ACTUAR COMO LOCAL EN EL MERCADO DE ESTADOS UNIDOS

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1 ACTUAR COMO LOCAL EN EL MERCADO DE ESTADOS UNIDOS 1 UNA ALTERNATIVA VENDER DDP (DELIVERY DUTY PAID) DIRECCIÓN DE INFORMACIÓN COMERCIAL - Subdirección Logística de Exportación

2 2 PROEXPORT COLOMBIA La competencia internacional en el mercado de Estados Unidos es tan fuerte, que ha logrado condicionar a los compradores a esperar siempre una mejor propuesta cada vez que se le ofrece un producto, lo cual ha determinado que los proveedores de este mercado, busquen nuevas estrategias de comercialización, entre ellas tener presencia directa, evaluando diferentes opciones. Presentación Presentación El propósito de este documento es presentar al exportador colombiano información clave y necesaria sobre los aspectos legales, operativos y logísticos más relevantes que se deben contemplar cuando en el análisis para el desarrollo de la estrategia de comercialización a los Estados Unidos, indique que la tendencia de su competencia o la preferencia de sus compradores, está en la de adquirir los productos de manera directa y localizarlos en su fábrica o local y usted, por ello, deba replantear la forma de hacer sus ventas, en síntesis, como apoyar su estrategia de mercadeo a través de ventas DDP (Delivery Duty Paid). Lo anterior supone que su empresa ya ha preparado y estructurado un plan exportador hacia Estados Unidos y por lo tanto conoce la mayoría de las características y condiciones del mercado. No obstante lo anterior y como complemento al propósito de este documento, hemos incluido una lista de chequeo que permitirá a empresarios que no tengan mucha experiencia en el mercado norteamericano evaluarse y conocer la señal, si se encuentra listo para enfrentar los retos que exige el mercado y complementar su estrategia para vender directamente utilizando la información de esta guía. Incursionar y permanecer en el mercado norteamericano, genera un profundo desafío para las empresas colombianas, la innovación, la creatividad, el rediseño de sus estrategias comerciales y logísticas, y la permanente actualización, generarán mejores y mayores condiciones de competitividad. La información sobre el tema que aborda esta cartilla es inmensa, por lo cual se ha hecho un esfuerzo por resumir la información más importante, pero usted la podrá ampliar y detallar minuciosamente a través de los enlaces suministrados. Esperamos que esta guía responda las principales inquietudes, sobre una de las formas de ingresar al mercado norteamericano. María Elvira Pombo Holguín Presidente

3 ACTUAR COMO LOCAL EN EL MERCADO DE ESTADOS UNIDOS 3 UNA ALTERNATIVA VENDER DDP (DELIVERY DUTY PAID) Actuar como local en el mercado de Estados Unidos Una alternativa vender DDP (Delivery Duty Paid) DIRECCIÓN DE INFORMACIÓN COMERCIAL Subdirección Logística de Exportación DIRECCIÓN DE INFORMACIÓN COMERCIAL - Subdirección Logística de Exportación

4 4 PROEXPORT COLOMBIA Actuar como local en el mercado de Estados Unidos Una alternativa vender DDP(Delivery Duty Paid) DIRECCIÓN DE INFORMACIÓN COMERCIAL Subdirección Logística de Exportación Derechos Reservados 2008

5 ACTUAR COMO LOCAL EN EL MERCADO DE ESTADOS UNIDOS 5 UNA ALTERNATIVA VENDER DDP (DELIVERY DUTY PAID) Contenido 1. MARCO INTRODUCTORIO 7 2. LA ESTRATEGIA Y LOS TERMINOS DE VENTA Vender DDP y DDU. Alcances y Responsabilidades CÓMO ESTAR PRESENTE O ESTABLECERSE EN ESTADOS UNIDOS Algunas formas simples de comercializar Mecanismos Aduaneros Constitución de empresas en Estados Unidos Corporation Limited Liability Company (LLC) Requisitos para incorporar una empresa en los EEUU Herramientas de apoyo para constituir empresas Otras consideraciones importantes GESTION LOGISTICA PARA EL APOYO DE VENTAS DDP A USA Como prepararse para los trámites ante la Aduana de los Estados Unidos Documentación necesaria para la nacionalización de su embarque Trámites ante la Aduana (Clearing U.S. customs) Nacionalización o presentación Formal (Formal Entry) Nacionalización Informal (Informal entry of goods) Agentes de aduana (Customs Brokers) y su importancia Costos y sobrecostos adicionales que deben ser considerados en el momento de la importación de sus productos Otros Recursos Logísticos en los que se puede apoyar para la Venta Directa en Estados Unidos En Colombia Entre Colombia y Estados Unidos En Estados Unidos CONSIDERACIONES ANEXOS 37 Anexo 1: Evaluando si su empresa está preparada para exportar 37 Anexo 2: Requisitos de entrada para algunos productos 38 Anexo 3: Tabla comparativa de tipos de empresas comerciales que se pueden crear en USA 41 Anexo 4: Power of Attorney General y forma Anexo 5: Importer of Record Format 45 DIRECCIÓN DE INFORMACIÓN COMERCIAL - Subdirección Logística de Exportación

6 6 PROEXPORT COLOMBIA

7 ACTUAR COMO LOCAL EN EL MERCADO DE ESTADOS UNIDOS 7 UNA ALTERNATIVA VENDER DDP (DELIVERY DUTY PAID) 1 Marco Introductorio Con un poco más de 300 Millones de habitantes, y uno de los ingresos per cápita más altos del mundo, Estados Unidos se ha caracterizado por ser el Mercado más grande del planeta y uno de los mayores exportadores de bienes y servicios, generando así mismo una gran demanda por insumos y servicios, por lo tanto, es un país muy atractivo para realizar negocios e identificar oportunidades. Competir y participar en un mercado tan poderoso es sin lugar a duda muy difícil, pero aquellos que lo han logrado adquieren muchas ventajas sobre sus competidores internacionales. La empresa que participa en el mercado estadounidense está lista para exportar a cualquier parte del mundo. El mercado de Estados Unidos puede presentar nichos muy interesantes para las empresas Colombianas, pero es fundamental saber elegir cuál es la estrategia más acertada para atenderlos adecuadamente. Las tendencias y el entorno actual en los sistemas de comercialización y distribución, confirman la necesidad de comenzar a repensar en nuevas estrategias de venta, que generen un mayor atractivo y valor agregado para los compradores norteamericanos. Para motivar o animar a un cliente en los Estados Unidos a decidirse por su producto, usted encontrará que ciertos factores pueden ser determinantes como son; la respuesta inmediata, forma de pago, nivel de precios, facilidad de acceso, elementos que se encierran en un componente: Servicio al Cliente. Para lograr esto es muy probable que se tenga que considerar la restructuración o aplicación de prácticas al trabajo diario que le permitan al comprador sentirse atendido por un jugador local. Para actuar localmente brindando un excelente servicio a su cliente es importante tener en cuenta variables culturales y variables metodológicas. Como variables culturales es indispensable el uso de una comunicación directa y clara; comunicación en la que las especificaciones de producto, capacidad de producción, competitividad en precios sean abiertas y concretas. NO hay campo para hablar de requerimientos que no puedan ser cumplidos por parte del exportador; es importante la claridad con la que se presente el marco general del negocio y no generar expectativas en el comprador de las cuales se tenga conciencia que no serán cumplidas. Como segunda variable está la de una respuesta eficiente y rápida. La prontitud con la que se brinde una repuesta puede asegurar el éxito del negocio. Una respuesta eficiente es aquella que contenga toda la información solicitada y si no es posible suministrarla inmediatamente, explicar el motivo y en cuanto tiempo se estará proporcionando la información demandada. Una respuesta rápida es indispensable, independientemente de la respuesta que contenga, la clave es actuar lo mas pronto posible. La conjugación de estos dos factores muestra seriedad y compromiso con la sostenibilidad de una relación a largo plazo. DIRECCIÓN DE INFORMACIÓN COMERCIAL - Subdirección Logística de Exportación

8 8 PROEXPORT COLOMBIA Cuando el comprador ha solicitado envío de muestras y cotización sobre estas, es importante prontitud y precisión con que se le responda. No hay lugar para el despacho de muestras para referencias no solicitadas a cambio de las muestras solicitadas, al igual que de listados de precios en PESOS y en español. Para el listado de precios es valido identificar con el comprador en que termino desea recibirlo (FOB, CIF, DDP, etc). Como último componente cultural es importante reforzar la importancia en el manejo del Inglés. Este idioma es el idioma oficial no solo de Estados Unidos sino del mundo de los negocios. Si bien es cierto que en el sur de la Florida el español es comúnmente hablado, el ingles es el lenguaje nativo, razón por la cual es indispensable que el equipo que atienda el área de exportaciones de cualquier empresa este en plena capacidad de responder a las necesidades. Adicionalmente, la empresa que defina a Estados Unidos dentro de su estrategia comercial debe estar preparada para que desde el personal que atienda las llamadas telefónicas hasta el gerente pueda sortear una llamada en inglés con profesionalismo. Cuando se ha definido que jugar como local es la estrategia para el mercado de EE. UU. se sugiere revisar los componentes de comunicación ya vistos, junto a los componentes de IMC (INTEGRATED MARKETING COMMUNICATIONS). Esta sigla en inglés traduce a la estrategia que incorpora herramientas indispensables para lograr la penetración al mercado con consistencia y preparación. Las páginas web se han convertido en un link al mundo entero, el cual permite incrementar el dinamismo y reemplaza la primera aproximación por medio de catálogos reduciendo costos en material y en tiempo, la página debe presentar opciones en español y en ingles y facilidad en la exploración (user friendly). El empaque debe tener una presentación con la cual se quiera vender no solo un producto sino un mensaje. Tanto el diseño como el nombre del producto hacen parte del lenguaje implícito que se quiere promover al consumidor final. Estados Unidos se caracteriza por ser uno de los países en los que hay más EVENTOS / FERIAS por industria, canal claro y definido que permite la PROMOCION DE VEN- TAS a clientes puntuales. Decidir la participación en una feria debe hacer parte de una estrategia seria que dará resultados a largo plazo. Tan solo se debe ser paciente, consistente y profesional en la manera de abordar cada participación, para lograr posicionar el producto en el nivel deseado. Cada feria consta de requisitos y características que se conocerán y entenderán en el momento de presentar interés de participar en ella. Habiendo reunido elementos que permiten afianzar comercialmente la estrategia para actuar como jugador local, brindando un excelente servicio al cliente, ésta cartilla permitirá conocer a fondo los requisitos y condiciones que exige incorporarse en Estados Unidos, opciones de servicios que prestan las empresas de logística, complementados con empresas de servicios integrales Es responsabilidad de cada empresa definir cual es su mercado y comprador objetivo, para poder precisar cual es la operación logística que mas se acomode a sus necesidades. Dentro de estas consideraciones vale la pena preparar un esquema comparativo de las ventajas y desventajas que representa utilizar distribuidores, o actuar en el mercado directamente con una oficina propia.

9 ACTUAR COMO LOCAL EN EL MERCADO DE ESTADOS UNIDOS 9 UNA ALTERNATIVA VENDER DDP (DELIVERY DUTY PAID) CANAL: IMPORTADOR / DISTRIBUIDOR VENTAJAS DESVENTAJAS Menor utilidad por las ventas realizadas. Añadir más intermediarios (ver si tiene márgenes para tener distribuidores) Menor control en los tiempos (en el de manejo de producto, entrega, comercialización) Posibilidad de que cambie (que el producto tenga una diferenciación que no sea fácilmente copiable por otro) Riesgo de no pago de facturas Posible mal servicio de una marca Pérdida de tiempo si no hace nada Pérdida de contacto directo con su cliente CANAL: OFICINA PROPIA VENTAJAS DESVENTAJAS Control de su propio destino (qué políticas tienen, como van a vender, etc.) Mejor conocimiento del producto Estrategia de ventas adaptada a la política de la empresa Establecer precios políticos para entrar producto Mayor control de la imagen de marca Facilidad para cambiar estrategias Mayor inversión inicial (aunque se desconoce el tema de abrir una propia oficina en Estados Unidos) Compras de inmovilizado y contratos a largo plazo Necesidad de buscar y contratar personal Desconocimiento del funcionamiento del mercado Desconocimiento del marco legal y fiscal Dificultad de control de la operación desde el exterior. Seguridad contra productos de competidores Protección contra obsolescencia de producto (se observa rápidamente cuando un producto baja sus ventas) Mayor garantía de pago por diversificación Mayor garantía de renovación de contratos. Fuente: Ameriworld USA DIRECCIÓN DE INFORMACIÓN COMERCIAL - Subdirección Logística de Exportación

10 10 PROEXPORT COLOMBIA,, No existe un modelo ideal para tener presencia en los mercados internacionales, todo dependerá de la valoración de las ventajas y desventajas que cada uno de ellos representa para la necesidad o las aspiraciones que tenga su negocio» Como es evidente lo ideal es que su empresa pueda asumir directamente la venta de sus productos en los Estados Unidos. Sin embargo, este es un mercado complejo y extenso lo que hace pensar en la posibilidad de plantear inicialmente, una combinación de estrategias específicamente para poder atender ciertos Estados o regiones a través de un intermediario, representante o distribuidor. Cuando utilice representante, y este ya opere en el mercado, usted podrá tener acceso inmediato lo cual constituye una ventaja. Pero es del todo posible que pierda el contacto directo con el cliente final. Los grandes distribuidores en Estados Unidos operan como empresas de compra, con toda seguridad usted tendrá que ofrecerles un buen descuento, pero algunos de ellos incluso pueden ser importadores directos, si usted cuenta con un producto de buena rotación, un buen distribuidor se encargará de las garantías o servicios de instalación. Las desventajas de trabajar con el distribuidor son que usted tendrá que ofrecer un buen descuento, usted pierde el control sobre el territorio que se defina y no tendrá acceso directo a los clientes. net.comimporters.html default.asp? vt=all&type=web &query=distributors&x=25&y=9

11 ACTUAR COMO LOCAL EN EL MERCADO DE ESTADOS UNIDOS 11 UNA ALTERNATIVA VENDER DDP (DELIVERY DUTY PAID) yor valor agregado con argumentos y elementos que permitan inducir su compra. 2 La estrategia y los términos de venta Las tendencias en el mundo global comercial de hoy apuntan a que los proveedores ofrezcan el producto en la puerta del almacén del comprador. Muchos compradores quieren desentenderse de los trámites administrativos, operativos y costos que implica la importación. Así mismo, reducir los riesgos que conlleva el movimiento de la carga y reducir sus costos de inventarios. Esto significa que si se está buscando una mejor presencia en el mercado de los Estados Unidos, entonces, es muy probable que tenga que estudiar o adoptar la modalidad de venta directa, con término de venta DDP (Delivery Duty Paid), o DDU (Delivery Duty Unpaid). Cuando una empresa ha decidido que su estrategia comercial es la de participar directamente en los Estados Unidos, (decisión que debe ser el resultado de un profundo conocimiento del mercado, necesidad de sus clientes- verdaderas posibilidades que tiene el producto en el mercado- la competencia nacional o internacional que tenga que enfrentar, el posicionamiento de la marca, etc.) los exportadores deberán analizar y buscar fórmulas, que permitan plantearle a sus compradores internacionales, alternativas que den ma- En el mercado de los Estados Unidos, aún no existe una marcada preferencia particular sobre la modalidad o condiciones de la compra. Si su empresa tiene un producto con mucho valor agregado y usted tiene la buena fortuna de contar con muy pocos competidores en el mundo, entonces es factible que usted sea quien defina las condiciones de compra, pago anticipado, carta de crédito o en términos Incoterm; EXW (Ex Works), FCA (Free Carrier) o FOB (Free on Board). Si su producto no es tan exclusivo, pero aún así, tiene atributos o características muy apetecidas o goza de ventajas competitivas evidentes, o un valor agregado importante es posible que las ofertas de sus competidores lo obliguen a negociar con el comprador parte de los costos de transporte para que su producto llegue a un nivel competitivo, esto serian ventas de tipo CIF, (Cost Insurance and Freight). Productos en los cuales existe una buena competencia internacional, son el plato predilecto de los compradores, porque ellos pueden darse el lujo de buscar el mejor producto al mejor precio. Usted se verá obligado a facilitar al máximo la compra a su cliente y es muy probable que tenga que asumir el 100% del riesgo de producir y entregar el producto en la puerta de su cliente, estas son ventas que por lo general se clasifican bajo la modalidad DDP (Delivery Duty Paid) o LDP (Landed Duty Paid) que, entre otras,,, Recomendamos que tenga una idea lo más cercana a la realidad posible de sus costos y de los precios que se paga internacionalmente por su producto. Cuando entre en el proceso de negociación con su cliente, tenga disponibles alternativas de cotización. En general cuanto más cercano al comprador es el INCOTERM de la cotización, se podrá obtener mayor el margen de ganancia, pero también el riesgo asumido. Por ejemplo, ofrecer un precio CIF o DDU o DDP, es sin duda un servicio agregado al cliente ya que elimina un gran número de trámites, pero seguramente elevará los costos.» DIRECCIÓN DE INFORMACIÓN COMERCIAL - Subdirección Logística de Exportación

12 12 PROEXPORT COLOMBIA es un término que ya poco se utiliza en Estados Unidos, que significa que su cliente asume el costo y responsabilidad de moverlo desde el puerto de destino hasta su almacén una vez que usted nacionalice y pague por el costo de los aranceles. Un elemento facilitador para cumplir con el cometido de vender DDP, es el de tener una presencia directa en los Estados Unidos, la cual se puede planear bajo múltiples o diferentes escenarios, dependiendo de la creatividad, conocimiento y recursos del empresario o también del tipo de producto o servicio que se ofrece. Más adelante se presentan algunos esquemas comerciales que permitirán ilustrar estas posibilidades 2.1 Vender DDP y DDU. Alcances y Responsabilidades DDP Delivery Duty Paid. Incoterm que se utiliza en el comercio internacional que significa ENTREGADO CON DERE- CHOS PAGADOS (...lugar de destino convenido). El vendedor realiza la entrega de la mercancía al comprador, ya despachada de exportación e importación con todos los costos pagos pero sin efectuar la descarga de los medios de transporte en el lugar de destino acordado en el país importador. Adicionalmente, el vendedor debe cubrir con todos los costos y riesgos incluyendo los impuestos del país importador, este término es usado en cualquier modo de transporte. Bajo una condición de venta DDP, el vendedor asume la responsabilidad y los costos de la importación y la entrega en la puerta del comprador o de acuerdo a las instrucciones de entrega del comprador. Básicamente, bajo los términos DDP, el comprador no asume responsabilidad ni riesgo hasta el momento en el que le sean entregados los productos en el sitio convenido para la entrega. RESPONSABILIDADES DE LA VENTA DDP VENDEDOR-COMPRADOR RESPONSAILIDADES DEL VENDEDOR RESPONSABILIDADES DEL COMPRADOR Fabricar y preparar la documentación de los productos acordados en la venta Se encarga de todos los costos y trámites de la exportación de los productos. Se encarga del pago por todos los costos de impuestos, fletes, seguros y demás hasta la entrega en el sitio acordado con el comprador. El comprador debe pagar por el producto de acuerdo a los términos acordados en la fecha acordada. El comprador debe dar las autorizaciones y los permisos al fabricante para poder cumplir con los trámites de la importación. Recibir y descargar la mercancía una vez llegue a su almacén. Asume todo riesgo sobre pérdidas o daños de la mercancía hasta el momento de la entrega. El fabricante debe avisar o notificar al comprador en el momento que el producto está listo y ha sido embarcado anunciando la fecha de llegada. El fabricante hará todos los contratos y arreglos para la nacionalización y entrega de la mercancía.

13 ACTUAR COMO LOCAL EN EL MERCADO DE ESTADOS UNIDOS 13 UNA ALTERNATIVA VENDER DDP (DELIVERY DUTY PAID) En términos generales, cuando el exportador entrega a su comprador una oferta del producto en términos DDP, significa que releva al importador del control de todas las operaciones inherentes a los costos logísticos, de impuestos y fiscales al comprador (salvo de la entrega de la documentación requerida para realizar en trámite de nacionalización), lo cual llega a traducirse para el comprador, como si estuviera haciendo una compra a un proveedor local. La utilización de este término de venta puede tener algunas limitaciones, por el componente fiscal, es decir, la dificultad de deducción o recuperación de los impuestos pagados en el país de destino. Por esta razón, en ocasiones es más conveniente ofrecer en condiciones DDU (Delivery Duty Undpaid) ENTREGADA DERECHOS NO PAGADOS (... Lugar de destino convenido) No obstante lo anterior, para el mercado de los Estados Unidos, es conveniente analizar la normatividad sobre el pago de impuestos que rige en cada Estado. De acuerdo con estas regulaciones, el exportador deberá definir cuál es la más conveniente para su oferta y así dárselo a entender al comprador. La decisión de vender DDP, es solo parte de la estrategia de comercialización que adopten las empresas. Es probable que para todos los productos o determinados compradores no resulte la más conveniente. Venta DDP significa para las empresas mayor conocimiento del mercado y la búsqueda permanente de mejores herramientas y de la logística, ya que tendrá que asumir nuevas responsabilidades y riesgos para poder mantener a la empresa competitiva. DIRECCIÓN DE INFORMACIÓN COMERCIAL - Subdirección Logística de Exportación

14 14 PROEXPORT COLOMBIA,, Dentro de los modelos tradicionales de venta para los Estados Unidos por parte del sector exportador colombiano, se encuentran con mayor frecuencia, las condiciones de venta FOB (puerto de origen) o FCA (aeropuerto en origen); con menor frecuencia CFR (puerto de destino), o CPT (punto convenido en destino); o con la extensión del seguro, que el caso marítimo se conoce como CIF, o en el aéreo CIP. Las ofertas en condiciones DDP, o DDU, son escasas, pero en este segmento se encuentran tanto grandes empresas que tienen filiales o empresas constituidas en Estados Unidos, como pequeños y medianos exportadores que han logrado montar su propio esquema empresarial en ese país. Cuando se logran ventas directas, que de por sí disminuyen costos de intermediación, generalmente se alcanza mayor participación en el mercado de los Estados Unidos. Es probable que esta opción sea la más costosa y difícil de todas, pero a largo plazo, si las cosas se hacen bien, será la que más beneficios traerá.»

15 ACTUAR COMO LOCAL EN EL MERCADO DE ESTADOS UNIDOS 15 UNA ALTERNATIVA VENDER DDP (DELIVERY DUTY PAID) 3 Cómo estar presente o establecerse en Estados Unidos Existen diferentes fórmulas para tener presencia en Estados Unidos, algunas simples que no requieren de ninguna infraestructura ni presencia propia y otras que exigen mayores requisitos. Es muy importante que usted tenga un buen entendimiento de los aspectos legales, fiscales y aduaneros, porque ellos incidirán de manera importante y diferente, en la decisión de cómo establecerse o hacer sus negocios en Estados Unidos. 3.1 Algunas formas simples de comercializar Hoy en día comercializar productos en el mercado internacional no requiere siempre de la presencia física en los países, la internet, los call center, la venta por catálogo etc. facilitan esta labor. Pero para cumplir la promesa al cliente y mantenerse en el mercado el exportador deberá tener información suficiente sobre diferentes aspectos, que hagan sostenible a largo plazo estos esquemas de comercialización. Entre esos sistemas se encuentran principalmente: Oficina virtual y servicios de Call center Usted puede instalar una línea telefónica en Estados Unidos y contestar el teléfono en Colombia o usted puede subcontratar a una empresa para que atienda sus llamadas y atienda a sus clientes. Estos enlaces le permiten ubicar oficinas que prestan este tipo de servicios. default.htm Venta Directa por correo Con esta estrategia usted puede enviar por correo brochures, catálogos o material promocional a un selecto nicho de mercado. Es necesario buscar una buena lista de correo. Para esto usted encontrará en el mercado muchas empresas que le venden el servicio de información. Usted puede determinar el tipo de segmento de mercado al que quiere dirigir su esfuerzo: ingreso, estrato social, región, etc. Puede mantener su producto en una bodega alquilada, contratar una persona que se encargue de los embarques y atender sus clientes desde su oficina virtual. También puede subcontratar el servicio de bodegaje y envío con empresas especializadas. direct mail.com/ officeprint/storesvcs/ direct.html Las entregas a su cliente se hacen por correo y usted incluye este costo en el precio de venta del producto. Sus principales aliados serán las empresas de correo y de Courier. splash.html En Colombia existen otro número importante de empresas Courier nacionales que prestan este servicio, en estos casos debe asegurarse que tengan sistemas de seguimiento. DIRECCIÓN DE INFORMACIÓN COMERCIAL - Subdirección Logística de Exportación

16 16 PROEXPORT COLOMBIA Venta por catálogo Es el mismo principio anterior, pero en este caso esto implica la preparación, producción y distribución de un catálogo, el número de productos que usted ofrece es mucho mayor y el costo del catálogo lo obliga a buscar una base de datos más sofisticada. También se requiere establecer un buen mecanismo para atender las llamadas de los clientes, preparar las órdenes de compra y procesar pagos, así mismo mantener buenos controles de inventario y estar preparado para recibir devoluciones o reponer productos. Reports/SIC5961CatalogandMailOrder Companies.htm Venta por Internet - e-commerce Este es el mecanismo comercial de mayor crecimiento en los Estados Unidos y puede resultar en sistema ganador para muchos empresarios colombianos. Aunque esto permitiría a las empresas atender muchos aspectos desde sus propias oficinas en Colombia, es necesario o recomendable establecer una plataforma de operaciones en Estados Unidos, ya que es conveniente mantener un inventario para atender en forma inmediata las ventas y o reposiciones y así poder aprovechar los mecanismos de entrega existentes en el mercado. Es vital para este sistema asegurar a los compradores que sus transacciones son seguras y que la información de su crédito está en buenas manos y bien protegida. Por lo tanto es fundamental que el servidor electrónico tenga como base el territorio de los Estados Unidos. Muchos bancos niegan transacciones internacionales. En este enlace encuentra datos que permiten asegurar un e.commerce seguro: bcp/menus/business/ ecommerce.shtm 3.2 Mecanismos Aduaneros Estos son sistemas a través de los cuales se permite que un tercero en Estados Unidos nacionalice a nombre de un exportador colombiano. No debe considerarse necesariamente como una estrategia de comercialización. Solo facilita que se entregue al comprador en el lugar que él lo requiera, sin que el exportador tenga presencia física. Para utilizar esta figura se debe cumplir algunos requisitos. Importer Of Record (IOR) ( Importador de Registro) Es una persona o empresa que asume la responsabilidad de las importaciones en los Estados Unidos, quien se constituye en responsable, por el pago de cualquier derecho sobre la mercancía. Algunos agentes (brokers) en Estados Unidos actúan con esta figura. Un Importer of Record, debe estar registrado en la base de datos electrónica de la aduana, para esto es necesario completar la forma de aduana 5106 (Anexo 5). El Importer of Record o importador de registro, es el responsable de recibir notificaciones por parte de la aduana americana en términos aduaneros.

17 ACTUAR COMO LOCAL EN EL MERCADO DE ESTADOS UNIDOS 17 UNA ALTERNATIVA VENDER DDP (DELIVERY DUTY PAID) Si el importador es una empresa o corporación se requiere que el consignatario provea un número de TAX ID (identificación tributaria) o su SSN # (Social Security) CBP_Form_5106.pdf Non Resident Importer y/o foreign importer. (NRI) Para los importadores extranjeros, ya sean personas naturales o empresas es necesario solicitar a la aduana la asignación de un número especial. Este tipo de importador se conoce como Non Resident Importer y/o foreign importer. Los importadores extranjeros deben contar con una empresa o persona en los Estados Unidos, que se haga responsable por recibir y remitir la información a la aduana. Tendrán que contar con una fianza (surety bond), con la cual asumen la responsabilidad por las liquidaciones, pago de impuestos o cualquier tema que sea requerido por la aduana. Para mayor información se puede referir al código federal de regulaciones. cfr_ 2003/aprqtr/pdf 19cfr pdf Para cualquiera de las dos figuras anteriores (IOR o NRI) el exportador colombiano deberá dar un poder al Agente o persona que lo represente para que lo autorice ante la aduana para presentar la documentación y hacer los trámites, este poder se conoce como Power of attorney, anexo 4). 3.3 Constitución de empresas en Estados Unidos. Es aconsejable pensar en constituir una empresa una vez su negocio o ventas adquieran cierta regularidad. Si sus clientes están solicitando un tipo de venta DDP o si usted está considerando una estrategia de venta más directa, buscando la eliminación de intermediarios, de lo contrario, no se apresure en adquirir más responsabilidades y compromisos. Establecer una empresa es una decisión que puede traer muchas ventajas comerciales además de facilitar y disminuir su riesgo ante el mercado, el tipo de negocio que a usted le conviene establecer dependerá mucho de su producto, del número de Estados en los que usted planea participar, del tipo de clientes o compradores a los que atiende y cuáles son las responsabilidades y riesgos que usted quiere asumir. Adicionalmente usted debe considerar que en el futuro este negocio le puede facilitar acceso a líneas de crédito e incluso a obtener ayuda por parte del gobierno. Las leyes Estadounidenses prevén diferentes tipos de estructuras empresariales: Sole Proprietorship; Partnership; Corporation, S.Corporation. Limited liability Company (LLC); Non Profit; Cooperative. Nos referiremos solamente aquellas que no requieren tener socios residentes o ciudadanos. En el Anexo 3 encuentra las diferentes figuras.,, Aunque no es necesario contar con los servicios de un contador o un abogado para constituir o incorporar una empresa, siempre es recomendable contar con una consulta profesional, es muy fácil constituir una empresa pero no siempre es fácil disolverla. Además un profesional puede sugerir más acertadamente el tipo de negocio que a usted le puede convenir.» DIRECCIÓN DE INFORMACIÓN COMERCIAL - Subdirección Logística de Exportación

18 18 PROEXPORT COLOMBIA Corporation Esta es una entidad que pertenece a un número de personas que poseen acciones del negocio. Una Corporación establecida bajo estatutos del Estado de residencia es considerada por ley una entidad autónoma independiente y separada de cada uno de sus propietarios. Una Corporación es responsable por la presentación de su propia declaración de renta, puede realizar sus propios contratos y legalmente se encuentra sujeta a recibir demandas en su contra. Los dueños de una Corporación son sus accionistas quienes eligen a una junta de directores llamado el board of directors, para supervisar e implementar las principales políticas y decisiones. La Corporación tiene su propia vida y no se disuelve cuando los dueños cambian. Esta es la estructura más formal en términos organizacionales, siendo la más ampliamente utilizada por empresas de todas las dimensiones. Es el equivalente a una Sociedad Anónima en Colombia cuyo capital está representado en acciones. Una Corporación puede tener un número ilimitado de accionistas y/o propietarios y su patrimonio (activos personales) queda totalmente protegido. La responsabilidad de un accionista usualmente está limitada al aporte o inversión realizado en el negocio. Ventajas de una Corporación Los socios gozan de una responsabilidad limitada sobre las deudas de la empresa y/o de los procesos legales o demandas que se puedan presentar en su contra. Por lo general los socios son responsables hasta por el valor correspondiente al de sus aportes en la sociedad. (Nota: sin embargo los oficiales o directivos son personalmente responsables por ciertas acciones, como el no cumplimiento del pago de impuestos o compromisos con el Estado o sus trabajadores.) Las Corporaciones pueden aumentar su capital a través de la venta de sus acciones. Una Corporación puede deducir todos los pagos y gastos realizados a sus miembros, empleados y directivos. Desventajas de una Corporación El proceso de constitución requiere de mayor tiempo y es más demorado que el de una sociedad sencilla o tipo Partneship. Las Corporaciones son monitoreadas por el gobierno federal, por los Estados y por algunas otras entidades del país. Como resultado de esto son mucho mayores los tramites y documentación que se debe preparar. Incorporarse por lo general resulta en el incremento de pago de impuestos. Los dividendos pagados a los socios no son deducibles del ingreso del negocio y los socios tienen que pagar impuestos al recibirlos, lo que puede ser considerado como doble imposición. En algunos casos se requiere de la contratación de un asesor externo porque entran en juego factores impositivos subjetivos, para cada miembro de la corporación Limited Liability Company (LLC) Esta es una estructura relativamente nueva de tipo hibrido en el sentido que permite crear una estructura legal como el de una Corporación dando a los socios una responsabilidad limitada y ventajas tributarias. Es un tipo de incorporación en la cual los socios tienen una responsabilidad limitada sobre la cantidad de su contribución al capital, por lo tanto, no deben responder con su patrimonio personal por las deudas de la compañía, esta responsabilidad limitada también aplica en el ámbito legal. Los dueños de las compañías limitadas son llamados miembros y no existe un número máximo que la conforme Representa una alternativa a la sociedad de tipo Partnership, ya que permite combinar lo mejor de ambas estructuras: las ventajas de una Corporación en cuanto a la responsabilidad limitada de sus titulares y las ventajas impositivas de un Partnership.

19 ACTUAR COMO LOCAL EN EL MERCADO DE ESTADOS UNIDOS 19 UNA ALTERNATIVA VENDER DDP (DELIVERY DUTY PAID) Los miembros pueden ser personas naturales, extranjeras y/o otras empresas. Ventajas de una Corporación de tipo LLC La corporación de tipo LLC permite una gran flexibilidad en su gerencia y estructura organizacional. Las LLC no tiene restricciones sobre el tipo de socio y esto le da un atractivo especial para la búsqueda de socios extranjeros. Las LLC cuentas con cierta flexibilidad tributaria comparada con las Corporaciones Corporaciones de tipo LLC ya se pueden constituir en los 50 Estados y en Washington, D.C. Los socios están protegidos legal y económicamente, ya que la compañía es una persona jurídica diferente de sus socios. En ciertos Estados se puede establecer compañías con un único dueño. Desventajas de una Corporación de tipo LLC Al igual que en las Corporaciones, en las compañías limitadas entran en juego factores impositivos, como los impuestos sobre las ganancias de la compañía, que afectan las utilidades recogidas por los socios, o la inhabilidad de aplicar las pérdidas de la compañía en la declaración de impuestos por parte de cada socio Cada Estado tiene regulaciones diferentes para la constitución de estas compañías. Por ejemplo en la Florida, un banco no puede ser constituido como una compañía Ltda. y las empresas extranjeras tienen reglamentación diferente Requisitos para incorporar una empresa en los EEUU Para iniciar y completar el proceso de incorporación de una Corporación General o Limited Liability Company, se debe aportar la siguiente información: Nombre de la nueva empresa (siempre se piden dos alternativas por si el nombre ya ha sido utilizado en el Estado de la presentación) El mismo deberá incluir las palabras "Corporation", "Incorporated", "Limited Liability Company", "Company", o sus abreviaciones (Corp. Inc., LLC, Co.). Tipo de Estructura organizacional: Corporación o LLC. Nombre de por lo menos uno de los directores iniciales. Si bien se puede poner más nombres, se aconseja por cuestiones prácticas solo indicar a una sola persona en el caso de las Corporaciones. Tratándose de una LLC se deberán presentar los datos de todos sus miembros. Domicilio, teléfono y demás datos de contacto de la(s) personas designadas. Cantidad de acciones (1.500 es la cifra que asegura la menor carga impositiva inicial) Valor de las acciones. Par o no par. En el primer caso el valor figurará en cada acción. En el segundo, el valor estará dado libremente por la oferta y demanda. Esta es la opción aconsejable, inclusive para pagar menos impuestos. Corporate Bylaws. Son las regulaciones, normas o estatutos que determinan aspectos como el número de votos necesarios para aceptar un cambio o compromiso, o los requisitos que se deben cumplir para que un socio pueda vender acciones. Los estatutos o regulaciones no pueden ser cambiados sin la mayoría de votos. Estos estatutos no se tienen que presentar al Estado y son creados por los socios para los socios Registered Agent. Un agente Registrado (registered agent) es la persona que ha sido designada para recibir toda la documentación legal, notificaciones y cualquier otro documento oficial. Todas las corporaciones deben tener a un agente registrado ante la Secretaria del Estado y la dirección de este agente debe ser una ubicación física y no un buzón de correo. El agente registrado puede ser un empleado, directivo o socio de la empresa y debe estar disponible durante horas laborables. DIRECCIÓN DE INFORMACIÓN COMERCIAL - Subdirección Logística de Exportación

20 20 PROEXPORT COLOMBIA Una vez constituida su empresa usted debe solicitar el Número de Identificación Tributario el IRS, lo puede hacer en línea pero debe llenar el siguiente formulario: irs-pdf/fw7.pdf article/0,,id=98350,00.html El número federal de identificación tributario "Federal Tax Identification Number" (también conocido como "95 Number" o "EIN Number" o simplemente "Tax Id" es el número que asigna el Internal Revenue Service (IRS), equivalente al NIT en Colombia. La mayoría de los bancos, empresas de seguros exigen este número como pre requisito para abrir una cuenta o estudiar un crédito por lo tanto su empresa lo requerirá. Usted puede aplicar para obtener un número para su empresa, así usted sea extranjero. Puede ampliar la información en la siguiente dirección: article/0,,id=102767,00.html Alternativas para tramitar la incorporación: Independientemente del tipo de Corporación que se desee establecer, existen 3 alternativas para tramitar la incorporación, cada una con sus costos y beneficios, en este punto es importante aclarar que, aunque es aconsejable asesorarse de un especialista, cada persona natural se puede incorporar sin necesidad de ningún intermediario. Hacerlo uno mismo. Tramitándolo a través de Internet. El costo de este trámite no es elevado. Por ejemplo el costo en la Florida es de US$ 170 aproximadamente. Contratar a un Contador o tramitador, cuya función es diligenciar los formatos. Estos tramitadores también ofrecen ayudar con ciertos requisitos, por ejemplo el Registered Agent, que es una persona que tenga una dirección física. El precio de estos tramitadores varía entre U$ 70 y U$ 200 más el costo de los documentos. Contratar a un abogado, quien además de los servicios prestados por el tramitador, puede ofrecer asesoría legal en aspectos impositivos. El costo de este servicio, por ejemplo en el Estado de la Florida puede oscilar entre U$ y U$ 2.000, más los gastos de tramitación. Finalización de la Incorporación Una vez la empresa está constituida el empresario recibe del Estado dos documentos (tomos), uno son los artículos de Incorporación (similar a lo que es una escritura de constitución en Colombia) y otro donde se encuentran las acciones en blanco y los estatutos. Además reciben un sello seco metálico Herramientas de apoyo para constituir empresas. Una de las principales características del mercado norteamericano es la importante información gubernamental y privada que existe para hacer las cosas bien. Y a este respecto, comentamos y presentamos los enlaces más importantes. Usted mismo puede constituir en línea su empresa. Le recomendamos ingresar a la siguiente dirección: Siguiendo estos pasos: gov/guides/business-law/ Seleccionar el ícono State & Local Info Activar el estado de su interés Buscar la línea para incorporar una empresa Buscar la opción que dice «filling on line».

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