CONSERVACIÓN DOCUMENTAL EN PROYECTOS ARCHIVISTICOS

Transcripción

1 Página 1 de 6 1. OBJETIVO Prestar el servicio de procesos básicos o preventivos para la conservación de documentación a entidades que lo requieran, con el fin de generar recursos propios y servir de apoyo técnico a las entidades públicas, cuando es requerido por venta de servicios. 2. ALCANCE Aplica a todos los clientes externos interesados en el Servicio. Inicia con la solicitud realizada por parte de la entidad al AGN, planificación de la prestación del servicio junto con el Archivísticos, teniendo en cuenta la disponibilidad de personal y recursos, entrega de la propuesta de conservación de documentación a entidades que lo requieran, y va hasta la culminación y desarrollo a satisfacción del servicio prestado. 3. REQUISITOS LEGALES Y/O INSTITUCIONALES 1. Ley 80 de Crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones. 2. Ley 594 de Por la cual se dicta la Ley General de archivo y se dictan otras disposiciones. 3. Acuerdo 07 de Reglamento General de Archivos. 4. Acuerdo 037 de Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de Resolución de Tarifas para la vigencia. 6. Instructivo AGN Nº 004. Desinfección masiva de documentos. 7. Instructivo AGN Nº 005. Primeros auxilios para material de archivo. 8. Instructivo AGN Nº 008. Monitoreo y evaluación de humedad relativa y temperatura. 9. Instructivo AGN Nº 011. Monitoreo microbiológico de ambientes y superficies. 10. Instructivo AGN Nº 012. Monitoreo y evaluación de contaminantes atmosféricos. 11. Instructivo AGN Nº 016. Limpieza de depósitos y documentos. 12. Instructivo AGN Nº 034. Desinfección de documentos en soporte papel 13. NTC GP 1000: NTC ISO 14001: DEFINICIONES AGN: Archivo General de la Nación. Conservación documental: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos. Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad. Propiedad del Cliente: entiéndase como los bienes, datos personales o propiedad intelectual del cliente que debe ser identificada, verificada, protegida y salvaguardada por el AGN mientras este bajo la custodia de la entidad para la prestación del servicio. Producto o servicio: Resultado de un proceso o un conjunto de procesos. Producto o Servicio No conforme: Resultado de un proceso que incumple especificaciones o compromisos adquiridos por la entidad (requisitos). SIG: Sistema Integrado de Gestión.

2 Página 2 de 6 5. CONDICIONES GENERALES 5.1 ESTIMACIÓN DE COSTOS DEL SERVICIO. La prestación de servicios de Conservación Documental, tiene un costo que se estipula en la propuesta técnica económica enviada a la entidad solicitante, según la actividad a desarrollar; igualmente el inicio de dicho procedimiento está condicionado con la existencia de un contrato y/o convenio que determine la realización del servicio en mención. Si bien el servicio es liderado por el Microbiólogas y restauradoras del Asistencia Técnica y, se deben tener en cuenta las indicaciones establecidas por el Restauración y Conservación de la Subdirección del Patrimonio documental de la entidad. 5.2 PROPIEDAD DEL CLIENTE. Información: La información personal contenida dentro de los documentos contractuales pactados con los clientes serán almacenados según la TRD del y cumplirá las demás directrices establecidas en el Proceso de Gestión Documental. Las actividades a realizar relacionadas con Conservación documental deben estar previamente relacionadas en las obligaciones del contrato Interadministrativo. 5.3 TRAZABILIDAD. El mecanismo de trazabilidad de la documentación del cliente se realizara a través de la identificación de los documentos en registros de Excel para su ubicación. 5.4 METROLOGIA. A continuación se listan los instrumentos de seguimiento y medición requeridos para la conservación preventiva de la documentación: Datalogger Deshumificadores Muestreador de aire Medidor de gases Medidor de UV Luxometro Todos los instrumentos de seguimiento y medición deben ser verificados y calibrados en las frecuencias definidas por los proveedores o de acuerdo a las establecidas por la Entidad. Evidencia de la realización de las mismas queda consignada en los expedientes de cada equipo. 5.5 PRODUCTO / SERVICIO NO CONFORME. Todas las desviaciones identificadas durante la prestación del servicio, serán identificadas por el responsable de la realización de la actividad y notificadas al que haga las veces de supervisor para la toma de decisiones respecto a la anomalía detectada. En los casos en que esta desviación requiera de la intervención del Archivísticos y/o el Subdirector de Asistencia Técnica y Archivísticos estas serán notificadas, se dará tratamiento de acuerdo al evento y se dejara reporte de la misma en el SIG-F-05 Tratamiento de producto y/o servicio no conforme y se tendrán en cuenta las pautas establecidas en el procedimiento SIG-P-04 Producto y/o servicio no conforme.

3 Página 3 de SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN. Las actividades descritas en este procedimiento tendrán en consideración las políticas, documentos y demás directrices definidas en el marco de la implementación del Sistema de Seguridad de la Información bajo el estándar ISO CONTROL OPERACIONAL AMBIENTAL Dentro de las actividades definidas en el presente procedimiento, se identifican dos aspectos ambientales importantes: el consumo de insumos tales como filtros, papel y cajas entre otros y el uso de sustancias químicas. Dichos aspectos generan a su vez, principalmente, dos impactos ambientales: el consumo de recursos junto con la generación de residuos peligrosos (residuos de filtros usados, filtros de aspiradoras, medios de cultivo) CONSUMO DE PAPEL Los registros generados durante la ejecución del procedimiento sugieren el alto consumo de papel al interior del área, de tal forma que el control inicial que se determinará para este procedimiento será el uso de buenas prácticas de consumo y de ahorro de papel que serán: a. Controlar el número de impresiones: En el desarrollo de las actividades se controlará que los documentos que se impriman serán únicamente aquellos que sean estrictamente necesarios. b. Uso de correo electrónico: Todo documento que se maneje en calidad de borrador y que requiera correcciones deberá ser manejado mediante correo electrónico. c. Reutilizar el papel impreso por una cara: si es necesario imprimir algún documento que no sea el definitivo, se hará en papel que ya haya sido utilizado por una cara del papel. d. Impresión a doble cara: Aquellos documentos que deben imprimirse estrictamente, se deberán imprimir por ambas caras del papel, con el fin de ahorrar la mayor cantidad de papel USO DE PRODUCTOS DE LIMPIEZA Y SUSTANCIAS QUÍMICOS El uso de productos de limpieza y sustancias químicas suele ser muy complejo debido a la gran variedad de las sustancias utilizadas, por esta razón, aquellas sustancias que sean utilizadas en el desarrollo del presente procedimiento deberán contar con el registro (ingreso y salida), la ficha técnica del producto y la etiqueta correspondiente que las identifique dentro del Inventario de productos. Así mismo, los envases deben mantenerse en perfecto estado, deben trasvasarse al cabo de cinco años, aunque lo más aconsejable es mantener un buen control de inventarios con el fin de no guardar los reactivos químicos por mucho tiempo. Los envases vacíos generados deberán ser devueltos al proveedor del producto si así fue contemplado al momento de la adquisición del bien, de lo contrario, se deberá actuar de acuerdo a las directrices dadas por Sistema de Gestión Ambiental de la Entidad concerniente al Manejo de los Residuos del AGN, en ambos casos, solicitando los certificados de cumplimiento de la normatividad ambiental vigente referente al manejo de residuos GENERACIÓN DE RESIDUOS PELIGROSOS Cualquier operación del laboratorio en la que se manipulen productos químicos presenta siempre unos riesgos. Para eliminarlos o reducirlos de manera importante es conveniente, antes de efectuar cualquier operación, hacer una lectura crítica del procedimiento a seguir, asegurarse de disponer del material adecuado, manipular siempre la cantidad mínima de producto químico, llevar las prendas y accesorios de protección adecuados y tener previsto un plan de actuación en caso de incidente o accidente. El material, ya sea de vidrio, papel, plástico, tela u cualquier otro contaminado con productos químicos (pipetas, probetas, vasos y otro material de laboratorio en general), presenta riesgos intrínsecos por los productos químicos con los cuales están impregnados. Estos materiales no deben ser depositados en un contenedor convencional, ya

4 Página 4 de 6 que no debe someterse al proceso de compactación habitual, sino que debe depositarse en el contenedor específico adecuado (caneca roja bolsa roja), que van a estar situados en los mismos laboratorios para luego disponerlos a su destino final tomando las disposiciones dadas por el Sistema de Gestión Ambiental en materia de residuos peligrosos RESIDUOS DERIVADOS DEL ALMACENAMIENTO Y REALMACENAMIENTO Todos aquellos residuos, como cajas y carpetas y todos aquellos que se derivan del almacenamiento y realmacenamiento de documentos, deberán ser separados en la fuente y aquellos que evidencien presencia de hongos o microorganismos deberán ser desinfectados antes de ser dispuestos con los residuos siguiendo las consideraciones dadas en la Guía de Manejo de soportes documentales con riesgo biológico o las disposiciones dadas por el Sistema de Gestión Ambiental en materia de residuos peligrosos USO DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL Para ejecutar los procesos y actividades archivísticas como: consultar fondos documentales, realizar el monitoreo de condiciones ambientales y la limpieza de los depósitos entre otras actividades, se utilizan elementos de protección individual, tales como guantes, tapabocas y batas de trabajo, puesto que la documentación inspeccionada puede contener agentes biológicos perjudiciales para la salud. El servidor público encargado de la supervisión del grupo(s) de trabajo designado para esta labor, informará a la Oficina Asesora de Planeación con anticipación, el inicio de dichas actividades con el fin de que el encargado del Sistema de Gestión Ambiental de la Entidad brinde la inducción inicial en materia de separación de residuos en la fuente y se realice la ubicación de las respectivas canecas (roja y verde), en las cuales se depositarán los residuos derivados de dicho proceso. 6. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO No DESCRIPCIÓN REGISTRO RESPONSABLE Servidores Realizar las actividades descritas en el procedimiento de públicos del 1. GSA-P-02 proyectos archivísticos. Puntos NA Gestión del 1 al 6. de proyectos Asignar al personal que realizará la conservación de la documentación, comunicar pautas de trabajo y obligaciones en materia de Seguridad industrial y Salud Ocupacional a tener en cuenta para la realización de las mismas. Monitorear las condiciones ambientales: incluye las siguientes actividades; Revisión de la infraestructura de las áreas de archivo y/o depósito. Medición de condiciones ambientales (Humedad Relativa, temperatura, iluminación, contaminantes microbiológicos y contaminantes atmosféricos). Para la realización de esta actividad, tenga en cuenta las directrices descritas en los instructivos mencionados en el numeral 3 de este procedimiento. NA Informe de condiciones ambientales del Contrato del Profesional microbiólogos.

5 Página 5 de 6 No DESCRIPCIÓN REGISTRO RESPONSABLE Punto de control 2. Realizar la revisión del informe de condiciones ambientales elaborado Realizar la Desinfección en masa: Aplica para procesos masivos de limpieza y desinfección general de grandes volúmenes documentales. Incluye las siguientes actividades: Capacitación del personal en procesos de conservación y normas de bioseguridad, Clasificación en niveles de biodeterioro, limpieza general de la documentación, Desinfección por procesos de nebulización y verificación de la efectividad de la Se realizan hasta dos reprocesos. Punto de control 3. Realizar la revisión del informe final de desinfección elaborado. Realizar la Desinfección puntual: Aplica para procesos puntuales de desinfección (folio a folio) y abarca las siguientes actividades: Capacitación del personal en procesos de conservación y normas de bioseguridad, Clasificación en niveles de biodeterioro, limpieza puntual de la documentación, Desinfección puntual de la documentación, Verificación de la efectividad de la desinfección, disposición final adecuada de los residuos sólidos infecciosos. Se realizan hasta dos reprocesos. Punto de control 4. Realizar la revisión del informe final de desinfección elaborado. Informe de condiciones ambientales del Profesional Microbiólogos y restauradores del profesionales microbiólogos

6 Página 6 de 6 No DESCRIPCIÓN REGISTRO RESPONSABLE Realizar los Primeros auxilios: comprende las siguientes actividades: Capacitación del personal en procesos de conservación, limpieza general y/o puntual por folio, unión de rasgaduras mayores a dos (2) cm, Recuperación de faltantes, recuperación de plano, control de calidad. Nota: No implica procesos de restauración documental. Punto de control 4. Realizar la revisión del informe final de primeros auxilios elaborado. primeros auxilios. primeros auxilios. profesionales microbiólogos Realizar las actividades descritas en el procedimiento GSA-P-02 Archivísticos del punto 7 al IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS VIGENCIA VERSIÓN IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS RESPONSABLE Emisión Subdirector de Asistencia Técnica y proyectos Archivísticos