SGC-VAF. Control y Seguimiento de Cartera VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA UNIVERSIDAD DE SANTANDER SGC-VAF

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2 Versión: 00 Página 1 de PROPÓSITO Describir la forma de realizar la gestión de cobro de cartera correspondiente a los créditos directos con y sin AVAL. 2. ALCANCE Este instructivo aplica para toda la cartera correspondiente a los créditos directos con y sin aval que se otorguen a los estudiantes de la Universidad de Santander en las sedes de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar. 3. CONDICIONES GENERALES Se debe tener en cuenta el tiempo de envío de los títulos valores tanto a FENALCO como a las abogadas para la gestión de cobro (cuando es el caso), por razones de vencimiento de plazos y términos. La reclamación formal ante FENALCO, debe realizarse dentro de los 15 días calendario, siguientes al vencimiento de la cuota, ya que este es el plazo para reportar el no pago por parte del estudiante; si la reclamación no se hace en este término, la Universidad pierde el respaldo de este crédito y asume esta cartera como directa. 4. GESTION DE COBRO FENALPAGARÉ Y FENALCHEQUES Todos los días hábiles laborales, el responsable de estos créditos, revisa los créditos con Aval y sin Aval FENALCO del semestre actual, (CREDITOS AÑO). Identifica cuáles créditos son con FENALCHEQUE y que tienen vencimiento ese día, retira de la carpeta los cheques a consignar, diligencia el formato de consignación de la entidad financiera y cuenta asignada para estos casos y entrega la consignación al encargado para el depósito respectivo. Una vez efectuado este trámite, entrega la copia de la consignación sellada a la secretaria y efectúa el descargue de la cuota mediante abono en el sistema de información, así: OFIMÁTICA/ CUENTAS POR COBRAR /ABONOS/RC RECIBO DE CAJA/ Ingreso (en cumplimiento con el instructivo Legalización de pagos realizados para matrícula, derechos pecuniarios, otros servicios y abonos a cartera diferentes A ICETEX )

3 Versión: 00 Página 2 de 14

4 Versión: 00 Página 3 de 14 Imagen número 1. Recibo de Caja Así mismo, se revisa los vencimientos de las cuotas de los créditos FENALPAGARÉ, identificando los que tienen vencimiento de cuota en los próximos dos días, para enviar al estudiante un correo informando el próximo vencimiento, así como el cupón de pago de la cuota. Este cupón es generado por la secretaria de Crédito y Cartera en el link recibos de pagos otros pagos Este cálculo se realiza de la siguiente manera:

5 Versión: 00 Página 4 de 14 Se ingresa se digita el código, se escoge la opción validar para confirmar si el estudiante está en la base de datos así como el cargue de los datos. Posteriormente se selecciona el servicio de congelación, se ingresa el valor de la consignación, se selecciona la fecha de pago de acuerdo a las instrucciones del líder de Crédito y Cartera, la cual no debe superar los 15 días después de vencida la cuota, se hace la anotación del número de cuota cancelada, se ingresa el código de la imagen y se escoge la opción generar recibo. Si el estudiante informa que desea que el cheque no sea consignado o que ya canceló la cuota, él debe entregar el soporte; la secretaria revisa en el movimiento de la cuenta bancaria el día que el estudiante indica en el cual realizó el pago, o se revisan los dineros congelados a favor que tenga el alumno (cuando aplica) y se procede a realizar el abono en el sistema de información OFIMÁTICA/CUENTAS POR COBRAR CARTERA/ABONOS/RC RECIBO DE CAJA/ INGRESO (instructivo Legalización de pagos realizados para matrícula, derechos pecuniarios, otros servicios y abonos a cartera diferentes A ICETEX ). Si por el contrario, el estudiante no cumplió con el pago en la fecha pactada, se envía a consignar el cheque. Para los casos de FENALPAGARÉ, una vez remitido los recibos de pago se da espera que efectué la validación de los pagos correspondientes al día de vencimiento de la cuota (se confirma con la secretaria encargada de hacer las validaciones Legalización de pagos realizados para matrícula, derechos pecuniarios, otros servicios y abonos a cartera diferentes A ICETEX), con el fin de revisar si efectivamente se efectuó el pago. Si se evidencia el no pago, se reenvía el correo con

6 Versión: 00 Página 5 de 14 la recordación de pago, con un nuevo cupón (con tres días adicionales para la fecha de pago), transcurrido este período, si no se recibe el pago de la cuota, de forma inmediata se envía físicamente la reclamación formal ante FENALCO, debido a que solo se cuenta con 15 días corridos desde el vencimiento de la cuota para reportar el no pago por parte del estudiante; si la reclamación no se hace en este término, la Universidad pierde el respaldo de este crédito y asume esta cartera como directa. 5. REPORTE DE NO PAGO 5.1 FENALPAGARÉ Los estudiantes con esta línea de crédito tienen una fecha de pago acordada desde el momento de la aprobación del crédito (según planilla de liquidación y calendario de pagos instructivo Trámite créditos directos avalados para estudiantes de pregrado y postgrado), esta es la fecha en la que el estudiante debe pagar la cuota, normalmente se le dan tres días corridos adicionales después de esa fecha para que realice el pago. Si pasan estos días adicionales y el estudiante no ha efectuado el pago se procede a hacer la respectiva reclamación ante FENALCO para que ellos reintegren el dinero correspondiente a la cuota vencida y en mora. Internamente se tienen 15 días corridos para enviar a FENALCO este cobro, se debe hacer un oficio de Aviso de No pago de cuotas que deberá ir firmado por el líder de Crédito y Cartera; el envío debe hacerse con anticipación para evitar inconvenientes en la radicación, es muy importante tener en cuenta que los títulos valores que se envían no deben tener tachones ni ningún tipo de enmendadura. Estas reclamaciones se envían a la secretaria de crédito y cartera en FABA; quien se encarga de hacer llegar las reclamaciones a las oficinas de FENALCO Bogotá, y sellar la carta por parte de FENALCO. La reclamación debe contener lo siguiente: 1. La carta de aviso de no pago, donde se relacione el código y el nombre de los estudiantes que se van a reportar, de la cual se imprimen tres copias de la carta (Debe ser impresa en hoja membretada). La original se envía a FENALCO con una copia del pagaré en blanco que firmó el alumno y la otra copia para el archivo.

7 Versión: 00 Página 6 de 14 Imagen número 2. Ejemplo carta Aviso de No Pago de Cuota 2. Relación de los créditos a reportar el cual debe tener la siguiente información: del estudiante debe ir el código, nombre, cedula, fecha de vencimiento de la cuota, valor de la cuota, número de la cuota y número de pagaré. Del codeudor debe ir: nombre del codeudor y numero de la cedula. De esta relación se imprimen tres copias. Es importante tener en cuenta que tanto en la carta como en la relación se pueden reportar varios estudiantes, es decir si hay uno o más estudiantes que no han pagado, se incluyen todos tanto en la carta como en la relación y las copias de los pagarés de todos, se envían en el mismo sobre.

8 Versión: 00 Página 7 de Dentro de un sobre de manila se debe incluir la carta de no pago, la relación y las fotocopias de los respectivos pagarés que representan la cuota vencida y en mora, se sella el sobre y en la parte externa se anexa una carta y una relación para que den el recibido del envío y la tercera copia se archiva en la carpeta RECLAMACION FENALCO mientras llega el original firmado por FENALCO del recibido de la reclamación. 4. La reclamación se envía a la secretaria de crédito y cartera en FABA, a la dirección Carrera 14 No en un servicio 9 a.m. o un servicio de entrega inmediata en caso de que se requiera con urgencia (datos a 2014) 5.2 FENALCHEQUE Los cheques avalados por FENALCO y que son devueltos por insuficiencia de fondos, se pasan a la para que se cargue la respectiva deuda a nombre de FENALCO en el sistema de información (según instructivo Legalización de pagos realizados para matrícula, derechos pecuniarios, otros servicios y abonos a cartera diferentes A ICETEX ). De igual manera, se llama al estudiante y se le informa sobre la devolución del cheque, con el fin de que realice el pago de contado de forma inmediata en la cuenta corriente de la Universidad asignada o realice el pago con tarjeta en la oficina. Si efectúa el pago, se baja (descarga) la deuda creada en el sistema de información OFIMÁTICA/COBRAR CARTERA/ABONOS/RC RECIBO DE CAJA/ INGRESO, si llegado el caso no lo realiza se debe reportar a FENALCO para que asuma la respectiva indemnización, es decir que FENALCO asuma el pago de la deuda correspondiente al cheque devuelto. Para hacer esta reclamación ante FENALCO para el pago de la cuota, se tiene quince días calendario contados a partir de la fecha de vencimiento de la cuota; es importante que antes del envío del cheque a FENALCO se confirme con el mensajero de la Universidad que se hayan levantado los sellos, para poder hacer efectiva la reclamación. Para hacer la reclamación se debe enviar a FENALCO una carta(debe ser impresa en hoja membreteada) que se encuentra archivada en el equipo de cómputo, adicionalmente se le debe sacar copia por los dos lados al cheque y a la Nota del Banco con la que envían el cheque devuelto, con esas tres copias se preparan (pegan)

9 Versión: 00 Página 8 de 14 en una hoja carta, nuevamente se sacan dos copias de esta, una de ellas se envía a FENALCO junto con la carta y el cheque, y la otra queda como soporte en el A-Z de correspondencia externa. Imagen número 3. Ejemplo Reclamación Cheque Devuelto Es importante tener en cuenta que a la oficina de Crédito y Cartera Bucaramanga llegan los cheques devueltos de las demás sedes, por lo tanto se debe poner en contacto con las funcionarias de Crédito y Cartera encargadas de dar trámite a FENALCO en cada sede de la Universidad y efectuar el envío del cheque a las sedes mediante comunicación interna. Cuando se ha reportado a un estudiante ante FENALCO y él cancela en la cuenta de la Universidad, se debe enviar a FENALCO una carta solicitando el desistimiento de la reclamación y devolución del título valor, esta carta se debe enviar por fax a la señora Patricia Beltran Jefe Facturación (año 2014) al , también se debe enviar en físico a la secretaria de crédito y cartera de FABA, para que remitan el original a FENALCO; la ruta de esta carta de desistimiento es: D:\2015\F E N A L C O\Desistimientos

10 Versión: 00 Página 9 de 14 Imagen número 4. Ejemplo Carta Solicitud de Desistimiento 6. CHEQUES DEVUELTOS Cuando se reciben cheques devueltos (no correspondiente a crédito FENALCO) por conceptos de pagos de matrícula, derechos pecuniarios y créditos directos, la secretaria de Crédito y Cartera Bucaramanga debe determinar a qué sede corresponde, se clasifican y se revisa el código del estudiante, (el cual fue relacionado en la parte posterior del cheque), después debe fotocopiar en una sola hoja, el cheque por ambas caras, y la nota emitida por el banco con el concepto de la devolución.

11 Versión: 00 Página 10 de 14 Imagen número 4. Ejemplo cheque y nota de devolución La fotocopia se entrega a la secretaria de Crédito y Cartera encargada de la facturación-legalización-, para que hagan el respectivo cargue a la cartera del alumno (según instructivo Legalización de pagos realizados para matrícula, derechos pecuniarios, otros servicios y abonos a cartera diferentes A ICETEX ). Se notifica al estudiante por escrito y verbalmente de la devolución para que haga la cancelación de forma inmediata del valor del cheque devuelto junto con la sanción comercial establecida de ley (20%). Si el estudiante realiza el pago del cheque, debe presentar ante la secretaria de facturación-legalización- el soporte para que hagan el respectivo abono a la deuda; posteriormente se le hace entrega del título valor, y se deja como constancia de entrega, la copia del cheque devuelto con la firma de recibido por parte del estudiantes. Si a los 3 días de la notificación de la devolución del cheque, el estudiante no se presenta, no ha realizado un compromiso de pago o no ha cancelado el valor del

12 Versión: 00 Página 11 de 14 cheque devuelto, se inicia un cobro pre jurídico, gestión que está a cargo del líder de Crédito y Cartera. 7. GESTIÓN DE COBROS A TRAVÉS DE ABOGADOS El líder de Crédito y Cartera hace seguimiento de los créditos directos sin respaldo de una entidad. Si se evidencia el no pago de las cuotas en las fechas de vencimiento (dos cuotas vencidas) debe tramitarse el cobro a través de la gestión del abogado. Para el envío al abogado de los casos de cobro, se debe tener en cuenta lo siguiente: autorización del líder de Crédito y Cartera, los créditos deben estar en mora (aproximadamente dos meses), sacar copia a toda la documentación del crédito y armar una carpeta; al abogado se le envía mediante carta externa remisoria la copia de la carpeta: los originales de los títulos valores y fotocopia de los demás documentos del crédito. Cuando el estudiante moroso en proceso de cobro jurídico, se acerca a la oficina de Crédito y Cartera para cancelar la obligación, se debe pasar al líder de Crédito y Cartera este caso, para que lo revise y autorice el pago. Una vez aprobado el pago, el estudiante cancela lo convenido y debe presentar al funcionario encargado de la legalización-facturación- el recibo para el respectivo abono a la deuda (RUTA: OFIMÁTICA/ CUENTAS POR COBRAR CARTERA/ABONOS/RC RECIBO DE CAJA/ INGRESO). Para los créditos que no se puedan liquidar en el sistema, se debe hacer de forma manual en un formato en Excel que cual facilita la liquidación manual: Imagen número 5. Ejemplo Liquidación Manual Para el cálculo de la liquidación de la deuda tanto de la UDES como los honorarios del abogado, en la hoja de Excel se incluye el valor del capital adeudado, fecha de

13 Versión: 00 Página 12 de 14 vencimiento de la deuda y la correspondiente a la fecha de pago (fecha concertada con el estudiante, máximo ocho días después de que el estudiante se acerque a conciliar). Cuando el estudiante negocia los honorarios con el Abogado, debe presentar el paz y salvo que el abogado le expide, para poder eliminar el concepto de honorarios registrado en el sistema y cobrarle lo concerniente a la deuda con la Universidad. Una vez el estudiante haya cancelado la totalidad del crédito se debe solicitar vía al abogado, la devolución de la carpeta. 7.1 PAGO ABOGADOS Y COBRO JURIDICO A partir del primer semestre de 2005, se inició la contratación de abogados externos para el manejo de la cartera por concepto de créditos directos otorgados por la Universidad. Los honorarios pactados con el abogado encargado de la recuperación de la cartera morosa, son del 10% para la cartera enviada para cobro pre-jurídico y el 23.2% para los casos en cobro jurídico. Estos porcentajes sólo aplican sobre el valor del capital recaudado. Mensualmente la secretaria de crédito y cartera encargada, remite al líder del departamento de Crédito y cartera, el informe de los recaudos en cobro jurídico (Cuentas por cobrar Cartera/informes/otros informes/abonos/abonos) revisa estos datos, los ajusta y remite al abogado pertinente la relación de lo recaudado, para que ellos formalicen la cuenta de cobro; la cual debe llevar el visto bueno del líder de Crédito y Cartera, junto con el formato de requisición. En oportunidades el porcentaje de honorarios en cobro jurídico es menor; esto ocurre cuando el abogado disminuye el porcentaje al estudiante; el abogado le informa de forma verbal a la secretaria de crédito y cartera y en la relación que se les envía se hace la anotación de la autorización. También se presentan casos en que el estudiante cancela directamente los honorarios al abogado; cuando va a cancelar la totalidad de la obligación en Crédito y Cartera debe presentar el recibo de caja expedido por la oficina de la abogado que lleva el caso, donde conste el pago, al igual que un paz y salvo que le expide el abogado (a) por concepto de honorarios jurídicos. Teniendo en cuenta lo anterior, se procede a cobrar capital, intereses corrientes, de mora y seguro y se deja el paz y salvo de la oficina jurídica como soporte para el no cobro de honorarios. Dentro de las actividades de cobro jurídico, hay estudiantes que solicitan descuento de los valores adeudados, para lo cual la secretaria de Crédito y Cartera debe presentar un detallado de lo adeudado por cada concepto a la jefatura del departamento, la cual es la

14 Versión: 00 Página 13 de 14 única autorizada para negociar estos valores; esto aplica a nivel general; es decir, las deudas en cobro jurídico de las Sedes, solo la jefatura de Crédito y Cartera puede autorizar un descuento. Los conceptos que se negocian para aplicar un descuento, solo aplica para los intereses moratorios; el capital se debe cobrar en un 100%, así como los intereses corrientes y el seguro; lo autorizado para aplicar descuento es del 50% sobre la mora; sin embargo en casos que la jefatura de Crédito y Cartera considere pertinente aplicar un descuento mayor en este concepto, para garantizar la recuperabilidad de la cartera, podrá solicitar autorización por escrito al Comité Financiero. CONTROL DE CAMBIOS

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