SUBDIRECCIÓN DE DISEÑO Y ADMINSITRACIÓN DE OPERACIONES DIRECCIÓN DE COMERCIO EXTERIOR.

Transcripción

1 SIIS Textos de ayuda Flujo de negocio Recomendaciones generales Antes de iniciar el proceso, tenga en cuenta las siguientes instrucciones que facilitarán la operación del sistema. Los datos que aparecen marcados con asterisco (*) corresponden a información que usted debe ingresar obligatoriamente. Para los datos de fecha tenga en cuenta el formato sugerido en pantalla AAAA-MM-dd, digite la fecha o seleccione la fecha directamente sobre el calendario. En caso de presentarse algún error en el momento de ingresar la información, el sistema le notificará con un mensaje en la parte superior, utilizando los siguientes símbolos: Los mensajes cuyo símbolo es indican un error; para estos mensajes debe revisar la información que ingresó al sistema e intentar nuevamente la operación de registro. Los mensajes cuyo símbolo es indican una advertencia;se debe verificar la información que el mensaje le indica para garantizar la consistencia de los datos ingresados. Los mensajes cuyo símbolo es indican una confirmación de éxito de la operación o mensaje informativo.

2 Algunas pantallas presentan en las tablas las siguientes opciones: La opción maximizar permite desplegar la tabla mostrando mas información la opción minimizar la cual permite ocultar la tabla anidada. Para algunas pantallas que contienen consultas se visualizará el control de paginación que le permite revisar los resultados por páginas de forma más fácil. SISTEMA DE INSPECCIÓN FÍSICA SIMULTÁNEA DE MERCANCÍAS

3 Cómo realizar una solicitud de inspección Para realizar una solicitud de inspección se deben realizar los siguientes pasos: Ingrese a la aplicación con usuario y contraseña válidas asignadas al momento de registrarse en la VUCE.

4 Fig. 1: Pantalla de acceso al sistema Ingrese al menú Trámite de la solicitud dar click en la opción Realizar solicitud de inspección Fig. 2: Menú de acceso Se despliega un pantallazo donde el usuario puede efectuar dos actividades: 1. - Consultar las solicitudes de inspección radicadas previamente donde se requiere diligenciar como campo obligatorio la casilla Lugar de Embarque que corresponde al puerto por donde se efectuará la exportación que se encuentra relacionado en el

5 documento SAE (Solicitud de Autorización de Embarque) ante la DIAN Y para realizar una solicitud de inspección deberá dar click en el botón Adicionar. Fig. 3: Pantalla de radicación de solicitudes de inspección Se despliega una pantalla con las SAE aceptadas por los Servicios Electrónicos Informáticos de la DIAN que correspondan al declarante autenticado ante la VUCE, el usuario cuenta con dos opciones para seleccionar la(s) sae(s).

6 Fig. 4: SAE disponibles Consultar SAE disponibles : Permite buscar la SAE utilizando por lo menos un criterio de búsqueda

7 Fig. 5: Consulta de SAE a radicar Cuando utilice como criterio de búsqueda la casilla Nodo transferencia siempre se deberá seleccionar la opción Puerto, en razón a que está solución informática solo aplica a terminales marítimos. Después de incluir los criterios de consultas se debe dar click en Consultar.

8 Fig.6: Lista de SAE consultadas Para facilitar la búsqueda se puede aumentar la cantidad de SAE a mostrar haciendo click en esta flecha (máximo 50). Seleccione una o varias Solicitudes de autorización de embarque (SAE) de acuerdo con su operación logística, teniendo en cuenta que el lugar de embarque de la mercancía y el país destino deben ser iguales en todas las SAE elegidas. Elija el botón Radicar.

9 Fig. 7: Opción Radicar de la pantalla de consulta de SAE Se presenta una pantalla con las entidades sanitarias, si el producto a exportar requiere de inspección de ICA y\o IINVMA, se deben seleccionar. Cuando de manera voluntaria el exportador solicita inspeccion de la Policía Antinarcóticos, debe seleccionar esta entidad.. Elija la opción Guardar Fig. 8: Entidades de inspección Se visualiza el número de la solicitud radicada, las SAE seleccionadas y las entidades elegidas para inspeccionar. Elija la opción Aceptar.

10 Fig. 9: Solicitud radicada Ingresar los datos de contenedores que ingresarán al terminal maritimo con la carga relacionada en las saes de la solicitud de inspección. Fig. 10: Pantalla de contenedores asociados a la Solicitud de inspección El sistema cuenta con dos opciones para que el declarante ingrese los datos de contenedores: i) Adicionar: Es el cargue manual de la información. ii) Cargue por archivo: Por medio de un archivo plano, para el primer caso () realice el siguiente procedimiento: 1. seleccione la opción Adicionar (Ver Fig. 7: Pantalla de contenedores asociados a la Solicitud de inspección).. 2. Se presenta en pantalla para diligenciar la información de los contenedores que se asociarán a la(s) SAE de la solicitud de inspección. Adicionalmente se despliega una tabla con la información de cada subpartida de la(s) SAE. Es importante tener en cuenta que el sello a diligenciar corresponde con el que se relacione en la planilla de traslado y el relacionado por el puerto, en este campo se pueden diligenciar hasta tres números de sellos.

11 Fig. 11: contenedores Seleccione la(s) subpartida(s) que estarán dentro del contenedor que está registrando. Es importante tener en cuenta que se deben seleccionar todas las subpartida arancelaria de la SAE. Seleccione la opción Guardar

12 Fig. 12: Contenedores seleccionados El sistema retorna a la pantalla de contenedores asociados presentando en la tabla de contenedores el nuevo registro ingresado. Se presenta un mensaje de éxito sobre la acción realizada al registrar el contenedor.

13 Fig. 13: Tabla de contenedores asociados a la Solicitud de inspección La opción de ingresar los datos de contenedores se debe realizar de acuerdo con el número de contenedores que correspondan con la solicitud de inspección. En el caso de utilizar un archivo plano se debe seleccionar la opción Cargar por archivo, teniendo en cuenta el siguiente estándar para realizar el archivo. El estadar del archivo plano para cargar contenedores es el siguiente: El nombre del archivo a cargar con la estructura AAAAMMDDHHMMSS-Archivo de contenedores_consecutivo.txt El contenido del archivo a cargar debe separarse por coma (,) cuando se trata de asociar al contenedor varios sellos, stickers y subpartidas; y punto y coma (;) cuando se terminan de listar los sellos, stickers y SAE. El archivo debe contener la estructura correcta de los campos. o Ejemplo para un contenedor que contiene dos SAE: Contenedor1;Descripción;Nombre naviera;fecha embarque;sello1,sello2,sello3;sticker1,sticker2,sticker3;sae1;subpartida1, subpartida2 Contenedor1; Descripción;Nombre naviera;fecha embarque;sello1,sello2,sello3;sí;sticker1,sticker2,sticker3;sae2;subpartida1, subpartida2

14 o SUBDIRECCIÓN DE DISEÑO Y ADMINSITRACIÓN DE OPERACIONES Ejemplo para un contenedor que no tiene stickers: Contenedor1;Descripción;Nombre naviera;fecha embarque;sello1,sello2,sello3;no; ;SAE1;subpartida1, subpartida2 Si la solicitud no requiere de actuación de las entidades sanitarias, el paso siguiente es firmar digitalmente la solicitud, para lo cual debe dar click en el botón ver detalle. Fig. 14: Resultados de la Consulta de Solicitudes de inspección Se despliega la información relacionada con la solicitud de inspección, dividada en 8 pestañas: Datos básicos Contenedores Certificado zoosanitario Certificado fitosanitario Radicados INVIMA Firma digital

15 SUBDIRECCIÓN DE DISEÑO Y ADMINSITRACIÓN DE OPERACIONES Corregir datos contenedores Autorización logística Cuando se seleccionó a la entidad ICA. Fig. 15: Pestaña de Certificado zoosanitario El sistema habilita dos pestañas una es Certificado Zoosanitarios y la otra Certificado Fitosanitario. Si el trámite a realizar corresponde a zoosanitario. Ingrese a la pestaña Certificado zoosanitario

16 Fig. 16: Ver detalle de la Solicitud de inspección Al dar click en la pestaña certificado zoosanitario el sistema muestra la siguiente pantalla. Fig. 17: Pestaña Certificado zoosanitario

17 Se presenta vacía la pantalla de certificados zoosanitarios para exportación asociados, que cuenta con dos opciones: La opción Certificado zoosanitario para exportación, se realiza comunicación en línea con el sistema informatico del ICA SISPA, el sistema muestra los botones Desasociar inhabilitada y Asociar habilitada. La opción Producto zoosanitario que no requiere certificado previo, el declarante debe diligenciar una información que requiere el funcionario del ICA para el momento de seleccionar los contenedores para inspección, se presentan los botones Desasociar inhabilitada y Registrar habilitada. Asociar certificado zoosanitario con previo En la pestaña Certificado zoosanitario se seleccione la opción Asociar. Fig. 18: Asociar certificados zoosanitarios El sistema despliega una tabla con las saes y subpartidas asociadas a la solicitud de inspección SIIS.

18 Seleccione una SAE y elija la opción Consultar certificados. Fig.19: Consultar certificados zoosanitarios El sistema despliega una tabla con la información de los certificados zoosanitarios que se encuentran disponibles en el sistema de SISPAP para asociar.

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21 Fig.20: Certificados zoosanitarios disponibles Seleccione uno o varios certificados y elija la opción Guardar

22 Fig. 21: Certificados zoosanitarios para exportación En el mensaje de confirmación de la operación seleccione la opción Aceptar para asociar la subpartida con los certificados zoosanitarios correspondientes. Fig. 22: Asociar certificados zoosanitarios El sistema despliega el siguiente mensaje de confirmación: La información fue guardada exitosamente.

23 Fig. 23: Pantalla de mensaje exitoso El estado de la solicitud de inspección es (EN_PROCESO_SOLICITUDES_SANITARIAS). Cuando el producto de exportación no requiere certificado zoosanitario previo ante el ICA, el declarante debe diligenciar una información que requiere el funcionario de esta entidad al momento de seleccionar el contenedor para inspección, se presentan los botones Desasociar inhabilitada y Registrar habilitada. Escoja la opción Registrar. Se despliega una tabla que contiene las subpartidas disponibles para ser asociadas a un producto zoosanitario sin certificado previo.

24 SUBDIRECCIÓN DE DISEÑO Y ADMINSITRACIÓN DE OPERACIONES Seleccione una subpartida y elija la opción Continuar. Fig. 24: Subpartida para registrar producto zoosanitario sin certificado previo Se presenta una pantalla con información precargada correspondiente a la subpartida arancelaria de la SAE elegida en el paso anterior y unos campos a diligenciar como son: Producto Unidad comercial Cantidad Diligencie la información solicitada y elija la opción Agregar. Fig. 25: Producto zoosanitario sin certificado previo Ingrese todos los productos que necesite asociar a la subpartida utilizando la opción Agregar.

25 Seleccione el o los productos que desee relacionar a la subpartida escogida y elija la opción Guardar. Se presenta el mensaje de confirmación: Guardar la información de los productos ingresados Está seguro?, elija la opción Aceptar. El sistema retorna a la pestaña de Certificado zoosanitarios presentando en la tabla de Productos zoosanitarios sin certificado previo según país destino el nuevo producto registrado y se presenta un mensaje de éxito de la operación. Fig. 26: Tabla de Producto zoosanitario sin certificado previo

26 Si el trámite a realizar corresponde a un certificado Fitosanitario. Al seleccionar la pestaña Certificado fitosanitario. Fig. 27: Pestaña certificado fitosanitario Inicialmente, la pantalla presenta un mensaje que dice La solicitud no tiene asociado ningún certificado preliminar CEF DE ICA 1. Se presentan las opciones: Desasociar inhabilitada y Asociar habilitada. 2. Seleccione la opción Asociar.

27 Fig. 28: Opción Asociar en Certificados fitosanitarios asociados Se despliega una tabla que contiene las SAE y subpartidas asociadas a la solicitud de inspección, disponibles para ser asociadas a un certificado fitosanitario, como aparece en el siguiente gráfico. 3. Seleccione una o varias subpartidas y escoja la opción Consultar certificado. Fig. 29: SAE y Subpartidas relacionadas a la solicitud de inspección

28 Se presenta una tabla en la parte inferior de la pantalla que contiene los certificados fitosanitarios consultados en el sistema SISPAP del ICA, con la siguiente información: Certificado fitosanitario Fecha expedición certificado País destino Lugar de embarque Por cada certificado se presenta la información relacionada con el producto: Razón social exportador Producto Unidad comercial Cantidad Seleccione una SAE de la tabla Datos de las SAE relacionadas a la solicitud de inspección, un certificado fitosanitario de la tabla Datos de los certificados fitosanitarios vigentes y elija la opción Guardar. Fig. 30: Opción Guardar en Asociar Certificados fitosanitarios Se presenta el mensaje de confirmación: Está seguro de realizar la asociación de la(s)

29 subpartida(s) con el Certificado fitosanitario para exportación preliminar correspondiente?, elija la opción Aceptar. Fig. 31: Mensaje de confirmación El sistema retorna a la pestaña de Certificado fitosanitarios presentando en la tabla de Certificados fitosanitarios el nuevo certificado registrado y se presenta un mensaje de éxito de la operación La asociación de la(s) subpartida(s) con el Certificados fitosanitario para exportación preliminar ha sido registrado con éxito En el caso en que se requiera relacionar mas certificados fitosanitarios para la operación realice los pasos 4 a 10. Recuerde que si en la solicitud de inspección, no quedan mas subpartidas a las

30 cuales asociar certificados, el sistema le presentara el mensaje de no existen SAE ni subpartidas asociadas a la solicitud de inspección, lo cual le permite seguir con el proceso. Fig. 32: Tabla de certificados fitosanitarios Cuando se seleccionó a la entidad INVIMA. Se habilita la pestaña Radicados INVIMA. Se presenta la pantalla de Radicados INVIMA con el número de la solicitud de inspección precargada y sin radicados asociados. Se presentan las siguientes opciones: Asociar habilitada, Desasociar inhabilitada y Relacionar contenedores inhabilitada. Elija la opción Asociar.

31 Fig. 33: Pestaña Radicados INVIMA Se despliega una tabla que contiene la(s) SAE asociadas a la solicitud de inspección, disponibles para ser asociadas a un radicado INVIMA, con los siguientes campos: SAE Razón social exportador Lugar embarque Seleccione una o varias SAE de acuerdo con la logística de la operación portuaria, teniendo en cuenta que sean del mismo exportador asociado al radicado generado en el INVIMA y escoja la opción Consultar radicado. Si no selecciona la SAE no se activará el botón consultar radicado.

32 Fig. 34: SAE relacionadas a la solicitud de inspección Se presenta una tabla en la parte inferior de la pantalla que contiene los radicados INVIMA consultados en el sistema SIVICOS, relacionados con el exportador de la(s) SAE, con la siguiente información: Radicado Fecha radicado Fecha expiración Seleccione un único radicado de la tabla Radicados Vigentes y elija la opción Guardar. Fig. 35: Radicados vigentes

33 En el mensaje de confirmación que desplegará el sistema: Asociar SAE a radicado INVIMA, Está seguro?, elija la opción Aceptar. Fig. 36: Mensaje de confirmación El sistema retorna a la pestaña de Radicados INVIMA presentando en la tabla de Radicados la información del radicado y las SAE asociadas.

34 Fig. 37: Tabla de radicados INVIMA Se despliega en la parte inferior de la pantalla una tabla que contiene la información de los lotes asociados al radicado INVIMA que se acaba de relacionar con la solicitud de inspección, se presentan los siguientes campos: Lote Tipo producto Producto La opción Relacionar contenedores se presenta habilitada. Asociar lote a contenedor

35 Estando en la pestaña Radicados INVIMA autenticado como declarante, elija la opción Relacionar contenedores. Fig. 38: Opción Relacionar contenedores de la pantalla Radicado INVIMA Se presenta la pantalla de Consultar contenedor lotes con la siguiente información precargada: Solicitud inspección SAE (presenta una lista de las SAE asociadas a la solicitud) Se muestra una tabla que lista los contenedores asociados a la solicitud de inspección, con los siguientes datos: Contenedor Nombre naviera Fecha embarque

36 SUBDIRECCIÓN DE DISEÑO Y ADMINSITRACIÓN DE OPERACIONES Lote asociado (el enlace Ver detalle se presenta inhabilitado) Las opciones se presentan de la siguiente manera: Adicionar inhabilitada, Actualizar inhabilitada y Cancelar habilitada. Marque un contenedor en la tabla y seleccione la opción Adicionar. Fig. 39: Pantalla Consultar contenedores lotes Se presenta una ventana emergente con la información precargada del contenedor elegido en el paso anterior y una tabla que muestra el número del lote y el nombre del producto INVIMA. Además de presentan las opciones Guardar y Cancelar. Seleccione uno o varios lotes y elija la opción Guardar. Se presenta un mensaje de confirmación: Está seguro de asociar los lotes seleccionados a los contenedores?, elija la opción Confirmar.

37 Fig. 40: Pantalla Asociar contenedor lotes El sistema retorna a la pantalla Consultar contenedor lotes, aparece el aviso Lotes asociados correctamente con la información de la solicitud y los contenedores precargada. Seleccione la opción Cancelar.

38 Fig. 41: Pantalla Consultar contenedores lote con lote relacionado El sistema retorna a la pestaña de Radicados INVIMA. Firmar solicitud digitalmente Una vez finalice la asociación de los certificados tanto de ICA e INVIMA, cuando haya lugar a ello, el paso final es firmar digitalmente la solicitud, con lo cual, el declarante debe seleccionar la pestaña Firmar digitalmente. Se despliegan en la pestaña las opciones de la siguiente manera: Imprimir inhabilitada y Crear formulario habilitada. Seleccione la opción Crear formulario. Fig. 42: Pestaña Firma digital Se presenta en la pestaña el formulario web generado a partir de la información de la solicitud de inspección. Elija la opción Firmar

39 Fig. 43: Formulario Web Se presenta una ventana emergente para elegir un certificado digital disponible y/o cargar certificados digitales. Elija la opción Archivo.

40 Fig. 44: Ventana emergente certificado digital 1. Ubique y seleccione un certificado de firma digital.

41 Fig.45: Ventana emergente ubicación de certificados digitales 2. El sistema le solicitará la contraseña del certificado elegido. 3. Introduzca la contraseña correspondiente al certificado que se desea cargar y escoja la opción Aceptar. Fig. 46: Ventana emergente contraseña certificado digital 4. En la lista de certificados disponibles de la ventana emergente de certificados digitales se carga el certificado elegido y del cual se introdujo la contraseña. 5. Seleccione de la lista de disponibles el certificado digital cargado y elija la opción Firmar.

42 Fig.47: Ventana emergente con certificados digitales disponibles 6. Se presenta una ventana emergente indicando que la firma ha sido completada de manera exitosa. 7. Seleccione la opción Aceptar.

43 Fig. 48: Mensaje de éxito de firma digital 8. El sistema retorna a la pestaña de Firma digital indicando que la operación se ha realizado exitosamente.

44 Corregir datos contenedor Fig. 49: Formulario Web Una vez firmada la solicitud de inspección, si se requiere modificar el número del contenedor, sellos o sticker o excluir un contenedor por esta opción se puede realizar. Se visualiza la información de la solicitud que incluye el número del contenedor, nombre de la naviera, fecha de embarque, sellos, stickers, el motivo de la

45 exclusión, un campo que indica si presenta inconsistencias y las opciones Actualizar y Excluir. Debajo de ésta tabla se visualiza otra tabla con la descripción de las inconsistencias asociadas al contenedor y el origen de la inconsistencia detectada, esto se presenta cuando el contenedor ingreso al Terminal marítimo, dado que se recibe la información de la planilla de traslado y datos del puerto. Fig. 50: Listado de contenedores Seleccione un contenedor uno o varios contenedores y elija la opción Excluir visualizando una ventana de confirmación con la información del contenedor que se va a excluir, son presentadas las opciones Aceptar y Cancelar.

46 Fig. 51: Confirmar exclusión Seleccione la opción Aceptar, a continuación se visualiza un formulario con el campo Motivo y las opciones Guardar y Cancelar. Ingrese el motivo por el cual el o los contenedores no llegarán al lugar de embarque, el campo es obligatorio.

47 Fig. 52: Motivo por el cual el o los contenedores no llegarán al lugar de embarque Seleccione la opción Guardar, se visualizará el mensaje de éxito de la exclusión.

48 Fig. 53: Éxito excluir contenedores Seleccione un contenedor y elija la opción Actualizar. El sistema presenta el formulario de Actualizar contenedor y las opciones de Cancelar, Guardar.

49 Fig.54: Actualización de contenedor Una vez haya diligenciado los campos de la actualización seleccione la opción Guardar Realizar autorización logística. Esta es la otra actuación que tendrá el declarante en el sistema, donde informará al sistema que la organización logística para llevar acabo la inspección se encuentra ya coordinada con el sector privado que realizará esta labor. Los pasos seguir son los siguientes: 1. Ingrese a la aplicación con usuario y contraseña válida para un declarante. 2. Ingrese al menú Trámite de la solicitud Realizar solicitud de inspección 3. Ingrese los criterios de búsqueda necesarios para consultar la solicitud de inspección y seleccione la opción Consultar. (Ver Fig. 97: Consultar Solicitudes de inspección) 4. El sistema presenta una tabla de resultado con las solicitudes de inspección asociadas a los criterios de búsqueda seleccionados

50 5. Seleccione la solicitud y elija la opción Ver detalle. (Ver Fig. 12: Resultados de la Consulta de Solicitudes de inspección) 6. El sistema muestra la información de la solicitud de inspección divido en 8 pestañas. 7. Ingrese a la pestaña Autorización logística. Por medio de esta opción se consultan las entidades que participarán en la inspección física. 8. Seleccione el o los contenedores que desea autorizar y elija la opción Guardar Fig. 55: Pantalla Autorización logística 9. Se presenta un mensaje de éxito de la operación. Consultar solicitudes de inspección con estado Inspeccionada Esta funcionalidad permite visualizar los datos de las solicitudes existentes, permite consultar el estado de la solicitud de inspección, contenedores asociados y sus estados, las entidades a participar en la inspección y asociadas con la solicitud de inspección y la información de la SAE. 1. Ingrese a la aplicación con un usuario declarante y contraseña válida para realizar la consulta de una solicitud de inspección.

51 2. Ingrese al menú Trámite de la solicitud Realizar solicitud de inspección Fig. 56: Menú principal 3. Se despliega un formulario con los siguientes campos como criterios de búsqueda: Lugar embarque: es obligatorio, y muestra la información de los lugares de embarque que se encuentren asociados al declarante que ingresó al sistema. Solicitud de inspección: Permite ingresar un número de solicitud de inspección como filtro de búsqueda. Fecha solicitud desde y Fecha solicitud hasta: Rango de fechas en las que se han radicado solicitudes y para las cuales se desea realizar la consulta. NIT exportador: Permite ingresar un NIT del exportador asociado a una solicitud de inspección a consultar. NIT declarante: Permite ingresar un NIT de un declarante asociado a una solicitud de inspección a consultar.

52 Fig. 57: Consultar solicitud 4. Ingresar el lugar de embarque y el número de la solicitud que requiere consultar y seleccionar la opción Consultar. 5. Se presenta una tabla con la solicitud de inspección consultada y el estado de la solicitud con el valor Inspeccionada debe consultar la pestaña de los contenedores. Fig. 58: Solicitud inspeccionada ACTUACION DEL PUERTO. El módulo de inspección simultánea de la VUCE cuenta con dos formas por las cuales el terminal maritimo ingresa la información, la primera es actuación directa en el sistema y la

53 segunda, por medio de WEB SERVICE. Registrar información de carga. Por medio de esta funcionalidad permite obtener los datos relacionados con el contenedor y validar con la información que estan en la VUCE los pasos a seguir con los siguientes: 1. Ingrese a la aplicación con el usuario y contraseña correspondiente al rol de funcionario del lugar de embarque Fig. 61: Ingreso Funcionario Nodo 2. Ingrese al menú Actividades de inspección Registrar identificador de carga

54 Fig. 59: Menú Actividades de inspección/ Registrada identificador de carga Se presenta una pantalla de consulta de la carga ingresada por el funcionario de lugar de embarque.seleccionar la opción Adicionar 3. Cuando se elige la opción Consultar, despliega el identificador de carga registrado en el nodo durante el periodo consultado. 4. Se despliega una pantalla para registrar la información del identificador de carga de nodo. 5. Diligencie la información obligatoria coherentemente con la información registrada por el declarante al radicar la solicitud. Utilice la opción Agregar para ingresar los datos de SAE, sellos y stickers (si aplica).

55 6. Elija la opción Guardar del formulario. Fig. 60: Agregar información de SAE, sellos y stickers 7. Cuando se presente el mensaje de confirmación Guardar la información del identificador de carga, escoja la opción Aceptar.

56 Fig. 61: Guardar información de carga 8. El sistema retorna a la pantalla de consulta de contenedores. (Ver Fig. 46: Menú Actividades de inspección/ Registrada identificador de carga) En el caso de utilizar un archivo plano se debe seleccionar la opción Cargar por archivo, teniendo en cuenta el siguiente estándar para realizar el archivo

57 SUBDIRECCIÓN DE DISEÑO Y ADMINSITRACIÓN DE OPERACIONES El contenido del archivo a cargar debe separarse por coma (,) cuando se trata de asociar al contenedor varias SAE sellos y sticker y por path ( ) para los campos código lugar de embarque, identificador de la carga, contenedor y cuando se terminan de listar los sellos, sticker, SAE.El archivo debe contener la estructura correcta de los campos. o Ejemplo para un contenedor que presenta varias SAE, sellos, sticker: codigolugarembarque01 idcarga01 contenedor01 sae1, sae2 sticker1, sticker2 sello1, sello2 o Ejemplo para un contenedor que no tiene stickers: codigolugarembarque01 idcarga01 contenedor01 sae1, sae2 sello1, sello2 En cada línea del archivo se deben registrar los datos de un solo contenedor. La extensión del archivo debe ser.txt Registrar agendamiento La presente funcionalidad permite al funcionario de Lugar de Embarque, ingresar al Sistema, para asignar el lugar y los horarios de inspección a los contenedores que ya tienen asignado un turno de inspección y están pendiente del agendamiento. 1. Ingrese a la aplicación con usuario y contraseña válida de un funcionario lugar de embarque. 2. Ingrese al menú Actividades de inspección seleccione la opción Registrar agendamiento. Fig. 62: Menú de acceso Registrar agendamiento 3. Se despliega una pantalla con las siguientes opciones de búsqueda.

58 SUBDIRECCIÓN DE DISEÑO Y ADMINSITRACIÓN DE OPERACIONES Contenedor: Número del contenedor. Tipo carga: Tipo de carga de la mercancía Fecha enturnamiento desde: Permite ingresar la fecha inicial de enturnamiento. Nit declarante: Número de identificación del declarante. Fecha enturnamiento hasta: Permite ingresar la fecha final de enturnamiento. 4. Ingrese criterios de búsqueda y seleccione la opción Consultar. Fig.63: Consultar lugar y horario de inspección 5. Se despliega una tabla con información relevante de los contenedores enturnados. 6. Seleccione uno o varios contenedores y elija la opción Asignar. Fig. 64: Resultado consulta 7. Se despliega un pantallazo para ingresar la información correspondiente al agendamiento de los contendores seleccionados. 8. Diligenciar la información del lugar y horario de inspección y escoja la opción Guardar

59 Fig. 65: Asignar lugar y horario de inspección 9. Se despliega un panel de diálogo con las opciones Aceptar y Cancelar habilitadas. Incluir pantallazo 10. Seleccione la opción Seleccione Aceptar para registrar el agendamiento. Fig. 66: Asignar agendamiento 11. Si la operación fue exitosa el sistema despliega el siguiente mensaje de confirmación: La información fue guardada exitosamente.

60 Fig.67: Registrar agendamiento Luego de registrar el agendamiento se realiza el envío de un correo electrónico informando sobre el agendamiento realizado a los funcionarios y declarante asociados a la solicitud de inspección.

61 ACTUACION DE LAS ENTIDADES. Policía Antinarcóticos. Registrar selectividad PONAL Para que Policia Antinarcóticos pueda ingresar y registrar la selectividad y selección de carga es necesario que lo Servicios informáticos de DIAN hayan enviado previamente la planilla de traslado y el aviso de ingreso de la carga a inspeccionar. Los pasos a seguir son: 1. Ingrese a la aplicación con el usuario y contraseña de un funcionario PONAL que se encuentre asociado al lugar de embarque al cual pertenecen las SAE asociadas a la solicitud de inspección. 2. Ingrese al menú Actividades de inspección y seleccione la opción Registrar selectividad

62 Fig. 68: Pantalla Registrar selectividad 3. Se presenta una pantalla solicitando la fecha de ingreso físico de la carga al nodo. 4. Ingrese la fecha de ingreso físico y elija la opción Consultar 5. Se despliega una tabla con las solicitudes de inspección y sus contenedores que corresponda con la fecha de aviso de ingreso digitada. 6. Seleccione el o los contenedores, elija la selectividad que sea aplicar, que para el caso de PONAL son Física, Documental o No intrusiva, y finalmente escoja la opción Aceptar Los contenedores que aparecen resaltados en color verde, corresponde a los contenedores que voluntariamente el declarante solicita inspección y estaría pendiente la decisión de PONAL. ICA Registrar selectividad ICA Para que el funcionario de ICA pueda actuar a registrar selectividad ICA, se requiere que el declarante haya seleccionado a la entidad en la solicitud de inspección. Para que ICA pueda ingresar a registrar la selectividad y selección de carga es prerequisito que PONAL haya realizado la selectividad y selección de carga. Además es necesario que DIAN haya hecho lo mismo si la selecctividad es Física. Los pasos a seguir son: 1. Ingrese a la aplicación con usuario y contraseña de un funcionario ICA que se encuentre asociado al lugar de embarque al cual pertenecen las SAE asociadas a la solicitud radicada. 2. Ingrese al menú Actividades de inspección y seleccionar la opción Selectividad entidades

63 Fig. 69: Pantalla Seleccionar carga a inspeccionar 3. Se presenta una pantalla con el nombre de la entidad autenticada precargado en el campo Entidad. 4. Se despliegan en una tabla las solicitudes que se encuentren asociadas al lugar de embarque al cual está relacionado el usuario autenticado. 5. Elija la solicitud a la cual desea aplicar selectividad y escoja la opción Continuar.

64 Fig.70: Opción Continuar de la pantalla Seleccionar carga a inspeccionar 6. Se muestra una pantalla que contiene información de la solicitud elegida en el paso anterior y una tabla con los contenedores asociados a dicha solicitud. 7. Elija el tipo de selectividad que desea aplicar, ya sea Física, Documental. 8. Si elige Física, seleccione los contenedores que desea inspeccionar. 9. Escoja la opción Guardar

65 Fig. 71: Pantalla Registrar cargas a inspeccionar 10. En el mensaje de confirmación: A los contenedores seleccionados, se les registrará la selectividad elegida Está seguro?, elija la opción Aceptar. Fig. 72: Mensaje de confirmación 11. Se presenta un mensaje de éxito de la operación. Fig. 73: Mensaje de éxito INVIMA.

66 Registrar selectividad INVIMA Para que el funcionario de INVIMA pueda registrar selectividad, se requiere que el declarante haya seleccionado a la entidad en la solicitud de inspección. Así mismo, es prerrequisito que PONAL haya realizado la selectividad y selección de carga. Además es necesario que DIAN haya hecho lo mismo si la selecctividad es Física e igualmente si el ICA participa es necesario que se haya surtido primero la actuación de estas entidades. Los pasos a seguir son: 1. Ingrese a la aplicación con usuario y contraseña de un funcionario INVIMA que se encuentre asociado al lugar de embarque al cual pertenecen las SAE asociadas a la solicitud radicada. 2. Ingrese al menú Actividades de inspección Selectividad entidades Fig. 74: Pantalla Seleccionar carga a inspeccionar 3. Se presenta una pantalla con el nombre de la entidad autenticada precargado en el campo Entidad. 4. Se despliegan en una tabla las solicitudes que se encuentren asociadas al lugar de embarque al cual está relacionado el usuario autenticado.

67 5. Elija la solicitud a la cual desea aplicar selectividad y escoja la opción Continuar. Fig.75: Opción Continuar de la pantalla Seleccionar carga a inspeccionar 6. Se muestra una pantalla que contiene información de la solicitud elegida en el paso anterior y una tabla con los contenedores asociados a dicha solicitud. 7. Elija el tipo de selectividad que desea aplicar, ya sea Física o Documental. 8. Si elige Física, seleccione los contenedores que desea inspeccionar. 9. Escoja la opción Guardar

68 Fig. 76: Pantalla Registrar cargas a inspeccionar 10. En el mensaje de confirmación: A los contenedores seleccionados, se les registrará la selectividad elegida Está seguro?, elija la opción Aceptar. Fig. 77: Mensaje de confirmación 11. Se presenta un mensaje de éxito de la operación. Policía Antinarcóticos. Fig. 78: Mensaje de éxito

69 Asignar turnos de inspección Nota: Luego de que el declarante ha realizado la autorización logística de su mercancía, el funcionario de PONAL debe realizar el enturnamiento o priorización de la misma. Esta funcionalidad se habilitada cuando el declarante informa que ya programó la logística para la inspección, con lo cual, PONAL enturna los contenedores siguiendo los siguientes pasos: 1. Ingrese a la aplicación con usuario y contraseña válidas para un funcionario de PONAL. Ingrese al menú Actividades de inspección Turnos de inspección Fig. 79: Pantalla Turnos de inspección 2. Ingrese los criterios de búsqueda necesarios para consultar los contenedores asociados a solicitudes de inspección cuyo lugar de embarque coincida con el lugar de embarque al cual pertenece el funcionario autenticado. 3. Seleccione la opción Consultar.

70 Fig. 80: Opción Consultar pantalla Turnos de inspección 4. Se despliega una sección que solicita información del corte en el cual se desea enturnar el contenedor y una tabla con los contenedores que cumplan con los criterios de búsqueda aplicados. 5. Seleccione un valor del campo Número corte. 6. En los campos de la sección Seleccionar corte se carga información relacionada con el corte escogido en el paso anterior. 7. Seleccione un turno disponible para cada contenedor y elegir la opción Guardar

71 Fig. 81: Guardar turnos de inspección 8. Se presenta un mensaje de éxito de la operación para cada contenedor enturnado. REGISTRAR RESULTADOS DE INSPECCION ENTIDADES. Registrar inspección PONAL Los pasos a seguir para imprimir y diligenciar el acta de inspección: 1. Ingrese a la aplicación con usuario y contraseña válida para un administrador o funcionario PONAL. 2. Ingrese al menú Actividades de inspección seleccione la opción Registrar resultado inspección

72 Fig. 82: Menú de acceso 3. Se visualiza un formulario para Consultar contenedores a los cuales les va a generar el acta de inspección. Fig. 83: Formulario Consultar contenedor 4. Diligencie los criterios de búsqueda en el formulario y luego elija la opción de Consultar.

73 Fig. 84: Consultar contenedores 5. Se visualizan los contenedores disponibles para registrar el acta de inspección PONAL y las opciones Reinspeccionar y Diligenciar acta sin habilitar. 6. Una vez Seleccione el contenedor al cual desea ingresar el resultado de la inspección mediante el acta escoja la opción Diligenciar acta.

74 Fig. 85: Activación de botones 7. Se visualiza un formulario que solicita los datos de la inspección y dividido en las siguientes secciones: Datos generales Datos del contenedor y la carga Datos de la inspección Agregar estibadores 8. Diligencie correctamente los datos de los estibadores (mínimo 4) y seleccione la opción Agregar. 9. Seleccione la opción Guardar.

75 Fig. 86: Acta de inspección. Registrar resultado de inspección zoosanitaria Esta funcionalidad permite a un funcionario del ICA, registrar la información relevante del resultado de inspección zoosanitaria. 1. Ingrese a la aplicación con usuario y contraseña válida para realizar el proceso como funcionario ICA

76 2. Ingrese al menú Actividades de inspección Registrar resultado de inspección ZOOsanitaria Fig. 87: Menú de acceso 3. Se despliega un pantallazo. que solicita ciertos criterios de búsqueda para realizar la consulta de los certificados: Para certificados con previo 1. Ingrese los criterios de consulta necesarios, elija en el campo Tipo certificado ICA el valor Zoo con previo y seleccione la opción Consultar.

77 Fig. 88: Pagina de consulta Zoo con previo 2. Se despliega la información que cumpla con los filtros ingresados. 3. Seleccione uno de los registros de certificados zoosanitarios con previo y elija la opción Registrar.

78 Fig. 89: Habilitar botón certificado con previo 4. Se despliega un pantallazo para registrar el certificado final del certificado previo seleccionado. 5. Diligencia la información solicitada y elija la opción Guardar.

79 Fig.90: Registrar certificado final (Zoo con previo) 6. Seleccione Aceptar en el mensaje de confirmación de la operación. Fig. 91: Mensaje confirmación certificado final (Zoo con previo) 7. Al seleccionar la opción Aceptar, se registra el certificado en el sistema y muestra un mensaje de éxito de la operación Fig.92: Certificado final almacenado (Zoo con previo)

80 Para certificados sin previo Ingrese los criterios de consulta necesarios, elija en el campo Tipo certificado ICA el valor Zoo sin previo y seleccione la opción Consultar. Fig. 93: Pagina de consulta Zoo sin previo 1. Se despliega la información que cumpla con los filtros ingresados. 2. Seleccionar uno de los registros de certificados zoosanitarios sin previo y elija la opción Registrar.

81 Fig. 94: Habilitar botón certificado sin previo 3. Se despliega un pantallazo para registrar el certificado final del producto. 4. Diligencia la información solicitada y elija la opción Guardar. Fig. 95: Registrar certificado final (Zoo sin previo) 5. Seleccione Aceptar en el mensaje de confirmación de la operación.

82 Fig. 96: Mensaje confirmación certificado final (Zoo sin previo) 6. Al seleccionar la opción Aceptar, se registra el certificado en el sistema y muestra un mensaje de éxito de la operación Fig. 97: Certificado final almacenado (Zoo sin previo) Registrar resultado de inspección fitosanitaria 1. Ingrese a la aplicación con usuario y contraseña válida para un funcionario del ICA. 2. Ingrese al menú Actividades de inspección / Registrar Resultado de Inspección FITOsanitaria.

83 Fig. 98: Menú de acceso 3. Se despliega un formulario con los siguientes filtros de búsqueda: Lugar embarque: seleccionar el lugar de embarque en que se realizó el proceso de inspección Lugares de embarque a los cuales está asociado el funcionario autenticado. Solicitud inspeccion: Número de la solicitud de inspección. Fecha agendamiento: Fecha de agendamiento asociada al contenedor. Tipo certificado ICA: Tipo de solicitud de ICA por el cual se quiere consultar. 4. Ingrese los criterios de búsqueda obligatorios y elija en el campo Tipo certificado ICA el valor FITO y seleccione la opción Consultar

84 Fig. 99: Consultar certificados 5. Se despliega en una tabla aquella información que cumple con los criterios de búsqueda, los datos presentados en la tabla son los siguientes: Certificado preliminar: Número de certificado fitosanitario preliminar al cual se le asociará el certificado final de inspección. Fecha expedición certificado: Fecha en la que se expide el certificado. Razón social exportador: Nombre o razón social del exportador. Solicitud inspección: Número de la solicitud de inspección. Fecha inicio inspección: Fecha de inicio de la inspección realizada para los productos relacionados con el certificado fitosanitario preliminar. Las opciones Ver detalle y Registrar se encuentran inhabilitadas. 6. Seleccione uno de los registros de certificados fitosanitarios (Certificado preliminar), que no tenga asociado un certificado final de inspección, lo cual se puede verificar cuando el campo Fecha inicio inspección se encuentra en blanco, elija la opción Registrar.

85 Fig. 100: Resultado consulta certificados preliminares fitosanitarios 7. Se despliega un pantallazo para registrar el certificado final del producto fitosanitario. 8. Registre la información solicitada y seleccione la opción Guardar.

86 Fig. 101: Registrar certificado fitosanitario 9. Seleccione la opción Aceptar en el mensaje de confirmación de la operación. Fig. 102: Mensaje confirmación certificado final (FITO) 10. Seleccione la opción Aceptar el sistema registra el certificado en el sistema y muestra un mensaje de éxito de la operación. 11.Se despliega el siguiente mensaje de confirmación: Se registró correctamente el resultado de la inspección ICA y se envía notificación al correo electrónico del declarante informando el resultado de la inspección.

87 Fig. 103: Mensaje confirmación certificado final (Fito sin previo) Registrar resultado de inspección INVIMA Ingrese a la aplicación con usuario y contraseña válida para un funcionario del INVIMA. Ingrese al menú Actividades de inspección seleccionar la opción Registrar Resultado de Inspección sanitaria.

88 Fig. 104: Menú de acceso Se despliega un formulario con los siguientes filtros de búsqueda: Lugar embarque: Lugares de embarque a los cuales está asociado el funcionario autenticado.en el que se realizó el proceso de inspección Solicitud inspeccion: Número de la solicitud de inspección. Fecha inicio inspección: Fecha para la cual se requiere realizar la consulta. Ingrese los criterios de búsqueda obligatorios y seleccione la opción Consultar

89 Fig. 105: Consultar certificados finales INVIMA Se despliega en una tabla aquella información que cumple con los criterios de búsqueda, los datos presentados en la tabla son los siguientes: Solicitud inspección: Número de la solicitud de inspección. Número solicitud sanitaria: Número de radicado generado en el INVIMA. Fecha inicio inspección: Fecha de inicio de la inspección realizada para los lotes relacionados con el radicado. Hora inicial inspección: Hora en la que se inició la inspección de los lotes. Razón social exportador: Nombre o razón social del exportador. Las opciones Ver detalle y Registrar se encuentran inhabilitadas. Seleccione la solicitud sanitaria para la cual va a registrar el resultado de inspección, el sistema habilitará la opción Registrar. Seleccione la opción Registrar.

90 Fig. 106: Seleccionar Solicitud sanitaria Se despliega un pantallazo para registrar el certificado final del producto sanitario INVIMA. Registre la información solicitada y seleccione la opción Guardar.

91 Fig. 107: Registrar certificado sanitario INVIMA Seleccione la opción Aceptar en el mensaje de confirmación de la operación. Fig. 108: Mensaje confirmación certificado final INVIMA

92 1. Seleccione la opción Aceptar el sistema registra el certificado en el sistema y muestra un mensaje de éxito de la operación. 2. Se despliega el siguiente mensaje de confirmación: Se registró correctamente el resultado de la inspección INVIMA y se envía notificación al correo electrónico del declarante informando el resultado de la inspección. Fig. 109: Mensaje confirmación certificado final INVIMA Registrar inspección no realizada Esta funcionalidad permite a los funcionarios de ICA, INVIMA, PONAL y DIAN, registrar los motivos por los cuales no se realizó la inspección programada.

93 Ingrese a la aplicación con usuario y contraseña valida; el usuario debe pertenecer a alguno de los tipos de usuario mencionados anteriormente. Ingrese al menú "Actividades de inspección / Registrar inspección no realizada". Fig. 110: Menú de acceso Fig. 111: Opción Consultar Se visualiza una pantalla con la opción "Consultar" habilitada y se cuenta con criterios de búsqueda:

94 Contenedor: Número del contenedor. SAE: Número de la solicitud de autorización de embarque. Fecha inicial agendamiento: Fecha inicial a partir de la cual se va a consultar el agendamiento. Fecha final agendamiento: Fecha final hasta la cual se desea realizar la consulta del agendamiento. Una vez se seleccione la opción consultar el sistema presenta la siguiente pantalla Fig. 112: Contenedores agendados

95 La tabla contiene los siguientes datos por cada registro: Contenedor : Número del contenedor a inspeccionar. Fecha solicitud inspección: Fecha de radicación de la solicitud de inspección. Fecha-hora agendamiento: Fecha y hora agenda para la inspección. Lugar embarque: Nombre del terminal marítimo. Lugar inspección: Nombre del lugar de inspección del puerto donde se realiza la inspección de la mercancía. Entidad control: Nombre de entidades de control participantes. Razón social exportador: Razón social del exportador. Razón social declarante: Razón social del declarante. Motivo: Motivo por el cual no se realizó la inspección del contenedor. País destino: País del destinatario de la mercancía. Seleccione el o los contenedores a los cuales se les va a reportar la no inspección.

96 Fig. 113: Opción Reportar no inspección Al seleccionar uno o más contenedores el sistema habilita la opción "Reportar no inspección".

97 Fig. 114: Mensaje de confirmación El sistema muestra en pantalla un mensaje de confirmación en el cual se listan los contenedores seleccionados y presenta las opciones "Aceptar" y "Cancelar" habilitadas. En caso de que decida seleccionar la opción Cancelar el sistema regresa a la página "Consultar contenedores agendados" manteniendo los datos de consulta y los resultados arrojados previamente. Seleccione la opción Aceptar, el sistema muestra la pantalla donde se registrará la no inspección con los siguientes campos: Motivo: Motivo por el cual no se realizó la inspección de los contenedores seleccionados. Otro motivo: Otro motivo adicional o diferente por el cual no se realizó la inspección de los contenedores seleccionados. Observaciones: Observaciones del funcionario. Fecha de salida embarcación (precargada y no editable): Fecha de salida de la embarcación.

98 Fig. 115: Opción Aceptar Si decide seleccionar la opción Cancelar el sistema regresa a la página "Consultar contenedores agendados". Seleccione la opción Guardar, el sistema guarda la información diligenciada para los contenedores seleccionados y vuelve a la página "Consultar contenedores agendados".