FONDO DE EMPLEADOS ALTATEC REGLAMENTO COMITÉ DE CONTROL SOCIAL ACUERDO NÚMERO 0XX

Transcripción

1 FONDO DE EMPLEADOS ALTATEC REGLAMENTO COMITÉ DE CONTROL SOCIAL ACUERDO NÚMERO 0XX Por el cual se adopta el Reglamento Interno del Comité de Control Social del Fondo de Empleados ALTATEC. El Comité de Control Social del Fondo de Empleados ALTATEC en uso de sus atribuciones otorgadas por la Ley y el Estatuto y CONSIDERANDO a. Que de acuerdo con el principio de autogestión, el Fondo de Empleados ALTATEC debe estar sometido al control interno de sus propios Asociados. b. Que el ejercicio de la vigilancia a través del Comité de Control Social es un mecanismo de participación que le garantiza la democracia a los Asociados y debe revestir características de interno y técnico. c. Que para ejercer la vigilancia y control con mayor eficacia el Comité de Control Social requiere de su propio reglamento. ACUERDA ARTÍCULO 1. DEFINICIÓN: El Comité de Control Social será el Órgano de Vigilancia Social, integrado por Asociados hábiles y cuyas funciones deberán desarrollarse con fundamentos en criterios de investigación y valoración y sus observaciones y requerimientos serán documentados debidamente. ARTÍCULO 2. OBJETIVOS GENERALES DEL COMITÉ DE CONTROL SOCIAL: Serán objetivos generales del Comité de Control Social: a. Brindar a los Asociados del Fondo de Empleados mayor confianza y mérito al trabajo que están desempeñando, tanto directivos como empleados. b. Conducir a los Asociados del Fondo de Empleados a una mayor actividad dentro de la organización, generando sentido de pertenencia y compromiso entre los mismos. c. Activar a los Asociados del Fondo de Empleados en la promoción del Fondo entre los potenciales Asociados, al generar mayor confianza en las operaciones del mismo. d. Alejar con sus revisiones conscientes y regulares cualquier posible tentación de parte de los funcionarios, directivos y empleados del Fondo, para descuidar sus funciones o excederse en la aplicación de las mismas. ARTÍCULO 3. POLÍTICAS BÁSICAS DEL COMITÉ DE CONTROL SOCIAL: Serán políticas básicas del Comité de Control Social:

2 a. El Comité debe emprender el trabajo en forma completamente objetiva. b. El Comité siempre deberá mantener unas relaciones amistosas, solidarias y útiles con la Junta Directiva, el Gerente, los empleados y los demás comités del Fondo. c. El Comité de Control Social contribuye al éxito del Fondo de Empleados ALTATEC al llevar a cabo su trabajo básico de ayudar a la Junta Directiva y a los Asociados a determinar la realización adecuada de sus actos administrativos. d. El Comité de Control Social deberá hacer todo lo que considere necesario para asegurarse así mismo, por sus propios medios y conocimientos, que los informes presentados a los Directivos y Asociados muestran la realidad de las condiciones del Fondo de Empleados ALTATEC y el cuidado que se está poniendo en los trámites de los servicios y transacciones de los Asociados. e. El trabajo del Comité de Control Social, por la gran importancia que reviste, ha de ser genuinamente interesante y efectivo y por lo tanto no empezará ni terminará con su asistencia a las reuniones de la Junta Directiva y Comités del Fondo. f. El Comité de Control Social pondrá cuidado de no inmiscuirse en los deberes y atribuciones propias de la Junta Directiva, el Revisor Fiscal, los demás comités, el Gerente y sus empleados y por tanto deberá actuar de manera totalmente independiente. g. El trabajo del Comité de Control Social, no comprende otra cosa que encontrar los hechos, presentar informes y hacer recomendaciones. La única excepción de esto lo constituirá una situación de emergencia en la cual de acuerdo con las normas estatutarias deba convocar a una Asamblea Extraordinaria, para tomar acción con base en sus hallazgos. ARTÍCULO 4. COMPOSICIÓN: El Comité de Control Social estará formado por tres (3) Asociados hábiles con sus respectivos suplentes numéricos, elegidos por la Asamblea. ARTÍCULO 5. SESIÓN DE INSTALACIÓN: El Comité de Control Social se instalará por derecho propio en reunión que se celebrará dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la fecha en que sea registrado su nombramiento por parte del organismo gubernamental de control y vigilancia al cual esté sometido, con asistencia de los miembros principales y suplentes. Su período comienza en la fecha de instalación y termina cuando se produzca la instalación del nuevo Comité de Control Social elegido en la Asamblea General siguiente, según lo señalado por el Estatuto. ARTÍCULO 6. RESPONSABILIDAD, ORGANIZACIÓN INTERNA Y PLAN DE TRABAJO: Para efectos de la responsabilidad, se aclara que ésta competerá a los que actúan como principales y en consecuencia responden personal y solidariamente por el incumplimiento de las funciones que les imponen la Ley y el Estatuto. Para efectos de una mejor organización y participación del Comité de Control Social, este funcionará como un equipo de trabajo conformado por los miembros principales y suplentes, entre quienes se hace una distribución de labores o tareas conducentes a asegurar la ejecución del plan de trabajo aprobado para el ejercicio anual. ARTÍCULO 7. EN LA SESIÓN DE INSTALACIÓN: El Comité de Control Social procederá así:

3 a. Elegir Presidente y Secretario. b. Adoptar su propio reglamento. c. Revisar la documentación pertinente como fuente de información. d. Elaborar un plan de trabajo. ARTÍCULO 8. SOBRE LA FORMA DE ELECCIÓN: La elección de Presidente y Secretario se hará de común acuerdo entre los principales. Se puede acordar la rotación de los cargos. ARTÍCULO 9. FUNCIONES DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ DE CONTROL SOCIAL: Serán funciones del Presidente: a. Presidir y ordenar las sesiones del Comité de Control Social. b. Cumplir y hacer cumplir el reglamento. c. Hacer que los integrantes concurran puntuales y asiduamente a las reuniones y vigilar con el concurso del Secretario, el registro que se lleve para comprobar la asistencia. d. Dirigir el debate interno de las sesiones del Comité e impedir que se aparten de los temas objeto de las mismas y orientarlas con discreción y ecuanimidad. e. Requerir los comités y comisiones designadas para que presenten los informes de las tareas que se les hayan encomendado. f. En general, ejercer las demás atribuciones que les asigne el Comité o los Reglamentos. ARTÍCULO 10. FUNCIONES DEL SECRETARIO: Serán funciones del Secretario: a. Tramitar la convocatoria a sesiones y efectuar las citaciones a que haya lugar. b. Elaborar oportunamente las actas de las reuniones en forma sucinta, pero sin restarle significado a los puntos objeto de las deliberaciones y acuerdos. c. Firmar las actas y los acuerdos junto con el Presidente y dar fe de los mismos. d. Responsabilizarse de la preparación o recepción de las proposiciones, proyectos, correspondencia y otros documentos que deben ser conocidos y considerados por el Comité de Control Social. e. Enviar al organismo correspondiente los informes, actas y documentos que sean pertinentes. f. Colaborar con el Presidente en la elaboración de la correspondencia que deba ser firmada por éste último como consecuencia de las labores del Comité. g. Enviar la documentación que se acuerde a todos los directivos y demás asistentes a las reuniones. h. Las demás que le asigne el Comité. ARTÍCULO 11. REUNIONES DEL COMITÉ DE CONTROL SOCIAL: De acuerdo con la periodicidad estatutaria, el Comité de Control Social se reunirá ordinariamente dentro de los quince (15) primeros días del mes o en su defecto en la forma que de común acuerdo estipulen sus miembros y extraordinariamente cuantas veces sea necesario.

4 ARTÍCULO 12. SOBRE LAS CITACIONES: Para las reuniones ordinarias convocará el Presidente, con tres (3) días de anticipación, señalando la fecha, la hora y el sitio de la reunión. Para las reuniones extraordinarias convocará el Presidente, pero con cinco (5) días de anticipación, fijando la fecha, hora, sitio y el tema o temas que van a tratar. A las reuniones se convocará a los suplentes, pero éstos no tendrán derecho a voto mientras estén presentes los principales. ARTÍCULO 13. QUÓRUM: La concurrencia de los miembros principales hará quórum para deliberar y decidir. La falta de un principal la suplirá el respectivo suplente numérico, quien actuará con voz y voto. ARTÍCULO 14. DECISIONES: Las decisiones del Comité de Control Social, deben ser aprobadas en concordancia con el Estatuto y la Ley y deben constar en el libro de actas. ARTÍCULO 15. ABANDONO DEL CARGO: Cuando un miembro del Comité de Control Social faltare tres (3) veces continuas o discontinuas a las reuniones, sin causa justificada, se considerará abandono del cargo, en cuyo caso se convocará al suplente. PARÁGRAFO: Se tendrán como causas justificadas los casos previstos en el Estatuto y la Ley. ARTÍCULO 16. INVITADOS: A las reuniones ordinarias o extraordinarias del Comité de Control Social, se podrá invitar al Presidente de la Junta Directiva, al Revisor Fiscal, al Gerente, los Presidentes de los Comités, cuando sea el caso o cuando el Presidente del Comité lo considere necesario, pero tales invitados no tendrán derecho a voto en las decisiones que se tomen. ARTÍCULO 17. SOLICITUD DE INFORMES: El Comité de Control Social, podrá solicitar informes a la Junta Directiva, a la Gerencia, al Revisor Fiscal y a los Comités, siempre y cuando se haga por escrito y sobre aspectos específicos y que se relacionen con sus funciones específicas. El Comité de Control Social deberá informar a la instancia pertinente sobre las irregularidades observadas o registradas en el funcionamiento del Fondo de Empleados y podrá amonestar al órgano correspondiente por el incumplimiento de sus observaciones y dejar constancia en las actas para el informe a la Asamblea General. ARTÍCULO 18. CONSTANCIA DE ACTUACIONES, INFORMES Y PRONUNCIAMIENTOS: De lo actuado deberá quedar registro escrito en acta debidamente elaborada y aprobada por los miembros principales y suscrita por el Presidente y el Secretario, constituyéndose así en documento probatorio de lo que consta en ella. Las actas deben llevarse en libros registrados ante el organismo competente, conservado y mantenido bajo condiciones adecuadas de protección y

5 seguridad dentro de las instalaciones físicas del Fondo de Empleados. Los pronunciamientos e informes del Comité de Control Social deberán darse siempre por escrito y firmados por sus miembros principales para que tengan validez. De estos deberá también llevarse un archivo en forma ordenada y conservados en condiciones de seguridad dentro de las instalaciones del Fondo de Empleados. Anualmente, a la Asamblea General Ordinaria se presentará un informe detallado de las principales actividades cumplidas, el funcionamiento y cumplimiento de los deberes por parte de los órganos administrativos, la participación de los Asociados, la marcha general de los servicios, la habilidad de los Asociados y las recomendaciones que a su juicio resulten convenientes para el buen funcionamiento y estabilidad de la Entidad. ARTÍCULO 19. FUNCIONES DEL COMITÉ DE CONTROL SOCIAL: Serán funciones del Comité de Control Social: a. Velar porque los actos de los Órganos de Administración se ajusten a las prescripciones legales, estatutarias y reglamentarias y en especial, a los principios de los Fondos de Empleados. b. Informar a los órganos de administración, al Revisor Fiscal y a los organismos competentes, sobre las irregularidades que existan en el funcionamiento del Fondo de Empleados ALTATEC y presentar recomendaciones sobre las medidas que en su concepto, deben adoptarse. c. Conocer los reclamos que presenten los Asociados en relación con la prestación de los servicios, transmitirlos y solicitar los correctivos, por el conducto regular y con la debida oportunidad. d. Hacer llamadas de atención a los Asociados cuando incumplan los deberes consagrados en la Ley, el Estatuto y los Reglamentos. e. Solicitar la aplicación de sanciones a los Asociados cuando haya lugar a ello y velar porque el órgano competente se ajuste al procedimiento establecido para el efecto. f. Verificar la lista de Asociados hábiles e inhábiles para poder participar en las Asambleas y en cualquier proceso de elección. g. Rendir informes sobre sus actividades a la Asamblea General Ordinaria. h. Convocar la Asamblea General en los casos establecidos por el Estatuto. i. Las demás que le asigne la Ley y el Estatuto, siempre y cuando se refieran al control social y no correspondan a funciones propias de la Auditoría Interna o Revisoría Fiscal. ARTÍCULO 20. ASPECTOS DE CONTROL SOCIAL: El Comité de Control Social deberá desarrollar sus funciones de control sobre los siguientes aspectos: a. El objetivo general del Fondo de Empleados ALTATEC, asegurando que el deseo concreto de los Asociados, plasmado en el Estatuto, sea respetado, realizado y desarrollado por los órganos de decisión y ejecución, conduciendo al mejoramiento de las condiciones sociales, económicas y culturales de cada Asociado y de su núcleo familiar, así como de la comunidad en general.

6 b. Las actividades del Fondo de Empleados, velando porque los servicios que ofrece el Fondo, así como los programas que desarrolla, correspondan a atender necesidades reales y sentidas de sus Asociados. c. Los servicios del Fondo de Empleados ALTATEC, asegurando que todos los servicios que ofrece el Fondo a sus Asociados estén graduados por factores de oportunidad, accesibilidad, costo razonable, información adecuada, procedimientos claros, normas precisas y evaluaciones periódicas. d. La estructura de participación y decisiones del Fondo de Empleados, garantizando que: Los derechos de ingreso y retiro se ejerzan adecuadamente. Las Asambleas se realicen dentro de los términos y con la periodicidad legal. El derecho y los procedimientos de elección permitan la participación real y libre de todos los Asociados y la preservación de la democracia. Los órganos establecidos funcionen oportuna y eficazmente, que actúen dentro del marco de sus propias atribuciones y que sus decisiones correspondan al interés de los Asociados y del Fondo de Empleados. Se produzcan los reglamentos internos necesarios en armonía con la Ley y el Estatuto. Sean bien aplicados los excedentes, con sujeción a lo que establece la Ley y consultando siempre el interés de los Asociados. Se cumpla la función educativa, de información y promoción a nivel de Asociados, directivos y empleados. ARTÍCULO 21. MECANISMOS DE CONOCIMIENTO: El Comité de Control Social para aumentar el conocimiento de las operaciones del Fondo más allá de los informes que recibe de sus directivos y Asociados, deberá realizar las siguientes acciones: a. Procurar la asistencia al mayor número posible de reuniones de la Junta Directiva y comités en calidad de observador. b. Revisar las actas de la Junta Directiva y comités del Fondo de Empleados y velar porque se cumplan las resoluciones o acuerdos adoptados por estos órganos, por parte de la instancia ejecutora. c. Familiarizarse con la Ley, el Estatuto y los Reglamentos para poder vigilar adecuadamente su aplicación. d. Estudiar detenidamente los informes del Revisor Fiscal y de las entidades gubernamentales, cuando los haya, para verificar que correcciones o recomendaciones hacen éstos y colaborar con ellos para que se les dé el adecuado cumplimiento. Esto sin interferir en el ámbito de los demás órganos de control. e. Conocer las diferentes publicaciones de los organismos de integración y asistir con regularidad a las reuniones y seminarios que éstos convoquen. ARTÍCULO 22. VIGENCIA: Este reglamento podrá ser modificado parcial o totalmente por decisión unánime de los miembros principales del Comité de Control Social.

7 Este reglamento fue aprobado por el Comité de Control Social en reunión celebrada el día XX de XXX de 2002, según consta en acta número XX de la misma fecha. PRESIDENTE SECRETARIO