CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO

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1 Página: 1/5 1. OBJETIVO Y ALCANCE Establecer un sistema para la recepción, trámite y archivo de la correspondencia de la organización, incluye cartas, circulares, memorandos generada de Gerencia. 2. DEFINICIONES VEHÍCULOS ACTIVOS: Se encuentran las carpetas de los vehículos vinculados que prestan rodamiento. están archivadas por numeración en orden ascendente en el archivador Nº 3. VEHÍCULOS INACTIVOS: Se encuentran las carpetas de los vehículos que no prestan rodamiento pero que afectan la capacidad transportadora, están ubicadas en la parte inferior del archivador Nº 3. VEHÍCULOS DESVINCULADOS: Se encuentran las carpetas de los vehículos desvinculados ante el Ministerio de Transporte, están ubicados en el archivador Nº 6. G4S: Empresa que se ha contratado para el escaneo y archivo de las carpetas del personal inactivo. 3. GENERALIDADES 3.1 Control de correspondencia generada La correspondencia generada como cartas, memorandos, circulares lleva un número de referencia consecutivo, antes de la fecha, precedido de la sigla asignada para cada área, como se identifica en la Tabla N 1 de este documento, TABLA N 1 AREA AREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA AREA TÉCNICO CONTABILIDAD ENCOMIENDAS GESTION GERENCIAL GESTION DE CALIDAD GESTIÓN HUMANA MANTENIMIENTO COMERCIAL SIGLA ADM TEC CON ENC GER Q GH MAN COM

2 SISTEMAS Página: 2/5 SIS 3.2 Oportunidad de respuesta Toda la correspondencia que lo requiere se debe responder en un tiempo límite de 10 días hábiles, excepto cuando la correspondencia sugiere fecha de respuesta, la Secretaria es la responsable de diligenciar la casilla fecha de respuesta del formato Radicación de Correspondencia Recibida 4Q-RG-06 versión vigente. 3.3 Directrices para Archivar documentos Alinear y cuadrar bien los documentos. Perforar los papeles adecuadamente. Hacer un patrón como guía para toda la documentación y revisar la perforadora antes de usarla. Para archivar se debe sacar legajo por legajo, no todos al tiempo. No abrir más de una gaveta de archivo al mismo tiempo en el mismo gabinete. 3.4 El archivo de las carpetas del personal que labora en la empresa está ubicado en el archivador N 4, se encuentran ordenadas de la siguiente manera: Empleados Marbete color Auxiliares de Viaje Azul Auxiliares operativos y Administrativos Rosado Conductores afiliados Verde Conductores asalariados Blanco Conductores asalariados independientes Rojo Conductores emperadores Amarillo 3.4 La Auxiliar de archivo por medio del formato control préstamo carpeta de vehículos, deja evidencia cuando presta carpetas de los vehículos. 4. PROCEDIMIENTO 4.1.1Recepción de la correspondencia Clasificar por destinatario. Abrir solo la correspondencia de Gerencia y Administrativa y financiera. Leer cada documento y se forma una idea rápida de su contenido. Radicar cada documento en el registro según instrucciones del formato.

3 Página: 3/5 Entregar según su destino, teniendo como prioridad la de Gerencia. Hacer firmar el registro como constancia de haberla recibido. En caso de mensajes urgentes o que tengan carácter prioritario hace un breve comentario al destinatario Tramite de correspondencia Leer y analizar la correspondencia. Preparar la respuesta o solicitar al jefe de área, empleado o asesor que analice el caso, prepare la respuesta o lo apoye en esta actividad Correspondencia generada Solicitar código. Pasar a Gerencia para revisión y aprobación. La correspondencia que se genere con código GER se entrega una copia a la secretaria de gerencia se debe radicar en el formato Radicación de correspondencia despachada 4Q-RG-06 versión vigente cuando se requiera. Para los códigos GER destinados a: (Paz y salvo, cesión de contratos y derechos de vinculación y cupo, carta de aceptación y afiliación) las copias se archivan en las carpetas de los vehículo Envió de correspondencia Enviar la correspondencia. La secretaria archiva una copia de la correspondencia generada de gerencia en la carpeta correspondencia despachada. 4.2 Archivo Revise todos los documentos que llegan a archivo y verifique si existen papeles pendientes de trámite; en caso afirmativo devuélvalos a quien corresponda el trámite dejando evidencia. Asegúrese que la documentación está aprobada y lista para guardar. Clasifique la correspondencia por tipo de archivo bajo el cual se organizará la correspondencia que se va a archivar (cronológico ascendente, orden consecutivo, etc.). Legaje los documentos en la carpeta correspondiente. 5. CONTROL DE CAMBIOS ENTRE LA VERSIÓN ANTERIOR Y LA ACTUAL Numeral Adición (A) o (S) Texto Modificado

4 Página: 4/5 /Párrafo/Figura/Tabla/Nota Suspensión 3.3 Directrices para Archivar documentos S No retirarse de los archivadores dejando los cajones gaveta abiertos, especialmente las inferiores, esto podría causar un accidente. 3.4 S Las carpetas del personal desvinculado de la empresa del año 1995 hacía atrás se encuentran escaneados Las carpetas del personal desvinculado de la empresa del año 1996 a la fecha se encuentran ubicadas en el archivador N ANEXOS REGISTRO RADICACIÓN DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA RADICACIÓN DE CORRESPONDENCIA DESPACHADA CONTROL DE PRESTAMO CARPETA DE VEHÍCULOS 4Q-RG-06 4Q-RG-07 XXXX 7. RESPONSABILIDADES RESPONSABLE Gestión Gerencial Secretaria de Gerencia RESPONSABILIDADES 1. En caso que la respuesta deba ser elaborada por algún jefe área, registrar el nombre a quien se le asigna en la correspondencia. 2. Entregar a la secretaria de gerencia. 3. Revisar respuesta generada. 4. Firmar como signo de aprobación. 1. Recibir la correspondencia. 2. Clasificar por funcionario. 3. Radicarla en el formato 4Q-RG Entregar y verificar firma de recibido. 5. Enviar respuesta al destinatario.

5 Página: 5/5 Jefes de Procesos 6. Radicar la respuesta en formato 4Q-RG Verificar que la respuesta que se genera no exceda los 10 días. 8. Archivar. 1. Recibir la correspondencia. 2. Firmar en el registro 4Q-RG Generar respuesta en un periodo no mayor a 10 días hábiles. 4. Informar al Gerente de los hechos relevantes. 5. Entregar copia de la respuesta generada de gerencia a la secretaria de gerencia. 6. El Jefe Técnico Operativo es el responsable de garantizar que las copias Para los códigos GER destinados a: (Paz y salvo, cesión de contratos y derechos de vinculación y cupo, carta de aceptación y afiliación) las copias se archivan en las carpetas de los vehículo. REVISADO POR: Secretaria de Gerencia APROBADO POR: Gestión Gerencial

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