PROCEDIMIENTO DE CUOTAS PARTES PENSIONALES DEL PROCESO GESTIÓN PASIVO PENSIONAL Y CARTERA DE VIVIENDA

Transcripción

1 Página: 1 1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN Definir las actividades del procedimiento cobro de cuotas partes pensiónales, se refiere la aceptación de una obligación generada durante la existencia de FONPRENOR por haber recibido aportes a pensión el cual se encuentra regulado por la ley. El procedimiento se desarrolla en la Superintendencia de Notariado y Registro, Nivel Central, Grupo de Reconocimiento de Pensiones y Cartera de Vivienda y posteriormente con apoyo del Grupo de Jurisdicción Coactiva. Los clientes internos son la dirección financiera- tesorería-, y como clientes externos tenemos las entidades concurrentes con la cuota parte, como son entidades del orden nacional, departamental y municipal. ALCANCE: Inicia: Con las pensiones reconocidas por el liquidado FONPRENOR y las que han sido reconocidas por Superintendencia, se elabora la cuenta de cobro. Qué hace? Se toma la resolución de reconocimiento de la pensión, la cual trae datos específicos entre ellos el porcentaje que nos da la distribución de las cuotas partes pensionales que le corresponde a cada una de las entidades, este procedimiento de liquidación de cuotas partes se realiza anualmente y se culmina con el envió de las correspondientes cuentas de cobro. Seguimiento: Si la entidad efectúa la cancelación de la cuenta de cobro o realiza abonos, a dicha cuenta, se actualiza el movimiento contable por terceros y nuevamente con otra fecha de corte se repite el procedimiento de cobro de manera indefinida hasta que la pensión se extinga en el tiempo RESPONSABLES: Responsable Estratégico: Coordinador del Grupo de Reconocimiento de Pensiones y Cartera de Vivienda Responsable Operativo: Profesional Abogado especializado en seguridad social, un Contador y un Técnico Administrativo DEFINICIONES:

2 Página: 2 Cuota Parte: Es un elemento determinante en la financiacion de las prestaciones económicas derivadas de la invalidez, vejez y muerte que se reconozcan ya sea por parte del ISS o por entidades de derecho público de orden nacional o territorial descentralizadas territorialmente o por servicios y su proporción se determina a prorrata del tiempo cotizado o laborado en las respectivas entidades.. Control estadístico del procedimiento. Definir las herramientas estadísticas básicas para el control del procedimiento del cobro y pago de las cuotas partes pensionales PHVA Planeación: los recursos logísticos, financieros y humanos del procedimiento. Los pagos a realizar en la fecha de redención normal de los bonos pensiónales y esporádicamente de los pagos por redención anticipada. Hacer: Elaborar y circularizar las Cuentas de Cobro de las Cuotas Partes Pensionales Verificación: Los pagos y/o abonos que realizan las entidades del cobro de las cuotas partes, Actuar: Establecer nuevas fechas de corte y realizar de manera cíclica el procedimiento. 4. CONTENIDO: Se describe la actividad y se establecen los link con formatos, documentos, instructivos, protocolos, normas y actas.

3 Página: 3 ACTIVIDAD ESENCIAL ELABORACIÓN DE LA CUENTA DE COBRO. Envió de cuentas de cobro de cuotas partes. DESCRIPCIÓN CÓMO? 1. Se realiza en Excel una liquidación, teniendo en cuenta nombre del pensionado, e identificación, causación, status jurídico, fecha y numero de la resolución de reconocimiento y salario base de liquidación. 2. Se revisa y se imprime la respectiva liquidación. 3. Se toma las cifras totales y se elabora la cuenta de cobro, según formato F-01-GF-GPPCV-2009 Versión Se procede al envió de dichas cuentas por medio de correo certificado. Conocimiento: Régimen pensional. Valor agregado: manejo de Word, Excel y manejo de la plataforma del Ministerio de Hacienda. Normatividad: Ley de 100 de 1993 y sus decretos reglamentarios. Herramientas de control: información registrada en la entidad, y la allegada por la AFP y OBP Frecuencia: Diaria 1. Confirmar que cada una de las entidades concurrentes reciben las respectivas cuentas de cobro. 2. Posteriormente las entidades concurrentes se notifican con un término de 5 días. 3. Las entidades concurrentes deben realizan pagos o abonos a dichas cuentas de cobro. Conocimiento: Régimen pensional. Valor agregado: manejo de Word, Excel y manejo de la

4 Página: 4 Nueva fecha de corte plataforma del Ministerio de Hacienda. Normatividad: Ley de 100 de 1993 y sus decretos reglamentarios. Herramientas de control: información registrada en la entidad, y la allegada por la AFP y OBP Frecuencia: Diaria 1. En caso de que las entidades concurrente no realicen ni pagos ni abonos a las cuentas de cobro, se realiza nuevamente todo el procedimiento anteriormente descrito, incluyendo la cuotas partes que se presenten por primera vez, este proceso se realiza trimestralmente. Conocimiento: Manejo del programa Normatividad: Ley 100 de 1993 y sus decreto reglamentarios. Herramientas de control: La Oficina de Bonos pensionales del MHC Frecuencia: Mensual 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Documentos asociados Decretos 3152 de Ley 100 de 1993 Decreto 1748 de 1995 Decreto 1474 de 1997 Decreto 1513 de 1998 Ley 549 de Requisitos aplicables: Decretos 3152 de Ley 100 de 1993 Decreto 1748 de 1995 Decreto 1474 de 1997 Decreto 1513 de 1998 Ley 549 de 1999

5 Página: 5 6. NOTAS DE CAMBIO. VERSION FECHA NATURALEZA DEL CAMBIO Versión 01 11/04/08 Diseño del Proceso Versión Ajustes al proceso 7. ANEXOS: Formatos (tienen link con la descripción de actividades) Código Nombre Elaboró: Any Fraile Pulgarín Alberto Nieto y Amanda Parada. 11/04/08 Revisó: Amanda Parada Indira Chaparro Salamanca Aprobó: Alberto Higuita Góez 14/01/10