BPM en la Administración Pública: Flexibilidad y Eficiencia en la Gestión de Expedientes y Servicio al Ciudadano

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1 BPM en la Administración Pública: Flexibilidad y Eficiencia en la Gestión de Expedientes y Servicio al Ciudadano staffware. Iberia Madrid - Junio de 2004

2 Índice 1. Introducción a Staffware 2. BPM o Gestión de Procesos de Negocio 3. BPM Staffware como plataforma de gestión de expedientes para las A.A.P.P.

3 Introducción a Staffware Líder en el mercado global Foco absoluto en la producción de herramientas de soporte a BPM Nº 1 del mercado 26% de la cuota de mercado (fuente: Gartner y Giga) +2,000,000 de usuarios en +5,000 clientes 15 años de experiencia - Versión 10 Fundadores de la organización WfMC - Chairman: Jon Pyke (CTO), miembros clave de AIIM, BPMI, etc. Foco global en varios mercados verticales, con grandes clientes en todos ellos AAPP en particular Numerosas referencias de éxito demostrables

4 Staffware : líder en la industria Junio de 2003, Gartner posiciona a Staffware En el cuadrante de los líderes

5 BPM: posicionamiento de Staffware Misión Crítica Criticidad del proceso Application Specific Workflow (ERP, CRM, SAP, Siebel, etc.) Workgroup Workflow ( ) Staffware Process Production Suite Workflow BPM Solution Framework Administrative and Document Centric Workflow (Doc. Management Workflow) Soporte A la Operación Simple Estructura del proceso Compleja

6 Los procesos de negocio Sistemas Info Ciudadanos Actores Procesos de Negocio: Políticas, procedimientos, reglas Información Terceros Infraestructura TI Suministradores

7 BPM : Consideraciones previas BPM da respuestas a las necesidades de implementación de una gestión por procesos Necesidades de definir, implementar, seguir y medir los procesos a lo largo de toda la cadena de valor BPM esta constituida por un conjunto de herramientas que aportan: El diseño, especificaciones, simulación y documentación de los procesos Implementación de esos procesos en la organización Herramientas que analizan los datos de producción y comparan con las métricas de negocio definidas Objetivo > implementación en espiral para la mejora continua BPM aporta valor en el mundo real cuando: Los procesos críticos de negocio de una organización son complejos y tocan a todos los departamentos de la organización Los procesos se inician y terminan fuera de la organización, involucrando a los ciudadanos, clientes, proveedores y gestores de la Administración BPM está basado en una solución tecnológica compuesta por herramientas de Diseño, Workflow, Integración (Enterprise Application Integration o EAI ), motor de reglas e Información Ejecutiva (cuadro de mandos o Business Intelligence)

8 Staffware : que ofrecemos? Modelización: Herramienta de especificación de los procesos y reglas de negocio en su lenguaje * CREAR / MODELIZAR MODIFICAR REUTILIZAR / IMPORTAR * AUTOMATIZAR * GESTIONAR Automatización: Gestión y seguimiento de los procesos de acuerdo con las métricas de negócio Gestión: Modificación dinamica de los procesos en función de las métricas de negócio y del alineamiento con la estratégia * MONITORIZAR Monitorización: PREDECIR Planificación y gestión de los recursos involucrados en los procesos

9 La visión del proceso: ejemplo. Gest.Doc. Imagen Back Office Aplicaciones Canales de acceso CRM Tratamiento de excepciones Ciudadano Tramitadores Administración

10 Visión de extremo a extremo Aplicaciones de Staffware en el sector público Staffware es un BPM Procesos extremo a extremo CLIENTE DEL PROCESO INTERFAZ DEL PROCESO PARTICIPANTES DEL PROCESO BACK-OFFICE CORPORATIVO CIUDADANOS EMPRESAS OTRAS AAPP INTERNET TELÉFONO EN PERSONA CONSEJERÍAS DIR. GEN. DISTRI. GEO. OTROS BASES DE DATOS CORPORATIVAS DEPARTAMENT. APLIC. GESTION STAFFWARE

11 BPM: El valor añadido de Staffware en tres fases - Organización reactiva Organización proactiva + PROCESOS AUTOMATIZAR MONITORIZAR PREDECIR - Madurez en TI + Staffware Process Suite Staffware Rules Manager Staffware Process Monitor Staffware Prediction Module

12 Staffware Process Suite Aplicación Process Applications Presentación Process Client Process Relationship Manager ( CRM ) Integración Process Objects PDK Process Orchestrator Process Integrator Monitorización Process Administrator Process Monitor Definición Process Definer Rules Manager Ejecución iprocess Engine

13 Una arquitectura BPM de referencia para las AA.PP. Plataforma WEB Interfaz de usuario Tramitador Gestión de colas de tareas Historia y estado de expedientes Gestión de documentos Firma digital Usuarios Tramitadores Interfaz de usuario Gestor Supervisión de colas de tareas Gestión de equipos Tramitadores Informes Usuarios Gestores de Equipos Interfaz de usuario Dirección Cuadro de mandos Indicadores de Gestión Informes históricos y actuales Alertas de gestión Dirección CIUDADANO Portal del Ciudadano Inicio y Seguimiento de expedientes Notificación Información Licitación Eletrónica CANALES DE ACCESO Web Telefonía Móvil Call Centre Correo Front-End Gestor de expedientes, Portal del Ciudadano, Gestión Documental, etc. Plataforma BPM Motor de Reglas de Negocio STAFFWARE Rules Manager Conector Srv.Web BUS de Integración Conector Aplicac. Conector BBDD Motor de Predicción STAFFWARE Prediction Engine Motor de procesos STAFFWARE iprocess Engine Orchestrator Conector A medida Motor EAI Servidor de Información Ejecutiva STAFFWARE Process Monitor CERES SICRES ECON-FIN APLICACIONES Entidad Certificación Registro E/S Sistema Económico - Financiero Otras aplicaciones verticales Repositorio Datos Motor de procesos Directorio Usuarios / Ciudadanos Repositorio de Datos Corporativo Repositorio Datos Documental

14 Por qué BPM como plataforma gestor de expedientes Factor Por qué Gestión explícita e integrada de los expedientes automatizados (Mejora de la gestión, comunicación y calidad de servicio) Cobertura total del ciclo de implementación de los procesos o expedientes Herramientas de métrica de negocio integradas Funcionalidades de gestión del trabajo manual en equipo embebidas Flexibilidad al cambio (Mejora de la gestión, calidad del servicio) Facilita la especificación e inmediata automatización del proceso y de las actividades específicas para la integración con otros sistemas y protocolos estándar. Automatización de Reglas de Negocio (Staffware Rules Manager) Implementación de la automatización de expedientes más rápida y económica (Mejora de la gestión) Infraestructura estándar a compartir entre departamentos, entidades, organismos, gobiernos Paradigma de desarrollo rápido de aplicaciones Foco de aplicación del conocimiento de la Administración en la problemática del sector y no en la tecnología

15 Gracias por su atención

16 Referencias Administración Pública ACST SA Brigham Young University USA Arbeids Voorziening Hol. Ashford District Council- UK Belgian Ministry of Justice Bel Cairns City Council Au Census 2000 Sp City of Boston USA City of Stockholm UK CPRO UK CSL, Croydon UK D of E E-Dept. for Education and Employm. UK Department of Education UK Department of Social Security UK DVLA UK Edexcel UK Fannie Mae USA Finnish & Swedish Maritime Administrations Nor Health Insurance Commission (HIC) Au Birmingham City Council Gobierno Autónomo de Canarias Diputación Foral de Álava Government Investment Corporation of Singapore IMPULSE MOD Runnymeade Borough Council Sport Scotland Stadsdeel Oud Zuid States of Jersey Student Loans Company The Italian Ministry of Finance The Radiocommunications Agency (RA) US Government Local Authorities - 8 Hol London Borough of Enfield UK Ministry for Environmental Protection Rus Ministry of Defence (MOP/PE) UK National Institute of Health (NIH) USA NSPIS UK Ordnance Survey UK Radio Spectrum International UK Social Security Administration USA State Superannuation Authority Au Student Loans UK The Dutch Defense Agency Bel The Scottish Sports Council UK Unemployment Bureau (DETAM) Bel Veterans Administration USA Wickham District Council UK WSW Bel NHS Pensions UK

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