Procedimiento. Bóveda Combinación y. Custodio de Valores

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1 COOPERATIVA DE AHORO Y CREDITO CAMARA DE COMERCIO DE AMBATO LTDA Código: DOCOGEGG Proceso: Gestión de Negocios PROCESO: GESTIÓN DE NEGOCIOS Tipo de Proceso SUBPROCESO: CAPTACIONES Status: Propuesto PROCEDIMIENTO: BÓVEDA COMBINACIÓN Y CUSTODIO DE VALORES Gobernante Productivo X Apoyo Aprobado X Publicado Fecha de Elaboración: Fecha de Ultima Revisión: Procedimiento Bóveda Combinación y Custodio de Valores ELABORADO POR: JEFE DE PROCESOS REVISADO POR: GERENTE GENERAL APROBADO POR: CONSEJO DE ADMINISTRACION FIRMA: FIRMA: FIRMA: Fecha: Fecha: Fecha:

2 Contenido Bóveda Combinación y Custodio de Valores... 1 Propósito:... 1 Alcance:... 1 Definiciones y Abreviaturas:... 1 Procedimiento Control de Bóveda Cajas Manejo de Cajas Fuertes Dotación de Cajeras (os) Entrega de Bóveda Cajero Automático Reposición Tarjetas Retenidas Cuadre... 8 Referencias:... 9 Registros:... 9 Anexos: Lista de Distribución: Documentos controlados por el Sistema de Calidad de la Cooperativa Cámara de Comercio de Ambato

3 0 Modificaciones No Versión Tipo de Revisado Aprobado Fecha Modificación 00 Levantamiento Gerente Consejo de General Administración

4 Procedimiento Bóveda Combinación y Custodio de Valores Propósito: Establecer un método apropiado para manejo y control efectivo de bóveda, asignando personal responsable y autorizado para su ejecución. Alcance: Este procedimiento está diseñado para las bóvedas de la oficina principal, bóvedas de agencias y cajero automático. Definiciones y Abreviaturas: Bóvedas.- Proceso para garantizar y custodiar la propiedad del cliente mediante cajas de seguridad. Afectación de Caja.- Documento que permite a la SCJ recibir y entregar el dinero a bóveda al inicio y cierre diario de operaciones, con especificaciones detalladas de los valores recibidos y entregados. 1

5 Afectación de Bóveda.- Documento automatizado que permite a la SCJ, egresar de bóveda el dinero que se envía al banco Lista de Movimientos de Bóveda.- Documento automatizado en el cual se evidencia la salida o ingreso de dinero. Planilla de Cajero Automático.- Documento automatizado en el cual se evidencia los movimientos del CJA. SCJ = Supervisor de Caja CJS = Cajeras (os) CJ = Cajera (o) CJA = Cajero Automático RG = Representante de Gerencia JR = Jefatura Regional SCJ.- En la implementación, manejo, control y certificación del actual procedimiento de bóvedas y asegurarse que se cumpla dicho procedimiento. CJ S.- En la ejecución del procedimiento. J.A.- Responsables en el manejo de las bóvedas en las agencias y en la aplicación del procedimiento. JRRHH.- Responsable en la entrega de bóveda los fines de semana RG.- Responsable en el seguimiento del cumplimiento del procedimiento. JR. - Responsable de la entrega de claves y manejo de bóveda 2

6 Procedimiento 1. Control de Bóveda 1.1 Cajas a) La Gerencia General designa como responsables de acceso a las cajas fuertes de la oficina matriz y cajero automático a la JR, SCJ, y de las agencias y cajero automático a las Jefes de Agencias. 1.2 Manejo de Cajas Fuertes b) El manejo de las cajas fuertes será compartida de lunes a viernes entre JR Y la SCJ designada, las mismas que llevan un detalle de la existencia de dinero a través del Reporte de Movimientos de Bóveda automatizado en el sistema, incluyendo la clave actual de las Cajas Fuertes que deberá ser cambiada según instructivo de cambio de la clave ITCOGEGG b1 de acuerdo a la necesidad del usuario, y cuyo control se lo llevará a través del Registro de cambio de claves de cajas fuertes, alarmas y programas RGCOGEGG c1. La Matriz utiliza tres cajas fuertes por razones de seguridad y las Agencias cuentan con dos. Para el caso de las Agencias las responsables de las cajas fuertes serán las Jefes de Agencias quienes entregarán a la SCJ de la oficina Principal en sobre cerrado las claves de sus respectivos sitios de trabajo para custodia. La SCJ será la responsable de la custodia y manejo del Registro Control de Acceso a Bóveda RGCOGEGG b2 que debe ser llenado diariamente cada 3

7 vez que se abra la caja fuerte y el auxiliar de cheques de garantía de créditos de optimismo RGCOGEGG b3 controlados a través del software. c) Para el fin de semana JRRHH designa a la SCJ en tránsito que debe llenar el Registro Control de Acceso a Bóveda y solo utilizará una caja fuerte de acuerdo a la necesidad, además deberá dejar el dinero cuadrado mediante el Registro Acta Entrega de Bóveda DGCOCA.CJ a Dotación de Cajeras (os) d) La SCJ retira el dinero de bóveda mediante el documento automatizado Afectación de Caja RGCOGEGG d1; verifica los certificados de inversión en otras IFIS que tienen vencimiento y entrega a la Contadora CT para renovación o liquidación, y los cheques en garantía de clientes DOEXCOGE.07 que vencen a esa fecha entrega a la CJS a través del Recibo de Entrega Recepción de Cheques en Garantía RGCOGEGG d3. La identificación de cheques y diferentes especies monetarias y papeles valorados está definida en el Procedimiento de Captaciones, DOCOGEGG e) Las (os) CJS antes de iniciar sus operaciones proceden a Inicializar su Caja para recibir los valores entregados por la SCJ, los mismos que se encuentran sistematizados y revisados por la SCJ o JA para evitar cualquier inconveniente posterior. 4

8 1.4 Entrega de Bóveda f) Al finalizar operaciones, las (os) CJS proceden a realizar el cuadre de la Caja en el sistema, y el dinero será entregado debidamente empaquetado, sellado, con señalización del tipo de billetes que contiene y con firma de responsabilidad en los fajos, además de los depósitos debidamente detallados tanto el efectivo como los cheques que no se hayan podido enviar al Banco. En caso de recibir billetes falsificados se procederá a colocar la palabra especie en verificación tanto en el anverso como en el reverso con el propósito de evitar la circulación de los mismos y se realizará la Retención de billetes y monedas falsificadas ver Instructivo. La SCJ o J.A. recibe el dinero en efectivo en funda de seguridad, la misma que deberá recontar el dinero a los cajeros utilizando la Recontadora de Billetes y aplicando un sistema de muestreo entre los CJS. Ver Instructivo Recontadora de Billetes ITCOGEGG b4. Posteriormente sellar en presencia de la o (el) CJS, luego se procede hacer la Afectación de Bóveda para ingresar el dinero que recibe de las (os) CJS, así mismo deberá hacer el documento automatizado de Egreso de Bóveda Al Banco para registrar el envío de depósitos en efectivo de todas las (os) CJS. La SCJ o J.A. deben distribuir el dinero en otras bóvedas cuando sobrepase el monto asegurado. Además debe mantener un fondo de $500,00 en billetes de $1,00 por cuestiones de seguridad. 5

9 g) En caso de problemas en los fajos de billetes entregados, la (el) cajera (o) que entregó y selló los mismos será el responsable de cualquier inconveniente que haya surgido con el mismo. h) La SCJ verifica los cheques de los depósitos pendientes de envío al Banco, en el Reporte de Cheques de Cajero y guarda en la bóveda. Una vez finalizadas las operaciones y revisadas las mismas, se procede a revisar el Total Denominación de Bóveda, automatizado en el sistema, el mismo que será solo de acceso a SCJ, J.A, JR y auditor. Auditoría Interna efectuará un arqueo para constatar el inventario de la bóveda cada ocho (8) días. 2. Cajero Automático 2.1 Reposición a) La SCJ o JA por cuestiones de seguridad realiza la reposición del Cajero Automático el día que estime necesario para lo cual realizará un Comprobante de Egreso automatizado en el sistema, como registro de la reposición, así como en el auxiliar de cajero automático. 6

10 b) La SCJ o JA verifica, cuenta y registra el ingreso de dinero a la bóveda del Cajero Automático. Ver instructivo de trabajo CJA Diebold OPTEVA Banco del Austro ITCOGEGG b3. c) Asigna la clave a Caja Fuerte y guarda el dinero. Verifica la existencia, e ingresa el nuevo valor de reposición al sistema del CJA. d) Registra la salida del dinero con las Planillas de Cajeros Automáticos automatizadas que deberá extraer del sistema. e) Ingresa el valor en el Auxiliar de Caja del CJA RGCOGEGG f1 f) La SCJ establece un horario para la reposición del CJA, el mismo que variará según la necesidad y monto existente del fondo y por cuestiones de seguridad. g) Cuando se presente inconvenientes en el pago por parte del cajero automático se procederá a llenar un reporte de transacciones no exitosas del CJA en cual constan los faltantes o sobrantes. RGCOGEGG h1 2.2 Tarjetas Retenidas 7

11 h) La SCJ o JA elabora un listado de tarjetas retenidas RGCOGEGG i1 para entregar a OSC para que proceda a la entrega de la misma al socio previa la firma en el registro de control de entrega de documentos a socios RGCOGEGG i2. Con base a la información proporcionada de cajas, semanalmente la SCJ será la responsable de verificar la eficiencia en el manejo de dinero. La información procesada en el cajero automático permitirá obtener en forma semanal el indicador de eficiencia de servicio de cajero. 2.3 Cuadre i) Diariamente Banco del Austro envía por -mail las hojas de compensación que debe ser guardado por la SCJ en un CD o USB previa verificación por parte de sistemas de las transacciones exitosas y no exitosas para realizar el cuadre manual del CJA. j) Posteriormente con las Planillas de Cajeros Automáticos que la SCJ extrajo del sistema puede comprobar las transacciones exitosas. k) Para el caso que se presenten reclamos por no pago a través de la Red Apoyo, Banred, Nexo, Visa, Mastercard o Cirrus, se llenará un Producto No Conforme, que será primero verificado con las mallas y con los datos proporcionados de 8

12 está se llenará el formato Único de Reclamos RGCOGEGG k1 que será enviado vía mail, fax o correo a Banco del Austro para su revisión y contestación al socio según la respuesta recibida. Una vez confirmado por Banco del Austro, si la transacción es exitosa se procederá a entregar al socio una copia de la cinta auditora remitida en el reclamo, caso contrario se acreditará el valor correspondiente a la cuenta. l) Cuando los reclamos sean de clientes de la Red Apoyo, Banred, Nexo, Visa, Mastercard o Cirrus contra retiros efectuados en nuestros cajeros automáticos; una vez verificados los reclamos con las cintas auditoras será enviado vía mail, fax o correo a Banco del Austro para su revisión Referencias: Ley General de Instituciones Financieras Procedimiento de Captaciones DOEXCOGE.05 DOCOCACJ Instructivo de cajero automático Diebold OPTEVA Recontadora de Billetes ITCOGEGG b3 ITCOGEGG b4 Registros: Auxiliar de cheques en garantía RGCOGEGG b3 9

13 Registro Control de Acceso a Bóveda RGCOGEGG b2 Formulario de especies monetarias Falsificadas Auxiliar de Caja del Cajero Automático Listado de Tarjetas Retenidas Transacciones no exitosas del Cajero Automático Registro Único de Reclamos Certificado de Inversión RGCOGEGG g1 RGCOGEGG f1 RGCOGEGG i1 RGCOGEGG h1 RGCOGEGG k1 RGCOGEGG d2 Recibo de Entrega Recepción de Cheques en Garantía Registro de cambio de claves Afectación de Caja Control Entrega de Documentos a Socios RGCOGEGG d3. RGCOGEGG c1 RGCOGEGG d1 RGCOGEGG i2 Anexos: Instructivo de cambio de clave de Caja Fuerte ITCOGEGG b1 10

14 Cinta para Fajos Sobre de Seguridad de Claves Lista de Distribución: JR, RG, SCJ, JA, CJS 11

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