GENESYS MEETING CENTER. Guía de usuario v4.3

Transcripción

1 GENESYS MEETING CENTER Guía de usuario v4.3

2 BIENVENIDO A GENESYS MEETING CENTER Genesys Meeting Center es la herramienta de conferencia perfecta para su trabajo diario. Nuestra avanzada tecnología integra conferencias de voz y vía web, convirtiendo su PC en una herramienta de comunicación universal. Así, puede mostrar de forma segura Presentaciones Power Point, compartir aplicaciones, realizar encuestas y enviar cuestionarios a los Participantes de sus reuniones, llevar a cabo un tour guiado por la web e incluso conectarse vía VoIP. Todo ello con el mismo impacto que en reuniones presenciales. Obtenga más productividad de una forma más rápida ahorrando tiempo y dinero en viajes. Use Genesys Meeting Center en: Presentaciones de ventas Programas de formación Seminarios de Marketing Lanzamiento de Productos Reuniones con grupos de trabajo Anuncios en su compañía Colaboración y gestión de proyectos Consejos para una reunión eficaz A continuación le indicamos algunos consejos para dirigir reuniones eficaces y productivas en Genesys Meeting Center. Prepare su reunión. Para evitar retrasos en sus reuniones cree y descargue con tiempo todos los recursos necesarios, tales como presentaciones, encuestas o cuestionarios. Abra su sala de conferencia anticipadamente para que los participantes de sus reuniones puedan acceder con puntualidad. Tómese un tiempo para abrir la reunión y asegurarse de que todos los componentes necesarios están instalados. Al hablar, hágalo directamente en sus auriculares o teléfono a fin de conseguir una calidad de sonido óptima. Silencie a todos sus participantes en reuniones no interactivas para minimizar ruidos de fondo. Tenga en cuenta las distintas velocidades de conexión de los participantes de sus reuniones. Deje tiempo suficiente para la transición entre diapositivas. Para una compartición de aplicaciones óptima tenga abierto el menor número de ventanas posible. Utilice anotaciones, votaciones y encuestas para conseguir interactividad en sus reuniones. Para conseguir una mejor compresión es aconsejable que limite sus diapositivas a un texto de 6 ó 7 líneas y use fuentes grandes y legibles. Asegúrese que sus participantes se descargan la aplicación de Genesys Meeting Center antes de su reunión si quieren utilizar diferentes funcionalidades como poder tener la opción de presentador, audio a través de VoIP o acceso de video. Nota : Los participantes no necesitan descargarse la aplicación para unirse a una reunión.

3 PROGRAMAR Y COMENZAR UNA REUNIÓN Utilice esta guía para sus reuniones de audio y web Programar una Reunión A través del Calendario Microsoft Outlook: 1- Desde su calendario de Outlook, haga doble clic en la hora que desea convocar la reunión 2- Introduzca el asunto de la reunión y haga clic en Genesys Meeting Center. Comenzar una reunión programada: Moderador: 1- Abrir la reunión programada en su calendario de Outlook. 2- Haga clic en el link para acceder a la reunión. 3- Selecciona como le gustaría unirse a la reunión en la parte de audio en el menú rápido y haga clic en Siguiente. 4- Seleccione que desea hacer en su reunión (mostrar una presentación, compartir una aplicación, mostrar todo mi escritorio o gestionar mi llamada a la conferencia de voz etc.) después haga clic en Terminar. Nota: Si no tiene instalada la herramienta en el calendario de Outlook, puede hacer clic en el icono en su barra de tareas y seleccione Iniciar una Reunión 3- En el texto de la invitación aparecerá automáticamente toda la infomarción referente a links de accesos tanto de audio y como web para el moderador y los participantes. 4- Haga clic en la pestaña de Programar, invite a sus participantes y envíe la invitación Unirse a una reunión programada: Participantes: 1- Abrir la reunión programada en su calendario de Outlook. 2- Haga clic en el link para acceder a la reunión. 3- Selecciona como le gustaría unirse a la reunión en la parte de audio en el menú rápido y haga clic en Siguiente.

4 COMENZAR Y UNIRSE UNA REUNIÓN Utilice esta guía para sus reuniones de audio y web Icono Genesys El icono de Genesys se instala automáticamente en la barra de tareas cuando se descarga la aplicación de Genesys Meeting Center. Este icono permite: Comenzar una reunión con solo 1 clic Programar una reunión Unirse una reunión Acceder al Conference Manager Abrir una Reunión Rápida 1- Haga clic en el icono de Genesys que se encuentra en la barra de tareas y seleccione Iniciar una reunión. 2- Selecciona como le gustaría unirse a la reunión en la parte de audio. En el menú rápido y haga clic en Siguiente. 3- Seleccione que desea hacer en su reunión (mostrar una presentación; compartir una aplicación, mostrar todo mi escritorio o gestionar mi llamada a la conferencia de voz etc.) después haga clic en Terminar. Acceso Participante: 1- Si la reunión está programada, los participantes deberán hacer clic en el link que aparece en la invitación para unirse a la réunion. 2- Para una reunión rápida, los participantes pueden unirse a través de y haga clic en el botón de Participante, deberá introducir el Número de Reunión y su nombre. Nota: El Moderador puede enviar una invitación rápida vía Mensajería Instantánea o un a través del botón de Invitación Rápida. Los participantes simplemente hacen clic en el link para unirse a la reunión. 3- Los participantes seleccionarán como desean unirse a la reunión en la parte de audio. Podrán sincronizarse mediante un código de 6 dígitos cuando elijan la opción de «Llamar ahora» o «Ya he llamado». Note: La puerta de la reunión permanecerá cerrada y los participantes enviados a la sala de espera hasta que se abra la parte de audio o la puerta en la parte web. Seguridad adicional /Cerrar la puerta de la reunión El moderador puede filtrar la entrada de participantes a través de la sala de espera y permitirles el acceso a la vez a la reunión. Desde el panel de Participantes puede abrir/cerrar la puerta a la activando o desactivando la casilla de Cerrar puerta de la sala de reuniones. Nota: Por defecto la puerta de la reunión está cerrada.

5 GESTIÓN DEL AUDIO VIA WEB Utilice esta guía para sus reuniones de audio y web Status de Conexión El moderador puede visualizar el modo de conexión de los participantes a través de la columna de Status del Panel de Participantes. Dar la palabra/ Silenciar Participantes 1- Clic el icono de audio del participante al que desee dar la palabra o silenciar. 2- Puede silenciar o dar la palabra a todos los participantes con el icono de Silenciar / Escuchar a todos o en el menú Reunión / Voz seleccionando Escuchar a todos / Silenciar a todos. Preguntas y Respuestas Status de conexión : Teléfono Web Teléfono/Web VoIP/Web Streaming/Web Nota: Organice sus participantes por nombres, emoticones o status haciendo clic en la cabecera de la columna que quiera organizar dentro del Panel de Participantes. Iconos de Audio El moderador puede visualizar el estado de la conexión de voz de los participantes vía web Iconos: Icono Standard de Audio El participante (o moderador) entra en la parte de audio de la reunión. Icono de Audio Activo El participante (o moderador) esta hablando o puede indicar sonido desde esa línea. El moderador puede iniciar una sesión de preguntas y respuestas en todo momento. El participante pide la palabra a través de las teclas del teléfono. 1- Vaya a Reunión en la parte superior izquierda. 2- Seleccione Voz/ Preguntas y Respuestas. Un mensaje informa a los participantes que entran en sólo modo escucha. 3- Indique a los participantes que marque la tecla asterisco en el teclado de su teléfono. 4- Haga clic en el icono que representa una mano para dar la palabra un participante Nota: El icono con la mano resaltada indicará que es el primer participante en pedir la palabra. Soporte Técnico Podrá contactar con el soporte técnico seleccione Reunión en la parte superior izquierda/ Marcar / Atención al Cliente. Icono Modo Solo Escucha El participante (o moderador) puede escuchar pero no puede participar

6 GESTIÓN DE LA REUNIÓN Utilice esta guía para sus reuniones de audio y web Presentación El Moderador puede mostrar un PowerPoint fácilmente a los participantes usando la Web Antes de la Reunión 1- Haga Clic en el Icono de Genesys y seleccione Conference Manager. 2- En el Menú Principal del Conference Manager haga clic en Recursos y seleccione Presentaciones. 3- Clic en el botón Cargar una Presentación. 4- Póngale un nombre a la presentación, haga clic en «Browse» para seleccionar la presentación que quiere cargar y cargue la presentación 2- Haga clic sobre la diapositiva para dar paso a la siguiente. Compartir una Aplicación 1- En el Panel Mostrar, seleccione el archivo o la aplicación que desea mostrar a sus participantes. Seleccione la aplicación en su PC para empezar a compartirla. Nota: También puede cargar una presentación durante una reunión de Genesys Meeting Center. En el Panel Mostrar, seleccione Presentación, haga clic en Examinar para seleccionar su presentación y cargar. Durante su reunión En el panel Mostrar, seleccione Presentación y elija la presentación de la lista de presentaciones disponibles. Ésta se cargará para mostrar automáticamente. 2- Haga Clic en Compartir Escritorio para mostrar todas las aplicaciones abiertas en su ordenador. Nota: Al compartir una aplicación o todo el escritorio se oculta de manera automática el panel de control del moderador. Simplemente haga clic de nuevo en la pestaña «Geneys Meeting Center» a la derecha de su pantalla, para ver de nuevo el panel de control. 1- Haga clic en la vista previa en miniatura de sus diapositivas o avanzar o retroceder con las flechas para desplazarse por su presentación.

7 CARACTERISTICAS AVANZADAS Utilice esta guía para sus reuniones de audio y web Desktop VoIP Genesys Desktop VoIP usa VoIP para conectar tanto al moderador como a los participantes a la parte de audio de una reunión online. Todo lo que necesita es conexión a Internet y un auricular con micrófono conectado a su ordenador. Puede conectarse via Desktop VoIP para comenzar o unirse a una reunión simplemente tiene que marcar la opción de Conectar mediante Desktop VoIP en el menú de Conexión de Voz Durante la reunión se permite cambiar fácilmente el acceso de audio de VoIP al teléfono tradicional a través del panel de Conexión de Voz. Votaciones / Encuestas / Cuestionarios Consiga el Feedback, evalúe a sus participantes y consiga resultados rápidos con las votaciones, encuestas y cuestionarios. Crear 1- Vaya al Menú Principal y seleccione Votaciones, Encuestas y Cuestionarios que se encuentran en la opción /Menú de Recursos. 2- Seleccione seleccione y cree una nueva Votación [Encuesta o Cuestionario]. Mostrar 1- Haga clic en Reunión en el menú de la parte superior izquierda y seleccione Opciones de la Reunión. Descargue una foto o imagen para mostrar en la reunión 1- En el menú principal del Conference Manager, vaya a Recursos y seleccione Imagen. 2 Haga clic en el botón de cargar imagen, y seleccione la imagen que desea cargar. 3 Para mostrar la imagen, haga clic en Reunión en el menú de la parte superior izquierda. 4- Seleccione en Opciones de la Reunión y marque la opción de imagen, a continuación elija la imagen que desea mostrar del menú desplegable y haga clic en los botones de aplicar y aceptar. Mostrar imagen de video del moderador y /o participantes. Ir a la opción de Reunión en el menú de la parte superior izquierda y seleccione la Activar. Informes Obtenga informes de participantes, conexión y duración, resultados de encuestas o cuestionarios en Informes del Menú Principal 1- Haga clic en Informes en el menú del Conference Manager. 2- Seleccione Informes de Conferencia, Resumen de Votaciones, de Encuestas o Estadísticas de Uso. 2- Marque la opción de Enviar una encuesta, cuestionario o votación, haga clic en el botón de aplicar y aceptar. 3- Seleccione la votación, encuesta o cuestionario que quiere enviar dentro del panel de control y haga clic en enviar.

8 AUDIOCONFERENCIA Guía para gestionar sus reuniones de audio Comenzar una reunión Moderador: 1- Marque su número de reunión. Localconnect: Seleccione la localidad más cercana a la que se encuentra y seguidamente el número de reunión entre asteriscos. Participantes: 1- Marcar el número de reunión y acceden directamente a la reunión. Localconnect Seleccione el número de la ciudad más cercano a su localidad y seguidamente el número de reunión entre asteriscos 2- Introduzca su código pin de 4 dígitos entre asteriscos. Opciones de audio Funcionalidad Función Descripción Llamada Saliente Número de teléfono Llamada nacional Llamada a los participantes que se encuentran en el mismo país que el moderador 00+Códio país +número de teléfono Llamada Internacional Llamada a participantes internacionales Conectar / Desconectar Participantes 2 Desconectar al último Para desconectar al último participante participante conectado o número marcado. 3 Rellamada Rellamada al último número marcado. Opciones de Auto silenciarse (funcionalidad doble) 6 Activar / Desactivar la opción de auto silenciarse Seguridad / Acceso a la reunión (funcionalidad doble) El moderador y los participantes puedes activar o desactivar la opción de silenciar su propia línea. 7 Abrir / Cerrar la puerta Abrir / Cerrar la puerta de la reunión. PIN 7 Abrir la reunión con la Abrir la conferencia con la puerta cerrada. puerta cerrada 1 Dar paso a los Participantes Dar paso a los participantes uno a uno desde la sala de espera. Terminar la reunión 9 Cerrar la reunión Terminar la reunión y desconectar a todos los participantes. Contactar con Atención al cliente (funcionalidad doble) 10 Conectar /Desconectar con atención al cliente Permite mantener una conversación privada con nuestro soporte técnico.

9 AUDIOCONFERENCIA Guía para gestionar sus reuniones de audio Silenciar y Turno de Preguntas y Respuestas (funcionalidad doble) 50 Modo solo escucha y activación de Turno de Preguntas y Respuestas Pedir la palabra Activar/Desactivar el modo solo escucha con turno de preguntas y respuestas. Un participante pida la palabra para realizar una pregunta. 5 Dar la palabra Dar la palabra al participante que haya solicitado. Modo sólo escucha (funcionalidad doble) 51 Silenciar a los participantes Activar/Desactivar el modo solo escucha (modalidad de silenciar a todos). Modo sólo escucha permitiendo intervenir a los Participantes (funcionalidad doble) 52 Modo solo escucha Activar/Desactivar la opción silenciar a los participantes. Permite auto silenciarse o darse la palabra marcando 6 Código de Seguridad (funcionalidad doble) 70 Habilitar /Deshabilitar el Código de Seguridad 4#### Establecer un código de seguridad de la reunión 4 Eliminar el código de la reunión Roll Call/ Grabación de nombres de Participantes Activar/Desactivar la opción del Código de Seguridad. Elegir y fijar el código para proporcionar seguridad adicional a sus reuniones. Eliminar el actual código de seguridad de la reunión. 73 Activar / Desactivar los bips de entrada Activar / Desactivar los bips de entrada de los participantes a la reunión. Nota: Cuando se desactiva el anuncio de entrada de los participantes 73 el moderador debe elegir la opción que dese: sin notificación de avisos, doble bip de entrada por cada participante o nombre de los participantespas 74 Activar/Desactivar Grabación de nombres de los participantes 78 Registro del nombre de participantes 007 Indica el número o nombre de los participantes conectados Permite al moderador Activar/Desactivar la grabación de nombres de los participantes. Los participantes deben indicar y grabar su nombre, que se anunciará cuando acceden y salgan de la reunión. Solicita el registro del nombre de aquellos participantes que no han grabado su nombre. Indica el número de participantes conectados o el nombre si la opción de Roll Call está activada.

10 GENESYS MEETING CENTER Servicio de Atención al Cliente Soporte y Asistencia 7/7 24/24 : Soporte Técnico: Soporte Técnico durante una reunión: 10 eutechnicalsupport@genesys.com Demos Solicite una demostración de nuestros productos online : Genesys Conferencing Calle Cardenal Marcelo Spínola, Madrid Tel.: Fax.: