotes b. Determinación de Muestra c. Aprobación: Aceptación o Rechazo de lotes d. Reporte de Medición de la Calidad 4. Validación (indexación) En la UCP un equipo de indexadores recibe los lotes liberados por las UMDs. 7

8 a. Los lotes son asignados mediante un proceso que balancea la carga de trabajo. Los indexadores trabajan con tipos de documentos específicos, a saber: Nacimientos, Defunciones, Matrimonios, Divorcios y Mixtos, este último es una combinación de los anteriores. b. La persona que indexa puede rechazar cualquier documento que no cumpla con la calidad requerida. Los rechazos son recibidos, devuelta, en las UMDs quienes proceden a sustituir este documento aplicando tenidas de mejoramiento de imagen. El lote, en la UCP, no es liberado hasta el recibido de vuelta de los documentos afectados por rechazos. c. Los documentos del lote son desplegados en secuencia en pantalla, y a partir de este el Indexador introduce los índices de los documentos. d. En el proceso de digitalización, en las unidades móviles de digitalización introducirán por cada libro (lote) digitalizado los siguientes índices: a. Código del Municipio b. Numero de la Oficialía c. Tipo de Libro d. Numero de Libro e. Literal de Libro (si existiera) f. Año del Libro e. En la Unidad Central de Procesamiento (UCP) se introducirán los siguientes índices, por cada uno de los documentos que existan en los lotes recibidos de las Unidades Móviles de Digitalización (UMD). a. Número de Folio b. Numero de Acta c. Los datos Adicionales (cedula, nombres, apellidos ) son auto llenados mediante la vinculación con bases de datos (Padrón Electoral y otros archivos electrónicos disponibles en la JCE) 8

9 5. Verificación (confirmación) Estaciones de trabajo serán configuradas para recibir lotes para indexar los documentos por segunda vez. A continuación pasos a seguir por el Verificador: a. Espera a que le sea asignado lotes de trabajo b. Recibe lotes para indexar por segunda vez c. Observa las imágenes; estas pueden ser rechazadas por problemas de calidad y reenviada para los fines de re-digitación. d. Introduce los índices por cada documento (Folio y Acta); si los índices no coinciden con los introducidos en la Estación de Validación, el sistema presenta los valores introducidos para la confirmación o para variar los valores de acuerdo a lo observado visualmente. e. Cuando se haya procesado la ultima pagina, el lote es transferido al proceso de administración para los fines de su procesamiento: Liberación o para tomar otra decisión: mandar a su nueva digitalización, indexación, control de calidad, modificación o eliminación. 6. Liberación El supervisor, en la UCP, ejecuta desde el módulo de Administración de Lotes del sistema la exportación de los documentos y sus respectivos índices a una estructura de fólderes, en cuyas raíces contendrá un archivo de texto delimitado con los índices y la localización de cada documento. 9

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