INSTRUCTIVO ELABORACIÓN ESTUDIOS PREVIOS INVITACIONES DE MÍNIMA CUANTÍA.

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1 INSTRUCTIVO ELABORACIÓN ESTUDIOS PREVIOS INVITACIONES DE MÍNIMA CUANTÍA. EL PRESENTE INSTRUCTIVO APLICA PARA PROCESOS CUYO PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO NO SUPERE LA SUMA DE $ ,00. Cn el ánim de dar cridad sbre frma de ebrar y remitir ls dcuments necesaris para adentar ls prcess de mínima cuantía, así cm reslver s diversas inquietudes que se presentan en dichs prcess, se ha pryectad en siguiente instructiv. Pr l anterir, es necesari tener en cuenta que ls dcuments señads en el rden de lista de cheque adjunt al presente instructiv (VER ANEXO N. 1), deben ser legajads y fliads a lápiz en parte superir derecha en el estrict rden de lista de cheque debidamente encarpetads, sin ningún tip de marcación en s pastas de carpeta. NOTA. El Grup de Cntratación una vez efectuada crrespndiente revisión n adentará el prces de cntratación cuand s carpetas estén incmpletas cn dcuments que n se encuentren vigentes. A cntinuación se dará una breve explicación de ls dcuments que deben ser radicads: 1. SOLICITUD DE CONTRATACIÓN. Se requiere que el fici esté debidamente firmad, dirigid al rdenadr del gast de Entidad (Secretari General). 2. ESTUDIOS PREVIOS. Deberán ser ebrads en el frmat que se adjunta al presente instructiv (VER ANEXO N. 2), l anterir cn el fin de guardar hmgeneidad de ls estudis previs de tdas s dependencias que slicitan adentar ls prcess de cntratación, ls cuales deben estar firmads pr el funcinari que realiza slicitud. Ls estudis previs deberán ser remitids al crre electrónic cntratacindp_1@defensria.gv.c, asunt: ESTUDIOS PREVIOS (SEGUIDO DEL OBJETO DEL PROCESO). 3. ESTUDIOS DEL SECTOR. Deben ser ebrads siguiend el instructiv de Clmbia Cmpra Eficiente 4. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL. El certificad de dispnibilidad presupuestal debe adjuntarse a ls dcuments a radicar cn slicitud de cntratación. NOTA. Cualquier duda respect a dcumentación que se debe allegar pr favr realizar únicamente al crre electrónic cntratacindp_1@defensria.gv.c GRUPO DE CONTRATACIÓN

2 ANEXO N. 1 LISTA DE CHEQUEO INVITACION DE MINIMA CUANTIA Códig: GCT-FTO-01 Versión:01 Página: 2 de 5 INVITACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA N. DE 201 CONTRATISTA: ACEPTACIÓN DE OFERTA N. NIT/C.C.: DOCUMENTOS FOLIOS/NO APLICA OBSERVACIONES SOLICITUD DE CONTRATACIÓN ESTUDIOS PREVIOS ESTUDIOS DE MERCADO CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL INVITACIÓN PÚBLICA VISITA TÉCNICA NO OBLIGATORIA OBSERVACIONES A LA INVITACIÓN RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES ADENDAS ACTA DE CIERRE DEL PROCESO PROPUESTAS INFORME VERIFICACIÓN REQUISITOS HABILITANTES OBSERVACIONES A LOS INFORMES VERIFICACIÓN REQUISITOS HABILITANTES RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES ACEPTACIÓN DE OFERTA O DECLARATORIA DE DESIERTA SIAF REGISTRO PRESUPUESTAL POLIZA APROBACIÓN DE PÓLIZA COMUNICACIÓN AL SUPERVISOR Y/O INTERVENTOR ACTA DE INICIO SECOP REPORTE CÁMARA DE COMERCIO MODIFICIACIONES CONTRACTUALES INFORME FINAL / CERTIFICACION DE CUMPLIMIENTO LIQUIDACIÓN

3 ANEXO N ESTUDIOS PREVIOS MINIMA CUANTÍA (Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, Decret 1510 de 2013 y demás nrmas regmentarias) Ciudad (Departament), día, mes y añ INDICAR DEFENSORÍA DEL PUEBLO REGIONAL, DELEGADA U OFICINA PRESUPUESTO ESTIMADO: $ 1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD: (Se debe hacer un recuent de raznes que justifican adentar el prces de cntratación de ls bienes servicis requerids, de acuerd al pn de cmpras de Entidad.) 2. OBJETO A CONTRATAR: (El bjet debe ser cncret y realizable. Teniend en cuenta que el bjet n es mdificable, se recmienda n incluir aspects que puedan ser tema de mdificación cm cantidades, pz, especificacines técnicas, entre trs) Cdificación de Bienes y Servicis UNSPSC: (Para su ebración se puede hacer us del aplicativ de Clmbia Cmpra Eficiente, en el link y del manual Guía para Cdificación de Bienes y Servicis en el link La csificación se debe recinar en el siguiente cuadr guía: Grup Segment Familia Cse Prduct 3. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS: (Se indica que características técnicas detaldas tienen ls bienes servicis a adquirirse, para l cual: - Deben ser cras y detaldas, cm pr ejempl: descripción del ítem, cantidad, unidad de medida, material del prduct, medidas, entre trs. - N debe indicarse ninguna marca de prduct, ni tampc sus especificacines deben direccinar a una s marca. NOTA: Dependiend de estas especificacines será el resultad de satisfacción de ls bienes y servicis adquirids.) 4. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: (Indicar cramente cada una de s bligacines a realizar pr parte del cntratista.) Igualmente se deben recinar s siguientes bligacines generales: Acreditar una cuenta crriente de ahrrs cn base en el listad de bancs y crpracines que para tal efect tiene Subdirección Financiera de Defensría del Puebl, para realizar el pag acrdad en el cntrat. Cumplir cn s demás actividades que se deriven del bjet y naturaleza del cntrat.

4 NOTA N. 1. N es respnsabilidad del Grup de Cntratación verificar s bligacines que se pacten en el futur cntrat, pr l que se recmienda que s mismas guarden cngruencia en el tiemp a ejecutar. 5. FUNDAMENTOS JURÍDICOS DE LA MODALIDAD DE SELECCIÓN: (Puede incluirse el siguiente text: De acuerd cn el presupuest ficial de invitación pública a adentarse, éste n supera el 10% de menr cuantía de Entidad, pr l anterir el factr de escgencia del ferente será el que en su prpuesta presente el menr preci, siempre que cump cn s cndicines establecidas en invitación; l anterir de cnfrmidad cn l establecid en el artícul 85 del decret 1510 de 2013.) 6. PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO Y LA JUSTIFICACIÓN DEL MISMO: (El presupuest ficial será el resultad del estudi de mercad realizad, de acuerd a ls siguientes parámetrs: A mínim 3 de s empresas en el mercad que presten el mism servici bien, se les deberán slicitar ctizacines cn misma infrmación establecida en s especificacines técnicas Las ctizacines de s empresas deberán cntener el mism bien servici, características técnicas, frma de pag y tiemp de ejecución, para que sean cmparables y sbre els efectuar el prmedi. Igualmente se debe incluir el númer del Certificad de Dispnibilidad Presupuestal SIIF) NOTA: En cass excepcinales dnde n sea psible ctización de tres (3) más empresas, esta situación se debe indicar en el estudi. N bstante se deberán adjuntar s slicitudes de ctización slicitadas. 7. FORMA DE PAGO: 8. TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN Y ASIGNACIÓN DE RIESGOS PREVISIBLES: Para el desarrll de este numeral es necesari ingresar al Sistema Electrónic de Cntratación Pública SECOP - Clmbia Cmpra Eficiente, a través del siguiente link Manuales, allí se encuentran entre tras, Matriz de Riesgs y el Manual para identificación y cbertura del riesg, s cuales se deben cnsultar para facilitar su ebración, utilizand siguiente matriz del riesg: Matriz de Riesgs N Cse Fuente Etapa Tip Descripción Cnsecu encia de currenc ia del event Prbabilidad Impact Valración Categría A quién se le asigna? Tratamient/ Cntrl a ser implementad Prbabilidad Impact después del Impact Valración Categría Afecta ejecución del cntrat? Respnsable pr implementar el Fecha estimada en que se inicia el Fecha estimada en que se cmpleta el Cóm se realiza el mnitre? Mnitre y revisión Peridicidad [Numerar cnsecutivamente empezand en 1] [General/Específic] [Intern/Extern] [Pneación/Selección/Cntratación/Ejec ución] [Ecnómic/ Scial plític/ Operacinal/ Financier/ Regutri/ De naturaleza/ Ambiental/ Tecnlógic] [Describir el Riesg] [Describi r cnsecu encia de currenc ia del event] [2/3/4/5/6/7/8/9/10] [Baj/Medi/Alt/Extrem] [Entidad Estatal/Cntratista] [Describir el cntrl a ser implementad ] [2/3/4/5/6/7/8/9/10] [Baj/Medi/Alt/Extrem] [Sí/N] [Entidad Estatal/Cntratista] [Incluir fecha event cn el cual se inicia el tratam ient] [Incluir fecha event cn el cual se inicia el tratam ient] [Defini r frma de realiza r el mnit re] [Definir peridici dad del mnitre ]

5 9. GARANTÍA: (Se puede incluir el siguiente text: Se garantizará el cumplimient de s bligacines que se adquieren en Aceptación de Oferta, mediante cnstitución de una garantía única de cnfrmidad cn l establecid en Ley 1150 de 2007 y en el Decret 1510 de 2013, cual debe cnstituirse a favr de Defensría del Puebl, de siguiente manera: AMPARO PORCENTAJE VIGENCIA Esta garantía será aprbada pr el Respnsable del Grup de Cntratación de Defensría del Puebl, si reúne ls requisits legales y cntractuales establecids para tal fin. NOTA: En aquells cass que n sea necesari exigir cnstitución de garantía que ampare el cntrat se debe justificar el pr qué.) 10. PLAZO DE EJECUCIÓN: (Se puede incluir el siguiente text: El pz para ejecución del cntrat será de, cntads a partir de expedición del registr presupuestal crrespndiente y aprbación de garantía única pr parte del Respnsable del Grup de Cntratación de Defensría del Puebl). NOTA: Cuand sea necesari para ejecución del cntrat suscripción del acta de inici se deberá incluir al final del text del pz de ejecución. 11. LUGAR DE EJECUCIÓN La ejecución de Aceptación de Oferta se realizará en 12. SUPERVISIÓN: La supervisión de Aceptación de Oferta estará a carg de quien haga sus veces. (Dicha supervisión deberá ser ejercida pr un funcinari cmpetente, de acuerd cn el cncimient que el mism tenga sbre el bjet a cntratar). (NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN SOLICITA LA CONTRATACIÓN) (CARGO DE QUIEN SOLICITA LA CONTRATACIÓN) NOTA. EL TEXTO EN EL QUE SE INDICAN EXPLICACIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL PRESENTE FORMATO, UNA VEZ DILIGENCIADO EL FORMATO DICHO TEXTO DEBE SER ELIMINADO.