Capítulo I. Planteamiento del Problema.

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2 5 CAPÍTULO I PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. La competencia que existe actualmente en el mundo de los negocios a nivel mundial junto con la crisis económica que se vive en muchos países a provocado el incremento de las ventas a créditos y por consiguiente las cuentas por cobrar. En el caso de Venezuela las pequeñas y medianas empresas están padeciendo actualmente las consecuencias de una gran inestabilidad económica, la cual según algunos expertos y analistas obedece a una notoria falta de inversión, producto del poco acceso al financiamiento. Este problema se puede solventar a través de la solicitud de créditos a sus proveedores, ya que el crédito comercial es considerado la mejor herramienta para el financiamiento a corto plazo utilizado por las empresas ya que facilita el alcance de una eficiencia administrativa. 5

3 6 Es por esta razón que surge la necesidad por parte de algunas empresas de realizar continuas revisiones en sus áreas, tanto operativas como administrativas con la finalidad de encontrar ventajas y desventajas para lograr detectar a tiempo las posibles fallas, aplicar correctivos y aprovechar las fortalezas que dan impulsos a los objetivos propuestos. Desde el punto de vista, administrativo y contable; entre los aspectos más importantes donde toda empresa debe hacer énfasis, esta la revisión y análisis permanente de sus cuentas por cobrar, de manera de conocer su situación, y que tanto puede perjudicar a la organización, un descontrol, o un manejo indebido de ellas. Las cuentas por cobrar desde el punto de vista contable incluyen no solamente el reclamo de derechos frente a los clientes, que surgen de las ventas de bienes o servicios, sino también una diversidad de derechos misceláneos, como préstamos a altos ejecutivos o empleados, préstamos a subsidiarias, derechos a diferentes firmas, derechos por reembolso de impuestos y avances a proveedores. El caso específico de esta investigación, se concentra en la empresa Agropecuaria los Haticos C.A., cuya actividad económica es la distribución y exportación de productos veterinarios para pequeños y grandes animales

4 7 desde hace catorce (14) años, con gran cantidad de clientes, tanto a nivel regional, como algunos del exterior, específicamente de Colombia y cuyo volumen de ventas a crédito es estimado en un 75% del total, según información del gerente administrativo. Gómez Rondón (1993, p.1-1) Señala que las cuentas por cobrar serán por cobrar a clientes y deben tener origen en las ventas a crédito, en las empresas comercio-industriales, o en las prestaciones de servicios a crédito, en las empresas de servicios. Whittington y Pany (2000, p.171) Define el Control Interno como los pasos que da un negocio para evitar el fraude, tanto por malversación de activos como por presentación de informes financieros fraudulentos. Cepeda (1997, p.10) Señala que el sistema de Control Interno es un mecanismo de apoyo gerencial, orientado hacia una meta o fin; pero no es un objetivo o fin en si mismo. Con este apoyo conceptual se puede considerar que sistema de control interno de las cuentas por cobrar, perteneciente a la empresa Agropecuaria los Haticos C.A., funciona como parte del sistema administrativo. Es este sistema, una de las responsabilidades más importante

5 8 de cualquier gerente, el cual después de planificar, organizar y dirigir las actividades, deberá controlarlo para evaluar sus alcances y fracasos. En este orden de ideas, es necesario señalar que de manera informal en dicha empresa desde hace un (1) año la Gerencia de Administración viene detectando algunas debilidades en el sistema de las cuentas por cobrar, tales como una notoria pérdida de liquidez por los créditos otorgados e incremento de las cuentas por cobrar cliente. Esta situación pudiera ser consecuencia de una aplicación deficiente de políticas y procedimientos para detectar posibles fallas o errores que se han elaborado con anterioridad. Esta situación, de no ser controlada puede generar una disminución de liquidez de la empresa así como un retraso en el sistema administrativo, lo cual representa un aumento en los costos operacionales, afectando directamente la rentabilidad. En consecuencia se ha considerado conveniente realizar los análisis respectivos de las normas y políticas que permitan mejorar el sistema de control interno de las cuentas por cobrar y a su vez evaluar constantemente sus respectivos procedimientos como una forma de evitar perdidas económicas de la empresa por la falta de controles internos. 1.1 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA.

6 9 De lo planteado anteriormente surge la necesidad por parte de la gerencia de realizar una evaluación del sistema del control interno de cuentas por cobrar de la empresa Agropecuaria los Haticos C.A., que le permita entre otras cosas mantener la rentabilidad económica y a su vez ser competitiva dentro del mercado, por la cual se formulan las siguientes interrogantes: Cuál es la situación actual de las cuentas por cobrar de la empresa Agropecuaria los Haticos C.A.?. Cuáles son las normas y políticas del sistema de control interno de las cuentas por cobrar de Agropecuaria los Haticos C.A.?. Cuáles son los procedimientos del sistema de control interno de las cuentas por cobrar de la empresa Agropecuaria los Haticos C.A.?. Cuáles son las perdidas económicas de la empresa por la ausencia de controles internos en la empresa Agropecuaria los Haticos, C.A.?. 2. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN.

7 10 OBJETIVO GENERAL: Evaluar el sistema del control interno de cuentas por cobrar de la Empresa Agropecuaria Los Haticos C.A. OBJETIVOS ESPECÍFICOS: Analizar la situación actual de las cuentas por cobrar de Agropecuaria Los Haticos, C.A. Analizar las normas y políticas del sistema del control interno de las cuentas por cobrar de Agropecuaria Los Haticos, C.A. Evaluar los procedimientos del sistema de control interno de las cuentas por cobrar de la empresa Agropecuaria Los Haticos, C.A. Evaluar las perdidas económicas de la empresa por la ausencia de controles internos en la empresa Agropecuaria Los Haticos, C.A. 3. JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN.

8 11 Esta investigación tendrá una importancia relevante para la empresa Agropecuaria Los Haticos C.A., ya que le permitirá al departamento administrativo la puesta en práctica y las pautas de acción que mejoren el proceso de manera que se haga una evaluación al otorgar créditos a los clientes, logrando además disminuir la incobrabilidad de dichas cuentas a corto plazo para obtener un mayor rendimiento. Los controles ineficaces sobre las ventas a crédito y las cuentas por cobrar pueden ser costosas para una empresa. Cuando los controles sobre las ventas a crédito son inadecuados, son casi inevitables las grandes pérdidas por créditos. Para evitar esas dificultades, es necesario conocer sí los controles son adecuados y confiables sobre las ventas a crédito, siendo éste, uno de los propósitos fundamentales de esta investigación. Generalmente, el control interno sobre las ventas a crédito se ve fortalecido por una división de funciones, de manera que los diferentes departamentos o individuos son responsables por 1) la preocupación o toma del pedido de ventas, 2) la aprobación del crédito, 3) la entrega de la mercancía de las existencias, 4) los despachos, 5) la facturación. 6) la verificación de la factura, 7) el manejo de cuentas de control, 8) el manejo de los libros mayores de los clientes, 9) la aprobación de las devoluciones y las rebajas en ventas, 10) la autorización de castigos de cuentas incobrables,

9 12 por ello esta investigación pretende aportar información suficiente para el mejoramiento de todas áreas de la empresa. Cuando este grado de subdivisión de funciones es factible, es probable que los errores accidentales sean detectados rápidamente a través de la comparación de documentos y de sumas que surgen de unidades independientes de la compañía, y la oportunidad para el fraude se reduce a un mínimo. Otros de los beneficiados de la evaluación de las cuentas por cobrar son los clientes ya que disfrutan del producto o servicio obtenidos a través del crédito, descontando la deuda generada por la adquisición de dicho producto o servicio con una flexibilidad acorde a sus necesidades y a la vez aprovechando de los descuentos que se les otorgan. Las cuentas por cobrar a los empleados, están conformados por ventas, préstamos realizados, o anticipos otorgados a empleados por gastos a cuenta de la empresa y que no han sido reportados o relacionados. Luego de traspasado un préstamo, el empleado debe transitar su conveniente trato de gasto a fin de explicar el monto que se le autorizó como préstamo y el empleado colocó de su dinero personal, se le hará el pago conveniente y en

10 13 caso de que hubiese sido menor al préstamo, entonces el empleado deberá devolver a la empresa la cantidad que tenga como excesivo. Todo gerente administrativo, independientemente de las estrategia utilizadas, tiene como objetivo principal el incrementar las ventas, el área de producción tiene como uno de los objetivos el disminuir los costos que se generen en los procesos productivos. De esta forma si los objetivos internos coinciden, el valor de la empresa se incrementará en razón a un incremento en las utilidades, así cada unidad dentro de la organización, debe tener como objetivo el maximizar el valor del negocio, de tal forma que no sólo sean los accionistas los beneficiados con las utilidades, sino también los empleados. Por último, la relevancia científica del estudio se orienta hacia la contribución de nuevas fuentes de información para futuras investigaciones en el tema que se refiere a la evaluación del sistema del control interno de las cuentas por cobrar. 4. DELIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN. La presente investigación se desarrolló en la Empresa Agropecuaria Los Haticos, C.A., en la avenida 17 sector los haticos # Centro

11 14 Comercial Daysi Municipio Maracaibo Estado Zulia, específicamente en el Departamento de las Cuentas por Cobrar. Asimismo, el estudio se realizó en un período de cuatro (4) meses, comprendido entre septiembre de 2002 hasta Enero de 2003.

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